Аренда помещений у физического лица: документальное оформление, налогообложение, страховые взносы
Содержание:
- Содержание соглашения и его пункты
- Договор аренды с физлицом: оформляем правильно
- Есть вопрос к юристу?
- Когда применяется договор безвозмездного пользования нежилым помещением
- Допустимо ли сдавать жилье под офис?
- Аренда в командировке
- Как заключается договор с юридическими и физическими лицами?
- Особенности оформления договора аренды транспортного средства у физического лица
- Основания для получения в аренду имущества физлица
- Рекомендации бухгалтеру при заключении договора аренды с физическим лицом
- Аренда помещений у физического лица: налогообложение, страховые взносы
Содержание соглашения и его пункты
В договоре прописываются существенные условия:
- Объект – арендуемое имущество с обязательным указанием данных помещения, позволяющих его распознать.
- Характеристики, содержащиеся в правоустанавливающих документах на объект.
- Суммы арендных платежей.
Типовой договор обычно включает пункты:
- дата составления документа;
- данные субъектов договора (арендодателя и арендатора);
- предмет договора, информация о нем;
- права, обязанности сторон;
- условия оплаты, суммы оплаты, платежи за электричество, отопление и прочие;
- ответственность участников за нарушение условий сделки;
- срок действия договора, условия продления, расторжения;
- законодательство, на которое опирались участники, при составлении соглашения.
В заключительной части документа:
- указываются реквизиты сторон;
- ставятся подписи физического лица и уполномоченного представителя организации;
- печать организации.
Ниже представлен образец договора аренды нежилого помещения между физическим лицом и ООО, а также и другие образцы.
Договор аренды с физлицом: оформляем правильно
Сотрудничество организации с физлицом-арендодателем начинается с оформления договора аренды.
При составлении арендного соглашения сторонам необходимо соблюдать нормы, установленные ГК РФ. В частности, договор должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа, место, дата составления;
- наименование сторон в преамбуле (полное наименование организации, ФИО физлица);
- ФИО, должность подписанта со стороны арендатора (как правило, директор), основание для представления интересов организации при заключении договора (устав, доверенность);
- юридический адрес организации, адрес прописки физлица;
- банковские реквизиты сторон.
Текст соглашения следует оформить следующими разделами:
№ п/п | Наименование раздела | Описание |
1 | Предмет договора | Договор аренды должен содержать следующую информацию о предмете договора – помещении, которое передается в аренду:
|
2 | Порядок расчетов | Данный раздел договора содержит следующие условия:
|
3 | Права и обязанности сторон | При заключении договора аренды сторонам необходимо предусмотреть:
|
4 | Срок действия договора | Период действия арендного соглашения стороны устанавливают самостоятельно. Кроме того, условиями договора предусматривается порядок досрочного расторжения соглашения (в одностороннем порядке, путем предварительного уведомления одной из сторон, т.п.). |
Бланк договора аренды можно скачать здесь ⇒ Бланк договора аренды с физлицом.
Арендатор принимает право пользование помещением после подписанияакта приема-передачи ⇒ Акт приема-передачи помещения по договору аренды с физлицом.
Процедура возврата помещения по окончанию срока действия аренды либо в связи с досрочным расторжением договора сопровождается подписанием акта возврата ⇒ Акт возврата помещения по договору аренды с физлицом.
Госрегистрация договора аренды с физлицом
Договор аренды, заключенный между организацией и физлицом, которое не является ИП, обязательному нотариальному заверению не подлежит. При этом на основании п. 2 с. 609 ГК РФ, арендное соглашение (в том числе, с арендодателем-физлицом) сроком действия более 1-го года должно пройти процедуру государственной регистрации.
Госрегистрацию договоров аренды осуществляют территориальные органы Росреестра. Согласно ГК РФ, арендное соглашение признается действительным и вступает в силу только при условии его государственной регистрации.
Есть вопрос к юристу?
Если Вы не являетесь физическим лицом, то согласно НК РФ Ваша организация обязана исчислять, удерживать и уплачивать НДФЛ.
Подпунктом 1 пункта 1 и пунктом 2 статьи 228 Кодекса предусмотрено, что физические лица, получающие вознаграждения от физических лиц и организаций, не являющихся налоговыми агентами, на основе заключенных трудовых договоров и договоров гражданско-правового характера, включая доходы по договорам найма или договорам аренды любого имущества, самостоятельно исчисляют суммы налога, подлежащие уплате в соответствующий бюджет, в порядке, установленном статьей 225 Кодекса. «.
Можно прописать следующим образом :
В арендную плату не включаются расходы по коммунальным и иным эксплуатационным платежам. Указанные расходы подлежат возмещению Арендатором Арендодателю на основании представленных подтверждающих их документов.».
Ндфл с коммунальных платежей не взимается.
Уточнение клиента
Почему ндфл с коммуналки не взимается ? Мы же ему насчет эти деньги перечислим. А все деньги приходящие на счет — воспринимаются как доход и с них тоже ндфл надо плаьтить
08 Апреля 2017, 22:22
Нет, т.к. коммунальные услуги это расходы Арендодателя, которые Вы как Арендатор взяли на себя, назвав их переменной частью арендной платы.Необходимо уточнить-Вы арендуете Объект Арендодателя целиком или в части.
Уточнение клиента
Я арендую целиком помещение — 100м2
08 Апреля 2017, 22:20
Тогда 100% коммунальные услуги которые Вы платите НДФЛ не облагаются
Уточнение клиента
чем подтверждается тот факт что мы не обязаны платить ндфл с коммуналки за арендодателя ?
08 Апреля 2017, 22:25
Добрый вечер! Никак.
Вне зависимости от условий договора арендатор ( ИП или ООО) является налоговым агентом по НДФЛ в отношении арендодателя-физ. лица и обязан удержать налог из арендной платы и уплатить его в бюджет.
Михаил, небольшое дополнение по НДФЛ с коммунальных платежей, привожу выдержку из письма Минфина:
Оплата организацией (арендатором) расходов на коммунальные и эксплуатационные услуги, размер которых зависит от их фактического потребления, фиксируется на основании показаний счетчиков и возмещается на основании подтверждающих документов (водоснабжение, электроснабжение и газоснабжение), не образует экономической выгоды у физического лица (арендодателя), поскольку арендатор возмещает арендодателю стоимость расходов, произведенных арендатором исключительно в своих интересах. В отношении таких сумм возмещения у арендодателя не возникает дохода, подлежащего обложению налогом на доходы физических лиц.
Когда применяется договор безвозмездного пользования нежилым помещением
У многих представителей бизнеса возникает вопрос, может ли договор аренды быть безвозмездным. Сразу ответим – нет. Дело в том, что с юридической точки зрения аренда предполагает внесение платы за пользование имуществом, на какой бы срок оно не предоставлялось.
Использование имущества на бесплатной основе оформляется договором ссуды, который, впрочем, имеет много общего с договором аренды. В такой сделке стороны именуются как ссудодатель и ссудополучатель. Однако в рамках данного материала мы будем далее употреблять слово «аренда».
Между юридическими лицами договор ссуды (безвозмездной аренды) применяется в тех случаях, когда предприятия тесно связаны между собой. А также часто имущество бесплатно предоставляется в пользование общественным организациям.
Для примера мы предлагаем скачать безвозмездный договор аренды офиса.
Договор безвозмездного пользования используется и тогда, когда передаётся объект культурного наследия с целью его поддержания в надлежащем состоянии.
Внимание важно! Обязательно прописывайте ответственность в случае наступления негативных ситуаций. Так же рекомендуем прописать условия о возможном ущербе вследствие пожара
Если речь идёт о юридических лицах, то им запрещено передавать имущество безвозмездно учредителям (акционерам), а также гражданам, входящим в руководящий состав компании.
Например, нельзя заключить договор ссуды между предприятием и его директором (ч. 2 ст. 690 ГК РФ). Других же запретов в отношении бесплатной аренды для фирм законодательством не установлено.
Существенные условия договора аренды коммерческого помещения и возможность безвозмездного использования
Естественно, что вначале должна следовать преамбула, в которой указываются данные о собственнике и пользователе недвижимости. В предмете договора следует привести подробные характеристики помещения и срок, на который оно передаётся в пользование.
Рекомендуем! Для максимального комфорта желательно застраховать свою недвижимость.
Хотя передача в безвозмездную аренду коммерческого помещения не предполагает взимания платы за пользование им, определённые затраты нанимателю (ссудополучателю) нести все же придётся.
Так, арендатора могут обязать за свой счет:
- поддерживать занимаемый объект недвижимости в надлежащем состоянии;
- осуществлять текущий ремонт;
- нести или компенсировать арендодателю все эксплуатационные расходы.
Все указанные пункты также должны быть прописаны в договоре ссуды (безвозмездной аренды).
Наймодатель юридическое лицо
Выше мы уже отмечали, что предприятие не может передавать свою собственность в безвозмездное пользование определённому кругу лиц. Во всех остальных случаях безвозмездная аренда нежилого помещения между юридическими лицами полностью законна.
В преамбуле соглашения следует указать данные о должностном лице, которое действует от имени компании.
Если ссудодателем является юридическое лицо, то к договору должны быть составлены первичные бухгалтерские документы. Наряду с актом приёма-передачи, наймодатель должен оформить счет-фактуру (в части взимания НДС).
Если собственник физическое лицо
В договоре нужно будет обязательно указать паспортные данные гражданина. Кроме того, следует сослаться на реквизиты документов, на основании которых имущество принадлежит человеку (свидетельство о праве собственности, техпаспорт и так далее).
Если передаётся в пользование помещение в жилом доме, то следует быть готовым к тому, что придётся решать разные вопросы как с жильцами, так и с управляющей компанией. Не исключено, что может потребоваться и согласие супруга наймодателя на передачу имущества в бесплатную аренду.
Поэтому безвозмездная аренда нежилого помещения у физического лица требует предварительной проработки ряда вопросов.
Независимо от того, кто будет арендодателем, в договоре следует прописать пункты относительно материальной ответственности ссудополучателя (арендатора) за повреждение имущества, порядка досрочного прекращения взаимоотношений и процедуры возврата собственности.
Допустимо ли сдавать жилье под офис?
ст. 678 и п.2 ст. 671 ГК РФ, юридическое лицо не может использовать жилплощадь, взятую в аренду, для получения личной прибыли.
Неправомерное использование жилья компанией повлечет за собой наказание в соответствии с УК, ГК и НК РФ. Помимо очевидного нарушения п.2 ст. 671 ГК РФ, неправомерное использование съемной квартиры организацией может говорить о незаконности ее деятельности, сотрудниках-нелегалах, укрывательстве от налогов и так далее
В любом случае это привлечет к компании повышенное внимание органов власти, обеспечит многочисленные проверки и разбирательства
К собственнику такого жилья также могут быть применены штрафные санкции или уголовное наказание, если в судебном порядке будет доказано, что на протяжении срока аренды владелец квартиры знал о нарушении организацией условий договора. Это может быть расценено органами власти, как пособничество в незаконной деятельности.
Аренда в командировке
Многих интересует, возможна ли аренда квартиры в командировке у физических лиц. Да, но есть некоторые нюансы.
Можно ли сотруднику взять жилье у физического лица?
ст.168 ТК РФПоложения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. N 749ст.217 НК РФ
- для городов России – 700 руб/сутки;
- для загранкомандировок – 2500 руб/сутки.
Для законной аренды квартиры в командировке необходимо заключить Договор найма жилого помещения с его собственником. Документ составляется в письменной форме, причем допускается рукописный, печатный или набранный на принтере вариант
Важно, чтобы в нем было отражено:
- полные личные данные арендодателя и арендатора с указанием реквизита удостоверений личности (паспортов);
- тип жилого помещения (квартира, комната, дом) и его адрес;
- права и обязанности сторон;
- арендная плата и условия ее выплаты;
- срок действия договора, срок проживания;
- дата составления документа.
Важно. Договор оформляется в 2-х экземплярах.. Регистрация и нотариальное заверение не предусматривается
Регистрация и нотариальное заверение не предусматривается.
- Скачать бланк договора найма квартиры
- Скачать образец договора найма квартиры
Для оформления документа достаточно предъявить паспорта обеими сторонами.
арендатору рекомендуется проверить документ
На практике возможен и другой вариант проживания в арендованной квартире. Ее может снимать организация, куда направлен командированный работник другой компании.
В этом случае арендатор выдает квитанцию об оплате проживания в арендованном помещении, получив наличные деньги.
Документы для бухгалтерского учета, подтверждающие расходы за найм
Компенсация проживания в арендованном помещении осуществляется на основании документов, подтверждающих данный факт (п.1 ст.252 НК РФ). При этом признается только период фактического проживания.
Не принимается в расчет предварительное бронирование и период временного отъезда в другой город, т.е. периоды, в течение которого помещение пустовало (Письмо Минфина РФ от 25.03.2010 г. N 03-03-06/1/178).
Внимание. Основным документом, подтверждающим расходы, является расписка арендатора.. В ней необходимо указать:
В ней необходимо указать:
- сведения о получателе и плательщике с указанием паспортных данных и адресов прописки;
- передаваемую сумму;
- назначение платежа и срок проживания;
- дату получения денег.
- Скачать бланк расписки о получении денег за аренду квартиры
- Скачать образец расписки о получении денег за аренду квартиры
Оплата может производиться с личного расчетного счета командированного лица или банковской картой.
Для получения компенсации расходов на аренду жилья достаточно представить в бухгалтерию следующие документы:
- Приказ руководителя о командировании в конкретный город.
- Командировочное удостоверение с отметками о прибытии и убытии, проездные документы.
- Договор найма.
- Расписка арендодателя в получении арендной платы.
Это полный перечень необходимых документов, и требование дополнительного подтверждения незаконно. Проблема может возникнуть при их отсутствии. В этом случае компенсация осуществляется по минимальным суммам расчетным путем в пределах установленных норм.
Собственник квартиры имеет законное право сдавать ее в аренду любой организации, при условии использования в качестве жилого помещения. Для этого необходимо заключить договор аренды. Долгосрочность соглашения и надежность платежей обуславливает преимущества такой сделки. Арендовать помещение может и командированный сотрудник организации путем заключения договора найма с последующим предоставлением необходимых документов в бухгалтерию для компенсации расходов.
Как заключается договор с юридическими и физическими лицами?
Правило, которым регулируется аренда нежилого помещения у физического лица, в российском законодательстве отсутствует. Составляя договор, необходимо опираться на положения главы 34 ГК РФ. Нормативно-правовой акт содержит общие сведения о предоставлении имущества в аренду.
Договор аренды составляется в соответствии с нормами, содержащимися в статьях 434 и 609 Гражданского кодекса РФ. Участники соглашения обязаны составить документ в письменном виде. Готовая бумага подписывается каждой из сторон.
В договоре должны содержаться обязательные сведения, в список которых входят:
- реквизиты юридических и физических лиц;
- информация об объекте;
- условия использования недвижимости;
- размер арендной платы.
Подобное правило зафиксировано в статье 610 ГК РФ. В тексте договора нужно обозначить код ОКВЭД. Если осуществляется сдача помещений в аренду, используется код 70.20.2. Правило актуально только в том случае, если речь идет о нежилых помещениях. Заполняя характеристики объекта в договоре, необходимо проявить внимательность.
В документе предстоит отразить следующую информацию:
- инвентарный номер помещения;
- точный адрес с указанием этажа и местоположения помещения на нем;
- назначение (напр., офисное, для склада и т.п.);
- наименование помещения;
- площадь недвижимости.
Видео
В соответствии со статьей 609 Гражданского кодекса РФ, договор считается официально заключенным только после того, как он будет зарегистрирован в Росреестре. Если сделка заключается на период менее 1 года, регистрация не требуется. Соглашение может быть составлено в любой форме. Аналогичное правило действует и в отношении продления договора на такой же срок.
Чтобы пройти госрегистрацию, потребуется подготовить пакет документов. В его состав нужно включить:
- заявление, которое можно получить у нотариуса или иного специалиста, занимающегося приемом необходимых документов;
- кадастровый паспорт недвижимости;
- договор и все приложения к нему;
- паспорта физ лиц сделки;
- чек об уплате госпошлины
- иная документация, если существует потребность в ее предоставлении.
Особенности оформления договора аренды транспортного средства у физического лица
Договор аренды транспортного средства у физического лица имеет следующие особенности:
- Заключать договоры аренды транспортного средства у физического лица можно только с согласия собственника либо управомоченного им лица, а в некоторых случаях — с лицом, установленным законом.
- Необходимо также обязательно указать в договоре аренды транспортного средства у физического лица срок аренды, иначе он считается заключенным бессрочно.
ВАЖНО. После заключении договора, если сторона желает его расторгнуть, должна предупредить другую за 1 месяц, иначе должна будет возместить убытки – 610 ГК РФ
Основания для получения в аренду имущества физлица
Субъект хозяйствования, будь то организация или ИП, получает имущество арендодателя-физлица в платное пользование на основании заключенного договора аренды.
В соответствие с арендным соглашением, организация может получить в пользование производственное оборудование, транспорт, мебель, а также прочее движимое имущество. Целевое назначение арендуемого имущества значения не имеет, таким образом предприятие может арендовать как производственное оборудование, так и технику, мебель, т.п., не задействованную в производственном процессе.
Договор аренды оборудования с физлицом оформляется в общем порядке, с учетом требований ГК РФ. Текст документа должен содержать следующую информацию:
№ п/п |
Раздел договора аренды с физлицом | Содержание раздела |
1 | Данные об арендаторе |
Наименование организации (ФИО ИП), должность, ФИО подписанта со стороны арендатора, банковские реквизиты, юридический адрес. |
2 |
Информация об арендодателе | ФИО физлица, ИНН, паспортные данные, адрес проживания. |
3 | Объект аренды |
Полное наименование, характеристика арендуемого оборудования, технические данные. |
4 |
Условия и порядок оплаты | Сумма арендных платежей, периодичность и срок их внесения. |
5 | Ответственность сторон |
Штрафы, пени, неустойки, применяемые при нарушении сторонами условий договора. |
6 |
Срок действия договора |
Дата начала действия договора (на основании даты передачи оборудования в аренду), дата окончания договора, условия пролонгации и досрочного расторжения. |
Образец договора аренды имущества с физлицом можно скачать здесь ⇒ Договор аренды оборудования у физлица.
При заключении договора аренды оборудования организации следует запросить у физлица паспорт, а также документы, подтверждающие право собственности на объект аренды.
Передача имущества в аренду осуществляется на основании акта приема-передачи. По окончании договора аренды имущество возвращается арендодателю на основании акта возврата.
Рекомендации бухгалтеру при заключении договора аренды с физическим лицом
При заключении договора аренды следует придерживаться следующих рекомендаций:
- Налоговым законодательством на организацию возлагается обязанность уплаты в бюджет НДФЛ с выплаченного дохода физическому лицу, поэтому в договоре обязательно должна фигурировать сумма вознаграждения, включающая НДФЛ. Как показывает практика, при согласовании цены по вознаграждению физические лица упускают из вида, что с причитающейся им суммы дохода необходимо удерживать налог. В соответствии с п. 9 ст. 226 НК РФ физ. лицо не может уплатить этот НДФЛ за счет собственных средств. В силу вышеперечисленных обстоятельств предлагается отдельным пунктом прописать «в сумму вознаграждения в виде арендной платы включен налог на доходы физических лиц».
- Бухгалтерским законодательством на организацию возлагается обязанность отражать в отчетности стоимость арендованного имущества. При не указании данной информации отчетность может быть признана недостоверной. Поэтому рекомендуется добавить в договор пункт о стоимости арендованного имущества или пункт об обязанности арендодателя предоставить такую информацию дополнительно.
Таким образом, бухгалтеру необходимо проверить договор, в нашем случае — договор аренды, на соответствие нормам гражданского права для обеспечения юридической «чистоты «договора и, в случае необходимости, внести уточняющие пункты, имеющие значение при отражении в учете обязательств.
Аренда помещений у физического лица: налогообложение, страховые взносы
Арендуя помещение у гражданина, который не является самозанятым лицом, организация, выполняя обязанности налогового агента, обязана удерживать и выплачивать в бюджет НДФЛ, рассчитанный от суммы арендных платежей по действующей налоговой ставке. Данное требование установлено п. 2 ст. 226 НК РФ.
Арендатор – налоговый агент по НДФЛ
Организация-арендатор рассчитывает НДФЛ, удерживает сумму из дохода физлица-арендодателя и выплачивает налог в бюджет в каждом случае перечисления арендных платежей. Арендодатель же получает сумму арендной платы за минусом удержанного налога:
АрендПлатежфакт = АрендПлатеждоговор – НДФЛ,
где АрендПлатежфакт – сумма арендного платежа, фактически перечисляемого арендодателю;АрендПлатеждоговор – размер арендного платежа согласно договору;
НДФЛ – сумма удержанного налога, рассчитанного по установленной ставке (в общем порядке – 13% от размера арендного платежа).
При аренде помещения у физлица, НДФЛ подлежит удержанию как в случае, когда сумма налога указана в договоре аренды, так и при условии, что данное положение договором не предусмотрено (см. письмо Минфина № 03-04-05/49369 от 27.08.2015 года).
Срок уплаты НДФЛ юрлицом-налоговым агентом – не позже дня, следующего за днем перечисления арендного платежа физлицу-арендодателю.
Рассмотрим пример. Между ООО «Призма» и гражданином Барсуковым заключен договор аренды нежилого помещения, согласно которому арендная плата составляет 7.303 руб./мес.
«Призма» уплачивает арендные платежи Барсукову ежемесячно до 20-го числа текущего месяца.
18.10.2021 года бухгалтер «Призмы» перечислил Барсукову арендную плату за октябрь 2021 года (за минусом НДФЛ):
7.303 руб. – (7.303 руб. * 13%) = 6.353,61 руб.
«Призма» обязана перечислить НДФЛ в бюджет не позже 19.10.2021 года.
Страховые взносы
Арендные платежи, уплачиваемые юрлицом-арендаторов в пользу физлица, не являются объектом налогообложения страховыми взносами. В соответствие с п.4 ст. 420 НК РФ, организация, арендующая помещение у физлица, взносы по обязательному пенсионному, медицинскому, социальному страхованию уплачивать не обязана.
НДФЛ и страховые взносы при выплате возмещения коммунальных услуг
Достаточно часто договора аренды содержат положения, согласно которым арендатор обязан компенсировать собственнику расходы, связанные с эксплуатацией помещения. Арендные соглашения, заключенные между организациями и физлицами, в данном случае не исключение.
В ответ на многочисленные запросы налогоплательщиков относительно взыскания НДФЛ при оплате возмещения по договорам аренды, Минфин выпустил письмо с разъяснениями. Согласно письму № 03-04-06/12985 от 17.04.2013 года, выплаты возмещения коммунальных, эксплуатационных услуг, услуг связи, т.п. в рамках договора аренды признаются компенсацией, в связи с чем налогообложению НДФЛ не подлежат.
Рассмотрим пример. Между ООО «Златоуст» и гражданином Федотовым заключен договор аренды помещения под склад, согласно которому:
- сумма ежемесячных арендных платежей составляет 6.120 руб.;
- арендатор компенсирует собственнику расходы на отопление и электроэнергию согласно квитанциям и платежным документам коммунальных служб.
Срок оплаты аренды и компенсации коммунальных расходов – до 10-го числа месяца, следующего за отчетными.
02.11.2021 года Федотов предоставил бухгалтеру «Златоуста» квитанции об оплате коммунальных услуг по арендуемому помещению в общей сумме 1.005 руб.
Бухгалтер рассчитал сумму аренды и компенсации:
- арендный платеж за октябрь 2021 года (за вычетом НДФЛ):
120 руб. – (6.120 руб. * 13%) = 5.324,40 руб.; - компенсация коммунальных услуг – 1.005 руб.;
- общая сумма к оплате:
324,40 руб. + 1.005 руб. = 6.329,40 руб.
Арендный платеж и компенсация коммунальных услуг перечислена Федотову 05.11.2021 года. В тот же день бухгалтер перечислил в бюджет НДФЛ в сумме 795,60 руб. (6.120 руб. * 13%).