Должностная инструкция на работников (образцы 2021 года)

Содержание должностной инструкции

В большинстве случаев должностная инструкция включает в себя следующие разделы:

Общие положения

В данном разделе указывается наименование должности (согласно штатному расписанию) и структурного подразделения, подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности, требования к сотруднику, занимающему данную должность и т.п.

Задачи и функции

Раздел должен содержать конкретный перечень задач, выполняемых работников, допустим: участие в судебных процессах, подготовка документации и т.д.

Права

В разделе необходимо прописать права сотрудника, возникающие при выполнении им трудовой функции. Например: право на получение информации, необходимой для выполнения работы.

Обязанности

Раздел может включать в себя следующие обязанности: соблюдение трудового распорядка, неразглашение служебной информации и т.п.

Ответственность

В разделе прописываются меры ответственности работника за результат выполняемой работы, меры по соблюдению техники безопасности и т.д.

Взаимоотношения

Раздел включает в себя особенности взаимоотношений работника с другими структурными подразделениями, должностными лицами.

Обязательные реквизиты

Инструкция обязательно должна содержать следующие реквизиты:

• дата и номер документа;
• наименование организации и место составления;
• визы согласования;
• подпись руководителя (заместителя) и сотрудника;
• гриф утверждения.

Содержание

Как уже было сказано, к содержанию особых требований закона нет. Текст инструкции составляется конкретно для каждой должности. Однако надо понимать, что это организационно-распорядительный документ, который подлежит четкому исполнению и соблюдению. Поэтому к инструктажу нужно относиться серьезно. Тем более что каждый работник, который знакомится со своей инструкцией, должен поставить подпись. Она будет свидетельствовать о согласии с правилами. И обязывать работника соблюдать их на протяжении всего трудового периода.

Письмо Роструда №4412-6 от 2007 года содержит информацию, подтверждающую значимость инструкций: несмотря на то, что Трудовой кодекс ничего не говорит об инструкциях, эта документация имеет серьезный юридический статус, так как в ней содержит сведения о трудовых функциях трудящихся, об их правах и обязанностях. А также, указывает, как правильно поступать в сложных ситуациях, возникших при исполнении.

Как и раньше, должностная инструкция в 2020 году составляется руководством. Но при этом, оно должно использоваться требования ГОСТа №6.30-2003, которые утверждены Постановлением ГосСтандарта еще в марте 2003 года. В требованиях содержатся унифицированные правила создания различной документации. В том числе и инструкций.

Понятно, что никакого контроля по созданию инструктажа не ведется со стороны госслужащих. Но это не означает, что в руководстве можно прописать всё что угодно. Все правила должны быть сформированы на основании закона РФ. Создатель инструкции может опираться на Конституцию России, как на основной документ государства и труда.

Кроме этого необходимо руководствоваться следующими нормативами:

1. Письмом Минтруда РФ №482 от 13 марта 1996 года. В нем есть вся необходимая информация по разработке инструктажа.
2. Приказом Госнаркоконтроля РФ от 2003 года №235. В нем содержится порядок разработки должностных инструкций для сотрудников – госслужащих.

Типовая должностная инструкция должна содержать следующие разделы:

1. Общие положения: первый раздел – введение. Здесь прописывается информация о должности и конкретном подразделении, в котором оформлен сотрудник, а также правила его назначения, освобождения, требования к профподготовке.
2. Функции и задачи работника.
3. Обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Взаимосвязи. Здесь прописываются правила коммуникации со структурными подразделениями предприятия.

После составления и проверки надлежащим служащим, от руководителя поступает приказ об утверждении должностной инструкции. Затем ее представляют работнику для ознакомления и подписи.

Содержание документа

Для того чтобы локальный акт было удобно использовать, его делают кратким и состоящим из разделов. Текст пишут понятным, простым языком, избегая двусмысленных формулировок. Используют таблицы, рисунки с пояснениями, схемы. За основу берут:

• квалификационные справочники;
• профессиональные стандарты;
• нормативно-технические документы конкретных ведомств;
• типовые производственные инструкции Ростехнадзора;
• руководства к оборудованию, паспорта и иную документацию от производителя.

Рекомендуемая структура производственной инструкции включает в себя:

1. Титульный лист. На нем печатают название документа и отрасль производства. Указывают фамилии авторов, контролера, разработчика, утверждающего, ставят дату выпуска.
2. Вводная часть. Пишут о назначении бумаги, целевой аудитории (список должностей), приводят перечень нормативных документов.
3. Основная часть. Примерные разделы:
   • сведения об ОПО;
   • информация о технологических схемах и нормах технологического режима, какой документ должен прилагаться к производственной инструкции — технологические схемы;
   • описание рабочего места;
   • меры безопасности при работе с оборудованием.
4. Порядок внесения в акт изменений и дополнений.

Названия комплектующих указывают так, как они звучат у производителя. Описывают характеристики продукции. Обязателен пункт об ответственности сотрудников в процессе работы.

Образец:

РЕЗЮМЕ

1. За основу при разработке инструкции лучше взять МР для ФОИВ, опираясь также на государственные стандарты по делопроизводству и ведомственные инструкции.

2. Сначала проект инструкции согласовывают во всех структурных подразделениях, потом его утверждает генеральный директор.

3. Файл с инструкцией необходимо адаптировать для удобства использования: в нем создаются навигация и гиперссылки, благодаря формату PDF возможен полнотекстовый поиск.

Утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.

Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Утв. приказом ФТС России от 09.07.2014 № 1331.

ИСТОЧНИКИ ДЛЯ СОЗДАНИЯ ИНСТРУКЦИИ

При создании инструкции по делопроизводству целесообразно руководствоваться следующими документами:

• Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее – МР для ФОИВ);

• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013);

• ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В качестве образца рекомендуем использовать ведомственные инструкции. Например, Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации. Этот документ можно использовать как основу и по содержанию, и по способу изложения информации.

Организация работы по разработке и введению документа

Следует согласовать со всеми руководителями подразделений.

Разработка должностных инструкций — это прерогатива отдела кадров или работника БТЗ.

Для организации работ по разработке документа рекомендуется выполнить следующее:

• подготовить проект Положения о разработке или переработке должностных инструкций. Соответственно организовать прохождение юридической экспертизы, согласование с заинтересованными лицами и утвердить руководителем предприятия;
• при подготовке проектов должностных обязанностей следует подключить всех руководителей подразделений, чтобы совместными усилиями правильно составить правовой документ. На это должно быть отведено время, указанное в Приказе;
• в процессе разработки можно организовывать совещания и решать спорные вопросы в присутствии руководства;
• после того, как вся информация будет собрана, необходимо ее облечь в документ, который тоже будет подписываться и утверждаться;
• при подготовке всех должностных инструкций рекомендуется издать приказ о завершении проведения этой работы и введение в действие разработанных документов;
• не менее важным этапом будет ознакомление с должностной инструкцией работника. Для этого рекомендуется завести журнал, где будет вестись учет подписей.

Организованная таким образом работа придаст статус предприятию.

Образец должностной инструкции делопроизводителя

Общие положения

1. Делопроизводитель входит в категорию специалистов.
2. Делопроизводитель назначается на должность и увольняется с неё приказом директора компании, по согласованию с его непосредственным начальником.
3. Делопроизводитель находится в подчинении заместителя директора компании или иного руководящего лица в соответствии с действующим штатным расписанием.
4. Лицо, которое принимается на должность делопроизводителя, обязано иметь законченное среднее образование и иметь документы об успешном прохождении соответствующих профессиональных курсов; требования по стажу работы по специальности к нему не предъявляются.
5. Лицо, принятое на должность делопроизводителя, обязано обладать знаниями:
   • актуальных нормативов, определяющих процесс документооборота в компании;
   • законодательства, которое регулирует доступ к персональной информации и конфиденциальным данным;
   • внутренних правил компании, регулирующих процесс документооборота;
   • принципов составления аналитических документов по документообороту;
   • должностной структуры компании;
   • действующих системы электронного оборота документов в компании;
   • ведения базы данных документов компании;
   • типовых сроков и принципов обращения с документами;
   • требований к сохранности и хранению документации;
   • требований, предъявляемых законодательством и другими актами, к грамотному оформлению юридически значимых документов;
   • норм архивирования документов;
   • нормативов составления описи документов по заданным критериям;
   • правил функционирования офисного оборудования и используемого программного обеспечения.
6. В своей деятельности делопроизводитель должен руководствоваться:
   • действующими законами;
   • положениями данной инструкции;
   • документами компании, относящимися к сфере своей компетенции.
7. Во время отсутствия делопроизводителя (болезнь, командировка и пр.) его обязанности исполняет сотрудник, назначенный директором по согласованию с заместителем директора.
8. Для обеспечения процесса бесперебойного функционирования системы оборота документов делопроизводителю дается право подписи в пределах его компетенции.

Обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель:

1. Обрабатывает входящую корреспонденцию, регистрируя её и направляя в соответствующие подразделения компании.
2. После получения соответствующих руководящих распоряжений отдает для исполнения необходимые документы.
3. Ведет внутреннюю базу документов компании.
4. Обеспечивает комплекс мер по сохранности документов.
5. Обеспечивает ведение текущей документации компании.
6. Осуществляет первичную сортировку и отбор документов.
7. Контролирует доведение документов до их адресатов.
8. Дает справки по документам компании.
9. Занимается описью документов в соответствии с распоряжениями руководства.
10. Контролирует корректность ведения документации подразделениями компании.
11. Следит за актуальностью номенклатуры документации компании.
12. Выполняет распоряжения руководителя в сфере своей компетенции.
13. Соблюдает внутренние нормы компании в части безопасности, трудового распорядка и обращения с документами.

Права

Делопроизводитель обладает правами:

1. На знакомство с проектами распоряжений, касающихся своей сферы деятельности.
2. Вносить предложения по модернизации процессов документооборота.
3. Получать от коллег и руководителей информацию, необходимую для нормального функционирования системы обработки документов.
4. Сообщать руководителям и коллегам о выявленных недоработках в системах документооборота компании.
5. Требовать от непосредственных руководителей соблюдения трудовых норм в соответствии с действующим законодательством и данной инструкцией.

Ответственность

Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:

1. За ненадлежащее исполнение функций, определенных данной инструкцией, в границах, определенных положениями трудового законодательства.
2. За раскрытие конфиденциальной информации, утрату и хищение документов в пределах соответствующих норм законодательства.
3. За совершенные на рабочем месте правонарушения — в соответствии с положениями соответствующего законодательства.
4. За нарушение внутренних норм по трудовому распорядку, безопасности и хранению документов — в соответствии с положениями законодательства и соответствующих положений компании.

Права и обязанности ИП как налогоплательщика

Налоговый статус, то есть права и обязанности, связанные с уплатой налогов и сборов индивидуального предпринимателя, определены налоговым законодательством. К нему относятся, в первую очередь, Налоговый кодекс РФ, региональные и муниципальные нормативные акты, регламентирующие порядок расчета и уплаты соответственно налогов субъектов РФ и муниципальных территорий. На основании этих правовых актов можно выделить следующие права и обязанности ИП в сфере налогообложения:

Индивидуальный предприниматель — налогоплательщик имеет право:

• получать от налоговых органов на безвозмездной основе разъяснения по вопросам уплаты налогов и сборов,
• получать в территориальных налоговых инспекциях бланки налоговых декларации, расчетов, заявлений и так далее, а также инструкции по заполнению указанных документов,
• требовать от сотрудников налоговых инспекций соблюдать требования налогового законодательства,
• требовать от сотрудников налоговых инспекций сохранности налоговой тайны в отношении сведений об ИП ставших им известными в результате выполнения своих должностных обязанностей, в том числе в результате проведения камеральных и выездных проверок,
• выбирать приемлемую систему налогообложения,
• пользоваться предусмотренными законодательством льготами по налогам и сборам,
• производить зачет или возврат перечисленных сверх необходимого налогов и штрафных санкций,
• пользоваться предусмотренными налоговым законодательством вычетами по НДФЛ при наличии соответствующих доходов,
• предоставлять пояснения в связи с запросами налоговых органов в рамках выездных и камеральных проверок, выявления фактов, свидетельствующих о возможном сокрытии налогооблагаемой базы или объектов налогообложения (недоплаты налогов) и в иных аналогичных случаях,
• игнорировать и не выполнять требования сотрудников налоговых органов в случаи их несоответствия законодательству,
• обжаловать в судебном порядке, а также в процессе досудебного разрешения налоговых споров неправомерные налоговые акты (требования уплаты налогов, решения и акты проверок) и действия сотрудников налоговых органов.

Индивидуальный предприниматель — налогоплательщик обязан:

• встать на налоговый учет в территориальном органе налоговой инспекции, то есть получить индивидуальный налоговый номер, если он не был ранее получен им как физическим лицом,
• уплачивать налоги и сборы,
• вести учет доходов и расходов, а в предусмотренном законодательстве случаях других показателей налогообложения,
• предоставлять в территориальные органы налоговой инспекции декларации и расчеты по налогам,
• применять бланки строгой отчетности или контрольно кассовые аппараты,
• предоставлять по запросы налоговых органов необходимые документы, содержащие информацию о предпринимательской деятельности, в том числе книгу доходов и расходов,
• хранить документы бухгалтерского и налогового учета и отчетности в установленные законодательством сроки.

Должностная инструкция главного инженера предприятия

В должностной инструкции конкретизируется объем обязанностей и работ, которые должно выполнять лицо, занимающее определенную должность. Должностная инструкция в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД, ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) отнесена к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации. К группе таких документов наряду с должностной инструкцией причислены, в частности, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, штатное расписание.

Обязательна ли должностная инструкция?

ТК РФ не обязывает работодателей составлять должностные инструкции. Ведь в трудовом договоре с работником всегда должна быть раскрыта его трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой ему работы) (ст. 57 ТК РФ). А потому и привлечь работодателя к ответственности за отсутствие должностных инструкций нельзя.

В то же время именно должностная инструкция обычно является документом, в котором трудовая функция работника конкретизируется. Инструкция содержит перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав работника и его ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1 ). Более того, в должностной инструкции обычно не только раскрывается трудовая функция работника, но и приводятся квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности или выполняемой работе (Письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ ).

Наличие должностных инструкций упрощает процесс взаимодействия работника и работодателя по вопросам содержания трудовой функции, прав и обязанностей работника и предъявляемых к нему требований. То есть всех тех вопросов, которые часто возникают во взаимоотношениях как с действующими работниками, так и вновь принимаемыми, а также с претендентами на определенную должность.

Роструд считает, что должностная инструкция необходима в интересах как работодателя, так и работника. Ведь наличие должностной инструкции поможет (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0 ):

• объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
• обоснованно отказать в приеме на работу (ведь в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
• распределить трудовые функции между работниками;
• временно перевести работника на другую работу;
• оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Именно поэтому составление должностных инструкций в организации является целесообразным.

Такая инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.

Как составляется должностная инструкция

Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).

Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.

При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.

Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Главный инженер: должностная инструкция

Приведем для главного инженера должностные обязанности в инструкции. С учетом специфики деятельности конкретной организации данная должностная инструкция может использоваться для фиксирования должностных обязанностей главного инженера предприятия определенной отрасли. К примеру, для разработки должностной инструкции главного инженера строительной организации.

Раздел I должностной инструкции «Общие положения»

Содержит общие сведения.

Общие положения. В разделе указываются цели и назначения данной инструкции, на основании какого нормативного документа она разработана. В нем же указывается, какое образование должно быть и какая степень профессиональной подготовки.

Требования к стажу по данному направлению деятельности, какой нормативной базой должен владеть специалист, чтобы качественно выполнять свои обязанности. Какие структурные подразделения находятся в его подчинении, при их наличии, каков порядок замещения временно отсутствующих коллег по работе.

Раздел содержит следующую информацию:

• указывается полное название структурного подразделения или четко прописывается должность, согласно штатному расписанию;
• кому должен подчиняется работник. Не исключено, что функционально он подчиняется одному руководителю, а административно — иному;
• каким образом осуществляется назначение на должность, и как производится освобождение;
• обязательно указывать, какие требования к профессиональной подготовке необходимы.

Это могут быть законы, постановления, приказы, распоряжения, ГОСТы, стандарты и иное.

Разработка должностных инструкций и правила их оформления по ГОСТу

Обратите внимание! Как составить должностную инструкцию (далее — ДИ), нормативные акты не регламентируют. Трудовой кодекс РФ (далее — ТК РФ) не содержит подобного термина

Оформление ДИ преследует 2 основные цели:

1. Установление перечня должностных обязанностей. Их нарушение может быть основанием для привлечения к дисциплинарной ответственности (п. 35 постановления Пленума ВС РФ «О применении судами РФ ТК РФ» от 17.03.2004 № 2).

Важно! Для рабочих специальностей вводятся рабочие (производственные) инструкции. Приведенные параметры трудовой функции могут быть установлены в трудовом договоре, в соответствии со ст

56 ТК РФ, или в локальных нормативных актах (ЛНА) организации, с которыми знакомится работник при приеме на работу. Тогда в ДИ необходимости нет.

• как приложение к трудовому договору;
• обезличенный кадровый документ (без указания Ф. И. О. конкретного работника), утвержденный руководителем, не являющийся ЛНА организации.

Как составляется уведомление?

Если требуется внести изменения, которые затрагивают трудовые функции работника, то непременно сотрудник должен уведомляться о таком решении работодателя. Дополнительно от него требуется получить разрешение на такие корректировки, а иначе не допускается внесение изменений в должностную инструкцию. Уведомление должно составляться заранее, причем в него включаются следующие данные:

• прописываются все корректировки, вносимые в должностную инструкцию;
• приводится обоснование такого решения руководства организации;
• указываются положительные моменты для самого работника, которые могут быть представлены его повышением или увеличением зарплаты.

С этим уведомлением работник должен ознакомиться, а если он согласен на корректировки, то ставит на этом документе подпись. Дополнительно ему придется расписаться на приказе.

Образец заполнения должностной инструкции юриста

Сначала вверху документа пишется его название, затем с правой стороны отводится несколько строк для утверждения руководителем организации. Тут нужно вписать его должность, полное название предприятия, фамилию, имя, отчество, а также оставить строчку для подписи с обязательной расшифровкой.

Общие положения

1. В первую очередь здесь стоит раздел под названием «Общие положения», куда вписывается, к какой категории работников относится юрист (специалист, руководитель, технический персонал и т.п.).
2. Затем указывается, кто и по какому праву замещает данного сотрудника в период его отсутствия на рабочем месте (без указания конкретных фамилий), а также на основании какого документа назначается и увольняется юрист (приказ директора, распоряжение и т.п.).
3. Далее в документ вносятся требования по уровню квалификации, образованию, опыту и стажу работы, которым должен соответствовать данный сотрудник, а также лицо, которому он напрямую подчиняется в этой конкретной организации (опять же без указания имен).
4. После этого подробным образом перечисляются все виды права (административное, хозяйственное, гражданское и т.п.), нормативные акты, методические пособия, правила, распоряжения, с которыми юрист обязан быть знаком по долгу службы.
5. В числе прочего вписываются стандарты и формы заполнения документов, принятых в организации, обязанность по знанию правил техники безопасности, охране труда и внутреннему распорядку, знакомство с оргтехникой и т.д.
6. В последнюю очередь сюда вносится перечень документов, которыми юрист должен руководствоваться в своей работе.

Должностные обязанности юриста

Далее идет раздел «Должностные обязанности», в котором тщательно прописываются все функции и задачи, решение которых входит в компетенцию юриста. Обязанности должны быть расписаны максимально подробно, при этом необходимо учитывать рабочее время сотрудника и его режим, во избежание чрезмерной или, напротив, недостаточной рабочей нагрузки..

Права юриста

В раздел «Права» включаются полномочия, которыми наделяется юрист с целью наиболее плодотворного и эффективного исполнения вмененных ему обязанностей, в том числе возможность проявлять инициативу, требовать определенных условий труда и вносить различные конструктивные предложения. Тут же особо указывается его право на взаимодействие с руководством компании, всеми его подразделениями и специалистами при появлении такой потребности.

Ответственность юриста

Раздел «Ответственность» содержит в себе четкий перечень нарушений и проступков, за которые может последовать наказание в виде дисциплинарных взысканий. В одном из пунктов можно отдельно указать, что все применяемые требования, а также возможные меры воздействия входят в рамки законодательства РФ.

В конце должностную инструкцию надо согласовать с тем человеком, который несет ответственность за соблюдением прописанных в документе норм и правил (это может быть непосредственный начальник юриста, руководитель кадровой службы и т.д.). Тут следует вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также поставить подпись с расшифровкой.

В следующей строке нужно указать данные о самом юристе: полностью его фамилию, имя, отчество, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом.