Как составить приказ о приеме на работу

Форма приказа

Для осуществления обязанностей главбуха руководителю предприятия требуется издание приказа. Такой распорядительный документ ничем не отличается по свой форме и структуре от прочих подобных распоряжений.

Приказ представляет собой письменный распорядительный документ, который заполняется либо, на стандартном листе А4, либо на фирменном бланке. Заполнить его можно вручную или распечатать, с использованием офисной техники.

Как и прочий распорядительный документ, приказ обязан содержать:

1. Название предприятия.
2. Заголовок, с указанием наименования документа и номера, присвоенного при регистрации его в книге приказов.
3. Краткую фабулу, с обозначением причины издания приказа, расположенную под заголовком распоряжения.
4. Место и дата его составления.
5. Основание для его издания.
6. В распорядительной части документа директору необходимо изложить распоряжение об исполнении обязанностей главбуха ним, с обозначением функций, согласно должной инструкции данной должности.
7. Следующим пунктом, обозначается дата вступления распоряжения в силу.

Приказ подписывается самим директором, без применения факсимильной подписи.

На практике на небольших фирмах или ИП, работающих по упрощенной схеме налогообложения (УСН), в штатном расписании редко предусматривается вакансия главбуха. Поэтому, руководителям приходится самим вести такой учет, рассчитывать налоги и зарплату своим подчиненным.

Когда и с какой целью создается приказ?

Ответственность за финансово-хозяйственные результаты предприятия всегда возлагается на руководителя, не зависимо от того – есть ли у него главный бухгалтер или нет. Однако, при наличии главбуха он может переложить часть ответственности, в том числе за финансовое состояние предприятия, на него.

Исходя из вышеизложенного, директору предприятия предлагается выбрать один из трех вариантов:

1. Пригласить на работу специалиста, в соответствии со штатным расписанием.
2. Оформить договор о бух. обслуживании со специализированной фирмой.
3. Возложить обязанности главного бухгалтера на себя.

Осуществляя выбор, директору сразу же после создания и регистрации предприятия, требуется определится с вакансией гл. бухгалтера, и при ее отсутствии в штате и невозможности заключения соглашения о бухгалтерском учете, понадобиться издать распоряжение об исполнении данных функций руководителем.

Иногда такое распоряжение, при создании предприятия, называется «Приказом №2» (первый – о назначении на должность руководителя, второй – гл. бухгалтера).

Кто пишет приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера?

Непосредственным составлением приказа о возложении функций главбуха на руководителя может заниматься любой сотрудник фирмы, с требуемым уровнем знаний и соответствующими навыками. В зависимости от численности персонала составлять приказы может кадровик, юрисконсульт или секретарь. Приказ обязан содержать принятую структуру и форму, с непременным регистрированием в книге приказов.

При этом, надо иметь ввиду, что приказ должен составляется от имени руководителя, и соответственно обязан подписываться только ним.

Основание для приказа

Любой приказ обязан иметь обоснование. В данном варианте основанием для издания такого приказа является необходимость назначения гл. бухгалтера, при его трудоустройстве, или исполнение его функций директором, при отсутствии такой вакансии в штате фирмы.

Перечень функциональных обязанностей

Основные функции главного бухгалтера — контроль и поддержание порядка во всех сферах хозяйственной деятельности организации. Человек, занимающий данную должность, выполняет следующие обязанности:

• организовывает работу бухгалтерии и контролирует деятельность подчиненных;
• отвечает за качественное и своевременное составление документов и отчетов;
• осуществляет и контролирует финансовые операции;
• отвечает за внутреннюю и внешнюю отчетность компании;
• ведет базу бухгалтерской информации;
• следит за соблюдением финансового, трудового и гражданского законодательства.

В остальном функционал главбуха во многом зависит от направления деятельности и величины компании — в некоторых организациях специалисты занимаются калькуляцией себестоимости товаров или услуг, представляют интересы организации в государственных структурах, проводят инвентаризацию и т. д.

Алгоритм составления документа

В верхней части бумаги располагается шапка, в которой прописываются название документа и дата его составления. Затем после заглавия указываются причины отсутствия сотрудника как такового. Этими причинами могут быть:

• увольнение предыдущего работника;
• уход в отпуск (по уходу за ребенком и пр);
• командировка основного сотрудника;
• предприятие малое, и самой должности не предусмотрено, и другие причины.

Вот так это должно выглядеть:
После вводной части обязательна формулировка (как в любом другом приказе) «Приказываю», и ставится двоеточие. Потом идет перечисление того, что необходимо сделать: уполномочить сотрудника (с полным указанием ФИО и занимаемой должности) выполнять работу с одним из видов ККМ.

При этом должна быть четко прописана модель кассового аппарата. Это может быть:

• АМС 100К – если организация занимается продажей продуктов питания;
• автономные кассовые аппараты с ЭКЛЗ и фискальной памятью типа ОРИОНа-100К или МЕРКУРИЯ-180К;
• мобильные терминалы оплаты с модемом и аккумулятором типа YARUS C2100;
• принтеры, не работающие без компьютера или терминала (их называют фискальными регистраторами) вида FPrint -5200ПТK и подобных;
• чековые принтеры (у них нет встроенной памяти, а значит, их не нужно регистрировать в налоговой) видов Штрих 600, MPRINT R58 USB и пр.

Словом, вне зависимости от модели, ККМ должен быть прописан.

Помимо назначений, в приказе прописываются полномочия работника на ведение журнала, составление необходимых отчетов, подписание кассовых документов от должностного лица «кассир» или «администратор».

В тексте также должна присутствовать информация об ознакомлении сотрудника с таким документом, как Порядок ведения кассовых операций. Для этого ознакомления потребуется дополнительная подпись работника, который возлагает на себя права и обязанности кассира.

Сноска на договор о мат. ответственности тоже будет нелишней. Без нее приказ также будет иметь силу, но к нему потребуется составить приложение в виде этого договора.
В конце текста документа должно стоять минимум две подписи: бухгалтера-кассира и его руководителя. Дата уже стоит в начале.

Приказ о назначении бухгалтера: зачем нужен?

Приём на работу таких специалистов ведется на общем основании, согласно стандартному порядку:

1. Для работника проводят инструктажи, его знакомят со всей локальной документацией.
2. Изучение должностной инструкции.
3. Заключение трудового договора.
4. Оформление приказа по форме Т-1 или в другом варианте.
5. Заполнение личной карточки.
6. Внесение сведений в трудовую книжку.

Для главных бухгалтеров обязательно наличие высшего образования в своей сфере. Компенсировать его можно только практическим опытом. Из последних 7 календарных лет на аналогичной должности нужно провести минимум 5. Если стаж и опыт соответствуют общим требованиям – не обязательно проходить курсы по повышению квалификации.

Приказ о назначении на должность не относят к обязательным документам. Проверяющие органы не будут выставлять требований и претензий, если бумаги нет. Другое дело – приказ, фиксирующий именно прием на работу гражданина.

Есть лишь некоторые ситуации, когда может потребоваться распоряжение о приеме на работу:

• чтобы работник мог изучить свои обязанности;
• составление списка дел, которые увольняющийся сотрудник передает новому;
• подтверждение статусов.

Обычно за формирование таких документов отвечают представители кадровой службы. После оформления приказа соответствующим образом его направляют на рассмотрение директору. Сам директор может заполнять такие распоряжения, если должность не была предусмотрена в штатном расписании заранее.

В крупных организациях

Если речь идет об ИП, то письменного согласия работника о возложении обязанностей не требуется. Если же компания имеет отдельного руководителя и он принимает решение о таком кадровом изменении, то в письменном виде он обязан сообщить об этом вышестоящему руководителю.

Сотрудник, который готовится к выполнению новых обязанностей, дает письменное согласие о том, что не имеет ничего против изменения должностной инструкции, издания приказа и заключения договора о материальной ответственности.

Обычно с этим не возникает затруднения, так как оплата труда такого работника увеличивается согласно ТК РФ.

Основания для издания приказа на прием сотрудника

После прохождения собеседования будущему работнику нужно оформить заявление о приеме на работу и представить предусмотренные законодательством документы для трудоустройства.

Законодательство не относит заявление к документам, на основании которых может издавать приказ на прием, так как это документ подготавливается в соответствии с правилами приема, действующими на предприятии.

Оформление сотрудника на работу предполагает необходимость заключения с ним трудового контракта, который является обязательным действием для трудовых отношений. Он должен быть обязательно составляться в письменном виде.

Приказ о приеме на работу формы Т-1 издается только после подписания руководством трудового договора с работником. При этом распоряжение о работе является одним из важных документов на прием нового работника.

Важно понимать, что трудовой контракт является источником для издания данного приказа. Реквизиты, а также основные моменты заключенного договора необходимо отразить в издаваемом распорядительном документе

Внимание! Законодательство не закрепляет период, в течение которого следует составить распоряжение. Однако, ТК РФ устанавливает обязанность работодателя представить в течении трех дней с факта подписания трудового соглашения приказ формы Т-1 работнику для ознакомления с его содержанием.. Работодателю дано право в издаваемом распоряжение на прием в качестве дополнительных оснований ссылаться на иные документы

Работодателю дано право в издаваемом распоряжение на прием в качестве дополнительных оснований ссылаться на иные документы.

Регистрация приказа о приеме на работу в журнале

Работодатель обязан организовать учет данных документов. С этой целью работодатель своим локальным нормативным актом может назначить ответственного сотрудника за ведение этого журнала. Это могут быть:

• кадровик;
• бухгалтер;
• офис-менеджер;
• любое иное лицо по усмотрению работодателя, но, как правило, из числа отвечающих за документальное оформление приема и увольнения работников.

Форма журнала должна предусматривать наличие обязательных полей:

• дата издания нормативного акта;
• его номер;
• дата регистрации.

В качестве журнала иногда используют опись, которую можно расположить в номенклатурной папке хранения нормативных актов о приеме сотрудников, при этом наличие полей, указанных выше, обязательно.

Какие документы нужны для трудоустройства

Для официального трудоустройства работник предоставляет работодателю пакет документов:

• паспорт (при его отсутствии справку паспортного стола о том, что сдали его для замены);
• трудовую книжку (для имеющих трудовой стаж);
• об образовании (в случае когда работа не подразумевает наличия специального образования, предъявляют школьный аттестат);
• воинского учета (для мужчин в возрасте от 16 до 27 лет — приписное или военный билет, отслужившие и мужчины до 50 лет — военный билет или временное удостоверение; если у женщины имеется военный билет, она должна его предоставить);
• пенсионное страховое свидетельство;
• медицинская книжка (если требуется — для работников сферы общепита, торговли, медицины и образования);
• справку об отсутствии судимости.

Помимо указанных, работодатель вправе запросить дополнительные бумаги в зависимости от специфики труда.

Образец и бланк приказа о приёме на работу по форме Т-1

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ Приказ о приёме на работу по форме Т-1. Бланк .docПриказ о приёме сотрудника на работу по форме Т-1. Образец .doc

Приказ о приёме на работу может быть составлен сотрудником кадровой службы, либо самим работодателем, если предприятие небольшое. Документ подписывается соответствующим должностным лицом (или руководителем), и только после этого предоставляется новому сотруднику для подписи.

Запись в трудовой книжке (или оформление, если сотрудник впервые её получает) производится уже после составления и подписания формы Т-1.

Подписанный обеими сторонами приказ о приёме на работу уходит в архив предприятия и хранится там на протяжении всего срока присутствия работника на той или иной должности. Порой возникает ситуация, когда сотруднику может понадобиться этот приказ, в этом случае он делает запрос в бухгалтерию, и та выдаёт ему заверенную копию документа. На копии обязательно должна присутствовать печать предприятия.

Этап второй — медицинский осмотр

Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:

• наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
• коды деятельности по ОКВЭД;
• наименование медучреждения, в которое направляется работник;
• ФИО работника и наименование должности;
• указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
• перечень вредных факторов.

По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.

Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”. Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности. Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.

Как правильно заполнить унифицированный приказ Т-1

Распоряжение о приеме работника на работу должно точно соответствовать содержанию трудового договора, заключенного между гражданином и организацией-работодателем. Заполним основные поля формы Т-1:

1. Наименование работодателя указывается в соответствии с правоустанавливающими документами.
2. Код по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) заполняется по данным письма Росстата, полученного при регистрации, или выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП). Можно получить код онлайн, сделав запрос на сайте кодыросстата.рф.
3. Порядковый номер присваивается приказу при его регистрации.
4. Датой составления является день издания распоряжения. Документ не может быть датирован ранее, чем договор.
5. Дата приема на работу — день, в который сотрудник фактически приступает к выполнению обязанностей.
6. Дата окончания периода трудоустройства заполняется, если трудовой договор — срочный, указывается либо конкретное число (если оно известно) либо событие, при наступлении которого прекращается трудовая деятельность сотрудника.
7. Табельный номер назначается работнику при оформлении в штат предприятия.
8. Фамилия, имя и отчество работника заполняются по образцу из записей в документе, удостоверяющем его личность.
9. Структурное подразделение фирмы-работодателя указывается только при уточнении его в договоре.
10. Должность (специальность или профессия) должна присутствовать в штатном расписании работодателя.
11. Информация о характере рабочей деятельности (разъездной, в пути и др.) и условиях трудоустройства (по совместительству, на время отсутствия постоянного работника и др.) заполняются, как в трудовом договоре.
12. Оклад или тарифная ставка указываются в фиксированном размере.
13. Условие об испытании при приеме на работу — в случае его наличия.

Заполненный образец бланка приказа о приеме на работу Т-1 выглядит так:

Заполненный бланк приказа о приеме на работу по форме Т-1а выглядит аналогично, только вместо одного сотрудника в нем будут приведены данные сразу по нескольким лицам. Никиких особых указаний к заполнению эта форма не имеет. Но от ее заполнения лучше все же отказаться и заполнять бланки Т-1 на каждого работника индивидуально. Это связано с защитой персональных данных, к которым относятся также сведения о заработной плате, указание которой предусмотрено этой формой для каждого из работников.

После издания приказа новых сотрудников знакомят с его содержанием, поэтому они увидят сведения о других лицах, перечисленных в групповом документе.

Вопросы для главного бухгалтера на собеседовании

На начальном этапе нужно узнать, достаточно ли у главбуха квалификации и опыта, чтобы работать в вашей компании:

1. Как долго вы работаете в бухгалтерской сфере?
2. Почему уволились (собираетесь уволиться) с предыдущего места работы?
3. С какими системами налогообложения имели опыт работы?

Совет от 1С-WiseAdvice

Если у кандидата есть опыт работы на общей системе налогообложения (ОСНО), но он не работал со спецрежимами (УСН, ЕНВД, ЕСХН) – это не критично. Но если вы применяете общий режим, не рискуйте брать на работу главбуха, который имеет практический опыт только на спецрежимах, но не работал на ОСНО. Общая система налогообложения самая сложная, и пока главбух перестраивается на общий режим, он может наделать немало ошибок по неопытности.

Сколько бухгалтеров было в штате на предыдущем месте работы?
Есть ли опыт в управленческом учете, бюджетировании и планировании? (это важно для небольших компаний, где нет должности финансового директора и его функции возлагаются на главного бухгалтера).
Какая сфера деятельности была у предыдущего работодателя и какие обороты? Имейте в виду, что, если кандидат был хорошим главбухом в услугах или торговле, а у вас производство, он вам не подойдет, потому что производство – это другой, намного более сложный уровень бухгалтерии. А вот главбуха с производства на услуги или в торговлю можно брать без опаски.
Какие нестандартные задачи приходилось решать?
В каких бухгалтерских программах умеете работать?
Знаете ли международные стандарты финансовой отчетности? (если нужно).
Приходилось ли применять методы оптимизации налогообложения? Какие были результаты?. Остальные вопросы подбирайте, исходя из специфики работы вашей компании.

Остальные вопросы подбирайте, исходя из специфики работы вашей компании.

Обязательно поинтересуйтесь, по какой причине кандидат уволился или собирается уволиться с прежнего места работы, что нравилось и не нравилось на последнем месте. Если он плохо отзывается о предыдущем работодателе – это тревожный звоночек, особенно, если критика не конструктивная. Если вы не сработаетесь, он так же плохо будет отзываться о вас, а может и размещать негативные отзывы в сети.

Хорошо, если кандидат и сам задает вопросы тем, кто его собеседует. Соискатель, который боится лишний раз открыть рот и ничем не интересуется, вряд ли будет хорошим главбухом.

Если кандидат удовлетворяет первичным требованиям, можно переходить к тестам на проверку профессиональных и личностных качеств.

Приказ о назначении на должность главного бухгалтера – Справочник бухгалтера

— Организация бизнеса — Кадры — Документы — Приказ о назначении главного бухгалтера

В соответствии с действующим законодательством РФ, ведение бухгалтерского учета является обязательной составляющей правомерной бизнес-деятельности компании.

Как следствие, главным ответственным субъектом за наличие грамотно оформленной финансовой отчетности признается управленец. Однако ввиду наличия многих задач директор может нанять соответствующего специалиста для ведения учета.

В связи с этим возникают некоторые вопросы о том, как правильно составить приказ о назначении главного бухгалтера на должность.

Процедура оформление ВРИО

Необходимо правильно оформить временный переход функционала главного бухгалтера на другого сотрудника. Сделать это можно несколькими способами:

• внутреннее совмещение;
• внутреннее совместительство;
• временный перевод;
• заключить соглашение о труде срочного характера.

У каждого варианта есть свои особенности.

Внутреннее совмещение

Если главбух будет отсутствовать непродолжительный промежуток времени, подходит такой вариант. Руководствоваться нужно ст. 60.2 ТК РФ и ст. 151 ТК РФ.

Работник, который временно займёт должность, подписывает согласие, которое оформляется в виде дополнительного соглашения к его трудовому договору. Также оформляется приказ. В допсоглашении указывается временной промежуток совмещения должностей или отдельным пунктом выносится, что срок не установлен.

В ст. 60.1 ТК РФ прописано, что у сотрудника есть право отказаться от совмещения, уволить за этого его не имеют права.

Отдельно стоит прописать нюанс – даётся ли ВРИО право подписи финансовых документов или нет.

Скачать образец приказа на врио главного бухгалтера в порядке совмещения должностей

Внутреннее совместительство

Не путать с предыдущим пунктом. Здесь не обойтись дополнительным соглашением, нужно составлять отдельный трудовой договор. Такой вариант подходит, если главный бухгалтер будет отсутствовать долго.

Также стоит учесть:

• можно применять только в ООО, но не в ИП.
• обязательно заключать второй трудовой договор, а не дополнительное соглашение.
• функционал в должности по внутреннему совместительству может отличаться от обязанностей, прописанных в первом соглашении о труде.

Законодательно установлен запрет на использование одного сотрудника одновременно на двух должностях. Поэтому во втором трудовом договоре необходимо указать, что обязанности отсутствующего главбуха возложены по внутреннему совместительству, и дополнительно сделать ссылку на п. 4 ст. 282 ТК РФ.

Важно! Внутреннее совместительство оформлять нельзя, если у сотрудника установлен неполный рабочий день.

Временный перевод

Обратить внимание нужно на ст. 72.2 ТК РФ

С временно исполняющим обязанности заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописывается, что он временно переводится на другую должность, но в рамках одной компании. Временной промежуток перевода – не более календарного года. В случае замещения временно отсутствующего главного бухгалтера можно указать, что перевод осуществлен до тех пор, пока основной работник не выйдет снова на работу.

Важно! В ст. 72.2 ТК РФ прописаны основные гарантии

Если по окончании срока перевода работнику не предоставляется его прежняя должность, то перевод необходимо оформить как на постоянной основе.

Данный вариант освобождает ВРИО от основной работы. С момента подписания соглашения он выполняет только функции отсутствующего главбуха. К прежней должности он пока отношения не имеет, и выполнять прежние должностные обязанности не должен. Также нужно оформить приказ, в котором ВРИО ставит подпись об ознакомлении.

Заключение соглашения о труде срочного характера

Можно взять на работу стороннего сотрудника, заключить с ним срочный трудовой договор. Основания для заключения соглашения о труде срочного характера прописаны в ст. 59 ТК РФ. Основной минус такого сотрудничества – если главный бухгалтер не вернётся на работу, а новый кандидат на должность не устроит руководство, расторгнуть срочный трудовой договор будет сложно.

Срочное соглашение о труде так называется по той причине, что у него срок действия. За 3 дня до его окончания руководство обязано предупредить временного работника. Уведомление о скорейшем увольнении составляется в письменной форме, вручается сотруднику лично в руки под роспись.

Если главбух на работу так и не выйдет, то основания для прекращения трудовых отношений с временным работником отпадают. Его придётся оформить на постоянное трудоустройство. Если этого не сделать, увольнение можно оспорить в судебном порядке.

Важно! Принимая на работу временного сотрудника на должность отсутствующего главного бухгалтера стоит помнить, что он должен соответствовать требованиям, предъявляемым Законом № 402-ФЗ.

Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления

Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства. Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция. Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.

Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:

1. Налоговая инспекция. Собирает налоги — и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники — налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
2. Пенсионный фонд России — ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
3. Фонд социального страхования — ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.

В 2021 году вам нужно подать одно-единственное уведомление — в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.

После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы — в фонд социального страхования. Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно. Оплатили страховые взносы в налоговую — подаете уведомление об уплате в ПФР. И так — каждый месяц.

Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника. Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу. После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.

Права и полномочия

Финансист не только выполняет обязанности, но и имеет ряд полномочий и прав. Например, счетный работник вправе требовать с работников компании своевременного предоставления первичных документов. К тому же бухгалтер может проводить встречные сверки с контрагентами, инспекцией и фондами для выявления задолженностей и корректировки правильности расчетов. Принимать участие в контрольных, ревизионных и прочих проверочных мероприятиях.

Права, полномочия и порядок взаимодействия с иными структурными подразделениями компании следует прописать максимально подробно и четко. Если оставить лишь общие формулировки, то споры и разногласия неизбежны.