Как правильно составить и написать докладную на работника?

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

Административно-хозяйственный отдел
Генеральному директору
ООО «Просперити»
Гиацинтовой А.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

25.08.2016 г.

О некорректном поведении сотрудника

Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.

Виды и формы служебных записок

Считается, что единообразной формы, которой должны соответствовать содержание и оформление записки нет. Это не так, поскольку составление внутренних документов организации регламентировано, по крайней мере, общими правилами написания делового письма.

Записки классифицируются в зависимости от своего содержания на

1. Информационные (доводящие до сведения руководства определенные сведения);
2. Инициативные (через них сотрудник передает предложения по улучшению организации);
3. Отчетные (сообщающие информацию об определенном этапе в деятельности организации);

И, еще одна классификация, на внутренние и внешние – в зависимости от адресата (записка направляется либо одному из руководящих лиц организации или в вышестоящие органы).

Чем отличается служебная от докладной?

Все довольно просто. Служебная – это один большой класс документов, к которому можно отнести записки различного назначения, перемещающиеся внутри предприятия. Докладная это уже подкласс, входящий в класс служебных. В этом и заключается разница между ними.

Образцы и примеры докладной записки

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплиныИнформирует о факте нарушения работником трудовой дисциплины и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности. 1 образецДокладная записка о прогулеИнформирует о факте отсутствия сотрудника на рабочем месте в течение всего рабочего дня либо значительной его части и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности. 1 образецДокладная записка на сотрудника за оскорблениеИнформирует об оскорбительном поведении должностного лица на рабочем месте и содержит просьбу о принятии мер по недопущению такого поведения в будущем. 1 образецДокладная записка о невыполнении должностных обязанностейИнформирует о невыполнении или ненадлежащем исполнении сотрудником своих трудовых обязанностей и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности. 1 образец

ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ НА НИХ

Вопрос №1: Находясь на рабочем месте, меня оскорбил другой сотрудник. Какие меры может предпринять работодатель?

Ответ: Работодатель может помочь в разрешении конфликта или же призвать виновного сотрудника к публичному извинению. Наказание в виде штрафа может применяться только в судебной практике. Суммы таких штрафов при оскорблении находится в пределах от одной – пяти тысяч рублей для простых граждан, и от десяти до пятидесяти тысяч для людей, занимающих некую должность.

Вопрос №2: Каковы сроки хранения докладных записок?

Ответ: Хранение служебных, объяснительных и докладных записок должно осуществляться постоянно, поскольку они являются управленческими архивными документами. Это утверждено приказом Минкультуры России от 25.08.2010 года №558.

Разница между разными видами записок

Служебные и докладные записки очень похожи между собой. Однако нужно учитывать и их различия:

• Получателем СЗ может быть любой сотрудник компании. ДЗ всегда предназначается для вышестоящих сотрудников. Как правило, это руководство.
• СЗ – это внутренний документ. То есть, он используется только внутри фирмы для связи между ее сотрудниками. ДЗ может отправляться в другие компании.
• СЗ не наделяется юридической силой, а ДЗ – наделяется.
• СЗ может представлять собой обычный лист. ДЗ же, если она отправляется в стороннюю фирму, должна быть составлена на фирменном бланке. Документ нужно будет также снабдить регистрационным номером.

Существует также еще один распространенный вид записок – объяснительные. Их отличие от остальных документов заключается в том, что они составляются при нарушениях трудовой дисциплины. Объяснительная включает в себя эти сведения:

• Факт правонарушения.
• Причины этого нарушения.

Документ составляется при следующих обстоятельствах:

• Нарушение трудовой дисциплины.
• Внештатная ситуация на производстве.
• Материальный ущерб со стороны сотрудника.

Еще один вид документов – пояснительная записка. Она служит дополнением к основному документу. Записка детализирует состав этого документа, дополняет его.

Виды докладной записки

Существует условное разделение докладных по тематике, примерное направление которых понятно из названия:

• Отчетные. Чаще всего применяются именно такие докладные. Их составление заранее регламентируется вышестоящей структурой для контроля над параметрами, которые регулярно нуждаются в несложном, но непрерывном контроле.
• Инициативные. Подаются руководству нерегулярно в случаях, когда у подчиненных есть предложение по рационализации или оптимизации процессов на предприятии.
• Информативные. Пишутся для уведомления вышестоящих сотрудников о неких резких изменениях (часто негативных) в налаженной работе отдела или фирмы. В таких случаях обычно требуется быстрая реакция руководства, чтобы не понести потери либо не упустить возможную прибыль.

Вне зависимости от тематики, документ может быть:

• Внутренним. Для решения вопросов, возникающих внутри учреждения, применяются внутренние докладные. Решения после их рассмотрения принимают собственные сотрудники организации.
• Внешним. Внешняя докладная составляется для посторонней организации, которую стремятся вовлечь в процессы, происходящие в собственном учреждении.

Как составляются такие докладные записки, рассмотрим далее.

Образец докладной записки

Исходя из практического использования в корпоративном общении данного документа, ДЗ подразделяются на ряд основных типов. Наиболее распространенные виды записок, которые чаще всего встречаются в корпоративных взаимоотношениях сотрудников государственных учреждений и коммерческих компаний, нужно рассмотреть отдельно. Далее поясним их ключевые нюансы и дадим примеры составления.

О нарушении трудовой дисциплины

Разнообразные нарушения дисциплины, к сожалению, встречаются достаточно часто и реакция сослуживцев и непосредственного начальника в виде составления ДЗ вполне закономерна.

Такая бумага официально подтверждает дисциплинарный проступок работника. Но чтобы взыскание, налагаемое на нарушителя, было возможным, необходимо довести до руководителя информацию о факте нарушения. Это и выступает основной целью данной разновидности ДЗ. В записке должны присутствовать сведения о нарушении и просьба к руководству о принятии надлежащих мер.

О невыполнении должностных обязанностей

Другим, часто используемым в корпоративном обиходе типом ДЗ является докладная записка о невыполнении должностных обязанностей.

Такой документ призван довести до вышестоящего руководителя сведения о том, что конкретный работник выполняет (выполнил) возложенные на него обязанности с нарушениями или не выполнил их вообще. В последней части бумаги должна содержаться просьба о дисциплинарных мерах воздействия. Без документа, указывающего на факты нарушения, любые санкции по отношению к этому работнику считаются необоснованными.

Докладная составляется о нарушении трудовой дисциплины, неисполнении служебных обязанностей, некорректном поведении и в других ситуациях

О некорректном поведении

И еще один вид ДЗ, требующий рассмотрения. Расскажем, как написать докладную о некорректном поведении сотрудника.

Этот вид ДЗ служит для информирования руководителя о недостойном поведении оскорбительного характера в рабочее время. Предложенные меры должны содержать не только просьбу о наказании виновного, но и требование о недопущении таких ситуаций в будущем.

Понятие докладной записки и её виды

Бороться с нарушителями необходимо при помощи докладной записки, которая представляет собой особую деловую бумагу информационно-справочного характера, содержащую изложение сложившейся ситуации, возникшего вопроса, следствия по ним и действия по их решению.

Впрочем, не всегда докладная имеет вид жалобы. Документ может предполагать информацию о процессе выполняемой задачи, её окончании, декларировать завершение распоряжений вышестоящего начальства. Цель докладной в качестве жалобы состоит именно в информативном указании на сложившуюся ситуацию и побуждению к мерам решения.

Записка по направленности имеет вид внутренней или внешней. Первая оформляется на имя начальника подразделения. Например, рядовой сотрудник может написать жалобу на имя бригадира, менеджера. Начальник среднего звена указывает директора. Внешняя записка пишется на лицо высшей инстанции. Например, управляющий дочерним отделом оформляет докладную на имя директора центрального (головного) офиса. К тому же для написания внешней докладной требуется специальный бланк, тогда как внутренняя может быть написана на обычном листе А4. Такие бланки выдаются отделами самого предприятия. А также докладной документ классифицируется следующим образом:

• Инициативная записка. Её пишут сотрудники, которые имеют цель повлиять на другого работника. Им может быть как коллега, так и непосредственный руководитель. Документ описывает одну или несколько ситуаций, а также способы решения сложившихся обстоятельств;
• Информативная записка. Не имеет цели жалобы на сотрудника, и используется только как отчётность по текущему состоянию дел;
• Отчётная записка. Заполнение этого документа происходит только на этапе полного окончания работы и служит отчётом по выполнению задачи. В ней так же могут содержаться сведения по проделанной работе каждого сотрудника.

Как правильно составить докладную

Инициировать написание записки может любой сотрудник предприятия. Но не стоит забывать о правилах субординации. На имя генерального директора документ составляет руководитель структурного подразделения. Нижестоящие сотрудники должны сначала обсудить возникающие вопросы со своим непосредственным начальником. А уже последний, если посчитает необходимым, сообщит об этом в главную дирекцию.

Сотрудникам разрешается напрямую направить документ генеральному директору, но с подписью непосредственного начальника. Исключение – жалоба на начальника подразделения. В этом случае его подпись не требуется.

Структура записки

Структура докладной записки имеет некоторые моменты, которые обязательны к соблюдению:

1. События, причины, факты, из-за которых пришлось составить докладную. То есть получателю сразу должно быть понятно, что произошло.
2. Варианты решения проблем и пути выхода из сложившейся ситуации, предлагаемые автором.
3. Выводы и рекомендации автора.

Оформление

Требования к составлению докладной записки отражены в ГОСТ 6.30-2003. Документы, составленные с ошибками, могут потерять юридическую силу. Соответственно, при возникновении спорных ситуаций, не смогут выступить в качестве доказательственной базы.

Оформление внутренней докладной

Внутренняя докладная пишется как на компьютере, так и собственноручно на листе формата А4. Специальный бланк для неё не предусмотрен. В ней должно быть отражено:

1. Наименование подразделения, от которого направляется записка. Эти сведения размещают в верхнем левом углу.
2. Получатель записки (фамилия и инициалы), его должность и наименование подразделения. Указываются в правом верхнем углу.
3. Название документа должно быть размещено посередине листа (допускается выравнивание по левому краю) и написано заглавными буквами, то есть ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.
4. Ниже указывается дата подписания докладной в формате день, месяц, год арабскими цифрами.
5. Далее коротко излагается суть записки.
6. Содержание составляется тремя обособленными блоками.
7. В конце указывается должность автора, ставится его подпись с расшифровкой.

Оформление внешней докладной

Внешняя докладная записка – это, по сути, исходящий документ, который составляется на фирменном бланке организации. Вышеуказанные сведения в правилах внутренней докладной, распространяются и на внешнюю, но с добавлением нескольких моментов:

1. Обязательное присутствие сведений об организации-отправителе.
2. Данные об организации-получателе должны включать в себя наименование организации, индекс и полный адрес.
3. Обязательно указание города, где был составлен документ.
4. Подзаголовок, размещаемый ниже названия документа. Например, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, а ниже – «Касательно…» или «О…». То есть читающий сразу поймёт, о чём дальше будет идти речь.
5. Документу присваивается исходящий номер в канцелярии предприятия.
6. Обязательное отражение информации о составителе (исполнителе) письма с указанием контактного номера телефона.

Причины составления такого документа

Если проанализировать основные ситуации, возникающие на производстве, то можно сделать вывод, что причинами для составления подобных документов могут послужить:

• побуждение администрации к принятию определённых решений. В такой ситуации при составлении необходимо изложить 2 – 3 факта и краткий анализ того, как они влияют на производственную ситуацию. Необходимо сделать выводы, и изложить предложения относительно решения вопроса.
• Необходимость проинформировать начальство о разнообразных нюансах, а также ситуациях. Подобные документы обычно пишутся периодически и имеют аналитический характер.
• Предоставление отчёта. В записках такого типа обычно излагают результаты проделанной работы за конкретный период. Здесь также может быть изложено, насколько эффективно были проведены исследования, выполнены распоряжения руководителей или их указания. Стоит отметить, что правом на составление подобного документа обладают руководители отдельных и структурных подразделений.

Однако подобное правило не должно ущемлять права рядовых сотрудников обращаться к начальству.

Образцы докладных записок

Образцы отличаются в зависимости от того, к какому типу относится записка, с какой целью она составлена, и какая информация в ней содержится.

Самые частые образцы приведены далее.

О невыполнении служебных обязанностей работника

Цель этого документа – довести до сведения руководства информацию о том, что в штате есть сотрудник, некачественно выполняющий свою работу.

Докладная должна состоять из двух частей:

• Основной, в которой содержится информация касательно ненадлежащего исполнения сотрудником обязанностей.
• Рекомендательной, в которой составитель докладной предлагает меры, которые могут быть предприняты по отношению к работнику.

Также в документе обязательно должны присутствовать следующие данные:

• ФИО и должность сотрудника, который плохо выполняет свои обязанности.
• ФИО и должность составителя записки.
• Подробная информация о том, как именно сотрудник нарушил правила работы и к каким последствиям это привело.

Информация в записке должна быть представлена в таком порядке:

• Полное наименование получателя, должность и ФИО руководителя.
• Название и номер записки.
• Дата составления.
• Тип записки. В данном случае это будет докладная записка “О невыполнении должностных обязанностей”.
• Основное содержание.
• Рекомендации.
• Должность, ФИО, подпись составителя.

О нарушении трудовой дисциплины(прогуле)

Эта записка составляется в случае неявки сотрудника на рабочее место в необходимое время без веской причины. При ее составлении порядок данных остается тот же, меняется лишь тип документа.

Прогулом не считается отсутствие сотрудника на работе по причинам:

• Отъезда в рабочую командировку.
• Взятия отгула.
• Выполнения профсоюзной или общественной работы.
• Наличия дополнительных выходных дней.
• Нахождения сотрудника в отпуске.
• Выполнения своих рабочих обязанностей вне территории работодателя.
• Согласованный с руководителем уход с рабочего места по причине плохого самочувствия.

В этих случаях записка о нарушении трудовой дисциплины не составляется, а при составлении должна быть признана недействительной.

После получения такой докладной записки руководитель может предпринять следующие меры:

• Выговор.
• Замечание.
• Увольнение по статье.

Но зачастую сотрудника просят уволиться из компании самостоятельно.

О некорректном поведении сотрудника

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника – это документ, который составляется в следующих случаях:

• Оскорбительные высказывания в адрес коллег, клиентов или руководства.
• Грубое и навязчивое поведение.
• Использование в разговоре ненормативной лексики даже в случае, если она не произносится с целью оскорбления.
• Грубые и неприятные жесты в адрес руководства организации, ее клиентов или своих коллег.

Порядок представления данных у этого вида записки такой же, как и у предыдущих. Основная информация докладной (не служебной) записки может быть написана по данному образцу:

“Довожу до Вашего сведения, что 03.07.2005 г. оператор отдела логистики, Иванов Сергей Сергеевич употреблял нецензурные, бранные выражения по отношению ко мне. Прошу рассмотреть вопрос о привлечении Иванова С.С. к дисциплинарной ответственности, согласно внутренним правилам организации.

Оператор по логистике Л.Д. Тихонов”

Об отсутствии работника на рабочем месте

Отсутствие – не то же самое, что прогул. Человек мог появиться на работе, а потом покинуть рабочее место без согласования с руководителем.

Документ, информирующий об отсутствии на рабочем месте, мало чем отличается от образца докладной записки о невыполнении должностных обязанностей. Информация представляется в том же виде, что и в упомянутых выше записках.

Ранее упомянуты причины, по которым сотрудник может отсутствовать в организации.

О появлении сотрудника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения

В образце докладной записки о появлении работника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения указаны признаки, по которым руководитель определил нетрезвое состояние работника. Это может быть неадекватное и грубое поведение, сильный запах алкогольного напитка или перегара, неустойчивая походка. Также нельзя приносить на рабочее место алкоголь и психотропные вещества.

При наличии этих признаков руководитель обязан написать докладную. Непринятие мер по отношению к этому сотруднику может привести к плохим последствиям

Особенно это касается предприятий, где крайне важно соблюдать технику безопасности

Реакция руководителя на документ

Цель создания докладной – необходимость в информировании руководства, поэтому она и передается директору организации, его заместителю или другому ответственному сотруднику, в соответствии с локальными документами. Ответственно лицо должно рассмотреть предоставленную записку, после чего принять решение и посредством резолюции дать старт его исполнению.

Дисциплинарное взыскание может производиться только после получения от провинившегося сотрудника объяснительной записки. Однако отказ от ее составления не означает, что руководству стоит закрыть глаза на произошедшее. В любом случае, предприятие должно инициировать проведения расследования по тем фактам, которые изложены в документе. Цель – получение доказательств и документальное закрепление факта проступка, совершенного нарушителем в специальном акте. В ином случае, наказание будет незаконным и может быть оспорено в контролирующих органах.

Порядок составления

Определенный порядок составления записки все же рекомендуется соблюдать независимо от отсутствия соответствующего документа в законодательстве: чтобы работники не допускали ошибок и не испытывали трудностей при составлении подобных документов, рекомендуется создать шаблонную форму докладной записки.

Рекомендуется применить следующий порядок в шаблоне:

1. Левый верхний угол – адресант (ФИО написавшего записку, его должность, отдел). Если документ внешний, то необходимо указать наименование и почтовые реквизиты организации, город составления.
2. Правый верхний угол – адресат, те же данные, что и в предыдущем пункте.
3. Центр страницы – заголовок с заглавной буквы.
4. Ниже заголовка, ближе к левому краю, указывается дата составления документа и его регистрационный номер.
5. Далее необходимо сдержанно, но доступно изложить общую суть докладной. Описать события, сделать вывод, внести предложения.
6. Заключительная часть – фамилия и инициалы написавшего документ с указанием должности, дата и подпись. Рекомендуется все уместить на одной строке.

Пример

Для наглядности, стоит рассмотреть шаблон записки на примере. Как писать докладную на имя директора, если сотрудник нарушает дисциплину – опаздывает, не появляется на рабочем месте или не выполняет свои функциональные обязанности?

Применяется структура документа, приведенная выше: сначала описывают ситуацию, указывая факт одного или нескольких нарушений, затем просят руководителя принять меры или выдвигают варианты дисциплинарного наказания.

Директору ПАО АКБ «БАНК» Верещагину О.А.
Руководитель отдела продаж Краснов И.И.

Докладная записка (образец)

31.03.2016, № 254/4545

Довожу до вашего сведения, что 31.03.2016 клиентский менеджер Крылова Е.О. отсутствовала на рабочем месте с 9-00 до 14-00, что превышает допустимый порог в 4 часа и признается прогулом. Сотрудник не предоставила объяснений и не имеет документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия. В связи с этим, предлагаю применить к сотруднику Крыловой Е.О. дисциплинарное взыскание в виде увольнения.

Руководитель отдела продаж Краснов И.И. (подпись)
31.03.2016

Кто, кому пишет докладные записки и в каких случаях применяется

В сознании большинства людей определение докладной записки имеет негативный окрас, поскольку считается, что она может составляться только для дальнейшего дисциплинарного взыскания за:

• опоздание на работу без уважительной причины;
• прогул;
• некорректное общение с коллегами и с руководителем;
• появление на рабочем месте в нетрезвом виде;
• ненадлежащее выполнение своих обязанностей;
• преждевременный уход с рабочего места без веских причин;
• бездействие, приведшее к последствиям для других сотрудников или для компании.

Но это не все. С ее помощью можно передать работодателю сообщение о ходе работы и ее результатах, оповестить его об отсутствии необходимых трудовых или финансовых ресурсов.

Докладные пишутся руководителями подразделений или отделов. Цель подобных действий – обеспечение вертикальной деловой связи между подразделением и главой организации.

С помощью докладных записок руководитель фирмы узнает о проблемах, существующих в компании.  После их получения стоящий во главе компании человек должен принять решение касательно обозначенного в документе вопроса.

Также руководитель подразделения может написать докладную не только для дисциплинарного взыскания подчиненного, но и с целью получения поощрения со стороны вышестоящего.

В зависимости от содержащейся в документе информации докладные записки бывают следующих видов:

Информационная, в которой содержатся данные о результатах проделанной работы, использованных при этом методах и т.д.
Отчетная − информирует руководителя о завершении всей работы или конкретного ее этапа, а также о результатах выполнения требований, распоряжений или указаний.
Инициативная − составляющий ее сотрудник обращает внимание руководителя на ту или иную проблему подразделения и побуждает решить ее.

Служебные записки пишутся с целью решения конкретных вопросов касательно работы одного сотрудника или всего отдела. их главное отличие в том, что они обеспечивают горизонтальную, а не вертикальную связь. Адресат и адресант служебной записки равны в положениях. Между ними нет прямого подчинения.

В служебных записках делается акцент на определенные проблемы, с которыми составитель не может справиться самостоятельно

Цель данного документа – приковать к проблеме внимание и вынести ее на обсуждение. Работник компании может указать на ту проблему, которая находится в зоне его ответственности

Как написать внутреннюю докладную?

Внутренние докладные обычно пишут на простых листах бумаги. Перечислим обязательные составляющие и укажем их традиционное расположение:

1. Кому предназначена докладная (кто должен будет принимать решение) – справа вверху, в дательном падеже.
2. Информация о лице, составившем документ с непременным указанием отдела (подразделения). Указывается также справа, ниже предыдущей части, в дательном падеже.
3. Название документа – «Докладная записка» – в центре листа (после названия точка, двоеточие и другие знаки препинания не ставятся). Если тема докладной стандартная (о прогуле, о предложении, о премировании) – можно сразу ее добавить под заглавием.
4. Регистрационный номер и дата (если этого требует внутреннее делопроизводство).
5. Возможно упоминание побуждений, вызвавших составление записки.
6. С абзаца – констатация, то есть изложение сложившейся в каком-либо процессе ситуации с точки зрения респондента (факты, события, обстоятельства, хронология, причинно-следственные связи).
7. С нового абзаца – аналитика, то есть точное описание проблем, уже существующих или возможных в будущем, как это представляется докладчику (иногда приводятся потенциальные возможности, которые пока не используются, однако могут послужить на благо организации).
8. С новой строки – рекомендации, то есть пути устранения проблем или предложения по минимизации потерь, если избежать негативного воздействия неких факторов невозможно (либо оптимальный путь по освоению незадействованных ресурсов).
9. Дата, число, персональные данные докладчика – подпись, должность, инициалы (ФИО).

Пустой бланк документа можно загрузить здесь.

Наиболее популярные формы такой докладной записки рассмотрим ниже.

О нарушении трудовой дисциплины

Такой документ является очень серьезным, ведь на его основании может быть:

• вынесено дисциплинарное взыскание (выговор);
• понижение сотрудника в должности;
• запущена процедура увольнения сотрудника по соответствующей статье Трудового Кодекса РФ;
• открыто судебное разбирательство.

В основном тексте должно быть совершенно четко и конкретно указано, в чем провинился работник. Еще лучше, если прямо приводятся статьи Трудового Кодекса РФ и правила внутреннего распорядка, нарушенные сотрудником.

В тексте обычно присутствует упоминание о том, что сотрудник дал объяснения своему поведению в объяснительной записке, с указанием номера, даты и других идентификаторов этого документа. Если же такой объяснительной нет, это тоже указывается.

Образец внутренней докладной записки о том, что работник нарушил трудовую дисциплину, поскольку не был на рабочем месте, можно скачать тут.

О невыполнении должностных обязанностей

Как правило, за невыполнение должностных обязанностей следует наказание работника в виде привлечения к дисциплинарной ответственности. Его формами могут быть:

• невыплата премии;
• штраф;
• выговор;
• понижение в занимаемой должности.

Образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей предлагается загрузить здесь.

О премировании

Такая форма докладной применяется в случаях, когда сотруднику назначается премия. В основном тексте расписывается, за какую работу назначается премия и в каком размере. Скачать образец такого документа можно тут.

Докладная записка – образец

Докладная записка, состоит из реквизитов, которые оформляем в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», с 01 июля 2018 года оформляет по ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Докладная записка имеет такой реквизит, как дата, которая оформляется в верхнем левом углу цифровым способом  05.10.2018 или словесно-цифровым  5 октября 2017г.

Реквизит. Адресат. При адресовании документа  должностному лицу инициалы указываем перед фамилией, а с 01 июля 2018 года  после фамилии. Должность лица, которому адресован документ указываем в дательном падеже.

Реквизит. Заголовок к тексту. Включает краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида  документа. Заголовок к тексту может отвечать на вопросы: О чем? О ком? Заголовок к тексту может содержать не более 5 строк. Его располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатается через 1 интервал, точка в конце не ставится.

Реквизит. Тест документа. Текст документа печатают, отступив  2-4 интервала от реквизита «Заголовок к тексту», соблюдая 1,5 ный интервал.

Реквизит. Подпись. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации и сокращённое – на документе, оформленном на бланке),личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия). Подпись располагают после текста, отступив 2-3 межстрочных интервала.

Срок и место хранения

После того, как проблемы, изложенные в докладной записке решены, ее отправляют на хранение. Хранить ее можно в следующих местах:

• подшить в книгу, где собираются все основания для приказов (заявления, служебные записки, справки и т.д.);
• подшить к документам, которые были составлены на основании данной докладной записки (служебное расследование, приказ и т.д.).

Срок хранения докладной записки будет зависеть от того, какие документы будут в результате составлены. В среднем этот срок колеблется от 3 до 5 лет. Поэтому папку, где хранятся все докладные записки можно не сшивать, а хранить просто на скоросшивателе.

Цели и применение докладной записки

В этом случае докладная записка составляется непосредственным начальником такого работника и помимо доведения до сведения вышестоящего руководства такого факта может содержать требование применить соответствующее наказание.

Образец докладной записки отчетного характера используется при необходимости уведомить руководство о выполнении определенных приказов или поручений, а также для отчетов по проделанной работе с указанием их текущего статуса, если они еще не завершены. В большинстве случаев такие документы являются формальными бумагами, которые запрашивает руководство для соблюдения общей отчетности.

В отличии от отчетной информационная докладная не составляется в обязательном порядке, при этом строгого и точного отчета  в таком документе от составителя не требуется.

Для общения между отделами организации в информационных целях применяется служебная записка. Например, если необходимо донести информацию директору, о том, что следует провести обслуживание оборудование, в результате выхода его из строя.

Виды служебных записок

Существует разделение на несколько больших групп. Первая классификация называется «по содержанию». Они делятся:

• на информативные – данный документ содержит информацию о деталях или способах проведения работ. Составляются они периодически, этот процесс даже может быть частью должностной инструкции;
• отчетные — сотрудник предоставляет данные начальнику о результатах проведенных работ либо указаний, которые были выполнены;
• инициативные — побуждает к принятию решения, в ней допускается изложение рекомендаций, предложений.

Разделение происходит также в зависимости от адресата, а именно:

• внутренняя, адресована руководству. Такие составляются на обычном листе бумаги формата А4 в печатном или рукописном виде;
• внешняя – любому лицу, что находится за пределами организации. Зачастую – это официальные инстанции, инспекции. При написании обязательно используется фирменный бланк организации с ее реквизитами.

А также можно выделить классификацию по фактам, изложенным в документе. В основном они требуют незамедлительного принятия мер. Чаще всего изложение фактов касается негативных ситуаций и происшествий: нарушение трудовой дисциплины, невыполнение должностных обязанностей, оскорбления, недопустимого поведения и т. д. Значительно реже составляются докладные для подачи руководству данных, касательно успехов в работе и достойных вознаграждения.

Итоги

Докладная записка позволяет руководителю организации быть в курсе событий, взаимодействовать с рабочим коллективом и поддерживать трудовую дисциплину. От грамотного и точного оформления зависит решение, которое предпринимает глава компании относительно определенного должностного лица.

Отличие от служебной записки представлено на видео.

Об авторе

Григорий Знайко

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

• 2020.07.08Иностранные организацииРезидент и нерезидент РФ: кто это и чем отличаются
• 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
• 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
• 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку