Сэд и эдо: электронный документооборот внутренний и внешний

Электронный документооборот в государственных закупках

В данном пункте статьи хочется отразить основные моменты нормативного регулирования электронного документооборота в госзакупках.

Согласно статье 5 Федерального закона от 05.04.2013 г. № 44-ФЗ “О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд”:

Также в данной статье говорится и о том, что ключи усиленной электронной подписи и их сертификаты проверки можно получить только в специализированных удостоверяющих центрах, получивших аккредитацию в соответствие с Федеральным законом от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ.

Уполномоченные органы разрабатывают порядок взаимодействия указанных удостоверяющих центров с единой информационной системой и электронными площадками, также разрабатываются требования безопасности.

Таким образом, при наличии у поставщика (участника закупок) электронной подписи, препятствий для участия в государственных закупках нет.

Итак, в данной статье мы с вами рассмотрели основные принципы электронного документооборота. Из наиболее известных корпораций, предоставляющих услуги по продаже и установке программного обеспечения можно выделить такие, как фирма  1С, 1С-Рарус, ABBY и другие.

На этом сегодня все. Надеюсь, что данный материал был для вас полезен. Желаю вам удачи и до встречи в следующих выпусках.

Как перейти на электронный документооборот

Выберите оператора ЭДО. Документы передает оператор ЭДО — аккредитованная коммерческая компания, которая оказывает услуги другим организациям по обмену электронными документами. Так их передавать безопаснее, чем по электронной почте, — ведь почту могут взломать. А некоторые документы — счета-фактуры, УПД — разрешено передавать только через оператора ЭДО, приказ Минфина № 174н. 

Список операторов ЭДО можно найти на сайте ФНС. При выборе оператора учитывайте важные для вас критерии: цену, надежность, скорость работы, наличие готовых решений для интеграции с 1С и опыт настройки сложных интеграций.

Составьте цепочку документооборота. Определите, кто из сотрудников согласовывает и подписывает документы, в каком порядке документы перемещаются по отделам. Так вы поймете, кому из сотрудников и к каким документам нужно настроить доступ. 

Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП). Подписывать электронные документы нужно специальной подписью, чтобы они имели юридическую силу. Она понадобится тем, кто будет подписывать электронные документы от лица вашей компании. 

Для электронного документооборота нужна усиленная квалифицированная подпись, Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Подписи выпускают удостоверяющие центры в среднем за один рабочий день. Список центров есть на сайте Минцифры России.

Подключите контрагентов. Документооборот — процесс двусторонний

Поэтому важно сообщить партнерам о переходе на ЭДО. Если у вас общий оператор, можно выслать приглашение и добавить друг друга «в друзья»

Когда компания примет приглашение, можно начинать обмен документами. Предпочтительнее выбирать оператора, с которым работает больше ваших контрагентов и у которого настроены роуминговые связи с другими провайдерами. Если роуминга между операторами нет, то обмениваться документами не получится. Посмотреть взаимодействие операторов между собой можно в таблице на сайте ассоциации РОСЭУ.  

Правовое регулирование и стандарты

Принимая во внимание, что такое SADO и SEDO, что они из себя представляют и какими характеристиками обладают, следует отметить, что при их написании деятельность разработчиков строго не регламентируется. Но, размышляя и разрабатывая свои продукты, создатели программного обеспечения все же руководствуются положениями следующих основных стандартов:

• Разрешение нет. 754 из 22 10 09, который утверждает основные международные положения.
• ГОСТ Р 51141-98, регулирующий нюансы делопроизводства и делопроизводства;
• ГОСТ Р 6.30-2003, содержащий требования к конструкции и унификации;
• Федеральный закон № 149 от 27 07 06, в котором дано понятие информационных технологий и способов их защиты;
• Федеральный закон № 1 из 10 01 02 (изменено 08 11 07) — «Об электронной цифровой подписи»

При реализации проектов необходимо руководствоваться федеральными законами от 27.07.2012 г. 152 от 27 07 06 и нет. 363 из 27 12 09. При этом все стандарты носят скорее рекомендательный характер, что позволяет внести определенный процент гибкости в логику и архитектуру продуктов.

Популярные вопросы

Как расшифровывается СЭД?

СЭД — система электронного документооборота. Она автоматизирует бизнес-процессы в компании и организует эффективную, безопасную работу с электронными документами. СЭД сейчас — передовой стандарт в делопроизводстве организации.

Как выбрать СЭД, подходящую для вашего бизнеса?

Сперва проанализируйте процессы в компании. В соответствии с задачами, ресурсами и потребностями бизнеса определите ключевые требования к СЭД. Затем сравните предлагаемые решения, изучите их технические, организационные возможности, оцените стоимость установки и обслуживания системы.

Чем отличается СМЭВ от СЭД?

СЭД может быть внедрена на любом предприятии или в госучреждении. СМЭВ — система межведомственного электронного взаимодействия — предназначена для обмена данными между государственными органами и ведомствами.

Чем отличается НСУД от СЭД?

НСУД — это национальная система управления данными. После полноценного запуска она аккумулирует весь массив информации государственных структур и позволит систематизировать госсистемы, реестры и базы данных. СЭД же относится к конкретной организации.

Документооборот в торговле

Составленный график документооборота в бухгалтерии залог правильной.

— это график либо схема, которые обрисовывают движение первичных документов на предприятии от момента их сотворения до момента передачи на хранение. В том числе и правила документооборота и разработка обработки.Составленный график документооборота в бухгалтерии залог правильной отчетности. Соглашение об использовании электрической подписи в корпоративной системе электрического документооборота. эталон приказа по документообороту, график предоставления документов в бухгалтерию, отдел кадров.Регламент документооборота в бухгалтерии эталон итог поиска, график документооборота в бухгалтерии эталон.К учету, если они составлены по образчикам, содержащимся в альбомах.После окончания шага составления документ должен быть непременно подписан управляющим предприятия (директором, замещающим его лицом). сделать надлежащие внутренние регламенты.

Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в ФЗ «О бухгалтерском учете».

• Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

• Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Проверка.

Проверка первичных документов — контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

• по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

• арифметически (подсчет сумм);

• по содержанию (законность документальных операций).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа — оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и пр.

Приемка и проверка отдельных первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, могут быть поручены вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предприятия, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.

Обработка.

Способ регистрации учетной информации, т.е. сведений из первичных документов, понимается под термином техника бухгалтерского учета.

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, составляются сводные учетные документы —

учетные регистры, которые, в зависимости от степени автоматизации, могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде).

График документооборота для учетной политики 2021 года: как составить

Грамотный образец графика документооборота для учетной политики – залог эффективной работы любого предприятия. Расскажем, зачем он нужен и приведем образец на 2021 год.

Чтобы прояснить всю важность графика документооборота к учетной политике, обратимся к советскому Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Оно принято Минфином СССР в 1983 году и до сих пор продолжает действовать

Документооборот как таковой включает следующие действия с «первичкой»:

Оно принято Минфином СССР в 1983 году и до сих пор продолжает действовать. Документооборот как таковой включает следующие действия с «первичкой»:

• создание;
• получение от контрагентов и др.;
• принятие к учету;
• обработку;
• передачу в архив.

Все эти действия должен определять график документооборота к учетной политике.

Пока не будет принят соответствующий общегосударственный бухгалтерский стандарт, в отношении образца графика документооборота для учетной политики нужно руководствоваться советскими правилами.

Как правило, его составлением занимается главный бухгалтер. А вводит в действие – распоряжение главы компании. График можно утвердить как приложение к учетной политике либо отдельный акт, на который дать отсылку в политике.

В первую очередь, толковый образец графика документооборота для учетной политики нужен отделам, которые занимаются финансами предприятия, заработной платой, кадровыми вопросами, бухгалтерией, снабжением, логистикой, а также подотчетным лицам. Соответствующие люди должны создавать и отправлять (передавать) документы согласно графику. Поэтому каждого исполнителя желательно снабдить выпиской из графика документооборота к учетной политике.

А в ней перечислить:

• документы по его компетенции;
• сроки;
• отделы и службы, через которые должен пройти документ.

Естественно, тот, создал и подписал документ, тот и отвечает за:

• соблюдение графика;
• оперативное и правильное создание документов;
• передачу документов вовремя в бухгалтерию;
• их правдивость.

Обычно общий мониторинг исполнения графика документооборота к учетной политике лежит на главбухе. Самая главная задача графика документооборота к учетной политике – создать эффективный документооборот.

То есть:

• оптимальное количество отделов и лиц, через которых будет проходить первичный документ;
• минимальный и максимальный период нахождения документа в отделе.

Выполнение этой задачи позволит бухгалтерии лучше контролировать внутренние процессы в компании. Компании нужно понять, какие документы исходят обычно от нее, а какие поступают извне.

Кто их составляет и на основе чего. Число копий – тоже немаловажный фактор

Также важно, кто проверяет документы и дает им дальнейший ход

Как выглядит образец график документооборота для учетной политики, принципиального значения не имеет. Это может быть и таблица, и схема, и даже рисунок.

Главное, чтобы он охватывал четыре основные стадии для любого документа:

1. создание;
2. проверка;
3. обработка, занесение в базу;
4. передача в архив.

Советский Минфин предлагает для каждого типа первичного учетного документа заводить своего рода карточку. Тогда образец графика документооборота для учетной политики выглядит так: Однако образец 2021 года должен максимально отражать технические и иные возможности. Далее приведем в отношении бухгалтерии.

Также см. «». Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как работает ЭДО?

Прежде чем приступить к описанию принципов работы ЭДО определим понятие электронного документа.

Электронный документ – это информация, предназначенная для передачи и обработки с помощью информационных систем и интернета. Например, такой системой может выступить 1С.

Большая часть документов имеет унифицированную форму, утвержденную по государственным стандартам и представляет собой компонент информационной системы, например, бухгалтерской. Чтобы электронный документ стал юридически значимым, его требуется подписать электронной подписью ответственного. Например, договор, пописанный в электронном виде имеет такое же право на судебную защиту, как и подписанный на бумаге.

Электронным имеет право стать любой документ, если он не имеет прямого запрета на применение от законодательства РФ. При этом законодательно были введены следующие виды документов:

• Электронные счета-фактуры;
• Трудовые книжки;
• Часть кадровых документов;
• Больничные листы и др.

Система электронного документооборота позволяет создавать, согласовывать и обмениваться документами. Процесс похож на тот, что используется в бумажном делопроизводстве. Работает это просто. Разберем на примере:

Сотрудник вашей компании создает электронный документ в 1С. Нажимает кнопку «Сформировать, подписать и отправить». Документ отправляется в систему ЭДО, информация поступает оператору, который предоставляет сервис. Все происходит в режиме реального времени. Ваш клиент получает документ в своей системе, проверяет его и нажимает на кнопку «Провести».

На рисунке ниже наглядно видно, насколько электронный документооборот сокращает количество действий.

Исходящий поток

Исходящая документация формируется в структурных подразделениях нашей компании, что подразумевает наличие компетентных сотрудников в каждом из них. После проверки проект согласуется и направляется получателю.

Работа с исходящей документацией подразумевает наличие следующих отлаженных процессов:

• сотрудник формирует проект, проверяет, дорабатывает его;
• в сроки, установленные правилами документооборота, проект согласовывается в подразделениях;
• на завершающем этапе документу присваивается номер исходящего, и он отправляется адресату.

Получателями могут выступать заинтересованные лица. Чаще всего письма направляются контрагентам, в госучреждения, покупателю, поставщику и прочим субъектам.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. В большинстве организаций современное делопроизводство включает в себя не только бумажные, но и электронные документы. Весь документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

• входящие — поступающие в организацию извне. Все, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций;
• исходящие — отправленные из организации. Все, адресованное другим юридическим лицам и физическим лицам (ответы, письма, решения);
• внутренние — не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале допустимо сделать пометку, в какое дело, согласно номенклатуре, подшита копия для хранения.

В организации ведут журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы обязательно нумеруют по страницам, прошивают и опечатывают, общие правила делопроизводства в организации требуют делать это для исключения возможности замены листов и внесения несанкционированных изменений.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

График документооборота в компании:

Как ввести электронный документооборот?

На первом этапе необходимо принять принципиальное решение о внедрении электронного документооборота. Это решение оформляется приказом для компании. Некоторые компании разрабатывают специальные местные акты, которые регулируют рабочий процесс и утверждение документов внутри компании, такие функции включают согласование документов между отделами, контроль, подписание руководством и сохранение архивных документов.

На втором этапе нужно выбрать, какую подпись компания будет использовать при обработке документов.

Простая электронная подпись — это электронная подпись, которая с помощью кодов, паролей или других средств подтверждает факт создания электронной подписи определенным лицом.

Неквалифицированная электронная подпись — это электронная подпись, которая:

1. полученная в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
2. позволяет идентифицировать человека, подписавшего электронный документ;
3. позволяет выявить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
4. осуществляется средствами электронной подписи.

Квалифицированная электронная подпись — это электронная подпись, которая соответствует всем характеристикам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным характеристикам:

1. ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
2. для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, подтверждающие соответствие требованиям (ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. 30.12.2015) «Об электронной подписи». Однако , во многих случаях документы требуются из соображений безопасности, это усиленная квалифицированная подпись.

Третьим этапом будет выбор специального удостоверяющего центра, чтобы выбрать компанию, специализирующуюся на электронном документообороте, важно оценить удобство работы с той или иной компанией. Важно установить стоимость предоставляемых услуг, возможность дополнительного функционала, а также услуг по электронному документообороту, также важно установить, какую ответственность несет компания сертификационного центра в случае технических сбоев и оформить документы проблемы управления

На четвертом этапе необходимо предоставить документы для заключения договора.

Пятый шаг — заключение договора с удостоверяющим центром. В соответствии со статьей 2 Федерального закона от 06.04.2011 г. 63-ФЗ (изменено 30.12.2015) «Об электронной подписи» удостоверяющий центр — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или государственный орган или орган местного самоуправления, выполняющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки подлинности электронные подписи, а также другие функции.

Шестой этап — внедрение электронного документооборота в компании, организация специфического обмена электронными документами. Счета-фактуры составляются в электронном формате по взаимному соглашению сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для получения и обработки таких счетов-фактур в утвержденном формате.

Основные действующие лица, участвующие в направлении потоков документов

Конечно, потоки документов циркулируют по организации не сами по себе. Их направляют работники, у каждого из которых своя роль в делопроизводстве и документопотоке.

Автор документа. Работник, который создает документ. Он может делать это как по собственной инициативе, так и исполняя задание руководства, то есть будучи исполнителем.

Согласующие лица. Должностные лица, которые просматривают проект документа на предмет возможных ошибок в рамках своей компетенции.

Руководитель. Должностное лицо, обладающее полномочиями для подписания документов. Обычно это кто-то из топ-менеджеров компании: генеральный директор (может подписывать абсолютное большинство документов) или должностное лицо, которому по доверенности передается право подписи определенных их видов.

Регистратор. Секретарь или работник канцелярии, который вносит входящий или подписанный руководителем документ в информационную базу данных, направляет его на исполнение согласно резолюции и, при необходимости, осуществляет контроль исполнения.

Исполнитель. Работник, назначенный руководством для выполнения задания по документу. Исполнитель, выполняя задачу, часто становится автором нового документа.

Только в частных случаях указанные функции могут пересекаться, например, если руководитель лично работает над документом, являясь одновременно и автором, и подписантом, либо секретарь выступает в роли регистратора и автора (или исполнителя). В стандартной ситуации приема, подготовки или исполнения документа один работник выполняет одну функцию.

Виды СЭД

Системы электронного документооборота отличаются рядом характеристик. Например, областью применения, интеграционными возможностями, набором опций. В зависимости от параметров выделяют СЭД:

• Классические — предусматривают перевод в электронный вид всех документов и процессов.
• Клиент-серверные — размещаются на выделенном сервере, за счет чего работают быстро и надежно. Чаще всего такая технология применяется в универсальных системах.
• На основе баз данных — интегрированные с различными базами данных, где хранится информация, в том числе в больших объемах.
• На основе веб-технологий — разработаны для функционирования при удаленном доступе к серверу, поэтому работают через браузер, не нуждаются в клиентских приложениях.
• Облачные решения — работа ведется с помощью сервера провайдера.

Некоторые СЭД поддерживают конкретные виды документации, например, медицинскую, а также специализированные виды документооборота — кадровый, финансовый и т. д.

Кроме того, сервисы электронного документооборота бывают коробочными (готовые решения), индивидуально разработанными и комбинированными.

Что нужно знать о документообороте

Каждый документооборот состоит из нескольких жизненных этапов. Их стоит запомнить:

• Создание (поступление) документа;
• Регистрация;
• Отправка или передача по назначению;
• Движение документа;
• Исполнение (согласование, подпись и пр.);
• Отправка в архив.

Задача секретаря или персонального ассистента – отследить, чтобы ни на одной из стадий не случалось задержек, иначе может произойти сбой во всей работе по документообороту. Стоит учитывать, что в организации может быть несколько видов делопроизводств. Рассмотрим основные из них (Таблица 1).

Таблица 1

Виды документооборота

По типу документов	По характеру документов
Управленческий — все бумаги, касающиеся управления организацией (приказы, распоряжения и пр.). Финансовый — договоры, нормативно-правовые акты, корреспонденция, отчёты, счета и пр. Кадровый — документы, касающиеся сотрудников и их перемещения в компании. Технический — вся техническая документация. Архивный — все бумаги, выполнившие свою функцию и перешедшие на хранение.	Бумажный — все документы в компании представлены только бумажном варианте. Электронный — документы передаются и хранятся в электронном виде, а закрепляются электронной подписью. Смешанный — бумаги хранятся как на электронных, так и на бумажных носителях.

«Контур.Экстерн»

Сервис «Контур.Экстерн» разработан специально для отправки бухгалтерской и налоговой отчетности в соответствующий государственный орган. Если организации не нужна полноценная система ЭДО — этот продукт ей идеально подойдет.

«Контурн.Экстерн» оснащен интерактивным календарем, оповещающим о необходимости подать документы, и функцией проверки отчетности на наличие ошибок. Через сервис также можно проверить счета-фактуры на НДС. Дополнительно можно подключить возможность соединения с 1С.

Минимальная стоимость подключения — 1200 руб. в год. В этот тариф входит только отправка счетов в пенсионный фонд и налоговую. Если нужно задействовать ФСС и Росстат, необходимо приобрести другой тариф за 7680 руб. в год. В него входят дополнительные опции:

• проверка контрагентов;
• составление актов сверок;
• финансовый анализ;
• получение выписок;
• доступ к видеоурокам и правовой базе.

Если организация работает с небольшим количеством отчетов — ей будет достаточно и бесплатной версии.