У меня удаленный сотрудник. что об этом знать?

ПРИКАЗ

20 марта 2021 г.

г. Москва

№ 1-П

О переводе на дистанционную работу

В соответствии с достигнутым согласием ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Перевести на дистанционную работу менеджера отдела продаж Петрова Игоря Александровича с 23 марта 2021 года.
2. Сохранить за Петровым И.А. обязанность выполнения его трудовых функций в полном объеме, в той же должности и с тем же окладом.
3. Отделу кадров данные о времени, отработанном Петровым И.А. в течение месяца, подавать в бухгалтерию как за полный месяц работы при отсутствии документов, подтверждающих наличие в этом месяце нерабочих периодов (отпуск, больничный).

Основания:

1. Заявление Петрова И.А. от 19.03.2020 о переводе на дистанционную работу с 23.03.2020.
2. Дополнительное соглашение от 20.02.2020 № 1 к трудовому договору от 11.02.2018 № 135.

Директор

Борисов

Борисов А. С.

Как оформить переход на дистанционку

В договор о дистанционной работе включите такие пункты:

• Место выполнения трудовых функций.

• Постоянный или временный характер работы ( ТК РФ).

• Период, в рамках которого сотрудник будет работать удаленно ( ТК РФ).

• Порядок, по которому стороны обмениваются электронными документами, выходят на видеосвязь ( ТК РФ).

• Формат и сроки отчетности сотрудника о проделанной работе ( ТК РФ).

• Сроки выплаты и суммы компенсаций, которые работодатель обязуется выплачивать работнику за использование личного оборудования и иных средств, необходимых для работы ( ТК РФ).

• Режим рабочего времени и времени отдыха ( ТК РФ).

• Порядок предоставления работнику, который трудится удаленно на постоянной основе, отпусков, включая ежегодный оплачиваемый ( ТК РФ).

На основании трудового договора издайте приказ по форме № Т-1. В нем, по строке «Условия приема на работу, характер работы» укажите, что сотрудник будет работать в дистанционном режиме (ч. 1 ст. 68, ТК РФ).

Если сотрудник изначально работал по месту нахождения работодателя, а затем его перевели на дистанционный формат, то заключите дополнительное соглашение к трудовому договору и издайте приказ о переводе (ст. 72, ТК РФ).

Трудовой договор может быть прекращен на общих основаниях. Также ТК РФ предусматривает дополнительные основания ( ТК РФ). Например, если сотрудник не взаимодействует с работодателем по рабочим вопросам более двух рабочих дней с момента обращения работодателя (письмо Роструда от 30.03.21 № ПГ/05823-6-1).

Постоянная и временная работа на дистанционке: в чем отличия?

В случае перевода на постоянную работу сотрудник переводится на удаленку на весь период действия заключенного с ним договора, к примеру, бессрочно.

Это важно знать! Причины для перевода на такой вид режима работы не важны, достаточно лишь прийти сторонам к обоюдному согласию в этом плане. Однако следует учесть, что при заключении подобного соглашения, вернуть сотрудника на работу в офис не удастся без его согласия.. Для такого перевода оформляется допсоглашение и издается соответствующий приказ

В допсоглашении должны быть указаны индивидуальные условия работы. Это может быть особый рабочий график, отличающийся от графика коллег

Для такого перевода оформляется допсоглашение и издается соответствующий приказ. В допсоглашении должны быть указаны индивидуальные условия работы. Это может быть особый рабочий график, отличающийся от графика коллег.

После подписания допсоглашения оформляется приказ. Данный документ не предусматривает унифицированной формы

Важно лишь указать:

• факт перевода на дистанционную работу;
• дату, когда сотрудник приступает к работе;
• данные работника.

В «Основаниях» допустимо сослаться на положения допсоглашения, инициативу самого работодателя или заявление сотрудника. Приказ подписывается сотрудником и может быть выслан ему на электронный адрес. В подтверждение этому сотрудник вправе приложить скан-копию данного документа со своей росписью.

Норм о переводе на временный формат дистанционной работы не существовало в ТК РФ до 01.01.2021 г. Сейчас ситуация упростилась, поскольку был принят ФЗ № 407. Такой формат работы возможен на срок не больше полугода, однако лимита по количеству периодов работы на удаленке в данном промежутке времени не установлено.

Пошаговая инструкция очень простая:

• оформление допсоглашения, в котором прописываются условия выхода в офис или продолжения дистанционной работы;
• издание приказа со ссылкой на допсоглашение;
• подписание документов обеими сторонами (безусловно, возможно в дистанционном формате).

Как оформить, если переводит работодатель

• согласие;
• приказ;
• внесение информации в личную карточку.

При временной перестановке обозначается срок — не больше года, после которого сотрудник возвращается на прежнее место. Условия трудового контракта не меняются, запись в трудовой книжке не делается. При постоянном — условия меняются. Стороны заключают новый трудовой договор или дополнительное соглашение к старому. Работодатель делает запись в трудовой. Организация предлагает сотруднику один из вариантов перемещения:

• с повышением и новым уровнем оплаты;
• на позицию аналогичного уровня;
• по сокращению штата;
• в филиал, при переезде самой организации и др.;
• на освободившееся место или вновь появившуюся вакансию;
• на рабочее место с облегченным перечнем обязанностей на время беременности;
• с понижением, если аттестация установила несоответствие занимаемой должности.

Важно обосновать решение:

• по медицинскому заключению, ограничивающему виды трудовой деятельности;
• по сокращению штата или численности;
• в связи с изменением организационной структуры (в том числе в связи с изменением адреса расположения организации);
• по инициативе работодателя с согласия сотрудника.

Законодатель разрешает перемещения в рамках необходимых действий по увольнению.

В остальных случаях необходимо полностью соблюдать процедуру:

1. Уведомите сотрудника в письменном виде под подпись.
2. Получите письменное согласие.
3. Издайте приказ.
4. Составьте допсоглашение.
5. Внесите запись в трудовую книжку или форму СЭА-ТД (при постоянном переходе).
6. Сделайте запись в личной карточке сотрудника.

Письменное согласие можно получить в виде отметки на служебной записке, предложении о переходе на новое место.

Иногда согласие оформляют отдельным документом.

Новые правила рабочего времени и времени отдыха удаленного работника

Как и действующие нормы, новая редакция статьи 312.4 ТК РФ предоставляет сотруднику право самому определить режим рабочего времени, если он не определен в коллективном или трудовом договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения профсоюзного органа. Однако новые нормы (в отличие от действующих) установили круг вопросов, которые работник и работодатель могут согласовать.

Это:

• режим рабочего времени удаленного работника (если режим рабочего времени не определен, работник определяет его по своему усмотрению);
• продолжительность и (или) периодичность выполнения удаленной работы при временной дистанционной работе;
• условия и порядок вызова работодателем удаленного работника для выполнения им работы на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе;
• порядок предоставления удаленному работнику, работающему удаленно на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и других видов отпусков.

По новым правилам время взаимодействия удаленного работника с работодателем (например, переговоры, телефонные звонки, видеоконференции) включается в рабочее время работника. Сейчас этот вопрос законом не урегулирован.

Случаи оформления

Кадровым работникам следует помнить случаи, при которых подписание дополнений к основному контракту выглядит обоснованным:

• Смена должности в пределах той же организации.
• Изменение оплаты труда.
• Новое название должности или подразделения.
• Изменение режима работы.
• Ввод новых компенсаций, гарантий.
• Установление нового срока действия.
• Ввод обязанностей по дополнительным работам.
• Изменение условий труда по результатам аттестации.

Помимо ввода новых положений, из договора могут исключаться отдельные пункты. Так происходит при отмене компенсаций при работе на вредном производстве по причине улучшения условий на рабочем месте, что было предварительно зафиксировано в результатах спецоценки.

Перевод

К числу распространенных поводов для изменений служит перевод человека на новую должность с формированием новых условий трудовой деятельности, оплате, обязанностей и т.д. Согласно положениям ст. 57 ТК РФ, указание должности входит в перечень обязательных параметров договора. Поэтому, когда сотрудник переводится на новую должность, через допсоглашение меняют и остальные пункты, связанные с изменившимся характером работы.

Скачайте

  Пример доп. соглашения при переводе (38,0 KiB, 350 hits)

Перевод работника часто выполняют по медицинским показаниям, когда работа на прежней должности по состоянию здоровья невозможна.

Помимо подписания допсоглашения, администрации предприятия необходимо издать приказ о переводе работника на другую работу, зафиксировав момент перехода к другим обязанностям и условиям оплаты.

При реорганизации

В контракте с работником обязательно указывают точное название сторон. Для наемного сотрудника это фамилия, имя, отчество, а для организации – точное юридическое название. Договор будет действовать до тех пор, пока не произойдут изменения в наименовании сторон.

При реорганизации, слиянии компаний, разделении организации на несколько отдельных компаний со сменой названия работодателя, договор необходимо корректировать через подписание дополнительного соглашения в связи с переименованием. В отличие от нового трудоустройства, нет необходимости в переоформлении трудового контракта. Достаточно сделать и согласовать с работником дополнительное соглашение к договору по образцу, установленному на предприятии.

В процессе смены названия работодателя могут меняться условия, обязанности, проводиться повышение оклада, поскольку предстоит работа с другим юридическим лицом. Часть положений прежнего контракта могут быть аннулированы при смене организации.

Изменение данных о работнике

Поскольку работник является стороной трудовых отношений, при смене фамилии, имени, любых личных данных надлежит подписать приложение по аналогии с соглашением при реорганизации компании.

После того, как работник меняет данные в ФИО, по закону, необходимо получить новый паспорт, а значит отношения с работодателем также подлежат переоформлению с внесением информации из полученного паспорта. После замужества работницы предстоит не только подписывать допсоглашение, но и вносить изменения в трудовую и личную карточку.

Совмещение должностей

Законодательство о труде предполагает наделение работника дополнительными рабочими функциями. На основании ст.60.2 ТК ТФ, работодатель оформляет с сотрудником новый документ с указанием дополнительных поручений, режима работы и причитающейся доплатой за совмещение должностей и другими условиями труда.

Потребность в допсоглашениях часто возникает в связи с периодическим уходом персонала в отпуск, либо в период отсутствия человека на работе по причине временной нетрудоспособности. В таком случае, предстоит отдельно указать не только информацию о новой ставке, но и сроке исполнения обязанностей совместителя.

Подобная ситуация, как правило, возникает в период отпусков либо же в связи с болезнью одного из основных сотрудников и подразумевает совмещение двух должностей на определенное время. Если период замены не превышает 1 месяца, обходятся без заключения нового соглашения – достаточно издать внутренний приказ.

Круг обязанностей, который изначально прописывается в трудовом договоре, увеличивается, не говоря уже об оплате, соответственно данные нюансы должны быть закреплены уже и в соглашении.

Повышение оклада

Оплата труда относится к основным пунктам трудового контракта, поэтому любые изменения суммы договора надлежит оформить через допсоглашение. Для фиксации новой зарплаты используют типовой вариант документа с обязательным включением новых сведений об условиях начисления заработка в новой редакции.

Скачайте

  Образец дополнительного соглашения при изменении оклада (37,0 KiB, 386 hits)

Как получить отсрочку по взносам

С отсрочкой взносов все сложно. Заочно чиновники уже решили, что отложат для работодателей сроки уплаты взносов. Но постановления правительства и распоряжений ФНС мало.

Кого затронет отсрочка:

• Компании в сфере туризма и авиаперевозок (период действия – до 01.05.2020, поручения Правительства РФ в части налогов, взносов от 18.03.2020, информация ФНС России от 18.03.2020);
• Компании, занятые в области физической культуры и спорта, а также искусства, культуры и кинематографии(период действия – до 01.05.2020, поручение М. Мишустина от 20.03.2020);
• Микропредприятия(период действия – с марта 2020 года на 3 месяца, п. 3.2. Плана первоочередных мероприятий по обеспечению устойчивого развития экономики в условиях ухудшения ситуации в связи с распространением новой коронавирусной инфекции, утв. Председателем Правительства РФ 17.03.2020);
• Отрасли экономики, оказавшиеся в сложной ситуации из-за коронавируса(период действия – с 30.03.2020 на 3 месяца, п. 2.10 Плана первоочередных мероприятий, утв. 17.03.2020).

Чтобы официально отложить сроки уплаты взносов, нужны поправки в Налоговый кодекс. Сегодня состоится заседание правительства РФ, на котором кабмин рассмотрит проект №862653-7 о возможности введения с 1 января до 31 декабря 2021 года отсрочек по уплате налогов и страховых взносов. В условиях пандемии коронавируса правительство РФ может получить право откладывать сроки уплаты взносов по любым налогам не только предприятиям и отраслям, но и физическим лицам.

Что касается письма ФНС, то, как мы понимаем, налоговики до мая не будут принимать решение о взыскании взносов, если не нарушается 2-месячный срок, рассчитываемый с даты, когда должно быть исполнено требование об уплате налога.

Составляем приказ

После того как заявление написано и внесены изменения в трудовой договор с сотрудников подходит время издания приказа приказ о работе на дому в отпуске по уходу за ребенком. Единой утвержденной формы такого приказа нет, поэтому его можно составить в произвольной форме. Главное, чтобы документ содержал все необходимые реквизиты первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1) (подробнее об этом см., «Первичный документ: указываем обязательные реквизиты»):

• название;
• дата составления;
• название организации, которая составила документ;
• место совершения операции;
• описание операции;
• подпись и расшифровка подписи ответственного лица, а также наименование его должности.

Чтобы облегчить труд читателей, наши эксперты подготовили образец приказа о работе на дому в отпуске по уходу за ребенком.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Документы для перевода на дистанционную работу в связи с коронавирусом

Минтруд РФ назвал лучшим решением для работодателей — временный переход на работу в условиях дома. Дистанционному трудовому режиму посвящена гл.49.1 ТК РФ.

Удаленная работа означает выполнение должностных обязанностей работниками в условиях дома, а не на рабочем месте на территории работодателя. То есть меняется место работы. Так как данное условие всегда прописывается в трудовом договоре, то для перевода сотрудников необходимо оформить ряд документов. Одних слов не достаточно.

В частности, работодатель обязан составить:

• приказ о переводе на удаленку;
• дополнительное соглашение к трудовому договору о новых условиях труда в удаленном режиме.

Данные документы должны составляться после получения согласия от работника на дистанционный режим работы на период коронавируса.

Категорически не рекомендуется нарушать ТК РФ, насильно отправляя работников в отпуска за свой счет или увольняя их. В подобных случаях сотрудники могут жаловаться в Трудовую инспекцию, которая обещает особо тщательно расследовать такие жалобы.

Обязательно ли оформлять приказ для перехода на удаленку?

Да, приказ обязателен для оформления перевода трудящихся на удаленный рабочий режим в условиях коронавируса.

Работник четко должен понимать, что без оформления приказа его рабочее место — на территории работодателя, о чем есть упоминание в трудовом договоре. Если приказа нет, доп соглашение о новом рабочем месте не составлено, то сотрудник обязан явиться на свое трудовое место с целью выполнение обязанностей. Невыход может расцениваться как прогул — грубое нарушение ТК РФ, за которое можно уволить по п.6 ст.81 ТК РФ.

Только после ознакомления с приказом сотрудник вправе остаться дома для выполнения рабочих обязанностей.

Поэтому пошагово работодатель должен продумать действия по организации удаленной работы, получить письменные согласия сотрудников работать дистанционно, оформить приказ о переводе персонала на удаленку и подписать доп соглашения, где прописан срок перевода и адрес нового места работы (домашний адрес).

Как оформить распоряжение об удаленном режиме?

Прежде всего, работодатель должен подумать, кого именно он может перевести на удаленную работу, для кого можно организовать нормальную трудовую деятельности, а для кого нет, чем нужно обеспечить дистанционного сотрудника, как с ним будет осуществляться связь, обмен документами.

Далее предлагается работнику перейти на удаленный режим, написав предварительно заявление о согласии на удаленку на время коронавируса.

Если переводу подлежит один конкретный сотрудник, то текст приказа составляется в следующем порядке:

• реквизиты организации;
• реквизиты документа (название, номер, дата, заголовок);
• основание издания приказа — заявление или согласие работника;
• причина издания — угроза коронавируса;
• распоряжение перевести сотрудника на дистанционную работу (ФИО и должность);
• время перевода — границы периода удаленного режима, по истечении которого сотрудник должен явиться на рабочее место;
• распоряжение о сохранении обязанностей за работником согласно должностной инструкции, а также его заработка на временный период угрозы коронавируса;
• поручение заключить дополнительное соглашение с сотрудником о новых трудовых условиях на время коронавируса;
• поручение ответственному лицу организовать удаленный доступ к рабочем компьютеру из дома сотрудника;
• поручение ответственному лицу донести до работника вводимые изменения.

Ознакомиться с распоряжением обязаны все ответственные лица, фамилии которых приведены в тексте приказа.

Пример оформления, если переводится на удаленку один работник:

Если переводу подлежит несколько сотрудников или весь персонал организации, то в приказе нужно также привести полный перечень всех переводимых на дистанционную работу трудящихся.

Пример оформления, если перевести нужно группу лиц:

Скачать образцы

Ниже приведены ссылки на скачивание приведенных выше примеров в формате word.

Текст примерный и может быть изменен в случае необходимости.

Этапы заполнения приказа о приёме на работу по форме Т-1

Приступая к заполнению, помните: никаких ошибок, описок и исправлений в документе быть не должно. Поправить написанное можно, при этом необходимо поставить печать предприятия и написать “исправленному верить”, а также расписаться должностному лицу, ответственному за кадры, или руководителю. Но проще, если совершена ошибка, приказ уничтожить и создать новый.

То, что вам необходимо заполнить в приказе о приёме сотрудника на работу ниже в изображениях выделено жёлтым маркером. Остальные поля по умолчанию присутствуют в образце приказа и в корректировке не нуждаются.

Итак, первым делом вписывается наименование организации, в нашем случае — ООО “Великий лес”.
Далее — номер документа и его дата.

Нумеровать данные документы можно произвольным образом, но, разумеется, любая кадровая служба делает это по порядку.
В нашем случае приказ составлен 14 февраля 2017 года, номер документа 24.

Графа “принять на работу” содержит два поля для ввода. Причем первое поле должно быть заполнено в любом случае. Это дата, с которой сотрудник приступит к своим должностным обязанностям.
Второе поле чаще всего оказывается пустым, поскольку предприятие по умолчанию принимает работников бессрочно. Однако, если конечный срок присутствия работника на должности установлен трудовым договором, он обязательно должен быть отражен в этой графе.

Далее штатно заполняем ФИО сотрудника в именительном падеже, структурное подразделение (если оно у вашего предприятия присутствует), должность и непосредственно условия работы на этой должности.

Внимание! Заполнение всех полей приказа о приёме сотрудника на работу должны соответствовать заключенному ранее трудовому договору между сотрудником и работодателем

Заполняем поле “оклад” и “премия”. Если премии не предусмотрено (как в нашем примере), последнее поле оставляем пустым.

Также если в трудовом договоре содержится условие испытательного срока, то это должно быть отражено в приказе. В бланке по умолчанию указано “месяц(ев)”, вы же можете исправить на “недели”, если вам необходим срок короче. В примере как раз мы так и поступили.

Поле “основание” — это составная часть приказа, где должны содержаться дата и номер документа, на основании которого составлен данный приказ. В нашем случае — трудовой договор.

После составления приказа, должностное лицо, либо руководитель ставит свою подпись, её расшифровку, вписывает свою должность. Затем даёт приказ на ознакомлении сотрудника, который должен удостовериться, что все сведения в приказе соответствуют ранее заключенному трудовому договору. Если никаких расхождений не замечено, сотрудник смело ставит свою подпись и с назначенной даты может приступать к обязанностям.

Какие на это причины

Потребность в кадровых перемещениях может появится в любое время трудовых взаимоотношений работодателя с подчиненным. В качестве причины могут стать организационные мероприятия на фирме или потребность в переводе подчиненного по медицинским рекомендациям.

Наиболее часто перевод работающего лица может осуществляться по следующим причинам:

1. Собственное желание подчиненного сменить работу или вакансию.
2. Сокращение штата на фирме.
3. Медицинские рекомендации.
4. Создание новых структурных отделов и филиалов на фирме.
5. Подмена другого работника.
6. Открытие новой вакансии на фирме.
7. Переезд фирмы в другую местность.
8. Повышение или понижение подчиненного в должности.

Допускаются другие основания для перевода, если они будут уважительными, и не будут идти в противовес ТК РФ.

Процедура перевода во всех вариантах одинакова:

• Заключается дополнительное соглашение, устраивающее обе стороны.
• Издается распоряжение о переводе с оформлением трудовой книжки.

Перевод работника на другую работу в соответствии с медицинским заключением

Работника, нуждающегося в переводе на другую работу в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, с его письменного согласия работодатель обязан перевести на другую имеющуюся у работодателя работу, не противопоказанную работнику по состоянию здоровья.Если работник, нуждающийся в соответствии с медицинским заключением во временном переводе на другую работу на срок до четырех месяцев, отказывается от перевода либо соответствующая работа у работодателя отсутствует, то работодатель обязан на весь указанный в медицинском заключении срок отстранить работника от работы с сохранением места работы (должности). В период отстранения от работы заработная плата работнику не начисляется, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым Кодексом, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.Если в соответствии с медицинским заключением работник нуждается во временном переводе на другую работу на срок более четырех месяцев или в постоянном переводе, то при его отказе от перевода либо отсутствии у работодателя соответствующей работы трудовой договор прекращается в соответствии с пунктом 8 части первой статьи 77 Трудового Кодекса.Трудовой договор с руководителями организаций (филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений), их заместителями и главными бухгалтерами, нуждающимися в соответствии с медицинским заключением во временном или в постоянном переводе на другую работу, при отказе от перевода либо отсутствии у работодателя соответствующей работы прекращается в соответствии с пунктом 8 части первой статьи 77 Трудового Кодекса. Работодатель имеет право с письменного согласия указанных работников не прекращать с ними трудовой договор, а отстранить их от работы на срок, определяемый соглашением сторон. В период отстранения от работы заработная плата указанным работникам не начисляется, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым Кодексом, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

Перевод сотрудника контрактной службы на другую должность

В контракт, заключаемый с сотрудником органов внутренних дел, назначенным на должность в органах внутренних дел, по которой предусмотрена ротация, включается положение о возможности перевода сотрудника в установленном порядке на иную равнозначную должность, в том числе в другую местность, а в случае его отказа — о возможности перевода в установленном порядке на нижестоящую должность или увольнения со службы в органах внутренних дел.

Условия контракта могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме, за исключением случаев, предусмотренных частью 1 статьи 35 Федерального закона от 30.11.2011 N 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».