Документы, необходимые для заключения трудового договора

Документы для трудового договора – нормативные требования

Трудовым законодательством утвержден определенный список документации, требуемой от физлица при приеме на работу (стат. 65 ТК РФ).

Речь идет об основных формах, подтверждающих личность соискателя, его стаж занятости, опыт, образование, квалификацию. Дополнительно в целях исчисления страховых взносов и НДФЛ предъявляются данные по номеру СНИЛС, справки о доходах и т.д.

Документы, необходимые для заключения трудового договора:

• Паспорт физлица или иной, удостоверяющий личность, документ.
• Трудовая книжка – не предъявляется лицами, зачисляемыми в штат организации на должность по совместительству. Лицам, устраивающимся на работу впервые, книжку оформляет работодатель.
• СНИЛС – страховое свидетельство с данными о личном страховом счете в ПФР не предъявляется лицами, устраивающимися на работу впервые или если документа нет. Форма будет оформлена работодателем в процессе занятости.
• Военный билет или же иной вид военно-учетного документа – предоставляется только военнообязанными физлицами.
• Образовательные дипломы об обучении, о наличии специальных и/или квалификационных знаниях – предоставляются по запросу предприятия при приеме на должность, требующую от специалиста наличия определенного уровня образования или квалификации.
• Форма об отсутствии либо наличии у физлица судимости (уголовного преследования) – справка предоставляется при приеме на определенные виды работ.
• Форма об отсутствии или наличия факта привлечения к административным санкциям за употребление опасных психотропных или наркотических веществ – справка предоставляется только при трудоустройстве на определенные должности.

Прочие документы, необходимые для заключения трудового договора

Иногда кадровик может попросить принести и другие документы с учетом специфики деятельности бизнеса и особенностей ведения учета. При этом нужно согласие сотрудника -требовать дополнительные формы в одностороннем порядке работодатель не вправе. К таким документам относятся:

• Что делать, если работодатель не отдает трудовой договор
• Чем отличается коллективный договор от трудового договора
• Ученический договор с работником предприятия: образец 2021 года
• Условия оплаты труда в трудовом договоре: образец 2021 года
• Уйти в декрет с биржи труда
• Уведомление о продлении срочного трудового договора: образец 2021 года
• Уведомление о прекращении срочного трудового договора: образец 2021 года

• ИНН – номер нужен бухгалтеру предприятия для ведения учета в части выплаченных сотруднику доходов и предоставленных видов вычетов,
• данные о составе семьи – запрашиваются в целях оформления различных льгот и гарантий,
• сведения на детей – предоставляются для подтверждения права на вычет по подоходному налогу, для оформления льгот многодетным семьям и другим нормативным основаниям,
• документы о подтверждении состояния здоровья специалиста – запрашиваются в отношении лиц, подлежащих прохождению обязательных медосмотров,
• фотографии – предоставляются для личного дела сотрудника, пропусков и т.д.,
• справки 2-НДФЛ,
• справочная форма об адресе пребывания или регистрации,
• иные формы документов по запросу работодателя.

Дополнительные документы

В ст. 65 ТК РФ сказано, что работодатель имеет право потребовать от своего соискателя дополнительные документы для оформления на работу. В этот список включены следующие бумаги:

• ИНН. Он относится и к основным, и к дополнительным документам. Для некоторых компаний этот номер является обязательным, так как облегчает ведение персонального бухгалтерского учёта. В некоторых компаниях, где бухгалтерский учёт ведётся по упрощённой схеме, ИНН не требуется;
• справка по форме 2-НДЛФ. Она необходима для того, чтобы новый работодатель знал, какую сумму налогового вычета уже израсходовал новый работник. Но этот документ не всегда нужен;
• справка о среднем заработке сотрудника. Она необходима лишь тем работникам, которые ранее уже были трудоустроены. Справка используется для расчёта среднего заработка на случай болезни работника и оплаты ему листка нетрудоспособности;
• справка о наличии / отсутствии судимости. Она выдаётся в МВД по месту жительства работника. Она требуется не всегда, а лишь в том случае, если соискатель трудоустраивается на должность, на которую, в соответствии с действующим законодательством, не допускаются лица, имеющие судимость;
• справка о наличии / отсутствии привлечения гражданина к административной ответственности за потребление наркотических или психотропных средств без соответствующего медицинского заключения. Она тоже нужна не всегда, а лишь в тех случаях, когда соискателя нельзя допускать до работы, при наличии такого случая;
• медицинская книжка, при трудоустройстве на должность, подразумевающей наличие сведений о здоровье работника;
• документы, подтверждающие семейное положение или документы детей. Эти документы нужны для предоставления вычетов или оформления полиса ДМС, если такое предусмотрено у работодателя;
• фотография определённого размера для оформления пропуска на предприятие;
• иные документы, по необходимости. Например, справка о регистрации по месту пребывания. Такой документ спрашивают у иногородних, так как адрес их места жительства может находиться в другом субъекте федерации.

Работодатель не имеет права требовать с нового работника другие документы, которые не прописаны в ТК РФ или иных нормативных актах, предусматривающих специфику занимаемой должности.

Перечень основных и дополнительных документов необходимых при заключении трудового договора

При оформлении упомянутого в названии документа большая часть работников не знают о перечне, куда входят документы, предъявляемые при заключении трудового договора. Это приводит к ситуациям, когда работники предоставляют лишние документы не в свою пользу, либо забывают передать важные бумаги, не знают о возможности получить льготы за счет предоставления нужных документов. Надо разобраться, какие документы нужны для заключения трудового договора, чтобы избежать проблем.

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора:

• Паспорт или документ для удостоверения личности. К прочим документам, которые можно предоставить для подтверждения личности, относятся военный билет, временное удостоверение взамен военного билета, а также удостоверение личности, выдаваемое лицам, проходящим военную службу. Также к этому перечню можно отнести временное удостоверение личности гражданина РФ или документ, подтверждающий личность тех граждан, которые имеют гражданство РФ, но живут за ее пределами.
• Трудовая книжка. Если трудовой договор подписывается в первый раз, либо работник собирается работать на условиях совмещения, предоставлять трудовую книжку работодателю не потребуется.
• Свидетельство пенсионного страхования. Если этот документ был утрачен, следует обязательно написать в страховую компанию заявление, в котором будет изъявлено желание получить новое свидетельство.
• Документы воинского учета. Эти бумаги надо предоставлять военнообязанным и подлежащим призыву.
• Документ, подтверждающий наличие образование. Этот документ потребуется в случаях, если рабочая вакансия имеет требование в наличии специальной подготовки или определенных знаний.
• Документ о судимости. Отсутствие судимости необходимо для трудоустройства на место, куда не могут быть допущены лица, имеющие либо имевшие судимость, подвергающиеся уголовному преследованию.

Справка о судимости требуется для работы в сфере образования, службах безопасности, военизированных организациях, в полиции и различных учреждениях, связанных с прокуратурой. В других сферах предоставление справки об отсутствии судимости и уголовного преследования для трудоустройства не требуется.

Подготовка документов для трудоустройства

Чтобы трудоустроиться официально, нужно предоставить работодателю:

• паспорт
• трудовую книжку (если это не первое место работы)
• документ об образовании
• документ воинского учета для военнообязанных и тех, кто по возрасту подлежит призыву на воинскую службу.
• ИИН
• пенсионное страховое свидетельство
• медицинская книжка (если требуется).

Итак, рассмотрим каждый документ по отдельности.

Паспорт является удостоверением Вашей личности, только по нему можно идентифицировать соискателя, а значит, с паспортом нельзя трудоустроиться по чужим документам. Если у Вас по каким-то причинам нет паспорта на момент трудоустройства, то можно предъявить справку из паспортного стола о том, что Вы сдали его для замены или же временно предъявить загранпаспорт, иногда допускается и военный билет или водительские права.

Трудовая книжка выдается непосредственно в организации или на предприятии, если это Ваше первое место работы, но если уже есть трудовой стаж, то Вы должны ее предъявить. В отделе кадров сделают соответствующую запись о приеме Вас на работу, после чего трудовая книжка будет храниться в отделе кадров вплоть до момента увольнения. Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации, каждый сотрудник, который проработал по основному месту работы не меньше 5 дней, должен иметь трудовую книжку. Если же Вы оформляетесь на работу по совместительству, то достаточно копии трудовой книжки.

Документ об образовании. Для специальностей, требующих определенной квалификации это должен быть диплом или свидетельство о профессиональной подготовке или переподготовке. Если же работа не предусматривает специального образования, то достаточно и свидетельства об общем образовании.

Документ воинского учета. Все мужчины в возрасте от 16 до 27 лет считаются призывниками, а потому должны предоставить или приписное свидетельство, или военный билет. Если у женщины есть военный билет, она тоже должна его предоставить. Мужчины, уже отслужившие срочную службу и находящиеся в запасе, в возрасте до 50 лет, предоставляют военный билет или временное удостоверение.

ИНН. Если Вы не являетесь индивидуальным предпринимателем, то такой документ Вам не понадобится, налоги за Вас будет платить работодатель. Пенсионное страховое свидетельство. Его Вам должен оформить работодатель по первому месту работы, а при переходе в другую организацию или при регистрации на бирже труда его нужно обязательно предъявлять.

Медицинская книжка не является обязательным документом для всех организаций, ее оформляют работникам общепита, торговли, медицины и образования. При необходимости оформления медицинской книжки нужно обратиться в центр государственного санэпиднадзора. Без медицинской книжки с допуском к работе в учреждениях вышеперечисленных отраслей работник не может трудоустроиться.

Стоит остановиться еще на таком моменте, как регистрация по месту пребывания. Трудовой кодекс гласит, что работодатель не имеет права отказывать гражданину в трудоустройстве, если у него нет регистрации и он является гражданином России, но лиц без регистрации работодатели берут на работу неохотно.

Какие нужны документы от работника для заключения договора

Статьей 65 ТК РФ обозначен основной документальный набор, требуемый к предъявлению в адрес нанимающей стороны в момент заключения трудового договора, связанного с правом сотрудника на осуществление трудового функционирования, касающийся следующих аспектов:

• личного паспорта или прочего документа, способного идентифицировать нанимаемого субъекта;
• трудовой книжки (не затрагивается момент трудоустройства на правах совместительства или по факту первичного поступления на работу);
• страхового пенсионного свидетельства;
• документа воинского учета (касаемо лиц, которым вменена обязанность призыва);
• свидетельства или квалификационного удостоверения о получении соискателем соответствующего образования.

Данные документы необходимо затребовать у любого человек, с которым заключается трудовой договор.

 Дополнительная документация

В некоторых ситуациях при заключении трудового договора со стороны работодателя имеет место выдвижение в адрес соискателя ряда требований по предъявлению дополнительного пакета с документами, являющимися:

• справкой, подтверждающей состав семьи (с целью обеспечения работника некоторыми гарантиями, связанными с его семейным статусом);
• свидетельством, подтверждающим возраст детей или факт беременности у трудоустраиваемой женщины (для обеспечения предоставления льгот определенного характера);
• подтверждающим документом, направленным на получение возможности в конкретном гарантийном обеспечении работника (случаи наличия ученой степени, группы по инвалидности, факта участия в ликвидации последствий аварийных инцидентов на опасных, в том числе радиоактивных объектах);
• заключением медицинского заведения об отсутствии противопоказаний у соискателя на выполнение обязанностей во вредных условиях производства;
• санитарной книжкой (требуется от сотрудника, подлежащего деятельности в пищевой сфере и для реализации питьевой воды);
• ИНН;
• справкой 2-НДФЛ, подтверждающей доходы субъекта, полученные в течение конкретного периода деятельности;
• справкой, которой может быть подтверждено наличие или отсутствие у нанимаемого сотрудника судимости (некоторым структурам не разрешается принимать в штат субъектов, ранее привлекаемых к уголовной ответственности или с незакрытым делом такового характера);
• прочими документами, регламентированными нормативными аспектами.

В зависимости от того, с кем производится заключение трудового договора, на какую должность принимается работник к нему предъявляются соответствующие требования относительно необходимых документов.

Если возникает ситуация с назначением устраиваемому сотруднику дополнительных гарантий или льгот, то у работодателя отсутствует законное право требовать от него обязательного предоставления конкретного перечня документов, посредством которых будет произведено оформление. Нанимающая сторона наделена правом внесения предложений, касающихся предоставления пакета дополнительных документов, а решение о таковом действии принимается будущим сотрудником в самостоятельном порядке.

После обработки данных, содержащихся в предъявляемых нанимаемым работником документах, и заключения трудового договора, последние, кроме книжки о трудовой деятельности, подлежат возврату соискателю. В случае первичного трудоустройства оформление одноименной книжки и документа о пенсионном страховании (если отсутствует) осуществляются посредством прямого содействия работодателя.

Другой комментарий к статье 65 ТК РФ

§ 1. В отличие от прежнего КЗоТа РФ (ст. 19) Трудовой кодекс в ч. 1 комментируемой статьи содержит перечень документов, которые лицо, поступающее на работу, обязано предъявлять работодателю. К таким документам относится паспорт. Он выдается всем гражданам Российской Федерации, достигшим четырнадцатилетнего возраста и проживающим на территории РФ (см. п. 1 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. (в ред. от 23 января 2004 г.) // СЗ РФ. 1997. N 28. Ст. 3444). Лица, уволенные из Вооруженных Сил РФ, предъявляют также военный билет; удостоверение личности для военнослужащих (офицеров, прапорщиков, мичманов).

§ 2. Вторым документом является трудовая книжка. О ней подробнее см. ст. 66 ТК и комментарий к ней.

§ 3. В числе необходимых документов — страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Работодатель вправе потребовать от лица при приеме на работу такое свидетельство в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» (СЗ РФ. 1996. N 14. Ст. 1401).

§ 4. Для лиц, подлежащих призыву на военную службу, необходимыми являются документы воинского учета: а) у граждан, пребывающих в запасе, — военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета; б) у граждан, которые подлежат призыву на военную службу, — удостоверение граждан, подлежащих призыву на военную службу.

§ 5. При приеме на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, гражданин предъявляет документ об образовании, получении соответствующей квалификации или наличии специальных знаний. Например, диплом о высшем медицинском образовании, аттестат о среднем образовании, диплом об окончании ПТУ, удостоверение на право вождения автобуса, троллейбуса, трамвая, свидетельство киномеханика и др.

§ 6. В соответствии с ч. 2 ст. 65 Кодекса в отдельных случаях с учетом специальных работ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора других дополнительных документов.

Например, при приеме на работу лиц моложе 18 лет и для некоторых других категорий работников (врачи, педагоги) работодатель вправе потребовать от них предъявления соответствующей справки о состоянии здоровья. Подробнее см. ст. 213 ТК и комментарий к ней.

При приеме на работу инвалидов необходима рекомендация МСЭК, при приеме на работу по конкурсу на замещение вакантных должностей — письменная характеристика с последнего места работы. Для государственного служащего при назначении на руководящую должность необходимо представление декларации о его доходах и медицинского заключения о состоянии здоровья.

§ 7. Необходимо помнить, что законодатель запрещает требовать от лица, поступающего на работу, другие документы, помимо предусмотренных Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ

Это является важной юридической гарантией

§ 8. В соответствии со ст. 18 Федерального закона «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» (СЗ РФ. 2002. N 30. Ст. 3032) Правительство РФ Постановлением от 30 декабря 2002 г. N 941 утвердило Положение о выдаче иностранным гражданам и лицам без гражданства разрешения на работу. Такое разрешение выдает Министерство внутренних дел РФ. Разрешение на работу является документом, подтверждающим право иностранного гражданина на временное осуществление на территории Российской Федерации трудовой деятельности или право иностранного гражданина, зарегистрированного в Российской Федерации в качестве индивидуального предпринимателя, на осуществление предпринимательской деятельности.

Такое разрешение для работы на территории Российской Федерации выдается иностранному гражданину, достигшему 18-летнего возраста.

Разрешение на работу выдается работодателю для каждого иностранного работника.

§ 9. Если гражданин впервые заключает трудовой договор, то работодатель заводит на него трудовую книжку и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

§ 10. Если при поступлении на работу лицо не имеет трудовой книжки (в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине), работодатель обязан по письменному заявлению этого лица с указанием причин отсутствия оформить новую трудовую книжку.

Документы, которые обязательно просят при поступлении на работу по ТК РФ

1. Удостоверение личности.
2. Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности после перехода на ЭТК.
3. Подтверждение регистрации в системе персонифицированного учета — форма АДИ-РЕГ. Эта форма заменила СНИЛС, но тем, у кого на руках старое свидетельство, менять его не надо — оно действует наравне с новым.
4. Военнообязанные и призывники — удостоверение призывника или военный билет.
5. Подтверждение образования и квалификации, если трудовые функции требуют специальных знаний, — дипломы, аттестаты, свидетельства о прохождении курсов, повышении квалификации.

Если соискатель трудоустраивается в первый раз в 2021 году, работодатель самостоятельно оформляет ему ЭТК и уведомление АДИ-РЕГ.

Основные положения ст. 65 ТК

В начале указывается, что список документов, предъявляемых кандидатом нанимателю при оформлении трудового договора, может быть расширен, если это предусмотрено ТК или профильным законодательством федерального значения.

Далее приводится список из семи документов, предъявление которых соискателем при оформлении трудового договора носит в большинстве вариантов обязательный формат:

1. Паспорт (его аналог).
2. Трудовая книжка или её аналог, упомянутый в ст. 66.1 ТК, – за исключением тех ситуаций, когда сотрудник трудоустраивается в первый раз.
3. Документ, удостоверяющий регистрацию в системе индивидуального учёта (здесь возможен и электронный формат).
4. Документы воинского учёта – для лиц, связанных с армейской службой (потенциальные призывники и военнообязанные).
5. Документ об образовании и/или о наличии у соискателя квалификации/профильных знаний – при устройстве на позицию, требующую специальных умений.
6. Справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования – при устройстве на позиции, имеющие ограничения на допуск ранее судимых лиц.
7. Справка о том, подвергался ли соискатель наказанию административного характера за неправомерное употребление наркотических, психоактивных или психотропных веществ – при трудоустройстве на позиции с ограничениями на допуск подобных категорий лиц.

Указывается, что в некоторых ситуациях, в связи с требованиями ТК, федерального законодательства и актами на уровне Президента и Правительства, от соискателя могут потребоваться и иные документы.

Статья запрещает нанимателю требовать от соискателя документы помимо тех, что прямо указаны ТК, федеральным законодательством и иными профильными актами.

Затем разбирается случай с первым трудоустройством соискателя. В данной ситуации наниматель обязан:

• оформить соискателю трудовую книжку – за исключением ситуаций, когда она не предусмотрена ТК или профильным законодательством;
• предоставить в ПФР нужные для регистрации соискателя в соответствующей системе учёта данные – если это лицо ещё не имело в этой системе своего счёта.

Также рассмотрен вариант с отсутствием у соискателя трудовой книжки из-за:

• её потери;
• порчи;
• прочих обстоятельств.

В данных ситуациях наниматель должен, получив от соискателя официальное заявление, оформить ему новую трудовую – за исключением случаев, когда по действующим законам она не обязательна.

Итак, рассмотренная статья не только перечисляет документы, носящие обязательный характер при оформлении трудового договора, но и указывает исключения из этого перечня. Также она разбирает варианты с утерей соискателем трудовой книжки или его первым трудоустройством.

Дополнительные документы необходимые для заключения трудового договора

Комплектность дополнительного набора документов остается на усмотрение работодателя — как владелец бизнеса и лицо, которое будет оплачивать труд нанятого сотрудника, он имеет право знать, стоит ли принимать соискателя на работу. В качестве подтверждения соответствия кандидата на должность заявленным требованиям нанимателя выступают следующие дополнительные документы:

1. Справка о составе семьи, оформляемая в ЖЭУ или паспортном столе. Работодатель может потребовать ее предоставления, чтобы знать о том, какие гарантии, непосредственно связанные с семейным статусом сотрудника, он по закону обязан будет ему предоставить. К примеру, проживание в семье инвалида означает необходимость предоставления дополнительных выходных и больничных дней. Наличие у соискателя детей обязывает нанимателя назначать ему детские пособия и оформлять налоговые вычеты на каждого ребенка и т.д.
2. Справка из гинекологии о постановке на учет беременной женщины. Если на работу пытается устроиться будущая мать, нанимателю придется в скором времени отпускать ее в декретный отпуск, а затем и в отпуск по уходу за ребенком. Также справка будет нужна для оправдания перед Фондом Социального страхования начисления различных пособий, иначе затраты не будут компенсированы из средств ФСС.
3. Свидетельства о рождении каждого из воспитываемых соискателем детей. Нужно, опять-таки, для оформления в будущем налоговых вычетов по НДФЛ, а также для назначения детских пособий.
4. Документы, свидетельствующие о необходимости отнесения соискателя к особым категориям работников — документ о наличии ученой степени, заключение медико-социальной экспертизы о присвоении инвалидности, свидетельство участника работ по ликвидации последствий аварии на Чернобыле и т.д. От наличия таких бумаг будет зависеть гарантийное обеспечение сотрудника.
5. Заключение медкомиссии об отсутствии каких-либо противопоказаний у кандидата на должность к исполнению требуемых должностных обязанностей в условиях вредного или опасного производства.
6. Медицинская (санитарная) книжка. Как правило, запрашивается от соискателя, который должен будет осуществлять деятельность, связанную с производством, расфасовкой, транспортировкой, обработкой продуктов питания или продажей питьевой воды. Иногда работодатель сам помогает с оформлением санитарной книжки, если у соискателя ее нет.
7. Свидетельство о присвоении индивидуального номера налогоплательщика (ИНН).
8. Справка по форме 2-НДФЛ о доходах соискателя за определенный промежуток времени.
9. Справка об отсутствии судимости. Требование к оформлению данного документа выдвигается учреждениями, которые по закону не имеют права трудоустраивать судимых людей, которые в прошлом привлекались к уголовной ответственности или имеют неснятую судимость.
10. Иные документы, установленные различными нормативными актами.