Акт приема передачи документов

Особенности и нюансы увольнения главбуха

Сразу следует сказать, что увольнение главбуха – процесс, который имеет много отличий от увольнения простого сотрудника, поскольку именно бухгалтер занимается решением финансовых вопросов, отвечает за налоги, сопровождает получение средств и их расходование.

Главный бухгалтер за работой

Именно главный бухгалтер знает все тонкости бухотчетности, ведения дел в компании – с подобными нюансами не знаком даже руководитель компании. Потому, увольняясь, бухгалтер должен обязательно сообщать все данные о своей работе, сдать отчетность либо директору, либо новому специалисту – этот процесс называется «передача дел». При этом передавать свои дела должны все бухгалтера, поскольку от этого зависит работа всего предприятия. Также нужно помнить – главбух несет ответственность за все принятые им решение.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

Существует всего четыре причины для увольнения. Давайте рассмотрим их подробнее.

В оставшееся свободное время бухгалтеру нудно сосредоточиться на выполнении своих обязанностей, завершить все начатые дела, привести в порядок документы, чтобы следующий работник при приеме дел смог быстрее освоиться. Иной отработки не предусмотрено, то есть руководитель не имеет права заставлять специалиста доделывать отчеты, завершать какие-либо другие дела – только по желанию самого бухгалтера. При выплате компенсации учитывается оплата за неиспользованный отпуск плюс выходное пособие.

Такое происходит в случае, если работник нарушил дисциплину, причинив ущерб предприятию своими действиями, к примеру, при списании ценного имущества, которое приносило пользу.

Кроме того, уволить специалиста могут и в случае смены собственника – если новый руководитель решит взять на работу другого главбуха. Ему выплатят выходное пособие в размере заработка за три месяца. Аналогичную компенсацию обязаны выдать в случае увольнения по сокращению штата, к примеру, если руководитель компании, желая сэкономить, собирается выполнять функции главбуха.

Наступление обстоятельств, которые не зависят от сторон

Сюда относят смерть сотрудника или работника, что автоматически прерывает трудовой договор.

При этом не важно, в какой организации – государственной или частной, работает специалист – все случаи увольнения регулируются ТК РФ и аналогичны между собой

Как правильно принять документы?

Если предприятие небольшое, то новому главному бухгалтеру под силу проверить основные документы и принять их в полном объеме. Однако если масштаб работы большой и в штате имеются бухгалтеры более низкой подчиненности, то главбуху обычно нужно проверять наличие и ведение основной документации, в том числе налоговой.

Обратить внимание следует на такие бумаги:

• учетная политика;
• положение об оплате труда;
• штатное расписание;
• приказы о ведении и сроках сдачи документов на проверку подчиненными бухгалтерами;
• банковские и кредитные договоры и т.д.

Не всегда у вновь поступившего главбуха есть возможность принять и проверить хоть какие-то документы. Это обусловлено тем, что зачислить в штат могут уже после увольнения предыдущего специалиста, поэтому приступать приходится по факту.

Как передать дела в новые руки

Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.

В этом документе нужно предусмотреть возможность разделить ответственность увольняемого и нового бухгалтера. В тексте приказа обязательно нужно указать:

• основание передачи (статью увольнения);
• сроки проверки и передачи дел;
• состав комиссии, осуществляющей проверку;
• личные данные принимающего лица;
• подписи сторон, печать организации.

Кому передавать?

Дела принимает будущий главный бухгалтер, подобранный руководством. В крупных фирмах штатным расписанием предусмотрена должность заместителя главбуха, что очень удобно в подобных ситуациях. Если нового сотрудника не успели найти, директор может назначить временного заместителя или принять дела сам.

Проверка дел

Перед передачей дел начальник вправе провести масштабный анализ всей бухгалтерской деятельности, проверить ведение финансовой документации, сделать инвентаризацию средств и опись ценностей.

Особое внимание следует обратить на следующие моменты бухгалтерских бумаг:

• учет финансов, кассы;
• госплатежи;
• итог инвентаризации;
• обязательства перед контрагентами.

Проверку директор может произвести своими силами или пригласить стороннего аудитора. Если результаты проверки выявят правонарушения со стороны бухгалтера, ему грозит административная ответственность вплоть до уголовной, а также материальная, взыскиваемая в соответствии с законодательством.

Что передавать?

Под понятием «дела», подлежащие передаче, имеется в виду деловая документация и атрибуты, находящиеся в ведении главбуха:

• балансовые и кассовые отчеты;
• документы структурных подразделений;
• банковские бумаги;
• архивные документы со сроком до 5 лет;
• ключ от сейфа, печать.

По завершении процесса составляется акт, в котором отражается состояние бухгалтерских документов и фиксируется положение денежных средств на дату, указанную в заявлении об уходе.

Оформляем акт приема-передачи

Акт приема-передачи дел составляется в произвольной форме (поскольку законодательством форма не установлена) в двух экземплярах. Один экземпляр передается увольняющемуся главному бухгалтеру, второй остается в учреждении.

В акте указываются:

• фамилия, имя и отчество лиц, сдающих и принимающих дела, в том числе представителя вышестоящего органа и членов комиссии, если они участвуют в передаче дел;
• дата (период) передачи дел;
• реквизиты приказа руководителя, на основании которого передаются дела;
• опись передаваемых документов с указанием их наименований и количества папок с документами;
• серии и номера неиспользованных банковских чеков, а также наименования и реквизиты неиспользованных бланков строгой отчетности;
• ошибки и неточности в учете, бухгалтерской и налоговой отчетности, выявленные в ходе проверки;
• список отсутствующих документов;
• пояснения и замечания увольняющегося главного бухгалтера и лица, принимающего дела.

Акт подписывается в первую очередь лицами, передающими и принимающими дела, а также членами комиссии, если таковая создавалась, и утверждается руководителем.

Приведем образец акта.

--------------------------------------------------------------------------¬¦                                                                УТВЕРЖДАЮ¦¦                                                                 Директо𦦠                                           МКУ "Горкомэкологии Саратова"¦¦                                                     Озеров /О.В. Озеров/¦¦                                                               10.06.2013¦¦                                                                         ¦¦                      Акт приема-передачи документов                     ¦¦                      МКУ "Горкомэкологии Саратова"                      ¦¦                                                                         ¦¦    г. Саратов                                            10 июня 2013 г.¦¦                                                                         ¦¦    Согласно  приказу  от  31.05.2013 N 34 главный бухгалтер Л.К. Кустовদпередала, а заместитель главного бухгалтера Н.И. Васильева приняла:      ¦¦    1)  свидетельства:  о регистрации, о постановке на налоговый учет, нদучет в ПФР, на учет в ФСС, службе занятости населения;                   ¦¦    2) печать организации;                                               ¦¦    3) банковскую чековую книжку (неиспользованные чеки с N АВ 6660012 пN АВ 6660023);                                                           ¦¦    4) ключи от сейфа и ключи от системы "Клиент - банк";                ¦¦    5) следующие документы бухгалтерской и налоговой отчетности:         ¦¦                                                                         ¦¦-------------------------------------------------------------T----------¬¦¦¦                   Наименование документов                  ¦Количеств¦¦                                                            ¦   папок  ¦¦¦+------------------------------------------------------------+----------+¦¦¦Учетная политика организации за 2010 - 2013 гг.             ¦1         ¦¦¦+------------------------------------------------------------+----------+¦¦¦Налоговая и бухгалтерская отчетность за 2010 - 2012 гг. и I ¦4         ¦¦¦¦квартал 2013 г.                                             ¦          ¦¦¦+------------------------------------------------------------+----------+¦¦¦Налоговые регистры за 2010 - 2012 гг. и I квартал 2013 г.   ¦4         ¦¦¦+------------------------------------------------------------+----------+¦¦¦Отчетность в фонды за 2010 - 2012 гг. и I квартал 2013 г.   ¦4         ¦¦¦+------------------------------------------------------------+----------+¦¦¦Документы по учету труда и заработной платы за 2010 -       ¦3         ¦¦¦¦2012 гг. и I квартал 2013 г.                                ¦          ¦¦¦+------------------------------------------------------------+----------+¦¦¦Документы для работы с налоговой инспекцией (сверки,        ¦1         ¦¦¦¦решения)                                                    ¦          ¦¦¦+------------------------------------------------------------+----------+¦¦¦Документы по учету основных средств                         ¦1         ¦¦¦+------------------------------------------------------------+----------+¦¦¦...                                                         ¦...       ¦¦¦L------------------------------------------------------------+-----------¦¦                                                                         ¦¦    В  принимаемых документах отсутствуют карточки учета основных средст⦦за 2010 г.                                                               ¦¦                                                                         ¦¦    Приложения к акту:                                                   ¦¦    1)  опись  первичных  документов,  содержащихся в передаваемых папках¦¦документов (приложение 1);                                               ¦¦    2)   акт  инвентаризации  денежных  средств  на  расчетном  счете  нদ10.06.2013 (приложение 2).                                               ¦¦                                                                         ¦¦    Документы сдала:                           Документы приняла:        ¦¦    Кустова /Л.К. Кустова/                     Васильева /Н.И. Васильева/¦L--------------------------------------------------------------------------

Обращаем внимание: если до передачи дел была проведена инвентаризация, документы, составленные при ее проведении, прилагаются к акту. Кроме того, могут прилагаться копии выписок банков, сверок расчетов с налоговыми органами, объяснительные записки должностных лиц по поводу обнаруженных нарушений и т.д

Акт имеет достаточно простую форму и в основном содержит перечень передаваемых документов и нарушений, выявленных при передаче дел. Но можно составить и более подробный акт, включив как можно больше информации, собранной в результате передачи дел: характеристику бухгалтерского учета, сведения о состоянии кассы и наличии денежных средств, о состоянии учета расчетов, основных средств и материалов, остатков по счетам и т.д.

Документы бухгалтерского учета

Любой бухгалтерский документ представляет собой бланк определенной формы, который имеет обязательные реквизиты. Глобально их можно разделить на две большие группы:

К первой относятся все те бумаги и электронные файлы, которые составляются в момент совершения операции и удостоверяют факт ее совершения. Документооборот в бухгалтерии регулирует Федеральный закон о бухучете. Учетные регистры формируют на основе первичной документации, в них содержатся бухгалтерские записи и проводки. Кроме того, они служат для регистрации первички. Рассмотрим значение бухгалтерских документов, требования к их оформлению и сроки хранения подробнее.

Вправе ли работник передать дела?

В первую очередь требуется понимать, какие цели преследует рассматриваемый процесс. Под последними понимается постановка в известность заинтересованных лиц о состоянии дел к моменту расторжения трудового договора. Это своего рода отчет о проделанной работе и рекомендации преемнику. С помощью подобных советов гражданин, занявший должность, сможет быстрее освоиться, познакомиться со своим функционалом и продолжить начинания.

Комментарий специалиста

Каменский Юрий

Юрист

Сотрудник, разрывающий трудовые отношения с нанимателем и являющийся одним из руководителей обязан передать приемнику правовую, документальную и материальную базу предприятия. Обязанность отчета и ознакомления лиц, принимающих функционал на себя, необязательна согласно Трудовому кодексу РФ. Однако при наличии соответствующего положения в трудовом договоре игнорирование соответствующих действий расценивается как проступок. Чаще всего руководство организации указывает в соглашении с работником необходимость передачи дел при оставлении должности. Вместе с тем данный пункт относится к стороне, покидающей компанию, а соответственно при невыполнении требования привлечь человека к дисциплинарной ответственности вряд ли получится.

Порядок увольнения сотрудника

Действующее законодательство не содержит четкого регулирования процесса передачи сведений о проделанной работе и задачах, необходимых к решению, при расторжении трудовых отношений. Как правило, данное действие касается лиц, несущих материальную или имущественную ответственность. В процессе ознакомления коллег последние смогут понять, в каком состоянии находятся дела.

Увольнение из организации связано с необходимостью четкого последовательного соблюдения этапов. К таковым относятся:

1. Формирование заявления о расторжении договора.
2. Издание приказа предприятия об осуществлении инвентаризации дел, материальных ценностей, выданных работнику.
3. Проведение инвентаризации.
4. Сравнение данных по итогам проверки.
5. Передача дел новому сотруднику.
6. Подписание акта, свидетельствующего о согласии с приемом.
7. Расчет с сотрудником, выдача ему трудовой книжки.

В некоторых организациях для удобства составляются шаблонные планы передачи информации о проделанной работе. Они формируются в виде перечня. Информация вписывается в зависимости от занимаемой должности и функционала увольняющегося.

Требуется ли разрабатывать внутреннее положение?

Принятие указанного документа рекомендовано для организаций. Несмотря на формальность процесса на крупных предприятиях работает много лиц, ответственных за важные документы или имущество. На практике выделяется пять должностей, которые требуют обязательного распоряжения о передаче дел. В данный список попадают:

1. Директор. Указанная должность предполагает больше всего обязательств. Широкая сфера ответственности обуславливает формирование четкого перечня дел, передаваемых последователю. Преемник должен ознакомиться и получить печати, документацию, контракты, лицензии и т. д.;
2. Главный бухгалтер. Считается основным материально ответственным на предприятии лицом. Регламент предполагает обязанность сохранения гражданином всей отчетности организации, а также должное ведение регистров. Необходимость формальной передачи дел при увольнении главного бухгалтера установлена ч. 4 ст. 29 ФЗ от 06.12.11 №402;
3. Сотрудник кадровой службы. В его ведении находятся дела штатных единиц компании. Кадровая документация принимается через опись и составление соответствующего акта;
4. Начальник отдела;
5. Рядовой работник с функционалом, предполагающим наличие материальной ответственности (кассиры, кладовщики и пр.).

Приказ о приеме-передаче документов и основных средств должен оформляться до даты, совпадающей с последним днем сотрудника в организации. После разрыва трудовых отношений бывший работник не обязан выполнять распоряжения руководства компании и посещать прежнее место занятости.

Стандартная форма приказа содержит следующие сведения:

• дату составления;
• место формирования;
• причины, по которым издается акт;
• данные ответственных лиц;
• визу и печать.

Для чего передаются дела?

Уход с предприятия по той или иной причине директора, секретаря, сотрудника отдела кадров, специалиста бухгалтерии или иного другого специалиста, являющегося важным звеном в компании, нередко способно нарушить рабочие процессы.

Так, ошибки в отчётностях главбуха могут создать множество проблем с налоговой инспекцией. Для того чтобы исключить малейшую возможность возникновения неблагоприятных последствий работодатель должен правильно организовать и оформить передачу дел.

Фактически такая передача дел, например, от кадровика его преемнику, необходима для:

• беспрерывности рабочего процесса на предприятии;
• ознакомления нового сотрудника с объемом работы;
• введения в курс текущего состояния дел;
• разграничения ответственности.

К слову, дела могут передаваться как новому специалисту, так и коллегам. Например, при увольнении главного бухгалтера, можно сдать дела уполномоченному лицу. Таковым может быть его заместитель или непосредственно руководитель предприятия.

Следует отметить, что дела передаются в последний день работы подчиненного. Однако зачастую этот процесс начинается заблаговременно, а именно, в период двухнедельной отработки.

Порядок увольнения и сроки отработки

Главбух может расторгнуть трудовой договор со своим работодателем в любое время. При этом проводить такую процедуру следует не по каким-то отдельным условиям, а на общих основаниях, как и увольнение всех остальных сотрудников.

Увольнение главбуха по собственному желанию происходит в несколько этапов, а именно:

1. Он должен написать заявление директору или в отдел кадров о своём желании уйти с занимаемой должности.
2. Заявление регистрируется, и ему присваивается определённый номер. Его передают на ознакомление руководителю или директору фирмы.
3. Начальник подписывает приказ об увольнении, в котором должна быть указана дата из заявления.
4. Оформляется приказ о передаче всех дел руководителю или новому сотруднику, который будет впоследствии занимать должность главбуха.
5. В течение двух недель главный бухгалтер должен отработать в организации, за этот срок он передаёт все дела. Руководитель сможет найти за этот период подходящего на его должность нового сотрудника.
6. В последний день работы отдаётся трудовая книжка, справка о заработке и справка 2-НДФЛ, осуществляются все выплаты.

Если в трудовом договоре не прописаны условия работы и сроки отработки главного бухгалтера, то после двух недель он уже вправе не выходить на работу, получить все необходимые документы и расчёт. Конечно, часто руководители в договоре устанавливают свои сроки отработки при увольнении главбуха по собственному желанию, но они обычно не превышают одного месяца.

В некоторых случаях работодатель обязан уволить главбуха без отработки, если на это есть уважительные причины. Об этом как раз говорится в Трудовом кодексе, а именно в статье 80. К таким уважительным причинам относятся следующие ситуации:

• выход сотрудника на пенсию;
• из-за поступления в образовательное учреждение;
• в связи с, переездом в другой населённый пункт;
• из-за проблем со здоровьем.

Бухгалтер может не отрабатывать две недели, если его мужа (жену) переводят на работу в другой город или страну. В таком случае во время написания заявления нужно обязательно указать причину, по которой должностное лицо не может отработать 14 дней, и работодатель обязан уволить сотрудника именно в день, указанный в представленном заявлении.

Как передаются дела?

Довольно редко осуществляется полноценная передача дел.

Инициатором данной процедуры выступает руководитель отдела или принимающая сторона (новый работник).

На практике встречаются случаи конфликтного расторжения договора, в связи с этим, увольняющийся специалист отказывается передавать дела.

В такой ситуации необходимо зафиксировать при помощи акта приема-передачи данный факт. Работник, принятый на вакантную должность, во избежание ответственности за чужие огрехи составляет в одностороннем порядке опись принятой документации.

Принимать дела преемником до выхода на работу рискованно, претендент на должность может не выйти на работу.

Осуществить передачу правильнее в день увольнения.

Ответственные специалисты разбивают этот процесс на этапы, осуществляют заранее, в течение нескольких дней.

Дела лучше передать не новому сотруднику, а начальнику отдела.

При увольнении главного бухгалтера правильнее осуществить передачу главе предприятия, ведь он отвечает за правильное ведение бухгалтерского учета.

Нужно ли составлять распоряжение?

Работодателем требуется передача дел и материальных ценностей другому специалисту, если это предусмотрено в их должностных инструкциях.

Должности, для которых требуется данная процедура:

• директор;
• главный бухгалтер;
• кадровый специалист — порядок приема-передачи дел кадровика;
• материально-ответственный сотрудник (кассир, заведующий).

Если сотрудник выполняет функции с высоким уровнем ответственности, его увольнение всегда сопровождается процедурой приема-передачи дел.

На уровне законодательства не разработаны нормативно-правовые акты, регулирующие процесс расторжения трудовых отношений. Иногда пункт об обязанности передачи дел записывается в трудовой контракт.

При уходе главного бухгалтера

Перед увольнением главному бухгалтеру необходимо выполнить передачу дел в соответствии с алгоритмом:

• составление приказа с обозначением сроков и конкретных действий бухгалтера и лица, принимающего дела;
• осуществление инвентаризации;
• встреча бухгалтера с преемником;
• составление акта передачи с подробным списком дел.

Успешное проведение инвентаризации позволяет приступать к следующему этапу передачи.

Если же выявлены недочеты, ошибки, то бухгалтеру необходимо привести дела в надлежащий вид.

Приказ о передаче дел главного бухгалтера состоит из нескольких блоков:

• регламентный: название предприятия, заголовок документа, его номер и дата, подпись директора организации;
• индивидуально-персонифицированный: фамилии и инициалы принимающей и передающей стороны, их должности;
• дополнительный (перечисление дел, сопутствующих передаче): срок передачи дел, осуществление актов сверок, инвентаризации, оформление запросов и описей документации.

Ознакомительную подпись ставит на приказе главный бухгалтер.

Скачать образец

Скачать пример приказа о передаче дел и документов при увольнении главного бухгалтера – word.

О передаче материальных ценностей и инвентаризации при расторжении договора с МОЛ

В приказе должны присутствовать все необходимые блоки, аналогичные при увольнении бухгалтера. В дополнительной части прописывается факт приема-передачи товарно-материальных ценностей, составляется необходимый акт.

В приказе расписываются все сотрудники, упомянутые в нем.

Приказ служит основанием для осуществления ревизии, которая состоит из ряда мероприятий:

• переучет материальных ценностей, вверенных сотруднику;
• проверка состояния, износа объектов, определение их стоимости с учетом амортизации;
• составление акта передачи имущества новому специалисту.

В акте необходимо сослаться на оформленные отчеты по инвентаризации обязательств и активов.

Следует отметить, что осуществить передачу ценностей при увольнении материально ответственного лица можно только новому специалисту, который включен в перечень лиц, утвержденный руководителем организации.

Скачать образец приказа о передаче материальных ценностей при увольнении материально-ответственного лица – word.

Отсутствие указаний на законодательном уровне по процедуре передачи дел говорит об отсутствии обязательного оформления приказа для всех без исключения сотрудников.

С другой стороны, его оформление позволит избежать ошибок при осуществлении бухгалтерского учета и учета материальных ценностей, которые могут начаться при смене бухгалтера и материально-ответственного специалиста.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или

+7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-435-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Увольнение и прием

Основные правила предусмотрены в ТК страны. Трудовой договор должен инициируется работником или руководителем и иметь максимальный срок 5 лет. Иногда руководство компании отдает предпочтение меньшему сроку, чтобы проверить качество работы и дать возможность сотруднику изменить условия труда: заработная плата, рабочий день и др. Трудовое законодательство разрешает руководителям устанавливать испытательный срок на эту должность 6 месяцев. Если главбух не прошел назначенный срок, то его увольняют без выходного пособия и согласия профсоюза. Однако специалист имеет право знать причины его несоответствия должности, которые послужили причиной отказа в оформлении на постоянное место.

Причины увольнения могут быть следующие:

• нанесения ущерба организации;
• разглашение коммерческой тайны;
• по собственному желанию.

Коммерческой тайной является информация, известность которой имеет коммерческую ценность для других лиц. Ее владелец принимает специальные меры для сохранности. Существует ряд условия для этого:

• Ознакомление руководителя бухгалтерской службы под роспись с перечнем информации, которую считают коммерческой тайной.
• Ознакомление под роспись с режимом и ответственностью за нарушение коммерческой тайны.
• Создание условия для соблюдения коммерческой тайны сотрудником.

В ФЗ «О коммерческой тайне» ст. 5 предусмотрен ряд данных, которые не считаются коммерческой тайной в организации.

Главный бухгалтер на испытательном сроке может уволиться после уведомления начальства в любой день. Увольнение лица на срочном контракте при смене собственника возможно только при выплате компенсации в объеме трехмесячного заработка.

При смене бухгалтера состояние финансовой отчетности обязательно оценивают и фиксируют в актах. Письменное оформление данных проверки поможет новому сотруднику снять ответственность за достоверное предоставление информации, выявить неправильное определение налоговой базы, ошибки в бух.отчетности и налоговых регистрах.

Проверьте расчеты с персоналом

Счет «Расчеты с персоналом по оплате труда», как правило, должен быть закрыт. Здесь может быть только сальдо по задолженности, если, например, вы начислили зарплату в конце месяца, а выплачиваете ее в начале следующего.

Также следует проверить счет «Расчеты с подотчетными лицами». Сюда относятся расчеты по выданным подотчетным суммам и оприходованным авансовым отчетам. Например, кто-то из сотрудников поехал в командировку, и вы выписывали ему командировочные расходы под отчет

Особое внимание нужно обратить на следующий пункт: если работник не отчитался за выданную ему сумму, то новый аванс ему лучше не выдавать, несмотря на то, что с 19 августа 2017 года Банк России внес изменения в действующий порядок расчетов Указанием от 19 июня 2017 г. № 4416-У, и теперь можно выдать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент

Раньше этого нельзя было сделать, пока работник не погасит предыдущий долг. За нарушение инспекторы штрафовали на сумму до 50 тыс. руб. (). Но все же копить долги у подотчетных сотрудников и сейчас очень рискованно. Инспекторы могут потребовать с них НДФЛ, и свою позицию придется отстаивать уже в суде (например, постановление Арбитражного суда Центрального округа от 19 июля 2016 г. № Ф10-2385/2016). Особенно внимательно нужно проверять, если расчеты проходят в иностранной валюте: несоблюдение курсовой разницы может привести к ошибкам в отчетности.

Акт приема-передачи документов на хранение государством

​

Нередко возникают ситуации, когда требуется изъять информацию с предприятий на государственное хранение. При этом необходима подготовка соответствующего акта, на базе которого будет осуществлена передача на постоянное хранение.

• реорганизационные мероприятия в компании;
• окончание срока хранения документации на предприятии;
• ликвидация компании;
• другие ситуации.

При приеме на государственное хранение следует обязательно указать такие данные, как название компании, передающей документы и наименование собственно архива, который их принимает. Пример, утеря важных бумаг, требует, чтобы данную ситуацию отметили в акте. В том случае, когда производится перенос на государственное хранение и имеют место определенные примечания, они должны быть указаны в акте.

Текст документа:

Утвержден постановлением МИД от 26.03.2007 N 45

________________________________     УТВЕРЖДАЮ
(наименование загранучреждения)    ________________________________
                                       (наименование должности
                                   ________________________________
                                    руководителя загранучреждения)
                                   _________ ______________________
                                   (подпись)  (расшифровка подписи)
                                    00.00.0000
                               АКТ
                      00.00.0000 N ________
      ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ПРИ СМЕНЕ БУХГАЛТЕРА
                    (В ЧАСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА)
                                              г.___________________
                                                (место составления)
    Основание: приказ _____________________________________________
                              (наименование загранучреждения,
                                    дата, номер и название)
     Мы, нижеподписавшиеся ________________________________________
                              (фамилия, имя, отчество и должность
____________________________________________________________________
           сотрудника, передающего документы и материалы)
и __________________________________________________________________
             (фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь
____________________________________________________________________
                    назначенного на должность)
____________________________________________________________________
составили  настоящий  акт о том, что первый передал, а второй принял
следующее:
    1 <1>. Дела, находящиеся в пользовании, за _______ годы:
--------------------------------------------------------------------
¦  N п/п  ¦ Название и номер дела ¦ Количество томов ¦ Примечание  ¦
+---------+-----------------------+------------------+-------------+
¦    1    ¦           2           ¦        3         ¦     4       ¦
+---------+-----------------------+------------------+-------------+
¦         ¦                       ¦                  ¦             ¦
----------+-----------------------+------------------+--------------
    Итого принято ____________________________________________ дел.
                             (цифрами и прописью)
    2. Документы с грифом ДСП текущего делопроизводства:
--------------------------------------------------------------------
¦N  ¦Номер и  ¦Дата   ¦Наименование     ¦Коли-  ¦Ограни-    ¦Приме-¦
¦п/п¦дата     ¦поступ-¦документа        ¦чество ¦чительный  ¦чание ¦
¦   ¦документа¦ления  ¦(указывать, если ¦экземп-¦гриф и     ¦      ¦
¦   ¦         ¦       ¦документ не имеет¦ляров  ¦номер      ¦      ¦
¦   ¦         ¦       ¦номера и даты)   ¦       ¦экземпляра ¦      ¦
+---+---------+-------+-----------------+-------+-----------+------+
¦ 1 ¦    2    ¦   3   ¦        4        ¦   5   ¦     6     ¦  7   ¦
+---+---------+-------+-----------------+-------+-----------+------+
¦   ¦         ¦       ¦                 ¦       ¦           ¦      ¦
----+---------+-------+-----------------+-------+-----------+-------
    Итого принято ____________________________________________ дел.
                             (цифрами и прописью)
    3.  Наличие  документов  текущего делопроизводства (в том числе
контрольные поручения):
--------------------------------------------------------------------
¦ N ¦   Номер   ¦   Дата    ¦    Количество листов     ¦Примечание ¦
¦п/п¦ документа ¦ документа ¦  документа + количество  ¦           ¦
¦   ¦           ¦           ¦    листов приложений     ¦           ¦
+---+-----------+-----------+--------------------------+-----------+
¦ 1 ¦     2     ¦     3     ¦            4             ¦    5      ¦
+---+-----------+-----------+--------------------------+-----------+
¦   ¦           ¦           ¦                          ¦           ¦
----+-----------+-----------+--------------------------+------------
    4 <2>.  В   ходе   приема-передачи  выявлено  отсутствие  (дел,
документов, документов с грифом ДСП):
--------------------------------------------------------------------
¦ N ¦     Номер     ¦     Дата      ¦Количество листов ¦Примечание ¦
¦п/п¦  документа /  ¦  документа /  ¦документа / дела +¦           ¦
¦   ¦     дела      ¦     дела      ¦количество листов ¦           ¦
¦   ¦               ¦               ¦    приложений    ¦           ¦
+---+---------------+---------------+------------------+-----------+
¦ 1 ¦       2       ¦       3       ¦        4         ¦    5      ¦
+---+---------------+---------------+------------------+-----------+
¦   ¦               ¦               ¦                  ¦           ¦
----+---------------+---------------+------------------+------------
    Состояние документов, дел _____________________________________
                                       (удовлетворительное,
                                       неудовлетворительное)
    Примечание. ___________________________________________________
____________________________________________________________________
Передал ________________                    ________________________
          (подпись)                          (расшифровка подписи)
Принял _________________                    ________________________
          (подпись)                          (расшифровка подписи)
Присутствовал
при передаче
и сверке дел,
документов __________________________________ ______________________
          (подпись лица, ответственного за    (расшифровка подписи)
          делопроизводство и ведение архива)
В дело.
_________________
  (подпись)
_________________
   (дата)
    --------------------------------
    <1>  По  пунктам 1 - 4 акта информация сверяется с сотрудником,
ответственным за делопроизводство и ведение архива.
    <2>  Пункт  4  заполняется  в  случае  выявления недостачи дел,
документов, документов с грифом ДСП.

Заключение

Увольнение главного бухгалтера – процедура малоприятная для всех сторон. В связи с тем, что в нормативных документах не закреплен четкий ее порядок, на практике возникает немало сложностей. В первую очередь они связаны с необходимостью проверок новым сотрудником состояния дел в бухгалтерии. Здесь все будет зависеть от порядочности предыдущего специалиста

Немаловажное значение, разумеется, имеют и причины увольнения. На специалисте, с которым расторгается договор, лежат определенные обязанности

В частности, он должен привести все документы в порядок не столько для того, чтобы облегчить работу новичка, сколько с целью обезопасить себя от конфликтов с бывшим работодателем. При наличии квалифицированного юриста на предприятии руководителю не составит большого труда доказать виновность сотрудника в том или ином нарушении. Нет смысла доводить дело до суда. Новому сотруднику, в свою очередь, не следует сразу устанавливать свои правила. Для начала целесообразно изучить обстановку. Без проверки документации, разумеется, не обойтись. Но делать ее нужно так, чтобы она не выглядела как жесткий надзор. Целесообразно попытаться установить доброжелательные отношения с увольняющимся сотрудником. Это поможет быстрее разобраться с ситуацией.