Кто сдает отчетность по форме сзв-м в 2021 году?

Что изменилось в новой форме СЗВ-М — таблица изменений

Отчет СЗВ-М заполняется для Пенсионного фонда ежемесячно, в нем организации и ИП, имеющие наемных работников, показывают сведения об их ФИО, СНИЛС и ИНН. То есть работодатели посредством данной формы сообщают в ПФР о том, сколько и какие застрахованные лица в настоящий момент трудятся в компании.

Форма достаточно проста. В целом, ее содержание и порядок заполнения с приходом нового бланка не изменился.

По-прежнему, отчет нужно сдавать ежемесячно до 15-го числа включительно за прошедший месяц. На бумаге могут сдавать форму СЗВ-М только те работодатели, у которых застрахованных лиц меньше 25-ти. Если их 25 и более, то ПФР принимает сведения только в электронном виде.

Новый бланк СЗВ-М, который вступает в силу с 30 мая 2021 года, содержит следующие разделы и изменения:

То есть новый бланк по содержанию полностью идентичен действующему ранее, но не содержит пояснения и правила по заполнению. Они выделены в отдельный Порядок, приложенный к Постановления Правления ПФР №103п.

Как заполнить сведения о застрахованных лица за май 2021 года?

Новый бланк вступает в силу с 30 мая 2021 года. Так как отчет подается в ПФР ежемесячно, то впервые заполнить и подать форму СЗВ-М нужно до 15 июня 2021 года за май.

При заполнении нужно соблюдать следующие правила:

• на бумаге — заполняются либо печатными буквами ручкой с пастой любого цвета, кроме зеленого и красного, либо на компьютере. Ошибки, исправления, помарки, сокращения не допустимы. Подписывается либо руководителем, либо доверенным лицом. При наличии печати — ставится на подпись директора.
• электронно — формат утвержден Постановлением Правления ПФР №1077п от 07.12.2016, подписывается УКЭП.

Инструкция по заполнению:

Нужно ли включать работающих по договорам ГПХ, декретниц, отсутствующих?

В табличной части (раздел 4) формы СЗВ-М нужно указывать застрахованных лиц — кто включается в их число?

То есть в отчет СЗВ-М включаются:

• работающие по трудовым договорам;
• работающие по договорам ГПХ;
• декретницы — работники в декретном отпуске по беременности и родам и по уходу за ребенком;
• уволенные в отчетном месяце;
• принятые на работу в отчетном месяце;
• находящиеся в отпуске, командировке, на больничном — то есть временно отсутствующие на рабочем месте;
• совместители (как внешние, так и внутренние).

Отправка СЗВ-М на бумаге или лично

Для отправки документа почтой его нужно распечатать, поставить печать (если она есть), заполнить два экземпляра описи вложений и заполнить конверт (адрес ПФР и адрес отправителя). Незапечатанный конверт с отчетом и двумя экземплярами описи отнесите на почту. Сотрудник отделения поставит печать и подпись на втором экземпляре описи и выдаст квитанцию об оплате, на которой будет указан идентификатор отправки. Храните эти документы на случай, если в Пенсионном фонде потеряют ваш отчет.

Подача СЗВ-М лично

Чтобы лично представить форму СЗВ-М в ПФР, распечатайте его в двух экземплярах (с подпись и печатью, если есть), возьмите паспорт и/или доверенность от организации на сдачу отчетности. Передайте сотруднику ПФР оба экземпляра отчета. Один экземпляр инспектор оставит себе, а на втором (вашем) поставит отметку о приемке.

Инструкция по заполнению новой СЗВ-М

Форма, как и раньше, состоит из четырёх пунктов (разделов). В первом указываются такие данные:

• Номер страхователя, который ему присвоил ПФР при постановке на учёт.
• Наименование. Его теперь можно писать как в сокращённой, так и в полной форме. Ранее вписывалось краткое наименование. Допускается указание названия организации на латинице. ИП указывают своё ФИО.
• ИНН и КПП (для ИП – только ИНН). Если форма подаётся в отношении обособленного подразделения, то указывается КПП по месту его нахождения.

В Разделе 2 отражается отчётный период: месяц в формате ММ (например, январь – «01», сентябрь – «09»), год – в формате ГГГГ («2021»).

В Разделе 3 СЗВ-М, новая форма которого действует с мая 2021 года, следует указать полное название типа отчёта: «Исходная», «Дополняющая» или «Отменяющая». В старом бланке в этом поле следовало указывать краткий код – «исхд», «доп» или «отмн». Тип «Исходная» выбирается, если отчёт за месяц подаётся впервые. Тип «Дополняющая» следует указать, когда нужно дополнить сданную ранее форму. Если необходимо отменить сведения, поданные с ошибкой, выбирается тип СЗВ-М «Отменяющая».

Данные застрахованных физлиц отражаются в разделе 4. Правила заполнения такие:

1. В графе 1 указывается порядковый номер записи по конкретному работнику. Нумерация физлиц в отчёте должна быть сквозной, без пропусков и повторений.
2. В графе 2 вписываются фамилия, имя и отчество застрахованного лица. Их необходимо указывать полностью, в именительном падеже.
3. В графе 3 – СНИЛС в формате: XXX–XXX–XXX–CC или XXX–XXX–XXX CC.
4. В графе 4 – ИНН застрахованного. Номер можно не вписывать, если работодатель его не знает.

Способы подачи СЗВ-М: преимущества и недостатки

Страхователь обязан представить электронный вариант отчетности, если у него работает больше 25 человек. Если численность работающих составляет менее 25 человек, отчет подается на бумаге. В зависимости от этого выбирается приемлемый способ доставки, сдачи СЗВ-М.

Каждый способ по-своему хорош. Единственное ограничение, которое встает перед обязанным лицом, — численность работников. Так, формировать и сдавать электронную версию отчетности тогда, когда у него работает до 25 человек, не допустимо. Это будет нарушением. Соответственно и способ сдачи посредством ТКС здесь не подойдет.

И наоборот. При числе работников более 25 человек, страхователь не вправе выбрать отправку отчета на бумажном носителе посредством почтового отделения. Это будет правонарушение, за которое его накажут финансовыми санкциями.

Правила и сроки подачи новой формы СЗВ-М

Работодатель должен каждый месяц сдавать в ПФР отчет по форме СЗВ-М на каждого работающего застрахованного лица по трудовому или ГПХ договору. При этом нужно указывать СНИЛС работника, его ФИО и ИНН.

Новая форма отчета СЗВ-М регламентирована Постановлением ПФР от 15.04.2021 г. № 103п. Документ представляется в срок не позже 15-го числа месяца, идущего за отчетным месяцем. Если срок сдачи приходится на выходной день, он переносится на первый следующий за ним рабочий день. Например, за июль 2021 года отчет СЗВ-М нужно подать не позже 16 августа. 

В отчете СЗВ-М сведения нужно указывать по тем физлицам, на которых распространяются правила обязательного пенсионного страхования согласно ст. 7 Закона от 15.12.2001 г. № 167-ФЗ.

Отчет нужно подавать в электронном виде при численности физлиц, с которыми заключены трудовые или ГПХ договоры, от 25 человек (п. 2 ст. 8 Закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ). Если сотрудников не больше 24 человек, отчет можно сдавать на бумаге.

СЗВ-М подается в электронном формате, утвержденном Постановлением ПФР от 07.12.2016 г. № 1077п. Документ нужно подписывать усиленной квалифицированной ЭЦП в соответствии с Законом от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ.

Если не сдать СЗВ-М вовремя или подать неполные или недостоверные сведения, работодателю грозит штраф 500 руб. в отношении каждого физлица (ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Как заполнить отчет

Быстро и бесплатно заполнить ежемесячный отчет удобно в специальной программе «Документы ПУ 6». Она доступна для скачивания на официальном сайте Пенсионного фонда в разделе «Бесплатные программы для работодателей».

Заполнить отчет в онлайн-сервисах разрешается и на сайтах разработчиков бухгалтерского ПО — Мое дело, Контур, Небо и других. Некоторые сайты позволяют это делать свободно, но обычно сервисы требуют платы (до 1000 рублей).

Инструкция по заполнению раздела I СЗВ-М

Форма состоит из 4 разделов, каждый из которых обязателен для заполнения. Рассмотрим подробно, как заполнить и сдать новую форму СЗВ-М для ежемесячной отчетности в ПФР, начиная с раздела 1. В немследует указать следующие реквизиты страхователя:

• регистрационный номер в ПФР. Он указан в уведомлении из Пенсионного фонда, полученном при регистрации. По запросу его выдадут в местном отделении ПФР, налоговой инспекции либо на сайте nalog.ru;
• наименование (краткое);
• в поле «ИНН» следует указать код в соответствии с полученным свидетельством о постановке на учет в налоговом органе;
• поле «КПП» индивидуальные предприниматели не заполняют. Организации при заполнении бланка указывают КПП, который выдала ИФНС по месту нахождения (обособленные подразделения указывают КПП по своему месту нахождения).

ВАЖНО!
Если отчитывается филиал, то указывают ИНН основной фирмы, а КПП — обособленного подразделения.

Инструкция по заполнению раздела II СЗВ-М

В разделе 2 указывают период, за который подается форма. Код отчетного периода — это двузначный порядковый номер месяца, год состоит из четырех цифр.

Инструкция по заполнению раздела III СЗВ-М

В разделе 3 необходимо указать шифр типа передаваемого отчета. Он может принимать 3 значения:

• «исхд» — исходная форма, которую предприятие сдает за указанный отчетный период впервые;
• «доп» — дополняющая форма. Этот код указывают, если исходный отчет уже сдан, но его необходимо откорректировать. К примеру, появился новый сотрудник либо по нему были поданы неверные данные;
• «отмн» — отменяющая форма. Этот код используют, если необходимо полностью исключить из поданного исходного отчета каких-либо сотрудников. Например, в отчете содержатся данные на работника, который уволился и в текущем периоде уже не работал.

Инструкция по заполнению раздела IV СЗВ-М

Последний раздел представлен в виде таблицы, в которую заносится список работников, имеющих заключенные трудовые контракты на предприятии в текущем периоде, в том числе и договоры ГПХ. Таблица состоит из четырех столбцов:

• в первый записывается порядковый номер строки;
• во второй — полные Ф.И.О. сотрудника в именительном падеже. Если отчество отсутствует, его не указывают;
• в третьем — СНИЛС (регистрационный номер работника в ПФР). Это обязательная информация;
• в четвертом — ИНН (регистрационный номер работника в ИФНС). Этот столбец заполняется при наличии у страхователя необходимых сведений.

Вносить данные в таблицу разрешается либо в алфавитном порядке, либо случайным образом.

Образец заполнения раздела IV СЗВ-М

В конце отчет подписывает генеральный директор или предприниматель с указанием должности и Ф.И.О. Здесь же указывается дата составления формы и проставляется печать, если она используется в компании. Поскольку в форме СЗВ-М не предусмотрена возможность подписания отчета представителем страхователя, она должна подаваться лично либо директором организации, либо предпринимателем.

Полностью заполненный по инструкции образец документа выглядит следующим образом:

Отчет СЗВ-М: кто сдает и когда

Работодатели ежемесячно направляют сведения о работающих лицах по форме «Сведения о застрахованных лицах» (СЗВ-М). Но полный перечень, кто заполняет сведения о застрахованном лице, формируется, исходя из понятия «застрахованные лица» (см. статью 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»). К ним относятся работники, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены:

• трудовые договоры;
• гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг;
• договоры авторского заказа;
• договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• издательские лицензионные договоры;
• лицензионные договоры о предоставлении права использования.

Таким образом, ежемесячную отчетность СЗВ-М предоставляют все страхователи (организации и индивидуальные предприниматели) в отношении застрахованных лиц, которые работают по трудовым договорам и с которыми заключены гражданско-правовые договоры, если с вознаграждений по ним уплачиваются страховые взносы.

Сроки сдачи СЗВ-М в 2021 году для ИП с работниками и организаций не отличаются. С учетом всех переносов подготовить и сдать отчет следует в следующие сроки:

Надо ли отчитываться, если нет наемных работников и лиц, работающих по договорам ГПХ

Форму СЗВ-М обязаны сдавать и те компании, у которых не оформлено ни одного сотрудника. По действующему законодательству, генеральный директор, как и учредитель, — тоже наемные работники, уточняется в сообщении Пенсионного фонда РФ.

Новая форма СЗВ-М с 1 июня 2021 года

С отчета за май 2021 года работодатели должны будут сдавать обновленную форму СЗВ-М. Постановлением Правления ПФР № 103 п от 15.04.2021 года утвержден порядок заполнения и бланк СЗВ-М в измененном виде. Скачать бланк и образец СЗВ-М 2021 года можно в конце этой статьи.

Что изменили с 1 июня 2021 года в бланке СЗВ-М

Новый бланк отчета СЗВ-М, который необходимо будет сдать первый раз за период мая 2021 года в срок до 15 июня 2021, сократили, но основные показатели не изменились. Ранее правила заполнения были размещены на самом бланке, теперь правила заполнения перенесли из бланка в отдельный порядок

Сами Правила по сути не изменили, но есть уточнения, которые важно учесть

Тип формы. Уточнили названия типов форм. Раньше тип формы указывали сокращенно: «исхд», «доп», «отмн». Теперь тип нужно писать полностью:

• «Исходная» – предоставляют за отчетный период впервые;

• «Дополняющая» – дополняет ранее принятые ПФР сведения за отчетный период;

• «Отменяющая» – используют для отмены сведений, которые подали ранее.

Единственные учредители. Теперь исключены споры о том, надо ли включать в СЗВ-М директоров – единственных учредителей. В порядке прописано, что в отчет следует записать сведения о застрахованных лицах, на которых распространяется обязательное пенсионное страхование. Порядок заполнения отсылает к Закону от 15.12.2001 № 167, а именно ст.7, а в ней назвали директоров – единственных учредителей. Включать в СЗВ-М директоров – единственных учредителей нужно, и оспорить иную позицию не удастся.

Наименование организации. В Порядке прописали, как указывать наименование организации. В поле «Полное или сокращенное наименование» нужно написать полное или сокращенное наименование организации в соответствии с учредительными документами. Специалисты ПФР разрешили использовать наименование в латинской транскрипции. Если отчет подает отделение иностранной организации, нужно указать его наименование.

Когда начинать применять новую форму СЗВ-М 2021 года

Новый бланк вступит в силу с 30 мая 2021 года, об этом сказано в Постановлении Правления ПФР № 103 п от 15.04.2021 года. Сдать отчет на новом бланке нужно уже за май. Это нам подтвердили в ПФР. Крайний срок сдачи СЗВ-М за май — 15 июня 2021 года.

Если потребуется дополнить или отменить сведения за предыдущие периоды, с 30 мая также надо использовать новый бланк.

Частые вопросы по сдаче и оформлению отчета СЗВ-М

Нужно ли сдавать СВЗ-М ИП без работников?

По форме СЗВ-М должны отчитываться ИП или организации, у которых штате есть хотя бы один сотрудник. Поэтому ИП без работников сдавать отчет СВЗ-М не нужно.

Нужно ли сдавать отчет НКО и общественным организациям без работников?

В соответствии с Письмом Минтруда России от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846, доведенным до сведения Отделений ПФР письмом ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721, СЗВ-М необходимо сдавать в отношении председателя ТСЖ, ГПК, СНТ, ОНТ, ДНТ (при отсутствии заключенного трудового или гражданско-правового договора).

Нужно ли сдавать СЗВ-М вновь созданным ООО без сотрудников, гендиректора и счета в банке?

В соответствии с Письмом Минтруда России от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846, доведенным до сведения Отделений ПФР письмом ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721, СЗВ-М необходимо сдавать в отношении руководителя организации, являющего единственным учредителем, независимо от того, заключен ли с ним трудовой договор.

Нужно ли сдавать отчет организациям в процессе ликвидации?

Согласно разъяснениям, данным в Пенсионном фонде РФ, нахождение организации в стадии банкротства не освобождает ее от обязанности представления отчета по форме СЗВ-М. В данном случае, заполняется нулевая форма и подписывается у конкурсного управляющего.

Сделаем анализ вашей 1С на ошибки для корректной сдачи отчетности, расчета НДС, закрытия периода без ошибок.

Предоставим письменный отчет по ошибкам. Анализируем более 30 параметров

• Неправильное указание НДС в документах;
• Отсутствие счетов-фактур, проверка дублей;
• Неправильный учет ТМЦ (пересорт, неверная последовательность прихода и расхода);
• Дублирование элементов (номенклатура, валюты, контрагенты, договоры и счета и т.д.);
• Ошибки во взаиморасчетах («красные» и развернутые сальдо по документам расчетов или договоров на счетах 60, 62, 76.);
• Контроль заполнения реквизитов в документах (контрагенты, договоры);
• Контроль (наличие, отсутствие) движений в документах и другие;
• Проверка корректности договоров в проводках.

Подробнее Заказать

Почему сдачу СЗВ-М лучше поручить кадровику

Отчет СЗВ-М содержит всего три колонки с данными, которые кадровик вбивает в базу при приеме на работу нового сотрудника:

• фамилия, имя, отчество;
• СНИЛС (страховой номер работника в ПФР);
• ИНН работников.

В бухгалтерской программе (например, 1С) файл для отправки в ПФР можно сформировать, что называется, одним кликом. Основная проблема в том, что отчет СЗВ-М – ежемесячный, и крайний срок – 15-е число месяца, следующего за отчетным.

И все же не только регулярность вроде бы необременительной нагрузки вызывает порой яростное сопротивление бухгалтерии при наличии в компании отдела кадров.

Причина в том, что:

• ИНН работников для отчетности в налоговую бухгалтеру не нужен (желателен, но 2-НДФЛ уходят и без него);
• если в базе нет ИНН, нужно искать его на сайте ФНС, а это – время, к тому же результат не всегда положительный;
• СНИЛС работники уже давно получают самостоятельно, от бухгалтера ничего не зависит, он может только тратить время на то, чтобы усовестить работника пойти в ПФР и без задержки передать информацию в отдел кадров;
• если работник сменил фамилию (порой имя и даже отчество), бухгалтер узнает об этом, только когда отчет не принят из-за ошибок.

Таким образом, отчет СЗВ-М предполагает тесный контакт с работниками компании, что несвойственно для бухгалтера, чей удел все-таки цифры, а не люди. Кроме того, как показывает практика, назначение кадровиков ответственными за отчетность очень хорошо повышает их дисциплинированность и внимательность к персонифицированным данным.

Ответственность

По общему правилу, размер штрафа составляет 500 руб. за каждое застрахованное лицо. Страхователя оштрафуют на эту сумму:

• если он сдаст отчет позже срока;
• если он сдаст отчет своевременно, но укажет в нем данные не по всем сотрудникам;
• если он сдаст отчет вовремя, но укажет в нем недостоверные сведения (например, неверный СНИЛС или ФИО сотрудника).

Кроме того, виновному должностному лицу придется заплатить от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Штрафа можно избежать, если организация устранит ошибки и несоответствия в течение пяти дней с момента получения уведомления об ошибках от ПФР. Также санкций не будет, если страхователь выявит и исправит ошибки самостоятельно, до того, как их обнаружит ПФР.

Такие выводы следуют из части 3 статьи 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ и п. 39 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н.

Важно!

По мнению ПФР, без санкций можно исправить только ошибочные данные по тем сотрудникам, которые уже были в исходном отчете. Если же страхователь «забыл» про кого-то из работников, а затем сдал на него дополняющую форму, то наказания не избежать (письмо ПФР от 28.03.2018 № 19-19/5602). Причем даже в том случае, если организация обнаружила и исправила ошибку самостоятельно.

Судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Есть решения как в пользу страхователей (постановление 2ААС от 21.05.2018 № 02АП-2626/2018), так и в пользу чиновников (постановление 14 ААС от 28.04.2018 № 14 АП-10424/2017). Высшие судебные инстанции пока не высказали однозначного мнения по данному вопросу. Поэтому страхователю, который нашел «пропущенных» сотрудников, нужно быть готовым к уплате штрафа или к судебным тяжбам.

Еще один штраф предусмотрен за то, что организация, которая обязана сдавать СЗВ-М в электронном виде, представила его на бумаге. В этом случае страхователя оштрафуют на 1000 руб. Это правило части 4 статьи 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Подробнее

Форма и заполнение

Бланк СЗВ-М введён постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83П. Новая форма после этого не утверждалась, так что бланк остаётся актуальным и в 2020 году.

СЗВ-М состоит из четырёх разделов. В разделе 1 отражается информация о страхователе. Здесь несколько полей, и заполнить необходимо каждое:

• регистрационный номер, который присвоен страхователю при постановке на учёт в ПФР;
• наименование организации (краткое) или ФИО предпринимателя;
• ИНН и КПП (ИП не заполняет последнее поле).

В разделе 2 указывается код отчётного месяца (июнь – 06, июль – 07 и так далее), а также год.

В единственное поле раздела 3 нужно вписать код типа формы. Если в отчётном периоде это первая форма, то ставится тип «исхд» – исходный. Его же нужно указать при исправлении некоторого типа ошибок, например, когда был неверно указан отчётный период.

Кроме исходной, форма СЗВ-М может быть дополняющей («доп») и отменяющей («отмн»). Последний тип применяется для отмены сведений, которые ранее направлялись за тот же период. Например, в отчёт ошибочно включён сотрудник, который уже был уволен. Тип «доп» применяется тогда, когда необходимо внести в отчёт данного периода ранее не включённые в него сведения. Например, когда кто-то из застрахованных лиц в него не был включён. Иногда для исправления ошибки нужно подавать 2 отчёта. Так, если в исходной форме указан неверный ИНН, следует сначала подать СЗВ-М с типом «отмн», а затем – с типом «доп».

Сведения о застрахованных лицах отражаются в разделе 4. Он представлен в виде таблицы, в графах которой нужно указать:

• порядковый номер;
• фамилию, имя и отчество (при наличии) застрахованного;
• СНИЛС – его указание обязательно;
• ИНН физлица, если у страхователя есть такая информация.

Если ИНН неизвестен, то форму можно подать и без этих сведений. Однако если указать ИНН ошибочно, то отчёт не примут, так как представленные данные недостоверны.

Внизу формы ставится дата, подпись руководителя / ИП и расшифровка, а также печать, если она применяется.