Как превратить жизнь и работу в вечный праздник: открываем эвент агентство

Готовим команду к бою

Итак, мы описали всех необходимых для работы специалистов и обсудили, как их отобрать.

Теперь, впервые планируя новый для вас тип мероприятия, пройдите прикладное обучение или привлеките ментора; купите готовые регламенты и адаптируйте их под себя или наймите профессионалов с их собственными регламентами – агентство или специалиста.

Под описанные в регламентах задачи соберите людей с необходимыми и достаточными (а не избыточными!) компетенциями и соответствующей оплатой. Помним, что на начальные позиции можно брать стажеров вообще без оплаты и без опыта, и за счет четко описанных регламентов мгновенно погружать их в работу.

Итоговая команда организаторов делового форума может выглядеть, например, так:

• Генеральный продюсер, который единолично держит общую картину мероприятия, отвечает за программу и бюджет;
• Маркетолог, ответственный за сбор аудитории, и PR-менеджер, ведущий всех информационных, отраслевых и GR-партнеров и информационную компанию в целом;
• Ивент менеджер, ведущий всех подрядчиков;
• При необходимости – продюсеры отдельных секций, выставочной и образовательных зон и тому подобное;
• Ответственный логист-координатор на каждую зону – заезд-выезд, регистрация, кейтеринг, залы, комнаты спикеров, VIP-зоны и так далее.
• Ассистенты, стажеры, помощники для всех вышеперечисленных.

В последнее время я рекомендую подумать еще и о том, чтобы привлечь в пару генеральному продюсеру «продюсера по деталям». Если генеральный продюсер держит в голове и отслеживает картину мероприятия в целом, крупными мазками, то продюсер по деталям отслеживает и предотвращает досадные промахи, разрушающие атмосферу мероприятия, и, наоборот, продумывает и добавляет приятные мелочи, работающие в плюс – то, что мы у себя называем фактором бизнес-хюгге.

Кстати, мы рассказывали о 10 пунктах, которые стоит проконтролировать для создания правильной атмосферы на мероприятии.

Применяя описанные принципы, мы обыгрываем по срокам тех конкурентов, кто не умеет быстро обучать сотрудников, по себестоимости – исповедующих найм универсалов, а по качеству – тех, кто набирает непрофессионалов.

Новизна и креативность события

У вас может быть масса «гениальных» идей касательно будущего события, но претворить их в жизнь может не всегда просто. Богатый опыт подкрепленный умением мыслить шире принятых рамок означает, что праздничные агентства постоянно генерируют новые интересные идеи, чтобы по-настоящему впечатлить ваших партнеров, клиентов, или сотрудников.

Доступ к специфическим технологиям и ресурсам, которые могут быть недоступны для вас, также означает, что агентство — это само по себе креативное и инновационное решение по каждому вопросу, касательно организации вашего события. Именно поэтому ваш праздник, презентация, или корпоратив, превращаются в СОБЫТИЕ, в которое гости вовлекаются от получения приглашения, до финального фейерверка.

С чего начать бизнес по организации праздников

Перед тем, как «по-взрослому» вкладывать деньги, регистрировать предприятие, нанимать персонал и т. д., рекомендуется запустить услугу в пробном режиме. К сожалению, это не всегда возможно, но попробовать стоит. Если придуманная «фишка» вызывает живой интерес у потенциальной целевой аудитории, можно открывать агентство по организации праздников.

Кстати, в процессе тестирования иногда выясняется, что границы целевой аудитории заужены, а услуга нравится, например, не только детям, но и взрослым, и даже людям преклонных лет. Главное – определить степень востребованности и наибольшую цену, которую потребитель готов заплатить за полученное удовольствие.

Event мероприятия — что это?

Внедряя событийный маркетинг, нужно четко представлять, что такое event-мероприятия, какие бизнес-задачи они решают и, для кого инициируются, иначе ощутимой отдачи от процесса не получить. Эвенты — это события, организуемые для формирования положительного имиджа компании и ее продвижения на рынке.

Мероприятия проводят для:

Скачайте сейчас: PDF-инструкция «Где и как публиковать статьи бесплатно»

Партнеров. Trade events: конференции, презентации, выставки, семинары, форумы. В ходе подобных ивентов можно укрепить сеть уже наработанных деловых контактов, а также установить новые, обменяться опытом или идеями.

Клиентов. Special events: фестивали, шоу, концерты, вручение премий, презентации. Специальные ивенты создают позитивное общественное мнение, формируют имидж мощного инфлюенсера в своей нише, повышая интерес потребителей.

Сотрудников. Corporate events. Примером ивент мероприятий такого формата являются профессиональные праздники, юбилеи компании, team building и family days для сотрудников. Указанные события обеспечивают позитивную атмосферу в коллективе, улучшая показатели работы.

Благодаря правильно выстроенной event-стратегии можно:

• повысить лояльность ЦА;
• грамотно позиционировать компанию;
• укрепить корпоративную культуру;
• презентовать товар/услугу;
• увеличить прибыль.

А чтобы ивент превратился в эффективный маркетинговый инструмент, он должен отвечать одному из трех критериев:

Нетривиальность. Оригинальный инфоповод устанавливает с аудиторией эмоциональный контакт и превращает в единомышленников, разделяющих ценности бренда. Креативные эвенты оставляют позитивные эмоции и желание делиться ими, что намного результативнее навязчивых призывов купить товар.

Практическая ценность. Современный потребитель стремится к постоянному развитию и вряд ли упустит возможность получить порцию действительно полезных знаний. Рассказывая интересные лайфхаки, кейсы, обучая, компания может органическим путем создать пул лояльной к бренду аудитори

Актуальность

Приурочив ивент мероприятие к празднику или резонансному событию, можно привлечь широкое общественное внимание. Главное, чтобы организованное мероприятие было уместным и своевременным.

Оформление

Законодательство не запрещает открывать агентства праздников частным предпринимателям, но дело в том, что ни крупные российские компании, ни иностранные предприятия не работают с ИП, поэтому целесообразно сразу оформить ООО. Для этого потребуется:

• Организовать собрание учредителей и подготовить протокол, а если участник один — решение.
• Оформить заявление на регистрацию. В нем указывается место размещения компании. Рекомендуется заранее выбрать помещение и заключить договор аренды с хозяином. Если помещение имеется — предоставить свидетельство о праве собственности. Не запрещено организовывать деятельность по месту жительства, а в графе юридический адрес указывать место регистрации. Также в заявлении указывается код ОКВЭД — вид деятельности.
• Внести уставной капитал в размере 10 тыс. руб. (в течение 4 мес.).
• Выбрать название.
• Изготовить печать и открыть счет в банке.
• В конце подготовительных мероприятий — оплатить госпошлину в размере 4 тыс. руб. (при возможности оформления заявления в электронном виде госпошлина не оплачивается).
• Уведомить о выбранной системе налогообложения (как правило — упрощенная или патентная).

Регистрация ООО производится в течение 3 дней. После этого владелец предприятия может заняться оформлением трудовых договоров с персоналом, участием в тендерах, подачей заявок на проведение мероприятий.

Коды ОКВЭД:

• 90.01 – в области исполнительских искусств;
• 90.02 – вспомогательную, связанную с исполнительскими искусствами;
• 90.03 – в области художественного творчества;
• 93.29 – зрелищно-развлекательная прочая;
• 59.12 – монтажно-компоновочная в области производства кинофильмов, видеофильмов и телевизионных программ.

Достаточно, чтобы в структуре кода было 4 цифры, и он относился к видам работ, которые планирует проводить агентство.

Jack Morton Worldwide

Джек Мортон (1910–2004) был пионером событийного маркетинга, который основал компанию Jack Morton Productions в 1939 году в Вашингтоне, округ Колумбия. Он был первым, кто придумал и реализовал настоящее «корпоративное мероприятие», а также ввел их в моду. Jack Morton Worldwide в 2004 году проводило церемонии Открытия и Закрытия летних Олимпийских игр в Афинах, став первой не национальной коммерческой организацией, приглашенной для подобного контракта.

Lego X-Wing Reveal

Чтобы повысить лояльность пользователей к бренду LEGO Star Wars и подогреть интерес к выходу новых игрушек «Chronicles of Yoda», Jack Morton подготовил  на Таймс Сквер в Нью-Йорке, используя крупнейшие LEGO-модели из когда-либо построенных. Тысячи людей присоединились к мероприятию, а хештег #LEGOstarwarsNYC вышел в топ «Твиттера». Компания оказала значительное влияние на бренд при 23% росте продаж «Chronicles of Yoda».

Что еще учесть

Когда план действий составлен, избрана и продумана стратегия, нужно позаботиться о технической стороне вопроса. Что вам понадобится для старта:

• Оргтехника: минимум два ноутбука, роутер для выхода в интернет, сканер, принтер, ксерокс, стационарный телефон и минимум два мобильных, подключенных к разным операторам.
• Офисное помещение, на первых порах не обязательно просторное, главное, чтобы у вас был бесперебойный выход в интернет.
• Мебель для офиса – пара столов, несколько стульев, стеллаж для документов и сейф – это необходимый минимум.
• Звуко- и светообрудование, декоративный антураж, костюмы – все это можно купить сразу, если позволяют капиталы, или поначалу брать напрокат, как и поступают большинство разумных начинающих предпринимателей.

Реклама и продвижение. А это – сайт или хотя бы блог, это листовки, визитки, баннеры и т.д. Сэкономить можно, если продвигать свою компанию в соцсетях. Теоретически при правильном подходе это можно сделать бесплатно. Но если нужно быстро, имеет смысл воспользоваться платными сервисами, дефицита сейчас в таких нет.

Закономерный и неизбежный вопрос после того, как определена сумма стартового капитала – какова окупаемость проекта? Приготовьтесь к тому, что около 70% прибыли с каждого среднего заказа (например, организации корпоратива для небольшого коллектива за городом или детского мастер-класса) уйдет на возмещение текущих затрат. Если вы будете обеспечены хотя бы тремя заказами в неделю, то все вложения окупятся всреднем за 6-8 месяцев. Учитывайте также, что стоимость ваших услуг в Москве и, к примеру, где-то в Самаре или Волгограде будет различной – регион и целевая аудитория играют большую роль, о чем уже говорилось выше.

С кого брать пример

Чтобы было легче сориентироваться, куда плыть и к чему стремиться, ниже — топ-10 лучших эвент-агентств Москвы и России с кратким описанием. Иностранные агентства в пример не приводятся, так как русский человек все-таки отличается своим менталитетом, представления о настоящем празднике у нас все же несколько другие, чем у американцев или японцев.

1. Департамент event marketing. На рынке с 2007 года, команда специалистов специализируется на организации конференций, корпоративов, профессиональных торжеств и праздников. Среди партнеров отечественные и зарубежные бренды, главный офис находится в Москве, услуги оказываются по всему миру.
2. Арт-Премьер. На рынке с 1997 года, первоначально агентство занималось организацией концертов, общественных праздников, сегодня штат и специализация расширена: компания продюсирует коммерческие проекты.
3. Show and Motion. Корпоративы и праздники любой тематики и масштаба, форумы, конференции, презентации, тест-драйвы, тимбилдинг – команда молодая, но активная и многообещающая. У агентства есть свой собственный туроператор – практикуется корпоративный туризм.
4. Макси Майс. Полный спектр услуг в области бизнес-эвента. Агентство было основано в 2006 году, на сегодняшний день ежемесячно организовывается около 180 проектов по всему миру для ведущих компании России и их зарубежных партнеров.

1. Табакофф. Команда профессионалов возьмется за организацию свадеб, корпоративов, семейных и коллективных, ролевых или спортивных праздников. К услугам клиентов различные сценарии, костюмы, кейтеринг-сервис, спецэффекты.
2. Umlaut. Помимо конференций, банкетов, корпоративов здесь организовывают необычные тренингы, стресс-туры, экстремальные квест-шоу и многое другое для любителей нестандартных коллективных мероприятий.
3. Brand Garden. На рынке более десяти лет, агентство работает по безупречно выверенной и отлаженной до мелочей системе, непредвиденные форс-мажоры полностью исключены. Уникальные проекты и сценарии, креативные решения бизнес-задач, гибкая ценовая политика – все это здесь.
4. Бутик идей. Сделает веселым и ярким любой корпоративный праздник или детский утренник. Яркие ощущения по лояльным ценам гарантированы и взрослым, и малышам, предоставляются все сопутствующие услуги – кейтеринг, спецэффекты, видео- и фотосъемка, индивидуальные поздравления, награды и неожиданные сюрпризы.

1. Бруклин. Coca-Cola, Nike, Unilever, Bayer, Volkswagen Group Rus, Schneider Electric, IEK, Energizer – все эти бренды партнеры и заказчики компании. Креатив, профессионализм, неистощимая фантазия и безудержная энергия – вот как можно охарактеризовать деятельность этого агентства.
2. ЭЛС Продакшен. компания была создана в 2001 первом году специально для организации и поддержки спортивных мероприятий, деловых конференций, встреч и переговоров, фестивалей международного уровня, концертов и других масштабных мероприятий.

В качестве напутствия хочется напоследок повторить слова известного столичного эвент-менеджера: не бойтесь конкуренции, это ваша мотивация к активным действиям и экспериментам.

Основные форматы мероприятий

• Корпоративный праздник (День компании, День Бренда)
• Профессиональный праздник (День Нефтяника)
• Юбилей компании
• Корпоративный Новый Год
• Корпоративный выезд на природу
• Дилерская конференция, съезд
• Выездная конфернция для партнеров / для сотрудников
• Цикловое совещание
• Торжественная церемония (вручения наград)
• Тест-драйв
• Лонч продукта / презентация продукта
• Тимбилдинг (командообразующее мероприятие)
• Инсентив-тур (поощрительная поездка)
• Пресс-мероприятия (пресс-конференции, пресс-туры, презентация для прессы)
• Частные праздники (День Рождения, свадьба, юбилей)
• Детские праздники

В настоящее время в России сложился фрагментарный рынок event-агентств. Большинство агентств представляют мини-компании, с количество сотрудников до 5 человек. Крупным агентством можно считать компании, со штатом более 50 человек и с оборотом более 200 млн рублей.

В настоящее время 3 (три) российских event-агентства входят в ТОП50 event-агентств мира по рейтингу журнала Special Events. Агентство Eventum Premo первым вошло в это число.

PS
К числу event-менеджеров также относят далеких от профессии людей, таких как А. Навальный (его частно называют владельцем ивент-агентства), Ксении Собчак (позиционируют, как ведущую мероприятий). Тем не менее, к числу настоящий event-агентств они не относятся, так как не участвуют в тендерах и не проводят значимого количества мероприятий по заказу Клиентов.

Выбор помещения для открытия ивент-агентства

Открытие агентства по организации праздников начинается с поиска помещения под офис. Хотя первое время работы можно обойтись и без него. Это существенно экономит постоянные расходы фирмы. По мере роста клиентской базы необходимость в офисе возрастает. Здесь и с клиентами удобнее встречаться, да и в целом наличие офиса означает определенную солидность компании.

Благо размер помещения не столь важен. Оптимальным по размеру является помещение в 20-30м2, арендованное в центральной части города. Стоимость аренды, в зависимости от региона составляет от 500 до 3000 рублей за 1 м2. Помещение желательно оформить в ярком и уникальном стиле, установить мягкую мебель, пару компьютеров, факс, цветной принтер и большой экран для демонстрации клиентам образцов проводимых мероприятий. На все это уйдет от 70 до 100 тыс. рублей.

Молодая мама и лицо агентства

Я молодая мама, ребенку 1 год и 8 месяцев. И, конечно, cовмещать работу и воспитание ребенка нелегко. Но, используя навыки тайм-менеджмента, расписывая каждый день по минутам, я справляюсь. Стараюсь проводить с ребенком максимально много времени, но и про себя не забываю. Ведь я лицо ивент-агентства – мне нужно всегда быть в форме. Свой день я начинаю с зарядки и свежевыжатого сока, стараюсь избегать негатива в общении. Занимаюсь спортом, правильно питаюсь, полтора года не ем мяса. Все это помогает быть счастливой, полной сил и эффективной в работе.

Для того чтобы открыть свой бизнес, нужно быть уверенным в себе, общительным и разносторонним человеком, много знать, читать и путешествовать.

Не советую начинать бизнес с кем-то. Надейтесь только на себя. По моему опыту, в бизнесе с партнером всегда происходят не очень приятные моменты.

Не нужно бояться идти вперед. Даже если вам говорят «вы не справитесь, не сможете» – не верьте, слушайте свое сердце. Все зависит только от вас.

Фото:  из личного архива героини.

VOK DAMS

VOK DAMS была названа по имени основателя и создана как студия фотографии и графического дизайна в 1971 году в Германии. Является трендсеттером Западной Европы в области событийного маркетинга. Офисы расположены по всей Германии, среди клиентов такие имена, как Commerzbank, Volkswagen, Daimler AG, Puma и Nespresso.

Запуск Lamborghini LP 700–4 Roadster

VOK DAMS решили организовать тест-драйв нового авто от Lamborgini в Майами Бич, штат Флорида. Мероприятие было организовано по случаю  с двигателем V12. VOK DAMS решили продемонстрировать всю удивительную мощь и силу суперкара, представив его в специальном закрытом аэродроме рядом с самым настоящим Boeing 777, который разгоняется до 290 км/час перед взлетом. Автомобиль был испытан при непосредственном присутствии более 400(!) журналистов.

TBA Global

TBA Entertainment Corporation была основана в 1994 году в Калифорнии и переименована в TBA Global в 2004 году. Дополнительные офисы также есть в Великобритании и Канаде. Специализируется на маркетинговых коммуникациях. Компания занимается корпоративными мероприятиями, а также обширным спектром по организации встреч, конференций, интенсивов и другими видами событийного маркетинга.

Второй год подряд агентство занималось подготовкой к церемонии награждения Doodle 4 Google, награда в котором вручаются детям создавшим лучший логотип Google. Каждый год Google придумываем тему и дети отправляют свои работы на конкурс. В этот раз темой стала «Лучший день в истории». TBA удивили гостей мероприятия интерактивным экраном с куклами и роботом Android в натуральную величину.

№	Название компании	Количество мероприятий за 2012 год	Годовой доход от мероприятий, $
11		160	43 200 000
12		22	38 000 000
13		200	35 000 000
14		250	33 400 000
15		164	30 200 000
16		50+	30 000 000
17		158	30 000 000
18		90	25 000 000
19		152	22 000 000
20		60	22 000 000
21		50	20 000 000
22		210	18 000 000
23		41	17 900 000
24		75	17 000 000
25		65	16 000 000
26		75	15 500 000
27		100	15 000 000
28		25	15 000 000
29		17	14 500 000
30	Party Planners West	25+	14 000 000
31		92	13 500 000
32		50	13 000 000
33		1000	12 500 000
34		25-40	12-21 000 000
35		100+	12 000 000
36		31	11 250 000
37		121	10 500 000
38		50-75	10-16 000 000
39		60	10-16 000 000
40		75-100	10 000 000
41		25-50	10 000 000
42		400	10 000 000
43		40	10-13 000 000
44		25-30	10 000 000
45		45	9 000 000
46		126	9-11 600 000
47		100+	9-11 000 000
48		625	8 100 000
49		150	7 750 000
50		35	6 200 000

С чего начать

Если вы осознали, что быть главой успешного и востребованного эвент-агентства – это не вечные шутки, вечеринки, клубы и веселье, а тяжелый труд каждый день, даже когда остальные отсыпаются и отдыхают (именно на выходные и праздники будет приходиться пик вашей деятельности), запомните несколько основных правил. Вот что рекомендуют начинающим эксперты самых престижных эвент-компаний столицы, основываясь на своем многолетнем опыте:

1. Определите область деятельности. Все новички полны энтузиазма, хотят успеть всюду, но так не получится. Не стоит распыляться и сразу же презентовать свою компанию как универсальную, оказывающую услуги по организации любых мероприятий. Успеха быстрее добиваются узконаправленные агентства – например, специализирующиеся на организации спортивных соревнований или мастер-классов. Свадьбы, похороны и детские Дни рождения отбросьте сразу, тут все давно уже схвачено.
2. Чтобы правильно составить бизнес-план и определить стратегию действий, сначала установите, кто же ваша целевая аудитория. Важны возраст, род занятий, средние доходы ваших потенциальных клиентов. Тогда вы сможете грамотно сформулировать список своих услуг и установить адекватные расценки.

1. Займитесь подборкой команды профессионалов. Полагаться только на свои силы и случайных партнеров – неразумно и несерьезно. Кадры вам нужны, пусть даже поначалу это будут студенты, согласные пройти практику за символическую оплату.
2. Не забывайте о самообразовании. Сегодня существуют специальные тренинги и курсы, можно погуглить и отыскать полезные интервью и видеоуроки профессиональных эвент-гуру. Познакомиться с чужим опытом, в том числе и чужими ошибками, вам не помешает.
3. Заводите полезные связи. Если вы хотите предоставлять полный спектр услуг по высшему разряду, то вам нужны будут фотографы, видеосъемщики, ведущие и распорядители торжественных мероприятий, стилисты и декораторы, PR-менеджеры, инженеры по спецэффектами и еще множество специалистов самых разных профилей. Кроме того, вы должны дружить с журналистами, владельцами кафе и клубов, отелей, выставочных площадок, просто необходимо завязать тесную дружбу с надежной службой такси. За один день это все, конечно, не сделается. По этой причине начинающие эвент-организаторы сначала устраиваются сами в какое-нибудь агентство – Москва предлагает достаточно вакансий по этому профилю. А спустя пару лет вчерашние стажеры, набравшись чужого опыта и полезных контактов, открывают свое собственное дело.

Что вы делаете дальше? А дальше можно переходить к продвижению своего детища, то есть, начинать доказывать жаждущей зрелищ и хлеба публике, что вы и только вы сможете им дать, чего они ждут и ищут.

Кем является event-менеджер

Помимо целого списка самых разнообразных навыков и качеств event-менеджеру требуется внушительный бэкграунд из знаний и опыта. Если у вас нет большой команды (что случается часто), вам придется овладеть несколькими профессиями одновременно и постоянно совершенствовать себя в некоторых сферах. Вот несколько ролей, которые осваивают event-менеджеры в своей работе:

PR-менеджер: практически все виды мероприятий должны привлечь к себе внимание публики и СМИ

Это главная предпосылка успеха
Поэтому так важно быть экспертом в области PR, когда вы устраиваете мероприятие. Event-менеджер должен уметь писать цепляющие пресс-релизы, завязывать отношения с представителями прессы, создавать креативные кампании, привлекать внимание людей и так далее

Короче говоря, без навыков в PR ваше мероприятие может пройти незамеченным, что равносильно смертному приговору всей вашей работе.

Маркетолог: не все это сознают, но 70% работы event-менеджера — это маркетинг. А иначе и быть не может, ведь успех или провал мероприятия во многом зависит от способности организатора его продвигать. В конце концов, идеальная логистика ничего не значит, если зал пуст.

Копирайтер: начиная с текстов на сайте и заканчивая еженедельной рассылкой и всевозможными маркетинговыми материалами — для всего этого event-менеджеру нужны выдающиеся навыки копирайтера.

Эксперт по SMM: сильная SMM-стратегия — неотъемлемая часть любой маркетинговой стратегии мероприятия. Поэтому знания в SMM нужны event-менеджеру, как воздух.

Менеджер по продажам: event-менеджеру нужно уметь продавать свое мероприятие не только целевой аудитории, но также спонсорам и партнерам. Менеджер по продажам является ключевой фигурой, двигателем любого бизнеса. Поэтому знания и в этой области имеют решающее значение.

Эксперт event-технологий: ok, вам не нужно быть главным технологом в компании или выдающимся разработчиком, но быть в курсе последних новинок и трендов event-технологий вы обязаны.

Дипломат: кроме всего прочего необходимо обладать и навыками ведения переговоров, чтобы договориться с огромным количеством подрядчиков (кейтеринговыми компаниями, техническими провайдерами, фотографами, спонсорами, владельцами залов) и, конечно, с клиентами.

Проджект-менеджер/Координатор: не в инженерном контексте, конечно, но мероприятие — это, по сути, проект, с типичными стадиями (принятие, планирование, выполнение и закрытие). Все это требует контроля и управления, которыми и занимается event-менеджер.

Гадалка: предсказать мероприятие до мельчайших деталей и предвидеть все, что может пойти не так — также важная часть планирования event’а. Для этого, правда, не понадобится шар гадалки. Нужно просто дотошно распланировать всю свою работу.

Таковы основные мифы и реалии нашей профессии. В следующий раз, когда кто-нибудь спросит вас о вашей работе, просто дайте ему ссылку на эту статью.

По материалам 

Как использовать рекламу для продвижения event-бизнеса

Реклама начинающему бизнесу нужна как воздух. Но её эффективность зачастую зависит от качества работы самого агентства. Более 80% клиентов приходят по совету своих знакомых или друзей. То есть главный канал продвижения агентства – обычное сарафанное радио.

Достаточно эффективным методом считается прямой обзвон клиентов по телефону

При этом важно следить за календарем праздничных дат потенциальных клиентов. Когда юбилей у конкретной фирмы, когда день рождение директора или видный профессиональный праздник – все это позволит очень хорошо подзаработать, если во время подсуетиться

Нелишним будет создание собственной страницы-визитки в сети интернет. Сегодня, практически каждое более-менее солидное агентство представлено в интернет-каталоге. На создание собственного сайта, наполнение его информацией и продвижение уйдет не менее 40 тыс. рублей.

Плюсы и минусы бизнес идеи

Растущее количество ивент-агентств свидетельствует о привлекательности этого вида деловой активности. К плюсам развлекательного бизнеса можно отнести:

• Низкий финансовый порог вхождения. Нет необходимости в инвестировании крупной суммы.
• Небольшой начальный штат организации. Есть примеры, когда ивент-агентство открывал всего один предприниматель.
• Быстрая окупаемость.
• Экономическая свобода выбора специализации.
• Малые текущие издержки и риски. Как правило, ивент-фирмы работают по предоплате. Есть вероятность, что предоставленные услуги клиенту не понравятся, но в этом случае пострадает только репутация. Случаи требований возврата денег крайне редки – для этого нужно уж очень сильно оскандалиться.
• Моральное удовлетворение позитивным результатом. Если предпринимателю действительно нравится заниматься организацией торжеств, он, несомненно, добьется высоких финансовых результатов.

Недостатки ивент-бизнеса состоят в некоторых его специфических чертах:

• Перенасыщенность рынка конкурентными предложениями.
• Ограниченность деятельности. В городах с населением до миллиона жителей начинать бизнес практически бессмысленно.
• Сезонность. Невозможно провести новогодний праздник летом, а свадьбы чаще играют осенью.

Браться за ивент-бизнес рекомендуется энергичным людям, имеющим ярко выраженные творческие склонности.

Личное впечатление на этапе общения

Еще обратите внимание на общение с вами, насколько вам комфортно общаться, и вы понимаете другу друга. Если на этапе общения что-то вас настораживает, то лучше не продолжать дальше, поскольку, работая над совместным проектом — будут трудности

И вы можете выяснить, насколько опытный менеджер с вами ведет переговоры, на этапе первого общения. Если вы будете задавать правильные вопросы по организации мероприятия и про агентство, а вам не смогут дать вразумительные ответы или на каждый вопрос будут говорить — давайте я уточню и перезвоню с ответом, то вас этот момент тоже должен насторожить, поскольку опыта у данного агентства может быть недостаточно для организации вашего ивента.

Так что работайте только с профессионалами и хороших вам ивентов!

Особенности бизнеса, его актуальность

Бизнес развлечений является на сегодняшний день одним из наиболее динамично развивающихся – количество его клиентов постоянно растет. Услугами таких компаний обычно пользуются те, кому не хочется заниматься организацией мероприятия самостоятельно. Event-агентство является рентабельным делом, не требующим больших вложений. При этом грамотная организация очень важна.

Предприятие станет успешным при условии, что желание и способность вдохновлять подкреплены опытом, знаниями и связями. Программа праздников должна быть индивидуальной для каждого клиента, а для этого потребуются задатки творчества. Кроме того, работать приходится с большим количеством людей – аниматорами, ведущими, музыкантами, приглашенными артистами. И со всеми нужно уметь договариваться.

Описание товаров и услуг агентства

Чаще всего в event-агентства обращаются люди, которые хотят, чтобы им организовали и провели какое-то значимое событие. Кроме того, сегодня на поприще развлечений много направлений, которые востребованы потребителем, но недостаточно представлены на рынке: team-building, организация квестов, праздники для взрослых, корпоративные мероприятия, различные промоутерские акции.

Как стать event-менеджером

Для того чтобы начать работать по этой специальности, необходимо обладать рядом навыков и знаний, т. е. надо пойти учиться. И тут возникает вопрос: “А где учиться?”

Какие есть варианты обучения:

1. Пойти учиться в вуз. Конечно, конкретной event-специальности в университетах нет, но для этой профессии могут подойти такие сферы, как PR, реклама, психология, педагогика, область актерского мастерства, режиссура, менеджмент, маркетинг.
2. Окончить онлайн-курсы для event-менеджеров. Например, пройти образовательные программы от Skillbox, Нетологии или GeekBrains:
   1. Профессия Event-менеджер,
   2. Event-менеджер с нуля,
   3. Event-менеджер,
   4. Факультет Event-менеджмента.
3. Учиться на практике, перенимая опыт у действующих специалистов, т. е. пойти ассистентом или помощником к частному event-менеджеру или в компанию.

Многие работодатели в первую очередь смотрят не на образование и “корочки”, а на опыт работы. Поэтому хорошо, если у специалиста к моменту отклика на вакансию будет хотя бы какой-нибудь опыт в организации мероприятий. Кроме этого, менеджеру по организации торжеств необходимо владеть английским языком.

Работать также можно в компаниях, которые не организуют праздники, а нуждаются в них сами. То есть там, где нужен специалист по организации внутренних корпоративных мероприятий, семинаров или конференций для презентации новых товаров. Либо непосредственно в агентствах, специализирующихся на проведении мероприятий. Или можно открыть собственную фирму, но это в большинстве своем подходит уже для опытных event-менеджеров.

Отличия от других агентств

PR-агентства специализируются на проведении мероприятий для специальных аудиторий, в основном — журналистов. Основные форматы — пресс-конференции, пресс-туры и некоторые другие. 

MICE-агентства специализируются на выездных мероприятиях. Их главная задача — организация логистической части поездки, с выбором отелей, авиабилетов, трансферов, ресторанов и пр. MICE-агентства редко занимаются креативной частью мероприятия

Продюсерские компании организуют собственные мероприятия, где они выступают инициатором мероприятия и обеспечивают его финансирование за счет продажи билетов или спонсоров. Event-агентства не проводят свои мероприятия, а делают их по инициативе заказчика, Клиента.

BTL-агентства проводят промо-акции, которые не являются мероприятиями, так как обычно проводятся либо в течение продолжительного времени, либо имеют широкую аудиторию, а также часто проводятся одновременно в различных регионах.

Конструкторские и технические-агентства специализируются на специальной застройке (например, стендов), либо на создании технической части мероприятий, например — конструкции сцены.

Рекомендация

Если вам порекомендовали проверенное ивент агентство, то вы смело можете начать диалог с этим агентством по вашему мероприятию. Но помним про поговорку — «Доверяй, но проверяй»! Даже если вам кого-то порекомендовали, как хорошего организатора, то это не означает, что это агентство справится с вашими задачами. Возможно, вы получили рекомендацию, как хорошего организатора, небольшого и несложного ивента, а у вас планируется масштабный ивент с конкретными задачами

Соответсвенно вам придется обратить внимание не только на рекомендацию, а и на другие критерии при выборе качественного агентства, о которых мы дальше расскажем…