Стандартные фразы, выражения и обороты деловой переписки

Аудитория

Английский язык — универсальный язык общения людей из разных стран. Но это не значит, что стиль переписки будет всегда одинаковым. Рассмотрим отличия.

Китай, Япония, арабские страны

При общении с коллегами и партнёрами из этих стран, особенно в начале знакомства, используйте максимально вежливые формы. Каждое письмо начинайте с вежливого приветствия и форм этикета, к примеру:

• Hope this email finds you well→ Надеюсь, у вас всё хорошо,
• Sorry for bothering you→ Прошу прощения за то, что отвлекаю.
• Might I take a moment of your time? →Могу я занять у вас минуту?

Используйте максимально вежливые формы запроса:

• I would be grateful if you could…→ Я бы был очень признателен, если бы вы могли…
• Could you please be so kind… →Будьте так добры…

Германия, Великобритания

Уменьшите модальность фраз, но не отказывайтесь от вежливых форм и форм этикета:

• Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me→ Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
• I would appreciate your help in this matter→ Буду признателен за вашу помощь.
• I await a response at your earliest convenience → Ответьте при первой возможности.

США

Опустите формы этикета, если только вы не общаетесь со стоящим выше вас коллегой или партнером. Чётко опишите, что произошло, и что вам нужно. Чем меньше конструкций сwould, could, might, тем лучше.

Деньги или как показать партнеру, что пришло время платить

Иногда хочется написать прямым текстом, что пришло время платить. Но в бизнес-переписке так поступать нельзя. Вместо этого приходится употреблять более мягкие конструкции, за которыми стоит все тот же жесткий вопрос.

• According to our records … – Согласно нашим записям…
• Our records show that we have not yet received payment of … – Наши записи показывают, что мы еще не получили оплату за…
• We would appreciate if you cleared your account within the next days. – Мы будем благодарны, если вы рассчитаетесь в ближайшие несколько дней.
• Please send payment as soon as possible/ promptly – Пожалуйста, вышлите нам оплату как можно скорее.

Стиль и слог

Мы составили грамотный план письма

Теперь важно написать письмо правильным языком. Поэтому нам нужны еще несколько правил

Правило 9. Выбирай конкретные подлежащие

Каждому приходилось читать опусы в духе «Во избежание наличия проблем по факту оплаты туристами туров и последующего обнаружения невозможности выдачи им посольством визы, турагентством было произведено изменение процедуры приема и проверки документов туристов на визу». В этом тексте подкачало подлежащее, главный член предложения, обозначающий героя или предмет повествования. Здесь оно всего одно – «изменение».

Перечислите, о ком или о чем говорится в предложении:

• туристы
• агентство
• посольство…

Сделайте самых главных героев или предметы из списка подлежащими. «Турагентство изменило процедуру приема документов, чтобы исключить случаи, когда посольство отказывает туристам, уже оплатившим поездку».

Правило 10. Используй глаголы-сказуемые

За действие героя или признак предмета в предложении отвечает сказуемое. Оно может быть и простым («проектируем», «контролируем») и составным («осуществляем проектирование», «обеспечиваем контроль»). Даже если слов в сказуемом несколько, главным все равно остается глагол. В простом варианте весь смысл сказуемого в глаголе (Что делаем? Проектируем!). В составном глагол пуст (Что делаем? Осуществляем!), а смысл надо искать дальше по тексту.

Простое глагольное сказуемое легче воспринимать. Вместо «провожу консультирование», пишите «консультирую».

Правило 11. Избегай «необитаемых» кусков текста

Подлежащее и сказуемое – локомотив предложения. Если к одному локомотиву мы «цепляем» пару десятков слов, предложение «не поедет». Вместо «В случае неиспользования платных услуг связи посредством абонентского номера в течение 150 дней и при условии положительного баланса лицевого счета, тарификация услуг связи на данном Абонентском номере осуществляется в соответствии с условиями тарифного плана «Запасной» напишите «Если вы не пользуетесь платными услугами больше 150 дней, и баланс счета у вас положительный, ваш номер автоматически переводится на тариф «Запасной»

Текст должен быть «густо населен» подлежащими и сказуемыми – как показано на схеме «по мотивам» стихов Агнии Барто. Чем выше конструкция на схеме, тем легче адресату ее воспринимать. Чем ниже, тем адресату сложнее.

Правило 12. Ставь подлежащее в начало предложения

Предложению-«составу» особенно тяжело тронуться, если локомотив оказался не в голове, а в хвосте. Так бывает, когда в начале предложения идет длинный деепричастный оборот. Вместо «Учитывая возможность возникновения неисправностей автомобиля вдали от автомастерской, необходимо, чтобы водитель умел сам устранять мелкие неисправности». напишите «Поскольку автомобиль может выйти из строя вдали от автомастерской, водитель должен уметь сам устранять мелкие неисправности».

Деловая позиция

Общие правила составления деловых писем касаются любой переписки, будь то письмо, в котором обговаривается встреча, или это письмо-отказ несостоявшемуся партнёру. Структура практически всегда одна и та же, её можно просто запомнить, а вот содержание характеризует автора, а в его лице и компанию, которую он представляет, как цивилизованного, корректного и грамотного собеседника. Переписка очень часто является эмоционально затратной и сложной работой, поскольку общение с помощью электронных средств стало одной из главных и в принципе неотъемлемой частью работы делового человека.

Пишут коллегам относительно работы, пишут руководству, деловым партнёрам, клиентам. Пишут людям хорошо знакомым и тем, которых, вполне возможно, никогда и увидеть-то не придётся. Требования по составлению деловых писем по единому образцу в принципе отсутствуют, ещё не написаны учебники, но этика делового общения уже сложилась, поскольку именно она является двигателем успешного ведения бизнеса. Деловое письмо — визитная карточка компании, отражающая её официальную позицию. От переписки зависит, будет ли сотрудничество комфортным и продуктивным, да и состоится ли оно вообще. Поэтому следование правилам хорошего тона в каждом послании — залог успеха.

Правильно составленное деловое письмо – первый шаг к успешным взаимоотношениям и сотрудничеству

Общие правила делового общения в переписке достаточно просты. Изучить их и применять на практике несложно.

Для начала стоит сформировать вид делового письма. Это может быть сопроводительное или гарантийное письмо, напоминание или уведомление. Сообщение может носить претензионный характер, а возможно, на письмо предполагается дать ответ.

Важно обусловить уровень доступности для получателя. Ограничитесь ли вы только одним письмом, или, возможно, придется отправлять несколько уточняющих писем? Это нужно решить заранее

Необходимо определить степень важности: срочное письмо следует отправить заказным или же по электронной почте.

Существует стандарт ведения и оформления деловой переписки. В деловой среде при формировании писем учитывают ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В каждом официальном письме должно быть:

• имя отправителя (название организации);
• дата составления;
• имя получателя с указанием определенного лица к получению;
• вводное начало, приветствие;
• вопрос и цель письма;
• суть обращения;
• вежливое завершение;
• личная подпись отправителя;
• перечисление приложений, список копий документов.

При деловой электронной переписке или составлении письма на бумажном носителе лучше воспользоваться программой Microsoft Word. Как правило, используется шрифт Times New Roman, кегль 12-14п., одинарный или двойной межстрочный интервал, нумерация располагается внизу с правой стороны. Реквизиты набирают через один межстрочный интервал.

Документы, отправляемые в напечатанном виде от имени предприятий, следует использовать исключительно на фирменном бланке, с указанием реквизитов

Оформляйте фирменный бланк с повышенным вниманием, так как это является визитной карточкой компании. Этим знанием должен обладать каждый сотрудник офиса

Согласно деловой этике, международная переписка предполагает создание письма на языке получателя. Английский язык наиболее приоритетный в официальных отношениях.

Подбирайте внимательно слова, не употребляйте двусмысленные фразы, профессиональные термины, пишите просто и лаконично. Делите суть письма на смысловые части, чтобы его нетрудно было читать. Существует правило: первая и последняя часть содержит не более 4 печатных строк, а середина – не более 8.

Время ответа: на письменный запрос составляет 10 дней после регистрации письма, на электронные или по факсу – 48 часов, без учета выходных.

Виды деловых писем

По своему назначению, правилам оформления и требованиям к содержанию деловая переписка подразделяется на несколько категорий. Каждаяимеет характерные особенности, которые нельзя применять в других случаях. Деловой характер переписки возможен между равными участниками переписки.

Классификация деловых писем:

• информационно-уведомительные;
• требующие ответной реакции;
• содержащие напоминание, недовольство;
• общего характера;
• ответы.

Ознакомительной деловой корреспонденцией считаются письма, в которых содержатся сведения о свойствах товаров или услуг и обязательства производителя или продавца:

• гарантийные;
• рекламные;
• сопроводительные.

В деловом письме к партнерам с конкретным запросом, прошением текст составляется таким образом, чтобы получатель был обязан дать ответ.

После заключения коммерческих соглашений одним из видов регулирования и выполнения договорных отношения является деловая переписка. В таких письмах упоминается о взятых обязательствах, претензии, предложения о сотрудничестве.

Письменные сообщения с выражением благодарности, соболезнования, приглашения, рекомендации, инструкции относятся к общей категории деловой переписки.

Письма-ответы должны содержать ссылку на письмо-запрос (просьбу, уведомление, претензию). Прежде, чем отвечать по сути, необходимо дать понять, что смысл обращения был понят.

Виды корреспонденции

Сразу же, рассуждая о том, чем является деловая переписка, хотелось бы обратить внимание на ее виды. Так, можно выделить письмо-запрос и, соответственно, письмо-ответ; письмо информационного характера (чаще всего направляется клиенту); благодарственное (в знак благодарности за оказанную услугу), письмо-уведомление, напоминание, предупреждение; письмо рекомендационного характера; гарантийное и сопроводительное письмо

На самом деле это — лишь самые часто используемые типы, из которых состоит как реальная, так и электронная деловая переписка. Следовательно, с ними мы и будем встречаться на практике чаще всего.

Надо обсудить; надо сделать

И другие неопределенные фразы – они направлены будто всем, и одновременно никому. Отправитель просто перебрасывает ответственность за выданную им информацию на получателей: потому что нет ни конкретной задачи, ни конкретного исполнителя. А делать что-то надо.

Чем можно заменить: Если вы сбрасываете кому-то или в общий чат любую задачу или даже просто информацию – сразу укажите, что с ней делать. «Вика, тут интересная статья про Java – посмотри и давайте обсудим, может нам попробовать», «Прошу разработчиков проекта посмотреть и до завтра отписаться по поводу этого документа».   

Подписывайтесь на рассылку статей для HR и рекрутеров! Будьте в тренде с Hurma

*

Я даю своё согласие на обработку Персональных Данных в соответствии с Политикой конфиденциальности
и принимаю Пользовательское соглашение

Вы подписаны!

Структура делового письма

Правила написания деловых писем достаточно стандартизированы и требуют соблюдения определенной структуры и оформления.

Контактная информация (Contact information)

При разработке макета вашего делового письма начните с плана, в котором есть вся необходимая информация и разделы. Обычно деловое письмо включает в себя следующие сведения вверху страницы:

• Ваша контактная информация (имя, должность, компания, номер телефона и адрес электронной почты). Включение вашей контактной информации позволяет читателю быстро определить от кого письмо.
• Дата написания письма. Включите дату после контактной информации и отформатируйте ее в соответствии со стандартами вашей страны. Например, в США нужно написать месяц по буквам, а затем указать день и год: 10 июля 2020 г.
• Контактная информация получателя (имя, должность, компания, адрес компании). Под датой укажите контактную информацию получателя, чтобы читатель мог убедиться, что письмо в надежных руках. Хотя указывать имя получателя не обязательно, лучше всего адресовать деловое письмо конкретному человеку. Старайтесь избегать личных титулов, таких как мистер или мисс, поскольку вы можете не знать пол получателя или предпочитаемую гендерную идентичность; тем не менее, вы можете указать звания Dr. (доктор), Prof. (профессор) при необходимости.

Тело письма (Body)

Следующие разделы идут после контактной информации:

Приветствие (Salutation)

Используйте то же имя в приветствии, которое вы указали в разделе информации о получателе.

• Если вы пишете в более формальных обстоятельствах — например, в сопроводительном письме в юридическую фирму, — вы можете обратиться к читателю, указав его имя и фамилию, например: «Dear Deborah Johns».
• Если вы знаете получателя или пишете в менее формальную компанию, например, технологический стартап, вы можете просто написать «Dear Deborah».
• Если вы не можете идентифицировать отдельного получателя, вы можете использовать приветствие, адресованное компании или команде, например: «Dear ABC team» или «Dear financial team».

Тело (Body)

Сохраняйте единообразное форматирование всего делового письма, чтобы придать ему профессиональный вид. Выровняйте текст по левому краю и сделайте одинарный интервал, а каждый абзац разделите дополнительной строкой пробела, как показано в примере выше. Также не забывайте быть кратким. Вы можете открыть свое деловое письмо дружеским приветствием, но быстро перейти к основным моментам, включив в него только абсолютно необходимые контекст и информацию.

Заключение и подпись (Closing and signature)

Включите заключительную строку после текста письма, например «Thank you» или «Kind regards», а затем четыре пустые строки ниже и ваше имя.

Вложения (Enclosures)

Если вы отправляете письмо по почте и включаете дополнительные документы, например резюме, добавьте раздел под названием «Enclosures» под своей подписью и перечислите все другие документы, которые вы отправляете, указав каждый из них в отдельной строке. Например:

• Резюме (Resume)
• Ссылки (References)
• Стенограмма (Transcript)

Общие слова и фразы для деловой переписки

Thank you for your letter of (date), asking if…
Спасибо за письмо от (дата), в котором вы спрашиваете …
We have received your letter of (date), enclosing…
Мы получили Ваше письмо от (дата), к которому вы прилагаете…
We are writing to enquire about…
Мы Вам пишем, чтобы узнать о…
We are interested in…
Мы заинтересованы в…
We would like to know…
Мы бы хотели знать…
In reply to your letter of (date)…
В ответ на Ваше письмо от (дата)…
We would like to inform you…
Мы бы хотели Вас проинформировать…
We are sorry to have to remind you…
Простите за то, что напоминаем Вам…
We regret to inform you that…
Сожалеем о том, что должны Вам сообщить, что…
We refer to your order №123…
Ссылаясь на Ваш заказ №123…
With reference to your letter…
Ссылаясь на Ваше письмо…
With reference to your advertisement in…
Ссылаясь на Вашу рекламу в…
We refer to our telephone conversation regarding…
Мы ссылаемся на наш телефонный разговор касательно…
Replying to your letter of … we are pleased to inform you that…
Отвечая на Ваше письмо от…мы рады сообщить Вам, что…
In reply (response) to your letter of… we are pleased to inform you that…
В ответ на Ваше письмо от…мы рады сообщить Вам, что…
In accordance with your request we…
В соответствии с Вашим запросом мы…
We confirm our fax message received this morning…
Мы подтверждаем получение Вашего факса сегодня утром…
Confirming…we are pleased now to…
Подтверждая…, мы рады…

May we remind you that…
 
We wish to notify you that…
 
a) извинения
We apologise for…
Мы извиняемся за…
Please accept our apologies/apology for…
Пожалуйста, примите наши извинения за…
Please accept our apology and our assurance that we will be more careful in the future.
Пожалуйста, примите наши извинения и заверения в том, что в будущем мы будем более осмотрительны.
Apologising for… we…
Извиняясь за…, мы…
We very much regret to say that…
С большим сожалением мы сообщаем, что…
We are sorry for a delay…
Мы сожалеем о задержке…
We were sorry to receive your complaint…
С сожалением мы получили Вашу жалобу…
We hope you will understand that we were not responsible for…
Мы надеемся, что Вы понимаете, что мы не несем ответственности за…
We assure you that we do all we can to…
Заверяем вас, что мы делаем все возможное, чтобы…
b) выражение просьбы
Wouldwill you please, be so kind to…
Не будете ли Вы так любезны…
We would be pleased if you would…
Мы были бы рады если бы Вы…
We shouldshall be obliged (grateful) if you wouldcould…
Мы будем благодарны Вам, если Вы…
It will be appreciated if you can…
Мы высоко оценим, если Вы…
It would be appreciated if you wouldcould…
Мы были бы очень благодарны, если бы Вы смогли…
We would (very much) appreciate your advice…
Мы будем Вам (очень) благодарны за совет…
In view of the urgency we ask you to…
В виду необходимости мы просим Вас…
We trust you will…
Мы рассчитываем, что Вы…
с) упоминание о приложении к письму
We are enclosing we enclose…
Мы прилагаем…
I enclose my curriculum vitae…
Я прилагаю свое резюме…
We attach to this letter…
Мы прилагаем к этому письму…
Please find enclosed…
Пожалуйста, ознакомьте с приложенным…

I look forward to receiving your reply.
С нетерпением жду Вашего ответа.
Looking forward to hearing from you.
С нетерпением жду от Вас письма.
I hope this information will help you.
Надеюсь, эта информация поможет Вам.
Please, do not hesitate to contact me if you need further information.
Если Вам нужна дальнейшая информация, пожалуйста, пишите нам без колебаний.
Please, feel free if you have any further questions.
Если у Вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь их задавать.
If there is any advice or further information you want we shall be happy to supply it.
Если Вы хотите получить какую-нибудь дополнительную информацию или совет, мы будем счастливы их Вам предоставить.
We would appreciate a prompt reply.
Будем признательны за Ваш незамедлительный ответ.
а) выражение благодарности
Thank you again for your help. We will be ready to serve you in every way possible
Еще раз спасибо за Вашу помощь

Будем рады помочь Вам всем, чем сможем
Thank you for your assistance
Спасибо за Вашу помощь
Many thanks for your earliest attention
Большое спасибо за Ваше внимание
We assure you of our best attention at all times
Заверяем Вас в нашей преданност
Best regards
С наилучшими пожеланиями

12345Проголосовало 1 чел.

Подпись

Это обязательный реквизит любого документа и один из важнейших способов его удостоверения.

Чиновники подписывают документы в пределах своей компетенции.

Реквизит «подпись» состоит из наименования должности, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ.

Директор завода «Мрамор»                   (подпись) А.Б.Коваль

Документы, которые заключаются в учреждениях, действующих по принципу единоначалия, подписывает одно должностное лицо (руководитель, заместитель или работник, которому это поручено).

На документах коллегиальных органов (протоколах, решениях) ставят две подписи (главы и секретаря). Распоряжение подписывает руководитель.

Две и больше подписи ставят на документах, за содержание которых отвечает несколько человек:

• Денежно-финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер;
• соглашения подписывают представители договаривающихся.

Подписи нескольких лиц на документах располагают друг под другом в последовательности, соответствующей служебной иерархии.

Главный бухгалтер (подпись) В.Т.Дудко

Если документ подписывает несколько лиц, занимающих одинаковую должность, их подписи необходимо располагать на одном уровне.

Без наезда

Наезд появляется, когда один человек считает, что второй намеренно ведет себя неправильно:

Ты, говорят, решила себе клиента Оли перевести?

Претензия — это попытка не разобраться в проблеме, а доказать, что другой неправ. От этого другой человек только больше заводится. Рабочий диалог превращается в выяснение отношений.

Чтобы конструктивно обсудить проблему, надо перейти из состояния «Что этот кретин творит?» в состояние «Что-то пошло не так, нужно разобраться». Тогда получится настоящий вопрос без наезда, его можно обсуждать:

Я слышал, что клиента Оли передали тебе. Почему так?

Теперь к вопросу без претензии добавим объяснение, почему так важно это обсудить:

Я слышал, что клиента Оли передали тебе. Почему так? Спрашиваю, потому что мы с Олей разрабатывали инструкции для клиента, они еще в процессе. Не знаю, как теперь построить работу.

Объяснение превращает праздное любопытство в рабочий вопрос. Сразу понятно, зачем на него отвечать.

Вообще руководствоваться пользой для работы — железобетонный аргумент в переговорах с коллегами. Потому что одно дело защищать личные амбиции и другое — работать ради общего дела.

С аргументами о пользе для работы договариваться проще:

Ваня, я не собираюсь сокращать эту презентацию для клиента, потому что я убил на нее шесть часов. Я считаю ее очень качественной сильной работой и цельным продуктом, который я специально разработал под задачу. Тут нечего удалять.

Ваня, если я сокращу презентацию, пропадет наглядность. Мы станем объяснять решение клиенту на словах, и это будет непонятно. У него появятся вопросы, и мы не сможем это так же красочно описать словами, как сейчас слайдами.

Если вами одолевают эмоции, это тоже можно предъявить — И проявить заботы тоже не повредит:

Не лезть в голову

В письме Станислав Козлов то и дело пытается рассказать Эльвире, что у нее происходит в голове:

• ваш покой (который он нарушит)

• чтобы вы чувствовали себя в тонусе

• вы влюбленный в свое дело человек

• вы готовы ринуться в бой, вы любите такой бой

• у вас это займет не больше часа

• после этого вы проведете время интересно

Станислав уверен, что, говоря такие слова, он как будто гипнотизирует Эльвиру; как будто словами «вы влюблены в свое дело» он задал ей нейролингвистическую программу и она сразу это дело полюбила. Или, если он сказал, что дело займет не больше часа, человек согласится.

Но люди прекрасно видят, где им пытаются залезть в голову, даже если не говорят. Если Эльвира влюблена в свою работу и эта задача действительно занимает не больше часа, она знает это сама. Фразы Станислава ее не убеждают.

В деловой переписке не принято делать выводы за читателя, особенно те, которые касаются мышления. Не стоит писать, о чем человек думает, что чувствует, чего хочет, чего боится. В некоторых случаях об этом можно спросить или даже предположить, но ни в коем случае — не утверждать за читателя.

Вам это не составит труда.

Если это трудно, дайте знать.

Структура

Логично, что для более удобной организации в написании любого письма нам было бы полезно работать с его некой структурой или планом. Это позволит вам разбить задачу на более мелкие этапы, выполнить которые гораздо проще. Например, продумайте линию своего письма так, чтобы охватить те темы, которые вам нужно изложить максимально точно. Скажем, если вы пишете вопрос о том, какой ценой обладает та или иная продукция, постарайтесь кратко изложить мотив: зачем вы пишете в компанию (поскольку вы хотите приобрести или заказать тот или иной товар); проясните главную цель (узнать, во сколько вам обойдется заказ 10 единиц товара с определенными опциями). Наконец, уточните, в какой форме вы хотели бы получить расчет, и спросите, делается ли скидка на такой объем продукции.

Разумеется, эта информация и без того очевидна — просто следует логически разобрать, что вы хотите написать. Кроме того, нельзя забывать и об оформлении и требованиях. Детальнее об этом расскажем дальше.

Образец делового письма

В деловом письме должна быть структура:

• официальное приветствие;
• вступление — автор письма представляется, рассказывает о себе и переходит к сути вопроса;
• главная часть — суть письма, необходимая информация, перечисление возникших вопросов, запрос информации; 
• заключение — пожелания и благодарность; 
• вложения в электронном сообщении — графики, отчеты, копии приказов, инструкция, чек-лист;
• контактные данные — электронная подпись.

Указание реквизитов компании в контактных данных придает письму юридическую значимость: при необходимости эти сообщения можно предоставлять суду в качестве аргумента. 

Рассмотрим восемь примеров деловых писем в зависимости от получателя. 

Деловое письмо о сотрудничестве

Уважаемый Сергей Андреевич!

Меня зовут Мария Алексеевна, я маркетолог в компании здорового питания . 

Предлагаем вам сотрудничество. Наши преимущества: . При заключении договора для вас будет персональная скидка — 7% на всю продукцию. 

Прикрепляю к письму предложение. Прошу ознакомиться с ним и сообщить о решении.

Всего доброго!

Деловое письмо-просьба

Добрый день, Лариса Ивановна!

Просим вас организовать собрание всех отделов в нашем конференц-зале 20 ноября 2021 года.

Причина встречи — обсуждение новогоднего корпоратива. 

Гарантийное деловое письмо

Здравствуйте, Александр Анатольевич!

Прошу в ближайшие два дня отгрузить товар на наш склад в Екатеринбурге. Оплату гарантирую. 

Во вложении точный адрес склада и необходимые позиции товара.

Хорошего дня!

Письмо партнерам

Добрый день, Владислав Витальевич!

Сообщаем вам, что руководитель отдела снабжения Семен Иванович с 13 октября 2021 года ушел на больничный.

Его замещает старший менеджер отдела Петр Петрович. Пожалуйста, свяжитесь с ним для обсуждения задач.

Прикрепляю контактные данные Петра Петровича.

Надеемся на ваше понимание.

Письмо-обращение

Уважаемая Софья Николаевна!

Прошу вас провести перерасчет оплаты коммунальных услуг за август 2021 года. 

Во вложении квитанции и чеки об оплате. 

Спасибо. 

Письмо руководителю

Здравствуйте, Вадим Дмитриевич!Месяц назад я заказал партию рюкзаков в вашей компании. 30% товара — брак. 

Прошу вернуть стоимость испорченных вещей или заменить их. 

Во вложении прикрепляю фотографии бракованного товара, договор, чек об оплате.

Письмо в компанию

Добрый день, Наталья Александровна!

Мы разработали сайт для компании . Согласно пункту нашего договора мы должны были получить оплату за оказанные услуги две недели назад. 

Задолженность составляет рублей. Просим перечислить оплату в ближайшие дни на расчетный счет компании . Иначе мы будем вынуждены принудительно взыскать данную сумму с вашей компании, а также расходы на обращение в суд. 

Реквизиты для перечисления оплаты во вложении.

Надеемся на понимание.

Письмо контрагенту

Здравствуйте, Николай Васильевич!

Информируем вас о том, что у нашей компании сменились реквизиты. Новые реквизиты указаны в прикрепленном файле.

Хорошего дня!

Примеры деловой переписки

Чтобы показать, как использовать представленные рекомендации, рассмотрим практические примеры писем в деловой переписке. Для наглядности ниже представлены образцы не только хороших, но и плохих писем.

Информационное письмо, неудачный вариант:

«Уважаемый Павел Петрович! В целях оптимизации производственного процесса отделом коммуникаций разработан план внедрения новой системы документооборота. В связи с этим 12 апреля в вашем отделе будут проведены работы по установке дополнительного программного обеспечения на компьютеры сотрудников. Просьба обеспечить работникам отдела связи доступ в кабинет в назначенное время».

Почему такое письмо неудачно? Оно перегружает адресата лишними данными, не даёт конкретной и полезной информации. Текст перегружен страдательными залогами. При этом суть преобразований не раскрывается.

Информационное письмо, хороший вариант:

«Уважаемый Павел Петрович! Отдел коммуникации разработал план внедрения новой системы электронного документооборота. Она поможет ускорить обмен информацией между структурными подразделениями и сократит количество бумажной работы. Однако, чтобы система заработала, на компьютеры сотрудников необходимо установить новую программу. Специалисты планируют провести все работы в вашем отделе 12 апреля с 10 до 14 часов. Пожалуйста, спланируйте рабочий график подчинённых с учётом этой информации».

Почему это письмо лучше? Прямой порядок слов и лаконичное изложение упрощают понимание информации. Появились дополнительные данные, которые поясняют адресату, какую пользу принесут изменения. Есть точное время. Общий более позитивный, хотя все нормы официально-делового стиля соблюдены.

Деловое письмо призвано решить конкретную задачу, в соответствии с которой автор выбирает форму и способ изложения

Письмо-претензия, неудачный вариант:

«Тема: сломанный ноутбук.

28 февраля наша компания заказала в вашем магазине ноутбук для руководителя. Вы прислали бракованный экземпляр, он постоянно выключается. Замените».

Почему не стоит так оформлять претензию? Во-первых, здесь недостаточно информации для решения проблемы. Во-вторых, обвинительный тон помешает конструктивному диалогу.

Письмо-претензия, хороший вариант:

«Тема: Замена ноутбука по чеку №1 от 28.02.2019.

28 февраля наша компания ООО «Финансы» приобрела в вашем магазине ноутбук марки «…» модель «…» стоимостью 25 000 рублей. В начале использования оказалось, что ноутбук неисправен: через 10 минут после включения он перегревается и отключается. В технической поддержке нам ответили, что ноутбук подлежит замене и сказали написать вам, чтобы уточнить детали замены. Контактный телефон «…».

Почему этот вариант лучше? Претензия изложена сдержаннее, в ней появилось больше конструктивной информации и деталей. Понятно, почему покупатель пишет именно на этот адрес и что просит сделать. Есть контактный телефон для обратной связи, указан номер чека.

Выражение просьбы или как тактично попросить собеседника на английском

В деловых письмах иногда приходится о чем-то просить партнеров. Иногда вам нужна отсрочка, а иногда дополнительные образцы материала. Для выражения всего этого в деловом английском есть свои устоявшиеся фразы.

• We would appreciate it if you would … – Мы были бы очень признательны, если бы вы…
• Could you please send me/ tell us/ let us… – Не могли бы вы послать мне/сказать нам/ разрешить нам
• It would be helpful if you could send us … – Нам бы очень помогло, если бы вы могли нам послать…
• I would appreciate your immediate attention to this matter. – Я буду благодарен вашему безотлагательному вниманию по этому вопросу.
• We would be grateful if you could … – Мы были бы благодарны, если бы вы могли…

Важность правил делового письма

По сути, любое отправленное письмо – визитная карточка, отображение выбранной нами деловой позиции. Чтобы она выглядела достойно, вселяла уважение и доверие, а переговорам сопутствовал комфорт и эффективность решения задач, знание правил хорошего тона и их постоянное соблюдение – непоколебимый залог успеха.

Касательно любой переписки, в интернете или в письмах, действуют такие же строгие нормы, как и при общении по телефону, личных переговорах. Принципы, на которых построено взаимодействие:

взаимоуважение оппонентов к личности и деловой позиции другого человека;
внимание к деловым интересам оппонента;
соблюдение конфиденциальности;
пунктуальность в решении важных задач.

Деловая переписка необходима, так как:

• при отправлении письма нет ответа, даже если он подразумевался;
• письма теряются в потоке ненужной информации и сотрудники постоянно созваниваются, прося проверить почту;
• после прочтения электронного сообщения совершенно непонятно, что нужно от вас;
• из-за изобилия подробностей и хаоса информации в сообщениях мысли путаются, а сложный вопрос так и не решается.

Можно сэкономить множество свободного времени, если внедрить общие правила ведения деловой переписки. Это поможет избежать вышеизложенных проблем.