Путевой лист грузового автомобиля

Сроки хранения и ответственность

Организация обязана обеспечить сохранность путевок на срок 5 лет, это установлено приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Этот же срок установлен ст. 29 Закона № 402-ФЗ для первичных учетных документов.

Ответственность за правильность составления и достоверность указанных сведений несут лица, указавшие эти сведения, а также руководитель учреждения. Некорректно составленная путевка признается ничтожной. Налоговики не примут такой документ в качестве подтверждения транспортных расходов на автомобиль, что грозит увеличением налоговой базы на прибыль и штрафными санкциями.

Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя

На каждое транспортное средство, которое числится в организации и используется в рабочих целях, необходимо оформлять путевые листы при каждом выезде из депо либо гаража. Оформление данного документа должно быть строго по форме и содержать всю необходимую информацию. Стандартная форма используется уже более 20 лет на всех предприятиях территории Российской Федерации. Разумеется, в нее вносят свои дополнения и изменения, но в целом форма такая же. Важным критерием является то, что в обязательном порядке в путевом листе указывается информация, касательно собственника транспортного средства.

Разновидностей путевого листа немало. Для каждого региона, области и вида транспорта предусмотрен каждый бланк:

• путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя;
• бланк грузового автомобиля;
• бланк специального транспорта;
• путевой лист такси (как легковые, так и грузовые автомобили);
• путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя;
• автобусы грузоперевозки.

Для учета путевых листов предприятиям необходимо вести специальный журнал. Нововведением 2020 года стало то, что теперь все водителя, прежде чем выехать из парка либо гаража, в обязательном порядке должны пройти предварительный рейсовый контроль технического состояния транспортного средства и занести всю информацию в путевой лист. Еще одно нововведение заключается в отмене круглой печати на бланке.

Бывают моменты, когда организацию либо предприятие стандартный вариант бланка не устраивает. Тогда им разрешено создавать самостоятельно разработанные формы, основным требованием к которым является наличие всей необходимой информации в них (реквизитов, показателей, технического состояния при осмотре).

Бланк путевого листа грузового транспортного средства каждый предприниматель заполняет индивидуально. При помощи данного документа предпринимателю также удается возместить все затраты, такие как сервис автомашины, расходуемые моторные жидкости либо запчасти. Заполнение листа ведется в четко установленные сроки – от одного до 30 суток. Как уже говорилось, подобный документ водителю должны выдавать ежедневно. Единственный пункт, разрешающий не учитывать данный фактор, это длительные поездки, когда водитель – дальнобойщик физически не может возвратиться в офис за путевым листом. Тогда в листке сразу указываются:

1. Число, месяц и год, когда выдали документ.
2. Ставят печать организации.
3. Штампуют.

Когда осуществляются дальние поездки грузовиков, фирмы ставят по два водителя на машину в рейс, чтобы каждый смог немного отдохнуть, в таком случае путевой лист ИП выписывается на каждого индивидуально.

Бывают и иного рода ситуации, когда водить и предприниматель – это одно физическое лицо, в таком случае путевой лист индивидуального предпринимателя он вынужден заполнить самостоятельно на себя. При этом сам вписывает дату выезда и километраж пути в форму.

За допущенные в документе ошибки водитель ответственности не несет, за все отвечает непосредственно сама организация. В каждой организации нужен архив предпринимательства, в котором должен храниться весь пакет путевых листов в комплекте с товарно-транспортными накладными.

Согласно законодательству Российской Федерации, езда без путевого листа транспортного средства влечет за собой штраф в размере 500 российских рублей, если в данном нарушении есть вина организации, то размер штрафа увеличивается до 20 тысяч рублей, а если виновник индивидуальный предприниматель, то размер достигает 200 тысяч рублей. Наложение штрафа может быть не только при отсутствии документа, но и при неверном его заполнении. Поэтому лучше всего в каждой организации иметь образец заполнения путевого листа. Если водитель не прошел в медицинском пункте обследование предрейсовое и, соответственно, пометки об этом нет в ПЛ организации, то штраф организации достигает 30 тысяч рублей, а водителю 5,5 тысячи рублей. Также могут выписать штраф, если транспортное средство не прошло предварительный технический осмотр. Порой штраф сразу накладывают за несколько нарушений, и его размер будет соответствующим.

Индивидуальный предприниматель может оформлять утвержденный бланк путевого листа или же разработать свой, но в любом случае главное, чтобы все было правильно оформлено, со всеми отметками, печатями и подписями.

Для какой цели выписываются путевые листы

Юр. лицам и ИП путевые бланки требуются для выполнения следующих задач:

1. Отчетности по расходу ГСМ.
2. Отчетности по общим затратам, относящихся к ТС.
3. Амортизационных начислений на ТС.
4. Обеспечения контроля передвижения ТС.
5. Начисления зарплаты водителям.

Путевка также является документом, подтверждающим законность выезда ТС на маршрут, при остановке работником ГИБДД. При отсутствии путевого листа, водителю выписывается штраф в соответствии со ст. 12.13 КоАП РФ.

Для отчета по заправке ТС к путевому бланку прикрепляются чеки, подтверждающие данное действие, а также пробег на основании показаний спидометра. При заправке ТС по талонам, ведется соответствующая запись.

При подсоединении ТС к On-Line контролю, учет осуществляется данным ПО (Пояснение Минфина № 03-30-06/1/354 от 16.06.2011).

Независимо от принадлежности ТС (автопредприятию или ИП), при выезде его из гаража выписывается путевка, являющаяся первичным документом, в котором ведется первичный учет затрат.

Новые правила при занесении реквизитов в путевые листы

К обязательным реквизитам, заполняемым на лицевой странице путевого документа, относятся следующие:

1. Период действия путевки. При выдаче путевки на время более одного рабочего дня, требуется записать дату в таком виде (к примеру, 22.07.2019 – 26.07.2019).
2. Номер и серия путевки. Номер записывается уникальный. Серия проставляется обычно при изготовлении бланков в типографии.
3. Реквизиты автопредприятия, с отображением адреса, контактов, кодов по ОКУД и ОКПО.
4. Информация о ТС, с описью модели, марки, гос. знаков. При аренде ТС, отображаются реквизиты контракта об аренде.
5. Данные о водителе, с отображением его Ф.И.О., данных о ВУ, лицензии (если имеется).
6. Маршрут, с отметкой конечного адреса, времени выпуска ТС из гаража и возвращения в исходный пункт.
7. Подпись диспетчера, выписавшего путевку.
8. Подпись механика автопредприятия, с отметкой:

• технического состояния ТС, при выпуске и возвращении в гараж;
• показаний спидометра;
• заправки горючего и его остатка в бензобаке;
• марки горючего;
• расхода ГСМ, с указанием фактического и нормированного сжигания топлива;
• сведения о медосмотре водителя и техосмотре ТС.

Благодаря установленным изменениям при заполнении путевок с 2014 года, автомеханикам вменено в обязанность перед каждым маршрутом заполнять в путевке данные об автовладельце ТС, с отображением ОГРН, а для ИП — ОГРИП. Штамп предприятия на стандартном бланке (ф. № 3) ставить не обязательно.

На основании требований Минтранса, отмеченных в решении № 467 от 21.12.2018 года, путевые бланки, разработанные предприятиями, обязаны содержать все реквизиты согласно утвержденного распоряжения.

Проводимые медосмотры водительского состава, осуществляемые перед выпуском на линию, должны регистрироваться в прошнурованной книге. Потребность в медосмотре водительского состава определяется распоряжением руководителя автопредприятия. Обязательным также является медосмотр водительского состава после возвращения ТС в гараж по завершению работы.

Перед рейсом медработник обязан:

• Выслушать возможные жалобы водителя.
• Осуществить наружный осмотр.
• Проверить температуру, давление и пульс водителя.
• Проверить его алкотестером на алкоголь.
• Выявить употребление психотропных элементов (если таковое имеет место быть).

По результатам проверки медработник выносит заключение и подписывает путевку, с отметкой времени осмотра, разрешая таким образом выезд водителя на линию.

К обязательным реквизитам обратной страницы путевого листа относятся:

• Номер записи по порядку. Каждый рейс необходимо отобразить под неповторяемым номером.
• Код учреждения, заказавшего ТС.
• Маршрут, с отметкой места выпуска на линию и конечного адреса.
• Время выпуска и возвращения ТС.
• В поле «Пройдено» записывается пробег.
• Подпись шофера.

Выписка путевого бланка выполняется в одном экземпляре.

С новыми правилами оформления путевых листов можно ознакомиться, посмотрев видео

(Видео: «Новые правила в порядке оформления путевых листов»)

Как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля?

Заполнение ПЛ грузового автомобиля зависит от того, каким образом оплачивается работа водителя. Если труд водителя оплачивается по сдельным расценкам, за основу путевого листа берется форма № 4-С. Если же зарплата водителя рассчитывается по повременным расценкам — соответственно, форму № 4-П. В случае №4-П допускается одновременная перевозка грузов до двух заказчиков в течение одной смены водителя.

Вне зависимости от того, какую форму вы выбрали, оба бланка будут содержать в себе неполную информацию. Их нужно дополнить обязательными реквизитами, утвержденными Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368. Модернизированный образец бланка следует закрепить в учетной политике компании.

Итак, какие дополнительные данные нужно внести в унифицированную форму путевого листа? На этот вопрос исчерпывающе ответили на v2b.ru.

Согласно Приказу Минтранса РФ № 368, с 01.01.2021 в бланке ПЛ должны быть следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование документа и его номер.

2. Срок действия документаДата, в течение которой действует путевой лист. Как правило, путевой лист заполняется на один день, но если документ нужен в течение большего количества времени – необходимо указать даты начала и завершения периода применения ПЛ.

3. Собственник ТС.Если владелец автомобиля — юридическое лицо, то указывается его наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН. Если собственник – ИП, то его фамилия, имя и отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

4. Сведения о ТСК ним относятся тип, марка и модель автомобиля. Также сведения о прицепе или полуприцепе, если они идут “в комплекте”. Регистрационный номер автомобиля и прицепаПоказания пробега автомобиля (в полных км по одометру) при выезде с парковки и по возвращении из рейса, а также после завершения рабочей сменыДата и время осуществления предрейсового и предсменного контроля техсостояния ТСДата и время пуска транспорта на линию и его возврата.

Предрейсовый и предсменный контроль техсостояния авто осуществляет работник, ответственный за данный участок работы. В путевом листе он отражает:

• состояние ТС;
• дату и время выпуска и возвращения ТС на линию;
• результат осуществления предрейсового или предсменного контроля в виде отметки «Выпуск на линию разрешен» (п. 16 Порядка заполнения ПЛ).

Если за рулем одного и того же автомобиля работают несколько водителей, можно заполнить отдельный документ на каждого из них — п. 8 и 10 порядка заполнения ПЛ. Если на один грузовик оформлено несколько путевых листов для разных водителей, в документе необходимо указать:

• сведения о водителе, который выезжает со стоянки первым, дату и время, а также показания пробега;
• сведения о водителе, который заезжает на стоянку последним, дату и время и показания пробега на момент заезда.

5. Информация о водителе.Полные ФИО, дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра (если такая обязанность установлена законом).

Результаты предрейсового и послерейсового осмотра отмечаются специальными штампами: «Прошел предрейсовый медосмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «Прошел послерейсовый медосмотр» (согласно п. 15 порядка заполнения ПЛ, и п. 16 и 17 порядка проведения медосмотров, утвержденных Приказом Минздрава РФ от 15.12.2014 № 835н).

6. Сведения о перевозке. О том, как заполнить данные реквизиты, Минтранс объяснил в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Всего существует 4 вида сообщения:

• городское;
• пригородное;
• междугородное;
• международное.

Если же для осуществления перевозки затрагивается несколько видов сообщений, в соответствующей графе путового листа нужно будет указать все эти виды через запятую.

Что касается поля «Вид перевозки», здесь потребуется отразить один из следующих видов перевозок:

• регулярная перевозка пассажиров и багажа;
• перевозка пассажиров и багажа по заказу;
• перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
• перевозка грузов
• перевозка грузов для собственных нужд;
• организованная перевозка группы детей.

Правила выдачи путевого листа

Важно знать: для каждого транспортного средства в автопарке должен заполняться отдельный путевой лист. Если на одном и том же автомобиле работают несколько водителей, путевой лист рекомендуется оформить на каждого из них

После заполнения путевого листа диспетчером документ должен быть выдан под расписку водителю. Выписывать новый путевой лист можно только после сдачи предыдущего.

Скачать бланк путевого листа легкового автомобиля

Скачать бланк путевого листа

• В формате Excel
• В формате Pdf

Скачать образец путевого листа

• В формате Pdf
• В формате Word

Изменился срок выдачи

Уже на протяжении нескольких лет для автотранспортных предприятий вопрос о сроке выдаче путевых листов являлся спорным. Объясняется это тем, что законодательство не давало точного определения. Возможно, именно поэтому раньше разрешалось выписывать путевку не просто на несколько дней, но и на целый месяц. Позже этот вопрос получил точное определение. Итак, с 1 марта 2019 года составлять данный документ на несколько дней запрещено.

Срок действия путевого листа

Еще несколько лет назад путевку можно было выписывать на несколько смен и рабочих дней. Теперь делать этого нельзя. Новые правила обязывают организации оформлять лист на каждую рабочую смену. В том случае, если предполагается совершение рейса, длительность которого превышает одну смену, то путевка оформляется именно на рейс. Также бывают ситуации, когда шоферу нужно совершать короткие поездки на протяжении дня. В этом случае документ оформляется вначале смены, соответственно, перед первой поездкой.

Таким образом, в 2021 году путевой лист не может действовать дольше самого рейса. Это правило относится не только к легковым автомобилям, но и ко всем остальным транспортным средствам. Конечно, для многих мелких компаний, в штате которых нет специального сотрудника, ежедневное оформление путевок становится настоящей проблемой. Но поделать с этим ничего нельзя, и оформление должно проводиться каждый день. Хотя в тех ситуациях, когда планируется длительная поездка, занимающая несколько дней, путевка оформляется один раз перед ее началом.

Порядок хранения документов

Что касается срока хранения, то его обычно устанавливает сам руководитель организации. Однако нужно знать, этот срок должен составлять не менее пяти лет. Хранению подлежит не только сам путевой лист, но и журнал, в котором регистрируются сведения о нем. Если в компании будет проводиться проверка, в ходе которой обнаружится отсутствие данной документации, предприятию будут грозить штрафные санкции.

Ответственность за отсутствие путевого листа

Кроме этого, существует определенная ответственность за то, что при заполнении документа были допущены какие-либо ошибки. Причем не имеет значения, по какой причине указанная информация не соответствует действительности. Будь то преднамеренные ошибки, или неправильная информация внесена случайно, штрафа не избежать. При этом наказание грозит руководителю организации, ответственному сотруднику, который занимался составлением документа, водителю, который эксплуатировал ТС не по закону.

3.3 3 голоса

Рейтинг статьи

Предыдущий
Как передать деньги при покупке автомобиля

Следующий
Договор дарения автомобиля – образец, бланк 2021 года

Зачем нужен путевой лист?

Это основной документ при учете работы сотрудника и транспорта, что прописано в федеральном законодательстве. В нем отражается основная информация о состоянии автомобиля, маршруте, отметки о медицинском осмотре и многое другое. Путевой лист упрощает проверку ГИБДД и отраслевыми инспекциями, служит обоснованием лизинга либо аренды транспортного средства. Также с помощью рассматриваемого документа обосновываются затраты, связанные с эксплуатацией транспортного средства:

1. Приобретение ГСМ.
2. Заработная плата водителя.
3. Различные надбавки сотрудникам.
4. Командировочные начисления.
5. Обслуживание транспорта и приобретение запасных частей.
6. Затраты, связанные с работой (парковка, кемпинг и т. д.).
7. Суммы компенсации при эксплуатации личного транспорта в служебных целях.

Стоит отметить, что во вступивших в силу обновленных Правилах нет пункта о том, что путевка нужна, только если перевозятся пассажиры, грузы или багаж. В связи с этим многие ошибочно решили, что теперь нужно делать путевой лист на пустую машину. На самом деле в Федеральном законе есть этот пункт, а поскольку данный нормативный акт имеет высшую юридическую силу, то все осталось как и ранее, для пустого транспорта путевка не нужна.

Правила заполнения

Заполнением этой формы в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях — уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности устанавливают приказом руководителя организации, поскольку тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением бумаг занимаются сами водители. Но по общему правилу водители обязаны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.

Выписывают путевку только на один рейс, один рабочий день или смену. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с машиной в рейсе могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.

Путевый лист имеет несколько разных форм в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация легко сориентировалась и выбрала необходимую.

Если организации подходят такие путевые листы, скачивайте бланки прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений. На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно ставят штамп организации-владельца или арендатора ТС. Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место

Принимайте во внимание и другие требования к их оформлению

В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи проверяют на соответствие показателей приборов в автомобиле, таким как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС обязан завизировать уполномоченный сотрудник, например механик организации. Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится отметка о медосмотре после рейса.

Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять, сколько времени заняла дорога, поставить точное число на каждый документ. Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы путевки оформлялись одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль, потраченный на дорогу, и вывести точные остатки. Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять вручную.

Кому необходим ПЛ при работе

В соответствии с законодательством, использовать автомобильное средство без оформления путевого листа запрещается в таких случаях:

• если водитель занимается перевозкой пассажиров;
• при перевозке багажа, груза, товаров;
• при использовании такого наземного транспорта, как трамвай, автобус, троллейбус.

В некоторых случаях, работник фирмы не является водителем, не перевозит пассажиров и грузы, а просто использует автомобиль по работе для передвижения.

При этом сразу возникает вопрос, грозит ли штраф за езду без путевого листа. Однозначного ответа пока нет, встречались случаи, когда судом было разрешено не меть при себе ПЛ.

Но стоит учитывать, что сотрудники Госавтоинспекции требуют предъявить путевой лист, если машина зарегистрирована на фирму или физическое лицо, а водитель эксплуатирует ее в собственных целях. Поэтому существует возможность, что свою позицию придется отстаивать в суде.

Для предотвращения таких проблем и судебных разбирательств, лучше всего выдавать водителю путевой лист. Это сэкономит время и избавит от споров с сотрудниками ДПС.

Стать исключением может только тот случай, когда физическое лицо пользуется машиной для собственных потребностей или оформляет доверенность на другого человека.

Информация о техническом контроле и выезде на линию

6. Сведения о транспортном средстве включают: … 4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;

5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации);

5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.

Подпункты 4 и 5 содержат два важных изменения:

• пункты поменялись местами, то есть имеет смысл изменить их порядок и в путевом листе;
• вместо выезда и возврата на парковку, теперь используются термины выпуск на линию и возвращение с линии.

Выше рассмотрены изменения, которые нужно внести в бланк путевого листа. А далее речь пойдет о том, как изменился порядок оформления путевых листов.