Внутренние документы организации: основные характеристики

Устав

Устав – правовой акт, который регламентирует порядок образования организации, ее компетенцию, основные функции, условия работы и задачи. По сути, это свод правил, который регулирует деятельность любой организации, общества или граждан.

При образовании юридического лица устав должен быть утвержден группой его учредителей и в обязательном порядке зарегистрирован согласно законодательству. Является основным документом в деятельности организаций абсолютно любых правовых форм собственности и регулирует их взаимоотношения с иными организациями или физическими лицами, также устанавливает их обязанности и права в рамках направления деятельности. Устав относится к обязательным внутренним документам организации.

Содержание устава должно соответствовать требованиям действующего законодательства. В состав устава должны быть включены:

• наименование и вид предприятия;
• его почтовый адрес;
• цель и направление деятельности;
• порядок образования уставного капитала и распределения прибыли;
• прочие аспекты деятельности.

Документы охраны труда на предприятии для учета условий труда работников

В перечень документов по охране труда в организации, регулирующих состояние условий труда работников, входят:

• приказ об организации медосмотров; • документация по санитарно-бытовому обслуживанию работников; • журнал по учету защитных средств; • личные карточки учета выдачи спецодежды; • отчеты о проведении специальной оценки условий труда; • паспорта санитарно-технического состояния рабочих мест, участков, цехов и т. д.; • перечень спецодежды, СИЗ для каждой профессии; • перечни профессий и лиц, которым бесплатно выдаются молоко, моющие средства; • перечни профессий, представители которых должны проходить предварительные, периодические, предсменные медосмотры; • положение об обеспечении работников предприятия спецодеждой, СИЗ, молоком, моющими средствами; • приказы о внедрении мероприятий, рекомендованных по результатам аттестации и паспортизации рабочих мест.

О создании ООО

Деятельность обществ начиная с их создания до ликвидации, регулируется отдельным ФЗ № 14 «Об ООО». Именно в нем дается понятие, что такое общество с ограниченной ответственностью и что надо сделать, чтобы учредить фирму. Учредительные документы ООО — это документы, без которых общество невозможно создать и в дальнейшем без которых нельзя вести хозяйственную деятельность.

Начальный этап

При согласовании названия организации надо учитывать, что оно должно не только нравиться всем ее участникам, но указывать на вид деятельности и соответствовать законодательству: состоять из букв русского алфавита, хотя могут употребляться и цифры. Еще можно использовать сокращенную форму названия — ООО. Название нужно проверить на оригинальность; для этого можно обратиться в местную налоговую инспекцию.

Необходимо определиться с видами будущей деятельности: один из них будет основным, остальные – второстепенными, и все это нужно будет указать в заявлении при подаче документов на регистрацию.

Следующий шаг — договориться о величине уставного капитала. Законодательно установлено, что минимальный размер фонда в этом случае не должен быть меньше 10 тысяч рублей; при этом он может быть сформирован не только из финансовых активов, но и из имущества учредителей.

Какие документы собрать

Согласно законодательству, учредительными документами ООО являются:

• устав;
• протокол собрания учредителей (если их несколько) либо решение единственного учредителя;
• заявление о регистрации – должно заполняться по форме Р11001. Обязательно заверяется нотариально;
• договор об учреждении общества – количество его экземпляров должно соответствовать количеству учредителей;

При обращении в регистрирующий орган этот список учредительных документов ООО нужно дополнить:

• квитанцией об уплате госпошлины – размер платежа составляет 4000 рублей, реквизиты платежа можно узнать в местном управлении ФНС;
• квитанцией о внесении уставного капитала – она выдается по факту открытия накопительного счета и внесения на него денег;
• копиями паспортов всех бенефициаров (для физлиц) или учредительных документов (для юридических лиц).

Про устав

Основной учредительный документ ООО – это устав. Он утверждается участниками общества и в нем содержится абсолютно вся информация о новой организации. В соответствии с ФЗ-14, в уставе обязательно должна содержаться такая информация:

• полное, а также сокращенное наименование фирмы;
• данные о месторасположении общества;
• размер уставного капитала;
• состав и компетенция руководящих органов фирмы;
• права и обязанности бенефициаров;
• регламент выхода участника из состава общества;
• регламент перехода доли участника к другим субъектам хозяйственной деятельности либо гражданам;
• порядок предоставления информации об обществе другим лицам.

Поскольку с 2015 года печать перестала быть обязательным атрибутом ООО, теперь в уставе обязательно указывается наличие или отсутствие печати.

Типовой устав

Этот документ является альтернативой уставу, он утверждается федеральным органом исполнительной власти (уполномоченным на это правительством РФ). Федеральный орган власти на протяжении 3 рабочих дней после публикации нормативного документа, которым утвержден типовой устав, обязан направить его в местный регистрационный орган, чтобы документ разместили на официальном сайте. Все изменения, что возникают в процессе деятельности общества, вносятся в устав только уполномоченным органом.

Кроме отличий в порядке регистрации этого документа, есть отличия и в информации, которая в нем содержится: согласно изменениям в законе, с 2016 года в типовом уставе необязательно указывать точное местонахождение общества, права и обязанности участников, компетенцию руководящих органов.

Что такое локальные нормативные акты, кому и почему они нужны

• определяет выполнение федеральных законов в конкретной организации;
• действует между работниками и работодателем компании;
• применяется в отношении всех сотрудников;
• не рассчитан на разовое применение — используется периодически;
• улучшает положение сотрудников и расширяет базовый уровень гарантий по сравнению с действующими нормами;
• принимается с учетом мнения представительных органов работников.

Грамотно разработанные локальные акты помогают разрешить спорные ситуации.

Рекомендации от КонсультантПлюс (бесплатный доступ)

Путеводитель по кадровым вопросам. Порядок разработки и утверждения локальных нормативных актов организации

Какие учредительные документы нужны ООО в работе

В процессе деятельности организация взаимодействует со множеством лиц: партнерами по бизнесу, контрагентами, инвесторами, проверяющими и контролирующими органами.

Все они в определенный момент времени запрашивают документы, содержащие детальную информацию об осуществляемой организацией деятельности, лицах, входящих в состав учредителей, генеральном директоре и т.д. В уставе перечисленных сведений нет. Он не содержит информации о кодах ОКВЭД, паспортных данных и ФИО учредителей и руководителя. Эти сведения можно получить из регистрационных и внутренних документов организации, называемых также учредительными.

Что же такое учредительные документы в общем смысле этого слова? Какие документы определяют деятельность организации и лиц, действующих от ее имени?

Учредительные документы ООО, с практической точки зрения, — это бумаги, содержащие основополагающую информацию о самой компании, лицах ее учредивших и управляющих ею, о кодах ОКВЭД, юридическом адресе и т.д.

К таким учредительными документам относятся (перечень 2021 года):

1. Свидетельство о регистрации юридического лица или лист записи ЕГРЮЛ. Свидетельство выдавалось организациям, которые встали на учет до 2017 года. После этого всем вновь открывшимся ООО выдают лист записи ЕГРЮЛ. Стоит отметить, что лист записи содержит гораздо больше информации, чем свидетельство о регистрации. Так, в листе записи, помимо ОГРН, указывается ИНН и КПП компании, данные об юридическом адресе, размере уставного капитала, кодах ОКВЭД, учредителях и генеральном директоре.
2. Свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции по юрадресу. Указанный документ выдается после регистрации ООО и содержит данные об ОГРН, ИНН, КПП и ИФНС, в которую общество было поставлено на налоговый учет.
3. Устав. Устав ООО может быть типовым или индивидуально разработанным под конкретную организацию. Форму типового устава утверждает ФНС, он не содержит никаких конкретных данных об организации. На данный момент существует 36 типовых форм уставов.
4. Протокол (решение) о создании общества. После того как учредителями было принято решение об открытии ООО, его необходимо зафиксировать документально. Если организацию решило зарегистрировать одно лицо, составляется решение единственного учредителя, если несколько – протокол общего собрания учредителей.
5. Договор об учреждении. Этот документ содержит информацию об учредителях, порядке ведения ими деятельности по регистрации общества, размере уставного капитала, данные о доле каждого из участников и порядке ее перехода к другим лицам. Договором об учреждении, в частности, подтверждается право собственности конкретного лица на принадлежащую ему долю, что актуально при совершении сделок с ней.
6. Список участников. Несмотря на то что данные об учредителях отражены в иных документах, организация обязана вести список участников. Такое требование установлено ст. 31.1 закона «Об ООО». В списке должна содержаться информация об участниках организации, размере их долей, их оплате, дате перехода доли. Вести этот перечень обязано ООО как с одним учредителем, так и с несколькими.
7. Протокол (приказ) о назначении гендиректора. Документом, подтверждающим право конкретного лица действовать от имени компании, является протокол или приказ о назначении генерального директора. Без него невозможно совершение хозяйственных операций, так как лицо, их заключившее, не будет иметь на то никаких полномочий, а значит, сделка будет недействительной.
8. Выписка из ЕГРЮЛ. Получить выписку можно либо в налоговом органе, сделав специальный запрос, либо на сайте ФНС, указав всего лишь номер ИНН. При этом данные в выписке, полученной в ИФНС и на сайте, будут различаться. Выписка из налоговой будет более расширенной и заверенной гербовой печатью, в то время как выписка с сайта содержит лишь поверхностные данные о компании.
9. Коды статистики. Справку с кодами статистики можно получить в территориальном подразделении Росстата или скачать на сайте ведомства. В самом документе содержатся сведения о таких кодах, как ОКТМО, ОКАТО, ОКПО, ОКОГУ и т.д.
10. Информация о филиалах и обособленных подразделениях ООО, если они открыты.

Рассмотрев, что входит в учредительные документы, вкратце затронем вопрос о том, сколько надо хранить эти документы.

Бесплатная консультация по регистрации ООО

Специализированные ЛНА

Помимо общих есть перечень обязательных ЛНА применительно к отраслям. Например, система оценочной деятельности в учреждениях образования. Ее обязательность определена законом об образовании в РФ. Каждое ОУ самостоятельно разрабатывает ее параметры, руководствуясь перечнем локальных актов, которые регламентируют ВСОКО:

• федеральная программа «Развитие образования на 2016-2020 годы»;

Отдельные виды локальной нормативной документации применяются в системах менеджмента качества. Примерный перечень ЛНД по качеству — это такие документы:

• информация об СМК;
• требования и спецификации;
• методические разработки, рекомендации;
• стандарты, инструкции;
• объективные данные об испытаниях, результатах.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов

По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц

Системы документации

Часто учреждения, организации, предприятия используют неоправданное разнообразие видов документов, отражающих типовые операции. Если при организации работы с документами объединить их в системы документации, руководствуясь методом их унификации, то можно сократить до оптимального минимума количество используемых видов документов и привести к единообразию их формы, структуру и языковые конструкции. При этом, несомненно, повышается качество документов и сокращается время их подготовки.

Документы, отнесенные к одной системе документации, имеют общие правила работы с ними — подготовки, согласования, утверждения, регистрации, исполнения. Общие правила работы с документами, входящими в одну систему документации, обусловлены типовыми управленческими функциями. Объединение документов в системы документации сокращает количество локальных нормативных актов, регламентирующих работу с документами.

Кадровая документация

Кадровые документы служат основой для оформления и закрепления трудовых отношений. В кадровых документах фиксируется информация о наличии и движении персонала, в результате чего все кадровые процедуры (прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение) приобретают документальное оформление. Кадровые документы отражают все направления деятельности кадровой службы организации.

Кадровые документы довольно специфичны и наиболее формализованы. Кадровым службам следует руководствоваться Трудовым Кодексом РФ, федеральными законами, в которых затронуты вопросы труда, Указами Президента, Постановлениями Правительства РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов федерации, а также актами органов местного самоуправления, содержащими нормы трудового права.

Кадровая документация в свою очередь систематизируется следующим образом:

• плановые кадровые документы;
• документы, подтверждающие трудовые правоотношения;
• нормативные кадровые документы;
• документы по оценке трудовой деятельности;
• учетные кадровые документы;
• отчетно-статистические кадровые документы;
• финансово-бухгалтерские кадровые документы;
• документы по социальному обеспечению;
• личные документы работников.

Требования к оформлению организационной документации

В современных реалиях существования организаций есть единые стандарты и требования к оформлению и составлению документов. Существует множество внутренних и общепринятых международных стандартов. Единые реквизиты, согласно которым составляется документация связаны с созданием, согласованием и подтверждением документов.

Обозначенная структура Устава, положений, правил и штатных документов является обязательной к заполнению именно в таком виде, за исключением Устава банка, который, согласно ФЗ «О банках и банковской деятельности» должен содержать не только наименование банка и его реквизиты, но и перечень банковских операций.

Иные же документы регулируются в свою очередь статьями Трудового кодекса РФ. Например, правила внутреннего распорядка (статья 189), или инструкции, создание которых сопряжено с множеством юридических уточнений. К примеру, инструкция должна быть согласована с профессиональным юристом, а после утверждения в компании должна быть доведена до сведения сотрудника под расписку.

Организационные документы являются частью гражданской и административной сферы деятельности фирмы, а потому строго обязательны к исполнению как сотрудниками, так и руководителями.

В этом видео вы узнаете о документообороте в делопроизводстве:

Полный перечень документов удостоверяющих личность

Удостоверяющие личность документы содержат в себе данные человека и подтверждают, что он является лицом, сведения о котором имеются у государства. При этом четко понятие удостоверяющих личность документов в законе не определено, однако анализ законодательства все же позволяет составить определенный перечень.

Что такое документ, удостоверяющий личность?

Термин «документы, удостоверяющие личность» упоминается, в частности, в п. 2 ч. 1 ст. 13 ФЗ «О полиции». Согласно этой норме, сотрудники полиции вправе требовать от граждан предъявления этих документов, однако, какие конкретно удостоверяющие личность документы полицейские вправе проверять, в законе не сказано.

Несколько подробнее этот вопрос раскрыт нормативными актами Президента РФ.

Так, указ № 232 от 1997 года устанавливает паспорт как основной удостоверяющий личность документ на территории России, а указ № 1752 от 1996 года касается документов, действующих за пределами страны. В отношении иностранцев вопрос регламентируется ст. 10 ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в РФ».

При этом, несмотря на все сказанное выше, четкого определения списка документов, удостоверяющих личность, в законе все же нет.

С учетом практики и толкования права можно дать лишь примерный ответ на этот вопрос: это документы, которые с точки зрения органов власти различного уровня и в силу норм законодательства подтверждают, что их предъявитель является именно тем, за кого себя выдает.

Применительно к гражданину нашей страны, в число удостоверяющих личность документов могут входить:

1. Паспорт гражданина РФ. Он рассматривается как главный документ, и именно на основании его наличия и содержащихся в нем данных выдаются практически все остальные.
2. Заграничный паспорт гражданина РФ. В настоящий момент действует в двух вариантах: обычном и новом, содержащем электронные данные и биометрическую информацию.
3. Дипломатический паспорт гражданина РФ. Выдается сотрудникам МИД РФ, имеющим статус дипломатов в соответствующих органах за рубежом.
4. Служебный паспорт. Выдается сотрудникам ряда государственных служб и корпораций, а также членам их семей, проживающим за рубежом. Требуется для выезда за пределы России в длительные командировки.
5. Удостоверение военнослужащего (для действующего состава) и военный билет (для находящихся в запасе).

Эти документы являются постоянными. Помимо них действует также временное удостоверение по форме 2П — оно выдается за неимением других удостоверяющих личность документов гражданам, чей паспорт утрачен или находится в процессе замены.

Ранее на территории страны действовали и другие документы, удостоверяющие личность. В частности, до 2004 года в обращении находились паспорта советского периода. Однако срок их действия давно истек, и лица, до сих пор не заменившие их на паспорта РФ, совершают сейчас административное правонарушение, предусмотренное ст. 19.26 КоАП РФ.

Документы, удостоверяющие личность иностранцев и апатридов

Для граждан других государств основным удостоверяющим личность документом является паспорт соответствующего государства. Кроме того, по международному договору в качестве удостоверяющих личность документов могут признаваться и некоторые другие.

Так, в отношении лиц, не имеющих гражданства (апатридов) на территории РФ могут быть признаны документами, удостоверяющими личность:

• свидетельства, удостоверения или иные выданные за рубежом документы из числа тех, которые в силу международного законодательства, применяемого Россией, могут рассматриваться в качестве удостоверяющих личность документов;
• разрешение на проживание или вид на жительство, выданный в России;
• иные документы, допускаемые по закону.

Для отдельных категорий иностранцев и апатридов документом, удостоверяющим личность, признается:

• временное удостоверение — на время, пока рассматривается вопрос о приеме в гражданство или признании гражданином России;
• удостоверение беженца или свидетельство, подтверждающее, что вопрос о статусе беженца рассматривается;
• свидетельство о том, что лицу предоставлено временное убежище на территории России.

Являются ли права документом, удостоверяющим личность водителя?

Иногда на практике возникает вопрос: если документы, удостоверяющие личность — это те, которые содержат персональные данные и фотографию, то являются ли водительские права таким документом?

Увы, нет. Ни в одном из нормативных актов права в качестве удостоверяющих личность документов не значатся.

Карточная регистрация

Карточная форма регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений после издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:

автор документа;

название вида документа;

дата документа;

индекс документа (дата и индекс поступления документа) – для документов, поступающих в организацию;

заголовок документа или его краткое содержание;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения;

отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;

номер дела по номенклатуре дел.

Организациям предоставлено право при необходимости увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:

исполнители;

расписка исполнителя в получении документа;

ход исполнения;

приложения и др.

Состав и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.

Электронная регистрация

Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера.

Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.

Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.

• Досрочная пенсия (Условия, при которых может быть назначена досрочная пенсия)
• Досрочная пенсия
• Женская преступность
• Преступность несовершеннолетних (Понятие несовершеннолетней преступности)
• Организованная преступность (Понятие и криминологическая характеристика организованной преступности)
• Корыстная преступность
• Виды международного коммерческого арбитража и их правовая характеристика, понятие и основы
• Информационная безопасность в среде Интернет (Признаки информационного общества)
• Виды связей между таблицами в реляционных базах данных
• Конституционные права, свободы и обязанности граждан в РФ
• Самые громкие компьютерные преступления
• Понятие и сущность искового производства

Справки

Это внутренние документы, которые описывают и подтверждают факты и события. Наиболее часто используемыми справками на предприятии являются справки о заработной плате и подтверждающие факт работы сотрудника на данном предприятии. По его требованию организация обязана выдать ему подобную справку.

Зачастую на предприятии используются формализованные бланки справок для ускорения процесса их подготовки и последующей выдачи.

Справка должна содержать данные о сотруднике, которому она предоставляется, его должности и окладе. В обязательном порядке должна иметь дату составления, подписи руководителей, печати предприятия.

Отдельным видом справок являются справки по производственной тематике, которые могут быть предоставлены по запросу руководства. Таковые составляются в двух экземплярах: один предоставляется адресату, второй прикладывается к делу.

Учет внутренних документов организации должен быть строгим.

Кадровые документы

Несмотря на то, что кадровый документооборот уже постепенно переходит в электронный формат, в организации надо хранить подтверждение о найме, переводе, увольнении работников и выплаченных им сумм. Пока еще эти данные являются главным основанием для формирования страхового стажа при начислении пенсии.

Поэтому в организации надо обеспечить хранение следующих документов:

1. Трудовые книжки работников, если они ведутся в бумажном виде, а также книги учета бланков, самих книжек и вкладышей к ним.
2. Трудовые договоры с каждым работником и дополнительные соглашения к ним, если они заключались.
3. Локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, премировании, режиме труда и отдыха, внутреннего распорядка. Если работодатель относится к микропредприятию (численность меньше 15 человек, а годовой доход ниже 120 млн рублей), то он может заключать с работниками типовой трудовой договор, форма которого утверждена Постановлением Правительства от 27 августа 2016 г. N 858. В типовой договор уже внесены стандартные нормативные акты и отдельно оформлять их не требуется.
4. Положение о защите персональных данных работников.
5. Личные карточки работников по форме Т-2.
6. Штатное расписание по форме Т-3.
7. Графики отпусков по форме Т-7.
8. Табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы Т-12 и Т-13).
9. Приказы, распоряжения по кадрам и основания к ним, например, докладная записка.
10. Все документы, связанные с начислением зарплаты и других выплат работникам.
11. Документы по охране труда, а также об аттестации или оценке условий труда рабочих мест.
12. Должностные инструкции по каждой должности, если в трудовом договоре нет описания функций работника.
13. Договор о полной материальной ответственности, если должность работника это предполагает.
14. Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).

Место делопроизводства в структуре управления

Процесс управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических или творческих операций – оценки ситуации, прогнозирования, планирования и принятия решений. Значительно большее количество составляют технические операции и действия по составлению, согласованию, регистрации, контролю исполнения подготовленных документов.

Делопроизводство представляет собой часть технологии управления и обработки документов.

Процесс труда с документами можно подразделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие операции:

• к техническим относится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документов, перемещение документа, контроль исполнения, подписание документов и др.;
• логические – включают ознакомление с документом, подбор необходимой информации, проведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.;
• творческие – определяют специфику труда руководителя, состоят из определения состава оптимального решения, документирования принятого решения и пр.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. Приказом руководителя назначаются ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Работники должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, изложенными в инструкции по делопроизводству. Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.

Устав

Устав – правовой акт, который регламентирует порядок образования организации, ее компетенцию, основные функции, условия работы и задачи. По сути, это свод правил, который регулирует деятельность любой организации, общества или граждан.

При образовании юридического лица устав должен быть утвержден группой его учредителей и в обязательном порядке зарегистрирован согласно законодательству. Является основным документом в деятельности организаций абсолютно любых правовых форм собственности и регулирует их взаимоотношения с иными организациями или физическими лицами, также устанавливает их обязанности и права в рамках направления деятельности. Устав относится к обязательным внутренним документам организации.

Содержание устава должно соответствовать требованиям действующего законодательства. В состав устава должны быть включены:

• наименование и вид предприятия;
• его почтовый адрес;
• цель и направление деятельности;
• порядок образования уставного капитала и распределения прибыли;
• прочие аспекты деятельности.

Как оценить состояние документооборота в вашей компании

Каждому руководителю хочется верить, что уж в его-то компании в документах все в полном порядке. Но так ли это? Проверить несложно: запросите у главбуха «первичку» по нескольким контрагентам, лучше — по тем, которые могут вызвать вопросы у налоговиков. Естественно, вам скажут, что все бумаги в наличии. Не советуем верить на слово, лучше убедиться в этом лично.

Дело в том, что бухгалтеры нередко выполняют рутинную бумажную работу в самый последний момент. И пока бизнес работает в штатном режиме, это не играет особой роли. Но если в компании неожиданно появятся проверяющие, то отсутствие «первички» может стать причиной серьезных проблем.

Когда мы ведем учет клиента, электронные копии всех его документов находятся в информационной базе. Поэтому при запросе налоговиков любые данные будут немедленно предоставлены. Но этим наше участие в проверке не ограничивается. Мы можем полностью взять на себя общение с проверяющими, вплоть до судебного разбирательства, если это потребуется (оплата за сопровождение проверки производится по отдельному тарифу).