Как заверять решения и протоколы ооо

Когда заверение протокола общего собрания участников ООО обязательно, а когда нет

Если в организации несколько участников, то принятие решений оформляется в форме протоколов их собраний. В силу п. 6 ст. 37 ФЗ «Об обществах…» от 08.02.1998 № 14 исполнительный орган ООО должен организовать процесс ведения протокола, который составляется в письменном виде.

Требование о его нотариальном заверении содержится в п.п. 3 п. 1 ст. 67.1 ГК РФ, а также п. 3 ст. 17 ФЗ № 14. Согласно указанным нормам нотариус требуется для удостоверения:

1. Фактов принятия решений участниками фирмы.
2. Состава участников, присутствовавших на собрании.

Однако в ст. 67.1 ГК РФ предусмотрены исключения из правила. Если в уставе фирмы прописан иной порядок заверения протоколов, то можно обойтись без нотариуса. Кроме того, без нотариуса можно обойтись, если участники ООО единогласно приняли решение о том, что протокол собрания будет заверяться в ином порядке (и отразили данное решение в протоколе).

Во многих судебных решениях, например в Постановлении АС Дальневосточного округа от 09.02.2016 № Ф03-6257/2015 отражено, что просто указать в протоколе собрания на то, что участники выбрали иной способ заверения протокола, нежели нотариальный, нельзя. Необходимо поставить данный вопрос на повестку дня, а затем все участники должны проголосовать «за».

Информация Федеральной нотариальной палаты от 10 августа 2020 г. «Новые полномочия нотариуса при выходе участника из ООО вступают в силу»

27 августа 2020

С 11 августа процедуры нотариального удостоверения для участников ООО станут еще более удобными: порядок выхода участника из ООО и правила определения момента перехода его доли к обществу будут осуществляться по-новому. Теперь вся процедура — от удостоверения решения участника о выходе из ООО до регистрации изменений в ЕГРЮЛ — будет находиться под контролем и ответственностью нотариуса. Федеральные законы N 251 и N 252-ФЗ, предусматривающие соответствующие поправки в Закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» и статью 94 Гражданского кодекса Российской Федерации, были подписаны Президентом РФ в конце июля.

Теперь нотариус будет не только удостоверять заявление участника о выходе из ООО, но и сразу направлять все необходимые документы в Федеральную налоговую службу в электронном виде, законом отведено на это не более двух рабочих дней. Ранее извещать налоговую службу о выходе участника из ООО и направлять соответствующие документы в регистрирующий орган должно было само общество.

Новеллы также предусматривают, что нотариус сам передаст удостоверенное им заявление о выходе участника из ООО и копию направленного им ранее заявления в ФНС непосредственно обществу. Передать документы в компанию нотариус обязан не позднее одного рабочего дня с момента направления заявления в налоговую.

Новый порядок выхода из ООО фактически дает бывшим участникам общества дополнительную защиту от того, что причитающиеся им средства не выплатят или задержат. Ранее общества должны были сами направлять в ФНС сведения о выходе участника. Это позволяло им уклоняться от выплаты вышедшему участнику стоимости его доли в уставном капитале компании на неопределенный срок или вовсе уклоняться от выплаты.

При этом переход доли от вышедшего участника к компании будет происходить либо сразу после регистрации необходимых сведений в ЕГРЮЛ, либо в момент получения обществом документов от нотариуса — копии заявления, которое ранее было направлено им в ФНС. Официальная дата будет зависеть от того, какое из этих двух событий произошло первым. Благодаря такой норме усовершенствуется и порядок определения действительной стоимости доли участника, который покинул ООО. Теперь финальной датой отчетного периода, на основании которого будет производиться расчет, будет считаться день, предшествующий дню официального перехода доли вышедшего участника к ООО.

Кроме того, компании будут не вправе принимать решение о перераспределении доли вышедшего участника между другими участниками общества до внесения соответствующих сведений о выходе в ЕГРЮЛ. Теперь закон возлагает на общество обязанность выплатить участнику общества действительную стоимость его доли в уставном капитале, либо с его согласия выдать ему в натуре имущество такой же стоимости.

Следует отметить, что внесенные изменения распространяются на организации, не являющиеся кредитными. Если общество является кредитной организацией, то доля будет считаться перешедшей к обществу с даты получения обществом заявления о выходе участника из него.

«Новый порядок выхода участника из общества сделает корпоративные правоотношения в этой части безопаснее и прозрачнее. Предлагаемые меры позволят повысить как уровень защиты прав участников ООО, так и достоверность данных ЕГРЮЛ», — отметил президент Федеральной нотариальной палаты Константин Корсик.

Важно также подчеркнуть, что новые обязанности нотариуса по направлению документов на регистрацию выхода участника из общества и уведомлению об этом непосредственно самого ООО станут неотъемлемой частью одного нотариального действия — удостоверения заявления о выходе участника из ООО. Таким образом, все вопросы, связанные с правовым регулированием выхода участника из общества, будут решены за один визит к нотариусу и без дополнительных расходов со стороны заявителя

Что необходимо для заверения: документы

В нормативно-правовых актах не отображается порядок нотариального заверения документа, но разработаны рекомендации. С ними можно ознакомиться в Письме ФНП «О направлении …» от сентября 2014 года.

Согласно рекомендациям, при внеочередном или плановом собрании, обращаться в нотариальный орган должен представитель ООО из руководящего состава, к примеру, генеральный директор.

Одновременно с этим Устав компании может наделять подобными полномочиями совет директоров. Помимо этого, допускается обращение к регистратору одного из членов сформированной ревизионной комиссии, при условии наличия у него правомочий.

Для регистрации формируется заявление в произвольном виде, в котором указывается:

• время и календарная дата
• точный адрес проведения мероприятия

К составленному надлежащим образом заявлению, необходимо приложить:

• Устав компании
• оформленную выписку из ЕГРЮЛ
• документальное подтверждение наличия полномочий по представлению интересов компании в нотариальном органе. К примеру, сформированный протокол о назначении единоличного исполнительного органа
• перечень участников Общества

Если в Уставе отсутствуют ограничения, то допускается возможность проведения собрания непосредственно в нотариальном органе. Во время мероприятия нотариус берет на себя обязанность по удостоверению личности каждого из участников, из-за чего паспорт нужно иметь при себе, в противном случае могут быть последствия.

По завершению собрания нотариус оформляет и выдает подлинное свидетельство относительно удостоверения своего юридически значимого действия.

Удостоверение протокола нотариально: особенности процедуры

   С одной стороны такая мера будет эффективной в ситуации корпоративного конфликта, при котором учредители в течение длительного времени не могут достичь договоренности, каждый отстаивает свои интересы и существует риск подделки документа. Нотариальная подпись в такой ситуации выступит своеобразным гарантом его достоверности. Ведь в случае подделки подписи нотариуса деяние будет квалифицироваться по двум статьям УК РФ одновременно (185. 5 и 327), что грозит виновному лишением свободы сроком до 4 лет.

   Подтверждение у нотариуса избавит компании с внутренними конфликтами от необходимости принятия специального решения относительно порядка заверения.

   К тому же у участников ООО по-прежнему остается выбор: следовать установленной законом процедуре заверения или разработать собственную, причем это возможно сделать без внесения изменений в уставную документацию.

   Но есть исключение: при увеличении размера УК за счет вклада действующего члена общества или введения нового участника, протокол подлежит обязательному заверению в нотариате, вне зависимости от способа, указанного в уставе.

   Из сказанного следует, что подтверждение решения собрания в нотариате – действенная мера для компаний, подверженных внутренним разногласиям, для остальных же она явно лишняя. Поэтому целесообразно рассмотреть варианты утверждения без нотариуса.

Как направить протокол участникам собрания, и требуется ли это делать?

Согласно требованиям п. 6 ст. 37 ФЗ № 14 протокол должен быть направлен участникам организации. Направление осуществляет лицо, ведущее протокол собрания. Действие должно быть осуществлено в течение 10 дней после того, как собрание состоялось.

Необходимо отметить, что Устав организации может содержать дополнительные требования к порядку направления документа. Например, в нем может быть указано, что копии протокола должны быть получены нарочно, в адресе места нахождения организации, либо доставлены курьерской службой. В связи с возможностью указания порядка направления протокола в Уставе, рекомендуется ознакомиться с его положениями и понять, содержатся такие требования, либо нет.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что протокол собрания ООО – это обязательный для составления документ, который подтверждает проведение собрания, отражает результаты голосования по каждому поставленному на повестку дня вопросу. Он составляется в письменном виде, заверяется нотариально, либо иным способом, оговоренным в Уставе организации. Рекомендуется отразить в протоколе дату и номер документа. Он подлежит подписанию председателем и секретарем собрания и должен быть направлен участникам собрания в течение 10 дней с момента его составления.

Что это такое

Протокол оформляется в том случае, если в организации несколько учредителей и ими было принято решение о внесении изменений, связанных с учредительными документами (уставом) и (или) не связанных с ними. Если в ООО только один участник, вместо протокола необходимо составить решение единственного учредителя.

Общие требования

В протоколе должны быть указаны:

• дата, время и место проведения собрания;
• подробные сведения об участниках собрания;
• результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
• информация о лицах, проводивших подсчет голосов;
• информация о лицах, голосовавших против (если они попросили внести запись об этом в протокол).

Протокол собрания для внесения изменений, связанных с уставом

В протоколе для внесения изменений в устав должны быть приняты следующие решения:

1. Внести изменения в устав ООО (содержание изменений, их суть).
2. Утвердить устав в новой редакции (лист изменений к уставу).
3. Подготовить и направить в ИФНС документы для регистрации изменений в устав.

Протокол собрания для внесения изменений, не связанных с уставом

В протоколе для внесения изменений, не связанных с уставом, должны быть приняты следующие решения:

1. Внести изменения (содержание изменений, их суть).
2. Подготовить и направить в ИФНС документы для регистрации изменений.

Комментарий к статье 67.1 ГК РФ

1. Нормы комментируемой статьи указывают на сочетание общего и специального порядка управления хозяйственным общество или товариществом. Особенности управления отдельными видами корпораций определяются нормами специальных законов. Вопросы, отнесенные к ведению того или иного органа управления, наряду со специальными предписаниями могут быть конкретизированы также учредительными документами. Положения п.2 настоящей статьи направлены на детализацию полномочий общего собрания участников хозяйственного общества. Они отражают общий перечень вопросов, решения по которым могут быть приняты данным органом.

2. Решения общего собрания участников оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем собрания. Специальным требованием к протоколу является необходимость подтверждения факта проведения общего собрания. В частности, путем подписания протокола всеми участниками общества. Данная форма подтверждения факта проведения собрания предусмотрена лишь для общества с ограниченной ответственностью, и только при наличии специального предписания на этот счет в учредительных документах организации. Во всех остальных случаях речь идет о двух основных формах:
— о нотариальном заверении — это наиболее распространенная форма. Нотариус удостоверяет не столько факт проведения собрания, сколько достоверность подписи под протоколом. Достоверность подписи косвенно подтверждает и факт проведения собрания. Однако наиболее эффективным в данном случае является нотариальное удостоверение подписи каждого из участников;
— о заверении реестродержателем. Данная форма применяется в отношении акционерного общества, которые перепоручило ведение реестра акционеров специализированной организации. Специализированная организация может быть привлечена лишь по договору на оказание услуг по подсчету голосов и заверению документов.

3. Одной из особенностей управления корпорацией выступает подтверждение достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности результатами независимой аудиторской проверки, причем для акционерного общества она является обязанностью, для общества с ограниченной ответственностью — и правом, и обязанностью. В частности, акционерное общество для проверки и подтверждения правильности годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности должно ежегодно привлекать аудитора, не связанного имущественными интересами с обществом или его участниками.

Общество с ограниченной ответственностью для проверки и подтверждения правильности годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности вправе, а в случаях, предусмотренных законом, обязано ежегодно привлекать аудитора, не связанного имущественными интересами с обществом или его участниками (внешний аудит). Такой аудит также может быть проведен по требованию любого из участников общества.

Определяющим критерием отбора аудитора (аудиторской организации) является его независимость — отсутствие:
— родственных связей,
— трудовых отношений;
— иных отношений аудитора с участниками и органами управления корпорацией.

Порядок выбора аудитора и необходимость проведения проверки определяется в соответствии с учредительными документами организации. Данное право предоставлено участнику общества, обладающему долей в уставном капитале не менее 2%, или любому участнику общества. Исключение из данного правила предусмотрено лишь для акционерного общества, в которых право инициирования аудиторской проверки и отбора аудитора возникает у акционера, обладающего 10% и более процентов акций. Установленный барьер может быть преодолен и посредством сложения долей нескольких акционеров, имеющих намерение проверить достоверность сведений, содержащихся в представленной на утверждение собранию отчетности.

4. Применимое законодательство:
— ФЗ от 26.12.95 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»;
— ФЗ от 08.02.98 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Способы заверения без участия нотариуса

   ГК РФ предусматривает несколько вариантов подтверждения решения без подписи нотариуса.

1. Подписание протокола всеми членами ООО или их частью.

   Возможность применения такого способа должна отображаться в уставе или решении, единогласно принятом всеми членами общества. Причем принятие последнего может сопровождаться определенными трудностями: в случае неявки на собрание хотя бы одного участника ООО или его отказа поставить подпись, документ будет считаться нелегитимным.

   Предусмотрена возможность подписания протокола частью участников, а не полным составом. Но законодатель не уточняет по какому принципу должен определяться круг лиц, имеющих на это право. Юристы склоняются к мнению, что такими полномочиями может обладать председатель собрания, секретарь или же член общества, которому принадлежит наибольшая доля в УК.

2. Использование устройств, позволяющих зафиксировать состав присутствующих учредителей и факт принятия решения. Чаще всего для этих целей применяется видео- или аудиозапись. В этом случае в уставе целесообразно создать раздел, посвященный детальному описанию самого процесса: кто вправе осуществлять фиксацию, назначить лиц, ответственных за сохранность материалов, определить место хранения цифровых носителей и пр.

3. Иные способы (при условии что они не противоречат нормам российского законодательства). Это может быть заочное голосование, разработка специального приложения для мобильных устройств, голосование с использованием цифровой печати и пр.

   Итак, существует 4 варианта подтверждения протокола (помимо нотариального):

• подписание всеми членами ООО;
• подписание частью участников, наделенных такими полномочия;
• видеозапись;
• аудиозапись.

   Выбранный способ может:

• прописываться в уставе организации;
• вноситься отдельным решением в протокол каждого собрания.

   Некоторые организации придерживаются такого порядка: принимают решение о способе заверения на одном из общих собраний, а потом во всех последующих протоколах указывают ссылку на него.

   Каждый из перечисленных выше способов обладает своими достоинствами и недостатками, поэтому подходить к выбору следует с учетом конкретных обстоятельств.

Общие положения о собраниях участников ООО

Вопросы деятельности ООО урегулированы ФЗ «Об ООО» от 08.02.1998 № 14 и ГК РФ. В данных нормативных актах содержатся и требования к протоколам собраний, но обо всем по порядку.

Главным органом общества с ограниченной ответственностью, в котором состоят несколько участников, является общее собрание (ч. 1 ст. 32 ФЗ № 14). В его юрисдикцию входит разрешение различных вопросов, которые можно условно разделить на две большие группы:

1. Вопросы, которые отнесены к компетенции собрания на основании требований закона, в частности ФЗ № 14 и ГК РФ.
2. Вопросы, которые общее собрание разрешает на основании Устава.

Для того, чтобы решать вопросы, в организациях проводятся собрания. Они, в силу требований ч. 1 ст. 32 ФЗ № 14 могут проходить как в очередном порядке, так и во внеочередном. Все темы для повестки будущего собрания ставятся заранее, и лишь такие заранее поставленные темы обсуждаются и разрешаются.