Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Форма вкладыша утверждена . Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

• «Сведения о работе» — насчитывает 9 разворотов,
• «Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.

Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2020

Если штампа в хозяйстве организации нет, утвержденными правилами разрешено сделать запись от руки: выдан вкладыш в трудовую книжку, шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Образец вкладыша в трудовую книжку

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны

Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк

Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки. Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его вшивают в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

ВАЖНО!
Обратите внимание, что если вам встречается предложение сказать и распечатать форму вкладыша к трудовой книжке с помощью подручной оргтехники, это является грубым нарушением

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден , а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — Объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды, в частности, Верховный Суд в .

Как заполнять дубликат

Порядок такой:

1. Берем чистый бланк.
2. На первой странице сверху пишем «Дубликат».
3. Заполняем титульный лист, предварительно проверив актуальность информации.
4. Переворачиваем лист и открываем страницы 2-3. В первые строчки третьей графы записываем общий трудовой стаж сотрудника на момент трудоустройства в вашу организацию.
5. Далее по общим правилам вносим информацию обо всех периодах трудоустройства гражданина.
6. Аналогично вносим в нужный раздел данные о награждениях.

Здесь тоже имеются нюансы:

• данные в дубликат вносим исключительно из разложенных перед нами правильно заверенных подтверждающих документов от предыдущих работодателей;
• внесенную информацию не заверяем.

Как заполнить трудовую при переводе в 2021 году

Если возникла ситуация, когда нужно внести в ТК запись о переводе работника, нужно пользоваться пунктом 3.1. Инструкции по заполнению ТК. Она подразделяет такие случаи на три вида:

1. Перевод работающего гражданина из одного подразделения работодателя в другое его подразделение.
2. Изменение трудовой функции – например, повышение уборщицы производственных помещений до менеджера по клинингу.
3. Перевод в иную местность. Как правило, переводят сотрудников в таких случаях в какое-то обособленное подразделение.

Из перечисленных правил есть исключения – сотруднику не нужно вносить новые записи в его трудовую, если, например, он переводится в иной отдел на ту же должность, но в старой записи ТК отсутствует название старого отдела. Не требует оформления также случай, когда работник просто замещает какого-то отсутствующего сотрудника, то есть осуществляет его функции временно.

Если перевод на постоянной основе – нужно заключать к трудовому договору дополнительное соглашение. Заключается оно на основании соответствующего приказа работодателя. Этот приказ указывается в графе 4 ТК в качестве основания перевода. Помимо этого, новые сведения вносятся в личную карту работника.

Общие правила оформления и ведения ТК

В ТК вносятся следующие данные:

• о работнике, его Ф.И.О.;
• о выполняемой им трудовой деятельности;
• при наличии о переводах на иную постоянную трудовую деятельность;
• о награждении за достижения в работе;
• об увольнении сотрудника (с перечислением и указанием оснований расторжения контракта).

Сведения о взысканиях в ТК не переносятся, кроме ситуации, когда взыскание представляет собой увольнение.

Информация в ТК заносится бережно ручкой. Используются паста черного, синего цветов. Записывать сведения в ТК чернилами иного оттенка нельзя. К примеру, оранжевого, зеленого, розового или желтого цветов. Покупать ручки желательно со световодостойкими чернилами (об этом, в частности, упомянуто в пункте 1.1 Инструкции № 69).

Если вы оформляете записи в ТК и в ручке иссякли чернила, то можно окончить записывать текст, подобрав ручку примерно аналогичного оттенка. В ситуации, когда выбрать похожие чернила невозможно, нужно предпринять усилия, чтобы сохранить хотя бы цвет. 

Обратите внимание, что запись, которую кадровик произвел с использованием чернил разных цветом, не является недействительной. Но есть одно условие – чернила отвечают необходимым требованиям.. Все слова в ТК пишутся полностью

Например, «приказ», а не «пр.». Такие правила заполнения дубликата трудовой книжки и ее оригинала устанавливает пункт 11 Правил № 225. Лучше признать запись, которая была внесена с сокращениями недействительной, чтобы избежать в будущем проблем

Все слова в ТК пишутся полностью. Например, «приказ», а не «пр.». Такие правила заполнения дубликата трудовой книжки и ее оригинала устанавливает пункт 11 Правил № 225. Лучше признать запись, которая была внесена с сокращениями недействительной, чтобы избежать в будущем проблем.

Трудовая книжка для ИП

• для оплаты больничного листа. В зависимости от срока деятельности высчитывается оплата больничного. Если стаж составляет 8 и более лет, оплата производится в размере 100% от среднего дневного заработка. От 5 до 8 лет оплата составляет 80%. Меньше 5 лет — 60%. Что касается ИП, его выслуга засчитывается, если он вносил за себя взносы в ФСС;
• при оформлении пенсионных начислений. Ситуация такая же, как и при оплате больничного. Закон позволяет засчитывать время работы индивидуального предпринимателя в выработку, но при условии, что он вносил за себя взносы в ПФР.

Выплаты по беременности и родам ИП получит в случае заблаговременной регистрации в ФСС — минимум за год оформления листка нетрудоспособности.

Трудовая книжка — главный документ о стаже

ВАЖНО!
С 01.09.2021 вступил в силу , который внес поправки в правила работы с бумажными трудовыми книжками и изменил требования к их оформлению.

Если сотрудник меняет фамилию, в кадровые и учетные документы, в том числе в трудовую книжку, в личную карточку и в договор, вносят соответствующие корректировки. Процедура оформления исправления персональных данных достаточно простая, но ее проводят в обязательном порядке, в противном случае в будущем возникнут вопросы при назначении пенсии, вплоть до оспаривания права на получение обеспечения от государства. Новый приказ Минтруда регулирует, как провести изменение фамилии в трудовой книжке после замужества, развода или по иным причинам.

Самые частые нарушения при заполнении книжки

Ответственность за неверное заполнение книжки накладывается на основании статьи 419 ТК РФ. Для того чтобы избежать наказания, нужно сначала проверить соответствие уже имеющихся записей закону. Только потом следует вносить новые записи.

При заполнении обычно забывают внести эти сведения:

• Образование.
• Должность и специальность.
• Вознаграждения сотрудника, если они есть.
• Запись о расторжении соглашения с сотрудником с указанием актуальной даты.
• Изменение наименования компании или отдела, если это произошло на протяжении работы сотрудника.
• Порядковый номер записи.
• Дату внесения записи.
• Информацию о присвоении квалификации.

Правильность внесения сведений в книжку должен проверять работодатель, так как именно он несет ответственность за ошибки. Однако и сотруднику рекомендуется проверять внесенные сведения, так как они могут повлиять на дальнейшее трудоустройство и определение стажа.

ВАЖНО! Работодатель может не просто забыть внести какие-то сведения. Он может вообще не внести запись о том, что сотрудник работал в фирме

Это очень серьезное правонарушение. Оно чревато для работника.

Рассмотрим пример. Человек 5 лет работает в фирме. При увольнении в его ТК не внесли никакую запись. Из-за этого сотрудник не сможет доказать новому работодателю, что он занимал определенную должность. Кроме того, зафиксированный стаж будет меньше фактического.

ВНИМАНИЕ! В трудовой книжке не должно быть подтирок и зачеркиваний

Основные ошибки при заполнении и способы исправления

В процессе оформления вкладыша менеджерами по персоналу часто совершаются ошибки. Некоторые из них можно исправить, но при неверном заполнении титульного листа бланк придется утилизировать и завести новый.

Часто ошибки возникают из-за внесения данных о личности работника с его слов, а не с документов. Виды недочетов:

• указана неверная дата приема или увольнения с работы.
• внесена ошибочная информация о гражданине или об организации.
• не указаны должность сотрудника или название отдела, в котором он работает.
• слова пишутся с допущением сокращений.
• внесена информация о работе в раздел о поощрениях и награждениях.
• запись в приложении начата с номера 1.
• не проставлен штамп о выданном вкладыше.

Исправлять подобные записи разрешено сотруднику отдела кадров, их допустившему, а также отделу кадров новой организации при поступлении к ним работника с неверно заполненным вложением. Ошибки в орфографии можно устранить аккуратным зачеркиванием. Если ошибок много, то бланк заменяют на новый.

При недочетах в процессе вшивания приложение открепляют от трудовой, не повреждая ее. При порче основного документа заводится дубликат.

Игнорирование неточностей в данных запрещено, так как это чревато проблемами с трудоустройством и сложностями в подсчете общего стажа при оформлении пенсии.

При заведении формуляра ошибочно, его изымают и аннулируют запись о выдаче. Данный факт заверяется подписью ответственного лица и печатью.

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 — Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 — Санкт-Петербург и область
• позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 — По России, звонок бесплатный

Распечатать

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ был у работника, то для восстановления он должен обратиться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, нужно подать соответствующее заявление, которое должно быть рассмотрено в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника могут попросить документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху должно быть написано «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы заполняются на основе предоставленных работником документов.

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Ответственность за неправильное заполнение трудовой

Законы в области трудовых отношений, которые действуют в данный момент, предусматривают сразу несколько видов наказаний в зависимости от типа совершенной ошибки в трудовой книжке. В каждой ситуации санкции ложатся на ответственное лицо, которое занималось оформлением трудовой, либо на субъект бизнеса.

Виды ответственности:

Дисциплинарная ответственность. Этот вид наказания может накладываться на ответственное лицо за недобросовестное выполнение им обязанностей. Однако, чтобы воспользоваться этой возможностью, должен быть заранее издан приказ, в котором на этого сотрудника будет налагаться такая ответственность, и он сам должен быть с этим распоряжением ознакомлен.

Внимание: наложение наказания, а также его размер, определяется исключительно администрацией компании. Обычно, это зависит от тяжести совершенного проступка.

• Материальная ответственность. Она наступает у ответственного сотрудника за то, что он внес запись с ошибкой. В случае, когда запись была внесена с ошибочными данными, и это лишило владельца книжки возможности осуществлять трудовую деятельность, виновное лицо самостоятельно оплачивает простой исходя из среднего заработка потерпевшего.
• Уголовная ответственность. Данный тип наказания обычно накладывается очень редко. Как правило, он наступает, если запись о приеме на работу была внесена заведомо неправильная, либо в документ были внесены исправления в корыстных целях. В такой ситуации на виновного сотрудника может быть наложено наказание начиная от денежного штрафа, и заканчивая тюремным заключением на период до 2 лет.

Запись о временной работе в трудовой книжке

Запись в трудовой книжке о временном приеме на работу не является обязательной и по желанию работающего делается в кадровом отделе предприятия, где временный сотрудник приступил к трудовой деятельности. Данная процедура проводится в течение пяти дней с момента подписания гражданского правового или срочного договора о сотрудничестве между работодателем и временным сотрудником.

Правила оформления записи о приеме на временную работу в целом соответствует правилам заполнения трудовых книжек, установленным постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69

Но необходимо обратить внимание на некоторые нюансы

В третьей графе пишется следующее: «Принят(а) на работу в подразделение на должность (или же по специальности) временно до выхода отсутствующего сотрудника из отпуска». В четвертой графе отмечается ссылка на приказ, который является основанием для внесения записи. Все сведения заверяются печатью предприятия.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу: образец в 2018 году

Прием на основную работу

В обычных условиях запись о приеме сотрудника на работу включает в себя информацию об отделе, его должности, а также сведения о приказе, которым он был принят.

Запись для компаний выглядит следующим образом:

Закон устанавливает, что предприниматель также отвечает за ведение трудовых книжек своих наемных работников. С другой стороны, он освобожден от кадрового учета и оформления необходимых приказов. Поэтому, в качестве основания он может указывать заключенное трудовое соглашение.

Приеме на работу директора ООО

Оформление записи в трудовой директора имеет особенность. Так, в качестве основания может быть записан не только приказ о приеме, то также решение собственников фирмы, решение единственного участника, протокол собрания участников и т. д.

Внимание: также сама запись должна в точности повторять информацию из указанного документа. Таким образом, она может быть выполнена не только как «Принят на работу», но также и «Избран на должность» и т

д.

Приеме на работу в порядке перевода образец

Запись о том, что сотрудник поступил на работу в порядке перевода с другого места выполняется только в том случае, если предыдущая запись об увольнении гласит, что оно произведено в порядке перевода. Также в записи об увольнении обычно проставляется регламентирующая этот шаг статья из ТК РФ.

Составление новой записи о приеме обычно сильно отличается от того, как оформляется простой прием на работу сотрудника. Нужно обязательно упомянуть наименование предшествующего места работы.

При оформлении сотрудника по совместительству

В случае, если сотрудник приходит на место работы, где оформляется совместителем, его трудовая храниться по основному месту деятельности. Если работник хочет, то кадровый сотрудник основной компании на основании справки либо копии приказа, предоставленной со второго места работы, может сделать запись по совместительству.

Прием сотрудника на время отпуска

В случае, когда новый работник приходит в компанию только на период отпуска иного сотрудника (например, работница уходит в декрет), либо по какой-либо иной причине, подразумевающей оформление трудового соглашения на конечный срок, запись в трудовой книжке о приеме на работу выполняется по обыкновенным правилам.

Внимание: Роструд устанавливает, что в трудовой не должно быть никаких упоминаний о том, что трудовой договор является срочным.

Внесение записей в трудовую книжку

Согласно Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69, записи в трудовую книжку можно вносить чернилами черного, синего или фиолетового цвета перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Не допускаются сокращенные записи типа «пр.» вместо «приказ», «ст.» вместо «статья», «ТК» вместо «Трудовой кодекс» и т.д. Даты указывают арабскими цифрами в формате: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными.

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» недопустимо зачеркивать неточные, неправильные или недействительные записи. При такой необходимости после последней в книжке записи вписывают «Запись за номером таким-то недействительна», а затем делают правильную запись. Если была признана недействительной запись в трудовой книжке об увольнении или переводе на другую постоянную работу, то по письменному заявлению работника ему выдают дубликат трудовой книжки без внесения в нее такой записи.

Когда человек, с которым заключили трудовой договор, уже работал раньше, он приносит трудовую книжку, титульный лист в которой заполнен. В случае, когда трудовая книжка заполняется впервые, ее нужно оформить в течение недели.

Сведения о работнике в титульном листе вносятся по правилам:

• фамилия, имя и отчество прописывают полностью, без инициалов, так, как указано в документе, удостоверяющем личность;
• сведения об образовании: общем, среднем профессиональном, высшем, послевузовском вносятся на основании документов об образовании (аттестат, удостоверение, диплом и др.);
• если работник еще учится, то запись о незаконченном образовании вносят на основании справки образовательного учреждения, зачетной книжки, студенческого билета.

После внесения этих данных и указания даты заполнения трудовой книжки работник должен своей подписью удостоверить на титульном листе достоверность информации о нем, затем титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек и проставляется печать организации или кадровой службы. Трудовая книжка без печати на титульном листе будет признана недействительной.

Дальнейшие изменения основных сведений о работнике производятся на основании документов (паспорта, свидетельства о браке или его расторжении, изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на их номер и дату. Прежние фамилия, имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на документы, на основании которых были внесены изменения, вписывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью организации (кадровой службы). При дополнении на титульном листе записей об образовании, профессии, специальности прежние записи не вычеркивают, а только дополняются новыми. Ссылки на новые документы об образовании делать на внутренней странице не надо, правилами это не предусмотрено.

При внесении сведений о работе указывают полное и сокращенное наименование организации. Далее производится запись о принятии на работу в структурное подразделение работодателя, должность (профессия, специальность), а также дата и номер приказа или другого решения, по которому работник принят на работу.

Наименование должности, специальности, профессии должно соответствовать штатному расписанию работодателя. Если условия работы предполагают льготы или ограничения, то это наименование надо записывать так, как указано в квалификационных справочниках. В трудовую книжку работника, который в период работы получил новый разряд (класс, категорию) или вторую профессию (специальность, квалификацию) вносят соответствующую запись.

При увольнении работника в трудовой книжке записывают дату увольнения, его причину и наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя, его дата и номер). Если увольнение происходит в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю, то нужно записать, по какому основанию производится перевод: по просьбе работника или с его согласия. Тогда следующая запись при приеме на новую работу будет сделана с указанием того, что работник принят или назначен в порядке перевода.

Исправления на титульном листе

Все неверные данные на титульном листе просто зачеркиваются. Рядом указывается точный вариант, заверенный подписью и печатью. Это касается случаев, когда работник изменил персональные данные, а также ситуаций, когда ошибка была допущена из-за невнимательности лица, которое заполняло документ.

Рекомендуется, чтобы корректировка Ф.И.О. работника на титульном листе производилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку. Потому что только он может точно знать, на чье имя выдавал этот документ. Во избежание проблем с присвоением чужой ТК работника стоит направить к самому первому работодателю. Если компания ликвидирована или отказывается исправлять неточности, работник может пойти в суд и потребовать установления принадлежности ему этой трудовой книжки.

Если на титульном листе нужно указать новую специальность или дополнительное образование, ничего зачеркивать не надо. В этом случае в нужной строке ставят запятую и пишут новые данные.

Ошибки в трудовой книжке и их последствия

Любые неточности в данных трудовой – могут сказаться неприятными последствиями как для ее владельца, так и для работодателя. Человек с неверной информацией в документе получит отказ при оформлении пенсионного пособия, а доказывать стаж придется через суд. А если человек захочет вновь устроиться или сменить работу, его не смогут оформить. Прежде чем зачислить работника в штат, его попросят посетить прежнее место работы с целью исправить недочеты в книжке. Что касается лиц, несущих ответственность за заполнение и хранение документа, то допущенная ошибка может повлечь за собой материальную и административную ответственность, то есть:

• выплаты работнику за каждый месяц безработицы;
• приостановление деятельности учреждения на срок до трех месяцев;
• штраф от 30 до 50 тысяч рублей.

Опираясь на п. 2.6 Инструкции при обнаружении недействительной информации в трудовой книжке, корректировка осуществляется на том предприятии, где была прописана запись. Поэтому ниже кадровым специалистам для исправления в трудовой книжке записи внесенной ошибочно представлен образец.

Ошибки в трудовой книжке