Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов

Образец и содержание акта

Единый образец акта об уничтожении документов не утвержден на законодательном уровне. Организация может сама разработать форму, скачать типовой шаблон из интернета. Для бюджетных учреждений образцы актов могут утверждаться ведомственными нормами.

В содержании акта должны быть указаны следующие данные:

1. дата и номер (если в организации ведется нумерация актов);
2. состав комиссии с указанием ФИО, должностей;
3. основания для проведения процедуры (например, реквизиты приказа руководителя);
4. сроки уничтожения (например, если процедуры проводится в течение нескольких дней);
5. реестр документации, которая была уничтожена в присутствии комиссии (указывается тип документа, количество страниц);
6. способ уничтожения, реквизиты договора со сторонней организацией (если она привлекалась);
7. подписи всех членов комиссии.

На акте ставится отметка об утверждении руководителем. По мере необходимости, на бланке проставляется печать предприятия. По итогам уничтожения определяется лицо, которое будет хранить акты.

Содержание справки

Свидетельство об утилизации – это официальная бумага, составляемая по определенной форме, согласно нормам, закрепленным нормативным актом. В ней фиксируются следующие данные:

• о владельце ТС;
• о машине: регистрационный номер, марка, кузовной номер, реквизиты ПТС, свидетельство (сертификат) ТС, категория авто, дата выпуска;
• должность лица, выдавшего справку;
• дата составления бумаги.

Заполнение всех обязательных пунктов строго регламентировано законодательством.

Образец документа

Образец заполнения легко найти в интернете или на стендах утилизирующей компании. В приложении к нормативно-правовому акту можно скачать и распечатать сам бланк.

Ценность документов

Не все образующиеся в процессе деятельности организации документы должны храниться постоянно. Некоторые документы с течением времени утрачивают свою актуальность и могут быть уничтожены.

Главным критерием отбора документа к уничтожению является утрата им ценности.

Все документы условно могут быть разделены на три группы в зависимости от ценности:

1. документы постоянного хранения. Это документы, имеющие непреходящее социальное, историческое, экономическое значение. К ним относятся учредительные документы организации, реестры акционеров, описи дел, годовые бухгалтерские отчеты и т.п.;
2. документы длительного (свыше 10 лет) хранения. Это документы по личному составу (награждение), документы по несчастным случаям на производстве и т.п. — то есть то, что может иметь значение в течение человеческой жизни;
3. документы временного хранения. Это документы, имеющие ценность «здесь и сейчас», то есть в период оперативного делопроизводства в течение делопроизводственного года и, как правило, до 5 лет. К ним относятся приказы по дисциплине, общая переписка, внутренние служебные документы и т.п.

Поскольку документы, образующиеся в делопроизводстве различных организаций, достаточно схожи, с целью облегчения их учета и определения ценности разработан специальный Перечень типовых управленческих документов (утвержден Росархивом в 2019 году), в котором указаны сроки хранения большинства документов.

Также на уровне ведомств и отраслей могут быть утверждены свои Перечни, в которых указаны сроки хранения более специфичных для отрасли документов.

На основании Перечня и описи дел, ведущихся в организации, лицом, ответственным за делопроизводство, при участии экспертной комиссии предприятия формируется сводная номенклатура дел организации.

Электронные документы

Сегодня многие официальные документы переведены в электронную форму. Как же быть с ними, если время хранения у них истекло? Оформить уничтожение, в этом случае нужно придерживаясь той же схемы, которая действует и на бумажные документы. Цифровые бумаги с истекшим сроком хранения из компьютерного архива удаляются. Если они находятся на специальных носителях, таких, как флешки, диски или карты памяти, то нужно уничтожать и сам носитель.

Главное, не забывать о следующем:

• Запрещается удалять документы без соответствующего акта.
• Запрещено избавляться от бумаг, которые относятся к предстоящему или идущему судебному разбирательству.
• Соблюдать конфиденциальность сведений, которые находятся в документах, подлежащих уничтожению
• Вместе с оригиналом бумаг избавляться от всех копий.

Уничтожать бухгалтерскую документацию следует по всем правилам и с составлением актов

Важно, чтобы сроки хранения бумаг на момент уничтожения подошли к концу, иначе такая процедура станет незаконной и за списание будет грозить административная или уголовная ответственность. Можно для утилизации сдать все бумаги в макулатуру

Однако просто на мусорку вынести нельзя, составляется договор с организацией, которая занимается приемом макулатуры.

Можно ли получить справку, не имея документов на машину

Важно помнить, что после сдачи транспортного средства для утилизации его необходимо снять с регистрационного учета через отделение ГИБДД. Иначе за уничтоженный автомобиль придется оплачивать транспортный налог

Процесс снятия машины с регистрационного учета начинается с подачи заявления в МРЭО. Особенности составления обращения об утилизации транспортного средства без документов зависят от причин их отсутствия.

Если собственник подает заявление об утилизации без свидетельства о праве владения авто и паспорта ТС, он должен указать причину отсутствия бумаг.

Если указано, что комплект документов был утерян, необходимо проводить дополнительное расследование, вследствие чего срок процедуры увеличится. Лучше всего написать обязательство предоставить документы незамедлительно при их обнаружении.

Перед посещением ГИБДД нужно погасить все долги по налогам и штрафам, которые закреплены за соответствующим автомобилем. Даже если авто будет снят с учета, задолженность у гражданина останется.

Акт составлен, что дальше?

Акт составлен, подписан главной экспертной комиссии и согласовывается ее членами, визируется руководством.

ВНИМАНИЕ! Если часть документации фирмы принято передавать на хранение в фонды государственного архива, то акты нужно обязательно согласовывать с архивной экспертной комиссией. Подготовка к уничтожению:

Подготовка к уничтожению:

• изъятие соответствующих документов из места их хранения;
• освобождение бумаг от скрепок, брошюровки, других видов соединений;
• упаковка для транспортировки к месту уничтожения (оно может производиться и на территории самой фирмы).

НЕЛЬЗЯ! Категорически запрещается использование «осужденных» на утилизацию документов в других целях, например, в качестве черновиков и т.п.

Уничтожение документов шредером

При офисном уничтожении документов восстановить бумаги позволяет инновационная технология Unshredder. Путем сканирования и компьютерной графики программа формирует фрагменты или полоски в единое целое. Наиболее простое решение — использование промышленного шредера, оснащенного блок-контейнером объемом 13-300 л, машинка одновременно уничтожает 7…85 листов шириной 210…450 мм. Класс секретности — S1…S6.

Степень производительности определяет выбор портативных, стационарных офисных и высокомощных промышленных приборов для уничтожения документов, правильно подобранный аппарат позволит измельчить бумагу требуемым способом:

• продольную нарезку узких полос длиной листа;
• поперечное измельчение документов в крошку;
• нарезку бумаги по параметрам, заданным на экране шлифмашины;
• уничтожение документов из плотной бумаги.

Соберите бумаги в опечатанный контейнер (металлический, пластиковый, картонный) со шредер-мешком. В назначенное время специалист прибудет для изъятия и транспортировки бумаг в переработочный цех или проведет утилизацию на вашей территории, подтвердит действия Актом. Остатки утилизированных бумаг подлежат смешению, прессованию под высоким давлением и отправке на целлюлозные фабрики Москвы (типа ООО «Старстеп») для переработки сырья.

Шпаргалка делопроизводителя

Документы с течением времени теряют свою значимость и актуальность. Хранить их все невозможно, поэтому периодически от них нужно избавляться. Помимо нехватки места, сложности возникают с поиском документа, с их обработкой, ориентированием в пространстве архива и других помещений.

Хорошо, если в организации есть архивист, который способен разобрать документы по срокам хранения, правильно отобрать те, которые нужно уничтожить и провести процедуру уничтожения документов.

Давайте вместе разберемся как это сделать без ошибок с первого раза.

Как облегчить процедуру уничтожения документов?

1. Вести номенклатуру дел организации.

   Как правильно составить номенклатуру дел>>

2. Распределить документы в дела в соответствии с номенклатурой.
3. Вести описи дел постоянного и временного срока хранения.
4. Своевременно сдавать дела в архив.

Образец внутренней описи документов>>

Проводить ежегодную инвентаризацию дел в архиве на предмет окончания сроков хранения документов.

Если в организации все это делается, процедура уничтожения документов не займет много времени. Если нет, то будет сложнее. Нужно составить номенклатуру дел, определить сроки хранения документов, распределить документы по делам, составить внутренние описи к документам. После проведения этой работы станет понятно какие документы подлежат уничтожению.

Каким нормативным документом определяются сроки хранения документов?

Сроки хранения документов с 2000 до 2010 года определяются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Сроки хранения документов с 2010 года определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Порядок уничтожения документов:

1. Создать экспертную комиссию. Она устанавливает окончание срока хранения документов, готовит акт о выделении документов на уничтожение и на его основании подготавливает документы.
2. Отобрать дела из архива, у которых закончился срок хранения в соответствии с Перечнем и потерявших свою практическую ценность. В идеале следует проводить полистную проверку дел, чтобы исключить уничтожение нужных документов. На практике проведите хотя бы выборочную проверку, просматривая первые и последние даты документов в деле, ценность самих документов.
3. Отобрать дела из структурных подразделений, у которых закончился срок хранения в соответствии с Перечнем и потерявших свою практическую ценность. В идеале дела структурных подразделений отбирают делопроизводители отделов и приносят работнику архива. Он проводит контрольную проверку дел.
4. Подготовить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Чтобы правильно подготовить акт, выделите дела с одинаковым наименованием, посчитайте количество каждого, затем в акте указываем крайние даты дел (первое и последнее). Расположение дел в акте — как в номенклатуре дел организации. Перед уничтожением проследите, чтобы дела совпадали с количеством дел в акте.

Образец акта о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению>>

Срок хранения акта о выделении документов к уничтожению — постоянно.

Затем дела передаются на уничтожение. Организация может справиться самостоятельно с небольшим объемом документов. Для больших объемов нанимают специализированные организации, куда передают дела по накладной. После ликвидации документов необходимо оформить акт уничтожения документов. Его оформляет организация, уничтожившая документы. Акт составляется произвольно, но в нем в обязательном порядке фиксируется состав комиссии, проводившей уничтожение документов, дата, затем акт подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации, проводившей уничтожение.

Специализированные на уничтожении документов организации предоставляют такие функции, как запись на видео процесса уничтожения документов, присутствие лиц организации во время процедуры, оформление акта уничтожения, документы утилизируют вместе со скрепками, файлами и папками.

Способы уничтожения документов для бумажных документов — это шредирование и сжигание. Электронные документы уничтожаются путем перезаписи на жестком диске, электромагнитным излучением, физическим уничтожением носителя информации.

Образец акта о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению>>

Работа ЭК

Задача комиссии – выделение документов к уничтожению. То есть нужно выявить, какие документы уже потеряли свою актуальность. При этом, если они имеют срок хранения, то он уже должен быть истекшим. Сроки хранения документов содержатся в номенклатуре дел, а завершение дела – на обложке. Поэтому сложности в определении актуальности документов тут нет.

Внимание!
Важно: уничтожать можно только те документы, срок которых истёк на начало года, в котором планируется уничтожение

Нюанс: если в папку с документами вы не заглядывали лет 5, и срок хранения её истёк, смело можно включать всё дело в акт уничтожения. Но если нет-нет, да в какую-то папку вы заглядываете, имеет смысл её оставить.

Внимание!
Важно: если у вас так и не составлена номенклатура дел, вот тут можно скачать образец перечня документов со сроками хранения

После того, как все документы подверглись экспертизе и неактуальные выявлены, можно приступать к заполнению акта.

Нюансы уничтожения бухгалтерских документов организации

Вся бухгалтерская документация (учетные регистры, бухотчетность, счет-фактуры и т.д.) должна храниться в организации минимум 5 лет после момента ее составления. Из этого следует, что утилизация бухгалтерских документов и составление соответствующего акта не могут производиться ранее, чем истечет пятилетний период обязательного хранения этих бумаг.

Вся отчетная документация о проведении финансовых манипуляций предприятием подвергается проверкам налоговых служб. В связи с этим руководители организаций за неправомерное и осознанное уничтожение бухгалтерских документов могут быть привлечены к уголовной ответственности согласно УК РФ.

После истечения установленного законодательно времени хранения бухгалтерской документации осуществляется составление акта на утилизации в вышеописанном порядке.

Как утилизировать документы?

Небольшой объем бумаг может быть уничтожен силами самой организации, например, с помощью измельчителя (шредера). Самостоятельно сжигать бумаги не рекомендуется во избежание проблем с пожарной инспекцией. При уничтожении своими силами нужно составить акт в свободной форме.

Крупные партии документов нужно доставить для уничтожения в специальные компании. При этом к акту присоединяется квитанция, выданная компанией-уничтожителем, о том, что документы приняты на утилизацию.

Некоторые организации пользуются услугами агентств по сбору макулатуры, это значительно дешевле, но в таком случае не исключена нежелательная утечка информации.

Где можно получить справку

Привести транспорт в точку сдачи строительного мусора нельзя. Это можно только в пункте приема металлолома. Главное – заранее уточнить, выдают ли они справку. Если гражданин реализует машину через автомобильный салон по соответствующей программе, он должен выяснить адреса подходящих пунктов. Перед сдачей средства передвижения для уничтожения необходимо снять государственные номера.

По завершении процедуры сотрудники пункта сдачи дают справку для предоставления специалисту отдела ГИБДД. Все организации, занимающиеся переработкой таких отходов, работают с бланками установленного образца.

Способы утилизации документов

Основные способы утилизации документов, применяемые на сегодняшний день:

• шредирование – наиболее распространенный и простой;
• сжигание в специальных печах – экологически не безопасный;
• выездная утилизация – осуществляет специализированная компания.

Обратите внимание! Небольшие организации вправе проводить самостоятельное уничтожение (например, путем простого разрезания) бумажных носителей, если последние не являются секретными и у них истек срок хранения. Рассмотрим перечисленные способы подробнее

Рассмотрим перечисленные способы подробнее.

Шредер, установленный в организации, позволяет осуществлять одновременное уничтожение бумаг в размере 7-85 листов. В состав установки входит емкость, рассчитанная на объем от 13 до 300 литров. Как правило, большинство организаций устанавливают в свои офисы стационарные шредерные машины. В зависимости от техники измельчения документов шредеры подразделяются на:

• плоскорезы – производят разрезание бумаг на тонкие полосы и их сбрасывание в специальную емкость;
• крошители – превращают бумажные листы в крошку, используются при утилизации секретной документации;
• шлифмашины – оснащены экраном, позволяющим осуществлять регулировку ширины разрезаемых документов;
• промышленные – применяются для уничтожения бумаги высокой плотности.

Шредерные машины способны измельчать бумаги на полосы с шириной 3,9-6 мм и на крошку с диаметром меньше 0,5 мм, величины получаемых фрагментов зависят от степени секретности документов.

Производить сжигание документации по всем требованиям закона могут лишь специализированные компании с использованием высокотемпературных печей, в которых также утилизируются информационные носители с пластиковым корпусом (дискеты, флешки и т.д.).

Специалисты утилизирующей организации помещают бумаги в опечатанную емкость, заключают договор хранения с заказчиком и перевозят контейнеры к месту термической утилизации отходов. На заводе документы помещаются в печь и полностью сжигаются в ней. В качестве подтверждения проведенного процесса заказчику выдается акт утилизации. Этот способ уничтожения бумаг дает 100% гарантию надежности и конфиденциальности проводимых операций.

Выездная утилизация подразумевает выезд работников специализированных компаний к организации заказчика для уничтожения бумаг на месте. Процесс происходит с применением промышленного шредера, который располагается в грузовой машине. Эта установка обеспечивает высокую производительность: в течение 1 часа она может измельчить до 2 тонн бумажных носителей информации.

Однако утилизируемый таким способом документ можно (если постараться) восстановить. В связи с этим выездной шредер не пригоден для уничтожения конфиденциальной документации. Вслед за измельчением документы, превратившиеся уже в отходы, подвергаются прессованию и транспортировке к месту последующей переработки.

Классы уничтожения документов

Согласно международному стандарту DIN 32757,1/1995, размеры и количество фрагментов при шредировании листов А4 определяют 7 уровней секретности:

Р7

Резка документов государственной важности. Размер фрагментов 5 мм2 при ширине 1 мм, количество частиц, получаемых с одного листа — 12400

Р6. Уничтожение бумаг госучреждений и крупных компаний. Площадь фрагмента — 10 мм2, ширина 1 мм, число 6200.

Р5. Утилизация стратегических планов, конструкторских бумаг. Размер 30 мм2, ширина 2 мм, количество — 2000.

Р4. Уничтожение кадровых, бухгалтерских, налоговых документов в Москве. Площадь фрагментов 160 мм2, ширина 6 мм, количество частиц, получаемых при резке одного листа — 390.

Р3. Перекрестная резка коммерческих предложений, презентаций, прайсов. Параметры — 320 мм2/2 мм/195.

Р2. Продольное уничтожение внутренних документов компании: переписки, инструкций, правил. Параметры — 800 мм2/6 мм/35.

Р1. Продольная резка общих публичных документов, открытой переписки. Параметры — 2000 мм2/12 мм/30.

Экспертная комиссия: состав и функции

ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.

1Не приводится.

ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» – должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.

Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия – собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.

Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, – организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.

Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:

• начальника отдела кадров;

• главного бухгалтера;

• начальника юридического отдела;

• должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого – оценить документы по основной деятельности организации.

Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).

Фирмы, занимающиеся утилизацией

Иногда организациям гораздо проще и удобнее воспользоваться услугами по утилизации, предоставляемыми специализированными фирмами, нежели осуществлять процесс самостоятельно. Вот некоторые положения, выполняемые современными утилизирующими компаниями:

• уничтожение документов архива может происходить в присутствии сотрудника организации — заказчика;
• процесс может сниматься на видеокамеру;
• после непосредственного уничтожения документации заказчику выдают акт об утилизации (образец представлен ниже);

• вся процедура соответствует требованиям российского законодательства;
• измельченное сырье отправляется на дальнейшую переработку для получения новых изделий;
• по желанию заказчика может производиться выделение дел на уничтожение с выдачей соответствующего акта.

Примеры фирм в России

• «Делис Архив», г. Москва и г. Санкт-Петербург;
• «ОРБ», «Столичный архивист», «Архив услуги» г. Москва;
• «Зест Экспресс» с главным офисом в Москве и филиалами в Санкт-Петербурге, Краснодаре, Екатеринбурге, Саратове, Новосибирске и других городах;
• «Экологические стратегии Урала», г. Пермь;
• группа компаний «Тэлос» в Екатеринбурге, Новосибирске, Владивостоке и других городах;
• «Золотой ресурс», г. Калининград.

Стоимость услуг

Цены на услуги в одной из московских фирм:

• составление перечня бумаг на уничтожение – 1 дело – 25 руб.;
• создание акта о выделении просроченных документов к утилизации – 1 дело – 10 руб.;
• уничтожение документации шредером – 1 кг – 5 руб.;
• сжигание бумажных носителей – 1000 кг – 25000 руб.;
• утилизация дисков и пластиковых карточек – 1000 кг – 25000 руб.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в законодательстве

Порядок хранения, передачи в архив или уничтожения неактуальных уже документов содержится во многих правовых актах:

• закон 125-ФЗ (о создании и работе архивов);
• правила работы архивов от 06.02.2002 (о ведении документации);
• приказ Минкультуры №558 (о типовых управленческих документах);
• приказ Минкультуры №1182 (о сроках хранения);
• постановление ФКЦБ №03-33/пс (о документах АО).

Из анализа этих правовых актов можно добыть немало полезной информации о том, как законно избавиться от макулатуры. Причём уничтожение документов может производиться по выбранному вами методу:

• бумаги можно сжечь;
• порвать вручную;
• использовать шредер;
• сдать в пункт приёма макулатуры.

К сведению
Варианты: в первых двух случаях нужно будет составить произвольный акт об уничтожении, где прописать место, время уничтожения и ответственного исполнителя. А в последнем – взять накладную или оформить акт приёма-передачи.

Задачи комиссии по уничтожению документов

Основными задачами комиссии по уничтожению документов, как правило, являются:

• согласование и представление на утверждение руководителю списка документов, подлежащих уничтожению (акта о выделении документов к уничтожению);
• организация уничтожения (выбор места, времени, способа уничтожения, заключение договора с организацией, оказывающей такие услуги);
• проведение уничтожения в случае, если оно проводится силами самой организации.

При этом комиссия обязана убедиться в том, что:

• будут уничтожены не только оригиналы, но и копии и дубликаты документа, включая электронные;
• уничтожение будет проводиться с соблюдением коммерческой и другой тайны. Например, недопустимо уничтожение бухгалтерских документов выбрасыванием в общий мусорный контейнер и т.п.;
• не будут уничтожены документы, необходимые для длящегося или предстоящего судебного разбирательства.

Сам факт уничтожения оформляется актом об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Как правило, составляют акт члены комиссии по уничтожению.

Заключение

Чаще всего используется шредирование — уничтожение документов в специальном устройстве, которое измельчает документы. Секретные документы уничтожают в печах, где поддерживаются очень высокие температуры. Таким образом уничтожаются жесткие диски, флешки и иные цифровые носители информации.

Если нужно избавиться от большого количества документов, производится выездная утилизация.

Несмотря на то, что методы утилизации бумаги известны давно, экологи отмечают факт перерасхода ресурсов. Информатизация, которая могла бы освободить людей от использования бумаги не приводит к этому.