Что делать, если потеряна трудовая книжка: процедура восстановления и необходимые для этого документы

Как восстановить трудовую книжку

В случае утери трудовой книжки не надо впадать в панику. Ее реально восстановить, но для этого придется приложить усилия по сбору информации. Иногда придется побегать вам, но в некоторых случая и работодателю.

Стоит задуматься, необходимо ли восстанавливать документ, если сотрудник только начинает работать, не имея даже годового стажа, и в трудовой лишь сделана одна запись о приеме на работу. Делать дубликат документа необязательно, так как в Т. К. РФ статья 65 говорится о том, что в таких случая достаточно будет оформить новую трудовую книжку. Этим будет заниматься работодатель.

В том случае, когда работник имеет большой стаж и опыт, необходимо восстанавливать трудовую книжку. Сотруднику стоит обратиться к работодателю с соответствующим заявлением.

Каждая организация должна иметь свой архив трудовых книжек. Для этого государство обязует завести особый несгораемый шкаф для хранения архивной документации.

Если предприятие распадается и более не существует, вся архивная документация, передает на хранение государству. В таких ситуациях необходимо обращаться в Росархив по месту жительства.

Где находится архив трудовых книжек?

• Главный офис компании должен иметь архив трудовых книжек.
• В случае распада организации, архив может переходить к новому приемнику компании.
• Все документы из архива компании могут быть перенесены в учреждение государственного архива.

Заносить старые записи, в новую трудовую книжку незаконно. Совершивших такое людей, ждет уголовная ответственность. Эти действия будут расцениваться как подделка документов. Поэтому нельзя заниматься восстановлением трудовых записей самостоятельно.

Само по себе понятие восстановление не корректно. При утере, трудовую нельзя восстановить, можно только сделать ее дубликат. Дубликат является действующим документом, который можно предъявлять для расчета стажа.

Новый документ выдается на протяжении 15 дней после подачи заявления.

Общая схема восстановления документа

Сама фраза «восстановление трудовой», по мнению юристов, не очень корректна. Восстановить ее законным способом невозможно, поскольку создается лишь дубликат. Впрочем, сейчас есть множество фирм, которые предлагают населению заполнение трудовых книжек. Но лучше сюда не обращаться, ведь подделка документов карается несколькими годами тюрьмы. Даже несмотря на то, что они лишь переносят записи, которые были до этого в книжке, законная процедура восстановления выглядит несколько по-другому.

• Необходимо обратиться к прежнему работодателю. Но что считать прежним местом работы? Если перед утратой документа работник уже успел заключить договор с новым работодателем, то именно это место и будет считаться последним. А если работник был в этот период безработным, то обращаться нужно по последнему месту службы. На имя руководителя пишется соответствующее заявление по установленной форме.
• Сбор документов. Чтобы подтвердить свой реальный стаж, работнику придется предоставить доказательства. Это должны быть только оригиналы. Сюда можно отнести:

1. приказы о назначении на должность;
2. трудовые договоры;
3. официальные ведомости на выдачу зарплаты;
4. сведения о стаже застрахованного лица из Пенсионного фонда (форма СЗВ-К);
5. выписка из страхового счета гражданина РФ из Пенсионного фонда (форма СЗИ-5).

Отметим, что стаж в дубликате книжки вписывается как суммарное количество лет, без каких-либо уточнений по поводу занимаемых раннее должностей.

Выдача дубликата. Не позднее, чем через 2 недели с момента подачи работником заявления, работодатель обязан выдать ему оформленный по всем правилам дубликат трудовой. Здесь должны содержаться сведения об общем рабочем стаже до момента поступления на службу к последнему работодателю.

Трудовая книжка испорчена

В этом случае в дубликат из поврежденной трудовой переносятся все записи. Но это при условии, что все они читаемы. А если некоторые прочесть невозможно, то факты трудовой биографии необходимо подтверждать. В испорченном документе на самом первом листе делается соответствующая пометка «выдан дубликат». Также указывается его серия и номер.

Трудовая книжка потеряна работодателем

Нередки случаи, когда трудовую книжку работника теряет сам работодатель. Это происходит по причине либо чрезвычайных ситуаций, либо халатности. В первом случае, созывается комиссия, куда входят несколько представителей исполнительной власти, представители самого работодателя и профсоюза. Эта комиссия составляет акт, где указываются периоды и сроки работы, должность и общий стаж работника.

Затем сотруднику выдается оформленный дубликат трудовой книжки. Но здесь, как и в предыдущих случаях, нужно будет предоставить документальные подтверждения. В качестве подтверждения могут быть использованы показания свидетелей.

Но если работодатель заявляет, что он просто потерял документ, и восстановление трудовой книжки просто не представляется возможным, работник вполне может привлечь его к ответственности за нарушение трудового законодательства. За подобное халатное отношение руководитель может поплатиться немалым штрафом. В данном случае целесообразно обратиться не только в трудовую инспекцию, но еще и в районную прокуратуру. К сожалению, даже так не избежать долгого процесса оформления дубликата.

Восстановление стажа в ликвидированной организации

Нередки случаи, когда выясняется, что стаж подтвердить негде – компании уже не существует. Если возникла подобная ситуация, нужно направить в архивное учреждение соответствующий запрос. Именно здесь хранится вся документация ликвидированных организаций. При наличии сведений о работнике, ему в скором времени будет выдана справка о стаже работы в данной фирме. Если же нужной информации в архиве нет, то необходимо обратиться в суд:

1. Подается заявление об установлении факта работы в организации.
2. Понадобятся показания не менее 2 свидетелей, которые подтвердят факт работы в ликвидированной компании.

Но перед подачей иска стоит убедиться, что компания действительно ликвидирована, а не произошло, например, слияния или ее переименования. В таком случае, восстановить трудовую можно и без обращения в суд.

Чтобы избежать долгого изнуряющего процесса восстановления трудовой книжки, стоит быть внимательней к своим документам. Также не помешает хранить все трудовые договоры, заключаемые с работодателем, ведомости на заработную плату и остальные справки. Таким образом, в будущем можно избежать бумажной волокиты и поиска свидетелей.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный Фонд?

Перед обращением в инстанцию следует заранее предусмотреть план действий и собрать как можно больше подтверждающих стаж документов.

План действий

Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд включает в себя 5 этапов.

Разберем каждый из них в таблице.

Вина работодателя

Если порча или потеря трудовой книжки произошла во время нахождения ее в организации, то ответственность за восстановление полностью лежит на отделе кадров.

Работодатель самостоятельно должен отправить запросы на предыдущие места работы, в архив и Пенсионный фонд и заполнить новый бланк на основании полученных сведений.

Как правильно составить согласие о приеме на работу переводом? Смотрите тут.

Вина работника

В таком случае согласно Трудовому кодексу РФ (статья 65) и Постановлению Правительства «О трудовых книжках» №225 от 16.04.2003 работодатель обязан способствовать восстановлению трудовой книжки сотрудника.

Организация оформляет и выдает ему новый документ при получении соответствующего заявления.

Сотрудник кадровой службы вносит в трудовую книжку только подтвержденные записи. Заявитель самостоятельно должен собрать сведения о предыдущих местах работы и стаже.

Пример:

Программист Сидоров В.А после увольнения из ООО «Техно» получил трудовую книжку «на руки». В метро у специалиста вытащили из сумки документы и бумажник. Дома у Сидорова В.А. сохранились трудовые договоры и заверенные копии приказов о принятии на работу и распоряжений об увольнении. Кроме того, он получил в Пенсионном фонде выписку с данными о работодателях.

Сотрудник обратился по месту последней работы с заявлением и подтверждающими документами для оформления новой трудовой книжки. Дубликат был подготовлен и выдан сотрудниками отдела кадров.

Если есть ксерокопия книжки

Сохранившаяся трудовая книжка, заверенная работодателем или нотариусом, значительно ускорит процесс получения дубликата.

Для восстановления документа необходимо обратиться к работодателю. Собирать документы и обходить другие инстанции не потребуется.

Если копии нет

В такой ситуации потребуется составление списка всех мест работы и кропотливый сбор сведений о стаже и карьерных передвижениях.

• трудовые договоры с каждым работодателем;
• различные справки из архива, с прежних мест работы с подписями и печатями ответственных лиц:
• заверенные копии приказов или выписок;
• ведомости о начислении зарплаты и справки о полученных доходах;
• постановления суда.

Кто обязан восстанавливать трудовую книжку

Трудовая книжка является документом строгой отчетности. Внесение в нее информации происходит только уполномоченным лицом. Во время работы человека в определенной компании, организации трудовая книжка находится в ведении работодателя, на хранении, за это работодатель несет ответственность. Трудовая книжка хранится в шкафу несгораемого типа. Ключи от него имеются только у начальника, а работнику трудовая книжка выдается в строго определенных случаях.

Термин «восстановление» трудовой книжки не используется. Вместо него применяется слово «дубликат». Алгоритм выдачи дубликата определен в законе, в частности, этому вопросу посвящены пункты 31-32 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Постановление высшего органа исполнительной ветви власти №225), Инструкция по заполнению трудовых книжек (Постановление Мин Труда №69 2003).

Иногда случается так, что книжку нужно восстанавливать. В частности, в обстоятельствах потери ее работником, либо его работодателем, у которого она хранилась, из-за повреждения документа, утрата из-за ЧП. В этих ситуациях нужно получать его дубликат.

Потеря трудовой книжки самими гражданами более частое явление. Например, если человек попросил выдать ему книжку по статье 62 ТК РФ в целях ее предоставления в органы социального страхования и обеспечения. В этот период она была потеряна. В этой ситуации работник обязан немедленно обратиться к своему начальнику с целью оформления дубликата. За 15 дней руководство обязано выдать дубликат. Процедура его оформления достаточно проста, регламентирована Правилами и Инструкцией. Если работник не имел ранее никаких мест работы, то трудовая книжка восстанавливается по бумагам, которые находятся у специалистов Отдела Кадров. В дубликате должна быть отражена следующая информация:

• в правом верхнем углу страница №1 должна стоять надпись «дубликат»;
• сведения о работнике (информация должна быть получена из паспорта, документов об образовании);
• информация о работе, переводы, увольнения на основании трудовых контрактов, дополнительных соглашений, личной карточки Т-2;
• поощрения, благодарности.

Определенного списка документов, по которым происходит восстановление трудовой книжки, не существует. Если человек ранее трудился в другой организации, то образец заполнения дубликата несколько иной по сравнению с первым случаем. В разделе сведений о работе вносится информация об общем трудовом стаже человека, без наименования организаций, где трудился работник. Далее вносится информация о работе в предыдущей организации, включая данные об увольнении, переводе на основании имеющихся у работника документов: трудового договора, личной карточки Т-2, приказов.

ВАЖНО: Сведения о гражданах вносятся в соответствующую графу трудовой книжки только на основании информации, полученной из приказов или иных документов. Вносить в дубликат информацию о гражданине с его слов нельзя!. Если потеря книжки произошла в результате виновных действий работодателя, он несет ответственность за ее восстановление

Работодатель самостоятельно восстанавливает документ, не прибегая в этом вопросе к помощи самого сотрудника. Работник в этой ситуации не должен писать заявление об оформлении дубликата взамен утраченной трудовой книжки

Если потеря книжки произошла в результате виновных действий работодателя, он несет ответственность за ее восстановление. Работодатель самостоятельно восстанавливает документ, не прибегая в этом вопросе к помощи самого сотрудника. Работник в этой ситуации не должен писать заявление об оформлении дубликата взамен утраченной трудовой книжки.

Порядок оформления дубликата

Работник имеет полное право обратиться к работодателю с просьбой оформить дубликат трудовой книжки. Причиной этому может стать утрата или непригодность документа для дальнейшего использования. Для оформления дубликата не обязательно ждать заявления от сотрудника, некоторые случаи и так обязывают работодателя выдавать его.

К основным законодательным актам, устанавливающим порядок заполнения и выдачи дубликата документа о трудовых периодах, относятся:

• Трудовой кодекс;
• Правила о том, как правильно вести и хранить трудовые книжки;
• Инструкция о порядке заполнения трудовой.

Работодатель обязан выдать сотруднику дубликат в следующих случаях:

• Если работник обращается к руководителю предприятия с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки ввиду того, что последний потерял ее, то работодатель обязан выполнить просьбу сотрудника. Заявление о выдаче дубликата может быть направлено как последнему, так и нынешнему работодателю (все зависит от желания работника). Кроме того, законодательство не предусмотрело никаких ограничений по срокам обращения бывшего сотрудника за выдачей дубликата с момента увольнения.
• Следующий вариант, при котором работодатель обязан работнику дубликат — трудовая пришла в негодность: обгорела, порвалась или испачкалась. Данная причина оформления дубликата имеет свою отличительную черту: титульный лист книжки, подлежащей замене, будет украшать следующая запись: «Взамен выдан дубликат, серия… номер…». Также особенностью данного случая является следующий момент: содержание дубликата должно полностью совпадать с оригиналом. При невозможности прочтения некоторых страниц оригинала (оборваны или обгорели) работодатель  должен взять у работника все документы, в которых содержатся сведения о трудовом стаже в определенной должности на конкретном предприятии.
• Также трудовая подлежит обязательной замене, если по вине работодателя допущено внесение в документ неправильной записи, которую впоследствии признали недействительной. При этом первая страница в правом верхнем углу должна содержать надпись: «Дубликат». И в оригинале следует запечатлеть факт выдачи дубликата с указанием его серии и номера.

Заполнение титульного листа дубликата документа о трудовых отношениях осуществляется в том же порядке, как и в случае заполнения нового бланка трудовой. Единственным отличием является то, что титульный лист дубликата должен содержать не старые сведения из книжки, а современные, актуальные на дату заполнения.

Особенно внимательно нужно отнестись к следующему моменту: если письменное заявление о выдаче дубликата поступило от лица, освобожденного от работы (должности) ввиду незаконного осуждения или другого ошибочного решения в его отношении, и имеет место оправдательный приговор или постановление о прекращении уголовного дела по одной из допустимых причин, то заполнение дубликата должно осуществляться без внесения записи об увольнении, признанной недействительной по вышеописанным причинам.

Обычное признание незаконной записи об увольнении или переводе недействительной и игнорирование требований работника о выдаче дубликата вероятнее всего закончится судебным разбирательством, итог которого будет однозначно не в пользу работодателя.

Работодатель обязан оформить дубликат трудовой даже в том случае, если действия самого работника привели к ее утере.

Если вас интересует, как правильно заполнить трудовую книжку, прочтите этот материал.

Для чего нужен и как вести журнал учета трудовых книжек — смотрите здесь.

Кто может оказать помощь?

Если документ потерялся у руководителя, то он и должен заняться оформлением дубликата и восстановить записи. Книжку могут потерять из-за невнимательности руководителя, либо его сотрудников.

За сохранность всех важных документов на рабочем месте несет ответственность руководитель предприятия (либо ИП) с того дня, как только гражданин устроился на работу.

Помимо этого, могут пропасть книжки многих сотрудников, если произошла, к примеру, чрезвычайная ситуация. Также нужно знать следующее: если организация подверглась воровству, либо она сгорела, то чтобы подтвердить трудовой стаж любого сотрудника, собирается группа лиц из профсоюза, государственных органов и руководителя.

В случае если важные бумаги, подтверждающие работу человека на конкретном предприятии, отсутствуют, то необходимо обратиться в суд. В ходе судебного разбирательства произведут возобновление общего стажа на основании свидетельств коллег сотрудника.

Помимо этого, восстановить документ возможно при обращении в Пенсионный Фонд той организации, где трудился человек последнее время.

Гражданин имеет право сразу же обратиться за помощью к руководителю организации, как только обнаружилась пропажа. Работодатель должен будет выдать дубликат книжки и на эту обязанность не влияет то обстоятельство, что сотрудник может у него давно уже не работать. Как давно уволился человек из организации, тоже не имеет значения.

При увольнении нужно проконтролировать, чтобы в трудовой книжке присутствовала необходимая запись и соответствующие реквизиты, иначе рабочий стаж не может учитываться.

В отделе кадров могут восстановить трудовую книжку после того, как ее владельцем будет написано необходимое заявление.

Организация должна восстановить документ в течение двух недель. Для этого, гражданин представляет документальные факты, доказывающие наличие трудового стажа, их берет за основу отдел кадров, чтобы внести необходимые записи в дубликате книжки.

Руководитель имеет право попросить гражданина представить нужные документы (справки) с предшествующих мест работы (абзац 7 пункт 7.2 постановления Минтруда РФ) в случае, если утеря произошла по вине владельца книжки.

Если документы, подтверждающие стаж гражданина, отсутствуют, то в отделе кадров не смогут зафиксировать данные о стаже на дубликате. При наличии такого обстоятельства, необходимо будет обратиться в Пенсионный фонд.

Утеря по вине работодателя

Несмотря на статичность хранения любой документации в фирмах, нередки случаи потери трудовых книжек именно работодателями.

Распространенные причины:

• халатное и пренебрежительное отношение;
• транспортировка (переезд офиса, переезд архива);
• непреодолимая сила (стихийное бедствие, пожар, наводнение и т. п.).

В случае утери документа работодателем, к ответственности привлекается он — ему вменяется обязанность реставрации трудовой книжки.

Также близкой ситуацией является отказ или игнорирование работодателя вручить книжку сотруднику при прекращении трудовых отношений. Сотруднику следует проявить терпение и не инициировать изготовление дубликата, поскольку здесь вина очевидна за фирмой.

Необходимо обратиться с иском в общий суд. Судебная практика показывает, что истец быстро добивается возвращения документов и уплаты моральной компенсации за дни удержания трудовой книжки у работодателя.

Должностную обязанность по ведению трудовой книжки несут специалисты отдела кадров — они вносят записи в документ при поступлении на работу, при увольнении, ставят отметки и регулируют заверения сведений в книжке печатью и подписями.

Как восстановить потерянную трудовую книжку

Как только стало известно о пропаже, владелец документа должен обратиться к своему работодателю, у которого он работал до утери. Там ему требуется написать заявление с просьбой подготовить дубликат трудовой книжки. Образец заявления представлен ниже.

Данное обращение рассматривается отделом кадров в срок не более двух недель. По истечению этого времени работодатель обязан выдать дубликат документа. Вот только в новой книжке не будет пометок о прошлых местах работы сотрудника.

Бывший работодатель оставляет в книжке пометки о том, сколько составляет общий трудовой стаж. Сведений о названиях предприятий не проставляется. Однако владелец трудовой книжки может сам восстановить эти данные. Он берет документ и с ним посещает предыдущие места работы. Уже там, в отделе кадров, ему делают соответствующие отметки.

Существуют альтернативные способы восстановления утерянного документа, если нет возможности обратиться к бывшему работодателю. Рассмотрим такие варианты более подробно.

Восстановление через многофункциональный центр

В случае обращения в МФЦ вам необходимо посетить учреждение лично, можно предварительно записаться на прием. Обязательно возьмите с собой документ, удостоверяющий вашу личность — паспорт.

Мнение эксперта
Михайлов Константин Кириллович
Адвокат с 7-летним стажем. Специализируется в области гражданского права. Эксперт в области права.

Обратитесь к специалисту центра с просьбой предоставить бланк заполнения заявления о восстановлении трудовой книжки. Запишите всю необходимую информацию разборчивым почерком и отдайте заявление специалисту центра.

Преимущества такого метода в том, что вам не придется самому обращаться ко всем прежним работодателям.

Однако сотрудники центра будут направлять запрос в государственный архив. Если там нет сведений о вашем трудовом стаже, то и в книжке они не будут отображены.

Восстановление через Пенсионный фонд России

Для выдачи дубликата трудовой книжки в ПФР вам потребуется подготовить паспорт и СНИЛС. Лично посетите филиал данного учреждения, к которому вы относитесь по прописке или же по месту фактического проживания.

Там вам выдадут бланк заявления, в котором нужно будет указать ваши контактные данные и причину обращения. После его заполнения вы отдаете его сотруднику пенсионного фонда. Если все заполнено правильно, то специалист сообщит вам, когда документ будет готов.

Данная процедура бесплатна, вам не потребуется дополнительно оплачивать государственную пошлину. Следует учесть, что если ваш общий трудовой стаж превышает 15 лет, то данные о местах работы могли не сохраниться в архиве, что значительно затруднит выдачу нового документа.

Восстановление через портал Госуслуг

Портал государственных услуг в данном случае может помочь только как консультант. При введении соответствующего запроса ресурс предоставит полную информацию о способах восстановления потерянного документа. В любом случае, потребуется обращение в ПФР или же к предыдущему нанимателю.

Восстановление через суд

Это один из наиболее надежных вариантов получения дубликата. Для инициации разбирательства требуется предоставить заполненное заявление в суд.

Там вы отмечаете причины потери документа и указываете все имеющиеся у вас сведения касаемо общего трудового стажа.

Судебная инстанция сама проводит разбирательство и связывается со всеми заинтересованными лицами. Если компания, в которой вы ранее трудились, была обанкрочена или ликвидирована, то для восстановления документа применяются показания свидетелей, в качестве которых могут выступать бывшие коллеги или начальство.

При всей своей надежности у такого метода существуют и недостатки. За судебные разбирательства вам придется заплатить. Сумма определяется в судебной инстанции в зависимости от всех нюансов дела. Еще одним минусом будет считаться негативное впечатление у заинтересованных лиц от повестки в суд.

Типовые ошибки, встречающиеся в заполнении трудовых книжек

Во время оформления трудовых книжек нередко допускаются типовые ошибки.

Однако при назначении пенсии эти неточности становятся причиной затруднений.

1. Печать о приеме на работу (либо об увольнении) отсутствует или плохо просматривается.
2. В отметке о приеме на работу не прописано наименование организации или занимаемая должность.
3. Несоответствие между указанным наименованием организации и ее названию в печати рядом с записью об увольнении. Встречается при реорганизации компаний, когда пометки о переименовании не были своевременно внесены.
4. Некоторые данные исправлены, при этом отсутствует заверение в установленном порядке.
5. Титульный лист не содержит полной информации об изменении ФИО. Чтобы внести поправки, приводят реквизиты документа-основания, дополнение заверяют печатью организации, его подписывает работодатель.
6. Не заполнена одна из граф книжки, например, не указано, на основании какого документа внесена отметка о принятии/увольнении.
7. Повреждение записей ввиду неправильного хранения документации.

Важно учитывать, что при увольнении, отметка в трудовой книжке утверждается уполномоченным лицом и печатью. Если запись ставится в отделе кадров, заверять ее будет начальник и ставиться должна печать отдела кадров

Если запись ставится в отделе кадров, заверять ее будет начальник и ставиться должна печать отдела кадров.

Если же отметка ставится руководителем, то используется печать организации.

Чтобы исправить информацию в трудовой книжке, затрагивающую период работы, следует представить справку из организации или из архива, подтверждающую внесение изменений.

Если предприятие не ликвидировано, поправки возможны путем дополнений, оформленных в соответствии с инструкцией.

Когда изменения связаны с реорганизацией предприятия и переменой названия, требуется сослаться на фиксирующую этот факт справку.

Поэтапное восстановление трудовой книжки

По факту книжка рабочего должна быть восстановлена в обязательном порядке. При этом существуют определенного рода трудности, решение которых необходимо рассмотреть поэтапно:

1. Обращение в прежние организации (где работал человек) с целью получения документа о стаже.
2. Если произошла ликвидация компании, где работал человек, то ему нужно найти архив, в котором было зарегистрировано предприятие. Данную документацию о работе и стаже может выдать именно это госучреждение.
3. Обращение в Пенсионный фонд.
4. Обращение в судебные инстанции.

Трудовая, которая совсем недавно была заведена, содержит в себе информацию о небольшом стаже. Именно поэтому проще оформить новый бланк.