Как написать деловое письмо

Рекомендательное письмо компании — примеры

Письмо №1:

ОАО является нашим партнером в сфере (область деятельности). За время сотрудничества подтвердила свой высочайший профессиональный статус, активность и компетентность в выполнении поставленных задач.

Все задачи выполняются вовремя, в строго обозначенные сроки и с отличным качеством. Сотрудники компании качественно справляются со своими обязанностями.

Мы довольны работами и готовы рекомендовать эту фирму как ответственного и надежного партнера.

Образец письма №2:

Фирма , работая в (год) году на проводила работы и зарекомендовала себя как высококвалифицированная, исполнительная компания.

Работы выполнялись качественно и в обозначенное время. За время проведения работ претензий к компании не было.

Образец письма №3:

является партнером в течении лет. За столь продолжительное время зарекомендовало себя стабильным и надежным партнером, обеспечивая высокую оперативность, надежность и гибкий подход к потребностям Заказчика, ни разу не допустив превышения сроков.

Рекомендую как добросовестного партнера и надежного поставщика.

Образец письма №4:

Настоящим письмом подтверждаю, что имеет опыт сотрудничества с в сфере . За время сотрудничества представители компании проявили творческий подход, высокий профессионализм и оперативность в выполнении обозначенных задач.

Подтверждаем, что услуги соответствуют высокопрофессиональному профилю.

Образец письма №5:

Наше сотрудничество с фирмой продолжается с . На протяжении этого периода компания зарекомендовала себя как надежный деловой партнер и устойчивое предприятие.

Благодаря главному принципу работы фирмы – формированию с клиентами партнерских отношений, основанных на профессионализме и взаимном сотрудничестве, она, на наш взгляд, занимает стабильное положение в области .

Образец письма №6:

Настоящим письмом организация сообщает, что за время сотрудничества с данная фирма успела зарекомендовать себя как надежный и профессиональный партнер.

Главной отличительной чертой работы является высокая организованность и оперативность сотрудников организации, готовность быстро реагировать на изменение обстоятельств.

Исходя из вышесказанного, фирма хотела бы отметить высокий потенциал ОАО , нацеленность на процветание и дальнейшее успешное развитие.

Письмо #7:

За период работы с сотрудники предприятия зарекомендовали себя с положительной стороны. Их работа отвечает заданному уровню, выполняется качественно и строго в установленные сроки. Хочется отметить эффективную работу специалистов и оперативность выполнения заданий, внимательное отношение к Заказчику.

За подтверждением рекомендаций о работе обращаться к по телефону: .

Образец письма №8:

Настоящим письмом мы, , подтверждаем, что является нашим долгосрочным и надежным партнером.

успешно и активно работает с года, предоставляя полный спектр услуг в данной сфере.

За этот период нам оказывались услуги на высочайшем профессиональном уровне. Профессионализм сотрудников обеспечивает достойное качество предоставляемых услуг.

Исходя из вышесказанного, характеризует как надежного и профессионального партнера в сфере услуг.

Инструкция по написанию письма

Составление делового письма можно разделить на несколько этапов.

1. Сначала нужно указать адресата. Для этого в верхнем правом углу бланка нужно написать инициалы, фамилию и должность получателя. Если адресат – это организация, то следует указать ее юридический адрес.

2. Обращение к получателю. Его следует размещать ниже посередине бланка. Ранее уже говорилось, какие фразы можно использовать. Обычно обращение имеет вид: «Уважаемый Игорь Петрович!»

3. Изложение цели. Ниже с новой строки нужно написать главные мысли, всю суть, упоминая причины обращения. Если речь идет о каких-то проблемах, то стоит предложить варианты ее решения. Если это предложение о сотрудничестве, то нужно объяснить, как оно будет происходить. Если же в письме отражена жалоба, то стоит попросить о принятии конкретных мер. Словом, получатель из текста должен понять, что конкретно от него хотят.

4. Заключительная часть. И, наконец, с новой строки нужно вставить завершающую фразу и подпись.

Далее будет рассмотрено несколько образцов деловых писем, чтобы стало еще понятнее, как именно их составлять.

Как закончить деловое письмо

После вступления и грамотного изложения сути письма в содержании встает вопрос, как правильно его закончить. Важно подвести конкретный, простой итог, ограничиваясь при этом простыми фразами. Подпишитесь, указав свою должность, фамилию и имя

Также рекомендуется добавить не только контакты компании, но и ваш личный телефон и E—mail. Это покажет адресату вашу готовность общаться и сотрудничать

Подпишитесь, указав свою должность, фамилию и имя. Также рекомендуется добавить не только контакты компании, но и ваш личный телефон и E—mail. Это покажет адресату вашу готовность общаться и сотрудничать.

Таким образом, мы объяснили важность составления деловых писем. Если оно оформлено по всем правилам, то это охарактеризует вашу компанию с положительной стороны

Соблюдение этикета в деловой переписке показывает уважительное отношение вашей компании к другим организациям. Поэтому, изучайте подробно статью и составляйте ваши письма правильно.

9 советов, которые помогут написать деловое письмо

Краткость

Деловые письма должны быть короткими и точными, если это возможно, стоит ограничиться одной страницей. Адресаты, особенно если это деловые люди, не любят читать длинные письма и часто откладывают их на потом. Поэтому если вы хотите, чтобы ваше письмо как можно скорее прочитали, стоит писать лаконично.

Внимательность к читателю

Всегда старайтесь сосредоточиться на потребностях читателя и постарайтесь взглянуть на вещи с его точки зрения. Поставьте себя на его место и представьте, как бы вы отреагировали на такое письмо. Каждый может сделать это, так как все мы все являемся клиентами какого-либо бизнеса.

Официальный тон

Стиль написания и содержание деловых писем должны быть официальными и оперировать фактами. Чувствам и эмоциям не место в деловых письмах. Поэтому избегайте фраз типа “мы чувствуем”, вместо них используйте “мы полагаем” или “мы думаем”. Сердечный, дружелюбный подход – это хорошо. Просто сделайте его более официальным, но избегайте и чрезмерно формальных терминов.

Логика и однозначность

Используйте простые слова и фразы, старайтесь придерживаться прямого порядка слов в предложении. Убедитесь, что письмо сформулировано логично: сначала определяется главная мысль, потом она раскрывается, а затем следует вытекающее из этих фактов заключение.

Своевременность и точность

Деловые письма всегда должны быть своевременными и точными. Учитывая то, что в большинстве случаев мы говорим о бизнесе, несвоевременность может иметь финансовые последствия. Несколько раз проверьте все факты, которые вы указываете в письме. Если вы ошибетесь в цифрах или датах – это может нанести ущерб и негативно отразится на репутации компании.

Вложения

Если вы отправляете документы, то ваше основное письмо будет использоваться как сопроводительное. Кратко и понятно дайте небольшие инструкции о вложенных файлах, чтобы адресат сразу понимал про что идет речь.

Не используйте сложные конструкции

Некоторые типичные для деловой переписки слова и фразы сильно усложняют текст и его восприятие. Постарайтесь не делать письмо слишком громоздким. Чем проще и понятнее оно будет, тем лучше.

Как написать деловое письмо на английском

Написание деловых писем на английском не самая легкая задача, особенно для тех, кто изучал английский, как иностранный. Мы на простых примерах разберемся, как правильно писать деловые письма на английском.

При написании делового письма на английском очень важно излагать информацию в нужном стиле. Необходимо всегда оставаться предельно вежливым и деликатным

Иногда лучше показаться немного консервативным, чем невежливым. Также важно формулировать предложения коротко и четко.

Каких формулировок стоит избегать:

• Сокращений
• Сленга, жаргона, даже использование идиом нежелательно
• Эмоционально окрашенных слов

Структура делового письма в английском языке

Структура делового письма на английском такая же, как и в русском, отличаются в основном только формат адреса и речевые обороты.

Контактная информация

Имя ФамилияВаш номер телефонаВаш адрес электронной почты Дата

Anna Robins+0000000email@exampl.comJanuary 11, 2005

Вежливое приветствие

Если вы не знаете имя собеседника	Dear Sir – для мужчиныDear Madam – для женщины
Если знаете имя	Dear Mr John – для мужчиныDear Ms Jane – для женщины
Если у адресата есть ученое звание используйте его	Dear Dr. SnowDear Prof. Black

Завершение

Если вы не знаете имени адресата	Yours faithfully
Если знаете имя	Yours sincerely

Конструкции для разного типа писем

В зависимости от типа делового письма, следует использовать соответствующие фразы. Вот несколько примеров.

Письмо-жалоба

Я пишу, чтобы пожаловаться на…
I am writing to complain about…
Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к…
I am writing to draw your attention to…
Я недавно купил … в вашей компании.
I recently purchased … from your company.
Я хотел бы получить полный возврат средств.
I suggest that I get a full refund.
Я был бы признателен, если бы вы могли вернуть мне деньги.
I would be grateful if you could give me a refund
Я с нетерпением жду ответа.
I look forward to receiving a prompt reply.

Письмо-запрос

Я пишу, чтобы узнать о…	I am writing to inquire about…
Не могли бы вы предоставить мне некоторую информацию о…	Would you be kind enough to provide me with some information about…
Буду признателен, если вы поможете мне узнать…	I would appreciate if you could help me find out…
Не могли бы вы сказать мне, если…	Could you tell me whether…
Мне также было бы интересно…	I would also be interested in…

Сопроводительное письмо

Я пишу, чтобы подать заявку на должность…	I am writing to apply for the position of…
Я пишу в ответ на вашу вакансию …	I am writing in response to your advertisement…
Я особенно заинтересован в этой работе, потому что…	I am particularly interested in this job because…
Как вы можете видеть из моего резюме…	As you can see from my resume, …
В настоящее время я работаю в…	I am currently employed by…
Я стремлюсь делать карьеру в…, потому что…	I am keen to pursue a career in…, because…
Мои сильные стороны…	My main strengths are…
Если вам требуется дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.	Should you require any further information, please do not hesitate to contact me.

Письмо-извинение

Пожалуйста, примите наши извинения за…	Please accept our apologies for…
Мы искренне извиняемся за…	We sincerely apologize for…
Ошибка, видимо, была связана с…	The mistake was apparently due to…
В настоящее время мы работаем над…	We are currently working on…
Чтобы этого не случилось снова …	To prevent this from happening again, …
Мы понимаем, как вы были расстроены, когда … но, к сожалению …	We understand how upset you must have been when…, but unfortunately…

Классификация деловых писем

Не существует единой классификации деловых писем. Их очень много и для каждой сферы деятельности регулярно будут использоваться разные типы. Например, рекрутеры чаще всего пишут ответ на резюме, а сотрудник банка – запросы.

Абсолютно все типы деловых писем можно поделить на два функциональных типа:

1. Требующие ответа – вопрос, просьба, обращение, предложение.
2. Не требующие ответа – приглашение, напоминание, предупреждение.

Основные типы деловых писем:

Подтверждение. Этот тип писем иначе известен, как письмо-квитанция и значит не более, чем просто подтверждение. Такое письмо является юридическим документом и доказательством чего-либо, например, оплаты покупки.
Извинение. Письма с извинениями написаны для того, чтобы извиниться за то, что произошло в прошлом и какие меры принимаются для решения этой проблемы. По сути, эти письма о чем-то негативном, но с позитивным тоном

Автор принимает на себя ответственность и показывает важность проблемы, чтобы получатель не чувствовал себя проигнорированным. Такие письма обычно являются ответом на жалобу.
Благодарность

Эти письма отправляются с целью выразить признательность и сказать “спасибо”.
Жалоба. Эти письма отправляются, если кто-то остался недоволен чьими-то услугами или даже поведением. Правильно оформленная жалоба должна обязательно рассматриваться и приводить к решению проблемы.
Сопроводительное. Такие письма обычно являются откликом на вакансию. Автор выражает желание работать в компании и прикладывает к нему резюме.
Запрос. Этот тип письма предназначен для получения определенной информации от адресата.
Рекомендация. Такие письма содержат информацию о кандидате и его успехах на предыдущем месте работы. Обычно его отправляет отдел кадров с прошлого места работы, чтобы подтвердить компетентность кандидата для принятия на новую должность.
Увольнение. Официальное уведомление, которое сопровождает увольнение кого-либо из сотрудников.
Отказ на резюме. В таком письме работодатель сообщает потенциальному кандидату, что пока не готов принять его на работу.

Конечно, помимо этих типов, существуют еще десятки разновидностей деловых писем. Они предназначены для решения разных задач, но имеют похожую структуру и официальный тон.

Структура делового письма

Первое, с чего стоит начать, если вы хотите научиться писать письма в деловом стиле – изучение структуры. Поскольку она типична для большинства документов, это значительно облегчает дальнейшую работу над письмом.

Деловое письмо состоит из трех частей: вводной, констатирующей и заключающей.

Вводная часть

Начать писать деловое письмо следует с вводной части, которая включает в себя информацию об адресате и отправителе, тип письма, приветствие и лид-абзац. Из вводной части должно быть понятно к кому и зачем вы обращаетесь.

Основная часть

В основной части необходимо более подробно описать ситуацию, с которой вы обращаетесь или на которую отвечаете. Например, привести аргументы, сообщить о решении вопроса или о том, что вы делаете для его решения.

Помните, что каждое предложение должно быть логически связано с предыдущим. Если это простой запрос или заявление, не стоит слишком подробно расписывать ситуацию

Укажите только самое важное и ограничьтесь тремя – четырьмя предложениями

Заключение

В конце делового письма вы подводите итог своего письма в виде выводов или предложений по решению проблем, прощаетесь, указываете свое имя и должность. Допускается использование постскриптума, но только если это обоснованно.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

• при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
• при ведении бизнеса;
• при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

• коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
• запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
• претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
• гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
• информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
• по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Тело письма – цели и задачи изречений

Напишите тело письма сначала на черновике. Оно должно быть не более трех абзацев. Если вы не можете сказать о своих мыслях в рамках этого размера, то вы, вероятно, недостаточно лаконичны. Одиночное пространство нужно выравнивать так же, как и сам текст – по левой стороне:

1. Не используйте выравнивание посередине, так как это говорит об информационном стиле, а не деловой этике письма, где важна суть, а не интерпретация новости или обзора нового продукта. Зная, как писать официальное письмо в организацию, вы сможете не только верно изложить мысли, сжав их до конкретики, но и получить такой же четкий ответ в ближайшие сроки.
2. Во втором абзаце используйте примеры, чтобы подчеркнуть вашу мысль, если это возможно. Конкретные, реальные примеры всегда лучше, чем гипотетические. Допустим, вы купили товар, но поставки еще не было. Не нужно говорить о знакомых или других клиентах, которым компания отправила груз быстрее, чем вам. Только по делу и существу: если есть претензия, скажите об этом.
3. В заключительном абзаце кратко изложите свою цель в письменной форме и предложите, как исправить ситуацию. Допустим, вы недовольны качеством товара, так как коробка бракована. Укажите свои варианты решения проблемы и предложите наиболее удачный для вас способ, если вы, конечно, в выигрышной позиции. В ответном письме вам предложат либо несколько вариантов, либо спросят условия воплощения в реальность вашего варианта.

Подпишите свое письмо с соответствующим словом, например, «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», если это уместно. Оставьте место под вашим именем для подписи. Если вы пишете в стиле Modified Block, не забудьте проставить дату и время, как полагается в случае оформления официального письма для компаний не через интернет-обращения.

Добавьте слово «Приложение» ниже подписи. Делайте это только в том случае, если вы прилагаете другие материалы, такие как резюме или расписание, вместе с письмом. Если имеется более одного дополнительного элемента, было бы неплохо перечислить названия вложенных элементов. Это говорит о структурированности письма, и получателю будет легче разобраться, что и где находится по списку, какое это имеет отношение к нему и письму в целом.

Как написать и оформить письмо

Оформить его несложно, несмотря на то, что единых шаблонов не существует. Они и не требуются, поскольку предложение следует делать каждому партнеру отдельно, учитывая особенности и специфику его деятельности. Чтобы понять, как написать письмо поставщику с предложением о сотрудничестве, необходимо придерживаться основных правил. Пишем кратко и без лишней «воды», поскольку текст призван заинтересовать партнера. Отразить придется только главную информацию о вашей деятельности и преимуществах работы с вашей организацией. Кратко и четко расскажите поставщику:

• чем вы выгодно отличаетесь от конкурентов (успехи, достижения, основные проекты);
• какие преимущества у поставок продукции вашей компании (оперативность, платежеспособность, долгосрочное сотрудничество);
• какую пользу получит компания от сотрудничества с вами (возможность закупать товары крупными партиями, помощь в продвижении продукции на зарубежных рынках и др.).

Для текста не существует стандартов. Основное правило — пишем ясно и грамотно. Лаконичность здесь не менее важна, следует помнить: бизнесмены тратят на прочтение не более 3-5 минут. Если в документе лишняя информация, он полетит в корзину.

Отсюда понятно, что правильный текст следует составить аккуратно и привлекательно:

• включить в содержание всего несколько абзацев одинаковой величины;
• написать удобочитаемым шрифтом;
• для легкого восприятия важные сведения оформить списком или таблицей.

Структура выглядит следующим образом:

1. Наименования компании-отправителя и компании-получателя.
2. Заголовок письма.
3. Содержательная часть о сотрудничестве.
4. Дата, должность отправителя, подпись с расшифровкой.

Чтобы расположить к себе потенциального заказчика, в начале следует лично обратиться к руководителю компании: «Уважаемый Иван Петрович!», а не сухое указание «на имя директора». Если до этого вы разговаривали по телефону или встречались лично, в начале письма напомните об этом.

В письме точно и кратко расскажите о предлагаемых услугах

Начините с того, что особенно важно клиенту. Расскажите, что вы изучили деятельность компании, и это позволило вам понять, какие совместные проекты станут выгодны для адресата

Перечислите выгоду: «Вам удастся сэкономить на…», «У вас появятся новинки первыми» и т. д.

Внизу укажите адреса, телефоны и реквизиты вашей компании, чтобы с вами связались в любой удобный момент.

Образец

Посмотрите пример письма о сотрудничестве и дополните его спецификой деятельности вашего бизнеса.

В ________________________ Руководителю _____________ __________________________ Предложение о сотрудничестве Уважаемый Ф.И.О.! Меня зовут Ф.И.О.. Моя компания _______________ занимается поставкой компьютеров и комплектующих и программного обеспечения с ______года. За время деятельности мы осуществили поставки более _________клиентам. Среди них ________________. Мы продаем компьютеры известных мировых брендов _____________ и программное обеспечение всемирно известных компаний _______________. Сотрудничая с нами, вы получите самое современное и качественное оборудование в короткие сроки. Поставки осуществляем за один день — для товаров со склада и до нескольких дней — для товаров под заказ. Мы заинтересованы в долгосрочном взаимовыгодном партнерстве и готовы представить Вашему вниманию низкие цены и высокое качество обслуживания. Буду рад сотрудничать, жду Ваш ответ в ближайшее время. Если возникнут вопросы, буду рад ответить на них. Мои координаты. _________________________________________________ Руководитель ______________ _______________/___________ М.П. «__»__________ ____ г.

Вот образец коммерческого предложения от СМИ для размещения PR-материалов.

Обращения в деловом письме

Официальное сообщение всегда должно оформляться в нейтральном тоне. Такой же вид должны иметь и обращения к адресату. Фразы по типу «Добрый день» будут неуместны. Если хочется поприветствовать, то лучше использовать формальное «Здравствуйте». Но самым грамотным вариантом считается обращение по имени-отчеству

Причем неважно, сколько длится знакомство с адресатом. В письме нельзя применять короткую форму имени (например, Петя, Аня и так далее)

Сохранить межличностную дистанцию, проявить уважение к человеку старше по возрасту или выше по должности поможет обращение на «вы». Однако стоит отметить, что в некоторых компаниях, наоборот, принято употребление «ты» при общении даже в письме.

Стоит заметить, что обращение «Уважаемый господин» нельзя использовать без последующего указания имени этого человека. Также нужно избегать сокращений «г-н», «г-жа». Если нужно обратиться к группе лиц, то допускается не указывать имена. Тогда можно коротко написать: «Уважаемые господа!» По правилам после обращения по имени нужно всегда ставить восклицательный знак. Например, подобная фраза в деловом письме будет иметь следующий вид. «Уважаемый Александр Сергеевич!»

В заключительной части можно использовать различные варианты. «С наилучшими пожеланиями», «С уважением», «С надеждой на сотрудничество» и прочее. Здесь обращения должны носить официальный, но дружелюбный тон.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

• дата написания,
• реквизиты отправителя и получателя,
• вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
просьбы и объяснения
заключение.

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.