Всё, что нужно знать об упд

Электронные и бумажные универсальные передаточные документы — разница

Разрешено оформлять универсальные передаточные документы в цифровом формате. Вид – аналогичный виду бумажных УПД. Несколько требований по заполнению:

• ДОП – первичная документация. Подпись ставят покупатель и продавец;
• СЧФДОП — первичная документация и СФ. Подпись ставят покупатель и продавец;
• СЧФ – счет-фактура. Подпись ставит продавец.

В случае с УПД с первым статусом можно применять каждый формат, со вторым статусом – только ДОП и СЧФДОП.

Цифровые универсальные передаточные документы могут быть:

• 2-х сторонними. Несколько xml-файлов: в одном данные и подпись покупателя, во втором данные и подпись продавца;
• 1-но сторонним. В файле только данные и подпись продавца.

Ставить подпись на цифровом УПД может уполномоченное на подписание первичных документов и счетов-фактур лицо. Требуется указание статуса подписавшего лица:

• Сотрудник предприятия-продавца, сформировавшего файл;
• Физическое лицо, имеющее полномочия;
• Сотрудник продавца;
• Работник другого стороннего предприятия (указываются «основания полномочий»).

Использовать электронные универсальные передаточные документы удобнее и легче. В таком случае, при виртуальном обмене через оператора, существенно уменьшается объем документов, отправляемых по каналам связи. Соответственно, минимизируются расходы на оплату транзакций у оператора.

Стоимость работы с цифровой системой документооборота нельзя сопоставить с расходами, которые требуются при ведении классического документооборота (в бумажном формате). Речи идет и о необходимости оплачивать услуги почты и курьерских компаний, о затратах на покупку бумаги и расходных материалов для принтера.

Напоминаем, что система электронного документооборота (в отличие от морально устаревшего бумажного аналога):

• Обеспечивает моментальный доступ ко всем необходимым бумагам;
• Гарантирует максимально высокий уровень защищенности информации;
• Минимизирует опасность ошибки;
• Существенно снижает время отклика.

Остались вопросы? Закажите консультацию наших специалистов!

Как подписать документ электронной подписью?
Расходы, связанные с содержанием служебного автомобиля в 1С: Бухгалтерии ред. 3.0

УПД при различных операциях

Далее рассмотрим различные образцы заполнения УПД.

УПД на услуги с НДС

Итак, допустим, что организация оказывает консультационные услуги и находится на общей системе налогообложения. Покажем образец заполнения УПД на услуги.

ОБРАЗЕЦ УПД НА УСЛУГИ С НДС

УПД на услуги без НДС

Спецрежимники должны с особым вниманием соблюдать правила заполнения УПД: если неплательщик НДС выставит счет-фактуру с выделенной суммой налога, ему придется уплатить НДС в бюджет и сдать в налоговую декларацию. Напоминаем, что спецрежимник при использовании УПД в качестве первички проставляет в статусе УПД – «2»

Напоминаем, что спецрежимник при использовании УПД в качестве первички проставляет в статусе УПД – «2».

Вот заполненный образец УПД на услуги без НДС:

ОБРАЗЕЦ УПД НА УСЛУГИ БЕЗ НДС

УПД при реализации

Пусть организация реализует товар/продукцию и применяет общую систему налогообложения. Для оформления своих продаж она использует УПД вместо комплекта товарная накладная + счет-фактура.

Вот пример заполнения УПД по данным операциям:

ОБРАЗЕЦ УПД НА РЕАЛИЗАЦИЮ С НДС

Правила заполнения образца УПД на реализацию без НДС аналогичны правилам оформления образца формы УПД на услуги без НДС. Следует проследить за тем, чтобы:

• стоял верный статус документа – «2», определяющий УПД как первичку;
• в графах 7 и 8 не было сведений об НДС.

УПД при совмещении реализации товаров и выполнении работ

Теперь рассмотрим правильное оформление образца заполнения УПД, в котором отражены одновременно отгрузка товаров и выполнение работ.

Никаких особых правил в этом случае нет. В строки следует вносить данные обо всех видах произведенных операций. При этом к моменту оплаты отгрузки товаров/продукции работы должны быть уже выполнены (под аванс УПД не выставляют).

ОБРАЗЕЦ УПД НА ТОВАРЫ И РАБОТЫ

При заполнении аналогичного документа спецрежимником надо также следить за статусом документа («2») и за тем, чтобы не был выделен НДС в соответствующих графах.

Как подписывать УПД

Предположим, в компании-поставщике счет-фактуры подписывают директор и главбух. Уполномоченное лицо за составление УПД утверждено распоряжением руководителя. Соответствующие данные о порядке документооборота включены в учетную политику. Тогда в УПД подписи сторон выглядят следующим образом:

• В счет-фактуре расписываются руководитель и главбух.
• По стр. 10 подпись не ставится, но указываются должность и ФИО директора.
• По стр. 13 указываются сведения об ответственном за составление УПД сотруднике. Он же расписывается в отведенном месте.

Чтобы понять, как ставятся подписи у фирмы-покупателя, нужно знать, кто уполномочен за подписание счет-фактуры и составление УПД. Если схема схожа с поставщиком, правила подписания аналогичны приведенным выше.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

УПД или СЧФ?

Письмом №ММВ-20-3/96 от 21-10-13 г. налоговая служба рекомендует применять УПД в учете, а применение счетов-фактур закреплено в НК РФ как обязательное. При выборе документа, фиксирующего суммы по НДС, налогоплательщики зачастую отказываются от УПД именно по той причине.

Есть и более веские поводы, указывающие, что счет-фактуру заменять УПД нецелесообразно:

1. Ограничения по формату УПД. Согласно законодательству УПД в бумажном виде может использоваться комплексно в НУ и БУ либо только как документ БУ. Исключительно как счет-фактуру его использовать можно только электронно (согласно Пр. №ММВ-7-15/155 от 24-03-16 г.).
2. Авансовые платежи. В письме №ММВ-20-3/96 зафиксированы случаи, при которых используется УПД (отгрузка товаров, передача имущественных прав, оказание услуг). Авансовые платежи в списке не упомянуты. На аванс выставляется только счет-фактура (ст. 168-3 НК РФ).
3. Корректировки. Изменения стоимости, количества ТМЦ, имущественных прав ведут к необходимости использования корректировочного счета-фактуры. В БУ обычно составляется и подписывается акт или подобный ему документ, отражающий разницу первоначальных и измененных показателей, согласие сторон на изменение условий отгрузки (т.н. кредит-нота и аналогичные ей). При использовании корректировочного УПД все эти сведения (корректировки по НДС, корректировки на разницу показателей) придется отражать в одном документе. Учитывая, что на практике ситуации хозяйственной жизни имеют множество нюансов, это может вызывать затруднения и замедлять оформление документов. Оформить два разных документа, внести в них корректировки и зарегистрировать намного проще.
4. Исправления. При необходимости исправить данные счета-фактуры выписывают новый экземпляр (Правила заполнения СЧФ, п. 7, Пост. Прав. №1137), при этом номер и дату документа менять нельзя. Исправления в бухгалтерских документах вносить проще, например, цифровую информацию просто зачеркивают, помечают дату исправления, и рядом с записью ставит подпись ответственное лицо. Как и в предыдущем случае, здесь проще использовать СЧФ и первичные документы БУ по сделке порознь.

Кроме того, структура бухгалтерской службы на некоторых предприятиях (сельскохозяйственных, производственных) предполагает использование нескольких экземпляров первичных бухгалтерских документов, например, в складском учете и сводных отчетах ответственных лиц подразделений используется одна и та же накладная. Применение УПД в этом случае не имеет смысла.

Вопрос: Возможно ли при возврате товара выставить корректировочный счет-фактуру, если при его продаже выставлялся УПД, и наоборот — выставлять УКД вместо счета-фактуры и накладной?Посмотреть ответ

Универсальный передаточный документ, с этой точки зрения, рекомендуется применять в малом и среднем бизнесе, при наличии ограниченного числа хозяйственных операций и небольшого штата учетных работников.

Важно! Применение УПД, как и применение счетов-фактур, необходимо отразить в учетной политике организации. Целесообразно утвердить локальным нормативным актом используемую форму УПД (корректировочного УПД)

При переходе на УПД в середине года следует вводить дополнения к учетной политике до начала налогового периода.

Можно ли использовать два документа одновременно?

Могут возникать ситуации, при которых встает вопрос об одновременном использовании УПД и СЧФ. Например, один контрагент требует оформить сделку счетом-фактурой и товарной накладной, а другой согласен на обмен УПД. С точки зрения законодательства, оба варианта вполне легитимны и могут применяться в одной организации.

Применение одного из вариантов оформления возможно в рамках одного договора, т.е. все отгрузки по одному договору могут, например, оформляться пакетом документов «СЧФ + накладная», а по другому договору – УПД, заполненным в соответствии со статусом «1». Разные партии в рамках одного договора могут оформляться как пакетом документов «СЧФ + первичный документ БУ», так и УПД со статусом «1» (по тексту письма №ГД-4-3/8963 ФНС от 27-05-15 г.).

В НУ эти суммы признаются и в целях расчета налога на прибыль, одновременно с учетом по НДС.

Применение УПД не накладывает ограничений на использование в документообороте других учетных форм. Теоретически нет законодательного запрета и на использование УПД со статусом «2» с одновременным оформлением счета-фактуры.

Главное

1. УПД целесообразно применять при ограниченном документообороте и объемах хозяйственных операций.
2. СЧФ может применяться в пакете с документами БУ подтверждающего характера практически повсеместно.
3. В ряде случаев заменить счет-фактуру УПД невозможно.
4. Применение двух видов документов в рамках разных партий по договору либо в рамках разных договоров законом не запрещено.
5. В законодательстве не содержится запрета также на одновременное использование УПД и любых иных документов.

Электронный УПД: универсальный формат для трех типов документов

Возможность составить УПД в электронном виде появилась благодаря формату, утвержденному Приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Формат электронного документа применяется шире, чем бумажный УПД. Пользователь сам выбирает, какие реквизиты заполнить и какую функцию выбрать для файла электронного документа, которая и определит тип полученного документа:

• СЧФ — счет-фактура;
• СЧФДОП — универсальный передаточный документ;
• ДОП — первичный документ, например, накладная или акт.

Составитель документа заполняет обязательные реквизиты в зависимости от выбранной функции, ведь для счета-фактуры и первичных документов они разные.

Документы с функциями СЧФДОП (УПД) или ДОП (первичный документ) подписывают и отправитель, и, как правило, получатель. Акт по длящимся услугам часто не подписывается получателем, так как считается, что услуга принята в момент ее оказания.

Документ с функцией СЧФ (счет-фактура) подписывает только отправитель — продавец.

Электронные документы экономят ваше время и ресурсы

Настройки выбора УПД в карточке Договора

Настройку автоматического указания вида первичных документов можно выполнить в карточке договора в разделе НДС для договоров:

• С покупателем;
• С поставщиком;
• С факторинговой компанией;
• С транспортной компанией (доставка и оплата).

Доступны 3 варианта настройки:

• По умолчанию — программа запоминает выбор, сделанный пользователем для этого контрагента и договора в предыдущем документе поступления или реализации и в следующий раз устанавливает его автоматически.
• УПД — в документах поступления и реализации по данному договору автоматически включен переключатель УПД.
• Акт (накладная) и счет-фактура — по документам реализации и поступления по этому договору автоматически формируется полный комплект документов.

Если вы выставляете или получаете разные виды документов по одному и тому же договору с контрагентом, то:

• в карточке договора оставьте настройку выставляемых и получаемых документов По умолчанию;
• в документах на реализацию и поступление вручную устанавливайте переключатель УПД в нужное положение.

Кем и как подписывается УПД

Подписи в УПД являются обязательными реквизитами. Вне зависимости от статуса УПД в нем должны присутствовать подписи:

• Руководителя организации (или индивидуального предпринимателя). Руководитель может передать свое право подписи уполномоченному лицу. Полномочия должны быть подтверждены отдельным внутренним актом организации — приказом либо доверенностью;
• Главного бухгалтера. При этом полномочия подписывать УПД тоже могут быть делегированы другому лицу на тех же основаниях, что и у руководителя.

Наличие этих подписей обусловлено требованиями НК РФ (ст. 169) и постановлением Правительства РФ «О правилах заполнения документов при расчетах по НДС» от 26.12.2011 № 1137.

Для дополнительных подписей со стороны продавца предназначены строки 10, 13 рекомендованной формы УПД:

• В строке 10 «Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдал» должно расписаться лицо, фактически отгрузившее товар, либо лицо, фактически передающее от лица предприятия результаты работ, услуг или имущественных прав.
• В строке 13 «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» должна стоять подпись того, в чьи обязанности вменен контроль за правильностью документального оформления события, отражаемого в УПД. Это может быть:

• Лицо, уполномоченное действовать по сделке (например, отгружать товар). Тогда данные по строке 13 будут совпадать с данными по строке 10. Тогда можно в строке 13 заполнить только данные ответственного лица, без дублирования подписи.
• Лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур. Тогда данные по строке 13 будут совпадать с обязательной подписью руководителя или главбуха. При этом тоже допускается не дублировать подпись, вписав в строку только должность и Ф. И. О. уже указанного лица.
• Иное лицо, назначенное внутренними распорядительными документами организации. Тогда в строке 13 должны присутствовать полностью: должность, Ф. И. О., подпись. Возможен вариант, когда за правильность регистрации и документирования определенного вида хозяйственных операций в организации отвечают несколько человек. Тогда допускается ввести в УПД дополнительные строки – например, 13а, чтобы все необходимые подписи присутствовали в документе.

Эксперты КонсультантПлюс детально разъяснили правила подписания УПД обеими сторонами сделки:

Можно ли в УПД добавить реквизиты актуальной формы счета-фактуры, расскажет эта публикация.

Для дополнительных подписей со стороны покупателя в УПД есть строки 15 и 18.

В строке 15 «Товар (груз) получил / услуги, результаты работ, права принял» расписывается фактический получатель предмета сделки. При этом полномочия подписывающего лица определяются с учетом положений ГК РФ:

• Либо это сам покупатель, через его ответственное лицо.
• Либо это грузополучатель, указанный покупателем в договоре или распорядительных документах к нему (ст. 509 ГК РФ). В этом случае УПД в графе 15 подписывает представитель именно грузополучателя.

В строке 18 «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» со стороны покупателя подписывается лицо, определяемое аналогично тому, как это происходит у продавца. С той лишь разницей, что здесь участвует представитель покупателя. Также рассматривается вариант, что таких лиц может быть несколько, поэтому допускается введение дополнительных строк (например, 18а, 18б и так далее).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Круг тех, кто будет ставить подписи в УПД, лучше всего определить заранее, на этапе организации перехода на УПД, и включить это отдельными положениями в приказ о переходе на УПД и (или) в соответствующие локальные нормативные акты. Образец приказа о переходе на УПД, см

в публикации «Составляем приказ о переходе на УПД — образец заполнения»

Образец приказа о переходе на УПД, см. в публикации «Составляем приказ о переходе на УПД — образец заполнения».

Подписи в УПД со стороны покупателя, продавца, заказчика, исполнителя

Универсальный документ объединяет в себе данные сразу двух разных документов, поэтому количество подписей на нем увеличивается. При этом, со стороны продавца и покупателя подписать его может как одно лицо, так и разные лица. Это зависит от того, как распределены соответствующие полномочия у сторон отношений. Так, если тот, кто подписывает УПД со стороны покупателя, имеет полномочия на приемку товара, отвечает за правильность оформления документа, то в УПД от имени покупателя может быть всего одна подпись. Однако таких подписей может быть и гораздо больше. В этой статье расскажем, какие подписи в УПД и когда нужно проставить.

Как бухгалтеру исправлять ошибки в первичном документе ?

Ошибки в первичных документах можно исправлять так: зачеркните неправильный текст и надпишите над зачеркнутым исправленный текст. Зачеркивание производите одной чертой, так чтобы можно было прочитать исправленное. Исправления в документах заверьте подписями лиц, составивших документ (с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц), проставьте дату внесения исправления.

Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя. Такие правила установлены пунктом 7 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, разделом 4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105, и пунктом 4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Что необходимо заполнять в обязательном порядке

Обязательный показатель	Законодательная норма (№402-ФЗ Статья 9, Пункт 2)	№ поля согласно Приложению №1 Письма ФНС России от 21.10.2013 ММВ-20-3/96
Наименование	Подпункт 1	Номер счета-фактуры
Дата оформления	Подпункт 2	(1)
Наименование контрагента, который составил документацию	Подпункт 3	,
Содержание факта хозяйственной жизни	Подпункт 4	(2); (2а); (2б); (6); (6а); (6б); ; ; ; ; ; ; граф 1; граф Б
Измерение факта хозяйственной деятельности в натуральном и денежном эквиваленте	Подпункт 5	Графы 3-9
Обозначение сотрудников организации, которые провели сделку, либо считаются ответственными за ее проведение	Подпункт 6	, , ,
Подпись сотрудников, ответственных за проведение сделки	Подпункт 7	Поле для подписи руководителя контрагента, либо сотрудника, который уполномочен действовать от имени организации

Поле статус может принимать два значения: либо передаточный, либо универсальный документ. В УПД обязательно указывается нумерация и дата оформления документации. Требования по указанию факта хозяйственной деятельности удовлетворяется с помощью заполнения реквизитов контрагентов, данных об обстоятельствах соглашения, предмете сделки, то есть работе или услуге.

При указании натурального измерения операции следует указывать количество и единицу измерения товара, а также цену за единицу, цену без налога и с учетом НДС. В качестве должностей, организовавших сделку, необходимо указывать сотрудников, отгружающих/принимающих товар, либо ответственных за оформление этой сделки лиц.

Если предающий или получающий сотрудник является одновременно субъектом, отвечающим за верность сведений при оформлении операции, то подпись ставится в полях, обозначающих факт передачи и приемки товара, услуги или работы (в зависимости от того, что является предметом сделки).

Если у контрагентов имеется сотрудник, ответственный за правильность проведения операции, то подпись необходимо поставить также и в соответствующих полях. Продавец, при отсутствии подписей в вышеуказанных полях, вправе поставить ее в поле для руководителя контрагента или иного уполномоченного лица (если это лицо уполномочено подписывать первичную документацию).

Особенности работы с УПД отражены в данном вебинаре.

Об авторе

Григорий Знайко

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

• 2020.07.08Иностранные организацииРезидент и нерезидент РФ: кто это и чем отличаются
• 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
• 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
• 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку

Как заполнять форму с изменениями

Важно понять, что означает строка 5а в УПД с 01.07.2021 и как заполнить ее. В ней нужно поставить номер и дату документа об отгрузке товара (а также о выполнении определенной работы или оказании определенной услуги)

В качестве такого документа могут выступать товарная накладная, акт приема-передачи и другие. Их вписывает по аналогии со счетом-фактурой. Ориентировочный пример заполнения «№3 от 07.09.2021г.» (рекомендуется согласовать с налоговой).

Пока новый бланк можно не применять в соответствии с письмом ФНС РФ 2021 № ЕА-4-15/9208@ от 30.06.2021г. В течение года нужно изучить правила заполнения, год штрафы выписывать не будут, но затем форму обяжут применять.

Помощь юристов:

Бесплатно по России: 8 800 301-82-97

Уважаемые читатели!Горячая линия бесплатной юридической помощи работает для вас 24 часа в сутки!

Как появился УПД

Примечательно, что эта форма по своей сути не является чем-то совершенно новым, а соединяет в себе функции уже существующих первичных документов. Такое соединение сокращает затраты времени на ведение отчетности, что более удобно. Мысли о создании такого документа существовали достаточно давно, но развить идею получилось только после принятия поправок в закон о бухгалтерском учете.

Внесенные в текст правового акта изменения позволили устранить существовавшие долгое время противоречия и наконец создать единый передаточный акт.

Его создание не было беспроблемным — проект выносили на обсуждение несколько раз, в том числе на специализированных форумах. Так эксперты в области права и специалисты, каждый день работающие с бухгалтерской отчетностью, получили возможность постоянно следить за состоянием проекта и высказывать свое мнение. Полученные замечания учитывались, в итоге текст документа переделывался несколько раз и его окончательный вариант сильно отличается от первоначального. На официальном интернет-портале ФНС России было также опубликовано письмо с рекомендациями к применению нового передаточного акта.

В результате вместо обширного документа, регулирующего всю первичную отчетность в бухгалтерии, работники получили новую форму и список советов по заполнению полей документа. В тексте письма работники налоговой службы предложили использование универсального передаточного акта в качестве формы бухгалтерской отчетности.

Рекомендации по заполнению отдельных реквизитов формы

В таблице приведены реквизиты, использование которых обеспечит правильное заполнение УПД: обратите внимание на столбец рекомендаций и пояснений

№ Строки, графы	Реквизит УПД	Возможные значения, рекомендации и пояснения
строки (1) – (7) графы 1–11	—	В случае если счета-фактуры в организации подписываются иным лицом, уполномоченным на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, то в счете-фактуре указывают распорядительный документ или указана должность уполномоченного, подписавшего конкретный счет-фактуру. В документе содержание операции в УПД соответствует счету-фактуре. Допустимо дополнение показателей стр. (3) и (4) информацией об ИНН, КПП грузоотправителя и ИНН, КПП грузополучателя. Показатели, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни, отражают в стр. (2а), (2б), (3), (4), (5), (6), (6а), (6б), графах (4), (5), (6) и др.
строка	Товар (груз) передал/ услуги, результаты работ, права сдал	В инструкции сказано, как правильно подписывать УПД, — указывают должность лица, совершившего отгрузку, и (или) того, кто уполномочен действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ. Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки). Если этим лицом является тот, кто уполномочен на подписание счетов-фактур и подписал документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки ), то в ней заполняются только сведения о его должности и ФИО без повторения подписи.
Строка	Ответственный за правильное оформление сделки, операции	Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Показатель, позволяющий определить ответственного за оформление операции. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является тот, кто совершил отгрузку и (или) уполномочен действовать по сделке от имени экономического субъекта (стр. ), то при наличии подписи в строке в ней заполняются только сведения о должности и ФИО без повторения подписи. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является уполномоченный на подписание счетов-фактур и подписавший документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки ), то в ней заполняются только сведения о его должности и ФИО без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо вводить дополнительную строку, например, для указания должности, ФИО и подписи второго ответственного.
Строка	Товар (груз) получил/ услуги, результаты работ, права принял	Допустимо указать должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав), которые ставят обязательные подписи в УПД со стороны покупателя с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ. Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки).
Строка	Ответственный за правильное оформление сделки, операции	Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то в ней заполняются только сведения о должности и ФИО без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо вводить дополнительную строку — например, для указания должности, ФИО и подписи второго ответственного лица.
	М.П.	Печати экономических субъектов-составителей документа. Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Отсутствие печати при наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Закона № 402-ФЗ, не является основанием для отказа в принятии документа к налоговому учету.

Понять, как заполнять форму, нам поможет образец заполнения. Рассмотрим 2 примера: первый — при выполнении работ и оказании услуг.

Подписи в упд

УПД ( универсальный передаточный документ) – это специальный первичный учетный документ, который содержит в себе обязательные реквизиты, применяемые к счетам-фактурам и реквизиты, обязательные к указанию в первичных документах организаций.

ФНС России рекомендовала УПД  в Приложении № 1 к Письму  № ММВ-20-3/96@ от 21 октября 2013 года.

Обращаем Ваше внимание, что УПД организациям применять не обязательно, они могут применять любые первичные учетные документы, которые соответствуют требованиям законодательства. УПД будет  содержать следующую информацию : во-первых  —  кто совершает отгрузку ТМЦ, прав, услуг и работ, во-вторых  —  кто ответственный за правильное оформление со стороны продавца, в третьих  —  кто получил ТМЦ (права, работы, услуги) и в четвертых  —  кто ответственный за правильное оформление непосредственно со стороны покупателя

УПД будет  содержать следующую информацию : во-первых  —  кто совершает отгрузку ТМЦ, прав, услуг и работ, во-вторых  —  кто ответственный за правильное оформление со стороны продавца, в третьих  —  кто получил ТМЦ (права, работы, услуги) и в четвертых  —  кто ответственный за правильное оформление непосредственно со стороны покупателя.

Подписи в УПД должны расшифровываться: обязательно указание должности сотрудников, их подписи в УПД, расшифровки этих подписей,  так же обязательно должен быть прописан документ, на основании которого проставляются подписи в УПД конкретных работников.

Таким образом,  подписи в УПД должны выглядеть следующим образом:

Подпись в УПД	Пояснения
Товар или груз передал / услуги, результаты работы, права сдал  («10»)	Подпись в УПД заполняется работником, который совершает отгрузку от лица продавца либо уполномоченным на это действие  лицом. В случае, если лица в строчках «10» и «13» идентичны, тогда подпись в строке «13» УПД может не ставиться.Если совпадает лицо в строке «10»,  «13»  и лицо, которое уполномочено подписывать счет-фактуру за директора (иного руководителя) и гл. бухгалтера, тогда подписи в стр. «10» и «13» УПД могут отсутствовать.
Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни («13»)	Подпись в УПД в данной строке ставит лицо со стороны продавца, которое отвечает за правильное и достоверное оформление сделки или уполномоченный на это работник организации. Если указанное лицо совпадает с лицом в строчке «10», то подпись в стр. «13» можно не ставить. Так же не подписывается в этой строке УПД, если совпадет с лицом, которое уполномочено подписывать счета-фактуры за директора (руководителя) и гл. бухгалтера.
Товар или груз получил  / услуги, результаты работы, права принял  («15»)	Подпись в УПД заполняется работником, который получает товарно-материальные ценности (услуги, работы, права) от лица покупателя либо уполномоченным на это действие  лицом. В случае, если лица в строчках «15» и «18» одинаковые, тогда подпись в строке «18» УПД может не ставиться.
Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни («18»)	Подпись в УПД в этой строке ставит лицо со стороны покупателя, отвечающее за правильное и достоверное оформление сделки или уполномоченный на это работник организации. Если указанное лицо совпадает с лицом в строчке «15», то подпись в стр. «18» можно не ставить.

 Также важно, что при отсутствии подписей в строках УПД — 10, 13, 15 и 18, должности и расшифровки подписей все равно заполняются. 31.01.2017

31.01.2017

Возврат к списку

Обязательные подписи в УПД

Чтобы начать применять УПД, надо: — его форму утвердить в качестве используемого первичного документа приказом…. Право подписи УПД Добрый день! Наш поставщик отказывается принимать документы УПД (в получении товара расписался Генеральный директор).

Требуют доверенность на право подписи Генерального директора. Действительно ли генеральный директор должен сам себе написать….

Ответы юристов (1)

Да можно оставить пустой, либо подписать может то же лицо, которое принимает товар если в доверенности у него это оговорено.

Но жэелательно все же чтобы была зав хоза или бухгалтера во избежание разночтений и не оббоснованных претензий

С уважением Александр

Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Как заполняется дата УПД

При оформлении УПД видно, что в его тексте должны быть указаны три разные даты. Как заполнить дату УПД правильно? Потребуется указать все три значения:

• дату составления документа в первой строке;
• дату совершения конкретного факта хозяйственной деятельности (день, когда отгрузили товар, передали результаты работ заказчику, предъявили документ об оказании услуг или передаче имущественных прав) — строка 11;
• дату получения товаров, приемки результата работ, оказания услуг, получения прав на имущество — в строке 16.

Для правильного заполнения необходимо помнить правила увязки даты составления счета-фактуры с моментом определения налоговой базы и возникновением права на налоговый вычет у покупателя. В соответствии с Правилами это выглядит так:

• счет-фактура выставляется не позднее 5 календарных дней с момента отгрузки товара, выполнения работ, услуг, факта передачи прав на имущество;
• если его выставили ранее даты отгрузки, он не может выступать в качестве основания для налогового вычета;
• при этом моментом определения налоговой базы для исчисления НДС в отношении работ принято считать день подписания акта сдачи-приемки работ.

Первичный учетный документ составляется в дату совершения факта хозяйственной жизни, непосредственно при его осуществлении, а если это невозможно — после окончания осуществления этого факта.

Теперь стоит рассмотреть варианты дат, когда выставляется УПД:

• в момент совершения факта хозяйственной жизни. Не исключена и возможность совпадения дат составления документа, дат отгрузки и приемки товаров, тогда значения в строках 1, 11 и 16 будут совпадать.
• могут совпадать строки 1 и 11, а дата приемки наступит позднее, то есть значение строки 16 будет отличным от первых двух строк.

В этих случаях момент для определения налоговой базы по НДС определяется по строкам 1 и 11, а если были выполнены работы — то по строке 16.

Акт могут составить до факта отгрузки товара, а также выполнения любых других фактов хозяйственной деятельности, из-за чего даты в документе будут выглядеть следующим образом: в полях 1, 11 и 16 будут стоять разные значения, при этом даты отгрузки и приемки могут совпадать.

Налоговую базу для НДС определяют при этом по дате, указанной в строке 11, а если были выполнены работы — то по строке 16.

Законодательными нормами допускается ситуация, когда акт составляют после окончания совершения факта хозяйственной деятельности — если составить его в момент начала совершения данного факта не было возможности. Тогда даты выглядят так:

• строка 11- отгрузка;
• строка 1 — составление отчетной документации;
• строка 16 — приемка.

Как и ранее, моментом определения налоговой базы считается число, указанное в строке 11 или 16, если были выполнены работы. Покупатель же может заявить вычет по НДС не ранее даты, указанной в строке 16.