Инструкции и советы по оформлению товарно-транспортной накладной

1.2 Добавление нового сотрудника к существующей организации

1. Переходим на портал ЕСУТД. Откроется страница авторизации портала (Рисунок 1.2.1).

Рисунок 1.2.1. Форма авторизации

Рисунок 1.2.2. Форма регистрации

Роль в системе – заполняется автоматически после заполнения поля «БИН/ИИН организации».

БИН/ИИН организации — Вводим БИН (юридического лица) или ИИН (в случае ИП) организации и нажимаем на кнопку «Поиск». Если регистрация по данной организации уже производилась в системе, то выйдет всплывающее сообщение 

После этого заполняется поле «Роль в системе» согласно данным из системы и поле «Я являюсь руководителем» скрывается. Нажимаем на кнопку «Далее».

1. Отобразится форма ввода личных данных (Рисунок 1.2.3.)

Рисунок 1.2.3. Форма регистрации

Нажимаем на кнопку «Далее».

2. Если переключатель «Я являюсь физическим лицом» был установлен в активное положение, то отобразится форма ввода ФИО физического лица (Рисунок 1.2.4.):

Рисунок 1.2.4. Форма регистрации

Необходимо заполнить ФИО сотрудника, для которого будет создана учетная запись при регистрации. Поля «Фамилия» и «Имя» обязательны к заполнению.

Нажимаем на кнопку «Далее».

3. Отобразится заключительная форма ввода пароля для регистрируемой учетной записи (Рисунок 1.2.5.):

Рисунок 1.2.5. Форма регистрации

После ввода пароля и его повтора, необходимо нажать на кнопку Зарегистрироваться

В случае выполнения регистрации отобразится соответствующее сообщение об успешной регистрации: «Регистрация в системе прошла успешно».

Отобразится форма ввода личных данных.

5.2 Потоки работ обработки путевого листа при перевозке пассажиров и багажа

1. После запуска документа путевого листа на согласование, на первом шаге маршрута запись поступит сотруднику, указанному в поле «Выбор водителя» в блоке «Сведения о водителях» на форме путевого листа, для прохождения медицинского освидетельствования. При входе в систему соответствующим сотрудником перевозчика, на странице «Потоки работ» будет отображена задача с названием «Прошу пройти в медицинский пункт для освидетельствования — <номер путевого листа> — <Дата оформления путевого листа>»:

Выполнение прохождения освидетельствования производится согласно инструкции завершения работы, описанного в пункте 6.4 данного руководства.

2. После прохождения медицинского освидетельствования со стороны водителя перевозчика, документ поступит на согласование пользователю, указанному в поле «Медицинский работник» в блоке выбора организации перевозчика на форме путевого листа. При входе в систему соответствующим сотрудником перевозчика, на странице «Потоки работ» будет отображена задача с названием «Подтвердите прохождение медицинского освидетельствования водителя — <номер путевого листа> — <Дата оформления путевого листа>»:

Подтверждение производится согласно инструкции согласования документа, описанного в пункте 6.1 данного руководства.

3. После подтверждения со стороны медицинского работника перевозчика, документ поступит на согласование пользователю, указанному в поле «Подписант» в блоке выбора организации перевозчика на форме путевого листа. При входе в систему соответствующим сотрудником перевозчика, на странице «Потоки работ» будет отображена задача с названием «Прошу подписать путевой лист — <номер путевого листа> — <Дата оформления путевого листа>»:

Инструкция по согласованию документов описана в пункте 6.1 данного руководства.

4. После согласования со стороны руководителя перевозчика, документ поступит на подтверждение пользователю, указанному в поле «Выбор водителя» в блоке «Сведения о водителях» на форме путевого листа. При входе в систему соответствующим сотрудником, на странице «Потоки работ» будет отображена задача с названием «Подтвердите получение путевого листа — <номер путевого листа> — <Дата оформления путевого листа>»:

Данное подтверждение производится согласно инструкции ознакомления с документом, описанного в пункте 6.3 данного руководства.

5. После подтверждения со стороны водителя перевозчика, документ вновь поступит пользователю, указанному в поле «Выбор водителя» в блоке «Сведения о водителях» на форме путевого листа. Для подтверждения прибытия на место назначения. При входе в систему соответствующим сотрудником, на странице «Потоки работ» будет отображена задача с названием «Подтвердите прибытие на место назначения — <номер путевого листа> — <Дата оформления путевого листа>»:

Данное подтверждение производится согласно инструкции завершения работы, описанного в пункте 6.4 данного руководства.

6. После подтверждения прибытия на место назначения со стороны водителя перевозчика, маршрут согласования документа завершится и документу путевого листа присвоится статус «Завершен»:

Чем отличается ТТН от транспортной накладной

ТН или транспортная накладная составляется согласно требованиям постановления Правительства России № 272 от 15.04.11 г. по унифицированной форме. Заполнение этого документа производится для всех сторон-участников перевозки груза, то есть для отправителя, перевозчика и непосредственно получателя продукции (п. 9 Постановления). При этом на каждый груз, перевозимый на одном виде транспорта, составляется одна ТН независимо от количества партий.

ТТН или товарно-транспортная накладная формируется в соответствии с Правилами о перевозке грузов автотранспортом (утверждены 30.07.71 г. Минавтотрансом РСФСР). Типовой бланк введен в действие в постановлении Госкомстата РФ № 78 от 28.11.97 г. и включает 2 раздела. Форма Т-1, как и ТН, предназначена для оформления взаимоотношений между отправителем груза, перевозчиком и получателем. Но поскольку Постановление № 272 имеет более позднюю редакцию, заполнение ТН освобождает грузоотправителя от обязанности составлять еще и ТТН при перевозках автомобилями.

Важно! Обратное правило не действует, то есть выдача ТТН вместо ТН не правомерно, т.к. только транспортная накладная по законодательным требованиям признается первичным документом, подтверждающим факт перевозки товаров по договорам транспортировки

4.1 Оформление путевого листа при перевозке грузов автомобильным транспортом

Если у организации текущего пользователя имеется роль «Перевозчик» с видом перевозки «Перевозка груза», то на странице «Путевые листы для перевозки груза» будет доступна кнопка «Создать», для оформления нового путевого листа. 

1. Нажать на кнопку «Создать». Откроется страница создания нового путевого листа.

Обязательные для заполнения поля на формах ввода выделяются знаком *. Следующие поля заполняются автоматически:

• «Статус документа» — устанавливается значение по умолчанию «Черновик»;

• «Оформил путевой лист» — Заполняется значением текущего пользователя;

• «Организация исполнителя» — Заполняется значением организации текущего пользователя.

Поля «Номер путевого листа» и «Дата оформления Путевого листа» заполнятся автоматически системой.

2. Заполнить поле «Регион» местоположением груза выбором значения из справочника регионов.

3. Заполнение блока по перевозчику:

Заполняем поле «Выбор перевозчика» значением из реестра организаций перевозчиков. Все остальные поля заполнятся автоматически после выбора, данными из выбранной организации.

4. Заполнение блока сведений о водителе

Заполняем поле «Выбор водителя» значением из реестра сотрудников перевозчика. Все остальные поля заполнятся автоматически после выбора, данными из выбранного водителя.

При необходимости ввода сведений по нескольким водителям, можно нажать на кнопку  Добавится блок полей с новым перечнем полей по водителю для заполнения. Для удаления блока полей по водителю необходимо нажать на кнопку , расположенной справа от блока полей по водителю.

5. Заполнение блока сведений об автотранспорте

Заполняем поле «Выбор автомобиля» значением из реестра грузовых автомобилей. Все остальные поля заполнятся автоматически после выбора, данными из выбранного автотранспорта.

6. Заполнение блока по маршруту движения

Необходимо вручную заполнить поля:

• Начальный пункт

• Промежуточный пункт (при необходимости ввода нескольких промежуточных пунктов, можно нажать на кнопку  Добавится новое поле для ввода промежуточного пункта. Для нового поля необходимо нажать на кнопку , расположенной справа от поля.)

• Конечный пункт

Поле «Медицинское освидетельствование водителя (водителей)» будет автоматически заполняться системой.

7. Заполнение блока места и время выезда из начального пункта

Необходимо вручную заполнить поля «Адрес выезда из начального пункта» и «Время выезда».

8. Выбор товарно-транспортной накладной (ТТН)

Необходимо выбрать ТТН, по которой будет осуществляться перевозка груза. Выбор производится из реестра ТТН, в которых организация текущего пользователя отмечена в поле «Наименование перевозчика».

9. Ручное заполнение поля «Дата и время приезда в конечный пункт автотранспортного средства».

10. Завершить оформление путевого листа можно с помощью двух кнопок:

• Сохранить в черновик – при нажатии на данную кнопку, документ только сохраниться в реестре путевых листов для перевозки груза;
• Запустить документ на согласование — при нажатии на данную кнопку, документ сохраниться в реестре путевых листов для перевозки груза и запуститься маршрут согласования.

Что это такое и для чего она нужна

Cодержание:

Этот документ оформляется на каждую партию отправляемого груза. Причем эта партия не может быть разделена на части. Она обязательно должна транспортироваться в качестве единого отправления. Таким образом, количество накладных должно соответствовать количеству машин, перевозимых груз. Правильно оформленная ТТН дает основание отправителю списать материальные ценности, а получателю их оприходовать на свой склад.

Чем отличается от транспортной

Законодательными актами определены четкие различия между этими двумя накладными. Основными из них являются:

1. Форма бланка. В транспортной накладной (ТН) гораздо больше пунктов. Здесь их насчитывается 17. В ТТН имеется только два раздела.
2. Количество копий. ТТН имеет четыре копии. ТН должна иметь только три копии.
3. Реквизиты. Обычно ТТН содержит количество, стоимость и код груза. А вот в ТН имеются пункты, где отправитель может дать перевозчику рекомендации по поводу правильной транспортировки груза.

При этом стоит отметить, если при автомобильной транспортировки используется ТН, то в оформлении ТТН нет необходимости. Но в том случае, если составляется ТТН, дополнительно к ней обязательно должна быть выдана ТН.

(Видео: “Вебинар: Статистическая форма 1-Т”)

Товарно транспортная накладная (ТТН)

С момента вступления в силу Закона 402-ФЗ применять унифицированные формы первичных учетных документов (далее — первичные документы) не обязательно. Формы первичных документов определяет руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона 402-ФЗ). Применение унифицированных форм первичных документов — добровольное решение.

В частности, для учета движения товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ) и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом существует унифицированная форма ТТН (Постановление Госкомстата № 78).

Разработка ТТН нового образца законодателями не рассматривается.

Форма товарно-транспортной накладной

В Постановлении Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 описан порядок применения и заполнения ТТН и утверждена сама форма.

ТТН служит основанием для:

• списания товара у грузоотправителя;
• оприходования товара у получателя груза;
• расчетов с грузоперевозчиками;
• учета транспортной работы и начисления зарплаты водителю.

Форма 1-Т необходима водителю для подтверждения правомерности перевозки груза перед контролирующими органами и должна быть приложена к путевому листу.

ВАЖНО!

Форма 1-Т не является сопроводительным документом, удостоверяющим легальность производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. Оборот спиртосодержащей продукции осуществляется при наличии ТТН вместе со справкой, оформленной по форме

Назначение товарно-транспортной накладной

Товарно-транспортная накладная необходима для сопровождения грузов, при их перевозке наземным транспортом.

Для каждого случая заполняется отдельный бланк. Данные документ составляются при двух условиях:

• Транспортировка осуществляется наемной организацией;
• Перевозка на собственном или взятом в аренду транспорте.

Если получатель или покупатель самостоятельно организует вывоз товара, то продавец не должен заниматься оформлением сопроводительного документа.

ТТН нужна при транспортировке по странам Таможенного союза и территории СНГ автомобильным или железнодорожным транспортом.

Для организации перевозок груза с представителями дальнего зарубежья необходима накладная международного класса CMR.

С 2011 года накладная больше не служит основанием для списания продукции с баланса компании, а является документом, подтверждающим факт заключения договора перевозки. Грузоперевозчик может при необходимости предъявить этот документ сотрудникам ОВД. Бланк ТТН сопровождает груз на протяжении всего маршрута и помогает регулировать отношения между всеми участниками сделки по перевозке груза.

Разделы ТТН

1. Товарного – содержит информацию о грузе, необходимую отправителю и адресату;
2. Транспортного – нужен компании, занимающейся перевозками.

Документ должен содержать необходимую информацию о транспортируемом товаре:

• наименование;
• вес;
• маркировка;
• время приёма и отгрузки.

Товарно-транспортная накладная нужна при возникновении проблем во время транспортировки товара для составления претензий.

В соответствии с общими правилами ТТН составляет грузоотправитель.

Сколько бланков потребуется для перевозки груза?

• Первый – остаётся у отправителя, он нужен для списания товаров;
• Второй – передается адресату и является основанием для внесения груза в базу данных склада;
• Третий – необходим, чтобы рассчитаться с компанией, организующей грузоперевозку;
• Четвёртый – понадобится для учёта работы, выполненной водителем, для начисления зарплаты.

При необходимости отправитель может оформить несколько дополнительных экземпляров накладных.

ТТН и ТН: в чем разница

Отличие ТН от ТТН состоит, прежде всего, в количестве разделов документов. В транспортной накладной содержится 17 разделов, где в том числе приводятся сведения об отправителе, перевозчике и получателе груза; указывается наименование товара, количество мест и масса; перечисляются прилагаемые документы; делаются отметки о приемке и сдаче, условиях транспортировки. Т-1 включает 2 раздела – товарный и транспортный. Количество выписываемых экземпляров также различается: 3 шт. – для ТН (п. 9 Постановления № 272), 4 – для ТТН (п. 2 Правил Минавтотранса).

Обратите внимание! Основная разница между ТН и ТТН – отсутствие товарного раздела в транспортной накладной, что исключает возможность точной идентификации номенклатуры перевозимого груза

Основные отличия в реквизитах ТТН и ТН:

• В ТТН присутствует товарный раздел, где подробно указывается номенклатурный № (код) перевозимого груза, его цена, количество, показатель измерения, общая стоимость.
• В ТТН предусмотрены строки для подписи уполномоченных за отпуск товара лиц – должностного сотрудника и главного (или старшего) бухгалтера.
• В ТН присутствует новая строка 5 для внесения указаний компании-грузоотправителя. Здесь приводятся данные о рекомендуемых параметрах автотранспорта, режиме перевозки, сумме объявленной ценности и т.д. В стр. 8 указываются оптимальные условия транспортировки, а по стр. 12 детализируются замечания перевозчика.
• В ТН предусмотрена стр. 14 для данных о переадресовке, если возникает необходимость в изменении адреса пункта выгрузки, даты подачи транспорта и т.д.

6.4 Завершение работы

Необходимо найти и выбрать запись документа, по которому нужно завершить работу, на странице «Потоки работ», после чего отобразится страница документа. Для произведения действия завершения нужно нажать на кнопку «Завершить работу» в нижней части страницы просмотра документа.

Отобразится следующая форма:

Необходимо ввести комментарий по результатам выполнения работы и нажать на кнопку «Завершить работу». Документ двинется на следующий шаг маршрута.

Остались вопросы, задайте их менеджеру Первого Бита.

Новые правила для трудовых книжек с 1 сентября 2021 года
Проверка контрагента на благонадежность

Общие требования к оформлению первичных документов

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. На это указано в п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи вышеуказанных лиц (п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Согласно п. 2.1.2 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5 (далее — Методические рекомендации по учету товаров), движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой).

В целях гл. 25 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 настоящего Кодекса). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Об этом говорится в п. 1 ст. 252 НК РФ.

И товарная накладная, и товарно-транспортная накладная, и транспортная накладная являются важнейшими первичными учетными документами, оформление которых должно соответствовать прежде всего требованиям п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и п. 1 ст. 252 НК РФ. Поскольку применение того или иного первичного учетного документа обусловлено характером хозяйственной операции, рассмотрим назначение каждой из вышеперечисленных накладных.

Оформление и работа с бланком ТТН

ТТН относят к сопроводительным документам первостепенной важности. Потому их проверка будет осуществляться достаточно тщательно

Чтобы избежать любых проблем и загвоздок при транспортировке груза, следует опираться на принятые стандарты при заполнении формы. Многие забывают о том, что здесь не допускается оставлять пустые ячейки. Где это необходимо, просто ставится прочерк. Также запрещено писать с ошибками и вносить некорректную или неточную информацию. Помимо ТТН, к стандартной форме 1Т может потребоваться приложить некоторые дополнительные бумаги и документы. Здесь в основном речь идёт о:

• сертификатах;
• договорах;
• свидетельствах;
• паспортах и пр.

Если к товарно-транспортной накладной прикладываются документы, все они в обязательном и правильном порядке прописываются в соответствующей строке, выделенной для Приложений к ТТН. После заполнения ТТН печатается сразу в 4 экземплярах. То есть вполне допускается использование современных средств ввода и оргтехники для распечатки. Заполнять всю ТТН только вручную ручкой необязательно. Документ не будет считаться действительным, если на нём отсутствуют соответствующие подписи сторон.

При этом из четырёх копий только одна предназначена для грузоотправителя. Все остальные экземпляры должен держать при себе водитель, осуществляющий грузоперевозки. Вторая копия передаётся получателю товара. Ещё два экземпляра нужны для руководства грузоперевозчика. Причём обязанностью водителя, который доставляет товар, является необходимость получить подписи грузоотправителя и грузополучателя на этих 2 копиях накладной. Теперь третья копия, куда выписывается окончательный счёт за предоставленные услуги, передаётся заказчику. В роли заказчика грузоперевозки может выступать отправитель или получатель. Тут уже учитывается та фирма, с которой транспортная компания заключила соглашения. В итоге четвёртый экземпляр остаётся у грузоперевозчика. Это необходимо для ведения бухгалтерского учёта.

Можно наглядно видеть, что товарно-транспортная накладная играет большую роль в вопросах перевозки груза и является необходимым документом для всех участников грузоперевозки. ТТН является примерно одинаково важным составляющим для грузоотправителя, получателя и перевозчика.

Как заполнять ТТН грузоотправителем

Начинайте оформление с шапки:

1. Впишите серию и порядковый номер первички. Укажите дату составления ТТН.
2. Грузоотправитель — лицо, отгрузившее товар. Заполните реквизиты в строгом соответствии с учредительными документами.
3. Грузополучатель — это субъект, получающий отправленную поставку. Сведения о получателе фиксируйте в соответствии с договором поставки или учредительными документами.
4. Плательщик — это субъект, который вносит оплату за отгрузку в соответствии с условиями договора. Внесите платежные реквизиты плательщика на основании контракта или соглашения.

Переходим в товарный раздел товарно-транспортной накладной. Здесь фиксируем все имеющиеся данные о транспортируемой партии продукции, товаров, грузов. В этой части документа раскрывается информация о наименовании, количестве, цене и стоимости, упаковке и прочих характеристиках товара. По сути, это дублирование информации, которая обязательна к заполнению в стандартной товарной накладной. При оформлении ТТН оформлять простую ТН не обязательно — вся информация уже раскрыта.

ВАЖНО!

Если позиции транспортируемой продукции не поместились на одной страничке товарно-транспортной накладной, то оформляются дополнительные листы 1-Т. Столько, сколько потребуется для отражения полной картины о партии товара. Учтите, что придется указать количество страниц и их последовательность под табличной частью товарного раздела.

Далее фиксируются общие значения поставки. Необходимо раскрыть сведения о стоимости товара, массе, количестве мест. Дополнительно отразите сведения о приложениях, сертификатах и спецификациях к продукции при наличии.

Затем ТТН подписывают представители грузоотправителя:

• руководитель или иной уполномоченный представитель компании, который отдал непосредственное разрешение (распоряжение) на отгрузку;
• главбух, который отразил финансовые показатели;
• работник, который осуществил отгрузку.

В правой части товарного раздела ставятся отметки получающей стороны:

Получатель груза	Что писать в ТТН
Груз получает транспортная компания	Впишите реквизиты доверенности водителя, который принимает партию. Затем водитель расписывается в документе, подтвердив факт получения груза к транспортировке.
Груз получает представитель получателя	Укажите Ф.И.О. и должность представителя грузополучателя. Возьмите с него подпись. Эти отметки заполняются, когда партию товара уже отгрузят получателю, и ответственный работник (кладовщик) проверит соответствие поставки условиям договора.