Форма ко-5. книга учета кассира

Денежные документы и подотчетные суммы

Приобретение денежных документов по безналичному расчету, как правило, не вызывает сложностей и вопросов у бухгалтера, в то время как операции подотчетных лиц с денежными документами имеют особенности, о которых важно помнить. Будут сделаны следующие проводки:

Будут сделаны следующие проводки:

• Дт 71 Кт 50.1 — 27000,00 руб. — выдано Сидорову А.А. в подотчет на приобретение билетов для Иванова И.И.
• Дт 50.1 Кт 71 — 5000,00 руб. — Сидоров А.А. вернул в кассу остаток неиспользованной подотчетной суммы.
• Дт 50-3 Кт 71 — 10000,00 руб.
• Дт 50-3 Кт 71 — 12000,00 руб. — оприходованы приобретенные Сидоровым А.А. билеты.
• Дт 71 Кт 50-3 — 22000, 00 — выданы билеты на поездку Иванову. И.И.

Сумма НДС по 1-му билету — 909,09 руб.
Сумма НДС по 2-му билету — 1090,91 руб.

• Дт 19 Кт 71 — 2000, 00 (909,09+1090,91) руб. — НДС к вычету по приобретенным билетам
• Дт 44 Кт 71 — 20000,00 (9090,91+10909,09) руб. — на основании ав. отчета Иванова И.И. стоимость билетов отнесена на затраты, без НДС.

Кстати говоря! Денежные документы, между хранением и использованием которых отсутствует временной интервал, не отражаются на счете 50.3, а сразу включаются в оправдательные по авансовому отчету. Например, использованный билет, приобретенный командированным сотрудником в кассе транспортного предприятия, не отражается на счете 50.3.

Обратите внимание, что в отношении талонов на ГСМ определение «денежные документы» применимо не всегда. Полученные от поставщика после предоплаты талоны должны иметь стоимостные показатели, а не натуральные, литровые

Лишь в этом случае они признаются денежными документами. Топливные карты, как еще один из вариантов приобретения топлива, денежными документами также признать проблематично, поскольку в них отсутствует стоимостной показатель.

Проводки для «денежных» талонов на ГСМ можно сделать такие:

• Дт 60 Кт 51 — поставщику перечислен аванс.
• Дт 50.3 Кт 60 — получены талоны.
• Дт 71 Кт 50.3 — талоны выданы диспетчеру под отчет.
• Дт 20 Кт 71 — диспетчер отчитался об использовании талонов. Автомобили работали в основном производстве.

Как правильно заполнить титульный лист?

Форма документа (0310004) представляет собой 2 части: первая — обложка бухгалтерского регистра, вторая — итоговый лист журнала.

Как выглядит кассовая книга:

Для оформления титульного листа, как правило, выбирается плотная бумага для более длительной сохранности документа. Срок ее хранения равен 5 годам.

Форма журнала утверждена постановлением Госкомстата № 88 от 18 августа 1998 года, о чем сообщается в правом верхнем углу формы КО-4.

Титульный лист содержит информацию:

• полное название хозяйствующего субъекта, код его ОКПО;
• структурное подразделение (при наличии);
• обозначение срока, за который составлена книга (год).

На последнем листе книги указывается число пронумерованных и прошнурованных страниц в фактическом числовом значении.

Сведения заверяются печатью компании (при наличии) и росписями руководителя и главного бухгалтера с расшифровкой.

Итоговой записью книги является фиксирование даты заверения данных о количестве страниц в документе в книге.

Инструкция и порядок заполнения формы КО-4 на бумажном носителе

Следуя новым Указаниям, порядок оформления кассовой документации подразделяется на обычный и упрощенный (ИП и малый бизнес). Обычные условия распространяются на все юридические компании, за исключением кредитных учреждений.

Также отдельными документами должны оформляться все операции по приходу и расходу наличности в пределах деятельности платежного агента.

Новый Указ Центрального банка не изменил существующие унифицированные формы бланков.

Алгоритм заполнения КО-4:

• фиксируется число, месяц и год в шапке документа, осуществляется проверка нумерации страниц;
• проставляется цифрами остаток на начало дня, который должен соответствовать остаткам на конец дня предыдущего листа книги (последней страницы предшествующего года);
• проставляются номера приходных и расходных ордеров (нумерация ПКО и РКО хронологическая сквозная);
• записываются сведения об источниках поступления денежных средств, о ФИО получателя, о направлении расходов;
• фиксируется номер субсчета, корреспондирующего счета (50 — «Касса» в корреспонденции с другими счетами: 51 «Расчетный счет», 70 «Заработная плата», 71 «Подотчетные суммы»), частные предприниматели данный столбец не заполняют;
• отражаются суммы в графах приход и расход в рублях и копейках;
• вносится сумма всего расхода и прихода в графе «перенос»;
• записывается итоговые суммы прихода и расхода за рабочий день;
• проставляется остаток денежных средств по формуле: остаток на начало+приход-расход;
• проставляются количество приходных и расходных ордеров.

Денежными документами также считаются: оплаченные талоны на ГСМ, питание, путевки, почтовые марки, конверты с марками и иные бланки, имеющие стоимость и хранящиеся у кассира.

Кто должен подписывать?

В кассовом журнале автографы проставляют кассир и бухгалтер. При отсутствии второго расписывается непосредственный глава фирмы.

Если кассовые операции осуществляются частным предпринимателем, то наличие только его подписи будет соответствовать нормам.

Для кого оформление кассовой книги обязательно?

Главный правовой акт, регламентирующий ведение кассовых книг российскими организациями, — указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 (далее — Указание).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 в кассовый порядок внесены изменения. Подробнее о них читайте:. Основная часть его положений (включая те, что непосредственно касаются ведения кассовых книг) вступила в силу с 01.06.2014

В соответствии с ними оформление кассовых книг обязательно для всех предприятий, осуществляющих те или иные операции с наличными средствами, вне зависимости от применяемой формы налогообложения

Основная часть его положений (включая те, что непосредственно касаются ведения кассовых книг) вступила в силу с 01.06.2014. В соответствии с ними оформление кассовых книг обязательно для всех предприятий, осуществляющих те или иные операции с наличными средствами, вне зависимости от применяемой формы налогообложения.

Не снимает обязанность по ведению кассовой книги и использование онлайн-касс.

Что это такое и для чего ввели онлайн-кассы, читайте здесь.

Да, с переходом на онлайн-ККТ необходимость ведения некоторой кассовой первички отпала. Ее теперь заменяют фискальные документы, которые формируются и хранятся в электронном виде. Но кассовой книги это не касается. Она ведется по так называемой «главной кассе», в которой происходят не только расчеты с покупателями, но и другой наличный оборот. Поэтому вести кассовую книгу нужно, как и прежде.

Кассовая книга может на законном основании не заполняться индивидуальными предпринимателями, которые ведут в установленном порядке учет доходов, расходов, физических показателей и иных объектов налогообложения, характеризующих тот или иной вид коммерческой деятельности (п. 4.1. Указания). Поскольку ИП практически всегда обязаны вести учет доходов и расходов (как при ОСН, так и при ЕСХН, УСН, ПСН) либо физических показателей (при ЕНВД), то данную норму правомерно трактовать как распространяющуюся на всех ИП.

Подробнее о ведении учета доходов и расходов индивидуальными предпринимателями читайте в статье «Как вести книгу доходов и расходов при УСН (образец)?».

Наша задача в данной статье — исследовать, как заполнить кассовую книгу, рассмотреть образец алгоритма внесения в нее данных, порядок обращения с соответствующим документом.

Журнал-ордер №1

Компания должна оформлять операции с наличными деньгами по кассе первичными документами, в соответствии с Порядком ведения операций по кассе.

Ранее для их учета и группировки применялись еще и специальные регистры – журналы-ордера №1, а также ведомость №1 к нему.

В настоящее время данные документы используются в специализированных программах в качестве одного из видов отчета при выборке.

Необходимость применения журнала ордера №1

Журнал ордер 1 применялся ранее при одноименной форме учета. На основе ее построены в настоящее время программы по бухгалтерскому учету. В них все журналы ордера заполняются автоматически, после оформления первичной документации.

Только на малых предприятиях еще сохранилась данная форма учета, при которой суммы по первичным документам нужно разносить в специальных таблицах. Однако, и здесь достаточно редко сейчас можно встретить заполнение журнала ордера в ручную.

Главное его достоинство заключается в возможности группировать документы одновременно в хронологическом порядке и по счетам бухгалтерского учета, то есть по направлениям расходования средств.

Журнал ордер № 1 и ведомость к нему в настоящее время не являются обязательными к заполнению. Их составляют в качестве одного из видов сводных отчетов для контроля и получения информации в разрезе использования наличных денег.

Кроме того, существуют разновидности этого регистра для предприятий разных отраслей. В строительстве оформляется – журнал-ордер 1с, в сбытовых и снабженческих фирмах — журнал-ордер 1сн.

Порядок применения журнала

Журнал-ордер оформляется на основании данных из расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей или отчетов кассира. Он может составляться в настоящее время за любой период — день, неделю, декаду, месяц.

На крупных предприятиях с большим количеством документов по кассе его оформляют за один или несколько дней. Журнал-ордер №1 служит только для отражения операций по кредиту сч.

50 Касса, для аналитики по дебету используется ведомость № 1.

Кассовый документ или отчет кассира отражаются в шахматной ведомости. Если регистр составляется за день, по горизонтали указывается номер по порядку, в противном случае дата оформления первичных документов. Суммы распределяются в столбцах в соответствии со счетами учета, указанных в них.

Данный регистр после оформления (распечатки) подшивается вместе с первичными документами, которые в нем отражены.

Остатки на определенные даты в нем должны совпадать с сальдо в отчетах кассира, а итого — с оборотом по кредиту сч. 50 в Главной книге за соответствующий период.

Образец заполнения журнала-ордера №1

В верней части документа указывается название фирмы, ее регистрационные номера, адрес.

Ниже заполняется «Журнал-ордер №1» и если он формируется за несколько дней, то указывается дата начала и конца периода.

Название граф таблицы содержат коды счетов бухучета, в дебет которых с кредита сч. 50 относятся суммы. По Плану счетов, который дает примерную корреспонденцию по данному счету, можно проверить правильность используемых кодов в первичных документах.

В предпоследнем столбце необходимо посчитать и проставить итоги по соответствующим строкам (в хронологическом порядке). Заканчивается таблица графой сальдо по дебиту, которая отражает наличие денег в кассе на отчетную дату.

Последняя строка журнала-ордера также содержит итоги, но уже по разным счетам (по направлениям расходования средств).

Отчет визируется директором компании и главным бухгалтером с расшифровкой их личных данных.

Нюансы

Если журнал-ордер №1 оформляется за день, то у него графа сальдо по дебету отсутствует.

В этом случае в первой строке записывается «Сальдо на начало дня», а в последней строке «Сальдо на конец дня» и проставляются соответствующие суммы.

Книги

Нормативные правовые актыОбщественные и гуманитарные наукиРелигия. Оккультизм. ЭзотерикаОхрана труда, обеспечение безопасностиСанПины, СП, МУ, МР, ГНПодарочные книгиПутешествия. Отдых. Хобби. СпортНаука. Техника. МедицинаКосмосРостехнадзорИскусство. Культура. ФилологияДругоеКниги издательства «Комсомольская правда»Книги в электронном видеКомпьютеры и интернетБукинистическая литератураСНиП, СП, СО,СТО, РД, НП, ПБ, МДК, МДС, ВСНГОСТы, ОСТыЭнциклопедии, справочники, словариДомашний кругДетская литератураУчебный годСборники рецептур блюд для предприятий общественного питанияЭкономическая литератураХудожественная литература

Заполнение кассовой книги

Рассмотрим два варианта.

Первый вариант имеет вертикальное расположение страниц. В этом случае информация за весь кассовый день обычно располагается на одной странице.

Отчет кассира может быть оформлен при этом одним из двух способов.

1. Отчетом кассира является следующая страница кассовой книги. Первые и вторые экземпляры страниц нумеруются одинаковыми номерами.

Между двумя листами кладется копировальная бумага, через которую осуществляется запись чернилами или шариковой ручкой.

Вторые экземпляры должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры остаются в кассовой книге.

2. Отчетом кассира является вкладной чистый лист. Нумерация в книге сплошная. На чистом листе пишется или печатается название «Отчет кассира за «______»       ______г.». Записи на чистом листе осуществляются через копирку.

По окончании рабочего дня записи в отчете сверяются бухгалтером с записями в кассовой книге.

Второй вариант — горизонтальное расположение страниц.

Каждая страница кассовой книги состоит при этом из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, другая (без горизонтальных линеек) — как второй экземпляре лицевой и оборотной сторон через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Для этого лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть под неотрывную, и прокладывая между ними копировальную бумагу. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части.

Первые и вторые части листов нумеруют одним и тем же номером. Первые части остаются в кассовой книге. Вторые — должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций задень не отрываются.

Сначала на листе кассовой книги указываются все приходные документы, а затем все расходные документы.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает под расписку в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Как говорилось ранее, в организации должна быть только одна кассовая книга. Организациям, имеющим обособленные подразделения (филиалы, представительства), очень сложно или даже невозможно выполнить это требование. Даже если обособленное подразделение находится в одном городе с головной организацией, то не очень удобно ежедневно подвозить выручку и кассовые документы в головной офис, так чтобы кассир успел до конца рабочего дня заполнить лист кассовой книги. Если же обособленное подразделение находится в другом городе, то такая практика становится невозможной.

В Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации нет никаких разъяснений по этому поводу. Тем не менее на титульном листе книги есть строка, в которой указывается структурное подразделение организации. Это косвенно подтверждает возможность ведения отдельной книги структурным подразделением.

Проще обстоит дело с обособленными подразделениями, выделенными на отдельный баланс. Такие обособленные подразделения ведут свою кассовую книгу и передают в головную организацию только копии первичных кассовых документов и книги, заверенные печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера обособленного подразделения организации. Оригиналы хранятся в обособленном подразделении. Данные об остатках денежных средств в кассе обособленного подразделения должны быть показаны в его балансе. При составлении сводного баланса головное подразделение включает в него и эти показатели.

Если же обособленное подразделение не выделено на отдельный баланс, то оно может вести отдельный раздел кассовой книги. Этот раздел должен быть прошнурован, опечатан и заверен подписями руководителя и главного бухгалтера организации. В этом случае разделы передаются в головную организацию вместе с оригиналами первичных кассовых документов. В обособленном подразделении остаются их копии.

В обоих случаях организации необходимо установить методику работы с кассовой книгой. Ее следует утвердить приказом по организации. Это может быть как отдельный приказ, так и пункт приказа по учетной политике.

В методике необходимо предусмотреть: 1) коды или индексы всех подразделений организации 2) порядок нумерации кассовых документов 3) способ ведения кассовой книги 4) периодичность и перечень документов, передаваемых в головную организацию.

Заполнение книги учета денежных средств

Предпринимательская и коммерческая деятельность подразумевает ведение сопутствующих бухгалтерских документов. Учитывая, что в РФ все предприниматели и организации должны работать исключительно в правовом поле государства, то соответственно вся деятельность обязана быть подтверждена документально. Форма КО-5 представляет собой один из видов отчетности, содержащую информацию о принятых и выданных кассиром наличных денежных средств.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и !

В книгу учета денежных средств вносится информация о финансовых операциях. Отображаемые данные фиксируют все факты передачи и приема материальных средств между должностными лицами предприятия.

Примером такой передачи может быть получение денег кассиром подразделения от главного кассира в начале рабочего дня, и возврат – в конце дня. Книга учета ведется для максимального отображения движения материальных ценностей между должностными лицами. Такая форма учета широко применяется если на предприятии предусмотрено несколько структурных касс и одна центральная.

Как заполнять

1. На заглавном листе указываются сведения об организации:
   • идентификационные коды;
2. текущий год;
3. должность, фамилия, имя и отчество ответственного специалиста.
4. После этого заполняются сведения в таблицу, указывается:
   • сколько наличности получено;
5. сколько возвращено.
6. Пишется:
   • дата выдачи наличности;
7. количество выданных денег;
8. должность кассира, которому вверена наличность.

Важно! Следует прописать количество денежных средств, которые к концу рабочей смены были возвращены в кассу. Помимо этого передаются в кассу расходные и приходные ордера

Информация заверяется подписью старшего специалиста.

Структура кассовой книги (правила заполнения полей)

Кассовая книга, соответствующая форме № КО-4, содержит 3 типа страниц:

• лицевые (образец обложки или титула);
• внутренние (страницы с 3 по 10);
• завершающая (располагающаяся в конце документа).

На лицевых страницах указываются сведения о фирме, а также год, за который кассовая книга отражает операции с денежными средствами. На внутренних страницах документа присутствуют следующие графы:

• «Касса за» (в ней фиксируются даты тех или иных операций с денежными средствами);
• «Лист» (здесь указывается порядковый номер конкретного листа кассовой книги);
• «Номер документа» (в этой графе фиксируется номер ордера — приходного либо расходного);
• «От кого получено или кому выдано» (инициалы человека или фирмы, которые вносят либо получают наличные средства);
• «Номер корреспондирующего счета, субсчета» (в данной графе фиксируется счет, который корреспондирует в установленном порядке со счетом 50, ИП не заполняют данную область кассовой книги);
• «Приход» (фиксируется сумма средств по приходным ордерам);
• «Расходы» (указывается сумма денежных средств по расчетным ордерам);
• «Итого за день» (суммируются поступления, а также денежные выплаты за рабочую смену кассира);
• «Остаток денежных средств на конец дня» (указывается величина остатка в кассе).

В графе «Перенос» кассовой книги может фиксироваться суммарная величина денежных средств по ордерам обоих типов, отражаемая в конкретной таблице, для того чтобы у кассира была возможность продолжить внесение сведений на следующей странице.

В конце каждой внутренней страницы кассовой книги должны стоять подписи:

• кассира организации, который заполняет основные сведения в кассовой книге;
• бухгалтера (который одновременно указывает количество ПКО и РКО, а также удостоверяет тот факт, что получил и проверил ордера).

На последней (завершающей) странице документа указывается, сколько листов прошито и пронумеровано, дата составления кассовой книги, а также проставляются подписи:

• главного бухгалтера;
• руководителя фирмы.

Обязательна ли регистрация БСО?

Действующим законодательством четко ограничивается перечень хозяйствующих субъектов, имеющих возможность вести расчеты наличными денежными средствами с покупателями без применения аппаратов ККТ.

К таким субъектам относятся:

• частные предприниматели;
• организации, оказывающие населению различные услуги;
• предприятия, осуществляющие определенные виды хозяйственной деятельности, список которых ограничивается актуальными нормативно-правовыми актами.

Принимая наличность у физических лиц при расчетах за товары, услуги, работы, такие хозяйствующие субъекты могут не пробивать кассовые чеки через аппараты ККТ, а оформлять получение денег за проданный товар посредством заполнения бланков строгой отчетности.

По сути, БСО представляет собой квитанцию определенного образца, официально удостоверяющую факт получения денежной наличности хозяйствующим субъектом от покупателя – физического лица. Как заполнить БСО?

Такой расчетный документ всегда оформляется получателем денежных средств в двух равнозначных экземплярах:

• первый документ остается у продавца – хозяйствующего субъекта, получившего наличные деньги от физического лица;
• второй передается покупателю – физическому лицу, уплатившему определенную сумму денег за приобретенный товар.

Получается, что бланк строгой отчетности – это полноценная замена кассовому чеку в ситуации, когда хозяйствующий субъект (продавец) законно не использует ККТ для регистрации всех фактов наличного расчета за проданные товары.

Использование БСО в наличных расчетах с физическими лицами регламентируется специальными положениями действующего законодательства.

Таким образом, каждый бланк строгой отчетности, заполняемый организацией или ИП при получении наличных денежных средств от физического лица, должен своевременно и корректно учитываться в этом регистре.

Если организация использует бланки строгой отчетности, ведение журнала учета БСО является обязательным.

Если налоговая проверка выявит отсутствие данного регистра у организации, применяющего БСО, предприятие и его должностные лица (руководитель, главбух) могут быть оштрафованы.

Правила ведения

Надо отметить, что бланки строгой отчетности на бумажных носителях могут приобретаться в специализированных магазинах, самостоятельно разрабатываться хозяйствующими субъектами или, как вариант, распечатываться ограниченными тиражами в типографиях.

Такие бланки тиражируются по конкретной хронологии, обязательно нумеруются и, конечно же, регистрируются (учитываются) в соответствующем журнале.

В журнал учета БСО вносятся все сведения, касающиеся фактического применения организацией или ИП данных документов. Прежде всего, речь идет о регистрации фактов поступления (приобретения, распечатки) и расходования (использования, списания) подобных бланков.

Иначе говоря, в этом журнале отражаются сведения обо всех перемещениях БСО (их получение, регистрация, выдача) на предприятии, а также данные об изменении их имеющегося количества.

В журнал учета не следует вносить сведения о поступлении и расходовании наличных денег и суммах кассовых транзакций, оформленных посредством заполнения БСО.

Факты принятия и выплаты денежной наличности учитываются иными регистрами (например, в книге учета доходов и затрат).

Как правило, срок действия документального регистра поступления и использования БСО самостоятельно ограничивается руководителем.

Обычно такой журнал действует в организации на протяжении одного года или конкретного налогового периода.

Когда действующий регистр завершается, открывается и ведется новая книга.

Пока журнал действует, он должен находиться в бухгалтерском отделе у ответственного специалиста. Когда журнал полностью завершается, он передается в архив организации, где и хранится минимум 5 (пять) лет.

Ошибки и ложная информация не допускаются в этом журнале. Их исправление осуществляется общепринятым способом:

• неверные данные перечеркиваются;
• рядом указываются корректные сведения;
• стандартная формулировка о том, что сделанному исправлению можно верить;
• указываются дата совершенного исправления, подпись ответственного работника, печать хозяйствующего субъекта.

Электронный вариант

Поскольку сейчас большинство компаний ведут бухучет в электронном виде, то и формировать журнал приходных и расходных ордеров в электронной форме законодательство не запрещает. Однако организация должна иметь техническую возможность оперативно превратить электронный документ в бумажный, то есть распечатать заполненный бланк и привести его в соответствие с установленными требованиями. Однако, если у ответственного лица (бухгалтера или кассира) есть квалифицированная электронная подпись, которой он заверяет записи в электронных документах, бумажные копии можно и не печатать. Электронный вариант будет иметь необходимые реквизиты, а значит, и юридическую силу.