Инструкция: как правильно оформить дубликат трудовой книжки

В отделе кадров

Отдел кадров организации, это своего рода орган, который отвечает за всю внутреннюю документацию предприятия, нормативное закрепление и урегулирование ряда проблем с оформлением бумаг.

Также функцией отдела кадров организации является ведение и хранение трудовых книжек. При вашем зачислении на должность, на ваше имя создается личное дело, куда затем и поступают ваши документы, начиная с копии паспорта и заканчивая трудовой.

Поэтому, если вам понадобилась соответствующая копия, вам необходимо обратиться к сотруднику отдела кадров.

Как вы знаете, отдел кадров следует за официальным исполнением всех действий в организации, поэтому и вам трудовая книжка может быть выдана только в официальном порядке.

Заявление, это документ, который в зависимости от требований организации может быть составлен по определенному образцу или же по собственному усмотрению.

Обязательно, прежде чем составлять документ поинтересуйтесь в отделе кадров, какие требования они предъявляют к таким заявлениям.

Заявление должно писаться на чистом листе формата А4 черной или же синей ручкой, а также может быть отпечатано на компьютере.

Заявление пишется на имя руководителя организации, поэтому в правом верхнем углу вы должны написать наименование организации, а также инициалы работодателя.

После этого вы пишите, от кого поступает данное заявление, то есть свои инициалы и должность.

Теперь, в середине строки ставится слово «заявление» и начинается краткое и лаконичное изложение причины, в соответствии с которой вы нуждаетесь в выдаче ксерокопии трудовой книжки.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книги для банка:

Если вы берете копию для банка, то так и напишите, для каких целей понадобились копии документа. В конце заявления ставьте дату и свою подпись.

Мнение эксперта
Поляков Пётр Борисович
Адвокат с 6-летним стажем. Специализация — гражданское право. Опыт более 3 лет в составлении договоров.

Подавая заявление в отдел кадров помните, что рассматривать его могут в течение трех рабочих дней, что означает, что возможно вам не удастся получить желаемый документ сразу.

Заверение трудовой книжки для банка

Как правильно заверить копию трудовой книжки для банка? Образец и фото в статье. Как только заявление будет рассмотрено, вам скажут о результатах

Если вам отказывают в получении документа, то данное решение должно быть мотивировано, например, указана причина, по которой такое действие невозможно и важно, чтобы ситуация соответствовала закону и не ущемляла ваши права

Если же причины вам отказывать нет, вам разрешат оформление ксерокопии трудовой. Заверяется копия также в отделе кадров, для этого есть надлежащая процедура, которая прописана в пунктах инструкции для кадровиков.

Сначала снимают копии всех страниц трудовой книжки, в том числе титульного листа. Данные листы скрепляют вместе. На каждой странице проставляется печать организации

Обратите внимание, что печать не для пакетов, а общая печать

Также помимо печати, на каждой странице внизу должна стоять подпись о том, что копия верна. Еще необходимо, что бы лицо, а именно сотрудник отдела кадров, который бы занимался постановкой печати, оставил свои инициалы, а также указал, в какой должности он работает.

Но на этом заверение копии трудовой не заканчивается. На последней странице ставится дата, когда была сделана копия и пишется информация, что сотрудник, получивший на руки копию, и по настоящий момент работает в данной организации в той же должности.

Далее работник, который подал заявление, должен поставить свои инициалы, подпись и дату. Все написанное также заверяется печатью и подписью сотрудника отдела кадров или работодателя.

На этом процедура заверения копии завершена.

Как заверить трудовую книжку для банка? Образец (фото):

Стоит помнить о ограниченном сроке действия данного документа. Помните о том, что воспользоваться копией вы должны в течение месяца. В дальнейшем законная сила теряется.

Как оформить копию трудовой книжки для банка?

Как правильно заверить трудовую книжку для банка? Правильное заверение заключается в наличии всех предусмотренных печатей и подписей.

После того, как на руки выдали заверенную копию, тщательно проверьте наличие печатей на каждом из листов ксерокопии. Также рядом с печатью должна стоять запись, что копия верна.

Не забудьте о том, что на каждом листе сотрудник отдел кадров должен оставить свои инициалы.

На самом последнем листе проверяйте записи. Помимо печатей и подписей сотрудника отдела кадров там должны быть и ваши инициалы.

Образец (фото) заверенной копии трудовой книжки для банка:

Как заверить электронный документ

Заверять цифровой документ необходимо в зависимости от адресата и законодательства. Существуют разные виды электронной подписи, предусмотренные (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), которые необходимы в разных ситуациях. Их изготавливают специализированные компании. Обычно в печать «Копия верна» для цифровых документов включают несколько элементов:

• слова о подписании документа цифровой подписью;
• номер сертификата ключа подписи;
• фамилию, имя и отчество собственника сертификата;
• период годности сертификата.

Иногда в штамп добавляют эмблему компании или торговую марку.

Правила заверения, оставшиеся неизменными

Изменения, появившиеся в 2020 году, являются очень локальными. То есть практически все правила заверения, за редкими исключениями, остались прежними. Если сотрудник запросил заверенную копию книжки, работодатель должен предоставить ее в течение 3 дней. Срок отсчитывается с даты направления работником заявления. Соответствующая норма содержится в статье 62 ТК РФ. В этой же статье указано, что предоставленная копия должна быть заверена надлежащим образом.

При заверении нужно пользоваться этими неизменными правилами:

• Копировать нужно все обороты, где есть сведения. Это и титульный лист, и страница с заключительной записью о трудоустройстве.
• Копировать раздел о вознаграждении нужно не во всех случаях. Обычно нужна эта страница при получении различных званий. К примеру, звания «Ветеран труда». Сведения о поощрениях пригодятся при устройстве на новую работу.
• Копии листов брошюруются. На наклейке сзади нужно привести число скрепленных листков.
• На заключительном листе книжки проставляются эти о, подпись лица, сделавшего копию книжки, дата оформления и печать.

Копию можно или сшить, или представить разрознено. Если это отдельные листы, то заверить нужно каждый из них.

К СВЕДЕНИЮ! Иногда фирмы требуют указания того, что сотрудник продолжает работать у текущего работодателя. Однако это требование не утверждено Госстандартом. То есть от исполнения этого требования можно свободно отказаться.

Порядок заверения документа у работодателя

Согласно положениям действующего законодательства, трудовая книжка работающих граждан должна храниться в отделе кадров фирмы-нанимателя или у директора компании. Чтобы подтвердить стаж сторонним организациям (например, банку), сотрудник должен получить копию, юридическая значимость которой подтверждается уполномоченным должностным лицом.

Как оформляется копия книжки, заверенная работодателем? Процедура включает следующие этапы:

1. Работник подает заявление о необходимости представления документа. Оно пишется на имя начальника отдела кадров, а при отсутствии в структуре компании такого департамента – на имя руководителя фирмы. Практика показывает, что в небольших компаниях письменного обращения не требуют, достаточно устно изложить свою просьбу.
2. Уполномоченный сотрудник делает копию ТК работника. Если требуется не вся информация, а сведения за определенный период, копируется первая страница, содержащая ФИО специалиста, и нужные листы. Другой вариант – набрать данные из документа на компьютере и распечатать. Его выбирают, если документ заполнен неразборчиво, текст читаем с трудом.
3. Из готовой распечатки делается заверенная копия ТК. Постранично ставится штампик «Копия верна», виза представителя фирмы-нанимателя, его ФИО, и печать юридического лица. Оттиск не следует располагать на участке без текста. В идеале он должен захватывать и информацию о стаже, и подпись.

Если представители отдела кадров не предоставляют копию, требуйте письменный отказ. Он станет основанием для жалобы на работодателя в инспекцию по труду.

Зачем заверять копии

Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ).

Организации заверяют копии в следующих ситуациях:

• для предоставления контрактов, накладных, учредительных документов, свидетельства о праве собственности и др. сторонним компаниям и государственным органам;
• для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
• для предоставления справок и выписок сотрудникам в связи с их трудовой деятельностью.

Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных ).

Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:

• налоговые инспекции;
• Пенсионный фонд;
• Фонд социального страхования;
• банки и микрофинансовые организации;
• надзорные органы (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Трудовая инспекция и т.д.);
• судебные инстанции.

Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец, нюансы и ошибки

Если в момент обращения, вы являетесь пенсионером или неработающим, то в этом случае можно обратиться с этой просьбой в отдел кадров по вашей последней работе. Работники этой организации должны выдать вам документ, отвечающий всем нормам и правилам. Требования к заверению копии Весь процесс заверения копии можно разделить на несколько этапов, которые подразумевают отдельные требования и правила. Например:

1. Прежде всего, копии страницы должны иметь хорошее качество, вся имеющаяся информация должна быть хорошо видной и четкой.
2. Чтобы документ имел юридическую силу, на каждой странице необходимо написать «копия верна», поставить свою печать, после чего ваше предприятие должно поставить печать, подтверждающую, что это действительно является документом.
3. На самой последней странице нужно прописать полностью свою фамилию, имя и отчество.

В случае когда нет возможности предоставить оригиналы документов, так как они хранятся на предприятиях или других организациях, должны быть подготовлены заверенные копии, которые будут иметь равноправную юридическую силу. Для этого необходимо сделать:

• Подготовить ксерокопию трудового договора
• Заполнить всю необходимую информацию
• Поставить росписи на каждой странице, а также поставить печать

Пошаговая инструкция и рекомендации

1. Прежде чем предпринимать какие-либо действия, необходимо прочитать и ознакомиться с инструкцией трудового договора.
2. Убедитесь, что все ваши данные указаны правильно и без ошибок, ФИО нужно писать полностью.

Где и как оформить копию (выписку) трудовой книжки с её заверением – инструкция

Мнение эксперта
Поляков Пётр Борисович
Адвокат с 6-летним стажем. Специализация — гражданское право. Опыт более 3 лет в составлении договоров.

Трудовая книжка – юридически важный документ. В то время, когда гражданин работает, она должна находиться у специалиста отдела кадров, или же непосредственного руководителя организации.

Если же гражданин не числится в штате организации или не трудоустроен, то документ может и должен находиться на руках.

Способы заверения напрямую зависят от того, где храниться книжка:

1. В первом случае документ заверяет работодатель или начальник кадрового отдела.
2. При втором условии заверение проходит в нотариальной конторе.

Как правило, если вам отказывают в заверении, требуйте письменное объяснение, где пропишут причину отказа.

А вообще, на практике происходит так, что гражданину не отказывают, и без каких-либо проблем оформляют копию книжки — а затем и заверяют.

Оформление выписки документа осуществляется в несколько этапов:

1. Личное обращение в организацию. В нотариальной конторе достаточно устно огласить свою просьбу, а вот при обращении в кадровый отдел или к непосредственному руководителю вам необходимо будет написать заявление. Особенно часто такое требование выдвигают крупные компании, в которых больная численность работников.
2. Определение страниц, которые необходимо заверить. Подтверждения могут не требовать со всего документа, а лишь нескольких страниц. Стоит убедиться, какие периоды трудового стажа необходимы для подтверждения. Обычно специалист делает копию первого листа, где содержится информация о личности гражданина, и дополнительных листов книжки.
3. Ожидание и получение заверенной копии. При письменном обращении, отсчитайте 3 рабочих дня. Именно после этого времени вы сможете получить заверенную копию документа у должностного лица (пункт 7 Постановления Правительства РФ под номером 225, утвержденного 16 апреля 2003 года).

Не забудьте обговорить с нотариусом, сколько будут подготавливать документ. Возможно, вам заверят выписку из книжки в день обращения.

Пошаговая инструкция

Процесс изготовления такой копии предельно прост:

1. Снимается копия со всех заполненных страниц трудовой книжки начиная с первой страницы с личными данными и заканчивая страницей с отметкой о последнем месте работы;
2. На копию наносится заверительная надпись, содержащая дату изготовления копии, отметку «копия верна», должность, подпись и расшифровку подписи уполномоченного сотрудника. Заверительная надпись должна частично накладываться на изображение трудовой книжки, не закрывая при этом содержащуюся в ней информацию;
3. После этого ставится печать. Обычно используется круглая печать организации, но не запрещено использовать также печать подразделения кадровой службы. Печать должна немного накладываться на изображение и заверительную надпись и при этом быть читаемой. Нельзя ставить печать на пустой части страницы.

Относительно конкретного места внесения записи на странице копии четких инструкций нет, поэтому в этом случае необходимо руководствоваться практической целесообразностью. Часто отметку ставят в правом верхнем углу, по аналогии с записью «Дубликат», но в этом случае она закрывает часть информации, содержащейся в трудовой книжке, поэтому там ее располагать не рекомендуется. Обычно заверение делается в левом нижнем углу копии, немного заходя на изображение, но не перекрывая содержание копируемого документа.

Правила заполнения копии трудовой книжки

Для заверения копии любого документа, в том числе и трудовой книжки, существует два способа:

• Постранично: нанесение заверительной надписи и печати на каждую страницу копии.
• Прошитого комплекта копий: в этом случае все страницы копии последовательно нумеруются, прошиваются, сшив пломбируется наклейкой с печатью, подписью и указанием количества страниц. Заверяется не каждая страница, а весь прошитый комплект вцелом.

Сколько действует заверенная копия трудовой книжки для загранпаспорта

Для этого следует заново заверить его работодателем или уполномоченным на это специалистом при помощи еще одной печати и подписи. Подлинность данной ксерокопии не должна вызывать сомнений

.Каждые знак, буква и цифра должны быть разборчивы .Сколько по времени действует копия трудовой книжки в других организациях Гражданин, который оформляет визу, также должен предоставить копию рабочей книжки .Здесь действуют свои определенные сроки .В основном каждый документ действителен максимум три месяца .Копия книжки утверждается по общим правилам .Но для получения визы нужен перевод некоторых страниц на другой язык (часто это английский или итальянский) .Оформление пособий в соцзащите тоже требует большого объема документов .Копия книжки рабочего здесь необходима при единовременной выплате по рождению ребенка и при оформлении детских пособий . Для этого рекомендуется заблаговременно получить специализированное поручение с официального портала государственных услуг. Завершающим этапом является вложение изготовленной копии трудовой книжки в пакет документации, который подается в компетентные миграционные инстанции вместе с заявлением.

В этом случае сложности не возникают – нужно только грамотно заполнить все позиции заявительного бланка. В противном случае придется получать новую копию или переписывать заявку, что, в свою очередь, занимает достаточно много времени.

Существуют два варианта, как правильно заверять копию трудовой книжки.

1. Заверять каждую скопированную страницу.
2. Скопировать все страницы трудовой книжки, сшить их, закрепить нитку с оборотной стороны последней страницы, на которой будет располагаться отметка о заверении, и заклеить небольшим листом бумаги. На приклеенном листе делают надпись «Пронумеровано и прошито», подсчитывают количество листов, ставят дату прошивки, затем производится запись «Копия верна», указываются должность заверяющего сотрудника, его фамилия и инициалы, ставятся подпись и печать.

Если страницы заверяются по отдельности, все вышеперечисленные реквизиты обязательны на каждой странице.

Важные пункты Копия трудовой для всех организаций должна быть сделана по всем правилам (по закону). Организации требуют утверждения каждой страницы при помощи печати компании и подписи ответственного человека

.Значительным пунктом в предоставлении такой копии является ее срок действия .Условия по данному вопросу каждое предприятие выдвигает свои . В основном ксерокопия трудовой действительна лишь один месяц с даты ее утверждения компанией.

• банк (при желании получить кредит либо выступить в роли поручителя);
• Пенсионный фонд (для установления пенсии);
• органы, занимающиеся вопросами гражданства и миграции (для получения заграничного паспорта; с 2021 года это требование действует только в отношении биометрического паспорта;
• посольства либо визовые центры некоторых стран (для получения визы, например, это касается Канады);
• потенциальному работодателю для рассмотрения кандидатуры на вакансию;
• другие учреждения по требованию.

Как заверить трудовую книжку по образцу, установленному законодательством, необходимо знать руководителю организации (его заместителю), специалисту (начальнику) отдела кадров, бухгалтеру либо иному лицу, которое в соответствии с локальным правовым актом обязано вести трудовые в организации и заверять их копии. Трудовые документы сотрудников, называемые трудовыми книжками, имеют свой вес среди других значимых документов. Как и с других документов, с трудовой можно снимать ксерокопии, которые будут подлинными, если все сделано по закону

. Работнику и его руководителю необходимо быть в курсе того, при каких условиях и сколько времени действительна копия трудовой книжки.Условия утверждения копии трудовой книжки Книжка сотрудника хранится в организации у лица, на которое возложены полномочия за данные действия (работодатель, кадровик) .На руки свой документ специалист может получить только в случае ухода из компании при оформлении определенных документов и составлении нужного приказа со всеми подписями и печатями . Если в других организациях, куда гражданин обратился по различным причинам, нужна трудовая книжка, то работник имеет право на получение ее копии.

Первое, что необходимо сделать гражданину России, собирающемуся покинуть территориальные пределы государства, — выяснить, имеются ли причины для отказа. Если с этим все в порядке, следующим этапом является получение заграничного паспорта. Кроме пакета бумаг, заявителю необходимо заполнить анкету, важным разделом которой являются сведения о трудоустройстве

. При этом граждан нередко волнует вопрос, нужно ли подавать трудовую книжку.

Образец заверенной копии трудовой книжки в 2020 году

Перейдем к тому, как будет выглядеть образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем для банка.

Первостепенную роль для потенциального кредитора играет указание, что сотрудник все еще работает, а не уволен.

Инспектор по персоналу АО «Приборный завод» А.Ю. Пименова откопировала заполненные страницы трудовой книжки работника и заверила каждую надписью:

Верно.
Подлинник трудовой книжки находится в отделе кадров АО «Приборный завод» в сейфе
инв. № 2091990
По настоящее время работает в занимаемой должности
Инспектор по персоналу Пименова А.Ю. Пименова
30 апреля 2020 года МП*

* Оттиск печати частично попадает на дубликат и не загораживает слова. Если организация (или индивидуальный предприниматель) не имеет печати, то пишется «Верить без печати».

При прошивке в общий документ листы нумеруются, а заверяющая надпись располагается на обороте, где закреплена шнуровка и указано число прошнурованных страниц.

На картинке приведен образец заверения последнего листа копии трудовой книжки:

А на этой картинке приведен пример оформления всех заполненных и заверенных листов трудовой книжки после последнего разворота:

Ответственность за несвоевременную выдачу или отказ от выдачи копии документа

За задержку или отказ в выдаче предусмотрены меры ответственности. Данные меры регламентируются Кодексом об административных правонарушениях (ст. 5.27). За нарушение, совершенное в первый раз, предусмотрены штрафные санкции, представленные в таблице.

Субъект	Сумма (руб.)
должностное лицо	1000-5000 (штраф может быть заменен на предупреждение)
предприниматель	1000-5000
юридическое лицо	30000-50000

За повторное нарушение, размер штрафных санкций увеличивается. Суммы представлены в таблице ниже.

Субъект	Сумма (руб.)
должностное лицо	10000-20000 (может быть заменено на дисквалификацию на период от 1 года до 3 лет)
предприниматель	10000-20000
юридическое лицо	50000-70000

Зачем может понадобиться копия трудовой

Документ, свидетельствующий о последовательной официальной занятости человека, может понадобиться ему не только при трудоустройстве на основное место работы. Перечень причин необходимости получить копию может быть весьма обширным:

Профилактика утери или порчи оригинала

Всегда полезно иметь копию такого важного документа. Ведь, несмотря на то что работодатель отвечает за сохранность вашей трудовой, не исключены непредвиденные ситуации, когда она будет испорчена или утрачена, будь то вследствие человеческого фактора или чрезвычайной ситуации

Восстановление данных из трудовой – довольно трудоемкая и продолжительная процедура, так что заверенная «на всякий случай» копия – страховка от возможных неприятностей.

Трудоустройство по совместительству. Если совмещение должностей внутреннее, вопрос трудовой не актуален. Ведь работодатель, а значит, и кадровая служба одни и те же. Но если сотрудник совмещает должности в разных организациях, то для предоставления другому работодателю ему понадобится дубликат этого документа.

Поиск новой работы. Если человек планирует поменять место своего трудоустройства и подыскивает новую работу до увольнения, то для составления резюме, а также на собеседованиях ему может понадобиться указанная копия.

Для банковских организаций. Банки требуют эту бумагу в случаях, когда человек рассчитывает на кредит либо собирается выступить поручителем при выдаче кредита другому лицу.

При оформлении заграничного паспорта. Гражданин РФ, заполняя заявление об изготовлении загранпаспорта, должен указывать данные о своей профессиональной занятости так, как они сформулированы в трудовой. Пусть даже по закону саму копию предоставлять для этого не обязательно, иметь ее перед глазами в этом случае будет гораздо удобнее.

В органах социальной защиты трудовую книжку или ее копию попросят предъявить при назначении субсидии, пособия или других выплат, для которых имеет значение трудовой стаж. Неправильно заверенная копия заставит снова проходить через тяжелую процедуру ожидания в очереди к инспектору.

Для получения визы в отдельные государства. Некоторые консульства предпочитают получить среди прочих документов на предоставление визы и сведения о трудовом стаже выезжающего гражданина.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Закон не ограничивает ситуации, в которых то или иное учреждение может потребовать у человека копию его трудовой. Все зависит от конкретной ситуации и цели

Правила заверения, оставшиеся неизменными

Изменения, появившиеся в 2018 году, являются очень локальными. То есть практически все правила заверения, за редкими исключениями, остались прежними. Если сотрудник запросил заверенную копию книжки, работодатель должен предоставить ее в течение 3 дней. Срок отсчитывается с даты направления работником заявления. Соответствующая норма содержится в статье 62 ТК РФ. В этой же статье указано, что предоставленная копия должна быть заверена надлежащим образом.

При заверении нужно пользоваться этими неизменными правилами:

• Копировать нужно все обороты, где есть сведения. Это и титульный лист, и страница с заключительной записью о трудоустройстве.
• Копировать раздел о вознаграждении нужно не во всех случаях. Обычно нужна эта страница при получении различных званий. К примеру, звания «Ветеран труда». Сведения о поощрениях пригодятся при устройстве на новую работу.
• Копии листов брошюруются. На наклейке сзади нужно привести число скрепленных листков.
• На заключительном листе книжки проставляются эти отметки: отметка «Верно», подпись лица, сделавшего копию книжки, дата оформления и печать.

Копию можно или сшить, или представить разрознено. Если это отдельные листы, то заверить нужно каждый из них.

К СВЕДЕНИЮ! Иногда фирмы требуют указания того, что сотрудник продолжает работать у текущего работодателя. Однако это требование не утверждено Госстандартом. То есть от исполнения этого требования можно свободно отказаться.

Для чего нужна?

Трудовая книжка хранится у владельца, за исключением тех случаев, когда он на данный момент имеет официальное место трудоустройства. Если документ находится на руках у гражданина, то нет необходимости оформлять выписки и дубликаты.

Если человек имеет официальное место трудоустройства, то работодатель забирает у него бумажную трудовую книжку и хранит ее в сейфе. Документ возвращается сотруднику в случае увольнения. Согласно действующему законодательству РФ, за сохранность полную ответственность несет работодатель.

На сегодняшний день работнику может быть выдана копия трудовой книжки или выписка из нее по запросу.

Есть несколько причин, по которым она может потребоваться:

1. Подача заявки на оформление кредита в банк.
2. Подача заявления на получение субсидий или льгот в государственные органы.
3. Для внесения записи о внешнем совместительстве.
4. Подача документации в Пенсионный фонд.
5. Оформление загранпаспорта или визы.
6. Оформление усыновления или опекунства ребенка.
7. При рассмотрении дела в судебном порядке.

В некоторых случаях необходимо документально подтвердить тот факт, что гражданин был трудоустроен в определенные периоды.

Как получить у работодателя?

Чтобы получить выписку, необходимо написать соответствующее заявление и направить его в отдел кадров.

В заявлении в обязательном порядке нужно указать, зачем сотруднику необходимы сведения, и куда он собирается их подавать. В течение трех дней после подачи заявления работодатель подготовит документ.

Заполнение выписки из бумажной книжки осуществляется на фирменном бланке компании. Этим занимается сотрудник отдела кадров. Когда документ будет готов, сотрудника попросят расписаться в книге учета для подтверждения факта выдачи.

Подобный документ в обязательном порядке должен быть заверен. Для этого на ней проставляется следующая надпись «Копия верна», сделанная ответственным кадровиком.

Пример:

Если книжка ведется в цифровом формате, а от бумажного варианта работник отказался, то выписку все равно можно получить через работодателя на основании заявления. При этом сведения о ее записях выдаются по типовой форме СТД-Р. Конкретный работодатель, к которому обращен запрос, может выдать только те записи, которые выполнил он сам. Сведения о записях у предыдущих работодателей нужно запрашивать на прежних местах работы.

Важно, что в выписке из электронной книжке будут находиться записи, сделанные только за период с момента первой подачи сведений работодателем — с 2020 года. Записи до 2020 года можно посмотреть в бумажной трудовой, которая после перехода на электронную, должна быть выдана сотруднику

Пример формы СТД-Р:

Когда могут отказать?

Стоит сказать о том, что в соответствии с действующим законодательством РФ, отказ в выдаче выписки трудовой книжки является неправомерным.

Если наниматель не предоставляет сотруднику сведения о его трудовой деятельности, то можно обратиться с жалобой в трудовую инспекцию. При подтверждении факта наличия нарушения, работодателя обяжут предоставить выписку принудительно.

Оформление дубликата трудовой книжки

Вот инструкция, как правильно заполнить дубликат и не допустить ошибок.

Шаг 1. Для получения работнику следует обратиться к прежнему работодателю с заявлением в произвольной форме — в содержательной части указывается причина утраты. Вот так выглядит образец заявления на дубликат трудовой книжки:

Законодательство не обязывает работодателя издавать приказ, но на практике его используют крупные организации. Это позволяет:

• кадровой службе соблюсти нормативные сроки оформления;
• обосновать использование формуляра и сделать запись в книге учета;
• руководителю и организации избежать административной ответственности за нарушение законодательства (ст. 5.27 КоАП).

ВАЖНО!

С приказом о выдаче дубликата трудовой книжки под подпись ознакомьте исполнителей, которые будут заниматься восстановлением, заявителя.

Шаг 2. При заполнении нового формуляра помните о правилах внесения данных в титульный лист и остальные разделы. На титульном листе нового бланка:

• напишите «Дубликат» (правый верхний угол);
• в левом верхнем углу делается заверенная подписью ответственного лица и печатью отметка о дате выдачи, причине (утрата) и серийном номере оригинала (например, «Дубликат выдан 12.05.2019 в связи с утратой трудовой книжки АТ № 123456765»);
• внесите актуальную на день оформления информацию — фамилия, имя, отчество и пр. (данные о прежних изменениях вносить в дубликат нет необходимости (п. 2.1 инструкции)).

На оригинале (если он сохранился) сделайте запись, что взамен нее выдан дубликат (например, в ситуации признания недействительной одной из записей). Проставьте его серию и номер (п. 1.2 инструкции).

Вот так выглядит образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере и другим причинам:

В разделе «Сведения о работе» (ч. 2 п. 7.2 инструкции):

• рассчитайте суммарно за весь период работы общий стаж;
• интервал работы на вашем предприятии в него не включайте;
• даты приема и увольнения ставятся в графе 2, порядковый номера записи — в графе 1;
• в хронологическом порядке поочередно вносите сведения о каждом подтвержденном месте работы (графа 3);
• сведения о работе на вашем предприятии внесите по общим правилам;
• в графу 4 впишите данные о справках, копиях приказов или иных документов, на основании которых фиксируется информация.

Еще несколько правил о том, как сделать дубликат трудовой книжки при утере и другим причинам:

1. Каждая внесенная запись подписями уполномоченных лиц не заверяется.
2. Написание дат, цвет пасты и чернил соответствуют инструкции.
3. Последующие данные о занятости у текущего работодателя вносятся в общем порядке.

Шаг 3. Выдайте документ заявителю, соблюдая следующий порядок:

1. Внесите сведения о выдаче в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей.
2. Снимите с учета оригинал (при необходимости).
3. Выдайте новый бланк владельцу под расписку.