Пример оформления журнала учета выдачи инструкций по охране труда для работников

Первичный инструктаж по охране труда на рабочем месте

Первичный инструктаж можно не проводить с работниками, не связанными с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов. Перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, должен утверждаться работодателем.

Скачайте образец приказа об освобождении от прохождения первичного инструктажа по охране труда, разработанный экспертами нашего журнала.

Минтруд России в Письме от 17.05.2019 № 15-2/ООГ-1157 (о котором мы уже говорили ранее) указал, что если лица, с которыми работодатель заключил гражданско-правовые договоры, участвуют в производственной деятельности организации, то с ними должен проводиться первичный инструктаж. Ведомство рекомендует в таких договорах прописывать обязанности и ответственность сторон, связанные с обеспечением безопасных условий и охраны труда, в частности, проведение инструктажей по охране труда.

Первичный инструктаж на рабочем месте проводят руководители структурных подразделений организации, непосредственный руководитель (производитель) работ (мастер, прораб, преподаватель и так далее), прошедшие в установленном порядке обучение по охране труда и проверку знаний требований ОТ (п. 2.1.3; п. 2.1.4 Порядка). А вот с работниками подрядных и субподрядных организаций, которые выполняют работы на подконтрольных предприятию — организатору обучения территории и объектах, первичный инструктаж проводит непосредственный руководитель (производитель) работ – представитель подрядной (субподрядной) организации совместно с руководителем подразделения или с ответственным за проведение подрядных работ на рабочих местах (в рабочей зоне, территории) данного подразделения.

Работник должен пройти первичный инструктаж до того, как он начнет выполнять самостоятельную работу (п. 2.1.4 Порядка).

ГОСТ предлагает работодателю два подхода к выбору содержания программ первичного инструктажа:

1. по программе, рекомендуемой самим ГОСТом в приложении Б (программа Б.2), разработанной и утвержденной руководителем в установленном порядке;
2. непосредственно по инструкциям по ОТ и (или) безопасному выполнению работ на данном рабочем месте или по иным необходимым для инструктажа локальным нормативным актам и документам.

После окончания первичного инструктажа проводится устная проверка приобретенных работником знаний и навыков безопасных приемов работы (абз. 4 п. 2.1.3 Порядка).

Работник, не прошедший в установленном порядке проверку знаний требований охраны труда, к работе не допускается (абз. 9 ч. 2 ст. 212 ТК РФ). Работодатель обязан отстранить его от работы. На период отстранения заработная плата не начисляется (абз. 3 ч. 1, ч. 3 ст. 76 ТК РФ). После положительного результата вторичной проверки знаний ОТ работник приказом работодателя может быть допущен к самостоятельной работе.

Проведение первичного инструктажа регистрируется в соответствующем журнале.

В соответствии с ч. 3 ст. 225 ТК РФ стажировку на рабочем месте должны проходить только лица, поступающие на работу с вредными и (или) опасными условиями труда.

Кроме того, п. 2.2.2 Порядка также установлено, что обучение безопасным методам и приемам выполнения работ со стажировкой на рабочем месте производится работодателем в отношении лиц, принимаемых на работу с вредными и (или) опасными условиями труда.

Таким образом, стажировка на рабочем месте после первичного инструктажа обязательна только для лиц, поступающих на работу с вредными и (или) опасными условиями труда. Руководитель стажировки – руководитель работ или назначенный работник, прошедший соответствующее обучение.

О повторном инструктаже

Повторными инструктажами будут считаться те, которые проводятся уже после того, как был прослушан первичный. Первичный же обязаны пройти работники, которых только что взяли на должность (даже если она временная или по совместительству); переведенные из других подразделений; рабочие подрядчика; граждане, которые проходят производственную практику и другие категории.

Если перечисленные работники проходили первичный инструктаж (а они обязаны были это сделать), то следующие будут уже повторными. Их нужно проводить не реже одного раза в полгода, при необходимости или по распоряжению руководства или организатора такого «обучения».

К сведению! Кроме первичного и повторного, существуют вводный, внеплановый, целевой инструктажи. Проведение каждого из них в обязательном порядке требуется регистрировать в соответствующих журналах.

Повторный инструктаж осуществляется с целью закрепления имеющихся знаний, навыков. Его содержание аналогично первичному. Программы для него берут такие же, как и разработанные для первичного: например, лекция может быть проведена по охране труда, по безопасному выполнению каких-либо работ.

Программу можно изучить в Приложении Б.2 к ГОСТ 12.0.004-2015 и взять из нее необходимые темы. К примеру, можно включить данные моменты:

• общую информацию об условиях работы;
• правила подготовки к выполнению работы;
• правила безопасного перемещения работника по территории организации;
• аварийные ситуации и их предупреждение;
• положения инструкций по охране труда для каждого работника.

К сведению! Те работники, которые вовремя не прошли инструктаж, не могут быть допущены к работе, даже если причина была уважительная.

Пройдите обучение в государственном ВУЗе:

Профессиональная переподготовка специалистов по охране труда

250 часов 1 раз

Специалисты по охране труда не имеющие профильного образования по охране труда.

Дистанционная, очно-заочная Выдается ДИПЛОМ

Подробнее

Дополнительное образование по охране труда

250 часов 1 раз

Все желающие получить новую профессию специалиста по охране труда.

Дистанционная, очно-заочная Выдается ДИПЛОМ

Подробнее

Повышение квалификации специалиста по охране труда

72 часов 1 раз / 5 лет

Специалисты по охране труда, желающие пройти курсы повышения квалификации.

Дистанционная, очно-заочная Выдается удостоверение

Подробнее

Обучение и проверка знаний требований охраны труда

40 часов 1 раз / 3 года

Руководители, ИП, специалисты по охране труда, члены комиссий по охране труда.

Дистанционная, очно-заочная Выдается удостоверение

Подробнее

Что делать, когда сотрудник увольняется?

Если сотрудник увольняется и возвращает выданную инструкцию, в Журнале это никак не отображается. Однако, когда на место уволившегося работника будет принят новый сотрудник, выданную ему инструкцию (пусть даже того же самого экземпляра) нужно будет вписать в Журнал.

Итак, вы узнали, что собой представляет и как используется Журнал учета выдачи инструкций по охране труда, в каком порядке заполняется, чем отличается от других журналов, какими полномочиями относительно него наделены инспекторы ГИТ. Получили возможность скачать образец Журнала учета выдачи инструкций по охране труда.

Также советуем почитать:

• Какие виды обучения по охране труда существуют
• Типовые нормы выдачи СИЗ 2021 по профессиям
• Оказание первой помощи при инсульте и при остановке сердца
• Программы обучения по охране труда по профессиям

Нужно ли вести журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников?

Информация о необходимости работодателя организовать охрану труда на предприятии на должном уровне, отражена в Трудовом Кодексе РФ. Помимо этого, необходимо руководствоваться рекомендациями Минтруда РФ. В мае 2004 года государственным учреждением были разработаны Методические рекомендациями. В нормативном акте указано, что на предприятии следует оформить 2 журнала:

• по учету инструкций;
• по учету их выдачи работникам.

В большей степени указанный документ необходим работодателю. С его помощью документально фиксируется, кто из работников и в какой форме получал инструкцию по охране труда. На каждом предприятии должен быть специалист, ответственный за данный процесс.

При возникновении в организации несчастного случая или другой ситуации с нарушением техники безопасности, при отсутствии данных о том, что сотрудники получали инструкцию по безопасности труда, ответственный за их выдачу может быть привлечен к административной и даже уголовной ответственности.

Журнал выступает в качестве доказательства информирования сотрудников о технике безопасности. Поэтому несмотря на его необязательность, пренебрегать оформлением все же не стоит.

Правила заполнения

Заполнением журнала может заняться любой сотрудник, назначенный руководителем. Никаких ограничений в данном случае не предусмотрено. В каждом структурном подразделении может назначаться свой ответственный.

Необходимость ведения контроля над ведением журнала должна отражаться в его трудовом договоре. В большинстве случаев ответственность за учет выдачи инструкций несет кадровик или бухгалтер.

За работодателем сохраняется право самостоятельного принятия решения по разработке формы для регистрации факта выдачи документации по охране труда работников.

Структура документа достаточно проста. Обложка может быть выполнена из плотной бумаги, отличной от той, из которой изготовлены другие страницы. В середине первого листа необходимо расположить наименование компании.

Далее указывается дата начала ведения учета. Рядом располагается строка для указания даты окончания, но ставится она, соответственно, после того, как журнал будет полностью заполнен.

В большинстве случаев журнал выполнен в виде таблицы. Ее столбцы могут иметь следующие названия:

• порядковый номер записи;
• дата заполнения строки;
• наименование выдаваемой инструкции;
• дата ее издания;
• номер выдаваемого документа;
• инициалы, структурное подразделение и должность сотрудника (получателя инструкции);
• подписи ответственных лиц.

В обычной ситуации журнал полностью заполняется в течение года. В любом случае документ необходимо менять по истечении 10 лет с момента его оформления.

В процессе учета не должно быть ошибок. Информация по каждой инструкции вносится в отдельную строку. Если один и тот же сотрудник получает несколько документов, касающихся вопросов охраны и безопасности труда, то данные по каждому вносятся в отдельную строку.

Заполняют журнал в письменном, а не электронном виде. Обусловлено это тем, что после получения инструкций сотрудники должны оставить в документе учета свою личную подпись.

Образец заполнения журнала регистрации инструкций по охране труда

Законодательство допускает использование самостоятельно разработанного бланка, так как в Методических рекомендациях Минтруда содержится рекомендуемая, а не обязательная форма журнала. Основными требованиями при этом остаются наличие базовых реквизитов (название компании и ФИО ответственных лиц), а также «живые» подписи ответственных субъектов.

Журнал имеет простую и четкую структуру. Первым листом является обложка документа, которая зачастую изготавливается из более плотной бумаги для обеспечения сохранности. На обложке должно быть прописано название компании, а также дата, когда журнал начали вести. Дату окончания, в свою очередь, прописывают только тогда, когда документ закончен и оформляется новый.

Основная часть журнала – это таблица, в которую следует вносить следующую информацию:

• порядковый номер графы;
• дата проведения инструктажа;
• полное наименование предоставляемой инструкции;
• номер предоставляемого документа;
• период, отведенный для осуществления аттестации по обеспечиваемым инструкциям;
• фамилия и инициалы, должность и подпись субъекта, который осуществляет учет предоставления инструкций.

Подобный журнал зачастую ведется на протяжении одного календарного года, однако может быть актуальным в рамках нескольких лет. Однако по истечении 10 лет документ в обязательном порядке должен быть заменен.

Также в соответствии с обозначенными выше Методическими рекомендациями Министерства труда РФ, инструкции по охране труда должны регулярно публиковаться заново, как минимум, один раз в пять лет. Если это осуществляется в период актуальности конкретного журнала, то в нем необходимо проставлять соответствующие отметки напротив каждой строки, где отмечается переизданная инструкция.

Если одному и тому же субъекту выдаются несколько документов, то на каждый из них следует оформлять отдельную строку.

Таким образом, журнал учета инструкций по охране труда является обязательным регистром, включающим в себя сведения о донесении информации об актуальных правилах охраны труда рабочему коллективу. Нанимателю необходимо заранее внедрить образец журнала в кадровое подразделение с целью упрощения работы ответственного за ведение документа субъекта.

Назначение журнала учета рабочего времени сотрудников

Когда компания основывает ведение документации на положениях Трудового кодекса, вероятность возникновения конфликтов из-за ошибок подсчета отработанного времени и его оплаты сведена к минимуму.

Рабочим временем считается период исполнения сотрудником своих трудовых обязанностей, прописанных в трудовом соглашении и правилах внутреннего трудового распорядка.

Вне зависимости от формы собственности компании и ее юридического статуса необходимо регистрировать отработанное время в журнале. В этом заинтересованы и работодатель, и сотрудники.

Для трудоустроенного гражданина учет является гарантией переработки сверх установленных норм, а при ее возникновении — оплаты дополнительной работы.

Трудолюбивые и дисциплинированные работники достойны материального поощрения, а нарушители порядка — взысканий.

Отсутствие сотрудника на рабочем месте в течение 1 дня без уважительной причины является прогулом. За одно нарушение сотруднику выносится выговор, повторный инцидент сопровождается увольнением (ст.81 ТК РФ). При почасовой оплате труда журнал учета имеет еще большее значение.

Учет трудовых дней осуществляется несколькими методами:

• ежедневный — рабочее время каждого наемного работника должно в точности соответствовать закрепленным нормам, любое дополнительное время считается сверхурочным;
• недельный — график работы расширяется до 1 рабочей недели;
• суммированный — длительность расчетного отрезка времени может равняться 1 месяцу или году, средняя продолжительность фактически затраченного на труд времени за выбранный отрезок должна соответствовать декретированной норме рабочего дня.

Эти периоды наиболее распространенные, на практике предприятия вправе установить иной временной отрезок. Максимальный срок установлен законом и равен 1 году, 3 месяца на вредных и опасных условиях труда.

Учетный период выбирается в соответствии с графиком работы каждый отдельной должности. Суммированный метод часто применяется на предприятиях с вахтовым принципом координации труда, а также на иных организациях, где часто возникают переработки или недоработки по времени.

При расчете средней продолжительности рабочего дня можно привести ее к норме, нивелировав эти отклонения от необходимого уровня.

Порядок ведения и заполнения

Строго утвержденного способа ведения учета отработанных часов в законодательстве нет. Предприятия сами выбирают бланки и формы для использования.

Установленные правила четко соблюдаются и закрепляются в учетной политике предприятия.

Для исполнения трудового распорядка назначается ответственный специалист, в крупных компаниях ответственное лицо есть в каждом отделе. Обязанности таких специалистов фиксируются в приказе или трудовом контракте и могут возлагаться на любого сотрудника.

Записывать приход и уход персонала можно на бумаге или при помощи компьютерных программ. Бумажные бланки приобретаются в типографии или оформляются своими силами и распечатываются.

Если учетной политикой компании организации закреплена норма составления такого документа в качестве первичного, то требования по правильному оформлению соблюдаются неукоснительно.

Указанная книга прошивается, нумеруется, заверяется подписью руководителя и печатью компании. Подобный метод ведения документации защищает информацию от ее искажения, заменить и удалить листы невозможно.

При заполнении учетного реестра не допускаются исправления и помарки, маскировка ошибок корректором. Неправильная запись вычеркивается, ниже прописывается верные сведения и подпись ответственного специалиста.

Журнал учета представляет собой таблицу и включает в себя графы:

• порядковый номер;
• дата внесения записи;
• ФИО сотрудника;
• время прихода и убытия;
• подпись специалиста;
• информация о командировках.

Содержание книги может изменятся и подстраиваться под определенное предприятие. Если в компании командировки для персонала не предусматриваются, то ненужные графы исключаются из документа.

Ведение журнала — наиболее привычный и известный вариант, успешно используемый на многих предприятиях, но несколько устаревший с точки зрения технического прогресса.

Конкретизация и контроль режима рабочего времени нужна в любой компании. За нарушение требований о труде и его охране возможно наложение штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ с должностных лиц от 1 до 5 тыс. рублей, с юридического лица — от 30 до 50 тыс. рублей.

Кто ведет

Руководитель учреждения сам определяет, в чьи обязанности будет входить ведение книги выдачи инструкций. Это значит, что вести ее может руководитель того подразделения, который проводил первичный инструктаж. Основное правило — запись об этом в принадлежащей ему должностной инструкции. Часто реестр оформляет отдел кадров или бухгалтерия. На земле инструктируют, как правило, специалисты по охране труда, они держат оригиналы, копии могут быть в подразделениях.

Важно помнить, что в соответствии с Письмом Минтруда от 15.09.2016 № 15-2/ООГ-3318, бумаги подлежат выдаче после получения соответствующей подписи

Журнал учета выдачи инструкций по охране труда: что фиксируется в документе

На любом производстве используются различные документы. Инструкции по охране труда считаются необходимыми. В них зафиксированы безопасные способы выполнения работ и применения приспособлений. Законодательством установлены нормы этих документов. Обязательным является наличие журнала учета выдачи инструкций по охране труда, о котором пойдет речь в статье.

Зачем требуется журнал?

Во время расследования несчастных случаев проверяется, есть ли инструкции по охране труда, а также их доступность для сотрудников. Если их нет, то ответственность за нарушение ложится на руководителя или работника, ответственного за эту сферу. Именно для этого требуется журнал учета выдачи инструкций по охране труда.

Что указано в законе?

В законе не зафиксирована норма по наличию документа, регулирующего выдачу инструкций. Но это является рекомендацией. На практике эта книга является самым удобным методом фиксирования получения инструкций по правилам охраны труда.

Журналы регистрации по охране труда позволят содержать в порядке инструкции. По ним получится выполнить отслеживание, кому и когда были предоставлены документы, а кому требуется выдача новых экземпляров. Присутствие книги может потребоваться во время проверки трудовой инспекцией. При ее отсутствии обычно рекомендуют завести.

Как заполнять журнал учета выдачи инструкций по охране труда? Выполняется это синей или черной шариковой ручкой. Не следует делать записи простым карандашом

Информация должна вноситься по порядку, важно исключить пустые строки. Колонки заполняют аккуратно, не следует выполнять подчищение или использовать корректор

Если обнаружена ошибка, то строку необходимо зачеркнуть, а ниже указать верные сведения. Когда работнику предоставляется комплект инструкций, то для каждой следует выделить отдельную строчку, а не отделять запятыми. Около каждой инструкции сотруднику надо расписаться.

Хоть книга не считается обязательным документом, и правила ее заполнения не указаны в законе, необходимо аккуратно вести записи. В этом случае с проверкой и во время расследования травмы на производстве зафиксированная информация может подтвердить правильное использование инструкций по охране труда.

Что включено в журнал?

Журнал учета выдачи инструкций по охране труда нужно вести на основе унифицированной формы. В нем присутствует 7 столбцов:

1. Порядковый номер.
2. Дата выдачи.
3. Номер инструкции.
4. Название инструкции.
5. Число предоставленных экземпляров.
6. Ф. И. О. и должность получателя.
7. Подпись.

Так как использование подобной книги является рекомендацией, в каждом предприятии могут фиксироваться дополнительные колонки или убираться лишние. Журнал можно как купить, так и скачать, а также сделать самостоятельно.

Журнал учета выдачи инструкций по охране труда необходимо нумеровать. Книгу обязательно прошнуровывают. Опломбировать по всем правилам поможет следующая инструкция:

1. Поставить нумерацию на всех листах с одной стороны.
2. Выполнить на внутренних полях 2 или 3 сквозных отверстия шилом, только обложка не затрагивается.
3. Потом нитка с иглой продевается в отверстия несколько раз, но нити не следует сильно затягивать.
4. Книгу надо раскрыть посередине и выполнить выравнивание нитей так, чтобы не усложнять пользование документов.
5. Два конца нитей надо вывести на последний лист журнала, зафиксировав их узлом.
6. После этого надо подготовить маленький белый прямоугольник, где указывается о выполнении шнуровки, нумерации. Затем все скрепляется с помощью печати.
7. На бумаге фиксируется количество страниц, в том числе и прописными буквами.
8. Обязательно указание Ф. И. О. и должности лица, которое отвечает за это.
9. Нужно приклеить прямоугольник на нити так, чтобы их кончики были заметны с другой стороны.
10. В конце ставится печать, которая должна захватить последнюю страницу.

Опломбирование книги служит защитой от внесения исправлений с помощью устранения страничек.

Хранение

Журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников находится у инженера или специалиста, который отвечает за это. Законом не установлено, что для этого требуются специальные условия, поэтому хранить книгу можно с другой документацией. После окончания листов в журнале его отдают в архив, где он хранится 5 лет, а потом уничтожается.

Если документация не закончена, но стала негодной, то можно завести новую. При этом старую книгу надо сохранить. Ведь вероятно, что предоставление инструкций нужно будет доказывать. На каждом производстве желательно иметь такой документ. Ведь это позволит не допустить многие проблемы.

Журналы и бланки

БухгалтерияОхрана труда и техника безопасностиМЧСКадровая работа: Журналы, бланки, формыЖурналы, бланки, формы документов для органов прокуратуры и суда, минюста, пенитенциарной системыЖурналы, бланки, формы документов МВД РФ, РосгвардииКонструкторская, научно-техническая документацияЛесное хозяйствоПромышленностьГостиницы, общежития, хостелыСвязьЖурналы и бланки по экологииЖурналы и бланки, используемые в торговле, бытовом обслуживанииЖурналы по санитарии, проверкам СЭСЛифтыКомплекты документов и журналовНефтебазыБассейныГазовое хозяйство, газораспределительные системы, ГАЗПРОМЖКХЭксплуатация зданий и сооруженийЖурналы и бланки для нотариусов, юристов, адвокатовЖурналы и бланки для организаций пищевого производства, общепита и пищевых блоковЖурналы и бланки для организаций, занимающихся охраной объектов и частных лицЖурналы и бланки для ФТС РФ (таможни)Журналы для образовательных учрежденийЖурналы и бланки для армии, вооруженных силБанкиГеодезия, геологияГрузоподъемные механизмыДокументы, относящиеся к нескольким отраслямНефтепромысел, нефтепроводыДелопроизводствоЖурналы для медицинских учрежденийАЗС и АЗГСЭлектроустановкиТепловые энергоустановки, котельныеЭнергетикаШахты, рудники, метрополитены, подземные сооруженияТуризмДрагметаллыУчреждения культуры, библиотеки, музеиПсихологияПроверки и контроль госорганами, контролирующими организациямиРаботы с повышенной опасностьюПожарная безопасностьОбложки для журналов и удостоверенийАптекиТранспортРегулирование алкогольного рынкаАвтодороги, дорожное хозяйствоСамокопирующиеся бланкиСельское хозяйство, ветеринарияСкладСнегоплавильные пунктыСтройка, строительствоМетрологияЖурналы для парикмахерских, салонов красоты, маникюрных, педикюрных кабинетовКладбищаКанатные дороги, фуникулерыАрхивыАттракционы

Книги

Нормативные правовые актыОбщественные и гуманитарные наукиРелигия. Оккультизм. ЭзотерикаОхрана труда, обеспечение безопасностиСанПины, СП, МУ, МР, ГНПодарочные книгиПутешествия. Отдых. Хобби. СпортНаука. Техника. МедицинаКосмосРостехнадзорИскусство. Культура. ФилологияДругоеКниги издательства «Комсомольская правда»Книги в электронном видеКомпьютеры и интернетБукинистическая литератураСНиП, СП, СО,СТО, РД, НП, ПБ, МДК, МДС, ВСНГОСТы, ОСТыЭнциклопедии, справочники, словариДомашний кругДетская литератураУчебный годСборники рецептур блюд для предприятий общественного питанияЭкономическая литератураХудожественная литература

Может ли ГИТ оштрафовать предприятие, которое не ведет Журнал выдачи инструкций по охране труда?

Если во время проверки выясняется, что на предприятии этот журнал не ведется вообще, инспектор ГИТ может порекомендовать его завести. Наложить штраф за это он не может, поскольку Методические рекомендации, в которых приводится рекомендуемая форма документа, не являются нормативным правовым актом, и требовать их полного соблюдения у инспектора нет законных прав. В предписании инспектор может порекомендовать разработать и вести такой журнал.

Кстати, на некоторых сайтах, которые предоставляют посетителям возможность скачивать журналы по охране труда, иногда пишется, что, поскольку Журнал является рекомендуемым документом, а не обязательным, его можно заполнять как угодно, хоть через лист, хоть фломастером. На самом деле это не так. Если Журнал утвержден приказом по организации, он становится частью документооборота. Следовательно, на него распространяются все требования в части заполнения, хранения, учета и т. д. Если же Журнал просто есть в наличии, но не утвержден приказом, это, действительно, бумага, которая не имеет никакой юридической силы. Маловероятно, что он чем-то поможет предприятию в судебных разбирательствах, например.