Сзв-тд: новая отчетность в пфр с 2020 года

Нужно ли подавать СЗВ-ТД на директора – единственного учредителя?

Особенности регулирования труда руководителя организации установлены в гл. 43 ТК РФ. Однако в ст. 273 ТК РФ сказано, что положения указанной главы не распространяются на директора, являющегося единственным учредителем. Это исключение обусловлено невозможностью заключения трудового договора с самим собой, поскольку у организации нет других участников (членов, учредителей). Единственный участник общества своим решением возлагает на себя функции единоличного исполнительного органа – директора (генерального директора, президента и т. д.). Управленческая деятельность в данном случае осуществляется без заключения какого-либо договора, в том числе трудового.

На этом основании Минтруд в Письме от 24.03.2020 № 14-2/В-293 пояснил следующее. В связи с тем, что сведения о трудовой деятельности формируются на лиц, с которыми оформлены или прекращены трудовые отношения, на единственного учредителя, выполняющего функции директора без оформления трудового договора, такие сведения не подаются. Иными словами, форму СЗВ-ТД в отношении единственного учредителя – руководителя организации представлять не нужно.

Как узнать, писал ли новый сотрудник заявление о выборе трудовой ранее?

Если вы принимаете в штат нового работника, получить информацию о выборе ТК можно следующим образом:

• если работник ранее выбрал ЭТК, то при увольнении прежний работодатель должен был выдать ему форму СТД-Р с актуальной информацией по способу ведения трудовой книжки;
• также при выборе ЭТК в бумажный вариант трудовой работодатель обязательно вносит отметку о том, что работник подал заявление на цифровой документ;
• наконец, сведения может предоставить сам работник: для этого нужно запросить информацию по форме СТД-ПФР в любом МФЦ, на портале «Госуслуги» или непосредственно в Пенсионном фонде.

То есть, при новом трудоустройстве повторно писать заявление о трудовой не нужно.

Сроки подачи

Теперь разберёмся, когда сдавать этот отчёт. Сроки установлены в пункте 1.8 Раздела I Порядка заполнения формы (Приложение 2 к Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п в редакции от 27.10.2020).

В 2021 году отчёт нужно сдавать:

• при переводе на другую должность, подаче заявления на форму трудовой книжки — до 15 числа следующего месяца;
• если работник принят или уволен, то подать СЗВ-ТД в его отношении нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего документа (приказа, распоряжения).

Если указанных выше событий не было, то подавать СЗВ-ТД необходимости нет.

Новый отчёт СЗВ-ТД подаётся в ПФР, начиная с 2020 года. Подать его можно в электронной форме, подписав квалифицированной ЭЦП. Однако если у работодателя менее 25 сотрудников, то направить отчёт можно и на бумаге.

Порядок заполнения

Форма отчёта утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п. С 1 августа 2021 года бланк обновился — в нём появились дополнительный поля. Соответственно, изменился и порядок его заполнения. Расскажем, как заполнить СЗВ-ТД.

Форма заполняется на основании документов, подтверждающих оформление трудовых отношений, приказов, распоряжений. Состоит она всего из одного листа, однако на каждого работника составляется отдельный отчёт.

Информация в форме поделена на блоки. Первый — «Сведения о страхователе». В нём нужно указать:

• регистрационный номер компании в ПФР в формате ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ;
• наименование организации (ФИО ИП);
• ИНН;
• КПП — только для организаций.

Второй блок называется «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь» — он появился в форме с 1 августа 2021 года. Этот блок следует заполнить при реорганизации в том случае, если правопреемнику работодателя, снятого с учета в качестве страхователя, нужно исправить ранее представленные предыдущим работодателем данные о работниках (пункт 2.4 Порядка заполнения). Здесь указываются данные предыдущего работодателя — регистрационный номер в ПФР, название / ФИО ИП, ИНН, КПП.

Далее идёт блок «Сведения о зарегистрированном лице». В нем отражается такая информация:

• фамилия, имя и отчество застрахованного — каждое слово на отдельной строке;
• дата рождения;
• СНИЛС

В следующем блоке отражается информация о поданных заявлениях. Это может быть заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки либо заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Если одно из них подано, в соответствующей строке нужно указать дату подачи.

На практике может произойти так, что человек написал заявление с решением по поводу формата трудовой книжки, но затем изменил своё мнение. В этом случае в строке подлежащего отмене заявления в поле «Признак отмены» нужно указать знак «X» и рядом поставить дату заявления, которое должно быть отозвано.

В таблице отражаются данные о трудовой деятельности работника. Она состоит из 11 граф, в которых нужно указать:

1. Номер записи о кадровом мероприятии.
2. Дату приёма на работу, увольнения, перевода.
3. Сведения о приёме, переводе, увольнении. Нужно указать код мероприятия из пункта 2.5.3 Порядка заполнения отчета. Например, «ПРИЕМ», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПЕРЕВОД».
4. Территориальные условия работы. Если работа осуществляется в условиях Крайнего Севера, ставится код «РКС». Если работа осуществляется на территориях, приравненных к районам Крайнего Севера, следует использовать код «МКС». В остальных случаях поле не заполняется.
5. Трудовую функцию. Здесь нужно отразить наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием, конкретный вид поручаемой работы, а также наименование структурного подразделения (если работа в нём прописана в трудовом договоре).
6. Код выполняемой функции. В поле следует указать кодовое обозначение занятия, соответствующее должности / профессии, виду трудовой деятельности. Формат кода: XXXX.X, где первые четыре знака — код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий, пятый знак — контрольное число. Раньше поле заполнялось только при наличии кода, теперь же они определены для всех должностей и профессий.
7. Причины увольнения. Информация указывается без сокращений со ссылками на нормы законодательства.
8. Наименование документа-основания кадровых действий.
9. Дата этого документа.
10. Номер документа без указания значка «№».
11. Признак отмены. Ставится знак «Х», если сведения нужно отменить. Графа заполняется при необходимости аннулировать или исправить поданные данные. Такой «отменяющий» отчёт полностью копирует поданный ранее, но в графе 10 ставится «Х».

Заполнение при смене названия

Если изменилось название работодателя, то об этом делается самостоятельная запись. Нужно заполнить графы:

• Графа 1 — номер записи;
• Графа 2 — дата смены названия организации;
• Графа 3 — «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ»;
• Графа 5 — запись о том, что с указанной даты ООО «Ромашка» переименовано в ООО «Василёк».

Ответственность

За непредставление или опоздание с подачей формы СЗВ-ТД работодателя могут призвать к ответственности по статье 5.27 КоАП, поскольку это нарушение трудового законодательства. Однако в данный момент Госдума рассматривает поправки к этой статье, которые позволят организациям и предпринимателям избежать штрафа. В неё планируется ввести часть 1.1, которая предусматривает предупреждение. Причём эта мера будет применяться и в том случае, если нарушение допущено неоднократно.

Обязан ли работодатель после 31.12.2020 г. принимать заявление от сотрудника о выборе способа ведения трудовой книжки?

Все зависит от того какой способ ведения трудовой книжки указал сотрудник и подавал ли он заявление о выборе способа ведения трудовой книжки до 31.12.2020 г.

Если сотрудник до 31.12.2020 г. подавал заявления о ведении трудовой книжки в бумажном виде, то он может в любой момент передумать и написать заявление о ведении его трудовой в электронном виде (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ)

Если сотрудник до 31.12.2020 г. подавал заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде, то вернуться к бумажному варианту он уже не может (Письма Минтруда от 03.07.2020 N 14-2/ООГ-10180 и от 16.06.2020 N 14-2/ООГ-8465)

Если сотрудник до 31.12.2020 г. не подал заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (за исключением причин, перечисленных в п. 6 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ), то работодатель не обязан принимать заявление у работника и должен вести трудовую книжку только в бумажном виде (см. )

Форма СЗВ-ТД на бумажном носителе

СЗВ-ТД на бумажном носителе сдается по той же форме, что и электронная версия. Состоит она из одного листа, включающего сведения:

• о работодателе;
• о работнике (персональные данные);
• о принятом заявлении на ведение электронной или бумажной трудовой книжки;
• об отчетном периоде, за который предоставляется отчет;
• о работе сотрудника у данного работодателя.

Бумажные бланки СЗВ-ТД заполняются:

• шариковой ручкой (любыми цветами, кроме красного и зеленого);
• с помощью компьютера — вносят информацию в форму, а затем распечатывают ее на бумаге.

Если форма заполняется вручную, вносить сведения нужно печатными буквами, чтобы исключить разночтения и неверное внесение информации в базу сотрудниками Пенсионного фонда. Ведь сведения из СЗВ-ТД служат для формирования базы о трудовой деятельности граждан РФ. По этой же причине не допускаются подчистки, помарки и исправления.

Если форма была заполнена и сдана с ошибкой, для ее исправления нужно заполнить новый бланк, в котором напротив ошибочной записи (в столбце 10 табличной части формы) ставится отменяющая отметка «Х». После чего следующей строкой вносится верная запись. 

Заверяется бумажная форма подписью руководителя организации или замещающего его лица, на которого выписана доверенность на право подписи документов. Также указывается полная расшифровка ФИО лица, подписавшего отчет. Если организация использует печать, то необходимо заверить бумажный бланк ее оттиском. Предприниматель заверяет форму личной подписью.

Если же ограничение по численности работников превышено (т. е. их 25 и более), предоставление отчета в «бумажной» форме не допускается. В этом случае придется сдать его в электронном виде, заверив усиленной квалифицированной ЭЦП.

Территориальные условия работы

Для людей, работающих на Крайнем Севере и в районах, приравненных к ним, появился новый блок формы «Сведения о трудовой деятельности работников», которая носит название «Территориальные условия». Для оформления этой колонки предусмотрен ряд кодов территориальных условий работы, например:

• РКС – работа на Крайнем Севере;
• МКС – работа на территориях, приравненных к районам Крайнего Севера;

В программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 под редакцией 3.0 в форме СЗВ-ТД эта колонка заполняется автоматически при условии установки специальных настроек порядка и учета заработной платы. Чтобы их проверить, нужно попасть в раздел «Зарплата и кадры» и открыть графу «Настройки зарплаты».

В появившемся окне перейти по имеющейся ссылке «Порядок учета зарплаты» и открыть раздел «Территориальные условия».

Чтобы изменить параметры территориальных условий, нужно отметить значок «Северная надбавка» затем в строке «Сотрудники работают в особых территориальных условиях» определяем необходимое значение, например, РКС – Район Крайнего Севера и отмечаем дату, с которой эти изменения вступают в силу. Чтобы сохранить результат, нажмем «Записать и закрыть».

Контролируем заполнение отчетной формы СЗВ-ТД, для этого откроем раздел «Зарплата и кадры» и выбираем строку «Электронные трудовые книжки».

В открывшемся окне нажмем «Создать» и из появившегося перечня выбираем «Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД». Нажимаем «Заполнить» и начинаем оформлять форму. Если дважды кликнуть на строку с фамилией сотрудника, можно увидеть его территориальные условия.

В продукте программы 1С: Зарплата и управление персоналом, редакции 3.1 заполнение территориальных условий производится не только с помощью справочника «Организации», который имеется в настройках, но и справочника «Подразделения», поскольку на территориях Крайнего Севера возможно расположение не всего производства, а только его обособленного подразделения.

Поможем настроить заполнение форм СЗВ в 1С:ЗУП. Звоните!

Чтобы редактировать существующие территориальные условия, необходимо зайти в настройки и открыть пункт «Подразделения».

В появившемся окне двойным кликом находим нужное подразделение, ставим галочку «Это обособленное подразделение» и отмечаем нужные территориальные условия и дату начала действия изменений. Далее сохраняем все сделанное кнопкой «Записать и закрыть»

С принятием на работу нового сотрудника в данное подразделение создает отчет СЗВ-ТД, для чего откроем раздел «Кадры» и строку «Электронные трудовые книжки».

В открывшемся окне с помощью кнопки «Создать» из появившегося перечня выбираем «Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД» и заполняем появившуюся форму с помощью кнопки «Заполнить». Двойной клик по строке с фамилией сотрудника покажет существующие территориальные условия, которые будут отражены в печатной форме общей отчетности.

Порядок заполнения при увольнении

Основные правила, как правильно заполнить СЗВ-ТД при увольнении, содержатся в прил. 2 к постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п.

ВАЖНО!
ПФР подготовил постановление Правления ПФ РФ от 27.10.2020 № 769п, которым вводятся изменения: исключаются сведения об отчетном периоде, добавляются — о времени работы в РКС/МКС, о работодателе, преемником которого является текущий. Документ вступает в силу с 01.07.2021.. Порядок заполнения такой:

Порядок заполнения такой:

Раздел 1.

В «шапку» бланка вносятся сведения о работодателе:

• наименование;
• регистрационный номер в ПФР;
• ИНН/КПП предприятия.

Раздел 2.

Сведения о страхователе, правопреемником которого является работодатель:

• наименование;
• регистрационный номер в ПФР;
• ИНН/КПП предприятия.

Заполняется с 01.07.2021 при необходимости сдать или исправить сведения, ошибочные или не поданные организацией до реорганизации.

Раздел 3.

Информация о работнике:

• Фамилия, имя, отчество работника
• Дата рождения
• СНИЛС

Раздел 4.

Дата подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки и выбранный работником вариант, если работник осуществил его у текущего работодателя.

Раздел 5.

В основной части бланка отражаются:

• отчетный период (номер месяца и год). Графа исключается с 01.07.2021;
• с 01.07.2021 отметка о работе работника в районах Крайнего Севера и приравненных к ним (проставляют в виде кода РКС или МКС);
• информация о кадровых мероприятиях:
  • порядковый номер;
  • наименование мероприятия;
  • должность;
  • код трудовой функции по классификатору ОКЗ (заполняется с 01.07.2021);
  • реквизиты документа, подтверждающего мероприятия. В большинстве случае это приказ (распоряжение) работодателя;
  • для увольнений — причина расторжения трудового договора.

ВАЖНО!

При формировании печатной формы сведений об увольнении графы «должность» и «код трудовой функции» не заполняются.

Большинство сложностей возникает с тем, как заполнять причину увольнения в СЗВ-ТД: кратко или подробно. Правила такие же, как и для бумажной трудовой книжки: формулировку необходимо указывать в точном соответствии с пунктами статей Трудового кодекса.

Как заполнить СЗВ-ТД

При увольнении СЗВ-ТД нужно заполнить в таком порядке:

• сведения о компании (ИП) и работнике заполняются по общим правилам;
• графы 1-3 — информация о кадровом мероприятии (дата, код «УВОЛЬНЕНИЕ»);
• графа 7 — причина увольнения с указанием нормы трудового законодательства;
• графы 8-10 — реквизиты документа, на основании которого произведено расторжение трудового договора (наименование, дата, номер).

Самые частые вопросы, которые мы решаем в течении 1 часа:

• При проверке возникает ошибка 30,40, 50
• Не получается отправить отчет, не формируется отчет
• Не нужный, уволенный сотрудник попал в отчет
• Приведем в порядок справочники и документы по сотрудникам, для корректного заполнения электронных трудовых книжек
• Проверим и синхронизируем записи в документах Прием на работу, Кадровое перемещение, Увольнение и др.
• Подключим к электронным трудовым книжкам

Получить консультацию Заказать настройку СЗВ-ТД

Когда IT-компания считается вновь созданной и имеет право на льготы по страховым взносам?
Как проводить оценку эффективности продаж через отчет «Валовая прибыль» в 1С:Бухгалтерии 8

В каких случаях возникает обязанность подачи СЗВ-ТД?

Сведения о трудовой деятельности работников работодатели обязаны подавать в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, утвержденной Постановлением Правления ПФ России от 25.12.2019 № 730п. Тем же постановлением утвержден Порядок ее заполнения.

За работниками, выбравшими ведение работодателем бумажной трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ), право выбора способа ее ведения сохранится и при последующем трудоустройстве к другим работодателям (п. 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Сведения о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020, будут составляться только в электронном виде (п. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). То есть бумажные трудовые книжки на таких лиц не будут оформляться.

Форму СЗВ-ТД работодатель должен представить в Пенсионный фонд, если (п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 1.4, 2.3, 2.5.3 Порядка):

• работника приняли на работу, перевели на другую постоянную работу или уволили;

• работник написал заявление о выборе формата трудовой книжки;

• работник получил новую профессию, специальность или квалификацию;

• суд запретил работнику занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью;

• организация была переименована.

Каждый из вышеперечисленных случаев признается кадровым мероприятием, влекущим за собой обязанность работодателя по подаче в Пенсионный фонд отчета по форме СЗВ-ТД.

При наличии трудового договора с иностранным работником сведения о нем включаются в форму СЗВ-ТД по общим правилам, поскольку этот отчет подается в отношении всех лиц, работающих по трудовым договорам.

В случае отсутствия работников форму СЗВ-ТД подавать не нужно.

Минтруд в Письме от 05.02.2020 № 14-2/В-111 подчеркнул: в настоящее время у работодателя отсутствует необходимость переводить в электронный вид всю информацию, содержащуюся в трудовых книжках работников на бумажном носителе по состоянию на 01.01.2020.

Если не сдать СЗВ-ТД

Если работодатель в установленные сроки не передает отчетность в ПФР, ему грозит административная ответственность согласно п. 4 ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ. Согласно этой норме закона штраф равен 500 руб. в отношении каждого сотрудника. Например, если компания не подаст сведения на 50 своих работников, то ее оштрафуют на 25 тыс. руб.

Если работодатель представит отчетность в ПФР, но не в том виде, который требуется по законодательству (например, в бумажном, а нужно сдать в электронном), ему будет выписан штраф согласно п. 5 ст. 17 Федерального закона от 01.04.96 г. № 27-ФЗ в размере 1 000 руб.

Конкретно по СЗВ-ТД еще нет информации о том, какая именно ответственность будет возложена на работодателя, если он не сдаст этот отчет. Однако если в течение 2020 г. компания единожды нарушит правила или сроки представления отчета в ПФР, планируется вынесение предупреждения ее должностному лицу.

Кроме того, предусматривается ответственность, если человек не сможет устроиться на новую работу из-за того, что прежний работодатель не подал сведения либо предоставил недостоверную информацию. В этом случае компания должна будет возместить ему заработок, недополученный по данному основанию.

СЗВ-ТД — новый вид отчета в Пенсионный фонд, на основании которого сведения о трудовой деятельности работников будут вноситься в электронные трудовые книжки. Все работодатели без исключения, имеющие штатных сотрудников, обязаны сдавать этот документ в ПФР, в противном случае их ожидает административная ответственность. Проще и удобнее будет формировать СЗВ-ТД в 1С: при грамотном ведении кадрового учета можно не беспокоиться — вся информация обязательно отразится в отчете и будет передана на проверку в ПФР.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

Портрет должности врача как инструмент подбора и развития персонала
Справка 2-НДФЛ 2020

Как часто и в какие сроки подается форма СЗВ-ТД?

В 2020 году сроки подачи формы СЗВ-ТД обусловлены характером кадровых мероприятий, проведенных в отношении работника (см. таблицу). Эти сроки определены положениями п. 2.4, 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 1.6, 1.8 Порядка и Постановлением Правительства РФ от 26.04.2020 № 590 (далее – Постановление № 590).

Следует учесть, что при представлении сведений в отношении зарегистрированного лица впервые работодатель должен дополнить их информацией о трудовой деятельности этого лица в организации по состоянию на 01.01.2020. Речь идет о последнем кадровом мероприятии, определившем нынешний статус работника (п. 1.7 Порядка). Очевидно, работодателю нужно подать один отчет, дополнительно указав в нем сведения о работнике по состоянию на 01.01.2020.

Кадровое мероприятие	Срок сдачи формы СЗВ-ТД
Прием на работу и увольнение в период до 01.04.2020	Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло одно из поименованных кадровых мероприятий
Прием на работу и увольнение в период с 01.04.2020 до дня вступления в силу Постановления № 590 (то есть с 01.04.2020 по 26.04.2020 включительно)	Не позднее рабочего дня, следующего за днем вступления в силу Постановления № 590 (то есть не позднее 28.04.2020)
Прием на работу и увольнение с 27.04.2020 (то есть со дня вступления в силу Постановления № 590)	Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений*
Перевод на другую работу или подача работником заявления о форме ведения трудовой книжки	Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую постоянную работу или подача заявления

* Отметим: значимой датой начала кадрового события в данном случае является именно дата издания приказа, а не дата начала кадрового события (п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 1.6, 1.8 Порядка).

В таком же порядке и в те же сроки (со дня утверждения передаточного акта (разделительного баланса)) представляются обозначенные сведения при реорганизации страхователя – юридического лица (п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

В случае реорганизации страхователя – юридического лица в форме присоединения к другому юридическому лицу он представляет сведения об уволенных работниках не позднее дня подачи в ИФНС документов для внесения в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности присоединенного юридического лица.

Меры ответственности за нарушение срока подачи формы СЗВ-ТД

За непредставление форм СЗВ-ТД прямое наказание для страхователя не предусмотрено. Но в ст. 17 Закона № 27-ФЗ сказано, что в случае непредставления в установленный срок либо представления неполных и (или) недостоверных СТД страхователь или его должностное лицо привлекается к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.

Очевидно, здесь имеется в виду КоАП РФ. Согласно этой норме нарушение трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц – в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

• на ИП – от 1 000 до 5 000 руб.;

• на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Если нарушение повторится в течение года, величина штрафов возрастет (ч. 2 ст. 5.27). Должностное лицо могут дисквалифицировать.

Как сдать при увольнении

Каждого кадровика волнует, когда сдавать СЗВ-ТД при увольнениях и необходимо ли отдавать документ сотруднику на руки. Разъясняем ситуацию.

В отношении этого отчета действуют особые правила: его сдают в день увольнения или на следующий день.

ВАЖНО!
Срок сдачи отчета отсчитывают с даты издания приказа, а не наступления кадрового события. Учитывайте это, когда оформляете отпуск с последующим увольнением или издаете приказ заблаговременно, за несколько дней до даты прекращения трудового договора.. Алгоритм, как заполнить СЗВ-ТД на уволенного сотрудника, следующий:

Алгоритм, как заполнить СЗВ-ТД на уволенного сотрудника, следующий:

• форму заполняют в электронном виде в соответствии с Порядком заполнения и рекомендациями операторов ЭДО;
• готовый отчет подписывают ЭЦП и отправляют в ПФР с помощью операторов ЭДО;
• в ответ ПФР присылает протокол: «положительный», если сведения корректны и приняты фондом, «отрицательный» — если обнаружены критичные (коды 30 и 50) ошибки.

Если в организации трудится менее 25 человек, то отчет разрешается сдавать и в распечатанном виде, на бумаге. Его предоставляют в ПФР нарочно или отправляют почтой с уведомлением о вручении.

А вот отдавать печатный вариант отчетности сотруднику нет необходимости. Для это существует другой документ — СТД-Р. Оформляют его аналогичным образом и отдают на руки увольняемому. Но только в том случае, если работник ранее выбрал способ предоставления ему сведений о работе в электронном виде и отказался от бумажной трудовой книжки.

СЗВ-СТАЖ без работников: сдавать в ПФР или нет

СЗВ-СТАЖ сдают все организации с наемными работниками. По закону нулевым СЗВ-СТАЖ быть не может. Даже если в организации есть только генеральный директор, который является единственным учредителем, сдается нулевая отчетность по СЗВ-СТАЖ для организаций по упрощенной системе за 2021 год или по другим системам налогообложения. Годовая форма СЗВ-СТАЖ не предусматривает сдачу отчета с пустыми полями, необходимо указывать данные того, кто фактически работает. Если не заполнить табличную часть (будут отсутствовать записи о застрахованных лицах), то отчет не пройдет логический контроль ПФР и его не примут.

Еще один вопрос, который беспокоит руководство организаций, не ведущих хозяйственную деятельность, — нужно ли сдавать нулевую СЗВ-СТАЖ за 2020 год, если выплат не было, — да, и тут необходимо учесть особенность заполнения данных. Если в организации трудится единственный учредитель на должности генерального директора без трудового договора, он не получает зарплату. Что в этом случае ставить в графе 11 раздела 3 отчета СЗВ-СТАЖ? В случае отсутствия выплат страховых взносов за работника при оформлении им отпуска без сохранения заработной платы в этой графе ставят отметку «НЕОПЛ». Но если с генеральным директором не заключен трудовой договор, то и отпуск за свой счет ему не оформлен. Специалисты рекомендуют в такой ситуации тоже ставить отметку «НЕОПЛ» по страховым взносам. У специалистов Пенсионного фонда не возникнет вопросов в связи с отсутствием страховых взносов за стажевый период, указанный в отчете. Вот так выглядит отчет СЗВ-СТАЖ на единственного учредителя-руководителя:

Как заполнить СЗВ-ТД?

Эта форма заполняется на основании документов (приказов, распоряжений), подтверждающих оформление (изменение) трудовых отношений между организацией и работником, и содержит сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица, его приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении (п. 1.2 Порядка). То есть в форме СЗВ-ТД указываются следующие сведения о застрахованном лице:

Аспект	Конкретика
Место работы	1. Наименование страхователя, сведения об изменении наименования страхователя, основание изменения его наименования (реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования страхователя). 2. Регистрационный номер страхователя
Сведения о выполняемой работе и периодах работы	1. Сведения о приеме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения страхователя, в которое принят работник. 2. Трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работы). 3. Сведения о переводах на другую постоянную работу. 4. Сведения об увольнении, основаниях и о причинах прекращения трудовых отношений. 5. Реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений
Сведения о способе ведения трудовой книжки	Указывается информация о подаче зарегистрированным лицом заявления о выборе способа ведения работодателем трудовой книжки

Как быть, если сотрудники до сих пор не выбрали между цифровой и бумажной трудовой книжкой?

В 2020 году все работники должны были определиться, какой формат ведения трудовой книжки им наиболее удобен: традиционный бумажный или новый цифровой. Если сотрудник не подал заявление, работодатель должен заполнять и трудовую в обычном порядке, и вовремя подавать сведения в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД. 

От внешних совместителей заявление  не потребуется: в СВЗ-ТД информацию по ним (о выборе формата ТК) внесет основной работодатель. Он же примет и оформленные заявления. 

Впрочем, закон позволяет некоторым категориям работников определиться с выбором и в 2021 году (п.6 ст. 2 439-го закона):

• сотрудники, которые отсутствовали на рабочем месте по состоянию на  31.12.2020 года – например, были в отпуске, на больничном и пр.;
• граждане с трудовым стажем, которые по состоянию на 31.12.2020 являлись безработными.

Сменить «бумагу» на «цифру» могут и те, кто сначала выбрал бумажный вариант ТК, а затем передумал: в этом случае заявление можно подать в любое время. Работодатель должен известить ПФР об изменениях. Для этого нужно отправить обновленные данные, а также указать оба заявления: новое и старое (с признаком отмены).

Чтобы оформить изменения, работодателю нужно:

• повторить запись, ранее отправленную в ПФР, но в графе 10 проставить знак «Х» (признак отмены);
• добавить строчку с правильной информацией;
• над таблицей о сведениях, рядом с датой подачи документа проставить знак «Х» в поле «Признак отмены».

Если сотрудник ранее выбрал электронный вариант, то вернуться к «бумаге» он уже не сможет (такая возможность не прописана в п.5 ст.3 закона).

Когда сдать СЗВ-ТД при получении заявления о выборе способа ведения трудовой книжки?

Если работник подает заявку о том, какой способ учета трудовой деятельности он выбирает — электронный или бумажный, то работодатель обязан сообщить в Пенсионный фонд о выборе сотрудника.

Сделать это можно с помощью заполнения отчета по форме СЗВ-ТД.

Срок сдачи — до 15 числа месяца, следующего за месяцем получения заявления от работника.

По закону до 31 декабря 2020 года все сотрудники должны определиться, как будет вестись трудовые книжки — либо электронно, либо на бумаге, как и раньше.

Если заявление работником не подается, то по умолчанию сохраняется бумажный вариант, плюс информацию работодатель дублирует в цифровой формат.

СЗВ-ТД о выборе трудовой книжки подается либо электронно, если численность работником более 25 человек, либо на бумаге, если сотрудников 25 и меньше.

Как заполнить СЗВ-ТД при:

приеме на работу;

Как заполнить при переходе на электронный носитель?

Для заполнения нужно использовать бланк СЗВ-ТД, утвержденный Постановлением Правления ПФР №730п от 25.12.2019.

Если никаких кадровых изменений в месяце не было, но работник подал заявление о переходе на ведение трудовой книжки в электронном формате, то следует заполнить СЗВ-ТД и подать в Пенсионный фонд.

В форме СЗВ-ТД нужно заполнить данные:

• о страхователе — компании-работодателе (номер в ПФР, присвоенный при регистрации, наименование организации, ее ИНН и КПП;
• о застрахованном лице — работнике, который подал заявление о способе ведения книжки (СНИЛС, ФИО, дата рождения);
• дата подачи заявки в строке — «подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности», не нужно ставить отметку в поле «признак отмены», так как эта отметка отменяет строку;
• отчетный период — порядковый номер месяца подачи заявки работником и год;
• в таблице отразить последнее изменение в трудовой деятельности работника, отраженное в его книжке до 01.01.2020, например, сведения о приеме на работу;
• подписывает заполненный бланк СЗВ-ТД руководитель или ответственное лицо.

Как отразить продолжение ведения бумажной формы?

Сотрудник вправе сохранить заполнение бумажной книжки, подав заявление соответствующего содержания. При этом на работодателя ложится двойная работа по ведению трудовой — по-прежнему нужно вносить данные в бумажную книжку, а также дублировать информацию в цифровой формат.

Если работник подает такое заявление, то работодателю следует заполнить форму СЗВ-ТД и подать его до 15-го числа следующего месяца. Даже если других кадровых изменений не было в месяце, кроме выбора способа ведения книжки, все равно нужно оформить отчет.

Заполняется он по тому же принципу, что и при переходе на электронный носитель, только дата подачи заявления указывается в строке «подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки». Отметку в клетке слева ставить нужно только в случае ошибочного выбора.

В табличной части по-прежнему нужно указать последнее изменение в трудовой деятельности на 1 января 2020 года.