Матрица эйзенхауэра: быстрое целеполагание и контроль текущих дел

Какие проблемы помогает решить матрица Эйзенхауэра

Если ты работаешь, не разгибаясь, но ничего не успеваешь, значит, у тебя есть проблемы с целеполаганием. Например, ты хочешь работать за границей, но не находишь времени для изучения английского языка, который необходим для реализации этой цели. Жизнь заходит в тупик.

Ты вроде осознаёшь, что это важно для тебя и твоей карьеры, но сделать ничего не можешь, ведь постоянно столько важных дел! На самом же деле, это всего лишь иллюзия. Не все дела являются важными или срочными

Некоторые вполне могут и подождать.   

Матрица Эйзенхауэра поможет разобраться, какие задачи следует сделать в первую очередь, а какие — позже. Придерживаясь этих простых принципов, каждый день ты сможешь успевать гораздо больше.     

Как это работает?

Основная цель данного подхода заключается в том, чтобы предоставить человеку возможность быстро, точно и однозначно распределять дела, разграничивая такие понятия как важность и срочность. Люди, хорошо понимающие, что такое матрица Эйзенхауэра и как она работает, большую часть времени посвящают важным делам, своевременно решая все задачи и не доводя их до состояния срочности

Чтобы научиться эффективно использовать данный инструмент, придерживайтесь следующих несложных правил:

Намечайте список задач с вечера. Не нужно сразу заполнять матрицу. Достаточно набросать черновой вариант списка, чтобы утром переосмыслить его, дополнить и систематизировать. Можно записывать этот список на диктофон своего смартфона перед сном.

Сначала выписывайте все дела на один лист. Любую информацию проще анализировать и оценивать, если записать её и держать перед глазами в максимально наглядном виде

Со временем, когда вы научитесь быстро оценивать срочность и важность каждой задачи, этот пункт можно будет пропускать.

Просматривая списки, переоценивайте каждое дело. Не нужно постоянно править таблицу – излишний перфекционизм здесь может только навредить. Но переоценивая дела сегодня, вы сможете быстрее и точнее распределять их завтра.

Не расстраивайтесь, если приходится переносить часть дел на завтра. Матрица Эйзенхауэра для того и нужна, чтобы грамотно ранжировать задачи по приоритету и в первую очередь выполнять наиболее важные и срочные

А остальные можно переносить без угрызений совести.

Чтобы понять, как правильно классифицировать задачу, занося её в матрицу Эйзенхауэра, задайте себе следующие вопросы:

1. Связана ли эта задача с приоритетными для меня ценностями? Если да, то это важная задача.
2. Приведёт ли невыполнение данной задачи к негативным последствиям? Если да, то задача важная.
3. Будет ли результат другим, если я выполню эту задачу не сегодня, а завтра? Если да, то задача срочная. Если же присутствует жесткий дедлайн или выполнить задачу завтра невозможно по иным причинам, она является первоочередной по срочности.
4. Приведёт ли откладывание данной задачи к негативным последствиям? Утвердительный ответ также говорит о том, что задача срочная.

Ещё один важный совет: составляйте матрицу Эйзенхауэра так, чтобы в каждом квадранте оставалось свободное место для новых пунктов. Если не получается – берите лист большего размера или уменьшите размер почерка. Не забывайте, что ваше умение учитывать и предусматривать подобные мелочи многое о вас говорит.

При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра

Матрица помогает в планировании сложных и важных задач. Поймите принцип работы метода и применяйте его в краткосрочном планировании.

Смело применяйте таблицу Эйзенхауэра в жизни, если:

• сложно определить первостепенную задачу, сложно понять с чего начать;
• честны с самим собой и правдиво отвечаете на заданные вопросы при планировании;
• хотите оптимизировать временные затраты;
• знаете, что способны на большее, но не понимаете, как достичь лучшего результата;
• прекращаете откладывать дела «на завтра».

Для того, чтобы добиться результата, мало изучить матрицу Эйзенхауэра. Только применяя эти знания на практике, вы увидите эффект.

Матрица Эйзенхауэра: что это, и как применять её на деле

Приветствуем Вас, наши друзья! Надеюсь, никто не будет спросить с тем фактом, что планировать своё время является весьма полезной привычкой. Благодаря ей мы можем значительно повысить свою производительность и эффективность. Записывая в ежедневник все будущие дела заранее, нет нужды держать в голове все предстоящие события. Нужно будет просто свериться со своим графиком.

Чаще всего мы составляем просто линейный список. Выполняем все пункты по очереди, не отдавая предпочтения тому или иному. Но он растёт со временем, накапливается, начинается цейтнот. Начинаем переносить на следующий день и так можно делать до бесконечности. Есть один мощный инструмент благодаря которому расставляются приоритеты запланированных дел.

Попробуем сегодня сообща разобраться в этом «Квадранте Эйзенхауэра».

Что же это такое?

«Матрицей Эйзенхауэра» называют специальную таблицу для записывания задач, состоящую из четырех квадратов (или «квадрантов»). С её помощью распределяют задачи по приоритету

Каждой из них соответствует лишь 2 параметра: срочность и важность. Комбинируя их, мы вносим её в ту или иную клетку

Как можно понять из названия, придумал эту простую табличку не кто иной, как 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Он всю свою жизнь решал много дел. Видно, что в один прекрасный момент решил упорядочить их.

Как всё это сработает?

Основной целью такого подхода является возможность человека точно, быстро распределить список дел. Важные всегда занимают больше времени. Не отвлекаясь на выполнение менее срочных, мы гораздо эффективней сможем управлять своим временем и повысить производительность.

Основные правила

Они все очень простые и понятные. Попробуем перечислить основные.

• Составляйте список вечером. Нет нужды долго сидеть и всё заполнить. Набросайте черновик, а утром можно будет его осмыслить, внести корректировки, дополнения.
• Записывайте на одном листе. Когда всё видно сразу, то гораздо проще его оценить и проанализировать.
• Нет нужды заниматься перфекционизмом. Всё в наших руках. Правки можно вносить по ходу выполнения.
• Не огорчайтесь, если что-то будет не выполнено и переносится на следующий день. Данный метод служит для выполнения самых важных, а не всех подряд.

Для того чтобы правильно оценить приоритеты, задавайте себе вопросы:

•  Для меня это задачи является ценной? Значит она важная.
• Если я её выполню завтра, а не сегодня, то результат может ухудшиться? При утвердительном ответе она становится срочной.
• Возникнут негативные последствия если её не выполнить? Если да, то задача важная.
• Отложив на время возникнут неприятности? Значит срочная.

Опыт заполнения придет со временем. Не надо опускать руки и уверять себя, что ничего из этого путного не выйдет.

ВАЖНО! Оставляйте свободное место во время заполнения. Новые пункты появляются буквально из неоткуда

Мало места? Возьмите лист побольше.

Основная структура 

1. A: важные и срочные. Здесь должно находиться всё самое необходимое. Если там постоянно много заданий, то это говорит о неправильной расстановке и планировании. Важные необходимо выполнять до того, как они попадают в срочные. Лучше, когда он полупустой. Выполняя всё с В, мы может этого достичь. Сюда вносят задачи, связанные со своим здоровьем, с неприятностями из-за их невыполнения.

Здесь полезно воспользоваться делегированием. Но поручать только проверенным людям.

2. B: важные, но не срочные. Хоть он считается вторым по списку, но от этого не теряет своей значимости. Заносите наиболее перспективные и приоритетные. От них зависит наш успех, именно им уделяется больше всего времени и усилий.

3. C: срочные, но не важные. Заносим не приближающие к цели, а только отвлекающие из-за своей срочности. Все они значительно понижают нашу эффективность. Их приходится выполнять несмотря на их мелочность. Встречи, юбилеи, дни рождений и пр. Даже заменить сгоревшую в коридоре лампу надо срочно, но это потребует похода в магазин. Обычные житейские неприятности, только отнимающие энергию и время.

Заключение

Не надо опускать руки в случае первоначальных неудач. Постепенно всё устаканится, войдёт в привычку, не будет занимать много усилий. Главное — понять пользу, начать с чистого листа. В любом случае, от этого никто ещё не испытывал дискомфорт. Все бизнесмены планируют свои встречи, тщательно записывают мысли не доверяя памяти.

Начать управлять своей жизнью — никогда не поздно. Отличная панацея для тех работников, которые вечно в дедлайне, получают профессиональное и эмоциональное выгорание. Не стоит ждать результатов мгновенно. Всё приходит постепенно. Искренне желаем удачи. Всего хорошего!

Квадрат A: важные и срочные дела

Если у человека все в порядке с планированием, то этот квадрат будет пустой. Важные и срочные дела появляются только тогда, когда не организована работа отдела, когда долгое время не решаются текущие задачи. Часто в квадрат попадают дела из-за неумения человека правильно расставить приоритеты или из-за лени. Допустимо редкое появление в этом квадрате задач. Форс мажоры из-за внешних, не зависящих от сотрудников обстоятельств так или иначе встречаются почти во всех фирмах. Но если квадрат заполняется почти ежедневно, это повод задуматься о самодисциплине.

Матрица Эйзенхауэра: A: важные и срочные дела

Как было выяснено ранее, нужно стараться сделать так, чтобы в квадранте А ничего не находилось. Для этого необходимо, чтобы задачи из остальных квадратов выполнялись своевременно. Некоторые виды задач стоит вписывать в первый квадрат и это:

1. Задачи, без которых невозможно выполнение намеченных целей.
2. Задачи, невыполнение которых влечет за собой неприятности.
3. Задачи, влияющие на здоровье.

Не стоит забывать о такой вещи, как делегирование. Если в квадрате А появляются дела, которые можно перепоручить кому-то, то обязательно стоит это сделать. Так у вас появится время на решение других срочных и важных задач.

Как правильно распределить задачи в таблице

Выберем основное из вышеперечисленного для удобства использования метода Эйзенхауэра. Распределяйте задачи в таблице согласно 4 квадрантам:

• Первостепенные важные и срочные дела, которые следует выполнить безотлагательно.
• Важные, но не срочные задачи, которые следует выполнить при первой возможности. Они имеют большое влияние на конечную цель, но не «горят».
• Не важные и срочное задачи, которые с малой вероятностью могут повлиять на положительный исход чего-либо.
• Не важные и не срочные дела мы позволяем себе тогда, когда хотим расслабиться и отвлечься.

Вы станете мастером, когда в списке срочных и важных задач квадранта А будет стоять прочерк. Спешка угнетает, не дает перевести дух, и качество выполненной задачи зачастую оставляет желать лучшего. Не спешите огорчаться, если первое время в квадранте А список дел будет больше, чем в остальных квадрантах. Вы не первый, кто учится на своих ошибках. Учитывая опыт, в дальнейшем вы сумеете справиться с трудностями и довести заполнение таблицы Эйзенхауэра до автоматизма.

Квадрат Эйзенхауэра Принципы планирования

«Срочные дела, как правило, не самые важные, а важные — не самые срочные». Д.Эйзенхауэр. Цейтнот. Нехватка времени. Ничего не успеваю. Слова знакомые многим. Мы тратим кучу времени и сил на тушение «пожаров», борьбу с «текучкой», но она все наваливаются и наваливаются, а важные дела, продвигающие нас вперед так и не делаются.

У каждого человека в сутках 24 часа. Но все используют их по-разному. Одни люди находят время и на работу, и на семью, и на хобби. Другие же тонут в текучке, хватаются за все подряд и не поспевают нигде.

Почему у одних получается, а у других нет? Как все успевать?

Ответ прост — планирование и расстановка приоритетов. Это самые важные инструменты достижения цели. При грамотном планировании эффективность деятельности возрастает во много раз.

Человек, который хочет многого достичь и многое сделать непременно должен уметь грамотно планировать и расставлять приоритеты.

Прекрасный способ планирования получил название квадрат Эйзенхауэра или матрица Эйзенхауэра.

Дуайт Эйзенхауэр — американский государственный и военный деятель, президент США. Он отличался хорошими организаторскими способности, и использовал для планирования своего времени способ, впоследствии названный его именем — квадрат Эйзенхауэра или матрица Эйзенхауэра.

Суть этого метода заключается в том, что все дела, запланированные на день разбиваются на четыре квадрата:

1) квадрат несрочных/важных дел;

2) квадрат срочных/важных дел;

3) квадрат срочных/неважных дел;

4) квадрат несрочных/неважных дел.

Метод квадрат Эйзенхауэра заключается в расстановке приоритетов по степени важности и срочности на каждый день. Как пользоваться квадратом Эйзенхауэра?

Как пользоваться квадратом Эйзенхауэра?

Конечно, в первую очередь нужно определить свои приоритеты, свои цели

Провести категорирование дел: определить что для вас важно/срочно, что важно/несрочно, то неважно/срочно, а что неважно/несрочно. Понять для себя, что вы будете делать в первую очередь, что во вторую, а что не будете делать вообще

Если вы испытываете проблемы с определением жизненных приоритетов, вы можете воспользоваться моим руническим раскладом для решения этой проблемы.

1. Секрет успешного планирования и эффективного достижения цели заключается в том, чтобы выполнять в первую очередь дела из первого квадрата несрочных, но важных дел, которые продвигают человека вперед и обеспечивают его будущее.

2. Необходимо стремиться к минимизации количества дел из второго квадрата срочных и важных дел. Как правило сюда попадают так называемые «пожары», которые необходимо тушить и которые отнимают много сил и нервов.

3. От дел из третьего квадрата срочных, но неважных дел лучше всего отказаться или так же свести их к минимуму.

4. Наконец, дела из четвертого квадрата несрочных и неважных дел оптимальнее всего отдать поручить другим людям, службам или автоматизированным сервисам.

Я использую квадрат Эйзенхауэра уже 2 месяца и с удовлетворением отмечаю для себя, что в последнее время я спокойно и методично занимаюсь преимущественно важными, но несрочными делами, которые планомерно продвигают меня к моим целям. А всевозможная текучка и нервотрепка практически сошли на нет.

Я хочу, чтобы как можно больше людей умели грамотно планировать свои дела и добиваться своих целей.

Поэтому я решил и подготовил PDF файл с квадратом Эйзенхауэра, который вам остается только скачать, распечатать и использовать.

Скачать ежедневник Эйзенхаура можно ЗДЕСЬ.

Скачать ежедневник Эйзенхаура чёрно-белую версию (экономичнее распечатывать) можно ЗДЕСЬ.

Вы можете использовать квадрат Эйзенхауэра как для ежедневного, так и для еженедельного и даже ежемесячного планирования. Пробуйте, экспериментируйте. Успехов вам во всех ваших начинаниях и делах!

16Поделились

Как работать с матрицей

Прежде всего подготовьте матрицу, распределив и вписав задачи в шаблон.

Шаблон Матрицы Эйзенхауэра Скачать

Первый этап выполнен: задачи распределены по квадратам. Далее нужно понять, куда в большей степени уходит ваше время, нравится ли вам такой баланс. Далее рассмотрим комплекс необходимых действий при перевесе времени в одной из четвертей. Если перевес во втором квадрате, то у вас все хорошо с планированием и корректировка не требуется.

Квадрат 1

В данном случае нужно больше времени уделить планированию. Это поможет увидеть возникновение проблемы и сразу устранить ее.

Каждая неделя и месяц должны быть расписаны. Выпишите все задачи и сроки их выполнения. В конце первой недели проведите анализ своей деятельности. Сработал ли ваш план? Если что-то пошло не так, поправьте вторую неделю. 

Нужно больше времени уделить планированию

Если источником проблем в 1 квадрате выступайте не вы, подумайте, как можете повлиять на то, чтобы их стало меньше. Может помочь лучшее взаимодействие между коллегами, отделами, руководителями и подчиненными. Иногда бывает полезно скорректировать нагрузку. Чрезмерная занятость приводит к ошибкам, которые приходится оперативно решать. Если много времени отнимает какой-то один клиент и решение его задач почти всегда в 1 квадрате, то стоит задуматься, а нужен ли вам этот клиент.

Квадрат 3

Задачи из 3 квадрата старайтесь больше делегировать, некоторые не стоит выполнять вовсе. Также стоит ограничить ежедневное время выполнения задач из 3 квадрата. Для каждой задачи выработайте стратегию и подумайте, что можно с ней сделать: делегировать, отказаться от выполнения, обледенить несколько задач в одну и выполнять в течение недели. Возможно стоит обсудить с руководителем затрачиваемое на проблемы из 3 квадрата время. 

Старайтесь больше делегировать

4 квадрат

Чаще всего люди, не вылезающие из квадрата D, переживают депрессию, стресс или хотят скрыться от проблем. Найдите источник, который убивает больше всего вашего времени. Устраните его или хотя бы ограничьте время. Разрешайте себе выполнять дело только после того, как будут сделаны задачи из других квадратов. Заранее подумайте над тем, как будете бороться с прокрастинацией в течение недели. И не забывайте самообучаться.

Нет ничего плохого в отдыхе. Но когда его много и он непродуктивный, страдают ваши основные дела.

Несколько приемов

1. В самом начале можно держать под рукой список своих главных целей и ценностей: эта «шпаргалка» поможет быстрее и точнее оценивать задачи.

2. Если в вашей жизни есть четкая грань между работой и личной жизнью (например, вы работаете строго с 8–00 до 17–00), заведите две отдельных матрицы. Если же эта грань не столь очевидна (например, вы владелец малого бизнеса или фрилансер), то все дела удобнее держать в одном месте.

3. Используйте цветные обозначения, чтобы быстро находить в своем списке задачи из нужного квадрата. Зачастую достаточно «раскрашивать» только задачи из квадрата A.

4. Если вы пользуетесь органайзером, настройте автоматическое повторение задач, которые вам приходится выполнять регулярно (ежемесячные платежи, еженедельные тренировки и т. д.). В этом случае вам не придется каждый раз заново распределять эти задачи между квадратами.

5. Если вы находитесь в состоянии цейтнота и хотите успеть сделать все самое главное, расставьте приоритеты внутри самих квадратов. Например, пометьте самую важную и срочную задачу как «А1», вторую по приоритетности — «А2» и т. д. Задачи из квадрата D можно не маркировать.

6

Если хотите еще точнее оценивать важность и срочность своих дел, добавьте в матрицу дополнительные ячейки. Например:

Матрица Эйзенхауэра

Думаю, что большинство из нас встречались с такой ситуацией, когда дел не просто много, а их дико много. Работаешь как “белка в колесе”: с утра решаешь один вопрос, потом бежишь куда-то что-то подписывать, оттуда бежишь за комп и что-то кому-то пишешь, отправляешь почту, оформляешь заказы, потом снова бежишь куда-то и решаешь снова какие-то проблемы (а потом оказывается, что это вообще были не твои проблемы) и т.д. и т.п. И все эти действия крутятся вокруг какой-либо цели. И все дела кажутся мега-важными и срочными. Как во всей этой мешанине задач, дел и поручений отсечь те, которые по большому счёту никому не нужны? Или их (задачи) можно перепоручить подчиненным или помощникам?

Ответ прост – научиться правильно расставлять приоритеты и отличать Важные задачи от Срочных. Вот для этого и применяется матрица Эйзенхауэра или, как её ещё называют, матрица дел.

Матрица состоит из двух столбцов и двух строк (2х2) и выглядит следующим образом:

(B) ВАЖНОЕ – не СРОЧНОЕ
(A) ВАЖНОЕ – СРОЧНОЕ
(C) не ВАЖНОЕ – не СРОЧНОЕ
(D) СРОЧНОЕ – не ВАЖНОЕ

Группа А (или первая четверть в декартовой системе координат)

В эту группу следует выделять задачи, которые:

• нужно сделать немедленно, чтобы избежать необратимых процессов
• повлияют на здоровье
• отбросят назад в достижении цели
• решение которых невозможно передать кому-либо другому

Если таких задач накопиться много – это первый признак того, что Вы, что называется, “попали”. Следует всегда стараться минимизировать эту группу задач (во время всё выполнять, заранее планировать время и т.д.)

Группа B

В этой группе должны быть сосредоточены задачи, которые приближают вас к цели – самые полезные задачи. Следует сосредотачиваться именно на этой группе – они принесут самую большую отдачу. Такие задачи не требуют срочного выполнения, но и передать их кому-либо вы не можете.

Группа С

В эту группу и будут попадать те самые 80%, которые не приносят каких-либо ощутимых результатов. Однако эти дела и задачи часто бывают интересными и приятными. С задачами из этой группы нужно поступать жёстко – вычеркивать из списка или выделять для них время по остаточному принципу.

Группа D

С этой группой всегда будут проблемы. Тут сосредотачиваются самые вредные задачи, которые при первом взгляде на них кажутся важными, но на деле такими не являются. Просто срочные и всё. При выделении задач в эту группу следует всегда держать в голове конечные цели. Самый простой способ определить стоит ли вносить в эту группу какую-либо задачу – это ответить на вопрос: могу ли я передать выполнение этой задачи кому-либо другому? Если ответ положителен, то задача не настолько важна для Вас и её можно смело выносить в группу D. Примерами таких задач могут быть:

• некоторые телефонные звонки
• оказание услуг, не связанных с текущими целями

Надеюсь смысл матрицы понятен? Составляем матрицу и стартуем с выполнения задач в группе А. После того как в первой группе нет ни одного незавершенного дела, ориентируемся по ситуации и переходим либо к группе B, либо D. И только в последнюю очередь выполняем задачи из группы D. По виду самой матрицы можно также и судить о том сильно ли мы “проседаем” по выполнению какой-нибудь цели или нет.

Структура матрицы Эйзенхауэра

Квадрант A: важные и срочные дела

Постоянное наличие дел в этом квадранте говорит о проблемах с планированием или о неправильной расстановке приоритетов, поскольку важные задачи должны выполняться до того, как перейдут в разряд срочных. Разумеется, возможны ситуации, когда и у хорошо организованных и дисциплинированных людей дела переходят в разряд важных и срочных. Но при идеальном планировании квадрант A большую часть времени должен оставаться пустым. Своевременно выполняя задачи из квадранта B, добиться этого не сложно.

Обычно в квадрант A попадают дела, для которых справедливы следующие утверждения:

• они связаны со здоровьем;
• их невыполнение (или несвоевременное выполнение) окажет отрицательное влияние на другие дела;
• их невыполнение может привести к неприятностям.

Для быстрого освобождения первого квадранта полезно использовать делегирование. Разумеется, перепоручать важные задачи можно только достаточно ответственным людям.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Несмотря на то, что данный квадрант идёт вторым, именно он является самым важным. В нём должны находиться дела, являющиеся наиболее приоритетными и перспективными для вас. Это задачи, выполнение каждой из которых приближает вас к цели. В идеале, именно этим делам необходимо посвящать практически всё своё время. Люди, занимающиеся преимущественно делами из квадранта B, добиваются наибольших успехов. У них лучше складывается карьера и бизнес, и даже в личной жизни присутствует больше гармонии.

Решение задач без лишней спешки позволяет делать всё более качественно, полностью раскрывая свой потенциал. В спешке человек часто не стремится понять, почему что-то не работало, а потом вдруг заработало. Если же не спешить, то всегда есть возможность тщательно проанализировать свои действия и получить ценный опыт

Однако важно учитывать, что при таком подходе работа продвигается медленнее, поэтому увеличивается риск, что важные дела перекочуют в квадрант A

Люди, для которых организованность и самодисциплина имеют решающее значение, стараются организовать свою работу так, чтобы почти все рабочие задачи находились в квадранте B. Сюда же они обычно помещают и многие личные дела, такие как занятия спортом, медицинские осмотры, различные бытовые вопросы и прочее.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

К этой группе относятся дела, не приближающие вас к цели, а только отвлекающие от важных дел своей срочностью. Они снижают вашу эффективность, мешая сосредоточенно работать. Но люди, которые не знают, что такое матрица Эйзенхауэра, и не используют её для планирования, обычно не отличают дела из квадранта C от дел из квадранта A

Поэтому всегда важно помнить об актуальных планах и при анализе важности каждого дела решать, приближает ли оно вас хотя бы к одной из ваших целей

Обычно в квадрант C попадают дела, которые приходится делать, хоть они и не представляют ценности. Это может быть навязанная встреча, или чей-то день рождения, который вы не пропускаете из вежливости. Также в группу C входят всевозможные хлопоты, которых нельзя избежать, такие как разбившаяся ваза, сгоревшая лампочка, заскрипевший навес двери или сломавшийся кран на кухне. Решение этих проблем обычно не терпит отлагательств, но не продвигает вас к цели и не приносит особой пользы, а лишь устраняет внезапно возникшие неудобства, отнимая время и энергию.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

В эту группу входят дела, которые часто называют «пожирателями времени». Они вообще не приносят пользы, и нет никакой необходимости ими заниматься. Это всевозможные рутинные развлечения, пустые разговоры в рабочее время, общение в чатах и на форумах, просмотр видео с котиками на YouTube. Иногда вам кажется, что можно «по-быстрому» разложить пасьянс «Косынка» или сыграть в «Сапёра», но в итоге эта мелочь отнимает у вас час или два, да ещё и утомляет. Отдых действительно может быть полезным и содержательным, но подобные отвлечения от работы чаще оказываются бессмысленными, рутинными и даже утомительными.

В квадрант D должны попадать такие дела как разговоры по телефону, переписка в мессенджерах и соцсетях, общение на форумах, просмотр сериалов и бессмысленных передач, которые не просто так называют «отупляющими». Разумеется, хороший отдых необходим для того, чтобы отвлекаться от работы и повседневных хлопот, но существует немало способов отдыхать более качественно, приятно и интересно, чем играя в компьютерные игры и просматривая новые сериалы. Лучше прочтите книгу, запишитесь в спортзал и бассейн, погуляйте с близкими людьми по парку или выберитесь на природу.

Как составить список дел исходя из матрицы приоритетов

• категория А: важные и срочные;
• категория B: важные, но несрочные;
• категория C: срочные, но неважные;
• категория D: несрочные и неважные.

Удобнее всего расчертить лист бумаги на четыре больших квадрата и обозначить каждый из них соответствующими цветом и буквой, после чего вписать задачи. Разберем все категории детальнее, с примерами.

1. Категория А

Важные и срочные дела – ситуации, когда горит дедлайн или наступили форс-мажорные обстоятельства. Сегодня последний день для оплаты ипотеки в этом месяце, отчет для начальника нужно было отправить еще вчера, а вечером вы идете к врачу из-за острой боли в зубе – это все категория А. Если вы будете грамотно распределять свои дела, то этот пункт будет содержать меньше всего задач, а еще лучше, если он и вовсе будет пуст.

2. Категория B

Важные, но несрочные делаосновную часть to-do-листаежедневные рабочие задачидела, связанные с вашими глобальными жизненными целями

3. Категория C

Срочные, но неважные дела. Это то, что следует закончить именно сегодня, потому что на следующий день будет поздно или неуместно. Планы группы С могут быть направлены на то, чтобы создавать комфортные условия проживания и налаживать социальные связи.

Сюда можно отнести своевременное поздравление друзей и коллег с праздниками или поездку на дачу, чтобы помочь родителям собрать осыпающиеся ягоды. Еще один пример – покупка нового телевизора с большой скидкой. Если бы не акция, вы бы приобрели его значительно позже, а так, если вы соберетесь в короткое время, то получите желаемое более оперативно и дешевле. Иными словами, выполнение действий из категории C некритично, но лучше и комфортнее все же делать их вовремя.

4. Категория D

Несрочные и неважные дела. Самая коварная категория, в которую в основном входят «хронофаги», или «тайм-киллеры» (буквально «пожиратели времени», «убийцы времени»). К этому пункту можно отнести просмотр фильмов, телефонные разговоры с друзьями, чтение книг, листание новостной ленты. Чтобы противостоять желанию выполнять эти действия вместо задач из первых трех категорий, нужно иметь хорошо развитую силу воли, уметь брать себя в руки и концентрироваться на том, что надо, а не на том, что хочется.

После того как вы распределите свои дела по четырем колонкам, начинайте выполнять их с первого пункта. Если вы научитесь следовать матрице приоритетов, то не только будете справляться с задачами в срок, но и оставите время на развлечения – на несрочные и неважные задачи.

Однако у матрицы приоритетов Эйзенхауэра есть одна особенность: при выполнении дел важно идти строго по порядку, не впадать в прокрастинацию и не перескакивать с первого на четвертый пункты. Поэтому в теории этот инструмент по расстановке приоритетов хорош, но на практике подходит не всем. Подробнее читайте в статье о том, как составить список дел рационалу и иррационалу.

Подробнее читайте в статье о том, как составить список дел рационалу и иррационалу.

Советы

Перед тем, как начать работу с матрицей, целесообразно определиться с целями и приоритетами, которые и станут ключевыми критериями, по которым вы будете определять ту или иную задачу в определенный квадрант.

Да, конечно, вероятно, вы интуитивно и так понимаете свои приоритеты и ценности, но лучше сформулировать их четко и записать на бумаге. Например, цель: «Заработать 50 000 к концу месяца», ценности — «быть высоко ценимым специалистом», «здоровье», «общение с друзьями».

Прежде чем записывать задачи в тот или иной квадрант, сначала напишите их единым списком, а уже потом распределяйте. Это удобнее и проще, чем писать сразу в квадранты, потому что когда вы так делаете — ваш мозг вынужден решать разом две задачи: вспоминать задачи и определять их приоритет по критериям. Вы определите приоритеты точнее и быстрее, если избавите мозг от необходимости вспоминать задачи.

• Что такое SWOT анализ и примеры применения в жизни (+шаблоны)
• Принцип 3-х дел — Суть, Примеры и Инструкция к применению
• Что такое Метод Помидора — Суть, Примеры и таймеры онлайн
• Пирамида Бенджамина Франклина — Пошаговое составление и примеры
• Инструменты для там-менеджмента: Сервисы для заметок

Используйте цветовые обозначения в том инструменте, который вы выбрали. Метки, если это онлайн-инструмент, маркер, если на бумаге, цветные стикеры, если это канбан-доска. Так будет проще визуализировать, достаточно одного взгляда на матрицу, чтобы понять, к какой задаче следует приступить прямо сейчас.

Внутри квадранта задачи также можно распределять по значимости: задача А1, задача А2 и так далее. Это позволит точнее структурировать список дел и определить, что за чем следует, а значит, вам будет легче выстроить расписание.

Следите, в каком квадранте вы проводите больше всего времени. В идеале это должен быть квадрант В — самый спокойный и нацеленный на ваше личностное развитие.

Если вы больше времени проводите в квадранте А — пересмотрите свою систему планирования или условия работы. Возможно, вам нужно реорганизовать свои обязанности, сходить в отпуск или сменить работу.

Если больше времени в квадранте С — вероятно, вас слишком легко отвлечь, вы распыляетесь на неважные задачи, стоит поразмыслить над своими приоритетами или пересмотреть отношения с коллегами.

Если больше в квадранте D — вы склонны к прокрастинации, следует изучить материалы на эту тему.

• Матрица Эйзенхауэра ставит ловушку: из-за того, что дела разделены на четыре категории, кажется, что их немного, и появляется склонность перегружать день задачами, а потом выполнить их не получается, и человек испытывает разочарование. Не попадайтесь в эту ловушку. Задач не должно быть много, но это должны быть самые важные задачи. Оптимально — не больше девяти, в квадранте В — не больше трех.
• Планируйте день заранее, чтобы не позволять окружающим (коллегам, руководителям, родственникам) формировать его за вас и нагружать вас задачами, актуальными для ни, но не играющими никакой роли для движения к лично вашим целям и реализации ваших ценностей.
• Матрица Эйзенхауэра лучше подходит для планирования одного дня. Для долгосрочного и среднесрочного планирования — нет.

Чем полезен ежедневник

Еще древнегреческий философ Пифагор говорил: «Просыпаясь утром, спроси себя: «Что я должен сделать?». Вечером, прежде чем заснуть: «Что я сделал?». Ежедневник – инструмент, который нужен именно для этого. С его помощью можно структурировать хаос случайных процессов в работе и частной жизни человека. Он помогает:

1. планировать задачи;
2. выставлять приоритеты;
3. отслеживать выполняемость задач, что снижает фрустрацию от перегрузки и возвращает свободное время;
4. записывать идеи, чтобы не забыть;
5. конспектировать все, что требуется;
6. структурировать мысли, схематизировать;
7. рефлексировать о прошедших днях или неделях, письменно фиксируя свои эмоции.

Профессор психологии Доминиканского университета в Калифорнии Гейл Мэтьюз, провела исследование, в рамках которого выяснилось, что выполнение целей и задач было на 42% выше, если они были записаны в ежедневнике от руки. Кроме того, регулярное использование ежедневника снижает стресс, так как дает ощущение контроля над ситуацией.

Стратегически важно вести ежедневник всем, у кого задач больше, чем на 10 часов в день, или кому просто дорог сон. Этот инструмент будет полезен и тем, у кого большое количество встреч по долгу службы или по личным вопросам

Он необходим в периоды, когда нужно взять себя и свою жизнь в руки и сделать «марш-бросок» в карьере/личной жизни. Именно когда люди планируют начать жизнь «с чистого листа», они часто начинают вести ежедневник для постановки целей и моральной поддержки.

Экономика образования

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем