Договор аренды транспортного средства с экипажем: как переделать шаблон под себя

Основное содержание соглашения

Всего есть два способа составить договор: скачать действующий шаблон и отредактировать в зависимости от личных требований либо написать его самостоятельно.

Что необходимо в нем отразить:

Полную стоимость автомобиля либо сумму возмещения убытков. В первом случае упор идет на себестоимость; во втором же, наоборот, можно поступить двумя путями: зафиксировать сумму возмещения либо сослаться на ту, что примет в качестве компенсации суд.

Продолжительность аренды

Это важно, так как в рамках данного срока вся ответственность налагается на водителя. За его пределами — на собственника.
Порядок выплаты

Данный пункт находится во всех шаблонах и является обязательным ввиду требований законодательства, однако указание денежной суммы в размере 0 рублей решают все проблемы.
Обязанность при чрезвычайных случаях. Это касается всех случаев, когда будут различные нарушения со стороны водителя: порядок выплаты, размер и т. д.

Договор аренды автомобиля без экипажа

Получив ТС, арендатор обязуется самостоятельно ухаживать за техникой, управлять ею, покупать ГСМ и другие расходные материалы. Кроме этого, арендатор обязан оформить страховой полис, и брать на себя ответственность в случае аварии. Но тут необходимо понимать, ответственность на обслуживание авто и его ремонт это разные вещи. Если ТС сломалось, не нужно пытаться чинить его самостоятельно. Достаточно лишь сообщить об этом арендодателю.

Скачать:

Бланк

Перечень необходимых документов для составления договора

При оформлении данной сделки понадобится пакет следующих документов:

• гражданские паспорта представителей обеих сторон;
• иностранцам понадобится документ, подтверждающий регистрацию на территории РФ;
• удостоверение водителя нужной категории. Что касается иностранцев, им понадобятся международные права. Также могут предъявить перевод своего удостоверения, заверенный нотариусом;
• техпаспорт;
• свидетельство о регистрации;
• доверенность, если интересы организации представляет не директор, а другой сотрудник;
• устав организации и регистрационное свидетельство.

На что обратить особое внимание при заключении договора

1. После окончания срока действия договора он не может продлеваться автоматически. Когда оформляется новое соглашение, бывший арендатор не имеет никакого преимущества.
2. Если арендатор пожелает сдавать авто в субаренду, обязательно понадобится получить разрешение от владельца. Если же арендодатель категорически против, он должен указать об этом в документе.
3. Если имуществу причинен вред, то ответственность полностью возлагается на арендатора. Исключением являются ситуации, когда авто арендуется с экипажем. В этом случае за сохранность отвечает экипаж, т.е. представители арендодателя.
4. Транспортный налог обязан оплачивать только собственник авто. Арендатор не должен иметь к этому никакого отношения.
5. Расходы по страхованию обычно оплачивает арендатор, если обратного не предусмотрено соглашением.

5 1 голос

Рейтинг статьи

Предыдущий
Образец доверенности на постановку автомобиля на учет в ГИБДД в 2021 году

Следующий
Заявление о прекращении регистрации ТС в 2021 году

Не проще ли купить?

Чем аренда или компенсация лучше покупки собственного автомобиля? В первую очередь добавится транспортный налог. К тому же приобретение дорогостоящее и относится к основным средствам, как в налоговом учете, так и в бухгалтерском. Потребуется завести карточку, вести учет ремонта, модернизации, решать вопрос с утилизацией изношенных запчастей и шин, чего можно постараться избежать в других случаях.

Есть определенные сложности и при продаже подобного ОС на УСН. При сроке службы ОС менее 15 лет и продаже авто ранее 3 лет с момента учета расходов на его приобретение организации придется восстановить сумму, на которую налогоплательщик уменьшил базу по налогу ранее. Это следует из п. 3 статьи 346.16 НК.

Кстати! Автомобили относят к III, IV или V амортизационной группе, срок их полезного использования не превышает 10 лет.

Упрощенцы не амортизируют ОС в общепринятом смысле, а списывают стоимость в затраты равными долями в налоговом периоде приобретения. При восстановлении придется уплатить налог и даже пени по нему, что выльется в весомую сумму.

Предмет

В разделе о предмете настоящего договора указывается информация об объекте арендного соглашения. Предметом выступает сама спецтехника, в которой нуждается Арендатор. Выглядит данный раздел следующим образом:

Арендодатель передает Арендатору за оговоренную договором плату право пользования следующей спецтехникой без экипажа:
Автокран Liebherr (Либхер) LTF 1035-3.1 – 1 шт.;
Экскаватор гусеничный Case CX75SR. – 1 шт.;
Экскаватор-бульдозер погрузчик АМКОДОР-702ЕВ-02 – 1 шт.
Собственником предоставляемой спецтехники является Арендодатель.
Настоящий договор заключается на срок: 3 (Три) месяца с момента подписания Сторонами документа.

Налоговые вопросы аренды ТС

Следует учесть нюансы начисления НДС, налога на прибыль и подоходного налога, связанного с арендоваными транспортными средствами.

Аренда без экипажа

НДС принимается арендатором к вычету, если соблюдены следующие условия:

• арендодатель предъявил счета-фактуры с выделенным НДС;
• автомобиль применяется для действий, облагаемых данным налогом;
• есть приемочный акт на автомобиль.

Налог на прибыль с аренды автомобиля учитывается в последний день отчетного периода по данному налогу. Иными словами, арендные платежи в качестве расходов уменьшают налоговую базу. Они входят в «Прочие расходы по производству и реализации», если организация применяет метод начисления.

НДФЛ отчисляется у сотрудника, если он сдал в аренду авто своему работодателю, который сам является его налоговым агентом. Он отчисляет 13% с получаемой арендной платы. Если личный автомобиль сдан в аренду другой организации, а не своему начальству, отчислять 13% должен «родной» работодатель.

Аренда с экипажем

Хозяин машины, которую предприятие зафрахтовало, сам обслуживает ее и несет сопутствующие расходы, потому что по факту он как бы временно становится сотрудником предприятия. Оно, в свою очередь, своевременно вносит арендную плату и чаще всего оплачивает расходы на топливо, потому что без него машина не сможет функционировать. Эти затраты и ложатся в основу учета налогооблагаемой базы.

НДС платится по такой же схеме, как и при аренде без экипажа.

НДФЛ в обычном размере 13% удерживается, только если машина принадлежит физическому лицу. Если она в собственности у организации, НДФЛ с зарплаты водителя не платится. То же касается страховых взносов – они удерживаются только при аренде у физлиц.

Налог на прибыль, если владелец авто – физлицо, делится на две группы: расходы на аренду автомобиля и затраты на оплату услуг водителя. Арендные платежи учитываются так же, как если владелец – юрлицо либо автомобиль арендуется без экипажа. А вот плата шоферу может быть признана расходом по-разному:

• если водитель – не сотрудник организации, это будут затраты на оплату труда;
• если хозяин машины работает в фирме и «шоферит» на нее свободное время, это будет «прочий расход по реализации и производству».

Образец бланка договора и пример заполнения

Договор аренды автомобиля заключается между арендодателем, лицом, предоставляющим транспортное средство во временное пользование и арендатором, лицом, получающим автотранспорт на определенный срок и за определенную плату.

Арендатором и арендодателем могут являться как физические лица, так и организации любой формы собственности, относящиеся к юридическим лицам.

Аренда может быть:

• с экипажем, то есть транспортное средство предоставляется во временное пользование с водителем и при необходимости иным обслуживающим персоналом
• без экипажа, то есть управление автотранспортом и обслуживание автомобиля производится арендатором самостоятельно

Наиболее существенными отличиями между двумя видами соглашений являются:

• предмет договора. В случае аренды транспортного средства без экипажа в соглашении указываются только идентификационные данные автомобиля, а в случае заключения арендного договора с экипажем и данные водителя, который будет осуществлять управление автотранспортом
• правила пользования автомашиной: кто может управлять ТС
• оплата эксплуатационных расходов. В большинстве случаев аренда без экипажа предусматривает необходимость оплаты ГСМ, технического и капитального ремонта, иных расходных материалов. Если предполагается аренда транспорта с водителем, то и эксплуатационные расходы оплачиваются арендодателем
• ответственность. При аренде авто с экипажем ответственность за причинение ущерба автомашине или третьим лицам возлагается на арендодателя, а при получении во временное пользование исключительно транспортного средства – на арендатора

С экипажем

Договор аренды автотранспорта с экипажем регламентируется статьями 632-641 ГК РФ. Наиболее существенными условиями соглашения являются:

1. Реквизиты сторон договора, позволяющие идентифицировать арендатора и арендодателя. Если одной из сторон соглашения является физическое лицо, то указываются ФИО, дата рождения, адрес проживания и паспортные данные. Если стороной соглашения является юридическое лицо, то необходимо указать полное наименование и адрес расположения организации, а так же ИНН и ФИО руководителя.
2. Предмет соглашения, которым является автомобиль с указанными техническими параметрами и водитель, который будет управлять транспортным средством. Рекомендуется указать:

• марку и модель автотранспорта
• регистрационный номерной знак
• индивидуальный (VIN)номер
• номера шасси и кузова при наличии
• цвет
• номер и мощность двигателя
• год изготовления
• ФИО и реквизиты водительского удостоверения лица, допускаемого к управлению
• реквизиты паспорта автомобиля, как документа, подтверждающего право собственности на движимое имущество
• оценочная стоимость машины

1. Срок действия соглашения. Договор может быть заключен на определенный срок или неопределенный срок. В последнем случае расторжение соглашения производится по согласованию сторон или инициативе одной стороны с письменным предупреждением за 30 дней до установленного срока.
2. Правила предоставления и возврата автотранспорта. В большинстве случаев передача транспортного средства сопровождается заключением акта приема-передачи, которым подтверждается не только сам факт получения/возврата предмета соглашения, но и то что авто находится в исправном состоянии и пригодно для эксплуатации.
3. Правила использования транспорта. Устанавливаются такие аспекты, как:

• график работы водителя
• цели использования автомашины
• кто будет оплачивать расходы на приобретение ГСМ и иных расходных материалов, ремонт и обслуживание машины, страхование и так далее
• возможность передачи транспортного средства в субаренду

1. Размер и правила внесения арендной платы. Договором может быть предусмотрен единый платеж или рассрочка оплаты на определенный период времени. В последнем случае рекомендуется указать сумму ежемесячных (еженедельных и так далее) платежей, а так же даты проведения банковской операции.
2. Ответственность сторон в случае причинения ущерба автомобилю или третьим лицам, а так же несоблюдения условий соглашения.
3. Порядок разрешения спорных ситуаций.

Без экипажа

Договор аренды автомобильного транспорта без экипажа заключается в соответствии со статьями – 649 ГК РФ.

В документе так же отражаются:

• реквизиты арендатора и арендодателя
• предмет договора, которым является только транспорт
• срок действия документа
• правила передачи автомашины
• правила использования ТС
• права и обязанности сторон
• правила и размер внесения арендной платы
• ответственность в случае причинения ущерба
• правила и порядок урегулирования споров

Порядок расчетов по аренде

Порядок расчетов по договору следует определить в тексте соглашения. Он может быть любым, главное — чтобы он устраивал обе стороны. Брать оплату аренды допускается как в безналичной, так и в наличной форме. Расчеты могут производиться:

• ежемесячно равными платежами;
• полная предоплата;
• предоплата половины стоимости аренды, вторая половина выплачивается по окончании срока;
• по любой другой схеме.

Гражданский кодекс позволяет менять данные условия соглашения не чаще одного раза в год.

Заключение договора аренды ведет к возникновению вопросов по налогообложению доходов от сделки, и в этом вопросе много нюансов и неоднозначностей. Так, если индивидуальный предприниматель выбрал для себя режим ЕНВД, то прибыль от сдачи автомобиля в аренду декларируется отдельно и специальный режим к ней не применяется. Придется заплатить по текущей ставке НДФЛ, которая равна 13%. А если ИП для осуществления деятельности арендовал автомобиль с экипажем, то его бизнес попадает под ОКВЭД «организация грузоперевозок» вместо перевозки грузов. Это влечет за собой:

• оформление нового ОКВЭД (если он раньше не был оформлен);
• смену режима налогообложения, так как новый вид получения дохода не предполагает систему ЕНВД.

Подобные ситуации могут возникнуть в любой момент, поэтому перед заключением сделки следует проконсультироваться с юристами и налоговиками.

Специфические виды контрактов

Договоры по аренде отдельных навесных агрегатов и механизмов носят сезонный характер. Например:

1. в случаях, когда сельхозпроизводителю требуются почвенные фрезы, культиваторы, косилки, плуги, бороны и другое навесное и прицепное оборудование для тракторов;
2. в случаях, когда коммунальным службам зимой нужны лопаты, отвалы, ковши для уборки снега.

Арендатору выгодно не приобретать такое оборудование, которое будет использоваться лишь несколько месяцев в году, а взять его в аренду. С другой стороны, ввиду незначительного размера арендной платы, содержать упомянутое сезонное спецоборудование арендодателю не выгодно.

Договор аренды авто — кому необходим и для чего нужен

Поговорим о том, почему нужно использовать именно договор аренды, а не доверенность. Ведь данный документ является прямым конкурентом и не всегда видны объективные убытки в случае его применения.

Вот с какими проблемами столкнется собственник автомобиля, если оформит доверенность:

1. Оплата штрафов. Вне зависимости от того, кто был за рулем: если автоматические камеры фиксируют нарушение, то выплачивать штрафы будет собственник. Избежать такого исхода можно, если нарушившее ПДД лицо лично придет в отделение с доверенностью и признает свою вину.
2. Лишение прав. Если доверенное лицо сядет за руль в пьяном виде, прав лишат именно владельца, а не водителя. Подобное также возможно в ситуациях, когда у водителя нет прав вовсе. Все случаи ДТП, строгих нарушений работают точно так же — отвечает собственник, а не доверенное лицо.
3. Ремонт. Вне зависимости от расстояния, что планируется проехать на доверенности, случиться может всякое. Оплачивать ремонт в этом случае придется собственнику. Используя договор, можно дополнительно написать, что при наличии ущерба все возмещение ложится на водителя.

Учитывая эти факты и время составления договора (около 30 минут без шаблона), есть смысл потратить немного времени и обезопасить себя.

Как оплачиваются налоги

Договор аренды транспорта учитывается при определении:

• налога на прибыль организации – арендатора
• налога на договоры физического лица – арендодателя

При расчете налога на прибыль арендные платежи и иные расходы, связанные с использование авто и поддержанием технического состояния относятся к прочим расходам и снижают налогооблагаемую базу. Если арендатор использует общую систему налогообложения, то расчеты производятся на конец отчетного периода. При применении упрощенной системы – на день фактически произведенных затрат.

Сумма налога в размере 13% от получаемой прибыли удерживается арендатором в день передачи (перевода) средств арендодателю и передается в налоговый орган.

Аренда спецтехники с экипажем

Меньшую ответственность арендатор несет в случае аренды спецтехники вместе с обслуживающим техническим персоналом. Несмотря на увеличение арендной платы в этом случае, арендатор избавлен от забот по уходу за машинами и не отвечает за возможные поломки в ходе эксплуатации.

Инженерно-технические работники предприятия-арендатора проводят инструктажи по технике безопасности на конкретном объекте со вновь прибывшими работниками арендодателя и знакомят их с распорядком рабочего дня. При необходимости уточняются плановые задания и назначается ответственное лицо, контролирующее качество и график производства работ спецтехникой.

Если автомобильным подъемным краном, экскаватором или другой спецмашиной владеет частное лицо, то при оформлении сделки аренды должны быть выполнены следующие действия:

1. С машинистом, являющимся в данном случае и собственником техники, заключается трудовой договор, как с наемным работником. В соответствии с этим документом в дальнейшем производится оплата труда.
2. В договор аренды с физическим лицом вписываются пункты, предусматривающие ответственность владельца за работоспособное состояние спецтехники и выполнение в срок, с хорошим качеством, всего договорного объема работ.
3. От специалиста со своей собственной сложной спецтехникой истребуется подтверждение квалификации. Подтвердить квалификацию могут соответствующие документы, которые станут приложением к договору. Это вызвано тем, что сторонний специалист получает доступ на строительный объект, то есть будет обязан подчиняться всем требованиям ТБ и отвечать за качественное ведение порученных ему работ.

Вопросы по соблюдению налогового законодательства и фиксация результатов труда наемного работника, в данном случае работающего на своей спецтехнике, актами выполненных работ будут курироваться бухгалтерией.

Что собой представляет такой договор аренды

• транспортное средство;
• услуги по управлению предоставленным ТС;
• услуги по его техническому обслуживанию.

Арендатор, в свою очередь, выплачивает арендодателю оговоренную арендную плату.

ТС предоставят временно, на определенный срок. Срок предоставления в аренду оговаривается в соглашении и не пролонгируется автоматически по его окончании.

Арендодатель самостоятельно несет ответственность за техническое состояние ТС, заботится о своевременном проведении текущего и капитального ремонта и обеспечении его требуемыми комплектующими. При этом, если иное не оговорено в тексте соглашения, арендатор оплачивает расходы, связанные с использованием и обслуживанием ТС.

Соглашение заключается в простой письменной форме, дополнительной регистрации или нотариального удостоверения не требуется.

Обязанности и ответственность сторон

К обязанностям арендодателя относятся:

• предоставление транспортного средства в аренду;
• поддержание надлежащего технического состояния ТС на всем протяжении соглашения;
• непосредственное управление ТС, то есть оказание услуг водителя. Водительские услуги вправе оказывать сам арендодатель или нанятые им сотрудники, арендодатель обязан обеспечивать надлежащий уровень квалификации лиц, управляющих ТС.

В обязанности арендатора входит:

• выплата арендной платы;
• своевременное оформление и подписание транспортных документов, необходимых для фиксации времени использования ТС;
• оплата расходов, связанных с эксплуатацией ТС, в том числе: топлива, ремонтных работ, используемых деталей. Стороны вправе договориться о том, что эти расходы ложатся на арендодателя.

Стороны вправе предусмотреть дополнительные обязанности, если это необходимо из-за специфики сотрудничества. Например, если ТС предоставляется для осуществления междугородних или международных поездок, арендодатель вправе требовать от арендатора организации надлежащих санитарно-бытовых условий для экипажа в период командировок, оплаты гостиничного проживания.

• за порчу автомобиля несет ответственность арендатор, если не докажет, что порча произошла не по его вине и по не зависящим от него причинам;
• за вред, причиненный другим лицам в результате использования ТС, отвечает арендодатель, он обязан выплатить потерпевшим компенсацию причиненного вреда. Если фактически вред возник по вине арендатора, после выплаты компенсации потерпевшим арендодатель вправе взыскать выплаченную сумму с арендатора.

Ответственность сторон

В этом разделе обговариваются ситуации, при наступлении которых Стороны несут материальную ответственность. В данный пункт по взаимному согласию Контрагентов можно включить множество обстоятельств. Мы же остановимся на тех, которые являются основными:

Стороны несут материальную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по настоящему договору.
Арендодатель несет ответственность за недостатки сданного им объекта, которые мешают нормальному пользованию им.
В случае если такие недостатки оговаривались сторонами при заключении сделки, Арендодатель ответственности не несет.
Арендатор несет ответственность за причинение ущерба объекту, сданному ему в пользование по договору аренды.
В случае просрочки исполнения обязательств по выплате арендной платы, за каждый просроченный день начисляется пени в размере 15% от суммы задолженности.

В заключительных положениях такого документа указываются разделы о порядке расторжения, продления договора, порядке разрешения споров и форс-мажорных ситуациях. Также рекомендуется составить пункт об особых условиях, в котором прописываются положения о корректном использовании спецтехникой и о лицах, имеющих право ей управлять.
В конце договора ставятся подписи сторон, и сделка считается заключенной.

Вопросы страхования и возмещения ущерба при ДТП

Немаловажным является вопрос страхования по ОСАГО арендуемого ТС.  Если следовать нормам Гражданского кодекса то обязанность по страхованию гражданской ответственности распределяется в зависимости от вида аренды транспортного средства.

Так, при аренде ТС с экипажем, она возлагается на арендодателя (ст. 637 ГК), а при аренде ТС без экипажа на арендатора (ст. 646 ГК). На практике  обычно и в том и в другом случае заботы по страхованию арендодатель берет на себя. В случае наличия полиса ОСАГО с неограниченным кругом допущенных к управлению лиц никаких дополнительных действий кроме передачи полиса арендатору не производится.

При наличии ограничения допущенных к управлению ТС лиц придется совершить визит в страховую компанию и вписать требуемое лицо в полис ОСАГО. В случае,  если у включаемого в страховку лица небольшой стаж, может потребоваться доплата страховой премии, что стоит  учитывать при расчете арендной платы.

Рассмотрим случаи, когда арендуемый автомобиль попал в ДТП. Закон предусматривает привлечение в качестве ответчика лица управлявшего автомобилем в момент ДТП. Возможны два варианта:

1. Лицо, управлявшее автомобилем, не виновно в совершении ДТП.

В этом случае страховая компания выплачивает возмещение собственнику транспортного средства. Иное возможно только в случае передоверия данного права по нотариальной доверенности.

1. Лицо, управлявшее автомобилем, виновно в ДТП.

Виновник несет ответственность как перед собственником авто, так и перед третьими лицами кому он причинил ущерб. Ущерб третьим лицам в пределах страхового лимита покрывается по ОСАГО страховой компанией. Если ущерб превышает лимит, то разницу оплачивает  причинитель ущерба. Восстановление арендуемого автомобиля виновник осуществляет за свой счет.

В каких случаях может потребоваться договор аренды?

Для передачи транспортного средства родственнику обычно используют доверенность. Это объясняется тем, что по факту за рулем может находиться как сам его собственник, так и лицо, которому автомобиль доверен.

Но в случае, когда автомобиль передается совершенно постороннему лицу, следует обезопасить себя письменным договором. Не следует пренебрегать его составлением даже тогда, когда знакомый вам человек просит доверить ему авто для поездки на несколько часов.

Лучше потратить немного времени, но избежать недоразумений, которые могут возникнуть по вине водителя.

Среди таких проблем могут оказаться:

• штрафы, зафиксированные наружными камерами автоматической фиксации, когда ответственность за них возникает у владельца ТС;
• участие в ДТП. В случае, когда водитель виновен и скрывается с места аварии, лишить прав могут хозяина автомобиля. Ремонт пострадавшего транспорта также лежит на совести владельца виновного в аварии;
• управление доверенным лицом в состоянии алкогольного опьянения является поводом для наказания собственника ТС;
• обслуживание автомобиля и его ремонт осуществляется за счет собственника даже, если управлял им гражданин по доверенности.

Если же транспортное средство передано другому лицу по договору аренды, ответственность за все перечисленные случаи будет лежать исключительно на арендаторе. Он вправе распоряжаться автомобилем на свое усмотрение в рамках соглашения и нести полную ответственность за него.

Договор аренды автомобиля может быть заключен с экипажем или без экипажа. В первом случае предметом договора является не только само ТС, но и услуги водителя. Тогда все технические вопросы, ремонт и материальное возмещение ущерба ложатся на его собственника (ст. 632 ГК).

В случае, когда ТС передается в аренду без экипажа, вся ответственность имущественная и правовая возложена на арендатора (ст. 642 ГК).

Аренда без экипажа

Предприниматель, как правило, имеет возможность взять в аренду спецтехнику как с обслуживающим персоналом арендодателя, так и без него. В юриспруденции это трактуется как аренда с экипажем или без него.

Если у арендатора имеются свои водители или машинисты, квалификация которых позволяет им работать на арендуемых машинах, то смысла в привлечении сторонних специалистов нет.

При аренде спецтехники без экипажа арендатор будет обязан предоставить арендодателю квалификационные документы механиков-операторов, которые временно будут эксплуатировать его машины. При этом каждому механику-оператору спецтехники арендодатель выдаст доверенность.

В дополнительных соглашениях, прилагаемых к основному договору аренды спецтехники, указываются паспортные данные машинистов и номера документов, подтверждающих их квалификацию.