Бланк и образец заполнения среднесписочной численности по форме кнд 1110018

Ответственность за нарушение сроков подачи сведений

Отетстенность за просрочку подачи сведений ФНС предусмотрена не только Налоговым кодексом, но и КоАП

За нарушение сроков (то есть, просрочку или неподачу) для компаний и ИП предусмотрено сразу два вида ответственности:

1. Налоговая (ст. 126 НК) — непредоставление (просрочка подачи) данных о среднесписочной численности влечёт за собой штраф в размере 200 р.
2. Административная (ст. 15.6 КоАП) — должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 300 до 500 р.

Рассчитать среднесписочное количество работников — задача незамысловатая. Однако это утверждение верно лишь для случаев, когда ответственный специалист осведомлён обо всех нюансах подсчёта — каких работников следует включить, а каких исключить, как учитывать численность за выходные дни, за неполный месяц работы организации и пр. Кроме того, во избежание применения штрафных санкций следует строго блюсти сроки подачи отчётности в государственные органы.

Налоговая отчетность

Налоговой отчетностью становятся вся документация, которая затрагивает налогообложение и доходы организации любого типа. Вся документация подлежит обязательной сдаче в конкретный промежуток времени.

Содержание всех отчетных документов включает информацию о налоговом базисе, сведения для исчисления налога и дальнейшей его уплате. На практике существует несколько налоговых отчетностей, которые отличаются по своей периодичности. Существует как годовая, так и внутригодовая отчетность.

По завершению отчетного периода каждый налогоплательщик должен сообщить о расходах и доходах, о численности работников и налоговых льготах, источниках прибыли. Все это позволяет корректно исчислять налоговую базу и уплачивать начисленные налоги. Вся информация подлежит сдаче в виде стандартных и унифицированных бланков и в виде налоговой декларации.

Как происходит подготовка и отправка сведений о ССЧ в 1С, можно узнать из данного видео.

Об авторе

Григорий Знайко

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

• 2020.07.08Иностранные организацииРезидент и нерезидент РФ: кто это и чем отличаются
• 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
• 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
• 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку

Где и когда используются данные о среднесписочной численности

При выборе способа представления отчетности по налогам и взносам

Способ сдачи налоговой отчетности (через интернет или на бумаге) напрямую зависит от среднесписочной численности персонала. В пункте 3 статьи НК РФ говорится, что налогоплательщики, чья среднесписочная численность за предшествующий календарный год превышает 100 человек, могут сдать декларацию только через интернет. Если среднесписочная численность равна 100 человек и менее, у компаний и ИП есть выбор — они могут отчитываться либо через интернет, либо на бумаге.

Правда, из данного правила есть одно исключение — налог на добавленную стоимость. Плательщики НДС независимо от численности работников обязаны представлять декларации только через интернет (см. «Как сдать электронную декларацию по НДС»). Это требование закреплено в пункте 5 статьи 174 НК РФ.

Отчетность по страховым взносам также привязана к среднесписочной численности. Страхователи, чья среднесписочная численность за предшествующий год превысила 10 человек, обязаны сдавать расчеты по страховым взносам исключительно через интернет (п. 10 ст. 431 НК РФ).

Кроме того, при численности персонала более 25 человек необходимо сдавать в электронном виде форму 4-ФСС (п.1 ст. 24 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний») и ежегодные сведения о стаже и другие отчеты в ПФР, в том числе форму СЗВ-ТД (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»). При более скромной численности персонала отчитаться можно на бумаге.

Заполнить, проверить и сдать всю отчетность по взносам через интернет Сдать бесплатно

При решении различных налоговых вопросов (льготы, прибыль филиалов, спецрежимы)

В Налоговом кодексе много правил и ограничений, для соблюдения которых необходимо знать среднесписочную численность работников. Мы объединили их в таблицу.

Вопросы, для решения которых нужно знать среднесписочную численность сотрудников

Вопрос	Норма НК РФ
Предоставление льгот
освобождение от НДС для компаний, уставный капитал которых состоит из вкладов общественных организаций инвалидов	подп. 2 п. 3 ст. 149 НК РФ
освобождение от НДС для ГУП и МУП, в штате которых не менее половины инвалидов	подп. 2 п. 3 ст. 149 НК РФ
право списать расходы на социальную защиту инвалидов для компаний, в штате которых не менее половины инвалидов	подп. 38 п. 1 ст. 264 НК РФ
освобождение от налога на имущество для организаций, уставный капитал которых состоит из вкладов общественных организаций инвалидов	подп. 3 ст. 381 НК РФ
освобождение от земельного налога для организаций, уставный капитал которых состоит из вкладов общественных организаций инвалидов	подп. 5 ст. 395 НК РФ
Доля прибыли филиала и участника консолидированной группы
расчет доли прибыли, приходящейся на обособленное подразделение (для правильной уплаты налога на прибыль в региональный бюджет)	п. 2 ст. 288 НК РФ
расчет доли прибыли, приходящейся на участника консолидированной группы (для правильной уплаты налога на прибыль в региональный бюджет)	п. 6 ст. 288 НК РФ
Применение спецрежимов
право на применение УСН организаций, уставный капитал которых состоит из вкладов общественных организаций инвалидов	подп. 14 п. 3 ст. 346.12 НК РФ

При заполнении формы 4-ФСС и РСВ-1

Плательщики взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний должны отчитываться перед фондом соцстрахования по форме 4-ФСС (утв. приказом ФСС России от 26.09.16 № 381). На титульном листе этой формы есть поле, которое так и называется — «Среднесписочная численность работников».

Аналогичное поле предусмотрено и в расчете по форме РСВ-1, предоставляемом в Пенсионный фонд за периоды до 2021 года (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 16.01.14 № 2п).

Бесплатно сдать 4-ФСС и РСВ-1 через интернет

При составлении статистической отчетности

Организации и ИП, не являющиеся представителями малого бизнеса, сдают в органы статистики форму № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников». В некоторых случаях вместо нее представляется форма № 1-Т с таким же названием. В числе прочих показателей в этих отчетах необходимо указывать среднюю численность, которая включает в себя среднесписочную численность работников.

Заполнить и сдать всю отчетность в Росстат по актуальным на сегодня формам через интернет

Расчет среднесписочной численности работников

Самое важное при заполнении справки о ССЧ указать корректное число сотрудников. Для этого его необходимо посчитать

Но до того как приступить к расчётам, нужно понять, кто именно учитывается в среднесписочной численности. Работодатель включает в расчёты:

• фактически работавших сотрудников и явившихся в дни простоя;
• командированных;
• больных с листами нетрудоспособности;
• отпускных;
• выходных;
• работающих неполный день или на половину ставки;
• на испытательном сроке;
• практикантов;
• прогульщиков;
• участников забастовок;
• находящихся под следствием.

Не участвуют в расчётах:

• внешние совместители;
• работающие по ГПХ;
• матери в декрете;
• собственники без зарплаты;
• адвокаты;
• военные.

Численность работников за каждый день месяца

Определившись с категориями, которые нужны для подготовки ССЧ, работодатель начинает вычислять число сотрудников на каждый день месяца. Информация о них есть в табеле учёта рабочего времени. Она потребуется для вычисления количества сотрудников за месяц и в конечном итоге за год.

Работники с полной занятостью за каждый месяц

Основу расчётов среднесписочной численности составляют сотрудники, работающие полный день по трудовому контракту, то есть 5 дней в неделю по 8 часов или при другом распространённом режиме, например, 2/2 по 12 часов. Требуется помнить, что ФНС нужны сведения обо всех работниках, оформленных в штат, даже если в течение какого-либо периода они находились на больничном или в отпуске. Считать только фактически явившихся на работу будет ошибкой.

Сведения предоставляются в местное отделение ФНС лично или почтой с описью вложения и уведомлением о вручении

Работники с частичной занятостью

При ССЧ учитываются сотрудники, работающие неполный день, при условии, что они попадают в одну из требуемых категорий. Например, внешних совместителей считать не надо, а оформленных на 0,5 ставки по трудовому договору— обязательно.

Как учесть их? Порядок действий такой:

1. Вычислить значение человеко-часов всех работников, оформленных на неполный день.
2. Это число нужно разделить на стандартный рабочий день (как правило, 8 часов).
3. Результат нужно разделить на рабочие дни за месяц.

Например, у предпринимателя заняты два сотрудника, работающие по 4 часа 5 дней в неделю. За месяц они отработают 21 день. Считаем количество отработанных часов за месяц: ((4 х 5)х2)х21 = 840 часов. При стандартной 40-часовой неделе они отработали: 840/8 = 105. Это число делим на количество рабочих дней в отчётном месяце: 105/21 = 5.

Общий подсчет за месяц

Прежде чем посчитать ССЧ за год, нужно определить число работников за каждый месяц. Это довольно простая процедура, хотя и требует целой последовательности вычислений. Работодателю потребуется посчитать 12 значений — за каждый месяц. Расчёт многократно упрощается, когда численность работников не менялась.

Чтобы установить число ССЧ за месяц, нужно сложить количество работников за каждый день месяца и разделить на количество дней в месяце. Предположим, у ИП с 1 по 12 число месяца работали 12 человек, с 12 по 28 — 14 человек, а с 28 по 30 — 13 человек. Считаем: (12 х 12 + 14 х 16 + 13 х 3)/30 = 13,56. Округляем до 14 человек. Получается, что в данном месяце у ССЧ этого предпринимателя составила 14 человек. Именно это число он используется в расчётах за год.

Подсчет за год

Расчёты за год производятся на основе данных за каждый месяц. Формула такая: ССЧ = (х1 + х2 + … + х12)/12, где х1 — это число сотрудников в месяце с аналогичным порядковым номером. Зная данные за каждый месяц, рассчитать данные для справки можно за пару минут.

Предположим, с января по апрель у ИП работали 10 человек, с мая по октябрь — 6 человек, а с ноября по конец года — 12 человек. Сколько составит ССЧ и какое число он напишет в отчёте налоговикам: (10 х 4 + 6 х 6 + 21 х 2)/12 = 9,83. В документе число округляется до 10.

Сроки подачи сведений в налоговую инспекцию

Отчет является годовым, в большинстве случаев сдается 1 раз в год, однако бывают и другие случаи.

Рассмотрим сроки подачи формы отчета в таблице.

Условия подачи отчета	Сроки подачи
Формирование отчета по итогам года	1 раз в год, до 20 января
Если организация только зарегистрировалась или была реорганизована	Для новых (реорганизованных) компаний предусмотрена первая подача сведений в течение 20 дней после месяца регистрации. По итогам года такая организация подаст сведения на общих основаниях, до 20 января
В случае ликвидации организации или прекращения деятельности предпринимателя	Сведения подаются не позднее, чем дата ликвидации организации или предпринимателя

Как видим, сроков подачи несколько, главное не забыть даты сдачи отчета в разных ситуациях.

Конечно, большинство организаций сдаются раз в год, но исключения есть.

Кого включать в численность для отчёта

Расчёт среднесписочной численности в 2021 году производится согласно Указаниям, утвержденным приказом Росстата от 27.11.2019 № 711. В Указаниях перечислены категории работающих, которых включают в численность для отчёта, и тех, которые в расчёте не учитываются.

Много споров возникает по поводу внесения в СЧР информации об единственном учредителе, который работает без трудового договора и не получает зарплату. Надо ли учитывать его в количестве работающих, ведь он выполняет административные функции по руководству ООО? Нет, не надо, по этому вопросу есть четкий ответ в пункте 78 (7) Указаний.

Среднесписочная численность рассчитывается только в отношении персонала, принятого по трудовому договору. В этом главное отличие этого показателя от отчётов в фонды, где учитывают ещё и работников, оформленных по договору гражданско-правового характера. При этом срок работы по трудовому договору значения не имеет, в сведения СЧР вносят всех, кто выполняет постоянную, временную или сезонную работу. Отдельно учитывают тех, кто оформлен на полную ставку и тех, кто отрабатывает неполный рабочий день.

Подробнее: Как рассчитать среднесписочную численность работников

В общем случае среднесписочная численность определяется путем сложения количества работников списочного состава за каждый месяц отчётного года и деления полученной суммы на 12. Итоговый результат указывают в целых единицах, т.к. он означает количество работающих человек в штате.

Общие принципы и законодательные основы подсчëта показателя

Для расчёта показателя «среднесписочная численность» берутся в учет не все категории занятых работников, но в то же время и не все категории отсутствующих

Порядок расчëта средней списочной численности един для всех случаев еë применения, будь то налоговая отчëтность или отчëтность для страховых фондов. Регулируется этот вопрос специализированным приказом Росстата (№ 498 от 26.10.2015).

Прежде чем приступить непосредственно к подсчëтам, необходимо определиться с тем, какие категории трудящихся в расчëт включаются, а какие должны быть исключены.

По общему правилу в среднюю списочную численность относят работающих граждан, с которыми у компании имеются трудовые правоотношения (постоянные или временные). Для подсчëта показателя учитываются такие «особые» сотрудники как:

• проходящие испытание;
• принятые временно для замещения основного работника, отсутствующего по той или иной причине;
• трудящиеся на дому;
• командированные;
• временно нетрудоспособные;
• отпускники, в том числе и обучающиеся с оплатой отпускного периода;
• работники, совершившие прогул.

Как видно, рассматриваемый показатель отражает число трудящихся лиц без учëта их присутствия либо отсутствия на работе. Кроме того, категории включаемых в расчëт сотрудников вовсе не совпадают с, казалось бы, близким по значению показателем — списочная численность.

Так, из расчëта должны быть исключены:

• внешние совместители — лица, для которых эта работа не является основной (следует помнить, что по основному месту работы они на общих основаниях включаются в подсчëты);
• лица, выполняющие работу по гражданско-правовым соглашениям;
• сотрудники, подавшие заявление о расторжении трудовых отношений и без ведома работодателя завершившие труд;
• адвокаты;
• женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родоразрешению;
• сотрудники, взявшие декретный отпуск по уходу за малышом;
• работающие граждане, находящиеся в учебных отпусках без содержания.

Данные о числе сотрудников, включаемых в расчëт берутся из первичных учëтных документов — табелей учëта трудового времени (унифицированные формы Т-12, Т-13).

Законодательно установлены два принципа подсчëта среднесписочного количества работающих, относящиеся к самому процессу исчисления:

1. Числом работников, приходящимся на выходные и праздники, признаëтся их количество по состоянию на последний трудовой день перед этим.
2. Данные, полученные в процессе подсчëта, округляются до полных чисел (всегда округлению подлежит исключительно итоговый результат, промежуточные результаты не округляются). Округление происходит по базовым математическим правилам, дробная часть до 0,5 округляется в меньшую сторону, свыше 0,5 — в большую.

Для обособленного подразделения (например, филиала или представительства) рассматриваемый показатель рассчитывается в общем порядке.

Пошаговый расчет

Чтобы верно рассчитать показатель, рекомендуем использовать пошаговый калькулятор среднесписочной численности.

Шаг № 1. Рассчитать за каждый день месяца.

В отчет нужно добавлять только тех сотрудников, с кем заключены трудовые договоры. Даже если работник находится в отпуске, на больничном или в командировке.

Есть работники, которых в среднесписочной численности показывать не нужно. Они указаны в пункте 78 Приказа № 772:

• работники на договорах ГПХ;
• внешние совместители;
• учредители организации, которые не получают зарплату;
• адвокаты и пр.

Приведем пример. В ООО «Пересвет» на 30 ноября 2018 года числятся 12 сотрудников. Двое из них – внешние совместители, а один сотрудник работает по договору подряда.

Чтобы определить списочную численность на 30 ноября, произведем простой расчет численности работников:

12 чел. – 2 чел. – 1 чел. = 9 чел.

Шаг № 2. Узнать месячную численность сотрудников с полным рабочим днем.

Для расчета среднесписочной численности сотрудников с полным рабочим временем мы рекомендуем использовать следующую формулу:

Среднесписочная численность сотрудников с полным рабочим днем = Сумма списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца / Число календарных дней месяца.

При этом имейте ввиду, что в сумму списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца входят выходные и праздничные дни.

Но не включайте в расчет среднесписочной численности сотрудниц, которые находятся в декретном отпуске, в «детских» отпусках, работников с неполным рабочим временем. Также не учитывайте сотрудников, которые взяли отпуск за свой счет для учебы или для поступления в вуз. Этот момент прописан в п.79 Приказа № 772.

Есть исключение. Если в отпуске по уходу за ребенком ваша сотрудница работает неполный день, не исключайте ее из среднесписочной численности. Это правило действуют с 2018 года.

Рассмотрим этот шаг на примере. Мы уже выяснили, что списочная численность работников в ООО «Пересвет» на 30 ноября составляет 9 человек. Семеро из них трудятся полный рабочий день. Две сотрудницы 5 и 19 ноября ушли в отпуск по уходу за ребенком.

Рассчитываем списочную численность работников за все дни ноября:

(9 чел. х 4 дн.) + (8 чел. х 14 дн.) + (7 чел. х 12 дн.) = 232 чел.

Рассчитаем среднесписочную численность сотрудников с полным рабочим днем:

232 чел./ 30 дн. = 7,73 чел.

Шаг № 3. Узнать месячную численность сотрудников с неполным рабочим днем

Учитывайте работников с неполным рабочим днем в месячной численности пропорционально отработанному времени. Численность нужно определить в два этапа:

1. Определить количество человеко-дней, отработанных работниками с неполным рабочим днем. Нужно разделить месячную сумму человеко-часов на продолжительность рабочего дня.
2. Посчитать месячную численность. Величину человеко-дней за месяц разделить на число рабочих календарных дней в месяце.

Вернемся к нашему примеру с ООО «Пересвет». Списочная численность работников компании на 30 ноября составляет 9 человек. Двое сотрудников работают на неполной ставке: по 2 и 6 часов в день.

Сначала узнаем количество человеко-дней за ноябрь:

2 чел.-час х 21 день / 8 ч + 6 чел.-час х 21 день / 8 ч = 21 чел.-день

Теперь посчитаем среднесписочную численность работников за месяц:

21 чел.-день / 21 день = 1 чел.

Шаг 4. Рассчитать среднесписочную численность работников за месяц

Для этого необходимо сложить численность сотрудников с полным и неполным рабочим временем за этот период. Дробный показатель нужно округлить до целого значения.

На предыдущем примере это выглядит так:

7,73 чел. + 1 чел. = 8,73 чел. (округляем до 9 человек).

Шаг 5. Как рассчитать среднесписочную численность.

Здесь нужно использовать формулу:

Среднесписочная численность сотрудников за год = Сумма среднесписочной численности за все месяцы в году / 12 месяцев.

Для определения численности работников за первый квартал, необходимо сложить показатели численности за январь, февраль и март и разделите на 3. Аналогично численность определяется за полугодие и 9 месяцев.

Использование калькулятора

Порядок и способ осуществления расчетных операций по вычислению среднесписочной численности работников регламентированы таким подзаконным актом, как Приказ №772 Росстата РФ от 22 ноября 2017 года. В основу алгоритма калькулятора заложены положения именно этого приказа.

В отчет по среднесписочной численности входят две категории работников, а именно:

• работающие на условиях полной занятости;
• работающие на условиях неполной занятости.

В категорию с полной занятостью включаются работники, для которых предприятие (организация) являются основным местом работы, вне зависимости от того, полный рабочий день они трудятся или неполный, совмещают ли они должности или нет.

В категорию с неполной занятостью входят работники:

• работающие на условиях внешнего совместительства;
• работающие по ГПД;
• студенты и учащиеся, направленные предприятием на очное обучение и получающие стипендию;
• студенты и учащиеся в период неоплачиваемого учебного отпуска;
• женщины в период отпуска по беременности и родам;
• женщины в отпуске по уходу за ребенком.

Если год в отчетном периоде был високосным, калькулятор автоматически добавит в февраль один дополнительный день.

Далее потребуется последовательно заполнять все поля, впечатывая в ячейки дней месяца число работников, задействованных в производственном процессе по категориям полной или неполной занятости. Количество задействованных за рабочий день сотрудников устанавливается, исходя из показателей табеля учета рабочего времени.

Незаполненные ячейки калькулятор будет расценивать, как нерабочий день и подсчитает по нему количество работников по числу, указанному за предшествующий трудовой день.

Результат будет получен после полного заполнения ячеек всех дней всех месяцев в году. Для получения результата калькулятор проведет суммирование по каждой из категорий работников, после чего рассчитает средний результат.

Алгоритм расчета будет следующим:

• суммирование количества всех сотрудников за определенный месяц и деление полученной суммы на количество дней в месяце;
• суммирование показателей по каждому месяцу и деление суммы на количество дней в году.

Ручной подсчет этих показателей является достаточно трудоемким и использование калькулятора способно существенно сэкономить время должностного лица, подготавливающего отчет по среднесписочной численности работников.

Способы передачи отчета в контролирующие органы

Как и многие другие отчеты, сведения о численности можно отправлять в налоговую инспекцию разными способами:

Форма подачи	Что делаем
Лично	Для тех, кто не любит электронный документооборот и не хочет терять время и деньги на почте, остается распечатать отчет и оправиться в налоговый орган лично. После общения со специалистом, налогоплательщик станет счастливым обладателем своего экземпляра с отметкой о сдаче. Специалист примет отчет на бумаге, только если численность работников не превышает 25 человек
В электронном виде	Самым удобным способом является передача отчета посредством сети Интернет. Это быстро, удобно и надежно, а кроме того отпадает необходимость отслеживания актуальной формы отчета. Сдавать сведения в электронном виде необходимо всем компаниям, у которых численность сотрудников превышает 25 человек
По почте	Ну и на крайний случай остается вариант отправки отчета по почте. Кстати, он не так плох, если вдруг бухгалтер вспомнил о сдаче отчета вечером 20 января. Ведь дата отправки по почте и будет являться датой предоставления отчета. Данная возможность распространяется только на налогоплательщиков, у которых численность работников меньше 25 человек

Как заполнить отчет по форме КНД 1110018

Внесение данных в отчет форма КНД 1110018 является несложным. Однако предварительно необходимо произвести расчет самого показателя средней численности. Подробнее как сделать расчет описано ниже.

В верхней части бланка проставляется ИНН и КПП субъекта, который сдает бланк, а также номер страницы. Поскольку это титульный лист, то здесь ставится «001».

Если отчет заполняется организацией, то у нее в ИНН содержится только 10 цифр, и оставшиеся в конце две незаполненные клетки нужно прочеркнуть. У предпринимателей нет кода КПП — они это поле не заполняют, а также прочеркивают.

Далее нужно записать словами название инспекции, в которую отправляется бланк, и проставить ее цифровой код.

Ниже указывается полное название организации либо Ф.И.О. предпринимателя. Делать это нужно без сокращений.

Следующим этапом записывается дата, на которую подаются сведения о численности:

• Если отчет сдается планово, то обычно тут проставляется 1 января года, в котором подается бланк.
• Если же это происходит по причине создания либо ликвидации, то здесь тогда указывается 1 число месяца, который идет за месяцем организации (ликвидации).

Ниже под датой записывается показатель численности. Лишние клетки прочеркиваются.

Дальше отчет разделяется на две части, необходимо заполнять только левую:

• Если его сдает сам руководитель, то записывается его Ф.И.О., ставится дата отправления и личная подпись руководителя;
• Если отчет сдает предприниматель, он ставит свою роспись и дату отправления, при этом ФИО в поле не заполняется;
• Если отчет отправляется представителем, то необходимо внести полные Ф.И.О. лица, или же название организации, подпись и дату подачи. Также ниже заносятся реквизиты доверенности на подачу отчета. Ее же необходимо прикрепить к отчету в качестве приложения.