Инвентаризация имущества и финансовых обязательств

Когда проводят инвентаризацию обязательств организации

В периодической сверке нуждаются не только имущественные/вещественные объекты предприятия, но и корректность отраженных на счетах бухгалтерского учета сумм. Для этого проводят инвентаризацию финансовых обязательств. Например, ревизия дебиторской и кредиторской задолженности или же инвентаризация резервов по отпускам.

Периодичность ревизии финобязательств в целом совпадает с периодичностью проведения инвентаризационных мероприятий в отношении имущественных объектов, то есть проводится в дни, установленные либо законодательством, либо внутренними документами организации. При этом проведение финансовой инвентаризации по основаниям, определенным в нормативных актах, является обязательным.

В отношении автономных или бюджетных учреждений помимо общих оснований (к примеру, при реорганизации предприятия или замене мат. ответственных работников) установлена обязательная периодичность ревизии финобязательств — один раз в квартал (п. 69 инструкции, утвержденной приказом Минфина № 33н от 25.03.2011).

Процедура инвентаризации финобязательств включает в себя следующие мероприятия:

1. Проверку расчетов по полученным кредитам и займам с банковскими и кредитными организациями, которая состоит в оценке обоснованности учтенных на балансе сумм и документальной проверке верности расчетов с подобными организациями.
2. Сверку расчетов по бюджетным обязательствам.
3. Сверочные мероприятия с контрагентами. В частности, проверен должен быть счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по проплаченным поставкам, находящимся в дороге, и неотфактурованным поставкам. Сверка производится по документации в согласовании с корреспондирующими счетами.
4. Инвентаризацию авансовых отчетов по их целевому использованию и каждому подотчетному лицу.
5. Ревизию задолженности сотрудникам со стороны предприятия, в процессе которой могут быть выявлены недоплаченная заработная плата и переплаты работникам.
6. Проверку расчетов с членами трудового коллектива по иным обязательствам (займам, кредитам, недостачам, браку и т. д.).
7. Общую ревизию финобязательств предприятия в отношении всех дебиторов и кредиторов, в которую входят сведения по каждому субъекту по расчетам:
   • по страхованию имущества;
   • страхованию личности;
   • страхованию рисков в предпринимательстве и гражданской ответственности;
   • претензионным расчетам;
   • договорным выплатам (аренде, комиссии, цессии и т. д.).

Проверка осуществляется через акты сверок.

Целевое финансирование (балансовый счет 86)

1. Проверяется расходование средств на цели, предусмотренные целевыми программами и сметами расходов.

Целевое финансирование — это финансирование целевых программ за счет поступлений от других организаций и лиц, ассигнований из бюджета и других источников.

Данные аналитического учета должны обеспечить возможность получения необходимой информации по назначению целевых средств и в разрезе источников их поступления.

1. Проверяется наличие документов (отчеты об использовании средств с приложенными первичными документами), подтверждающих целевое использование бюджетных средств, то есть сопоставляются произведенные расходы с соответствующей экономической статьей расходов бюджетных назначений.
2. Выявляются суммы превышения расходов по соответствующим статьям бюджетного финансирования.

Проверяется наличие документов, подтверждающих целесообразность и правомерность расходов сверх утвержденной сметы.

1. Инвентаризационные описи заполняются в разрезе источников финансирования.

Порядок проведения инвентаризации

При проведении инвентаризации следует руководствоваться следующими нормативными документами:

• Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011 г «О бухгалтерском учете».
• Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 г.№ 49 «Об утверждении методических рекомендаций по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»
• Другие разъясняющие письма Минфина.

Этапы проведения

Создание инвентаризационной комиссии

Созданная комиссия  в обязательном порядке оформляется приказом или другим распорядительным документом. Допускается использовать унифицированную форму ИНВ-22 или разработанную организацией форму.

В приказе оговаривается причина проведения инвентаризации, срок, в который она должна быть закончена и состав комиссии.

Комиссия создается постоянная. В состав рекомендуется включать представителя управленческого аппарата, бухгалтера или иного финансового работника и любых сотрудников независимо от занимаемой должности. Количество членов комиссии не ограничено.

Инвентаризация может быть признана недействительной, если будет проведена комиссией в неполном составе.

МОЛ в комиссию не включаются, но пересчет материальных ценностей в обязательном порядке проводится в их присутствии.

Подготовительные мероприятия

После того как приказ подписан необходимо провести ряд подготовительных мероприятий:

• Собрать приходные, расходные документы
• Проверить весы, если инвентаризируемые запасы необходимо будет взвешивать
• Взять с МОЛ расписку о готовности к инвентаризации, в которой необходимо указать, что все расходные документы и авансовые отчеты сданы в бухгалтерию. Расписка включена в заголовочную часть инвентаризационную опись

Подготовка инвентаризационных описей (актов)

Пересчет материальных ценностей может проводиться в течение нескольких дней. Комиссия визуально осматривает, пересчитывает и взвешивает имущество.

Полученные данные вносятся в инвентаризационную опись  (формы N N ИНВ-1, ИНВ-1а, ИНВ-3, ИНВ-5, ИНВ-8, ИНВ-8а, ИНВ-9, ИНВ-15, ИНВ-16).

В конце описи оформляется еще одна расписка МОЛ о том, что пересчитаны  и внесены в опись все материальные запасы.

Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией

Следующий шаг – анализ полученных данных. Данные из инвентаризационной описи переносятся в сличительную ведомость (форма ИНВ-18, ИНВ -19).

В ней указывается наличие ценностей по данным бухгалтерского учета и проставляется количество выявленное в результате пересчета. В результате может выявиться следующее:

• Соответствие фактического наличия и данных бухучета
• Недостача
• Излишки
• Пересортица

Сличительных ведомостей, также как инвентаризационных описей может быть несколько. На заключительном этапе проводится заседание инвентаризационной комиссии, на котором полученные результаты обобщаются и составляется протокол заседания.

Для обобщения результатов инвентаризации используется форма ИНВ -26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией». В ней указываются обобщенные данные по бухгалтерским счетам.

Пример табличной части формы ИНВ-26

ВЕДОМОСТЬ

УЧЕТА РЕЗУЛЬТАТОВ, ВЫЯВЛЕННЫХ ИНВЕНТАРИЗАЦИЕЙ

Протокол подписывается в обязательном порядке всеми членами инвентаризационной комиссии.

Утверждение результатов инвентаризации

После того как подведены итоги, подписаны все необходимые акты и сличительные ведомости. Издается приказ об утверждении результатов инвентаризации. В приказе необходимо прописать следующие:

• Утвердить итоги инвентаризации.
• Бухгалтерии учесть полученные результаты
• В случае выявления недостачи, привлечь к ответственности виновных лиц (внести в кассу стоимость недостачи)
• Обязать ответственных лиц предоставить предложения об усилении контроля за сохранностью материально производственных запасов.
• Указать сроки, в которые приказ должен быть исполнен.

Определение результатов инвентаризации Регулирование инвентаризационных разниц

1. После заполнения графы «По данным бухгалтерского учета» инвентаризационные описи и заполненные сличительные ведомости бухгалтерия передает инвентаризационной комиссии.
2. При наличии расхождений фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета материально-ответственные лица пишут объяснительные записки с указанием причин, приведших к возникновению расхождений.
3. По решению комиссии может быть произведен зачет недостачи излишками. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы допускается только в виде исключения:

• за один и тот же проверяемый период;
• у одного и того же проверяемого лица;
• в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально-ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

В том случае когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются в организациях на издержки обращения и производства, а в бюджетных организациях — на уменьшение финансирования (фондов).

На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально-ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

1. Комиссия обсуждает результаты инвентаризации и составляет заключительный акт (произвольная форма) с предложениями о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета. Акт подписывают все члены комиссии.
2. Акт, инвентаризационные описи, сличительные ведомости и объяснительные записки материально-ответственного(ых) лица (лиц) представляют на рассмотрение руководителю организации для принятия окончательного решения по устранению недостатков в хранении и учете имущества и возмещению материального ущерба.
3. По результатам инвентаризации руководитель издает приказ на возмещение недостачи виновными лицами либо на ее списание на финансовые результаты по решению суда, если виновные лица не установлены.
4. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в бухгалтерском учете в следующем порядке:

Излишки запасов приходуются по рыночным ценам.

Одновременно их стоимость относится:

• в коммерческих организациях — на внереализационный доход;
• в некоммерческих организациях — на увеличение доходов.

Недостача имущества и его порча относятся:

• в пределах норм естественной убыли — на издержки производства или обращения (расходы);
• сверх норм естественной убыли — за счет виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются:

• в коммерческих организациях — на внереализационный расход;
• в некоммерческих организациях — на увеличение расходов.

Срок проведения

Общие сроки.Годовую инвентаризацию проводят ежегодно перед составлением годовой финотчетности.Положение № 879рекомендует проводить ее ежегодно до даты баланса, то естьдо 31 декабря(п. 10 разд. I Положения № 879). При этом 31 декабря — это предельная дата, на которую инвентаризация должна быть позади. А вот сам период ее проведения зависит от вида инвентаризируемых активов и обязательств. Подробно о сроках проведения инвентаризации отдельных активов и обязательств во время годовой инвентаризации см. в таблице ниже.

Сроки проведения годовой инвентаризации

Особые сроки.В таблице приведены предельные сроки проведения годовой инвентаризации. В то же времяп. 10 разд. ІІ Положения № 879устанавливает определенные особенности при определении сроков проведения инвентаризации для отдельных активов. А именно он дает право предприятию проводить инвентаризацию:

1)земучастков, зданий, сооружений и других недвижимых объектов — один раз в три года.Все другие основные средства, не упомянутые выше, следует инвентаризировать ежегодно;

2)инструментов, приборов, инвентаря (мебели)— их можно инвентаризироватьежегодно в объеме не менее 30 %всех указанных объектов с обязательным охватом всех этих объектов в течение 3 лет;

3)библиотечных фондов— по решению руководителя их можно инвентаризироватьв течение годапо графику. В случае если объем библиотечных фондов составляет от 100 до 500 тыс. единиц, то инвентаризация может проводиться в течение 5 лет с охватом ежегодно не менее 20 % единиц, а свыше 500 тыс. единиц — в течение 10 лет с охватом ежегодно не менее 10 % единиц;

4) драгоценных металлов и драгоценных камней, содержащихся в приборах, оборудовании и других изделиях, следует осуществлять одновременно с инвентаризацией этих активов.

Конкретные сроки начала/окончания инвентаризации (в пределах сроков изПоложения № 879), ее продолжительность, а также объекты, подлежащие инвентаризации, устанавливает руководитель в приказе о проведении инвентаризации.

Устанавливая сроки проведения инвентаризации определенных активов на предприятии, стоит помнить, что

Так, например, согласно приказу руководителя инвентаризацию проводят по состоянию на 01.12.2021. Это означает, что сама инвентаризация будет проходить в декабре (например, со 2 по 20 декабря 2021 года). Хотя документы о проведении инвентаризации (а именно инвентаризационные описи) следует заполнять в день проведения инвентаризации, определенной в приказе руководителя (в нашем случае — на конец дня 1 декабря 2021 года).

Это правило не касается только инвентаризации объектов ОС и ценностей, которые на дату инвентаризации будут находиться за пределами предприятия. Их инвентаризируютдо момента временного выбытияс территории предприятия.

Расчеты по кредитам

Инвентаризация расчетов по займам и кредитам включает в себя проверку всех источников заемных средств в разрезе каждого кредитора и каждого договора. Очень важным является правильное разделение (и, соответственно, правильное отражение в регистрах учета) краткосрочных (срок погашения до календарного года) и долгосрочных (срок погашения более года) кредитов и займов.

Также кредиты и займы должны быть ранжированы по степени обеспечения и его виду. Желательно чтобы учетные регистры кредитов, в обеспечение которых передавалось в залог имущество предприятия, содержали информацию о таком имуществе.

Учет задолженности по эмитированным облигациям должен вестись отдельно в разрезе кредиторов, в списке которых должны разделяться физические и юридические лица.

Займы и кредиты, по которым были нарушены сроки погашения, отражаются в инвентаризационной ведомости отдельно.

Кроме этого процедура инвентаризации предусматривает детальную проверку своевременности и правильности начисления и выплаты процентов.

Советуем прочитать

Статьи

7 важных дела конца года для главбуха >

Конец года для бухгалтеров горячее время. Нужно подвести итоги года, проверить правильность отраженных операций, подготовиться к изменениям следующего года. Помимо этих задач, есть еще важные дела, которые должны быть сделаны.

Термины

Материально ответственное лицо (МОЛ) — работник, который несет материальную ответственность перед работодателем за сохранность вверенного ему имущества и денежных средств

Пересортица — выявление излишков одного сорта и недостача другого сорта товаров одного и того же наименования

Недостача материальных ценностей — превышение учётных остатков над фактическими (при инвентаризации)

29.09.2021

ОТРАЖЕНИЕ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

Дебиторская задолженность является одним из видов активов. В нормативных актах РФ нет определения понятия «актив». Для определения активов можно руководствоваться п. 8.3 Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России,, одобренной Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Минфине России, Президентским советом Института профессиональных бухгалтеров 29.12.1997:

«Актив признается в бухгалтерском балансе, когда вероятно получение организацией экономических выгод в будущем от этого актива и когда стоимость его может быть измерена с достаточной степенью надежности».

Дебиторская задолженность возникает в случае неисполнения контрагентом принятых обязательств. На основании ст. 309 Гражданского кодекса РФ (далее — ГК РФ) обязательства должны исполняться надлежащим образом в соответствии с условиями и с соблюдением требований закона, иных правовых актов, а при отсутствии таких условий и требований — согласно обычаям или обычно предъявляемым требованиям.

Односторонний отказ от исполнения обязательства и одностороннее изменение его условий не допускаются.

Кроме того, остатки по счетам учета дебиторской задолженности могут быть основаны на временном факторе, а именно на срочных условиях предоплаты или постоплаты, исходя из условий договора.

В состав дебиторской задолженности входят суммы задолженности третьих лиц перед организацией, возникшей при расчетах с банками, бюджетом, внебюджетными фондами, работниками, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, другими дебиторами (пп. 3.44–3.48 Методических указаний, письмо Минфина России от 09.01.2013 № 07-02-18/01).

Дебиторская задолженность отражается в бухгалтерском учете по дебету счетов 62, 76 на основании правильно оформленных первичных документов. Она возникает в случае неоплаты за выполненные работы (оказанные услуги, поставленные товары), которые были оформлены:

• договором, счетом-оферта на имя покупателя,
• актом приема-сдачи работ (услуг), накладной на отгрузку, подписанной сторонами сделки.

При проведении платежей (платежное поручение, расходный кассовый ордер) и отсутствии оправдательных документов по зачету оплат в счет операций, совершенных фирмой (товарные чеки от подотчетных лиц, накладные на поставку товаров от поставщиков, начисление налоговых обязательств перед бюджетом, начисления обязательств перед работниками), возникают дебетовые конечные сальдо по счетам 60, 71, 68, 69, 70, 76.

ЭТО ВАЖНО

Суммы дебиторской задолженности указывают в разрезе каждого дебитора и каждого договорного обязательства с ним.

Дебиторская задолженность может возникнуть и при безденежной форме расчетов между сторонами сделки на базе оформленного акта взаимозачета, новации долга и т. д.

Во всех случаях последствия ее возникновения отражаются в виде дебетового сальдо (в том числе на забалансовых счетах) на конец отчетного периода.

Важно проверить легитимность данного сальдо перед составлением годового отчета, так как его наличие показывает всем заинтересованным лицам ликвидный актив, потенциально приносящий финансовые ресурсы в бюджет фирмы при его погашении

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ АКТИВОВ И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ ОРГАНИЗАЦИИ: ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ БАЗА

Проводя инвентаризацию имущества и обязательств, создавая резервы по сомнительной задолженности, организация анализирует и проверяет учетные записи, формирующие дебиторскую и кредиторскую задолженность по договорным обязательствам.

Производя данные операции, необходимо точно понимать все нюансы сроков исковой давности по имеющейся задолженности, так как истечение сроков приводит к потере организацией права на взыскание долга в судебном порядке, обязывает списать долг в состав прибыли или убытка текущего года.

Вопрос проведения инвентаризации рассматривается во многих документах:

• статья 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в ред. от 26.07.2019) «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон № 402-ФЗ);
• Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49н (в ред. от 08.11.2010; далее — Методические указания);
• пункт 38 Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99), утвержденного Приказом Минфина России от 06.07.1999 № 43н (в ред. от 08.11.2010).

Согласно данным документам инвентаризация имущества является одним из основных мероприятий, предшествующих составлению годовой отчетности. В ходе инвентаризации можно найти ошибки, допущенные в учете.

Организация вправе самостоятельно устанавливать сроки проведения и перечень объектов инвентаризации. При этом нужно учитывать случаи, когда проведение инвентаризации обязательно.

НА ЗАМЕТКУ

Полный перечень случаев обязательной инвентаризации изложен в пп. 1.5, 1.6 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Согласно ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ активы и обязательства организации подлежат инвентаризации. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ).

Через такой механизм отражения итогов инвентаризации достигается выполнение нормы п. 38 ПБУ 4/99: «Статьи бухгалтерской отчетности, составляемой за отчетный год, должны подтверждаться результатами инвентаризации активов и обязательств».

Таким образом, предметом годовой инвентаризации являются активы и обязательства. Дебиторская задолженность — вид активов организации, который отражается в бухгалтерском балансе по строке 1230 «Дебиторская задолженность».

Кредиторская задолженность относится к обязательствам организации. Неоплаченные суммы задолженности по обязательствам отражаются в бухгалтерском балансе по строке 1450 (при сроке погашения более года) и по строке 1520 (при краткосрочной задолженности до года).

Для бюджетных организаций имеются специальные разъяснения контролирующих органов по формированию данных объектов учета. В частности, они изложены в письме Минфина России от 29.01.1998 № 3-09-08 О порядке проведения инвентаризации кредиторской задолженности организаций-бюджетополучателей 

При инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности проверяют правильность учета по расчетам с:

• банками;
• бюджетом и внебюджетными фондами;
• покупателями;
• поставщиками;
• подотчетными лицами;
• работниками;
• другими дебиторами и кредиторами.

Поводы для назначения инвентаризации

В соответствии с законодательными документами инвентаризация непременно назначается к проведению организациями независимо от их формы собственности в следующих обстоятельствах:

• при реализации, покупке либо сдаче в аренду материального имущества;
• если организация реорганизуется или официально ликвидируется;
• когда на том или ином участке сменяется лицо, несущее материальную ответственность;
• в случаях, когда муниципальная организация или госпредприятие преобразовываются в другую форму собственности;
• при констатации совершения фактов воровства (хищения), нарушения условий хранения, перемещения и отпуска товаров, выявления злоупотреблений и пр.;
• после окончания действия внезапно наступивших экстремальных условий – аварийных происшествий, стихийных бедствий, катастроф, иных чрезвычайных ситуаций;
• при любых обстоятельствах, минимум 1 раз в год перед оформлением годового отчета по бухгалтерии (если инвентаризацию проводили после 01 октября текущего года, этого достаточно).

К СВЕДЕНИЮ! Если материальную ответственность несет не отдельное лицо, а группа, например, бригада, то поводом для инвентаризации может стать как смена руководителя этой группы (бригадира) или более половины ее состава, так и просьба любого члена группы.