Как самостоятельно заполнить личный листок по учету кадров предприятия: 9 правил

Суть и основные понятия кадрового учета

Личный листок по учёту кадров – документ, где отражается вся информация о сотруднике, как личного, так и биографического характера. Это те сведения, которые так же входят в личное дело.

Обычно совместно с личными листками учёта используют ещё и специальные анкеты. Они похожи на листок, только дают больше сведений по определённым вопросам. Обязательное требование – наличие фотографии сотрудника форматом 4 на 6 сантиметра.

Для чего формируют такой документ?

Наниматель обязан вести личные дела всех, кто работает под его руководством. И вообще всех сотрудников, если это прописано в Законодательстве. Личные листки – первичные документы, которые играют самую важную роль в такой регистрации.

За заполнение отвечают специалисты кадровой службы в компании. Работники только расписываются на документе в знак того, что никаких ошибок не обнаружили.

Какие документы входят в личный листок?

5 полезных функций

Документ относится к личному делу сотрудника и хранится в течение всего времени его работы вплоть до увольнения. Заполняется  самим сотрудником в первые дни после трудоустройства. В большей степени листок нужен для руководства компании, чтобы в нужный момент получить любую информацию о сотруднике:

1. Его личные данные, имеющие значение для работы (возраст, семейное положение и др.).
2. Сведения об образовании, ученой степени.
3. Данные о возможном переобучении.
4. Информация о местах работы, которые он занимал до этого.
5. Прочие важные сведения (например, период и цель пребывания за границей).

Личный листок: назначение

Иногда представители кадровой службы ограничиваются тем, что в личное дело вкладывается уже заполненная ранее анкета. Решение в вопросе, что важнее: анкета или личный листок, остается за работодателем. Как правило, эти нюансы оговариваются в локальных актах.

Преимущества практики ведения личных листков состоит в том, что администрация получает возможность быстро получить все сведения о «новичке». Если листок заполнен грамотно и полно, то из него можно составить ясное представление о профессиональной подготовке сотрудника, который только зачислен в штат.

Тем самым у представителей кадровой службы появляется хорошая возможность выяснить заранее, можно ли доверить новому сотруднику какие-то конкретные поручения. Возможно, сначала придется предложить ему поработать над личным самообразованием.

Правила заполнения

Листок содержит следующие сведения о сотруднике:

• Ф.И.О. гражданина;
• пол;
• число, месяц, год и место рождения;
• национальность;
• домашний адрес, телефон;
• паспортные данные;
• образование;
• сведения о трудовой деятельности: период работы, наименование и местонахождение организации, должность;
• профессиональные навыки и умения;
• пребывание за границей: период, место, цель поездки;
• отношение к воинской обязанности;
• данные о семейном положении;
• сведения о близких родственниках: степень родства, Ф.И.О., год рождения;
• дата заполнения и личная подпись сотрудника;
• фото размером 4×6 см.

Бланк заполняется работником собственноручно. Правильность указанных в документе данных.заверяется подписью.

Отказ от заполнения личного листка

В коммерческих структурах или при оформлении на работу в ИП гражданин имеет право отказаться заполнять данные документы. Не существует нормативного положения, обязывающего работодателя принудить к данной процедуре.

Но в этой ситуации следует побеспокоиться о том, какое впечатление человек произведет изначально. Нередко несговорчивого сотрудника, что называется, «берут на карандаш». Дальнейшее построение карьерной вертикали для него будет затруднительно. К слову, индивидуальные предприниматели не особенно церемонятся с такими работниками, поскольку они знают, как привлечь персонал.

Совсем по-другому обстоит дело в государственном учреждении. Здесь отказ от заполнения личного листка эквивалентен фактическому отказу от исполнения профессиональных обязанностей. Поэтому именно в муниципальных учреждениях и на госслужбе такие моменты встречаются крайне редко.

После увольнения личный листок остается на предприятии. Он входит в понятие «кадровая документация». Забрать его сугубо по своему усмотрению работник не имеет права.

Если же по каким-либо субъективным причинам личный листок нужен человеку, то изъять его можно только после письменного ходатайства на имя руководителя. Но даже в этом случае гражданину будет предоставлен не собственно листок, а его заверенная копия.

О бланках и формах для личного листка

Чёткие требования к структуре данного документа в законодательстве РФ отсутствуют. Значит, компания имеет право на самостоятельную разработку формы, которая кажется наиболее подходящей для личного учёта. Главное – не нарушать права, которыми наделён сам сотрудник.

Работники в отделах кадров стараются применять на практике стандартные формы, внося лишь некоторые изменения со своей стороны.

Она может стать ориентиром для тех, кто сомневается, какие именно должны присутствовать данные.

Как быть с дополнениями?

Дополнения к личным листкам нужны, чтобы отразить изменения, которые произошли уже после заполнения первичного документа. По отношению к листкам такие дополнения имеют вторичный характер.

Вы столкнулись с проблемой ведения бухгалтерии? Прочтите эту статью и вы решите все свои вопросы.

Какая информация должна быть в дополнении? Не обойтись без ФИО сотрудника вместе с двумя разделами, представленными в форме таблицы.

Пример оформления личного листа.

Первый раздел в случае необходимости отражает перемещения по службе. Здесь надо написать, когда человек занял должность, когда освободил её. Во втором разделе  указывают на сами изменения, касающиеся той или иной учётной информации.

Важное требование – наличие документального подтверждения для любых изменений, связанных с информацией в личном листке

Дополнительные правила по заполнению

Образование, указанное в листке, может быть: высшим или средним специальным, профессионально-техническим, общим средним. А вот ссылок на базовое образование в инструкции по заполнению документа нет и не предусмотрено.

Что можно сделать при задержке заработной платы? Ответ найдете тут.

Что касается полученной специальности после высшего учебного заведения, то её описывают так же, как она стоит в дипломе.

Место расположения и хранения документа

К формированию личного листка сотрудника переходят сразу после того, как был заключен трудовой договор. И после издания приказа, подтверждающего назначение на должность.

Хранят документ только в личном деле на каждого из сотрудников. Перед ним находится внутренняя опись вместе с дополнением, если оно имеется и заполняется.

Что это такое

Это документ в котором содержаться основные данные сотрудника, он является практически, автобиографией. Подобная методика позволяет руководителю фирмы в кратчайшие сроки ознакомиться с новоиспеченным работником.

Что представляет из себя и его полезные функции:

1. Сам документ представляет собой анкету, которую требуется заполнить собственноручно сотруднику при поступлении на работу. Ее можно заполнить на компьютере или от руки.
2. Данный документ заполняется уже после того, как руководитель составил форму Т-1.
3. Количество полей, вопросов, а также страниц устанавливает сам работодатель исходя из пожеланий, а также потребностей.
4. На основании этого документа работодатель может принять решение о спектре работ, который может выполнять данный сотрудник.

Его использование не является обязательным условием. Например, в частных и маленьких организациях он практически не используется.

Однако данный документ очень полезен, так как он значительно экономит время и позволяет избежать проблем в рабочем процессе. Из-за этого его очень часто используют в крупных компаниях.

При приеме на должности муниципальной сферы, заполнение данного листка является обязательным условием. Этот аспект утвержден Приказом Генпрокуратуры России №135 от 13.03.2018 года.

Однако данный нормативно – правовой акт устанавливает обязательность заполнения только для сотрудников прокуратуры, а также при вступлении в должность в следственном комитете.

Документа или нормативно – правового акта, который обязывает использовать данную форму, на данный момент, не предусмотрено.

Личный листок: правила составления

Листок не относится к строго обязательным документам в каких-либо небольших компаниях. Не прибегают к нему и индивидуальные предприниматели. Часто набор в такие структуры осуществляется по своим правилам. Но его используют руководители крупных фирм или топовых компаний. Опять-таки не в обязательном порядке, а по личному усмотрению руководства.

Личный листок относится к обязательным документам для государственных и муниципальных учреждений.

Не существует федерального образца заполнения личного листка. Часто представители кадровых служб вносят в него пункты, связанные со спецификой конкретного производства или учреждения. На большинстве предприятий он имеет индивидуальную структуру, а его содержание определяет характер профессиональной деятельности.

Тем не менее, в обычной практике выработан определенный опыт по включению в личный листок базовых пунктов.

К ним относятся:

• личные сведения;
• паспортные данные;
• семейное положение.

Абсолютно во всех личных листках должны быть указаны сведения об образовании и стаже работы человека. Только из этих положений кадровик уже составит себе достаточно полное представление о том, на каком участке работы можно использовать данного сотрудника.

Наконец, «новенький» обязательно должен приложить личную фотографию. Позже менеджер по кадрам вклеит ее в листок.

Исправления в личном листке нежелательны. Как правило, его заполняют письменно, от руки. Такой документ существует в единственном экземпляре. После заполнения он визируется самим работником. Факт подписи свидетельствует о том, что все данные, внесенные в него, соответствуют действительности. Тем самым у человека, зачисленного в штат, открываются первые профессиональные перспективы.

С течением времени сведения о человеке могут меняться. Это вполне закономерно. Кто-то выходит замуж, женится, получает второе высшее образование. Если человек дорожит репутацией и намерен построить серьезную карьеру в этом учреждении, то он должен сам побеспокоиться об изменениях, вносимых в личный листок. Для этого достаточно уведомить начальника кадровой службы. Новая информация вносится в личный листок незамедлительно.

Пример заполнения личного листка по учёту кадров

Вначале на документ, справа или слева (это не имеет значения) вклеивается фотография сотрудника. Затем вписываются его личные данные: фамилия, имя, отчество (полностью), дата рождения, национальность (при желании можно не указывать) и место рождения. Потом сюда же вносится домашний адрес официальный и фактический (если они отличаются), телефон и сведения из паспорта (серия, номер, когда и кем выдан). Чуть ниже нужно указать свой семейный статус.

Во вторую часть документа вносится информация о ближайших родственниках.

Если из каких-либо соображений работник не желает заполнять эту часть листка, ее можно оставить пустой, а вот следующую строку о военной обязанности заполнить необходимо.

Далее стоят две таблицы об образовании и опыте работы. Если речь идет об образовании, сюда нужно вносить информацию о максимально достигнутом его уровне. То есть, если это школа, то указать сведения о ней, если есть среднее специальное или высшее образование, то школу указывать уже не нужно, достаточно привести информацию о последнем законченном образовательном учреждении.

Что касается предыдущего опыта, то сюда данные нужно вносить, начиная с последнего места работы и по убывающей.

Следующая часть относится к дополнительным знаниям, а также профессиональным достижениям. Сюда нужно вписывать только те сведения, которые имеют под собой документальные доказательства. Что касается пребывания за границей – этот раздел не является обязательным и может оставаться незаполненным.

В заключение следует перечислить награды, которые были получены ранее на ниве профессиональной деятельности. Если таковые отсутствуют, строку можно оставить пустой и перейти к завершающему этапу: указанию даты заполнения личного листка и подписи.

Личный листок по учету кадров образец бланк

Личный листок по учету кадров является чуть ли не самым первоначальным письменным документом, который прикладывается потом к личному делу человека, который устраивается на работу.

Это своего рада письменная анкета, которую заполняет человек от руки при приме на работу.

Основаниями для заполнения соответствующей анкеты служат данные из личных документов будущего работника.

Сейчас данная форма заполняется практически во всех организациях, чтобы работодатель смог получить общую картину о человеке, которого он рассматривает в кандидаты на соответствующую должность.

Основные требования для составления личного листка по учету кадров

Особых сложностей при написании личной анкеты нет, нужно просто соответствовать нескольким основным требованиям.

К ним относятся:

• на поставленные вопросы соответствующей анкеты нужно давать полные ответы;
• в анкете не следует черкать графы, если на вопрос дается отрицательный ответ;
• полностью прописывается личная информация человека, который заполняет анкету, то есть пишется фамилия, имя, отчество;
• в пункте, где нужно указать число своего рождения все прописывается не письменно, а в цифрах;
• прописывается местоположения человека при рождении полностью;
• в пункте, в котором необходимо указать гражданскую принадлежность прописывается по паспорту, то есть указывается название страны;
• в пункте, где необходимо прописать свое полученное образование указывается его категория;
• в ситуации, когда образование не полное, то прописывается сколько человек успел проучиться;
• прописывается название того учебного заведения, если было полученного профессиональное образование, то полностью прописывается полученная специальность;
• в пункте о предыдущих местах работы прописывается предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и другое. В ситуации когда, человек но одном и том же предприятии занимал в разные периоды времени различные должности, то прописывается, с какого и по какой период он работал в каждой из должностей;
• в пункте, где необходимо указать свое семейное положения, то данная информация указывается на нынешний период, а также есть ли у человека дети, то эта информация вся тоже прописывается.

В личной анкете также можно приклеить свою фотографию, для него там тоже есть место.

Также будущий работник отвечает за ту информацию, которую он прописал в анкете.

Какая информация заносится в личный листок по учету кадров

Трудовое законодательство не устанавливает спектр информации, которая должна содержаться в данном документе, а также унифицированной формы данного документа. Этим вопросом занимаются сотрудники кадрового делопроизводства. Они и устанавливают список вопросов.

Самая часто спрашиваемая информация:

• фамилия имя и отчество сотрудника;
• дата рождения;
• адрес прописки, а также фактического проживания;
• информация, указанная в паспорте;
• семейное положение.

Этот стандартный список вопросов, также используется при составлении анкеты приема на работу. Однако такой узкий список не дает работодателю полного представления о сотруднике.

Из-за этого отдел кадров добавляет в свой бланк дополнительные вопросы. Они отражают основные умения и навыки сотрудника, а также дополнительную информацию, которая может пригодиться в будущем.

Помимо стандартного списка, существует второстепенный, который служит как дополнение к нему:

Национальность и гражданство сотрудника.
Контактные данные (номер телефона, в том числе домашнего, e-mail, соцсети и мессенджеры).
Отношение к военной обязанности, а также информация о ее прохождении (для сотрудников мужского пола).
Данные об образовании работника:наличие как такового образования (засчитывается только последнее оконченное);
ступень образования (высшее, среднее и т.п.);
полученная специальность.
Опыт работы с предыдущих мест (указывается дата начала и окончания трудовой деятельности, а также место, где она проходила).
Навыки и умения, которые могут пригодиться в рабочем процессе. Например, знание иностранных языков, умение владеть компьютером, а также знание специализированных программ. В этом же пункте указываются различные полученные степени, а также научные работы и изобретения

Важное условие, чтобы эта информация была подтверждена соответствующей документацией.
Информация о пребывании за границей, самим сотрудником (указываются, как и официальные, например командировки, также и личные).
Информация о социальном происхождении.
Награждения, а также ордена, которые получил сотрудник.

Образец заполнения в 2021 году:

Сотрудник имеет полное право отказаться от заполнения некоторых пунктов. Например, тех, где содержится личная информация.

Также некоторые сведения, указанные им, могут оказаться недостоверными. Подобные данные невозможно проверить, однако на практике подобная ложь очень быстро вскрывается.

Данный перечень информации в полной мере способен дать информацию работодателю. Но, несмотря на это, список вопросов может быть изменен, исходя из желаний работодателя.

К данной форме требуется приложить фото размером 3х4. В конце документа сотрудник ставит свою подпись, а также указывает дату заполнения.

Какие документы потребуются для оформления

Перечень документов, которые потребуются при заполнении личной карточки сотрудника на предприятии:

Паспорт	Если планируется смена фамилии в скором времени, можно заполнить карточку после получения нового документа, либо же, потребуется внесение изменений
Свидетельство о рождении	Предоставляется, если паспорт временно отсутствует
Документы	Подтверждающие заключение брака и рождение детей
Трудовая книжка	Из нее выписываются данные о прежних местах работы

Другие документы могут быть запрошены в зависимости от обстоятельств. Так, может быть затребован сертификат, подтверждающий получение премии работником.

Образец и правила составления документа

Законодательство не содержит никаких требований к бланку, поэтому компания может разработать любую форму, в которую включить необходимые разделы – о профессиональных навыках, увлечениях, дополнительных умениях и т.п. Обычно документ составляется по принципу анкеты на 1-2 страницах. Он заполняется лично сотрудником в рукописном, печатном или электронном виде и общем случае состоит из таких разделов.

Личные данные и фото

При трудоустройстве сотрудник предоставляет несколько цветных или черно-белых фото формата 3*4 см для использования их в служебных документах. Одно из этих фото вклеивается в правый верхний угол листка, при необходимости ставится печать компании, заходящая на уголок фотографии.

Далее сотрудник вносит личные данные:

• ФИО;
• пол;
• дату рождения и населенный пункт;
• гражданство/подданство.

Сведения об образовании

Этот пункт также подлежит обязательному заполнению, поскольку уровень и направление образования имеет значение для любой компании. Данные вносятся на основе диплома или аттестата, другого документа об образовании:

• название учреждения;
• годы обучения;
• факультет, освоенная специальность и т.п.;
• отметка, с какого курса ушел студент (при возникновении соответствующей ситуации).

Также необходимо заполнить поле с уровнем владения иностранным языком, наличием/отсутствием ученой степени либо звания, данные о научных изобретениях, выданных патентах, интеллектуальных правах. Все сведения подтверждаются оригиналом документа об образовании, с которого работодатель может снять копию.

Мнение эксперта
Чадова Светлана
Ведущий специалист по кадрам,  юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта

О том как сделать запись об образовании в трудовой, мы рассказывали ранее, примеры заполнения можно посмотреть тут.

Сведения о трудовом стаже

Места работы перечисляются в обратном порядке с указанием компании, ее сферы деятельности, должности, даты начала и окончания работы, а также причине увольнения (аналогично резюме).

Дополнительная информация

При необходимости компания может запросить и дополнительные сведения:

• хобби, увлечения;
• владение автомобилем, наличие прав и их категория;
• данные о пребывании за границей;
• участие в выборных органах;
• наличие государственных/ведомственных наград и др.

При составлении документа можно ориентироваться на такой образец.

Пример заполнения бланка, унифицированной формы

Допустимо только наличие сведений, которые признаются актуальными. Представителей в отделах кадров надо отдельно уведомлять, если какая-то информация подлежит изменениям. Работники в отделах кадров стараются применять на практике стандартные формы, внося лишь некоторые изменения со своей стороны.

Что из себя представляет листок по учету кадров? Документ содержит следующую информацию:

• ФИО работника;
• Дата, место рождения;
• Гражданство;
• Образование (название учебного заведения, факультет, специализация, номер диплома, год поступления и окончания);
• Информацию о владении иностранными языками, уровень владения;
• Бланк личного листка по учету кадров может включать информацию о научных трудах, полученных ученых степенях;
• Подробную информацию о трудовой деятельности (месяц и год поступления на каждую работу и увольнения с нее, наименование компании, занимаемая должность, местоположение);
• Листок по учету кадров (бланк документа мы приведем в конце статьи) может включать информацию об участии в выборных (законодательных/ представительных) органах (местонахождение выборного органа, название, в качестве кого избирался работник, даты избрания и выбытия);
• Информацию о наличии наград и званий;
• Отношение к воинской службе и звание, в случае если работник служил;
• Личный листок обычно включает в себя информацию о семейном положении работника и информацию о членах семьи (количество детей, их даты рождения, сведения о супруге и т.д.);
• Место жительства, контактные данные, данные документа, удостоверяющего личность (номер, кем и когда выдан и т.д.).

В дополнении к листку указываются данные о работе после заполнения документа, например, список очередных награждений, званий, квалификаций, классов. Здесь же размещаются записи о любых изменениях в учетных сведениях о сотруднике.

Отличительная черта от анкеты состоит в том, что ее заполняет соискатель еще до приема на работу, а персональный учетный листок по учету кадров — после оформления на работу.

Работник при оформлении на работу собственноручно заполняет бланк в единственном экземпляре. Сведения вносятся в строгом соответствии с персональными документами (паспортом, дипломом, трудовой книжки и т.п.). Исправления и сокращения в документе не допускаются.

Если при прохождении собеседований работник уже заполнял анкету, личный листок по учету кадров (образец будет приведен далее) может не заполняться – в личное дело работника может быть включена анкета. Порядок ведения личных дел работодателем определяется в локальных нормативных актах.

Документы, подтверждающие государственную аккредитацию образовательной организации (для негосударственных образовательных организаций).

По три цветные фотографии на матовой тонкой фотобумаге размером 3,5 х 4,5 см и 4 х 6 см (для лиц, имеющих специальное звание, — также одна фотография размером 9 х 12 см, все фотографии — в парадной форменной одежде, китель (жакет) синего цвета, без головного убора, бюст, анфас).

Как правильно составить личный листок по учету кадров?

Документ не относится к обязательным по кадровому учету для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, но государственные органы обязаны вести листки по каждому из своих сотрудников. Строгой унифицированной формы не установлено, поэтому каждый работодатель вправе использовать свой бланк документа, который должен содержать несколько обязательных полей.

Стандартная форма включает в себя:

1. Фотографию сотрудника.
2. Данные персонального характера:

• ФИО работника полностью;
• дата и место рождения;
• национальность, гражданство;
• паспортные данные;
• адрес регистрации и места жительства;
• сведения о семье.

1. Образование с указанием данных об образовательном учреждении и периода обучения, присвоенной специальности.
2. Сведения о периодах работы до момента поступления в организацию.
3. Иные данные, которые работодатель считает нужным включить в документ.

Заполнение только от руки разборчивым почерком в одном экземпляре и хранится в кадровой службе в личном деле работника.