Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Сроки хранения

Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа. Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг.

Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.

Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

Если конкретный вид документа не отражен в действующих Приказах Министерства культуры, организация вправе самостоятельно утвердить срок хранения. В таком случае придется создать экспертно-проверочную комиссию (ЭПК). Члены данной комиссии и определят минимальные сроки хранения документации, не указанной в нормативно-правовых актах. Следовательно, ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) указание на то, что срок хранения установлен по заключению специально созданной комиссии.

Такая процедура актуальна в части установления сроков хранения для некоторых бухгалтерских документов. Например, для хранения сведений о просроченной дебиторской задолженности. Так, списать дебиторку можно только по истечению 10 лет. В то же время налоговики вправе затребовать подтверждение списания просроченной дебиторки в течение 3 лет. В итоге срок хранения таких сведений — 13 лет (10+3). Для таких случаев и нужна отметка ЭПК.

Для удобства мы собрали актуальные бланки и формы, применяемые в деятельности российских организаций, с указанием сроков их хранения. Информация представлена в виде таблицы. В ней вы найдете не только таблицу сроков хранения кадровых документов в организации в 2020 году, но и бухгалтерские документы, делопроизводственные бумаги, справки и письма и многое другое.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел компании составляется на основании аналогичных реестров, разработанных для каждого из ее подразделений в отдельности. Документ подписывается директором архива, согласовывается с начальником службы, ответственной за ведение документооборота и утверждается директором предприятия, на котором используется эта номенклатура. После того как документ будет официально утвержден, выписки из него направляются в структурные подразделения компании с целью последующего использования в работе.

Номенклатура составляется ежегодно, в конце последнего квартала года и вступает в действие с 1 января нового года. Согласовывать документ с архивным учреждением необходимо не реже одного раза в 5 лет. Если же структура управления организации претерпевает радикальные изменения, номенклатуру ее дел также придется пересмотреть.

Порядок оформления реестра

Чтобы составить номенклатуру дел, учитывающую перечень документов, хранящихся в каждом из подразделений организации, необходимо выполнить следующие действия:

1. Определить перечень документов, используемых в организации, и установить срок их хранения. Для этого можно использовать опросный лист, который заполняются уполномоченным представителем каждого из подразделений компании. После того как лист будет подготовлен, необходимо переработать содержащуюся в нем информацию и составить на ее основании полный список имеющихся документов. В соответствии с этим списком можно сформировать предварительный перечень дел, в которые они будут объединены.
2. Пронумеровать структурные подразделения организации. Полный список подразделений можно получить в отделе кадров. Каждому отделу присваивается свой порядковый номер, при этом очередность нумерации особого значения не имеет — главное, учесть все подразделения.
3. Создать номенклатуру каждого подразделения. На основании полученного списка дел в каждом отделе предприятия составляется собственная номенклатура. О том, как это сделать, будет рассказано далее. Кроме того, можно ознакомиться со статьей, рассказывающей о формировании номенклатуры дел в отделе кадров.
4. Составить общую номенклатуру дел всей организации. После того как все подготовительные работы будут выполнены, можно приступать к составлению общей номенклатуры. Эта процедура является довольно простой: все номенклатуры, составленные для каждого из подразделений компании, объединяются в один документ.

Состав и структура

Положения п. 3.4.9 Правил устанавливают перечень сведений, которые должен содержать готовый документ. Их необходимо свести в таблицу, которая может иметь шапку следующего вида:

Таблица заполняется следующим образом:

Графа 1 — проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он формируется так: номер структурного подразделения, использующего дело, плюс (через дефис) порядковый номер дела, под которым он зафиксирован в номенклатуре этого подразделения. При составлении индекса используются арабские цифры.

Графа 2 — указывается заголовок дела. Он должен быть четким, лаконичным и отражать в обобщенном виде содержание всех документов, входящих в состав дела. Использовать размытые формулировки типа «Разное» или «Прочие документы» запрещается. Сначала в номенклатуру включаются заголовки дел, включающих организационно-распорядительную документацию, затем — заголовки дел, содержащих текущие планы и отчетность.

Графа 3 — прописывается количество дел. Раздел заполняется по окончании года — после того как будет установлено точное количество дел (частей или томов), сформированных в процессе работы с документацией.

Графа 4 — указываются срок хранения дела и номера статей по используемому перечню (типовому или разработанному специально для конкретной организации). При отсутствии такого перечня применяются номера статей, указанные в типовой или примерной номенклатуре дел.

Графа 5 — добавляются примечания. К ним относятся отметки о состоянии ведения дел: заведении, уничтожении, перенесении из одного календарного года в другой (например, если какие-либо вопросы не были решены на момент окончания года, дело, содержащее связанную с ними документацию, переносится в наступивший год).

Образец номенклатуры дел организации на 2018 год приводим ниже. Он может быть использован при составлении документа, отвечающего нуждам конкретного предприятия и содержащего перечень дел, формируемых в ходе его функционирования.

Порядок заполнения формы

Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты. Применительно к ДОУ это Приказ Минобрнауки России от 17.10.2013 № 1155, который раскрывает этот стандарт подробно. Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения. К нашему вопросу он не относится. А вот остальные три можно взять в работу по признаку требования:

• к структуре образовательной программы;
• условиям реализации;
• результатам освоения программы.

То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).

Присвоим каждому делу индекс и наименование.

Индекс дела по номенклатуре дел (образец):

• 01 — структуры образовательных программ;
• 02 — ход реализации образовательных программ;
• 03 — результаты освоения образовательных программ.

Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — 01. Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:

• 01-01;
• 01-02;
• 01-03.

Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:

• 01-01/… начинаем с единицы и до конца года;
• 01-02/…;
• 01-03/….

Номенклатура дел в ДОУ на 2021 год с новыми сроками хранения должна быть утверждена не позднее начала нового календарного года.

Составляем номенклатуру дел отдела кадров

Форма номенклатуры дел структурного подразделения приведена в Приложении N 26 к п. 4.18 Правил. Рассмотрим ее.

Фрагмент документа.

Приложение N 26

к п. 4.18 Правил

Наименование организацииНаименование структурногоподразделенияНОМЕНКЛАТУРА ДЕЛНа ____ год

___________________________________    ____________   _____________________наименование должности руководителя       Подпись      Расшифровка подписи    структурного подразделения)Дата ________________СОГЛАСОВАНОПротокол ЭК <2> структурногоподразделенияот ___________ N _______

<2> Экспертная комиссия.

Какие операции с номенклатурой дел выполняются в конце календарного года?

Выясним, что говорится в нормативных документах.

В Правилах организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее – Правила 2015), которые носят нормативный, т.е. обязательный, характер, содержится следующее положение:

Извлечение

из Правил 2015

4.18. Организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в 5 лет <1> согласовывают номенклатуру дел с ЦЭК (ЭК) организации и представляют ее на согласование соответствующих ЭПК или государственного (муниципального) архива, согласно предоставленным ему полномочиям.

———————————

<1> В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.

Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно.

А вот что говорится в знакомых каждому, кто занимается хранением документов, Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила):

Извлечение

из Основных правил

3.4.6. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Сразу заметно, что в Правилах 2015 нет условия о том, что номенклатура дел обновляется ежегодно. Создается впечатление, что этот документ, единожды изданный, сохранится в первозданном виде, пока организация не «изменит свои функции и структуру». Однако это невозможно (мы уже говорили о том, что организация развивается, и состав ее дел меняется медленно, но постоянно).

Если обратиться к форме итоговой записи к номенклатуре дел, предложенной в Правилах 2015 (см. Приложение № 25), то можно увидеть, что заголовок к ней такой же, как и в Основных правилах: Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в организации.

Очевидно, что итоговая запись, как и раньше, составляется каждый год. Условие о ежегодном закрытии номенклатуры дел соблюдено, а на замену ей, как и прежде, должна прийти очередная номенклатура на следующий календарный год.

Старый документ новому не помеха

Несмотря на то что Основные правила являются методическим, а не нормативным документом, специалистам будет трудно полностью отказаться от их использования в архивном деле. С изданием Правил 2015 Основные правила никто не отменял, и нет причин для того, чтобы не применять этот подробный и привычный документ во вторую очередь и в отсутствие противоречий с Правилами 2015.

Таким образом, ежегодно над номенклатурой дел производятся следующие действия (см. схему).

Все эти действия выполняются в последнем квартале календарного года. Как показывает практика, обычно это происходит в декабре (или в ноябре, если требуется согласование с ЭПК архивного учреждения). Рассмотрим последовательно каждый из этих процессов.

Уточнение номенклатуры дел

Под ежегодным уточнением номенклатуры дел подразумевается:

• обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
• обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.

Поскольку выполнить эту работу предстоит на уровне всей организации, секретарю не обойтись без помощи коллег из структурных подразделений. Они знают состав дел своего отдела гораздо лучше, чем секретарь. Последний организует сбор информации и ее анализ.

Сбор информации производится с помощью служебной переписки (Пример 1).

Срок выполнения задачи, поставленной в этой служебной записке, стандартный. Если работник не в первый раз видит номенклатуру дел своего подразделения и понимает, что от него требуется, он выполнит задание в течение пары часов.

Ответ на служебную записку, подготовленный юридическим отделом, приведен в Примере 2.

Полученную информацию работники архива учтут при составлении номенклатуры дел на следующий год и на ее основе внесут актуальные изменения в действующую номенклатуру. Это нужно делать, если в течение года появились новые дела, например переписка с новым контрагентом.

Номенклатура бухгалтерских дел на 2016 г.

Бухгалтер                           Петрова                     И.А. Петрова

<3> Здесь и далее — экспертно-проверочная комиссия.

Понятие номенклатуры дел организации

Номенклатура дел — это регистр, позволяющий систематизировать все документы, используемые в деятельности организации. Это достигается путем их группировки в дела, сформированные по тематическому признаку с учетом сроков хранения. Перечень таких дел, составленный по определенной форме, и есть их номенклатура (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Применение номенклатуры в отношении текущих документов решает несколько задач, таких как:

• классификация и учет;
• облегчение поиска;
• помощь при передаче дел и составлении описей;
• системная подготовка к отбору для дальнейшего хранения и уничтожения.

Номенклатура дел может быть:

• типовой (нормативной), разработанной ведомством и принимаемой подведомственными организациями за образец при составлении собственного документа;
• примерной или рекомендуемой, т. е. служащей методическим пособием для создания номенклатуры в однотипных организациях, относящихся, например, к одной отрасли;
• индивидуальной, разработанной для конкретной организации.

Как составить номенклатуру дел бухгалтерии, узнайте в КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Сводная номенклатура

На основе номенклатур структурных подразделений составляется сводная номенклатура, форма которой приводится в приложении 7 к Правилам. Она оформляется на общем бланке организации.

Разделами такой номенклатуры являются названия структурных подразделений в порядке, в котором они утверждены, например: «Администрация» (01), «Бухгалтерия» (02), «Отдел кадров» (03) и т.д.

После этих разделов перечисляются документы временно действующих комиссий, профсоюзных организаций и т.п. Сводную номенклатуру подписывает руководитель службы делопроизводства или лицо, отвечающее за документационное обеспечение управления. Затем ее визирует руководитель архива или лицо, несущее ответственность за архив, номенклатура согласовывается с ЭК с составлением протокола заседания комиссии и направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения (что касается организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов; причем это делается не реже одного раза в 5 лет).

Обратите внимание! Если организация не является государственной и не заключила договор с государственным архивом, согласовывать ее номенклатуру дел с ЭПК архивного учреждения не нужно. После согласования номенклатуру утверждает руководитель организации путем проставления визы на самой номенклатуре или путем издания приказа

После согласования номенклатуру утверждает руководитель организации путем проставления визы на самой номенклатуре или путем издания приказа.

Номенклатура составляется в нескольких экземплярах: один подшивают в дело, второй используют в качестве рабочего, третий направляется в ведомственный архив при его наличии, четвертый остается в государственном архиве. Выписки из утвержденной номенклатуры передаются в структурные подразделения для использования в работе.

К сведению. В номенклатуре рекомендуется оставлять свободные строки на случай, если в течение года возникнет потребность в создании и хранении новых документов. Тогда в номенклатуру вносят новый заголовок дела.

По окончании года в конце номенклатуры дел делают итоговую запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, подписью и расшифровкой его подписи. Запись делается по форме, установленной приложением 7 к Правилам.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Если в организации произошли существенные организационно-структурные изменения, разрабатывается новая номенклатура.

Приведем пример номенклатуры дел кадровой службы организации.

Общество с ограниченной ответственностью «Василек»

(ООО «Василек»)

Отдел кадров

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

14.12.2016 N 1

Киров

На 2017 год

    Начальник отдела кадров         Крутова,         М.И. Крутова                                   14.12.2016    Архивариус                      Иванова,         Г.И. Иванова                                   15.12.2016

Определение сроков хранения

Срок хранения — один из основных критериев для разделения документов по разным делам. Это позволяет еще в процессе формирования дел сортировать документы на подлежащие:

• временному короткому (обычно до 10 лет) хранению;
• временному длительному (обычно более 10 лет) хранению;
• постоянному (вечному) хранению.

Если же в 1 дело попадают документы с разными сроками хранения, то срок устанавливается по наибольшему из них. Для определения сроков существуют утвержденные перечни.

Сроки хранения документов, сдаваемых в госархивы, определяют по типовым перечням, разработанным архивными учреждениями.

ВНИМАНИЕ! Срок хранения ряда документов изменен приказом Росархива от 20.12.2019 №236. Документ вступил в силу с 18.02.2020 года

Подробнее об изменениях читайте здесь.

Ведомственными перечнями, составленными на основе типовых и дополненными сроками по часто требующимся документам ведомства, пользуются организации, относящиеся к определенной отрасли. Такая организация должна сначала применить ведомственный перечень, а потом уже типовой.

Прочие организации могут воспользоваться следующими типовыми перечнями:

• управленческих архивных документов, образующихся в деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций (приказ Росархива РФ от 20.12.2019 № 236);
• архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций (приказ Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182 в редакции приказа Минкультуры РФ от 28.04.2011 № 412);
• документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий (перечень Главархива СССР от 15.08.1988).

1-й по списку перечень является основным и подходит также для коммерческих фирм.

Кроме того, акционерным обществам следует иметь в виду, что в отношении документов этих обществ существуют сроки хранения, установленные Положением о порядке и сроках хранения документов АО (постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс).

Право определения сроков хранения не по перечню у организации отсутствует. Если в перечне срока нет, то для документов, не сдаваемых в госархив, его определяет ЭК (экспертная комиссия) юрлица, а по документам, предназначенным для госархивов, — ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) соответствующего архива.

ЭПК госархива привлекают также к определению сроков тех документов, которые в типовом перечне имеют о (документы с такой отметкой в обязательном порядке должны быть согласованы с экспертно-проверочной комиссией госархива). Организациям, не сдающим документы в госархив, целесообразно занести эту отметку в разрабатываемую организацией номенклатуру дел. Туда же могут попасть иные дополнительные пометки, касающиеся сроков временного короткого хранения.

Срок хранения исчисляют с начала года, следующего за годом завершения текущей работы с документом.

Предназначение номенклатуры на предприятии

Без четкой систематизации в архивах творился бы хаос

Поскольку номенклатура – это важная составляющая работы любого предприятия, важно определить ее значение

1. В первую очередь появляется возможность быстрого поиска необходимого дела, используя его порядковый номер или дату регистрации. Всю информацию о том, где находится та или иная бумага, можно отыскать в справочнике, где все сгруппировано по определенному признаку.
2. Номенклатуру используют для присвоения определенного регистрационного знака документу, согласно его признаку. Например, все приказы об увольнении могут начинаться с букв ПУ, а отчеты в налоговую – ОН.
3. Номенклатура – это основной критерий при выборе документов, которые нужно сдать в архив. Также сведения номенклатуры могут быть использованы для уничтожения документации, если истек срок их хранения.
4. Без этой систематизации невозможно было бы хранить временные файлы. Их пришлось бы постоянно описывать, что занимает уйму времени.
5. Незаменима в архивном деле.