Как правильно оформить приказ об увольнении за прогул

Содержание

Приказ об увольнении за прогул формируется в свободной форме. Ранее предполагалось, что работодатели обязаны применять при составлении приказа об увольнении форму Т-8, которая утверждена постановлением Госкомстата в 2004 году.

Но несмотря на добровольность применения формы №Т-8, большинство работодателей предпочитают именно ее. Во-первых, она содержит все обязательные сведения для приказа об увольнении, что снижает риск его оспаривания. Во-вторых, многие специализированные бухгалтерские программы формируют ее автоматически. В-третьих, она удобна для заполнения.

Приказ об увольнении независимо от причины расторжения трудового договора должен содержать следующие сведения:

• информация о работодателе: форма собственности, полное наименование (или ФИО индивидуального предпринимателя);
• номер приказа об увольнении и дата его подготовки;
• указание на дату заключения и расторжения трудового договора;
• сведения о работнике: ФИО увольняемого сотрудника, его должность, подразделение (отдел);
• подпись руководителя, ее расшифровка и печать организации (если таковая имеется).

Специфика приказа об увольнении за прогул состоит в том, что в графе с основанием расторжения трудового договора приводится ссылка на пп. «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса, а также указывается дата (или временной период) совершенного прогула.

В приказе в обязательном порядке должны содержаться ссылки на подтверждающую совершение дисциплинарного проступка документацию: акт о совершенном прогуле, требование о предъявлении объяснений, саму объяснительную (если таковая поступила от сотрудника) и докладную начальника работника.

Также в приказ включается ссылка на мотивированное мнение профсоюза, если таковой имеется на предприятии, и увольняемый работник является его членом.

Стоит отметить, что дата приказа может не совпадать с датой увольнения. В частности, речь идет о случае, когда работник вообще не приступил к своим трудовым обязанностям и не появился на работе (письмо Роструда от 2006 года №1074-6-1). Если же он начал работать после прогула, то его увольняют датой последнего рабочего дня.

Образец документа: бланк приказа об увольнении за прогул можно скачать здесь. Указанный образец расторжения трудового договора за прогул актуален и для текущего года.

После того как приказ об увольнении издан, информация об этом должна быть передана в журнал регистрации приказов (если такой ведется в организации). Работодателю следует ознакомить с ним сотрудника в течение 3 рабочих дней. Работник должен указать на то, что ознакомлен с текстом приказа и расписаться за это.

Нередко бывает, что сотрудник не может по объективным причинам подписать приказ и ознакомиться с ним (по причине отсутствия на рабочем месте) или отказывается расписываться. Об этом факте работодателю следует составить специальный акт и внести специальную отметку на приказе. Обычно приказ подписывает сам составитель (сотрудник отдела кадров) и двое других сотрудников организации, которые стали свидетелями отказа.

На основании приказа об увольнении вносится отметка в трудовую книжку о расторжении договора. По запросу работодатель обязан предоставить сотруднику копию приказа об увольнении или выписку из него. Приказ об увольнении передается сотруднику на руки в последний рабочий день вместе с остальными документами.

Как оформить увольнение

Поскольку увольнение за прогул одновременно является мерой
дисциплинарного взыскания, проводить его надо по правилам статьи 193
Трудового кодекса РФ. Как только сотрудник появится на работе,
необходимо потребовать у него письменное объяснение причин отсутствия.

Если
объяснение не будет предоставлено в течение двух рабочих дней,
составить акт в присутствии двух-трех свидетелей. Затем нужно издать приказ об увольнении
и ознакомить с ним сотрудника под роспись не позднее дня увольнения
(форма приказа № Т-8 утверждена постановлением Госкомстата России от
5января 2004 г. № 1). Как правило, приказы о применении мер
дисциплинарного взыскания в виде увольнения издаются непосредственно в
день увольнения. При отказе сотрудника подписать приказ составьте акт
об отказе от подписи. После издания приказа можно вносить запись об
увольнении в ТРУДОВУЮ КНИЖКУ сотрудника и личную карточку формы № Т-2.
Помните, что увольнение нужно провести не позднее одного месяца со дня
обнаружения прогула (ст. 193 ТК РФ).

При этом средний заработок восстановленному сотруднику взыскивается
не с первого дня невыхода на работу, а со дня издания приказа об
увольнении, поскольку только с этого времени прогул является
вынужденным (п. 41 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17марта
2004 № 2).

Если вы уверены, что причина отсутствия сотрудника не является
уважительной и он не будет предъявлять претензий, можно оформить
увольнение. Но учтите, что если впоследствии сотрудник появится и
представит оправдательный документ, вам придется восстановить его на
работе с оплатой времени вынужденного прогула. К тому же при таком
увольнении не будет полностью соблюдена предусмотренная законом
процедура расторжения трудового договора. Ведь сотрудник должен
написать объяснительную записку, ознакомиться под роспись с приказом об
увольнении (ст. 193 ТК РФ).

Розыск сотрудников в обязанности кадровика не входит. Поэтому
полагаем, что будет достаточно позвонить по всем номерам телефонов,
которые оставил вам сотрудник и, если звонки окажутся безрезультатными,
направить по всем адресам, оставленным сотрудником, уведомления о
необходимости явиться и объяснить причины отсутствия. Одновременно с
этими мерами вы можете заявить об исчезновении сотрудника в милицию и
ждать результатов розыска. Очень долгое отсутствие (год и более) дает
вам право обратиться в суд с заявлением о признании сотрудника
безвестно отсутствующим либо умершим (ст. 42 и 45ГКРФ). Гражданин
признается безвестно отсутствующим, если в течение года в месте его
жительства нет сведений о том, где он находится, и объявляется умершим,
если таких сведений нет в течение пяти лет.

После того как суд
удовлетворит заявление, можно будет расторгнуть трудовой договор по
пункту 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса РФ.

Вполне допустимо принять на это место другого сотрудника по срочному
трудовому договору. При этом в договоре и приказе о приеме на работу
нужно указать, что он принимается для замены временно отсутствующего
сотрудника, за которым в соответствии с законом сохраняется место
работы (ч. 2 ст. 59 ТК РФ). Другой вариант — ввести в штатное
расписание еще одну единицу курьера и принять на нее сотрудника на
неопределенный срок. Если эти варианты по каким-то причинам не
подходят, оформите совмещение должностей, при котором кто-либо из
сотрудников фирмы будет выполнять наряду со своими прямыми
обязанностями и работу курьера за соответствующую доплату. При
совмещении заключается дополнительное соглашение к трудовому договору с
указанием размера доплаты. В нем необходимо оговорить, какие
обязанности и по какой должности сотруднику предстоит выполнять. Такое
соглашение лучше заключать без указания срока — ведь неизвестно, когда
появится пропавший сотрудник.

Если вы не оформляете увольнение, не нужно делать никаких записей в
трудовую книжку. Храните книжку в обычном порядке в отделе кадров до
тех пор, пока вопрос не решится окончательно. Когда увольнение
(например, в связи с признанием сотрудника безвестно отсутствующим)
будет оформлено, а сотрудник или его родственники не явятся за трудовой
книжкой, ее нужно будет хранить отдельно от других книжек в течение
двух лет, а затем передать в архив на 50-летнее хранение (пункт 43
лПравил ведения и хранения трудовых книжек»).

Скачать кадровую программу учёта сотрудников и автоматизации отдела персонала для кадровиков «Отдел кадров 2020»

Как оформить прогул

Для того чтобы оформить прогул, на практике чаще всего используют следующие документы: акт, а также распечатку данных системы электронного входа-выхода (если такая система установлена). Дополнительно может быть составлена докладная записка. Кроме того, отсутствие на работе отражается в табеле учета рабочего времени.

Прежде чем зафиксировать прогул, сверьтесь с документами, регулирующими рабочее время работника, например с трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка (ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100, ч. 4 ст. 189 ТК РФ). Убедитесь, что рабочее время прописано правильно и работник ознакомлен с указанными документами под подпись. Иначе будет сложно доказать вину работника в прогуле и законность применения к нему взыскания.

Далее расскажем подробнее, как составить акт, докладную записку о прогуле и правильно зафиксировать отсутствие работника в табеле.

Как составить акт об отсутствии работника на рабочем месте

Акт об отсутствии на рабочем месте более четырех часов подряд составьте в произвольной форме, поскольку нормативно установленной нет. Рекомендуем указать в нем, в частности:

• факт проступка;
• время явки работника на работу и длительность его отсутствия (в минутах, часах);
• лиц (не менее трех), засвидетельствовавших факт проступка;
• подписи названных лиц.

По возможности укажите в акте неблагоприятные последствия для вас, вызванные отсутствием работника, если они известны на момент составления акта (например, срыв встречи с клиентом и риск его потери).

С помощью акта вы сможете доказать, что работник совершил проступок и вы обоснованно применили к нему взыскание.

Как составить докладную записку о прогуле

Докладную записку об отсутствии работника на рабочем месте (о прогуле) составьте в произвольной форме, так как нормативно утвержденной нет. Ее, как правило, составляет непосредственный руководитель отсутствующего работника. Рекомендуем, чтобы в ней были отражены:

• факт проступка;
• время явки работника на работу и длительность его отсутствия (в минутах, часах);
• ссылка на документ (например, трудовой договор), которым регулируется рабочее время, и на конкретный пункт в нем, который работник нарушил;
• Ф.И.О., должность и подпись работника, который составил докладную записку.

Как правильно отразить отсутствие работника на рабочем месте в табеле учета рабочего времени

Заполнить табель нужно поэтапно:

• как только узнали об отсутствии работника на работе, зафиксируйте неявку по невыясненным причинам;
• если впоследствии вы установите, что это действительно был прогул, внесите эту информацию в табель.

Как оформить неявку на работу по невыясненным причинам

Неявку работника на работу по невыясненным причинам отразите в табеле учета рабочего времени. Заполняя его, учитывайте следующее.

Если работник отсутствовал целый рабочий день (смену) независимо от его (ее) продолжительности

В унифицированной форме N Т-12 или N Т-13 укажите буквенный код “НН” или цифровой код “30”.

Если вы используете свою форму табеля или собственные коды, отразите тот код, который предусмотрен у вас для такого случая.

Если работник отсутствовал более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены)

В унифицированной форме N Т-12 или N Т-13 укажите буквенный код “Я” или цифровой код “01”, а также фактически отработанное работником время.

Если вы используете свою форму табеля или собственные коды, отразите тот код, который предусмотрен у вас для такого случая.

Как отразить прогул в табеле учета рабочего времени

Непосредственно прогул вы вносите в табель учета рабочего времени, когда действительно установите факт его совершения работником. До этого момента в табеле должна стоять информация о неявке по невыясненным причинам.

Как только вы установили факт прогула, рекомендуем зачеркнуть ошибочные данные и вписать новые.

В унифицированной форме N Т-12 или N Т-13 укажите буквенный код “ПР” или цифровой код “24”. Если вы используете свою форму табеля или собственные коды, отразите тот код, который предусмотрен у вас для такого случая.

Рекомендуем, чтобы каждое исправление дополнительно заверил работник, ответственный за ведение табеля. Такой подход хотя и не урегулирован законом, но применяется на практике.

Не будет ошибкой, если вы издадите корректирующий табель учета рабочего времени именно по этому работнику. В этом случае также укажите в нем новый код и реквизиты документа, на основании которого сделаны изменения. Пусть корректирующий табель подпишет лицо, ответственное за ведение табеля учета рабочего времени.

В каких случаях применяется наказание за прогул

Кадровая служба обязана документально зафиксировать факт прогула. В табеле учёта рабочего времени ставится специальная отметка: «НН». Также издается акт, в котором указывается, когда было совершено нарушение, какое время человек отсутствовал на работе. Работодатель обязан привлечь несколько свидетелей — непосредственного начальника, коллег нарушителя. Они должны подтвердить факт прогула. Начальник обязан лично связаться с подчиненным или его ближайшими родственниками, чтобы установить причину неявки. Если это невозможно, то необходимо дождаться его появления на работе.

Обратите внимание
Если у нарушителя не затребуют объяснительную записку в установленный срок, зафиксировать прогул начальство не сможет. Просто не будет обоснования того, что у сотрудника не было уважительной причины для неявки на работу

С прогулявшего должны взять письменное объяснение в течение 2 дней. В объяснительной записке сотрудник должен указать уважительную причину своего отсутствия на рабочем месте — обращение за экстренной медпомощью, аварийная ситуация в квартире, участие в судебном заседании, в следственных мероприятиях и т. д. Если сотрудник отказывается дать письменное объяснение, это фиксируется специальным актом.

Затем составляется приказ о дисциплинарном взыскании. Существуют четкие требования к его оформлению.

Стандартный образец приказа о дисциплинарном взыскании за прогул включает 3 обязательные для заполнения части.

В информативной части указываются:

• наименование организации;
• дата выхода приказа;
• структурное подразделение;
• наименование должности;
• ФИО и табельный номер нарушителя;
• фамилии и инициалы лиц, оформлявших акты.

В описательной части образец приказа о выговоре за прогул заполняется максимально подробно с описанием сути произошедшего:

• точное время отсутствия работника на рабочем месте со ссылкой на составленный акт;
• описание попыток непосредственного руководителя связаться с работником или его ближайшим родственником и выяснить причину неявки;
• информация о предоставлении работником объяснительной записки с описанием уважительной причины неявки на работу (при отказе предоставить ее — указание акта, в котором зафиксирован этот факт);
• данные о том, привлекался ли сотрудник ранее к дисциплинарной ответственности.

В резюмирующей части указывается решение руководителя о том, какую дисциплинарную меру он выбрал.

С приказом о наложении взыскания работника необходимо ознакомить под роспись в течение трех дней с даты оформления. Если он отказывается подписать документ, это фиксируется отдельным актом с пометкой на приказе «от подписи отказался, приложение — акт №…».

Вам могут понадобиться следующие документы:

Бланк акта о прогулеОбъяснительная о прогулеПРИКАЗ о дисциплинарном взыскании за прогул ОБРАЗЕЦПРИКАЗ о дисциплинарном взыскании за прогул БЛАНК

Виды взысканий

Трудовое законодательство предусматривает применение санкций к работникам, нарушающим рабочий процесс и дисциплину в виде взысканий.

Взыскание может принимать следующий вид:

• выговор;
• замечание;
• расторжение трудового договора по инициативе работодателя.

Первые два варианта не имеют каких-либо уточнений в ТК РФ по своей правовой природе, поэтому сложно провести их разграничение. Они имеют одинаковые сроки применения, могут быть как в устной, так и письменной форме.

В случае неоднократного получения работником выговора или замечания, работодатель может обоснованно применить третий вариант взыскания.

Что считается прогулом в ТК РФ

Перед тем как рассмотреть процедуру увольнения за прогул следует дать определение данному понятию.

Все случаи отсутствия на работе можно разделить на две категории:

• По уважительной причине;
• Без уважительной причины.

В первом случае применение мер воздействия на сотрудника запрещено, а во втором могут быть применены определенные меры. Следует сказать, что способы воздействия на сотрудника, не посещающего своё рабочее место должны строго соответствовать тем, которые указаны в Трудовом Кодексе РФ.

Все наказания можно разделить на следующие категории:

• Вынесение предупреждения;
• Выговор с занесением в личное дело;
• Увольнение с должности.

Также стоит привести перечень причин, которые признаны уважительными и при их наличии наказание сотрудника будет считаться неправомерным.

Уважительными причинами являются:

• Необходимость обращения за медицинской помощью;
• Отсутствие на работе в связи с нахождением на больничном отпуске;
• Прохождение медицинского обследования, необходимого в связи с требованиями работодателя;
• Участие в следственных мероприятиях.

Каждая из описанных выше причин должна быть подкреплена документально.

Первым делом начальник отдела, должен написать заявление руководителю, в котором должна содержаться информация о работнике и времени его отсутствия. На основании данного заявления ставится отметка в табеле, подтверждающая неявку.

Следующим действием является установление начальником отдела причин неявки на работу. Если этого сделать не получилось, то направляется письмо с требованием объяснить причину пропуска рабочего дня.

После получения данного письма работник должен в максимально короткие сроки сообщить причину пропусков. Если письмо не было доставлено и было возвращено, то нужно обратиться к соседям или участковому и получить информацию о местонахождении работника.

Что может быть уважительной причиной?

Трудовой кодекс не раскрывает, что подразумевается под уважительной причиной отсутствия сотрудника на рабочем месте. Он возлагает ответственность за принятие решения непосредственно на работодателя. Работодателю при такой оценке обстоятельств прогула нужно учитывать, осознанно был совершен прогул, или по стечению обстоятельств, которые сотрудник не мог предвидеть или повлиять на них, так как смысла уклоняться от исполнения трудовой функции в такой ситуации у сотрудника не было, и это обстоятельство может быть оспорено в суде.

При неверной квалификации уважительности велика вероятность восстановления сотрудника на работе и выплате ему положенной компенсации.

В любом случае сотруднику к объяснительной следует приложить документ, который бы подтвердил причину, по которой работник отсутствовал на рабочем месте.

Суды принимают во внимание следующие причины:

– временная нетрудоспособность при несвоевременном представлении больничного листа;

– болезнь члена семьи (справка медицинского учреждения);

– «квартирные» проблемы – утечка газа, прорыв водопровода (справка из ЖЭКа);

– отложен или отменен авиарейс, и работник не смог вовремя вернуться из отпуска или командировки (справка авиакомпании);

– смерть близкого родственника (справка из ЗАГСа);

– стихийное бедствие;

– дорожно-транспортное происшествие (справка ГИБДД);

– вызов в суд или правоохранительные органы;

– сбои в движении общественного транспорта, пробки по пути на работу;

– донорство крови и прохождение связанного с этим медобследования;

– заключение по стражу (справка о содержании в СИЗО);

– приостановка трудового процесса, если работодатель задержал выплату зарплаты более, чем на 15 дней, если работодатель был письменно уведомлен об этом.

Кто составляет акт о прогуле

Как правило, оформлением данного документа занимается либо специалист кадрового отдела, либо юрист, либо руководитель структурного подразделения, либо секретарь предприятия. Для того, чтобы в дальнейшем к акту не было высказано никаких претензий, при его составлении должна присутствовать специально созданная комиссия из других сотрудников предприятия (два и более человек), которые своими подписями также удостоверяют факт отсутствия конкретного работника на рабочем месте.

После написания акта он в обязательном порядке передается для ознакомления работнику, допустившему прогул, а также руководству. В последующем на основе акта составляется приказ о взыскании за отсутствие на рабочем месте.

Акт должен быть составлен не позднее, чем через месяц после зафиксированного прогула. В противном случае, документ утрачивает юридическую силу.

Правила увольнения

Возможность уволить за прогул предусмотрена в ст. 81 ТК РФ. Выявление этих фактов может происходить на основании докладной от непосредственного начальника, информации электронного учета на проходной, и т.д. Однако самой фиксации случая отсутствия недостаточно – нужно установить причины такого поступка в ходе служебного расследования.

Пошаговая инструкция для реализации этой процедуры состоит из следующих этапов:

фиксация отсутствия специалиста на рабочем месте – составляется комиссионный акт с указанием точного времени отсутствия на работе;

Образец акта о дисциплинарном проступке

• на основании акта руководитель издает распоряжение о проведении служебного расследования – в этом документе должен быть указан срок проверки, а также перечень ответственных лиц;
• служебное расследование подразумевает установлением всех обстоятельств дисциплинарного проступка, в том числе его причины – для этого сотруднику обязательно предоставляется возможность дать объяснения по факту нарушения регламента рабочего времени;
• если работник представляет письменные возражения, они приобщаются к материалам расследования и учитываются при подведении его итогов;
• заключение комиссии по итогам расследования передается руководителю – при подтверждении неуважительности причин, могут применяться меры дисциплинарного воздействия (предупреждение, выговор, увольнение);
• если принимается решение об увольнении, издается приказ с указанием оснований и даты прекращения трудового договора – с приказом сотрудник должен быть ознакомлен под роспись;

Образец приказа об увольнении за прогул

• на основании приказа финансовая служба предприятия сделает расчет по всем выплатам, а кадровый отдел заполнит трудовую книжку;
• не позднее последнего дня работы, уволенный гражданин получит причитающиеся выплаты и трудовую книжку.

Обратите внимание! Для представления письменного объяснения о причинах отсутствия сотруднику дается не менее двух дней. Если в этом срок объяснения не представлены, комиссия может подвести итоги расследования, составив комиссионный акт.. Уважительность причин отсутствия на работе может заключаться в заболевании и обращении в медучреждение, привлечении в качестве понятого, вызове свидетелем по уголовному делу и т.д

Чтобы подтвердить эти обстоятельства, работник должен представить соответствующие документы (больничный лист, справки, судебные повестки и т.д.)

Уважительность причин отсутствия на работе может заключаться в заболевании и обращении в медучреждение, привлечении в качестве понятого, вызове свидетелем по уголовному делу и т.д. Чтобы подтвердить эти обстоятельства, работник должен представить соответствующие документы (больничный лист, справки, судебные повестки и т.д.).

Читайте по теме: Основания для прекращения трудового договора по инициативе работодателя

Читайте по теме: Объявление выговора за ненадлежащее выполнение должностных обязанностей работником

Когда увольняют из-за прогула

Основанием для увольнения за прогул станет продолжительное (более 4 часов подряд или на протяжении полной рабочей смены или дня) отсутствие работника без уважительных причин на месте, которое обозначено для него рабочим в трудовом договоре (подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ).

ВАЖНО! Не допускается увольнение по этой причине беременных женщин и лиц, находящихся в отпуске или на больничном. Факт отсутствия на работе должен быть зафиксирован в докладной записке руководителя подразделения или акте и отмечен в табеле учета рабочего времени

Если работник отсутствует в течение нескольких дней, то каждый день составляется отдельный документ об этом. При появлении прогуливающего работника с него требуют письменное объяснение. Если причина отсутствия не будет уважительной или не подтвердится, можно увольнять его за прогул. Сделать это надо до окончания месяца со дня установления факта нарушения, но не позднее 6 месяцев с даты его совершения. Из этого периода вычитают время нахождения на больничном, в отпуске, отгуле и период, в течение которого проводится расследование уголовного дела в отношении увольняемого

Факт отсутствия на работе должен быть зафиксирован в докладной записке руководителя подразделения или акте и отмечен в табеле учета рабочего времени. Если работник отсутствует в течение нескольких дней, то каждый день составляется отдельный документ об этом. При появлении прогуливающего работника с него требуют письменное объяснение. Если причина отсутствия не будет уважительной или не подтвердится, можно увольнять его за прогул. Сделать это надо до окончания месяца со дня установления факта нарушения, но не позднее 6 месяцев с даты его совершения. Из этого периода вычитают время нахождения на больничном, в отпуске, отгуле и период, в течение которого проводится расследование уголовного дела в отношении увольняемого.

По этому основанию можно также увольнять работника, который не вернулся из прогула. Причины его отсутствия работодатель в этом случае пытается выяснить самостоятельно. Если объяснения отсутствию так и не находятся, увольнение осуществляют после завершения безрезультатных выяснений.

Рассмотрев объяснения работника и приняв во внимание его заслуги перед фирмой, руководитель организации может избрать для него другое наказание, предусмотренное ст. 192 ТК РФ

О том, какой приказ издают в этом случае, читайте в статье «Приказ о дисциплинарном взыскании — образец и бланк».

Уважительные и неуважительные причины

Статья 81 ТК РФ оговаривает право, но не обязанность работодателя увольнять работника за прогул. То есть решение в любом случае остается за работодателем. Уважительность или неуважительность причин для отсутствия, представленных работником, также оцениваться работодателем.

Как правило, уважительными будут считаться причины, которые можно подтвердить документально:

• стихийное бедствие, эпидемия, техногенная катастрофа;
• нетрудоспособность работника, вызванная острым заболеванием, травмой и т.п.;
• госпитализация члена семьи работника, из-за которой работник вынужден остаться дома, чтобы присмотреть за несовершеннолетним ребенка;
• болезнь, травма несовершеннолетнего ребенка;
• поломка транспорта, в том числе, служебного, задержка вылета самолета по вине перевозчика;
• коммунальные проблемы: затопление, пожар, утечка газа;
• участие в забастовке;
• участие в судебном заседании, исполнение иных общественных, государственных обязанностей и т.п.

Согласно ст. 261 ТК РФ работодатель не имеет права уволить за прогул беременную работницу вне зависимости от причин ее прогула.