Деловая переписка. ведение деловой переписки (примеры)

Этикет

 Чётко укажите тему письма (Subject)

По результатам исследования агентства Radicati Group, представители бизнеса получают до 80 электронных писем в день. Чтобы убедить пользователя прочитать именно ваше письмо, составьте заголовок, который полностью отражает содержание. Чем понятнее, о чём идёт речь, тем быстрее собеседник прочитает сообщение.

Нет: «Idea».

Да: «How to boost online sales by 15% by the end of Q4 2017».

 Используйте профессиональное приветствие и избегайте панибратства.

Нет: «Hey», «Yo», «Hiya».

Да: «Dear», «Hello», «Hi».

 Перечитайте письмо перед отправкой. Ошибки и опечатки негативно повлияют на ваш образ в глазах собеседника.

 Если вы вводите в переписку нового собеседника, кратко опишите предысторию вопроса. Не заставляйте его пролистывать вниз и читать все сообщения по теме. Опишите суть вопроса, что обсуждалось, что вы хотите об этом сказать.

 Отвечайте на сообщения. Если у вас нет сейчас времени провести исследование темы, подтвердите, что письмо получено, и укажите, когда вы сможете заняться вопросом.

 Не используйте красный цвет для привлечения внимания к идее. Красный говорит об опасности и вызывает негативные эмоции. Для выделения используйте специальные слова и фразы, а не графику или цвет:

Особенности деловой переписки, основы и принципы

Как жанр речи деловая переписка имеет специфические особенности и принципы. Соблюдая основы, автор письма однозначно передает идеи и мысли, следует правилам этикета и демонстрирует себя с наилучшей стороны.

Преимущества

В сравнении с личным общением или встречей корреспонденция имеет ряд преимуществ:

• информация не будет потеряна или забыта, к ней можно вернуться;
• автор имеет время на то, чтобы точно и грамотно сформулировать мысли, отредактировать их;
• электронная почта позволяет отправить 1 сообщение сразу нескольким адресатам;
• качественная деловая переписка положительно сказывается на имидже как отдельных сотрудников, так и всей компании.

Письмо-претензия и требование

• Письмо, содержащее требование или претензию, – это сообщение, которое направляется организации или физическому лицу в том случае, если одна из сторон вовсе не выполнила поставленные задачи, взятые на себя обязательства или сделала это ненадлежащим образом.
• Письмо, содержащее требование, – это такое сообщение, целью которого является стимулирование получателя к выполнению взятых на себя обязательств, возложенных функций в том случае, если могут возникнуть или уже возникли нарушения существующих договоренностей.
• Письмо-претензия – это сообщение, которое включает в себя заявку о несоблюдении основных пунктов заключенного договора и претензию о компенсации убытков.

Особенности оформления электронного письма: требования

Современные интернет-технологии позволяют вести электронный документооборот. С точки зрения правил оформления он мало отличается от привычного бумажного.

Адрес

Если у организации есть шаблон фирменного бланка, то адрес отправителя уже внесен в документ. Адрес получателя электронного письма указывается при отправлении в специальном поле, нет необходимости дублировать его в самом тексте.

Тема письменного обращения

В почтовых программах и приложениях есть специальное поле для внесения темы письма. Она должна быть краткой и передавать в нескольких словах смысл всего текста.

Приветствие

Традиционно приветствие нейтрально по стилю. Не стоит стремиться к оригинальности. «Здравствуйте» или «Добрый день» прекрасно подойдет.

Обращение

В нашей стране к адресату обращаются по имени и отчеству, добавляя слова уважения. Если сообщение адресовано коллективу, то обращение ставится во множественном числе. Размещается по центру.

Первое предложение — суть письма

В первом предложении обозначается главная мысль, тогда читатель сразу сможет оценить, стоит ли читать дальше

Первое предложение привлекает внимание, оно — основа коммуникации. В нем кратко обозначаются тезисы, которые будут раскрыты в следующих абзацах

Первое предложение — основа обращения.

Содержание и объем текста

Содержание относится к заявленной теме. Текст разбивают на абзацы в соответствии с тезисами. Оптимальным объемом считается письмо, чтение которого не занимает более нескольких минут.

Подпись автора

В электронной почте подпись настраивается и добавляется автоматически в конце письма. Здесь помещают и контактные данные, чаще телефон, и короткий дополнительный текст типа «С уважением» или что-то творческое в зависимости от ситуации.

Структура

Логично, что для более удобной организации в написании любого письма нам было бы полезно работать с его некой структурой или планом. Это позволит вам разбить задачу на более мелкие этапы, выполнить которые гораздо проще. Например, продумайте линию своего письма так, чтобы охватить те темы, которые вам нужно изложить максимально точно. Скажем, если вы пишете вопрос о том, какой ценой обладает та или иная продукция, постарайтесь кратко изложить мотив: зачем вы пишете в компанию (поскольку вы хотите приобрести или заказать тот или иной товар); проясните главную цель (узнать, во сколько вам обойдется заказ 10 единиц товара с определенными опциями). Наконец, уточните, в какой форме вы хотели бы получить расчет, и спросите, делается ли скидка на такой объем продукции.

Разумеется, эта информация и без того очевидна — просто следует логически разобрать, что вы хотите написать. Кроме того, нельзя забывать и об оформлении и требованиях. Детальнее об этом расскажем дальше.

Чего делать категорически НЕЛЬЗЯ

1. Злоупотреблять знаками препинания.

Вполне достаточно одного восклицательного или вопросительного знака. Не следует их дублировать. Также не следует злоупотреблять многоточием.

Пример «плохого» письма:

2. Использовать разные шрифты, размер и цвет букв.

Почтовые сайты и программы позволяют менять эти параметры. Можно выбрать необычный шрифт, увеличить или уменьшить буквы, раскрасить текст в разные цвета. Но в деловой переписке это неуместно!

Лучше вообще ничего не менять и оставить всё так, как оно указано по умолчанию. Единственное, что допустимо, это выделить некоторые слова полужирным или курсивным начертанием. Но только если это необходимо!

Пример «плохого» письма:

3. Вставлять смайлики-картинки.

Веселые и грустные рожицы, цветочки и сердечки оставьте для личной переписки. В деловых письмах лучше не использовать смайлики – ни текстовые, ни картинки.

Пример «плохого» письма:

4. Печатать текст заглавными буквами.

За заглавные буквы отвечает клавиша клавиатуры Caps Lock. То есть, если у вас все буквы набираются большими, нужно просто нажать на нее один раз и отпустить.

Тем более не печатайте большими буквами «Тему» письма — это верх неуважения!

На заметку. Печать отдельных слов и всего текста заглавными буквами воспринимается как крик. А крик – это агрессия, что выходит за рамки культурной переписки.

Если вам очень надо что-то выделить в тексте, лучше сделайте это при помощи полужирного или курсивного начертания.

И еще очень желательно избегать в теме письма слов «Срочно», «Важно» и других, выражающих нетерпение

Заключительная часть

Наконец, заканчивать письмо следует в том же духе, в каком вы его начинали

Если пишете благодарность, — напишите, что вам приятно сотрудничать с описываемой вами компанией; если это — коммерческое предложение, вам следует выразить благодарность за внимание к вашему письму и надежду на дальнейшее взаимодействие с этим человеком. Нужно понимать, что то, как вы закончите свое письмо, во многом определяет итоговое мнение о вас и вашей компании

Вся деловая переписка (примеры писем это доказывают постоянно) построена на вежливости — поэтому всегда помните о необходимости поблагодарить собеседника, выразить надежду, похвалить его или оставить свою рекомендацию. Концовку для своего текста вам следует подобрать таким образом, чтобы полностью соответствовать описанной в письме проблеме.

Примеры: «Мы надеемся сохранить вас в качестве своего постоянного партнера с надеждой на стабильное сотрудничество в дальнейшей своей деятельности»

Или «Мы искренне благодарны за уделенное внимание и надеемся, что сможем развивать сотрудничество с вами в дальнейшем». Или «Благодарю за внимание

Надеюсь, мы сможем продолжить обеспечивать ваши интересы на рынке N и в дальнейшем».

Требования к письму

Итак, правила деловой переписки гласят, что все письма должны быть, во-первых, краткими. Это главное правило того, что оно будет прочтено. Согласитесь, все мы не любим, когда нас загружают большим объемом информации. Если это письмо делового характера, оно не должно быть громадным — в таком случае его могут просто проигнорировать. Если не получается сократить информацию сразу — сделайте это после того, как напишете первый черновик своего письма.

Во-вторых, ваш партнер (участник переписки) должен понимать, о чем идет речь. То есть, письмо следует сделать информативным и понятным. В нем нужно поместить те сведения, которые вы хотели бы донести таким образом, чтобы избежать дополнительных вопросов и не тратить время на уточнение деталей.

В-третьих, письмо следует сделать как можно более уважительным по отношению к вашему партнеру или сотруднику компании, который будет его читать. Это правда — чем больше уважения вы проявите к своему собеседнику, тем больше шансов, что он должным образом отреагирует на вашу просьбу и, в конце концов, вы достигнете желаемого эффекта.

Изложение материала

Далее за тем, как вы написали некоторое вступление в своем письме, следует сделать уточнение по поводу того, зачем вы пишете. Например, после того, как задали вопрос о цене товара, уточните, что вас интересует. Можно написать так: «Мы бы хотели заказать N-ное количество единиц продукции при условии доставки ее по адресу X». В случае с продолжением телефонного разговора, можно излагать ваш запрос — зачем вы написали человеку после того, как поговорили с ним по телефону (скажем, чтобы подтвердить намерение осуществить сделку): «А именно: нам интересен товар N при условии, что он будет поставляться с опцией X»

Если же брать во внимание третью версию, можно также начать развивать тему вашего желания сотрудничать с компанией. Опишите, что это в ваших интересах, и что партнер получит какую-то конкретную выгоду от взаимодействия с вами, если согласится на него: «Вам будет интересно знать, что курс нашей компании изменился, после чего стал еще ближе к интересам вашего бизнеса»

Виды деловых писем

Различаются по тематике обращения:

• Коммерческие письма: предложение; запрос; претензия.
• Отправляются для подтверждения и заключения сделки.
• Некоммерческие используются для разрешения организационных, правовых вопросов.
• Благодарственные письма выражают признательность;
• Гарантийные отправляются для подтверждения договоренностей;
• Информационные (извещение, сообщение, уведомление) сообщают о событиях и фактах;
• Сопроводительные используются для направления дополнительных документов;
• Также письмом можно о чем-то напомнить или подтвердить информацию.
• Для отправки поздравлений и пожеланий партнерам, заказчикам используются поздравительные письма.

Различаются по функциям:

• На запрос, предложение, просьбу и рекламацию необходимо отвечать.
• На предупреждение, извещение, сопроводительное письмо отвечать нет необходимости.

Различаются по количеству получателей:

• Нескольким адресатам;
• Конкретному лицу.

По способу отправления:

• Отправляются почтой;
• Отправляются с помощью E—mail;
• При помощи факса.

Форматирование

Мы выбрали правильный план, написали правильные предложения. Осталось хорошо отформатировать текст. Поэтому три последних правила посвящены форматированию в деловой переписке.

Правило 13. Оставляй между абзацами место

Правило №5 предписывает делить текст на абзацы. Но много ли будет толку, если никто не узнает, где заканчивается один абзац и начинается другой? Нужно, чтобы абзацы были отделены друг от друга и их можно было пересчитать беглым взглядам. Чтобы абзацы не «склеивались», используйте увеличенное межстрочное расстояние между ними

Правило 14. Маркируй списки

Адресат не любит монотонности, и маркированный список – хороший способ внести разнообразие в текст. Текст без маркированного списка проигрывает. «Мы тратим на работу с бумажными письмами …. в год. Стоимость аренды помещения для архива …. Проведение требуемых законодательством противопожарных мероприятий обходится в …»

Со списком – выигрывает. «Наша компания расходует на бумажную переписку ….

• За аренду помещения для архива мы платим …
• Проведение противопожарных мероприятий обходится в …»

Правило 15. Используй жирный шрифт компактно

Часто нам бывает нужно выделить что-то в письме жирным шрифтом. Это удобно – и делает текст не таким монотонным. Но не «разбрасывать» выделенные жирным слова по всему тексту. Жирный шрифт должен располагаться компактно, притягивая взгляд к одной точке, иначе возникает «эффект скарлатины».

Неудачное форматирование.

«Мы тратим на традиционное делопроизводство больше 2 200 000 р. в год.

• Помещение архива обходится в 1 400 000 р.
• Защита информации стоит еще 500 000 р. …»

И удачное «Мы тратим на работу с бумажными письмами больше 2 200 000 р. в год.

• Затраты на архив превышают 1 400 000 р.
• На информационную безопасность расходуется 500 000 р. …»

Подписывайте письма

Называйте почту для рабочей переписки нейтрально, желательно — по принципу имя_фамилия@работодатель. Если нет корпоративной почты, просто создайте почтовый ящик вида petrsidirov@mail.ru вместо svinkapeppa или superboy.

В подписи укажите имя, фамилию, должность и название компании. Добавьте способы связи: телефон, мессенджеры, соцсети, — и ссылку на корпоративный сайт. Ограничьтесь нейтральным «с уважением» или «с наилучшими пожеланиями». Не стоит расписывать в автоматической подписи слова благодарности на полстраницы, размещать рекламу, ставить ссылки на сбор подписей и подобные проекты.

Общие требования к письмам

При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения. Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

• Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.
• Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).
• Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.
• Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.
• Использование стандартной терминологии. Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.

Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы.

Структура документа

Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

• Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).
• Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.
• Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.
• Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.

Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов. К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.

Составление письма по ГОСТ

Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5. Основные нормы:

• Цвет бумаги: белый.
• Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
• Дата оформления письма – это дата его подписания.
• Ссылка на исходящий номер – это сам номер, а также дата письма, на которое отвечают.
• Адресат – это организация, подразделение или человек.
• В тексте могут присутствовать таблицы, графы и прочие элементы.
• Если есть приложение, нужно указать на этот факт (к примеру «Приложение: на 2 листе в 2 экземплярах»).
• Подпись должна сопровождаться расшифровкой.

Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон.

К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно. То есть, использование ГОСТ – это рекомендация, но необходимость.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

• дата написания,
• реквизиты отправителя и получателя,
• вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
просьбы и объяснения
заключение.

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

Стиль общения

Сохраняйте деловой формат письма. Уберите угрожающий, просящий, приказной тон.

Правила электронной деловой переписки не допускают употребление смайликов, большого количества вопросительных или восклицательных знаков в тексте.

Будьте вежливы. Обязательное приветствие в начале и прощание с собеседником в конце — хороший тон. Например, «С уважением…» или так: «Искренне Ваш…».

Деловая электронная переписка и ее «золотое правило»: не смешивать в одном послании несколько разных тем. Лучше отправить ряд писем.

Электронное письмо должно быть короче в два раза, чем бумажное.

Правила общения

1. Всегда указывайте тему письма.

Поле «Тема» должно быть заполнено в любом случае и очень желательно, чтобы оно соответствовало содержанию сообщения.

Хотите вы, например, записаться на консультацию пятого марта, так и напишите: «Запись на консультацию (05.03)».

2. При ответе на письмо сохраняйте историю переписки.

Когда вы получаете от кого-то письмо, то на него можно ответить тремя способами:

1. Скопировать адрес отправителя и написать ему новое письмо.
2. Нажать на специальное поле для ответа внизу сообщения.
3. Использовать кнопку «Ответить».

При деловой переписке отвечать следует третьим способом, то есть нажать на кнопку «Ответить». Откроется новое письмо, повторяющее то, которое вы получили. Тема такая же, только с приставкой «Re:», изначальный текст полностью процитирован.

Это общепринятая форма ответа и вы в ней ничего не должны менять. Свой ответ нужно печатать перед процитированным текстом. Это делается для того, чтобы каждый участник беседы в любой момент мог вспомнить, о чем шла речь.

3. Всегда здоровайтесь и обращайтесь к собеседнику на «вы».

Любое сообщение следует начинать с приветствия. И лучше, если оно будет индивидуальным. Если уместно, называйте собеседника по имени, в противном случае – по имени и отчеству.

4. Отвечайте как можно быстрее.

Чем раньше вы ответите на сообщение, тем лучше. Идеально – в течение нескольких часов. Но допустимо и в течение нескольких суток. Чем дольше тянете с ответом, тем хуже это сказывается на репутации.

Письмо-просьба и письмо-предложение

Письмо-прошение или письмо для внесения предложения – это такой вид оповещений, который стимулирует получателя к совершению определенных действий, интересующих отправителя письма.

Выделяют основные виды писем-прошений и предложений:

Письмо-просьба – это сообщение, которое направлено на побуждение к действию или получение важной информации для автора письма. Такое сообщение с просьбой в любом случае требует ответа.
Письмо, содержащее запрос, – это сообщение, основной целью которого является получение официального подтверждения, важной информации или определенных документов

Как и письмо-просьба, запрос требует ответа.
Письмо-предложение – сообщение, которое направлено на внесение предложения потенциальному клиенту, партнерской организации либо будущему сотруднику. Такое сообщение с предложением может быть как инициативным, так и отвечать на ранее полученный запрос или просьбу.

• Письмо-заявка – это такое сообщение, с помощью которого организация выражает свое желание участвовать в определенном мероприятии, конференции, на выставке или выражает свое согласие на оказание услуг или поставку товаров. Данный вид письма не требует обязательного ответа получателя. Главное, чтобы тот отреагировал на письмо-заявку и, например, включил организацию в план мероприятия или поставил необходимые товары, оказал услугу.
• Письмо-заказ – это сообщение с внесением инициативного предложения покупателем по поводу подписания договора с конкретными условиями. Чаще всего заказ является ответом на деловое предложение.
• Письмо-приглашение – это сообщение, которое содержит предложение об участии той или иной организации в определенных мероприятиях. Если в организациях есть специальные фирменные бланки, а мероприятие является торжественным и официальным, то такое письмо оформляется на них.

Образец делового письма

В деловом письме должна быть структура:

• официальное приветствие;
• вступление — автор письма представляется, рассказывает о себе и переходит к сути вопроса;
• главная часть — суть письма, необходимая информация, перечисление возникших вопросов, запрос информации; 
• заключение — пожелания и благодарность; 
• вложения в электронном сообщении — графики, отчеты, копии приказов, инструкция, чек-лист;
• контактные данные — электронная подпись.

Указание реквизитов компании в контактных данных придает письму юридическую значимость: при необходимости эти сообщения можно предоставлять суду в качестве аргумента. 

Рассмотрим восемь примеров деловых писем в зависимости от получателя. 

Деловое письмо о сотрудничестве

Уважаемый Сергей Андреевич!

Меня зовут Мария Алексеевна, я маркетолог в компании здорового питания . 

Предлагаем вам сотрудничество. Наши преимущества: . При заключении договора для вас будет персональная скидка — 7% на всю продукцию. 

Прикрепляю к письму предложение. Прошу ознакомиться с ним и сообщить о решении.

Всего доброго!

Деловое письмо-просьба

Добрый день, Лариса Ивановна!

Просим вас организовать собрание всех отделов в нашем конференц-зале 20 ноября 2021 года.

Причина встречи — обсуждение новогоднего корпоратива. 

Гарантийное деловое письмо

Здравствуйте, Александр Анатольевич!

Прошу в ближайшие два дня отгрузить товар на наш склад в Екатеринбурге. Оплату гарантирую. 

Во вложении точный адрес склада и необходимые позиции товара.

Хорошего дня!

Письмо партнерам

Добрый день, Владислав Витальевич!

Сообщаем вам, что руководитель отдела снабжения Семен Иванович с 13 октября 2021 года ушел на больничный.

Его замещает старший менеджер отдела Петр Петрович. Пожалуйста, свяжитесь с ним для обсуждения задач.

Прикрепляю контактные данные Петра Петровича.

Надеемся на ваше понимание.

Письмо-обращение

Уважаемая Софья Николаевна!

Прошу вас провести перерасчет оплаты коммунальных услуг за август 2021 года. 

Во вложении квитанции и чеки об оплате. 

Спасибо. 

Письмо руководителю

Здравствуйте, Вадим Дмитриевич!Месяц назад я заказал партию рюкзаков в вашей компании. 30% товара — брак. 

Прошу вернуть стоимость испорченных вещей или заменить их. 

Во вложении прикрепляю фотографии бракованного товара, договор, чек об оплате.

Письмо в компанию

Добрый день, Наталья Александровна!

Мы разработали сайт для компании . Согласно пункту нашего договора мы должны были получить оплату за оказанные услуги две недели назад. 

Задолженность составляет рублей. Просим перечислить оплату в ближайшие дни на расчетный счет компании . Иначе мы будем вынуждены принудительно взыскать данную сумму с вашей компании, а также расходы на обращение в суд. 

Реквизиты для перечисления оплаты во вложении.

Надеемся на понимание.

Письмо контрагенту

Здравствуйте, Николай Васильевич!

Информируем вас о том, что у нашей компании сменились реквизиты. Новые реквизиты указаны в прикрепленном файле.

Хорошего дня!

Официальная деловая переписка правила

Блок делового письма с реквизитами получателя оформляют следующим образом. Вверху печатают должность адресата; в следующей строке — официальное наименование предприятия либо учреждения; ниже — фамилию и инициалы получателя (в дательном падеже); в последней строке — почтовый и/или электронный адрес отправления деловой корреспонденции.

Если для первой страницы используют фирменный бланк, оформлять отдельным блоком реквизиты отправителя не требуется. Обычно они уже прописаны в бланке. Если документ печатают на обычном листе, в верхней строке указывают полное название компании, форму собственности; в следующей — юридический адрес; ниже — контактные телефоны/факсы; далее — электронные адреса, а также, если есть, адрес сайта организации; в последних строках пишут номера ИНН, ОГРН и оставляют свободное поле для проставления входящего номера письма.

В тематической строке может быть указано название документа («Благодарность», «Напоминание», «Приглашение» и т. п.) либо краткая информация о поводе официального письма (к примеру, «Уточнения и пояснения к предварительному проекту строительства»)

Заголовок важно сформулировать максимально четко и содержательно. Это поможет адресату легко понять суть содержащейся в письме информации и степень ее важности

Обращение к получателю печатают над преамбулой и основным текстом. Как правило, посередине строки. Общепринятое официальное обращение — «уважаемый» + имя и отчество получателя. После обращения ставят восклицательный знак. Например, «Уважаемый Петр Анатольевич!» В современной официальной переписке нередко употребляют обращение «господин (госпожа)» в сочетании с фамилией адресата либо его должностью. К примеру, «Уважаемый господин Антипов!», «Уважаемый господин депутат!».

В преамбуле предельно сжато излагают повод обращения. Описывать предложение или интересующий вопрос во всех подробностях здесь не стоит. Весь текст этого блока делового письма должен уместиться в одном небольшом абзаце.

В основной части официального письма ёмко и содержательно излагают суть просьбы или предложения, при необходимости подтверждают информацию фактами, ссылками на документы, результаты исследований и т. п. Для удобного прочтения основной текст оформляют в виде небольших, логически завершенных абзацев.

В заключительном абзаце кратко подытоживают написанное. Слева внизу печатают должность и имя отправителя, ставят подпись. Если письмо будет дополнено одной либо несколькими страницами с приложениями, наименования этих документов перечисляют постскриптум.

Списки стандартных фраз, используемых в официальном письменном общении: