Как сделать исправления в больничном листе работодателю в 2021 году

Если ошибка на оборотной стороне больничного

Инструкция № 532 не содержит предписаний относительно заполнения оборотной стороны бланка больничного листа. Соответственно, нет в ней и порядка исправления ошибок.

Но есть разъяснение специалистов ФСС о том, что «исправляться» нужно (см. письмо ФСС по ВПТ от 22.01.2015 г. № 5.2-32-133): «в случае выявления страхователем ошибок при заполнении обратной стороны листка нетрудоспособности такие ошибки подлежат исправлению ответственными лицами».

Так что допустив погрешность при заполнении обратной стороны бланка, действуйте по общим правилам, предусмотренным разд. 4 Положения № 88****.

**** Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

Ну и, в конце концов, кто нам запрещает «подглядывать» в метод исправления ошибок, прописанный для медиков, — п. 4.5 Инструкции № 532. Итак:

1. Ошибки подлежат исправлению ответственными лицами, которые их допустили. Ошибся кадровик — исправляет кадровик. Ошибся член комиссии по соцстрахованию — исправляет он же.

2. Исправляют ошибки корректурным способом: зачеркивают неправильный текст так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху записывают правильный. Зачеркивание осуществляется одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленное. Одновременно (на полях бланка) делают запись о сделанном исправлении: «Исправленному «…» на »…» верить». Запись заверяется подписью ответственного лица (допустившего и исправляющего ошибку).

А если работодатель ошибочно заполнил строку, которая заполнению не подлежит (например, заполнили строку «До роботи став з »…», а работник продолжает болеть — есть соответствующая отметка на лицевой стороне бланка)? Тогда «ответственному» за ошибку на полях бланка нужно сделать следующую запись: «Строку «…» считать незаполненной» и подтвердить подписью.

Старайтесь возле каждой записи об исправлении (на полях) ставить, кроме подписи, дату исправления (п. 4.4 Положения № 88).

А что с количеством исправлений? Сколько их допускается?

Если врач на исправление третьей ошибки в больничном листе не имеет права, то для работодателя все не так строго .

Для его представителей количество исправлений на бланке больничного не ограничено. Ограничение — «не более двух исправлений» — Инструкцией № 532 установлено только для случаев заполнения лицевой стороны бланка!

Делаем вывод: корректировать «свою» часть бланка каждое ответственное лицо работодателя не только может, но и должно, причем столько раз, сколько нужно, чтобы все было правильно.

В заключение заметим: срок исправления ошибок в листках нетрудоспособности никем не установлен. Но, конечно же, лучше побеспокоиться об этом до того, как Фонд социального страхования проведет выездную проверку и примет по ее результатам соответствующее решение.

Можно ли вносить исправления в больничный лист

Как исправить ошибку в больничном листе? Если есть неточность, необходимо ее скорректировать:

1. Черной гелиевой ручкой, не размазывая пасту, зачеркиваем проставленную надпись. Если черкается целая строка, пишем, что она не соответствует действительности.
2. Верная информация пишется на специально отведенных графах, с обратной стороны документа.
3. Исправленному верить – это фраза должна содержать каждое из исправлений ошибки. Подкреплять фразу нужно подписью уполномоченного сотрудника и печатью фирмы.

Как исправить больничный листок работодателю? В число лиц, которым дается право на исправление, входят следующие граждане:

• начальник (работодатель);
• бухгалтер – должностное лицо;
• кадровик;
• иные лица, в чью компетенцию входит оформление листков нетрудоспособности.

Если больничный листок выдается сотруднику, чей работодатель – ИП, печать на документе ставится, если она существует. Закон допускает, что у ИП может и не быть печатей.

С помощью корректирующего карандаша исправлять ничего нельзя. Против использования этого средства выступает Приказ N624. Правовой акт в пункте 65 говорит о том, что откорректированный таким образом больничный лист может оказаться недействительным. Его не примет ФСС. Иногда информацию, содержащуюся в этом документе, приходится удостоверять через суд.

Сколько исправлений допустимо

Об этом говорит Приказ Минсоцздравразвития от 2011 года под N624н. В него были внесены корректировки в 2014 году. В соответствии с этим правовым актом, допускается внести в лист нетрудоспособности не более двух ошибок в графы, которые заполняются работодателем. Следовательно, можно два раза их исправить.

Как правильно исправлять ошибку

Начальник следует строгому алгоритму корректировки:

1. Неверные данные подчеркиваются при помощи ручки с черными чернилами по горизонтали. Используется линейка.
2. Бланк документа переворачивается. На оборотной стороне, в специально отведенном поле вносятся поправки.
3. Прописывается «исправленному верить».
4. Проставляются подписи: руководителя компании, главного бухгалтера, ставится печать.

В случае, если работодатель вместо врача стал исправлять информацию, то лист нетрудоспособности не примут в ФСС. И работодатель может понести административную ответственность за исправления, которые были им сделаны в противовес закона и приказа.

Существуют ошибки, не подлежащие исправлению. Например, сотрудник принес документ. При внимательном его изучении работодатель увидел ошибки, которые были допущены врачом:

1. В документе отсутствует наименование лечебного заведения.
2. Если оно указано, но допущена неточность, которая не позволяет верно идентифицировать поликлинику сотрудник идет обратно в лечащее его учреждение и требует выдачу дубликата.
3. Если лечащий врач подписал документ, содержащий неточность, но при этом можно идентифицировать лечебное учреждение, то больничный принимается ФСС.

Что не считается ошибкой

Проверять ошибки в больничном листе уполномочен ФСС. Его сотрудники пропустят больничный лист, признают его действительным, даже если:

1. В ячейках, которые не заполнены, нет прочерков.
2. Между инициалами врача наблюдаются лишние пробелы.
3. Буквенные символы находятся на границе ячейки.
4. Пропись некоторых слов.
5. Адрес клиники, больницы написан без четкой последовательности.
6. Неаккуратно проставлена печать поликлиники.
7. В наименовании работодателя – юридического лица проставлены кавычки.
8. Несущественные помарки: ненужные точки и запятые.
9. Остальные ошибки листа нетрудоспособности в 2021 году признаются существенными. ФСС отказывается принимать такой документ. Гражданин обязан получить дубликат.

Оформление больничного листа

В процедуре оформления больничного листа участвуют две стороны: медицинское учреждение и работодатель. Каждая из сторон вносит в документ свою информацию. Доктора указывают в документе название медицинской организации и ее адрес, дату выдачи больничного листа, Ф. И. О. заболевшего сотрудника, его пол и дату рождения, место работы специалиста и название компании, также указывают причину и сроки нетрудоспособности, и, наконец, полное имя лечащего врача и его должность.

Получив от сотрудника документ, работодатель в листе нетрудоспособности указывает место работы сотрудника и название компании, ИНН и СНИЛС работника, страховой стаж, сумму среднего заработка для исчисления пособия, сумму начисленного пособия, а также полные имена руководителя и главного бухгалтера.

Не забывайте, что при оформлении больничного нужно обязательно проверить правильность заполнения документа лечащим врачом, а также соблюсти обязательные требования.

Так, например, заполнять документ стороны могут как с помощью печатного устройства, так и вручную. Во втором варианте информацию в ячейки нужно заносить в специально отведенные для этого поля заглавными печатными буквами с использованием ручки черного цвета.

Обратите внимание на ручку, она может быть гелевой или капиллярной, а вот шариковую ручку использовать запрещено! Нельзя выходить за пределы отведенных для записи ячеек. А вот выступать за пределы обозначенного места при выставлении печати не запрещено, однако печать не должна попадать на ячейки информационного поля бланка больничного листка

Листок нетрудоспособности выдается медорганизацией гражданам России или иностранным лицам, постоянно или временно проживающим на территории страны и работающим на основании трудовых договоров. Указанная категория лиц подлежит обязательному социальному страхованию (ОСС) на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

К работодателю документ попадает от сотрудника, вышедшего на работу после болезни. Именно работодатель контролирует правильность составления больничного листа медучреждением. Это необходимо для того, чтобы на основании документа выплатить пособие, получить суммы выплаты в качестве компенсации от ФСС или зачесть ее в уменьшение платежей по начисленным к уплате взносам на страхование по нетрудоспособности. За счет работодателя оплачиваются первые три дня болезни, остальные дни – за счет средств Фонда социального страхования.

Но могут возникать и обратные ситуации, когда при проверке ФСС, обнаруживая факт неправильного оформления больничных листов, принимает решение отказать в зачете сумм, не являющихся выплатами страхового обеспечения. В таком случае суммы начисленных выплат сотруднику, которые выплатами страхового обеспечения не являются, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

При оформлении больничных листов ошибиться может как работодатель, так и медучреждение. Если ошибку допускают доктора, то компания чаще всего не может повлиять на ситуацию и потому вынуждена отстаивать свою позицию в отношении правомерности зачета пособий в суде. Но есть и хорошая новость: суды почти всегда встают на сторону компаний.

Правила внесение изменений в лист нетрудоспособности

Больничный лист предназначен для начисления страховой выплаты и пособия работнику, который болел. Работодателю этот документ позволяет получить возмещение из фонда страхования.

Эта инстанция проверяет каждый больничный лист на корректность его заполнения. При выявлении ошибок фонд откажет в возмещении.

Фото: больничный лист

Вносить исправления на лицевой стороне бланка разрешается только медперсоналу, который выписывает эти больничные листы. Бланк больничного листа можно скачать здесь.

Поэтому при обнаружении ошибок, допущенных врачом, документ нужно отдать обратно работнику, который его принес, чтобы он посетил лечащего врача еще раз.

Как сделать правильное исправление работодателем

В бланк больничного листа уполномоченный представитель предприятия может исправлять неверные данные только с обратной стороны этого бланка.

В случае некорректной записи нужно аккуратно ее зачеркнуть одной сплошной линией. Делать это можно только гелевой ручкой черного цвета.

Фото: как исправить ошибочную подпись в больничном

Чтобы вносить на противоположной стороне бланка новые записи, нужно воспользоваться специальным полем, которое предназначено для этих целей.

После исправлений нужно сделать надпись «исправленному верить», проставить подпись лица, которое уполномочено организацией на выполнение таких действий, поставить печать компании.

Фото: правильное исправление суммы пособия

В случае некорректного заполнения целой строки ее нужно полностью зачеркнуть, на противоположной стороне бланка написать о недействительности этой записи.

Страхового стажа

На обратной стороне формы есть графа «Страховой стаж» для заполнения работодателем. Подсчет этого показателя осуществляется на дату выхода на больничный.

В данную ячейку нужно внести количество лет и месяцев страхового стажа работника. От цифр, указанных в этом поле зависит размер пособия.

Если была допущена ошибка в подсчете, но при этом она не повлияла на сумму пособия, то можно не вносить изменения в данную графу.

Если же страховой стаж после исправления может изменить размер пособия, нужно аккуратно зачеркнуть неверно указанную цифру, и на обороте внести верную запись, добавить «исправленному верить» с заверением подписью и печатью.

Дата начала работы

Исправление в больничном листе работодателем даты начала работы встречается довольно часто, так как эта ячейка заполняется крайне редко – только в случае аннулирования договорных отношений с сотрудником (если он не вышел работать в положенный срок, после чего последовало увольнение).

В этом случае выплата пособия не предусматривается. Нужно внести исправление следующим образом: строку «Дата начала работы» зачеркнуть.

С обратной стороны БЛ сделать запись такого содержания — «Строку «Дата начала работы» считать незаполненной».

Последствия незаконного изменения записи

В случае некорректного или незаконно внесенных изменений в записи могут возникнуть неприятности у работодателя в виде отказа в оплате такого больничного листа ФСС, так как именно фонд выделяет средства на выплаты по этим бланкам.

При выявлении ошибок с некорректными исправлениями работник может не получить пособие на дни которые были им пропущены по болезни.

Работодатель в этом случае подвергается административному виду взыскания со стороны проверяющих органов и ФСС.

При заполнении больничного листа исправлять ошибки может только работодатель в предназначенном для него разделе формы. При этом допускается не более 2 исправлений.

Необходимо учитывать при этом правила заполнения и внесения правок в этот бланк, чтобы ФСС не отказал в предоставлении выплат.

Видео: ошибки в больничных листах

Частые ошибки

Врачам при заполнении больничного листа ошибаться нежелательно, чтобы не пришлось заниматься этим заново. Поэтому они стараются делать записи с большей тщательностью. Работодателям же при заполнении прощаются внесенные коррективы. Отсюда и большее количество ошибок в виде:

• наименования организации, не совпадающего с используемым названием в уставной документации;
• излишнего увлечения пробелами;
• непоставленных прочерков;
• привычного пользования прописными буквами;
• нарушения границ ячеек;
• заполнения, начинающегося не с первой клетки.

Допустимые ошибки

Некоторые допускаемые ошибки можно оставить без внимания. Это позволительно, если ошибка не привела к существенным искажениям и не превратила текст в откровенно нечитаемый.

Лист позволяется, к примеру, сложить вдвое-втрое. Не станет критичным, если:

• где-то воспользовались по привычке прописными буквами;
• не выставили прочерки в пустых клетках;
• оставили пропущенные ячейки, указывая инициалы врача;
• допустили непоследовательность при указании наименования и адреса медорганизации;
• закавычили название работодателя;
• поставили помарку, ненужную точку;
• допустили наползание текста на выставленную границу;
• заполняли без надобности строчку;
• печать накрыла заполненную ячейку.

Порядок осуществления правок

Новый бланк позволяет вносить все корректировки только на противоположной стороне бланка. Алгоритм действий:

Некорректная запись аккуратно перечеркивается сплошной линией	Возможно это сделать только черной гелевой ручкой
На противоположной стороне совершается новая запись	Для внесения всех корректировок существует специализированное поле
На противоположной стороне вносят сведения «Исправленному верить»	Далее проставляется подпись уполномоченного гражданина и печать организации

Стоит понимать, что на бланке достаточно одной подписи одного из выше представленных граждан.

Если некорректное заполнение присутствует в целой строке, то ее полностью зачеркивают и на противоположной стороне прописывается недействительность.

Что считается ошибкой

Замена документа полностью возможна, если имеется некорректно заполненный больничный лист с ошибками:

• название медучреждения указано не согласно с наименованием по учредительной документации;
• в графах адреса медучреждения не согласно месту выдачи бланка;
• печать медучреждения не имеет записи для листка нетрудоспособности;
• некорректно указан работодатель на листке нетрудоспособности;
• не указана должность медперсонала;
• отсутствие МИО лечащего персонала;
• наличие двух и более ошибок, совершенных работодателем.

Как внести исправление в больничный лист работодателю (образец)

Наиболее частая причина для внесения правок – некорректное указание наименования компании. Это может быть ошибка медицинского персонала или работодателя.

Если это первый случай, то ФСС принимает документ без исправлений. Связано это с тем, что ошибка не связана с медицинским учреждением.

Для минимизации такого действия, работодатель должен изначально ознакомить работника с полным наименованием организации.

Некорректная информация зачеркивается, а корректное прописывается на противоположной стороне. Иногда ошибки такого плана вообще засчитываются как несущественные.

Исправление может быть необходимо при перерасчете суммы больничного листа. Часто это происходит, когда на больничный ушел новый сотрудник, который еще не успел предоставить справку о прошлом своем среднем заработке.

Из всего выше перечисленного, можно сделать вывод, что исправления происходит путем:

• зачеркивания некорректной информации;
• внесения поправок на противоположной стороне листка нетрудоспособности;
• в некоторых случаях допускается технические ошибки без исправлений;
• в некоторых случаях нужно полностью поменять бланк.

Сколько правок допускается

На данный момент допускается два исправления работодателем. Если допускается более ошибок, то необходимо работника отправить за новым листком нетрудоспособности и затем внести корректные данные.

Если эту ошибку допустил медперсонал, то нужно отправить работника в медучреждение с разъяснением корректного заполнения листка нетрудоспособности.

Ошибки, которые допускаются медперсоналом, работодателем не могут быть исправлены.

Кто их заверяет

Работодатель может исправить некоторые ошибки в листке нетрудоспособности на противоположной стороне.

Уполномоченным человеком может быть:

1. Руководитель компании.
2. Главный бухгалтер.
3. Работник кадровой службы.
4. Иной сотрудник организации, имеющий полномочия работы с листками нетрудоспособности.

Возможные последствия

Сумма должна выделяться из ФСС, поэтому работодатель должен подходить к этому вопросу с особой важностью. Если в бланке допускается ошибка, а после внесены некорректные исправления, то здесь уже начинают действовать последствия как для работника, так и для работодателя

Если в бланке допускается ошибка, а после внесены некорректные исправления, то здесь уже начинают действовать последствия как для работника, так и для работодателя.

В частности:

• работник не получает пособие за пропущенные дни;
• работодатель подвергается административному взысканию.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что процесс исправления ошибок в листках нетрудоспособности осуществляется в соответствии с нормами действующего законодательства, в том числе в соответствии с инструкциями ФСС России.

За корректность оформленного документа отвечает работодатель и медицинский персонал. Допущенные ошибки могут стать причиной невыплаты компенсации.

Видео: Заполняем новый бланк — листок нетрудоспособности.

https://youtube.com/watch?v=IZQBGaPPX5k

Требования к больничному листу

Листки временной нетрудоспособности с 2011 года выдаются по новой более защищенной форме с целью недопущения их подделок. Порядок заполнения больничных регулируется Минздравом. Для этих целей издан отдельный приказ от 29.06.2011 г. № 624н. Согласно приказу установлены общие правила заполнения листков временной нетрудоспособности:

1. Записи в больничном должны быть сделаны заглавными (а не строчными) печатными (а не прописными) буквами;
2. Записи можно делать от руки либо печатать. Кроме того, ФСС разъяснял, что допускается комбинировать, когда часть больничного заполняется вручную, а часть печатается.
3. Записи делаются чернилами черного цвета, при этом не допускается использование шариковой ручки. Допускается только гелевая или капиллярная или перьевая ручка.
4. Записи в больничном должны делаться в границах ячеек, для них установленных, и начинаться с первой ячейки.

Такие требования к заполнению больничного листа обусловлены тем, что после предъявления больничного в ФСС с него делается скан-копия и если больничный заполнен не в соответствии с этими правилами эта будет плохо читаться и не распознаваться. Поэтому, работодатель, предъявивший больничный, который не соответствует этим требования, рискует получить отказ ФСС в учете расходов по нему.

Однако стоит отметить, что имеется судебная практика, которая признает нарушение этих правил заполнения больничного несущественными, а решения ФСС об отказе незаконными.

Технические ошибки допускаются

Вместе с тем, как мы уже сказали, люди не роботы. Для того чтобы не добавлять дополнительных сложностей ни работникам, ни работодателям, ни медицинским учреждениям, ФСС дает некоторые послабления, допуская возность некоторых несущественных ошибок, так называемых «технических». Вот примерный перечень случаев,  когда Фонд соцстраха признает ошибки техническими и допускает их наличие в листке нетрудоспособности:

• пробелы между инициалами,
• печать попадает на поле ячейки,
• поля заполнены прописными (а не печатными) буквами,
• буквы попадают на границы ячеек,
• указание слов «лечащий врач», «врач».

Если такие и подобные им ошибки не приводят к том, что листок нетрудоспособности становится нечитабельным, то такой больничный переоформляться не должен и выплаты по нему должны производиться.

Вместе с тем, работодателю не всегда просто определить является ошибка существенной или технической. При наличии сомнений работодателю рекомендуется обращаться в территориальные органы ФСС.

Как внести исправления в больничный лист?

Не все ошибки являются техническими, и в больничный иногда необходимо вносить исправления. Но не всегда это можно делать.

Правила, установленные Приказом № 624н, запрещают исправления в больничном листе в части, которая заполняется врачом медицинского учреждения. Если в раздел, заполненный медицинским работником вносятся исправления, такой больничный становится недействительным.

По установленным правилам при наличии ошибок в заполненном врачом разделе листок нетрудоспособности считается испорченным, а медицинское учреждение должно выдать его дубликат.

Как исправить больничный лист, заполненный работодателем?

Помимо раздела, заполняемого врачами, в больничном листе есть поля, которые заполняют сотрудники работодателя. Как правило, кадровики или бухгалтерия. Там отражается информация о среднем заработке работника, размере пособия и иные сведения.

Внесение исправлений в этой части больничного листа правилами допускается.  Согласно п. 65 правил, установленных Приказом № 624н, работодатель должен сделать следующие действия:

• зачеркнуть неправильную запись
• сделать взамен исправленной правильную запись на оборотной стороне листка
• сделать запись «исправленному верить»
• проставить подпись и печать работодателя

Обратите внимание! Правила запрещают делать исправления с использованием корректирующих средств. Впрочем не все судебные органы с этим согласны

Однако во избежание споров с ФСС лучше эти правила соблюдать.

Что делать, если была внесена лишняя запись? Ответ на этот вопрос дал ФСС в следующем письме.

На практике возникает вопрос: сколько исправлений можно таким образом внести в больничный?

Ответ: ограничений по количеству исправлений действующие правила не содержат. Правило о том, что таких исправлений не может быть более 2-х, содержалось в утратившем силу приказе, по которому оформлялись листки нетрудоспособности по старой форме до 2011 года.