Акт об отсутствии на рабочем месте: правила оформления

Основные особенности Акта об отсутствии работника на рабочем месте

Акт о прогуле составляется на основании докладной записки в адрес руководства. Для ее составления необходимо отсутствие уважительных причин для прогула или отсутствие объяснений от работника.

Законодательно утвержденная форма данного документа отсутствует. Поэтому он составляется в произвольном виде, на бланке организации или простом листе формата А4, однако с обязательным указанием некоторых моментов, среди которых:

• данные, позволяющие идентифицировать организацию (например, название);
• фамилии, имена, отчества и занимаемые должности лиц, как составлявших акт, так и входивших в состав комиссии;
• дата составления акта, место составления и внутренний регистрационный номер согласно журналу учета;
• фамилия, имя, отчество нарушителя, описание самого нарушения и временно́го периода его совершения.

Акт о прогуле составляется в двух экземплярах. Работник, совершивший прогул, обязательно расписывается в обоих. Затем один экземпляр отдается ему, а второй поступает в распоряжение руководству предприятия.

Как оформить при наличии уважительной причины?

Необходимо сообщить начальству о планируемом отсутствии на работе, иначе это может быть воспринято как прогул.

Для того чтобы оповестить работодателя о необходимости отсутствия на рабочем месте по уважительной причине, необходимо составить специальное заявление.

Оформляется оно в свободной форме, никакими общепринятыми формами пользоваться не надо.

Исключениями являются ситуации, когда в компании разработаны специальные образцы заявлений такого характера.

В шапке заявления указывается стандартная информация — ФИО и должность адресата, составителя, наименование организации.

В некоторых компаниях документация оформляется на имя генерального директора, в других — на непосредственного руководителя сотрудника.

После шапки указывается полное наименование заявления, отражающее его суть.

Основная часть бумаги включает в себя обращение работника, которое обычно начинается со слов “Прошу Вас”. Далее излагается суть просьбы.

При наличии документации, подтверждающей факт необходимости отсутствия на рабочем месте, в заявлении делается соответствующая отметка, а бумага прикладывается к заявлению.

В такой ситуации вероятность его одобрения существенно возрастает. В роли таковых бумаг может выступать направление медицинского специалиста, выписка из амбулаторной карты и т.д.

Также в заявлении необходимо указать дату предполагаемого отсутствия. В конце сотрудник ставит свою личную подпись и ее расшифровку.

заявления об отсутствии на рабочем месте по семейным обстоятельствам –word.

Пример, если работнику нужно уйти на несколько часов

Заявление об отсутствии на работе также может составляться в том случае, если сотруднику нужен не день, а несколько часов отгула.

В таких случаях документация оформляется стандартным образом.

Изменения вносятся лишь в ее основную часть.

В ней важно точно отразить, в какие часы работнику необходимо отсутствовать. Этот период может приходиться как на начало, так и конец рабочего дня

Этот период может приходиться как на начало, так и конец рабочего дня.

При возникновении такой необходимости в заявлении следует указать не только дату, но и время отсутствия. К примеру, с 12.00 до 15.00.

заявления о необходимости отсутствия на работе 2 часа –word.

Что делать, если работодатель отказывается принять заявление

Допустимо возникновение ситуации, при которой руководитель не принимает заявление об отсутствии на рабочем месте. В таком случае сотрудник может предпринять несколько мер.

В обязательном порядке работнику предоставляется отгул, если он оформляет его с целью сдачи донорской крови.

Это не только благородный поступок, но и возможность получить 2 дополнительных выходных, в предоставлении которых работодатель не вправе отказать.

Таковыми являются сам день сдачи крови и день, следующий за ним. Этот период подлежит обязательной оплате.

Также 128 статьей ТК РФ установлено, что руководитель обязан отстранить сотрудника от выполнения должностных обязанностей в случае, если такая необходимость связана с:

• регистрацией брака;
• рождением ребенка;
• гибелью близких.

Помимо этого обладают правом отсутствия на работе следующие категории трудящихся:

• работающие пенсионеры;
• ветераны ВОВ и участники боевых действий;
• супруги и родители работников органов правоохранения.

Полезное видео

В каких случаях работодатель не имеет права отказать в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы и каковы сроки предоставления по закону, подробно рассказано в данном видео:

В каком случае отсутствие на работе считается прогулом

Даже однократный прогул является поводом для увольнения, поскольку это грубое нарушение трудовой дисциплины. С учётом конкретных обстоятельств руководитель может применить и более мягкое взыскание. Увольнение по этому основанию предусмотрено пп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ.

По определению, данному в этой правовой норме, прогулом считается отсутствие на рабочем месте в течение всего трудового дня или смены дольше 4-х часов подряд без серьёзных причин. Например, посещение врача ради получения консультации без открытия больничного листа — неуважительная причина для того, чтобы покинуть рабочее место без разрешения работодателя. Сотрудники также не вправе навещать родственников в больнице в рабочее время и уходить в несогласованные с начальством отпуска.

Ряд обстоятельств, при которых неявка на работу не считается прогулом, определён законодательством. Чёткого перечня нет, но выделить их можно по отдельным статьям Трудового кодекса и исходя из судебной практики. Это:

• нетрудоспособность, подтверждённая больничным листом (ст. 81 ТК РФ);
• привлечение к общественным и государственным обязанностям (вызов в правоохранительные органы, в суд) (ст. 170 ТК РФ);
• донорство крови (ст. 186 ТК РФ);
• арест (Апелляционное определение Алтайского краевого суда от 11.12.2013 по делу N 33-9126/2013 и др. судебные решения);
• чрезвычайные обстоятельства, например, невозможность добраться из-за отмены рейса или разгула стихии, аварийные работы в квартире и т.д. (Определение Алтайского краевого суда от 17.08.2011 по делу N 33-7208/11);
• участие в забастовке (ст. 414 ТК РФ); приостановка работы из-за задержки зарплаты более чем на 15 дней (ст. 142 ТК РФ).

Если сотрудник докажет, что его приходу на работу помешали непреодолимые обстоятельства или серьёзные причины, прогул не будет засчитан даже при условии составления акта об отсутсвии.

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Задать вопрос

Задать вопрос

Акт о невыходе на работу – самостоятельный документ, фиксирующий отсутствие сотрудника на рабочем месте с начала рабочего дня. От акта о прогуле он отличается тем, что документирует именно неявку в тот момент, когда еще неизвестно о причине отсутствия сотрудника. Акт послужит вспомогательным документом, если по прошествии времени обнаружится, что имел место именно прогул, и не повредит, если выяснится, что причиной неявки стала болезнь или какое-либо другое уважительное обстоятельство.

Акт о невыходе на работу может быть составлен только в том случае, если отсутствующий сотрудник не предупредил заранее свое руководство или коллег о том, что не появится на рабочем месте в определенный день.

ФАЙЛЫ

Кто должен составить акт о прогуле

Российское законодательство в сфере труда слабо регулирует прогулы. В частности, обязанность фиксировать их не закрепляется за кем-то конкретно. Чаще всего акт готовит непосредственный начальник «прогульщика», ответственный за его дисциплину. Впрочем, любой другой коллега также вправе инициировать составление акта. Но на практике такие примеры почти не встречаются.

Кроме непосредственного начальника, прогулами могут озаботиться начальник отдела кадров, юрист или сам руководитель организации. Бланк акта об отсутствии на рабочем месте готовят в произвольной форме, закон не предусматривает единый образец.

Пример акта об отсутствии на рабочем месте

Как пишется акт об отсутствии на рабочем месте

Основанием для привлечения к ответственности за прогул служит составленный на работе акт об отсутствии на рабочем месте. Он может быть составлен в свободной форме, либо используется готовый бланк с реквизитами компании. Документ оформляется на листе А4.

При отсутствии готового бланка, можно скачать образец на специализированных ресурсах, либо составить акт самостоятельно.

При составлении придерживаются следующих правил:

• Поскольку фиксируется событие, в которое вовлечены две стороны – работник и работодатель – документ готовят в 2 экземплярах.
• При составлении бумаге присваивается номер и дата.
• В документе должны быть указаны реквизиты работодателя и прогульщика.
• Информацию о сотрудниках (с указанием занимаемой должности), присутствующих при составлении акта отсутствия на рабочем месте.

После составления акта, подтверждающего отсутствие гражданина на рабочем месте, экземпляр передается прогульщику для подписания со своей стороны. Если он отказался ставить подпись, на документе делают отметку и заверяют слова свидетельской подписью.

Можно составить акт невыхода на работу позже, чем пропущенный день, однако не позднее месяца с момента обнаружения проступка.

Подписывать бланк должны другие сотрудники на рабочем месте, способные подтвердить факт пропуска рабочего времени. Их должно быть не менее трех. Поскольку последствием акта может стать увольнение, которое попытается оспорить прогульщик, к вопросу правильного оформления стоит подходить строго в соответствии с требованиями закона. Если в процессе судебного разбирательства обнаружат любое нарушение процедуры, акт признается недействительным, как и последующее увольнение.

Стоит изучить распространенные нарушения при составлении бланка:

1. Отсутствуют указания, что человек действительно отсутствовал на работе более 4 часов. В акте должны быть зафиксированы моменты прихода на работу и ухода с нее.
2. Не указана дата отсутствия.
3. Не стоит подписи свидетелей.
4. Готовый документ не передали сотруднику на подпись или не поставлена отметка об отказе подписывать его.

Чтобы исключить оспаривание действительности бумаги, необходимо удостовериться, что присутствуют все необходимые реквизиты.

Прогульщик не согласен с увольнением: можно ли его оспорить?

Прогул – нарушение настолько серьезное, что даже единственного доказанного случая по закону достаточно для увольнения провинившегося. Ведь иногда прогул сотрудника может быть чреват серьезными неприятными или даже фатальными последствиями для всей деятельности предприятия.

Однако, увольняя по «прогульной» статье, работодатель должен стремиться избежать ошибок, могущих привести к оспариванию увольнения в суде. В случае положительного решения для истца увольнение за прогул будет сочтено незаконным.

Вопрос: Работник предъявил работодателю для оплаты больничный лист. При проверке подлинности предъявленного больничного листа оказалось, что он поддельный. Можно ли в данном случае уволить работника за прогул?Посмотреть ответ

Это влечет восстановление уволенного в прежней должности с выплатой зарплаты за все время, начиная с несправедливого увольнения и до окончания суда, а в некоторых случаях, и компенсации морального вреда. Такое, к несчастью для работодателя, возможно, если:

• поводом увольнения за прогул послужил факт, не являющийся прогулом по определению законодательных документов;
• нарушен алгоритм действий при процедуре увольнения по причине прогула;
• допущены ошибки и неточности в оформлении соответствующих документов.

Рассмотрим, как соблюсти точность в каждом из этих моментов, чтобы все было безупречно с точки зрения действующего законодательства.

Вопрос: Работник подал письменное заявление о предоставлении ему трех дней отпуска за свой счет в связи со смертью и похоронами родного брата. Генеральный директор, принявший заявление, в устной форме разрешил предоставление отпуска. Однако на заявлении отсутствует виза генерального директора, не был издан приказ о предоставлении отпуска. Работник не вышел на работу. Подлежит ли работник увольнению за прогул?Посмотреть ответ

Что не считается прогулом

Наравне с обозначением прогула законодательство четко оговаривает обстоятельства, при которых пропуск сотрудником работы к прогулу не относится. Это:

• Нахождение сотрудника на больничном.
• Пропуск в связи со сдачей экзаменов, защитой диплома и т.п.
• Осуществление государственных или общественных обязательств.
• Вызов работника в судебные или правоохранительные инстанции.
• Арест работника.
• Форс-мажорные моменты (катастрофы, непогода и т.д.).
• Взятие отгула при сдаче крови в качестве донора.

Перечисленные и прочие причины пропуска работы, при предоставлении подтверждающих документов не относятся к прогулам.

Также нельзя назвать прогулом отсутствие сотрудника на работе при неисполнении руководством предприятия своих обязательств, а именно невыплате зарплаты на протяжении более 15-ти дней. Однако при таких обстоятельствах необходимо заблаговременное уведомление руководства.

Составление акта

Выше мы уже говорили, что невыход сотрудника на работу можно зафиксировать несколькими способами, к которым относятся:

• акт о невыходе на работу;
• докладная записка о невыходе на работу;
• рапорт о невыходе на работу.

Различия между этими формами фиксации состоят в большей достоверности акта, поскольку составляется он с участием как минимум трех лиц, а докладная или рапорт оформляются одним человеком, как правило, непосредственным руководителем.

Оформляется акт в произвольной форме с соблюдением основных принципов делопроизводства. Можно воспользоваться представленным в рамках данной статьи типовым шаблоном акта о невыходе на работу.

После распечатывания шаблона его потребуется заполнить, вписав в соответствующие строки следующие сведения:

1. место и дату составления акта;
2. ФИО и должность сотрудника, оформившего акт;
3. ФИО и должности лиц, участвовавших в составлении акта;
4. дату невыхода на работу, ФИО и должность работника, не вышедшего на работу, время, в течение которого работник отсутствовал.

Акт должны будут подписать все участвовавшие в его составлении лица. Подписанный акт передается на рассмотрение руководителю предприятия.

Можно ли оспорить

Когда гражданин считает, что руководство организации нарушает его правомочия и применяет наказание, это решение допустимо оспорить. Для этого производится обращение в судебный орган. Для обжалования потребуется: 

• наличие факта того, что лицо не ознакомлено с оформленным документом; 
• есть уважительные причины для пропуска. 

Когда судья в результате рассмотрения дела придет к выводу, что требования обоснованы, производится восстановление на работе. К примеру, с гражданином прекратили трудовые отношения в связи с прогулом. Он посетил судебный орган и подал иск для защиты прав. Обоснованием выступало то, что он не ознакомлен с документом. 

Судья изучил дело и пришел к выводу, что имеет место нарушение процесса расторжения отношений. Гражданину не передали на рассмотрение акт. 

В этом видео вы узнаете, зачем нужно обязательно оформлять дисциплинарные взыскания:

Форма для приема вопроса, напишите свой

Что не считается прогулом

Существует целый список ситуаций, при которых работник отсутствует по причине, которая считается уважительной. Значит, такое отсутствие прогулами назвать нельзя.

К этим ситуациям относятся:

• Нахождение на больничном;
• Декретный отпуск;
• Отпуск, связанный с учебой или сдачей сессии;
• Сотрудника вызывали в полицию или суд;
• Сдача донорской крови;
• Арест;
• Забастовка;
• Стихийные бедствия, военные действия и другие ситуации, на которые работник не может повлиять;
• Работодатель не выплачивает заработную плату более 15 дней. В этой ситуации он не выполняет свои обязательства. Однако при этом сотрудник обязан предупредить начальство о своем отсутствии.

При этом нужно понимать, работодателю необходимо предъявить официальное подтверждение того, что сотрудник отсутствовал по уважительной причине. Это могут быть повестки, справки, объяснительные. Стоит отметить, к чрезвычайным ситуациям относится поломка водопровода в квартире. Но в том случае, если проводится запланированный ремонт того же водопровода, это уже нельзя считать уважительной причиной отсутствия.

Кто составляет акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Как правило, акт заполняется ответственным сотрудником. Это может быть секретарь, начальник отдела, юрист, работник отдела кадров. Однако нужно понимать, документ, составленный одним человеком, может вызывать определенные сомнения и споры. Именно поэтому, в организации принято создавать специальную группу, которая должна состоять из двух и более человек. Сюда могут входить любые сотрудники компании. Они коллективно подписывают акт, подтверждая факт отсутствия работника.

После заполнения документа, его необходимо предоставить сотруднику для ознакомления. В большинстве случаев он понимает свою вину, поэтому безоговорочно ставит свою подпись в документе. На подписание документ подается и руководителю компании. Именно правильно составленный акт дает управленцу издать приказ, в котором говорится об увольнении.

Особое внимание нужно обратить на сроки составления акта. После обнаружения прогула, документ должен быть составлен в течение месяца

Если акт составить позже этого срока, то он не будет иметь юридической силы.

Когда необходимо составлять акт?

Многие ошибочно полагают, что акт является единственным документом, который позволяет уволить сотрудника. Однако это не совсем так. Можно сказать, в составлении данного документа нет острой необходимости.

Когда работник не предупреждает о том, что будет отсутствовать, необходимая отметка ставится в табеле, который предназначен для учета рабочего времени. Код «НН» свидетельствует о том, что человек не работает по непонятным причинам. В такой ситуации работодателю приходится просто ставить данные отметки, фиксируя отсутствие сотрудника. Эти записи в табеле также могут стать основанием для увольнения. По сути, это документальное доказательство отсутствия работника, значит, его можно использовать при судебных разбирательствах.

Несмотря на то, что Трудовой кодекс не обязывает организации оформлять акт, данный документ все-таки рекомендован. Не исключено, что работник пожелает отстоять свои права в суде. Он может считать, что его увольнение было незаконным. При этом акт будет дополнительным доказательством того, что сотрудник не вышел на работу. Зачастую предприятия самостоятельно определяют, с какой периодичностью данные акты нужно составлять.

Что надо предпринять

Общий порядок увольнения работника за прогул следующий:

1. Фиксация факта отсутствия.
2. Получение объяснения.
3. Квалификация проступка.
4. Подготовка документов на увольнение.
5. Ознакомление сотрудника с документами и выдача их на руки при увольнении.

Разберем каждый этап подробно

Обращаем внимание на то, что каждый этап обязательно документируется. Это необходимо, потому что в случае трудового спора работодателю придется доказывать свою правоту, в том числе, что им соблюдена пошаговая инструкция увольнения за прогулы в каждом конкретном случае

Шаг 1. Фиксируем прогул

Материалы по теме

Увольнение за прогул по статье: как избежать противоречий

В акте указывается:

• время и место составления;
• персональные данные и наименования должностей составителя и присутствующих лиц;
• сам факт отсутствия конкретного сотрудника.

В первый день невыхода сотрудника на работу, как правило, составляется три акта:

• первый — в момент обнаружения;
• второй — по истечении четырех часов отсутствия;
• третий — в конце рабочего дня или смены.

В последующем составляют по одному акту в день в конце рабочего дня.

Далее переходим к следующему этапу пошаговой инструкции, как уволить сотрудника за прогулы по всем правилам 2020 года, — запрос объяснения.

Шаг 2. Запрашиваем объяснение

Это делается, чтобы работник имел возможность объяснить, почему он отсутствовал. Если объяснения не получать, то судом процедура признается незаконной. Не советуем пропускать этот важный этап предложенной пошаговой инструкции. В законе не сказано, каким образом необходимо запрашивать объяснения, но лучше это делать письменно, чтобы в последующем при судебном разбирательстве работодателю было что предъявлять суду.

У сотрудника есть два рабочих дня на написание своего объяснения, в котором он изложит причины своего невыхода. Если по истечении двух дней работник не предоставил объяснение — составляется акт.

До выяснения причин и условий, по которым человек отсутствовал, в табеле учета рабочего времени ставится код НН (неявка по невыясненным причинам). После того, как работодатель разберется с причинами, в табель вносятся изменения и проставляется либо код ПР (если работодатель посчитал, что сотрудник прогулял), либо иной код, в зависимости от причин отсутствия.

Шаг 3. Выясняем причины

Правовая оценка объяснений излагается в отдельном документе, как правило, в форме докладной или служебной записки, в которой указывается, что:

• либо человек в нарушение требований законодательства совершил дисциплинарный проступок, который выразился в отсутствии без уважительных причин на своем рабочем месте в течение определенного периода;
• либо работник не совершал прогула, то есть отсутствовал по уважительным причинам.

Если работник виновен, в докладной указываются предложения о применении к виновному мер дисциплинарного воздействия, которые варьируются от замечания до увольнения.

Оформленная докладная передается на утверждение генеральному директору компании либо лицу, уполномоченному на принятие решения по этому вопросу (применение мер дисциплинарного воздействия, заключение и расторжение трудовых договоров).

Руководство на свое усмотрение самостоятельно принимает решение в отношении виновного сотрудника:

• может согласиться с предложениями, изложенными в докладной (в зависимости от того, что там написано);
• может принять собственное решение, усилить (вплоть до увольнения) или смягчить ответственность работника за прогул.

Материалы по теме

Как правильно оформить приказ об увольнении за прогул

Шаг 4. Готовим приказ

Не согласны с увольнением?

Используйте судебную базу КонсультантПлюс, чтобы найти похожие дела и разобраться, какое решение в итоге приняли. Не бойтесь отстаивать свою правоту!

Шаг 5. Рассчитываем и выдаем документы

Завершается процедура увольнения за прогул, согласно законодательству, окончательным расчетом с работником и выдачей ему документов. Деньги выплачиваются на основании записки-расчета, которая готовится кадрами и бухгалтерий совместно. В расчет входит заработная плата за отработанный период, премии (при их наличии), компенсация за неиспользованный отпуск. Выплаты производят в последний рабочий день.

В этот же день выдаются документы:

• трудовая и медицинская (при наличии) книжки;
• копии приказов (по запросу работника);
• иные документы.

В каких случаях оформляется?

Для того чтобы зафиксировать неявку на рабочем месте, заполняют акт об отсутствии работника. Такой документ начальнику дает возможность доказать, что человек не выходил на работу и его необходимо привлечь к ответственности.

Данная форма может пригодиться также для случая, если у сотрудника случился несчастный случай, когда он должен был быть на рабочем месте. Прежде чем составлять документ, необходимо позвонить работнику, чтобы узнать причину его отсутствия на работе.

Не считаться прогулом может, когда человек заболел, у него защита диплома, его вызывали в полицейский участок или на суд.

Форс-мажорные обстоятельства также не являются прогулом, погодные условия или стихийные бедствия.

Прогулом не считается ситуация, когда необходимо ухаживать за больным человеком в семье. Также является уважительной причиной поломка транспортного средства или пробка.

Такие ситуации при предъявлении справки или других подтверждающих документов обычно не считают прогулом без уважительных причин.

Сотрудник также может не выйти на рабочее место, если работодатель не выполняет свои обязанности в плане выплаты зарплаты в течении пятнадцати дней. Это действует в том случае, если работник заранее предупредил начальника.

Прогулом может считаться, если человек не находится на работе больше чем четыре часа за целую смену без уважительных причин. Факт отсутствия нужно зафиксировать на бумаге в присутствии свидетелей, делается это с помощью письменного акта.

Сколько человек должно подписать акт

Нормативные документы не устанавливают, в присутствии какого количества людей необходимо оформлять акт об отсутствии работника на своем месте.

Обдано негласно принято, что таких свидетелей необходимо приглашать минимум двоих. Данное решение сложилось в результате практики составления подобных бланков. Это связано, в первую очередь, с тем, что сразу присутствие нескольких человек повышает объективность освещения факта прогула.

Рекомендуется приглашать таких свидетелей из иных подразделений. Это позволит исключить проявления необъективности и возможности искажения возникшей ситуации. С другой стороны, свидетели должны иметь возможность видеть отсутствие работника на своем месте в течение трудового дня.

К примеру, суд может посчитать недостоверными показания работников из цеха №7, если они выступают свидетелями неявки работника из цеха №1.

Внимание: в качестве свидетелей также можно привлекать лиц, которые не являются сотрудниками этой фирмы, но имели возможность зафиксировать отсутствие работника. Например, это могут быть представители заказчика либо покупателя, которые в это время находились в офисе компании.. Или же это могут представители соседней фирмы, которые могут наблюдать за соседями и видят, кто из них когда пришел на работу, а кто — нет

Только в такой ситуации суд может принять сторону предприятия и подтвердить законность увольнения

Или же это могут представители соседней фирмы, которые могут наблюдать за соседями и видят, кто из них когда пришел на работу, а кто — нет. Только в такой ситуации суд может принять сторону предприятия и подтвердить законность увольнения.