Как эффективно планировать свое время: методы, техники, ошибки

Несколько слов об установлении сроков исполнения

Одним из наиболее сложных аспектов составления рабочего плана является установление сроков исполнения, в которые реально можно уложиться. График работы всегда выглядит лучше на бумаге, чем в реальной жизни. Всегда возникают препятствия, задержки и даже катастрофы (и, конечно же, оправдания), способные превратить самый лучший план, который был когда-либо составлен, в никому не нужную макулатуру, предназначенную для мусорного ведра. Ситуация только осложнится, когда время и так ограничено (как это бывает при проведении выборов). День выборов — это четко установленный, абсолютный срок. Когда вы учились в школе, собака действительно могла съесть тетрадь с вашей домашней работой. Что касается выборов, то здесь у вас уже не будет возможности заново выполнить свое домашнее задание.

Поэтому всегда стоит оставлять в плане небольшой запас времени на выполнение мероприятий. Оставьте небольшой зазор между сроками выполнения отдельных пунктов плана с тем, чтобы в случае срыва одного мероприятия по непредвиденным обстоятельствам, он не повлек за собой автоматически несоблюдение всех других сроков. Оставьте себе немного времени для того, чтобы была возможность вновь войти в график, если вы не успеваете что-либо сделать в ходе исполнения намеченного.

Другой задачей, которую предстоит решать при установлении сроков исполнения, является соблюдение логической последовательности. При составлении рабочего плана проведения учебно-методической программы иногда возникает вопрос: «Что первично: курица или яйцо?» Например, что необходимо разработать в первую очередь: методическое пособие для членов участковой избирательной комиссии или учебное пособие для инструкторов-методистов? Будьте осторожны! Ответ на этот вопрос не так прост, как может показаться.

Все это также сложно потому, что вы сталкиваетесь с огромным количеством действий и мероприятий, которые необходимо связать воедино. Могу вас заверить, что вам придется подстраивать время проведения методических сборов под сроки изготовления печатных материалов, которые вы собираетесь использовать на данных занятиях. Вполне возможно, что в субъекте Российской Федерации, где вы работаете, имеются проблемы с транспортом и связью. Наверняка различные темы проводимых вами методических занятий должны быть согласованы и утверждены различными людьми. Может случиться и такое, что ваши помощники будут разбросаны по самым разным местам. Все это вам необходимо тщательно продумать.

Сделайте все возможное, чтобы все лица, задействованные в данном проекте, могли собраться вместе на заседание стратегического характера так, чтобы правая рука всегда знала, что делает левая.

Когда вы наметили планы работы, также целесообразно составить календарный график, который бы отражал все сроки, установленные для выполнения различных заданий

Составьте перечень таких заданий во временном порядке, а не в порядке важности задач. Когда вы отразите каждый намеченный срок на отдельном листе, то сможете увидеть, в каких местах нарушается последовательность, где происходит наложение сроков, а где они оказываются нереальными для исполнения

После этого вы можете вновь вернуться к своим рабочим планам и внести изменения там, где это необходимо.

ABC-анализ

Этот метод позволяет расставлять приоритеты в постановке и выполнении задач. Самые важные задачи маркируются литерой А и выполняются в первую очередь, менее важные — В и С

Эта методика делает акцент именно на важности выполнения задачи, а не на её сложности или временных затратах на их реализацию

Методика ABC базируется на трёх основных правилах:

• “A”  задачи – это самые важные задачи, занимают 15% от всех дел и приносят 65% результата. Эти задачи нельзя делегировать и их следует решать в первую очередь. В планировании времени эти задачи имеют преимущество. Руководителю в первую очередь нужно браться за дела, которые приносят больший результат. 
• “В” задачи — важные задачи, занимают 20% от всех дел и приносят 20% результата. Их выполнение можно делегировать подчинённым.
• “C” – наименее важные дела, занимают 65% дел и приносят 15% результата. Это рутинные дела и операции. Их нужно перепоручать другим сотрудникам.

Для того, чтобы воспользоваться методом АВС-анализа, нужно составить список задач на определенный период времени —  день, неделю, месяц

Затем промаркировать их А, В или С, упорядочить их по степени важности и проставить очередность выполнения

Как научиться оптимальному планированию?

Адекватное планирование позволит внести долю оптимизма, предполагая максимально короткий срок на выполнение задачи. Дополнительные отвлекающие факторы, которые нельзя сбрасывать со счетов, сделают его более реальным. Планируя действия, стоит использовать весь накопленный опыт, позволяющий сделать серьезную оценку.

При недостатке опыта не стоит спешить с оценкой времени. В этом случае рекомендуется:

• Вникнуть в нюансы поставленной задачи, разобраться в мелочах.
• Исследовать незнакомые моменты, определить насколько они вам ясны.
• Разбить большую задачу на несколько простых.
• Поставить сроки с добавлением изначальной погрешности и приступить к работе.
• Эффективно использовать имеющийся опыт для улучшения показателей и распределения времени.

Попробуйте сейчас распланировать текущие краткосрочные задачи. Определите затраты времени на решение вопросов, и на основании этого сделайте вывод о целесообразности постановки более трудоемких задач. Научившись точно определять сроки со знакомыми задачами, можно приступать к планированию на несколько месяцев, а затем и лет.

Занимайтесь саморазвитием, познавайте себя и улучшайте работу мозга, чтобы эффективнее планировать жизнь в долгосрочной и краткосрочной перспективе. Если вы нацелены на успех, полезно будет посетить онлайн-лекцию Викиум «Мир меняется. Вы успеваете за ним?». Здесь вы узнаете о скрытых возможностях вашего мозга, о том, как держать его в тонусе и добиваться высокой продуктивности. Эксперты-нейропсихологи, которые ведут лекцию, знают о мозге все, и готовы поделиться своими знаниями с вами.

Компетенции, необходимые для самостоятельного обучения

Ниже мы представим небольшой список тех компетенций, которыми желательно овладеть перед тем (можно и в процессе), как приступать к самостоятельному обучению, а также укажем ссылки на те страницы нашего интеллектуального клуба, на которых вы можете найти всю необходимую информацию:

1. Выполнять важные дела без промедлений – полезный навык, который поможет вам научиться выполнять задуманное, невзирая на сложность, в намеченные сроки. Рекомендуем вам узнать, что такое прокрастинация и познакомиться с эффективными способами борьбы с промедлением. Также вы можете изучить интересный материал на тему того, куда уходит наше время.
2. Самодисциплина – способность человека управлять собой и своим поведением, выполнять важную работу безо всяких отговорок и следовать тому, что определил для себя как образ жизни. Советуем познакомиться с материалом по развитию самодисциплины.
3. Самомотивация – умение самому влиять на себя таким образом, чтобы выполнять даже самые неприятные дела без внутреннего сопротивления, а также способность поддерживать в себе желание непрестанно добиваться целей. Можете почитать о нескольких полезных советах по самомотивации и уделить время изучению способов самомотивации (для тех, кто желает быстрее перейти к практике, предлагаем 10 практических способов самомотивации на каждый день).
4. Полезные привычки – привычки, которые позволяют действовать максимально продуктивно. Для начала можете почитать о непродуктивных привычках и узнать о том, как избавиться от вредных привычек (можно воспользоваться некоторыми приёмами борьбы с плохими привычками), а затем перейти к развитию полезных привычек.
5. Тайм-менеджмент – эффективная технология управления и использования времени, снискавшая популярность среди людей по всему миру. Этой технологии посвящён целый курс. Используйте время с максимальной пользой для себя – изучите его.
6. Память – способность человека накапливать, сохранять и воспроизводить информацию. Чем лучше будет ваша память, тем больше вы сможете запомнить и применить в жизни. Выделите несколько дней на улучшение своей памяти.
7. Логическое мышление – особый мыслительный процесс, во время которого человек оперирует логическими понятиями и конструкциями, и становится способным делать правильные выводы на основе получаемых данных. Для развития логического мышления вы можете пройти обучающий курс.
8. Творческое мышление и креативность – способность человека к выполнению различного рода задач при помощи нестандартных способов, и умение находить необычные выходы из любых ситуаций. Для освоения таких навыков специально для вас составлен прекрасный обучающий материал на тему развития креативности.
9. Скорочтение и устный счёт – ещё две наиполезнейших компетенции, помогающих человеку в жизни. Развив способность считать в уме, вы научитесь производить сложные математические операции без использования бумаги и ручки или калькулятора. А научившись быстро читать, вы сможете изучать и обрабатывать огромные массивы текстовых данных в рекордные сроки.
10. Целеполагание и планирование – два навыка, уже не раз упомянутые нами в данном уроке. Названия говорят сами за себя: освоив мастерство ставить цели, вы сможете добиваться в жизни самых высоких результатов, чего бы это ни касалось. А умение планировать станет для вас прекрасным подспорьем, как в достижении целей, так и в любой другой деятельности.

Плюс к этому, вы можете воспользоваться и ещё несколькими рекомендациями по самостоятельному обучению.

Мы искренне надеемся на то, что информация, которую вы узнали из третьего урока, сослужит вам хорошую службу в вашем рвении самостоятельно обучаться новому и познавать тонкости любого знания.

В следующем уроке мы более подробно поговорим о том, что такое мотивация в обучении, как и какие нужно ставить цели, чтобы обучение было эффективным, а также затронем вопросы управления временем и расскажем о важности развивать усидчивость и быть открытым новой информации

Создание плана

Убедившись в том, что вы успешно прошли три предыдущих этапа, можно начинать составлять сам план.

Для составления плана можно использовать специальные методики (во всех подробностях процесс составления плана изложен на этой странице) или же можно составить простой план, для чего не требуются особые знания.

Отличным примером простого плана является таблица, в графы которой внесены все необходимые данные: сроки, названия занятий и их краткая характеристика, список задач, которые нужно выполнить, пункт проверки и результат. Данная таблица может выглядеть так:

ПЛАН ОБУЧЕНИЯ НА СЕНТЯБРЬ 2015 ГОДА

Имейте в виду, что это лишь пример. Вы можете составить таблицу или просто список задач, внести любые пункты и подпункты. Самое главное, чтобы при обращении к своему плану, даже отвлёкшись от обучения на несколько дней, вы сразу же могли увидеть и понять, на каком этапе работы вы находитесь, и что следует делать дальше.

План обучения лучше всего составлять на весь период изучения необходимого предмета. В том случае, если обучение будет долгосрочным (продолжаться несколько лет), нужно составить общий план обучения, а затем разбить его на каждый учебный год. Кроме того, если у вас есть желание построить процесс своего самостоятельного обучения максимально приближенно к государственным стандартам или к стандарту обучения какого-то образовательного учреждения, вы можете изучить Федеральные государственные образовательные стандарты либо найти учебную программу интересующего вас учебного заведения и составить свой план на основе этих документов.

После того как ваш учебный план будет составлен, и вы почувствуете, что готовы приступать к обучению, начнётся основной этап – выполнение плана. Нужно просто пошагово выполнять все его пункты. Но в процессе вы будете получать много новой информации и что-то варьировать. Возможно, у вас появятся интересные мысли по поводу своего обучения и плана, которым вы руководствуетесь. Так или иначе, вы можете столкнуться с небольшим затруднением, а именно: стоит ли безукоризненно следовать своему плану или же можно в нём что-то менять?

Зачем нужно планирование личного времени?

Как нужно начинать планирование?

Человек, ставящий цель, ясно понимает ее важность и на стадии определения стратегического направления бизнеса, распределяет приоритеты своей деятельности. При этом не стоит отвлекаться на второстепенные вещи, даже если достижение цели требует терпения и больших усилий

Также не следует полагаться на удачу и думать, что может быть все случиться само собой, а нужно обязательно принимать решения.

Таким образом, необходимо научиться планировать свои действия так, чтобы они в максимальной степени отвечали поставленной цели, тем самым обеспечив эффективное планирование. По сути, планирование представляет собой выражение воли. Планирование означает, прежде всего, умение думать с опережением и предполагает системное выполнение действий для достижения цели.

Приступая к планированию, составьте себе список условий и факторов, которые оказывают на план положительное или отрицательное влияние. Постарайтесь их скомбинировать таким образом, чтобы они максимально отвечали потребностям поставленной Вами цели. Оцените составленные комбинации и выберите лучший вариант. Незаконченное планирование может привести к импровизации, что имеет шансы привести к неуверенности. Планирование осуществлять удобнее всего в блокноте.

Учет времени при планировании

Планирование бессмысленно, если не контролируется его выполнение. Оно теряет смысл, если запланированное не реализуется или ведется некачественно

В этом отношении Вам особое внимание следует уделить вопросам тайм-менеджмента, другими словами, эффективности использования времени

В последнее время фраза «время—деньги» не очень верна, поскольку время стало важнее денег. Время — это все, у нас есть в этой жизни. Можно сказать, что время и жизнь почти одно и то же. Сейчас время дороже и важнее денег. В новой экономике жизненный цикл товара может измеряться месяцами. При этом побеждает тот, кто раньше вывел данный товар на рынок, даже если затраченные денежные средства превышали предполагаемые затраты. Именно время, а не деньги определяет конкурентоспособность фирмы и ее бизнеса.

У человека 24 часа в сутки, а жизненный запас – около 200-300 тысяч часов. Поэтому все мы миллионеры с точки зрения времени. Однако насколько мы эффективно преобразовываем это время в деньги – зависит только от нас.

Хронометраж — один из способов контроля потраченного времени при планировании

Все мы стремимся уберечь свои деньги от воров, но не многие из нас могут «защитить» свое время, столкнувшись с «пожирателями времени», а его у нас воруют гораздо чаще, когда нас отвлекают от дела или нагружают ненужными делами.

У каждого человека свое понимание и восприятие времени. Чтобы наиболее эффективно его использовать, Вам необходимо осмыслить все свои привычки, поступки и отношения с внешним миром, которые влияют на формирование адекватного понимания данного фактора

Очень важно при этом учитывать и существующие национальные и культурные различия в восприятии времени и правилах его использования. Если Вам придется сотрудничать с иностранным партнером, необходимо учитывать и разницу в количестве рабочих часов, значимость пунктуальности и особенности отношения ко времени, отведённого для отдыха

Лучшие методики планирования

Проектное планирование должно начинаться с выбора методики, ведь существует большое количество способов планировки

Важно подумать не только о структуре документации, но и что будет окружать ее, создавая форму и конечный вид. Самые популярные и эффективные методы:

Балансовый метод

Эта методика позволяет внести в проект баланс и пропорциональность. Основные показатели, которые берутся в учет — требуемые ресурсы и количество, которыми располагает предприятие. Сначала прописываются задачи, а потом идет распределение работ по графику. Ресурсное распределение должно проводиться с запасом. Речь идет о материальных, финансовых и трудовых ресурсах. Подобное проектирование может осуществляться на краткосрочный период, среднесрочную перспективу или год.

Балансовый метод

Нормативный метод

Эта самая популярная методика, которой пользуются в крупных организациях

Здесь важно не только планировать, но и прогнозировать будущие задачи. Под нормой понимается — расход основного ресурса

Последние применяются для расчета потребности в ресурсах и показателей их использования. С помощью норм и нормативов обосновываются важнейшие пропорции, развитие материального производства и непроизводственной сферы, осуществляется регулирование экономики. По характеру распространения нормы подразделяются на местные, отраслевые, межотраслевые.

Одна из перспективных задач реформирования экономики состоит в том, чтобы при помощи научно обоснованных норм и нормативов обеспечить эффективное управление всеми четырьмя фазами процесса воспроизводства

В этой методике важно соблюдать баланс. Если он будет нарушен, то это повлечет срыв сроков выполнения задания или на завершение проекта просто не хватит ресурсов

Важные позиции:

• распределение;
• обмен;
• разница между нормами: потребления и производства.

Преимущества и недостатки метода! Самый простой вид планирования, который не подразумевает появления внеплановых задач. Поэтому есть риск не успеть выполнить основные задания.

Нормативный метод

Метод моделирования

Эту методику еще называют графической. Она позволяет в схемах и графиках планировать и прогнозировать рабочий процесс и эффективность производства. Моделирование предполагает конструирование модели на основе предварительного изучения объекта или процесса, выделения его существенных характеристик или признаков. Прогнозирование экономических и социальных процессов с использованием моделей включает:

• разработку модели;
• экспериментальный анализ модели;
• сопоставление результатов прогнозных расчетов на основе модели с фактичес­кими данными состояния объекта или процесса;
• корректировку и уточнение модели;
• внесение изменений или перенос продукта в отложенные задачи.

В зависимости от уровня управления экономическими и социальными процессами различают макроэкономические, межотраслевые, межрайонные, отраслевые, региональные модели и модели микроуровня. Последние подразумевают будущее прогнозирование и развитие фирмы. В России многие современные предприятия предпочитают составлять план по этой методике.

Преимущества и недостатки метода! Метод значительно повысит эффективность труда, но он подойдет далеко не всем. Методика сложна и идеальна для долгосрочного планирования.

Прогнозирование

Как сделать свой план развития?

Планирование начинается с осознания жизненных ожиданий в главных жизненных направлениях. Опять сначала понимание собственных приоритетов, а уж потом цели и планы. Иначе есть риск  потерять интерес к результатам, так их не достигнув или, достигнув, разочароваться.

Поэтому перед началом планирования первый шаг – понимание результатов, на достижение которых будут направлены главные силы.

Если речь идет о плане саморазвития, запишите, чего вы хотите от жизни через 25 лет. К каким из этих достижений  вы придете уже через 10, 5 лет?

Эта работа, кажущаяся простой на первый взгляд, помогает понять, что на самом деле важно и чего (каких свершений) мы от себя ожидаем. Второй шаг – осознание, что любые результаты – итог регулярной работы на их достижение

Этот процесс подробно описан здесь

Второй шаг – осознание, что любые результаты – итог регулярной работы на их достижение. Этот процесс подробно описан здесь.

Третий шаг – стратегия достижения результата. Это обобщенный план движения от текущих (сегодняшних) личных результатов к желаемым. Чтобы лучше понять суть вопроса, есть специальный материал «Стратегия и тактика. Кто главнокомандующий в вашей жизни?», для отработки практического умения проект «Секреты хорошего планирования или как создать план саморазвития».

Четвертый шаг – план саморазвития на год, месяц, неделю. План работы для последующих промежутков времени является частью предыдущих. Например, план работы на год – часть пятилетнего плана, план работы на месяц – часть годового, на неделю – месячного. В этих планах, привязанных ко времени (неделя, месяц, год) отражаются конкретные дела (действия), которые в совокупности приведут к желаемому результату. Для лучшего понимания и практического развития умения в проекте «Секреты хорошего планирования или как создать план саморазвития» материал «День восьмой».

Чтобы планирование стало системой, а не одноразовыми набросками, важно, чтобы ежедневные дела были подчинены достижению больших желаемых жизненных результатов. Для этого в соответствии с приоритетами, строится стратегический долгосрочный план, отражающий крупные этапы движения к целям, согласно нашим жизненным ожиданиям

Он конкретизируется тактикой ежедневных дел, которые в совокупности шаг за шагом последовательно приведут к  глобальным результатам.

Все вышесказанное можно проиллюстрировать понятным примером.

Вы мечтаете построить собственный дом. Пока это мечта, на основе которой вы ставите цель, что через четыре года на дачном участке возведете двухэтажный дом по готовому проекту.

Дальше стратегический план, в котором:

• первый год – внешние коммуникации и фундамент;
• второй год – стены и крыша;
• третий год – окна, двери, внутренние коммуникации;
• четвертый год – внутренняя отделка.

Каждый крупный период (год) в стратегическом плане – только направление работы. А дальше в оперативном плане (на год, месяц, неделю) ближайшее направление детализируется через реальные действия. К примеру, планируя в первый год залить фундамент, нужно: разметить расположение фундамента на участке, выкопать котлован, поэтапно залить фундамент. Таким образом, направление сделать фундамент обрастает реальными делами, выполняя их друг за другом, вы в итоге получите результат первого года работы – фундамент под дом. Результаты каждого этапа на протяжении четырех лет сложатся в решение цели – готовый дом на дачном участке.

План саморазвития подобен плану вашей новой стройки – строительству самого себя. Ничего не берется из ниоткуда. Для любых изменений нужны время и работа над собой, воля и характер. А цели и планы помогут выкристаллизовать вектор движения и облегчить, подобно карте, путь в незнакомой местности.

Узнать подробнее о марафонах и обучающих программах можно здесь

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Елена Ветштейн

Техника SMART

Планирование по технике SMART помогает сформулировать конкретную и реальную цель, после чего появляется план, как её реализовать.

SMART — первые буквы слов, характеризующие цель:

Specific – цель должна быть конкретной, важно сформулировать конечный результат, к которому вы стремитесь. Например, открыть рыбный ресторан в Москве.
Measurable — цель должна быть измеримой

Измерьте желаемый результат количественно. Например, «Через год после открытия ресторана его прибыль должна составлять 1 миллион рублей».
Attainable – цель должна быть достижимой, важно учитывать особенности бизнеса, конкуренцию и т.д. Лучше не открывать рыбный ресторан, если вы и ваши партнёры ничего не понимаете в рыбе и ресторанном деле.
Relevant – цель должна быть актуальной. Она должна соответствовать стратегическому плану компании и не противоречить другим целям и тенденциями на рынке. Открывать ресторан в локдаун — не очень мудрое решение, а вот организовать службу доставки еды — вполне.
Time-bounded – цель должна быть определена во времени и иметь чётко установленные временные рамки. Например, открытие ресторана должно пройти в мае 2022 года.

Подобный подход поможет понять, какие действия нужно предпринять, чтобы достичь результата. 

Все методы планирования можно использовать как поодиночке, так и одновременно. Поэкспериментируйте с разными вариантами и определите стратегию наиболее подходящую для вашей команды. Начните внедрять планирование и вы увидите, какой это невероятно эффективный инструмент, помогающий достигать результатов.

Итого

За счет современных способов сбора, доступного Интернета, анализа, передачи и хранения информации, мы стали успевать делать гораздо больший объем работы, нежели раньше. Средства коммуникации теперь избавляют нас от необходимости быть привязанным к определенному месту, скоростные средства передвижения значительно сокращают время, затраченное на преодоление различных расстояний. В результате за счет совершенствования нашей системы актуальнее становится для нас процесс планирования и рационального использования времени. Это основная причина, зачем нужно планирование своей деятельности.

    Метки: время, организация, планирование