Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?

Документы о противодействии коррупции

Сколько времени должны храниться документы по личному составу

Ответ: Отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства регулируются Федеральным законом от 22.10.2021 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В соответствии с архивным законодательством документы по личному составу хранятся 75 лет. По истечении срока хранения эти документы могут быть уничтожены, но вся процедура уничтожения должна быть соответствующим образом организована и документально оформлена.

По документам, отобранным экспертной комиссией на хранение, должна быть составлена опись. Остальные документы, если они не подлежат передаче в государственные архивы или если в них отпала практическая надобность и по ним истекли сроки хранения, могут быть уничтожены подразделением организации, отвечающим за ведение архива, после утверждения описей. О факте уничтожения документов должен быть составлен соответствующий акт, подписанный руководителем организации.

Как уничтожить документы?

Архивные бумаги предприятия могут быть уничтожены (если сроки хранения истекли) самостоятельно, а можно обратиться за помощью в специальные организации, которые занимаются данным вопросом. Каким бы образом вы ни организовали процесс, непременно должен быть составлен акт об уничтожении.

Бумаги можно самостоятельно сжечь, если есть безопасное для этого место, а можно уничтожить их с помощью специального аппарата. В таких случаях акт пишется в произвольной форме. А вот большие объемы дел проще сдать на утилизацию. Но и в этом случае все действия должны сопровождаться оформлением документов. В акте приемки-передачи необходимо зафиксировать количество дел и их вес. Лучше, если работник организации будет лично присутствовать при уничтожении бумаг для соблюдения конфиденциальности.

Советы по систематизации

Сроки хранения кадровых документов понятны. Обычно это 5 и 75 лет. Но это еще не все. Отдельного внимания требуют архивы. После регистрации приказа, а также помещения его в архив, требуется как-то систематизировать все имеющиеся данные. С этой целью в компаниях используется несколько принципов:

• Хранение документации по отдельным папкам с разделением на кратковременные документы и долговременные. Рекомендуется не складывать все бумаги вместе.
• Систематизация по годам, месяцам и датам. Каждая папка с документами — это приказы определенного временного промежутка. Внутри все бумаги раскладываются с учетом их регистрации в журнале учета (по месяцам и дням). Таким образом, происходит облегчение задачи по поиску того или иного документа.
• Использование расположения по номерам приказов с учетом алфавитного порядка. Уже внутри каждой папки рекомендуется вести систематизацию по номерам приказов, а также по заглавной букве.

Какие приказы относятся к личному составу?

Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.

Например:

• о приеме на работу;
• об увольнении;
• о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
• о переводе на другую должность или в другое подразделение;
• о замещении отсутствующего сотрудника;
• о выплате вознаграждений;
• о привлечении к работе сверхурочно;
• о дисциплинарном взыскании;
• о направлении в командировку.

Каждый такой приказ – официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т.д.

Журнал приказов

Самая распространенная практика учета и хранения документации — это оформленный в компании журнал приказов по личному составу. Представляет собой этот документ небольшую тетрадь. В ней записываются номера приказов, а также их основные данные (реквизиты). Например, название и дата утверждения. В журнале приказов фиксируются бумаги постоянного, долговременного и кратковременного хранения. А вот если речь идет о временной документации, то она не должна заноситься в подобный блокнот. Разве что компания предусматривает уставом отдельный журнал, предназначенный исключительно для временных приказов. Заполняется он до самого конца. Как только свободные листы заканчиваются, необходимо ввести новый документ учета в эксплуатацию. Старый подшивается и отправляется на хранение. Кстати, это бумага постоянного учета.

В этой статье мы поговорим о том, как оформляются приказы по основной деятельности, как регистрируются, какие из них отбираются на постоянное хранение, что грозит компании за несохранность этих приказов.

Напомню, что в предыдущей статье мы разобрались, какие вопросы регулируют приказы по основной деятельности.

Как правильно оформить приказ

Правила оформления распорядительных документов, к которым относятся и приказы, установлены нормативным актом:

Именно в этом ГОСТе нам показали, как правильно оформлять все реквизиты приказа. И хотя для обычных коммерческих компаний эти правила являются рекомендательными, познакомиться с ними все-таки стоит. Например, не мешает знать, что приказы рекомендуется оформлять на простом листе формата А4, сверху указав только полное и краткое название организации.

В принципе, те специалисты, которые оформляют приказы на фирменных бланках (сверху красивая «шапка» с указанием логотипа, адреса, статистических кодов, ИНН, расчетного счета и проч.), не делают ошибки, ведь ГОСТ — только ориентир.

Я, например, сторонница использования фирменного бланка только для составления писем. В приказах (любых) я такой бланк не использую.

Обязательными в приказе по ОД должны быть следующие реквизиты:

• наименование компании (полное и краткое для организаций или ФИО предпринимателя);
• дата издания (правильный формат – 8 цифр, например: 15.08.2016);
• регистрационный номер (правильно – вписывать от руки при регистрации в журнале);
• место (населенный пункт) составления;
• вид (слово «Приказ») и наименование (о чем);
• основное содержание приказа (если текст большой, то разбиваем на пункты);
• список приложений (если приказ утверждает какой-либо локальный акт, то этот ЛА и будет приложением к приказу);
• подпись руководителя (или ИП);
• визы согласования (если нужны);
• отметка об исполнении (в какое дело помещен документ и подпись исполнителя).

Нумерация приказов по ОД

Приказам присваивают регистрационные номера, начиная от №1 каждый календарный год и продолжая нумерацию по порядку до окончания года. Так сложилось в делопроизводстве (не буду утомлять вас историей), что буквенные индексы к номерам приказов по ОД не добавляются. А чтобы не путать их с приказами других типов, буквенные индексы добавляются к приказам по личному составу и к приказам по АХД.

На сегодняшний день нет действующего документа, который бы устанавливал обязательный порядок присвоения рег.номеров. Каждая компания придерживается своего порядка. И если вы регистрируете приказы по ОД «с буковками» (например, №25-ОД, 26-ОД), то это не является ошибкой. Кстати буквенный индекс может быть любой, какой вам удобно использовать.

Замечу еще, что приказы с разными сроками хранения нужно помещать в разные папки – «дела». Поэтому не стоит вместе хранить и регистрировать приказы по ОД и приказы по АХД, даже если ваша компания совсем маленькая и приказов очень мало.

Хранение приказов по ОД

У нас в стране действую специальные правила, которые определяют порядок работы всех уровней архива, начиная с архива маленькой организации до Госфонда РФ:

Как мы уже знаем, хранить приказы по ОД нужно «постоянно». Что это значит? Уж точно эти документы не обладают ценностью, чтобы хранить их «вечно». Срок хранения «постоянно» означает, что эти приказы хранятся столько же, сколько существует сама организация, т.е., выкидывать их нельзя до самой ликвидации компании. Если компания реорганизуется (а не ликвидируется), то архив документов передается на хранение организации- преемнику.

Но даже если организация ликвидируется, то документы не уничтожаются автоматически. Сначала муниципальный архив отберет документы, которые целесообразно хранить и дальше, а остальные документы будут выделены для уничтожения. Этот отбор называется «экспертиза ценности документов».

Ответственность за несохранность

Есть 2 статьи за нарушение хранения документов. Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает просто смешной штраф  — до 500 руб.  — за нарушение правил хранения документов. По этой статье могут наказать директора организации или ИП за отсутствие архивных документов или их неправильное хранение.  А вот статья 13.25 КоАП РФ уже более серьезная, штраф по ней — от 200 тыс. руб. до 300 тыс. руб. Эту статью применяют в отношении ООО или акционерных обществ, если у них отсутствуют документы по основной деятельности, предусмотренные законом.

Сроки хранения

В таблице приведены сроки хранения документов по номенклатуре дел и статьи по перечню, который действует с начала 2020 года.

Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов. Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.

Таблица с приведением примерного перечня кадровых документов.

Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении периода хранения дел в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

При установлении сроков в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:

• по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется — приказ руководителя организации;
• «до минования надобности» или «до замены новыми», т. е. срок хранения устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

ВАЖНО!
Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего.

Сроки ознакомления с приказом по основной деятельности

Все работники, которые в документе перечислены по именам или должностям, те, кому поручено исполнение распоряжения, должны быть ознакомлены с ним под роспись. Четкие сроки ознакомления на законодательном уровне не определены. В интересах работодателя собрать подписи сотрудников в строке «ознакомлен» как можно быстрее. Если этого не сделать, то рассчитывать на то, что сотрудник принял на себя ответственность за выполнение распоряжения, нельзя, и предъявлять к нему претензии за невыполнение заданий — незаконно.

Обязанность ознакомления с документами по личному составу предусмотрена , и ТК РФ. При ознакомлении с распоряжениями по профильной работе необходимо руководствоваться здравым смыслом и требованиями к оформлению первичных документов. Если в форме заложена необходимость ознакомления — виза должна быть.

Хранение приказов

Чтобы определиться со сроками хранения приказов, необходимо воспользоваться типовым перечнем документов. Он периодически пересматривается и уточняется. На данный момент актуальным является перечень, составленный в 2010 году. Согласно ему, как и ранее, основания приказов подлежат хранению около пяти лет, а большая часть самих приказов сохраняются до 75 лет (об исполнении обязанностей, командировках, изменении фамилий, отпусках и аттестациях).

Кроме того, ориентироваться в сроках хранения можно по ведомственным перечням, составленным для организаций определенных сфер деятельности. Правила предусматривается проведение экспертизы ценности бумаг.

Бумаги долговременного хранения необходимо передать в архив документов по личному составу. На них составляется опись, после чего они передаются на длительное хранение.

Дела, сроки хранения которых прошли, могут быть уничтожены.

Как правильно его подготовить

В поэтапное создание акта входит:

• принятие бумаги, которая является основой осуществляемого распоряжения;
• подготовительный этап самого проекта;
• сбор требуемых согласований;
• получить подпись генерального директора;
• предоставление персоналу документацию в качестве ознакомления и закрепления подписью;
• сохранение изданного приказа.

Главной составной частью обычно является заявление работника при оформлении в компанию или иного вида.

В 2013 году унифицированная форма первичных кадровых и бухгалтерских бумаг отменена (в том числе, включая формы Т-6 и Т-6а).

Таким образом, можно составлять по шаблону, который разрабатывается фирмой или в произвольной форме.

Несмотря на изменения, многие предприятия как раньше используют образцы приказов, которые ранее были обязательными.

В действительности это проще и удобнее, чем создавать новую формулировку однотипного документа.

Независимо от способа формирования, важно, чтобы по свойствам документ, соответствовал правилам исходя от параметров делопроизводства, а что касается текста, то соблюдения всех основ русского языка. К обязательному внесению относится печень данных:

К обязательному внесению относится печень данных:

• наименование бумаги;
• номер и дата согласования;
• название фирмы, где формируется документ.

Затем основа документа:

В конце приказа важно указать ответственных лиц за его осуществление – это может быть директор или любой сотрудник компании. Без данных сведений бумага считается не действительной

Внесение изменений в приказ

Вносить правки и корректировки в уже официально изданный приказ можно на основании другого приказа. В таком приказе необходимо указать причину изменений, обязательно нужно указать приказ, в который вносятся правки, последствия изменений. Ознакомление работника с такими актами обязательно.

Корректировки чаще всего вносятся в результате:

• изменений в действующем законодательстве;
• изменений обстоятельств, которые имеют значение для исполнения распоряжения, например изменение обстоятельств места и времени;
• изменений первоначальных личных обстоятельств у сотрудника, в отношении которого выносится распорядительный акт.

Таким образом, поправки необходимы, если изменились обстоятельства или правовая основа, и в действующем виде приказ неактуален и не обеспечивает достижение поставленной при его составлении цели.

Регламентные приказы

Данная совокупность приказов помогает работодателю исполнять обязательные (регламентные) функции в отношении персонала компании, в том числе:

своевременно предоставлять все виды положенных работникам отпусков: очередных, дополнительных, учебных и др.;

Поможет оформить «отпускной» приказ материал «Унифицированная форма № Т-6 — скачать бланк и образец».

Также готовый образец приказа на отпуск вы можете найти в К+. Получите бесплатный доступ к системе и переходите к примеру оформления этого приказа.

исполнять свои обязанности по организации командировок и компенсации расходов, связанных со служебными поездками работников компании.

Приказ о командировке — один из основных документов, оформляемых перед началом процедуры отправки сотрудников в другую местность или компанию для выполнения поручений работодателя. Он включает следующую необходимую информацию:

• персональные данные командируемых сотрудников: Ф. И. О., должность, табельный номер;
• цель и срок командировки;
• фактические координаты нахождения компании, куда сотрудники отправляются по заданию работодателя;
• иные необходимые данные.

Закон и подзаконный акт

• для наиболее ценных они составляют 75 лет, для некоторых даже постоянно;
• для менее ценных они значительно меньше, например 5 лет, 3 года, до замены новыми.

А новая ст. 22.1 Закона об архивном деле фактически поделила все документы по личному составу только на 2 группы <1>:

• созданные начиная с 2003 г. (им установила срок хранения 50 лет) и
• созданные ранее (хранить 75 лет).

<1> Отдельно стоят лишь документы о госслужбе, не являющейся гражданской, упомянутые в ч. 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле.

Других вариантов сроков хранения для документов по личному составу в Законе просто нет. Закон имеет большую силу, чем подзаконные акты, в т.ч. ПТУД. В случае расхождений подзаконная нормативная база приводится в соответствие новому принятому Закону.

Возникает вопрос: неужели теперь нельзя хранить часть кадровых документов постоянно или наоборот менее 50/75 лет (как это было раньше по ПТУД: 5 лет, 3 года и т.д.)?

Наше мнение следующее.

1. С внесением изменений в Закон об архивном деле постоянные сроки хранения по ПТУД трансформировались в:

• 75 лет ЭПК — для документов, созданных до 2003 г., и
• 50 лет ЭПК — для документов, созданных начиная с 2003 г.

То есть по истечении указанных лет проводится экспертиза ценности документов и часть из них может быть отобрана на постоянное хранение.

1. Только для кадровых документов, созданных начиная с 2003 г., срок хранения в 75 лет (как было раньше по ПТУД) Законом обрезали до 50 лет ЭК.
2. А вот для кадровых документов с меньшим сроком хранения по ПТУД, чем в обновленном Законе, не нужно повышать его до планки в 75 лет (ч. 1 и 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле) или 50 лет (по ч. 2 ст. 22.1). Например, приказ о краткосрочной командировке можно продолжать хранить всего 5 лет по ст. 19 ПТУД. Иначе затраты на хранение кадровых документов существенно возрастут, а нововведения были призваны их сократить.

К этим рекомендациям вам стоит отнестись как к мнению опытного специалиста. Но далее всем нам нужно ждать разъяснений Росархива! А пока не будем подрывать сложившиеся основы архивного дела.

Два важных изменения

1. Изменения, внесенные Федеральным законом № 43-ФЗ, в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ), касаются ст. 22 «Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение»: подп. «б» п. 4 этой статьи больше не регламентирует сроки хранения документов по личному составу.

2. Федеральный закон № 125-ФЗ дополнен ст. 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу», где определен новый срок хранения документов по личному составу – 50 лет. Он касается документов, созданных начиная с 2003 г., за исключением документов по личному составу государственных служащих (не гражданских и не муниципальных).

Теперь документы по личному составу условно делятся на три категории.

созданные до 2003 г.

Срок хранения – 75 лет; не изменился;

созданные начиная с 2003 г.

Срок хранения — 50 лет; изменился;

образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, начиная с 2003 г.

Срок хранения — 75 лет; не изменился.

Наша справка

Ранее срок временного хранения таких документов в архивах составлял 75 лет с даты закрытия дела (создания документа) для всех организаций.

Документы по личному составу, созданные до 2003 г. и начиная с 2003 г., хранятся (части 1, 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ):

• в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами;
• в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций;
• в иных организациях (АО, ООО и др.).

Вопрос в тему

Кто относится к категории государственных служащих, не являющихся гражданскими служащими?

К этой категории относятся граждане, находящиеся на:

• военной службе. Им присваиваются воинские звания (например, сотрудник Министерства обороны РФ, ФСБ России, ФСО России);

• правоохранительной службе. Гражданам, находящимся на правоохранительной службе (органы внутренних дел, Федеральная служба РФ по контролю за оборотом наркотиков) присваиваются специальные звания и классные чины (например, лейтенант полиции, капитан внутренней службы, майор юстиции);

• федеральной государственной службе. Это, например, сотрудники прокуратуры (прокуроры, заместители и помощники прокуроров), Следственного комитета РФ (руководители следственных органов, заместители и следователи) и др.