Универсальный корректировочный документ

Кто должен принимать во внимание изменения в счете-фактуре

Для начала сразу разграничим тех, кто платит НДС и тех, кто не платит. Относящиеся ко второй категории обязаны выставлять УПД, если у них в обороте есть прослеживаемые товары. Но это всегда будет УПД со статусом «2», то есть отгрузочный документ, без функционала счета-фактуры (далее будем использовать сокращение с/ф).

Новые данные, введенные в счет-фактуру, следуют за изменениями законодательства. Например, указание в документе реквизитов документа отгрузки появилось в результате изменений, внесенных в ст. 169 НК РФ. Поэтому, во избежание последующих претензий контролеров по оформлению документов, советуем в любом бланке УПД ( как НДС-ном, так и безНДС-ном) учесть новшества. Пусть даже они и ни на что пока не влияют.

Напомним также, что форма УПД, предложенная ФНС, является только рекомендованной. Тот, кто ее использует, может по своему усмотрению добавлять графы и строки. Условие всего одно: если УПД выполняет функции счета-фактуры (статус «1»), в нем должны быть все данные и в той форме, как они присутствуют в обязательном бланке счета-фактуры.

Теперь посмотрим на новый бланк с/ф с 01.07.2021, попробуем его заполнить и представить, как будет выглядеть составленный на его основе УПД.

Заполнение документа

Два новых поля А и Б заполняются по желанию поставщика товара и указывают номер позиции и коды видов деятельности. Например, для ИП, который выбрал УСН 6 для продажи и установки кондиционеров, в поле Б указывается код ОКУН 042403.

Статус, проставленный в верхнем левом углу, указывает на его назначение. Если он будет использоваться как счет-фактура и первичный документ, следует проставить цифру 1. Этот статус позволяет предъявить УПД, как основание для вычета НДС.

Цифра 2 в поле указывает на то, что УПД выполняет роль первичного документа, отражающего операцию налогоплательщика. УПД для ИП на УСН и ЕСХН имеют статус 2. Многим упрощенцам привычнее работать по старой схеме, используя накладные, акты. Однако нередко возникают ситуации, когда покупателю приходится выписывать счет-фактуру. Поэтому здесь как раз удобен УПД.

Назначение документа определяется не только его статусом, а тем, какие именно реквизиты в нем заполнены. Номер УПД зависит и от его статуса. Согласно правилам заполнения, в счетах-фактурах указывается порядковый номер. При статусе 1 номер должен соответствовать нумерации в счетах-фактурах. В первичных же документах номер не относится к обязательным реквизитам, поэтому в УПД он определяется хронологией первичной документации.

Поле 8 должно содержать сведения о дате и номере соглашения, согласно которому оказываются услуги, производится отгрузка.

На видео: Что нужно знать об УПД и интеграции с учетной системой предприятия

Универсальный передаточный документ:изменение

Рассматриваемый бланк УПД лишь рекомендован к применению и может быть скорректирован каждым субъектом самостоятельно. При внесении корректировок в УПД следует учитывать требования 21 главы НК РФ и закона №402-ФЗ.

21 глава определяет, что НДС к вычету можно принять исключительно при наличии счета-фактуры, в связи с чем в УПД счет-фактура перенесен полностью.

Закон №402-ФЗ содержит реквизиты, при наличии которых документ будет подтверждать законность совершения сделки с точки зрения бухгалтерии и будет принят в качестве первичного и учетного документа для обоснования бухгалтерской проводки по оприходованию ТМЦ, услуг, работ.

В девятой статье указанного закона прописаны следующие семь обязательных реквизитов первичного документа:

1. Его наименование;
2. Число, месяц и год оформления;
3. Наименование субъекта, формирующего документ;
4. Содержание отражаемой в бланке операции;
5. Стоимостные и количественные показатели;
6. Сведения об ответственном лице;
7. Подписи ответственных лиц с расшифровкой.

Если УПД редактируется, то необходимо сохранить перечисленные реквизиты плюс к этому полностью сохранить реквизиты, обязательные для счета-фактуры. При выполнении этих условий УПД будет служить основанием как для выполнения бухгалтерских приходных проводок, так и для возмещения НДС и подсчета налога на прибыль. Отредактированная форма закрепляется в учетной политике.

Трудовой договор, Дополнительное соглашение, Материальная ответственность, Коллективная материальная ответственность, Кадровый перевод, Индексация, Т-53 для ЗУП 3 внешние (7 печатных форм). Создание ведомостей по каждому сотруднику одной кнопкой

1. Комплект из 6 печатных форм для документов: Прием на работу, Индексация, Кадровый перевод, Кадровый перевод списком для ЗУП 3.1.11 и более ранних
Трудовой договор, дополнительное соглашение, договор личной материальной ответственности, договор коллективной материальной ответственности, индексация, Ведомость Т-53 без лишних строк. Не требуется изменения конфигурации. Подключается через стандартное подключение внешних обработок.
2. Обработка для создания ведемостей из начисления зарплаты.
3. Расширение конфигурации для ЗУП 3.1.11 и КА 2.4.6 для редактирования стажа как в ЗУП 2.5 (Из трудовой деятельности сотрудника. Если ввели строки трудовой деятельности, то стаж считается до даты приема сотрудника).

1 стартмани

Заключительные строки документа

В последних строках содержатся сведения о должностных лицах, ответственных за сделку и подготовку бумаг.

В конце можно проставить печати экономических субъектов (печать ИП или ООО), хотя закон этого и не требует.

1. В строке 18 отражены сведения о лице, ответственном за оформление сделки с позиции покупателя. Вписывают ФИО и должность, затем ставится подпись. В случаях, когда тот же самый работник действует как представитель экономического субъекта (к примеру, по доверенности на получение товара) и его подпись уже стоит в пункте 15, дублировать ее не нужно. Указывают только ФИО и должность. Если же в оформлении операции участвует несколько человек, добавляют дополнительные строчки (18а, 18б и так далее), куда вносят сведения о каждом из них в отдельности.
2. Строка 19 содержит данные лица или экономического субъекта, ответственного за составление бланка со стороны покупателя. Это может быть сотрудник, который занимается бухгалтерским учетом. Если в документе уже проставлена печать с полным названием субъекта, ответственного за составление бланка, повторное введение данных не требуется.

В конце остается место для печати. Не является обязательным для заполнения разделом.

Порядок заполнения нового бланка УПД

Сведения вносятся в бланк с помощью электронно-вычислительной техники и печатного оборудования. Отметки об отпуске товара и его принятии проставляются от руки.

В левом верхнем углу указывается статус УПД. Он может выступать в качестве счета-фактуры или передаточного акта (акта выполненных работ/оказанных услуг). Соответственно в окошке проставляется значение 1 или 2.

Далее в «шапке» бланка содержится информация о продавце:

• полное наименование;
• юридический адрес;
• ИНН/КПП.

Там же указываются наименования и адреса грузоотправителя и грузополучателя. Далее следуют сведения о платёжном документе, в соответствии с которым были перечислены деньги в счёт оплаты товара.

После этого в новую форму УПД вносятся наименование, адрес и ИНН/КПП покупателя. В последнюю строку универсального передаточного документа вписывается валюта расчёта.

НАЖМИТЕ ДЛЯ УВЕЛИЧЕНИЯ

Центральную часть бланка занимает таблица. В столбцы вносится следующая информация:

• в графе «А» — порядковый номер записи о товаре;
• в столбце «Б» — код ТН ВЭД ЕАЭС;
• 1 графа – коммерческое наименование товара в соответствии с положениями договора (заявкой, спецификацией);
• в столбец 2 вносятся единицы измерения товара (например, штуки), и указывается условное обозначение;
• 3 столбец – количество отгружаемого товара;
• 4 графа – цена 1 единицы;
• 5 графа – стоимость всех товаров без учёта налогов;
• 6 столбец – размер акциза;
• в 7 столбце формы УПД указывается действующая ставка НДС;
• в 8 столбец вписывается сумма налога, которая подлежит уплате покупателем;
• в 9 графу универсального передаточного документа вносится информация о полной стоимости товара;
• в 10 столбце указывается код страны происхождения продукции и краткое наименование государства в соответствии с классификатором (актуально при отгрузке на экспорт или поставке ранее ввезённого товара);
• в 11 графе проставляется номер таможенной декларации, по которой товар был импортирован в страну, присвоенный при регистрации документа.

Под таблицей указывается количество листов УПД. Также ставится подпись, фамилия и инициалы руководителя организации (или иного уполномоченного на подписание документа лица) и главного бухгалтера. Должностные лица заверяют подлинность указанных в таблице универсального передаточного документа сведений.

Далее указывается, на основании какого документа был передан груз. Это может быть доверенность или договор. Также заполняются сведения о перевозчике, если для доставки было заключено соглашение с транспортной компанией.

Слева внизу бланка УПД расположены поля, предназначенные для внесения сведений об отгрузке товара:

• должность, подпись, фамилия и инициалы лица, отпустившего имущество;
• дата отгрузки;
• иные сведения;
• сведения о лице, ответственном за оформление УПД: подпись, должность, фамилия и инициалы;
• оттиск печати.

Заверять информацию о товаре может один уполномоченный представитель продавца, а фактически отгружать продукцию – другой.

Справа находится аналогичное поле, заполняемое работником организации-покупателя:

• должность, подпись, фамилия и инициалы лица, принявшего товар;
• дата получения имущества;
• иная информация, например, ссылки на другие документы, оформленные при приёмке;
• должность, Ф.И.О. и подпись лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни;
• оттиск печати.

УПД составляется в нескольких экземплярах. 1 заполненный образец должен остаться у получателя груза, и минимум 1 заполненный и подписанный бланк будет направлен продавцу с отметкой о получении.

Вопросы и ответы

Вопрос 1: Как нумеровать УПД, если организация поставщик выписывает покупателям счета-фактуры + накладные и УПД со статусом «1» вперемешку?

Ответ: Для универсального передаточного документа со статусом «1» нужно использовать последовательную нумерацию, единую со счет-фактурами (хронологический порядок). Если УПД имеет статус «2», то нумеровать можно на усмотрение поставщика, закон данный момент не регламентирует.

Вопрос 2: Поставщик одновременно поставляет товар покупателю и оказывает сопутствующие услуги в связи с приобретением. Можно ли отгрузку товара и услуги отразить в одном УПД?

Ответ: Да, это возможно и не противоречит законодательству.

УПД и СЧФ

Счет-фактура – документ НУ. Он подтверждает отпуск товара покупателю, оказание ему услуг, производство работ по операциям, облагаемым НДС, больше нигде не применяется. Реквизиты СЧФ содержат сведения:

• о предмете сделки;
• о стране его происхождения;
• о сумме;
• о количественных характеристиках хозяйственной операции;
• о ставке налога;
• об акцизе;
• о соответствующей группе товаров;
• позволяющие идентифицировать налогоплательщиков.

Кто и в каких случаях выставляет счета-фактуры?

Информация, содержащаяся в СЧФ, применяется для расчетов по НДС и контроля этих операций. К СЧФ при оформлении отпуска товара прилагается документ БУ: товарная накладная, акт приема-передачи и пр.

Универсальный передаточный документ (УПД) — бланк, созданный на базе СЧФ. Все сведения из СЧФ отражаются в УПД. Для удобства «зона счета-фактуры» выделена темным контуром. Помимо этого, в УПД присутствуют сведения на отпуск ТМЦ (акта, товарной накладной, частично — ТТН, документа на отпуск материалов ф. М-11 и пр.), т.е. информация, когда произведена отгрузка, кто из должностных лиц взял за нее ответственность и скрепил своей подписью, на основании какого договора произведена отгрузка.

Как отразить УПД в книге покупок, книге продаж, журнале учета счетов-фактур?

УПД может использоваться как в БУ, так и в НУ. Характер использования помечается цифрой (1 или 2) – в левой части бланка, вверху:

1. При статусе 1 УПД исполняет роль одновременно счета-фактуры и документа, подтверждающего передачу.
2. При статусе 2 УПД заполняется только как документ БУ.

Очевидно, что СЧФ может быть заменен УПД с одновременным сокращением документооборота. Однако полного замещения в практике учета не происходит. Этому есть объективные причины.

Рекомендации по заполнению новых столбцов табличной части электронного УПД

Наименование строки (поля)	Информация по заполнению электронного документа
Признак, Значение	Принимает значение: 1 | 2 | 3 | 4 | 5, где: 1 — имущество; 2 — работа; 3 — услуга; 4 — имущественные права; 5 — иное. Для передачи товаров следует использовать значение «1» – «Имущество».

Наименование строки (поля)	Информация по заполнению электронного документа
Признак, Доп.инф.	Содержит информацию, позволяющую сторонам в автоматизированном режиме обрабатывать информацию о признаке отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

Наименование строки (поля)	Информация по заполнению электронного документа
Корреспондирующие счета: дебет	Необязательное поле. Необходимо для автоматизации расчетов.

Наименование строки (поля)	Информация по заполнению электронного документа
Корреспондирующие счета: кредит	Необязательное поле. Необходимо для автоматизации расчетов.

Счет-фактура с 1 июля 2021 — что изменилось?

В связи с принятием Федерального закона от 09.11.2020 N 371-ФЗ о прослеживаемости товаров в счете-фактуре с 01.07.2021 появились дополнительные реквизиты.

Рассмотрим изменения в счете-фактуре с 01.07.2021.

В шапку счета-фактуры добавлена строка: PDF

5а — для реквизитов документа об отгрузке, соответствующем порядковому номеру (номерам) записи в счете-фактуре.

Это изменение касается всех налогоплательщиков. Оно поможет налоговикам при проверке быстро найти первичку по отгрузке товаров (работ, услуг, имущественных прав) под конкретный СФ.

В счете-фактуре на аванс графу 5а заполнять не надо т.к. в ней приводится информация об отгрузочных документах, а не об оплатах.

Вопрос, что указывать в строке 5а счета-фактуры, если первички нет, не урегулирован. Например, если арендодатель не выставляет акт на аренду. Рекомендуем закрепить порядок оформления в Учетной политике по НДС и выставлять УПД в таком случае.

В табличной части СФ добавлены и изменены графы:

• 1 — № п/п — он указывается в строке 5а;
• 1а — «Наименование товара…» — графа сдвинулась правее, и у нее изменился номер;
• 1б — «Код вида товара» — графа сдвинулась правее, и у нее изменился номер;
• 11 — изменено название графы на «Регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости», добавлена информация о РНПТ;
  • нет прослеживаемых товаров — указывается номер ГТД;
  • есть прослеживаемые товары — указывается номер РНПТ;
• 12, 12а — код и обозначение единиц измерения прослеживаемых товаров по ОКЕИ; данные могут отличаться от показателей в графах 2, 2а;
• 13 — количество прослеживаемых товаров (услуг) в этих единицах.

Аналогичные изменения произошли в корректировочном счете-фактуре. Пройдемся по графам табличной части КСФ: PDF

• 1 — № п/п — номер строки в СФ, к которому составляется КСФ;
• 1б — «Показатели в связи с изменением стоимости…» — графа сдвинулась правее, и у нее изменился номер;
• 1в — «Код вида товара» — графа сдвинулась правее, и у нее изменился номер;
• 10, 10а — цифровой код и наименование страны происхождения из СФ, к которому составляется корректировка;
• 11 — Регистрационный номер декларации на товары или РНПТ из СФ, который корректируется;
• 12, 12а — код и обозначение единиц измерения прослеживаемых товаров по ОКЕИ из корректируемого СФ;
• 13 — количество прослеживаемых товаров (услуг) в этих единицах в разрезе:
  • А (до изменения);
  • Б (после изменения);
  • В (увеличение) или Г (уменьшение).

Для участников системы прослеживаемости обязателен ЭДО. Счета-фактуры передаются только в электронном виде за некоторым исключением (п. 2 ст. 2 Закона N 371-ФЗ, п. 1.1 ст. 169 НК РФ). Работать с электронными счетами-фактурами с 01.07.2021 следует по обновленным правилам (Приказ Минфина РФ от 05.02.2021 N 14н).

Поэтому часть реквизитов в СФ (КСФ, УПД) доступна только в электронном формате (ст. 2 Закона N 371-ФЗ). В печатной форме они не выводятся. Если прослеживаемых товаров нет в счете-фактуре, то графы 12-13 не выводятся на печать. У тех, кто работает с ЭДО, по умолчанию они будут, но заполнять их не требуется. В 1С эти графы видны пользователям при наличии прослеживаемых товаров.

Особенности указания даты

В предложенной форме УПД даты проставляются в трех разных строках:

• в 1 – день оформления документа;
• в 11 – проведения хозяйственной операции (отгрузки продукции или предъявления акта предоставленных услуг);
• 16 строка указывает на день приемки.

Если в УПД осталась незаполненной строка 11, делается вывод, что документ выписан в день отгрузки. Если же пустует поле 16, считаются совпадающими даты отгрузки и получения груза. В идеале все три даты совпадут, но чаще совпадают первые две строки – 1 и 11. Значит, для определения налогооблагаемой базы по НДС служит дата отгрузки продукции, т. е. строка 11.

Иногда УПД составляют до отгрузки. Однако счет-фактура, оформленный до проведения хозяйственной операции, не может стать основанием для возмещения. Поэтому налоговая база определяется датой отправки товара.

Закон предусматривает случай, когда в день проведения отгрузки не представилось возможным составление УПД, и оно было оформлено позже. Тогда база по НДС также определяется с момента отправки товара, то есть по строке 11. Во всех перечисленных ситуациях покупатель имеет право заявить вычет НДС лишь после приемки заказа (работ или товара). Это дата, стоящая в поле 16. Образец УПД для ИП в  году отличается статусом и некоторыми незаполненными полями.

Как составить приказ об использовании УПД в компании

Законодательно утвержденной формы такого приказа не существует, поэтому организация составляет ее на свое усмотрение, используя стандартную структуру для приказа.

В документе нужно указать следующую информацию:

1. Наименование организации, ее реквизиты. Если приказ составляют на фирменном бланке организации, где уже внесены все реквизиты, то их можно не указывать.
2. Наименование документа.
3. Номер приказа и дата его подписания.
4. Суть приказа («подзаголовок»).
5. Основание для составления приказа. Ссылаются на вышеуказанное письмо ФНС.
6. Должностные лица подразделений, которые должны при определенных операциях использовать УПД.
7. ФИО и должности работников, в обязанности которых будет входить ознакомление сотрудников с инструкцией по использованию УПД, правилами его заполнения.
8. ФИО и должность работника, который должен внести в базу данных учетных бумаг этот документ.
9. Правила нумерации УПД в организации, сроки хранения документа.
10. ФИО и должности работников, которые должны будут оформить дополнительные соглашения с контрагентами, уведомления для контрагентов и другие документы.
11. ФИО и должность работника, ответственного за исполнение данного приказа.

Документ должны подписать руководитель организации и работники, которые были перечислены в приказе.

К сведению! Если к приказу будут прилагаться форма УПД и инструкция по ее заполнению, то нужно также указать их в приложениях.

Ниже представлен образец приказа о применении УПД в компании. При необходимости можно им воспользоваться и изменить содержание документа под нужды конкретной организации.

Образец приказа о применении УПД

Общество с ограниченной ответственностью «Рододендрон»

Приказ

№ УП-45

«20» декабря 2020 года

О применении универсального передаточного документа (УПД)

С целью оптимизации документооборота, в соответствии с письмом ФНС России от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96@ и приказом ФНС России от 24 марта 2016 года № ММВ-7-15/155@

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Должностным лицам с «1» января 2021 года применять при расчетах с контрагентами форму УПД, утвержденную в качестве Приложения № 1 к данному приказу, руководствуясь Инструкцией по применению УПД, утвержденной в качестве Приложения № 2 к данному приказу.
2. Главному бухгалтеру Тарасовой Н.Е., руководителю отдела продаж Соколову Г.Д. ознакомить необходимых работников ООО «Рододендрон» с Инструкцией по применению УПД, порядком формирования документа в электронной форме, изменениями, внесенными в программную базу учетных документов, в связи с внесением формы в базу данных и ее введением в обращение в системе учета.
3. Руководителю отдела информационно-технического обеспечения Воронину И.М. внести в базу данных учетных документов форму УПД, утвержденную настоящим приказом, и обеспечить работоспособность документа и его синхронизацию с учетной базой.
4. Осуществлять последовательную нумерацию оформленных УПД. Нумерацию указывать в формате «ХХХ/YY-ZZZZ», где:
   — ХХХ – порядковый номер документа (начиная с № 001 и далее – по возрастающей);
   — YY – месяц выписки документа;
   — ZZZZ – год выписки документа.
   Копии (второй экземпляр) оформленных УПД формировать в папки с аккумуляцией документов за отчетный месяц. Срок хранения установить в соответствии с общенормативными требованиями – 5 лет.
5. Отделу продаж оформить необходимые дополнительные соглашения к действующим договорам с контрагентами в связи с переходом ООО «Рододендрон» на УПД и направить всем контрагентам:
   — уведомление о переходе организации на УПД,
   — образец утвержденной формы УПД;
   — информацию о порядке подписания и заверения документа;
   — порядок внесения изменений и дополнений в УПД.
6. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Приложения:

1. Приложение № 1 — Форма универсального передаточного документа (УПД).
2. Приложение № 2 — Инструкция по применению УПД в ООО «Рододендрон».

Генеральный директор Орлов / Н.А. Орлов

С приказом ознакомлены:

Тарасова / Н.Е. ТарасоваСоколов / Г.Д. СоколовВоронин / И.М. Воронин

Особенности указания даты

Бланк
может использоваться лицами, применяющими
разные системы
налогообложения. К примеру,
документ может быть составлен как на
ОСНО, так и на УСН, ЕНВД. Есть некоторые
нюансы при проставлении даты в документах.

Данные
проставляются в нескольких строках. В
первой строке отображается день
оформления формы, в 11 – дата проведения
операции, в 16 – сутки приемки. При этом
если нет данных в 11 строке, можно сказать,
что бумага составлена во время отгрузки.
Если нет информации в 16 поле, значит,
совпадают даты отгрузки и получения
товара.

Предусматриваются
ситуации, когда в день осуществления
отгрузки не получилось оформить бумагу,
но форма была составлена позднее. Тогда
база определяется с момента отправки
продукции, с использованием строки 11.

Что такое УПД

УПД — это универсальный передаточный документ. Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.

Бумажный УПД: применение и оформление

На бумаге его можно использовать вместо:

• пакета «счет-фактура + первичный документ»;
• первичного документа.

С помощью УПД можно оформить:

• поставку товаров, услуг или работ;
• передачу имущественных прав.

Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.

Письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ предлагает использовать форму УПД, которая может быть дополнена реквизитами по вашему желанию.

Кто может использовать УПД

Форму УПД могут использовать любые организации и предприниматели. В том числе и те, которые не платят НДС. Например, организации, перешедшие на спецрежимы (УСН, ЕСХН) или использующие освобождение по статье 145 Налогового кодекса РФ, могут применять УПД в качестве первичного учетного документа для подтверждения расходов (письмо ФНС России от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987). При этом им не нужно заполнять:

• графу 7 «Налоговая ставка»;
• графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

Нумеровать УПД можно в единой хронологии вместе со счетами-фактурами

Реквизиты продавца и покупателя (строки 2–7) – это та часть УПД, которая полностью дублирует счет-фактуру, заполняйте ее в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Статус «1» означает, что УПД используется и в качестве счета-фактуры, и в качестве первичного документа для подтверждения хозяйственной операции.

Таблицу (графы 1–11) заполняйте также по правилам, которые справедливы для счета-фактуры

Укажите артикул товаров или код вида деятельности, в рамках которой выполняется работа, услуга (ОКВЭД, ОКУН)

Ту часть УПД, в которой дублируются реквизиты товарной накладной и товарного раздела товарно-транспортной накладной (строки 8–19), заполняйте по правилам оформления этих документов. Кроме того, можно использовать таблицы, приведенные в приложениях 3 и 4 к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96

Укажите дату и номер договора, на основании которого реализованы товары, работы, услуги, имущественные права. Если поставщик отгружал товары по доверенности, нужно указать реквизиты этого документа

Если ответственным за отгрузку и подписание счетов-фактур является один и тот же человек, то в этой строке он может не дублировать свою подпись

Рекомендации по заполнению отдельных реквизитов формы

В таблице приведены реквизиты, использование которых обеспечит правильное заполнение УПД: обратите внимание на столбец рекомендаций и пояснений

№ Строки, графы	Реквизит УПД	Возможные значения, рекомендации и пояснения
строки (1) – (7) графы 1–11	—	В случае если счета-фактуры в организации подписываются иным лицом, уполномоченным на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, то в счете-фактуре указывают распорядительный документ или указана должность уполномоченного, подписавшего конкретный счет-фактуру. В документе содержание операции в УПД соответствует счету-фактуре. Допустимо дополнение показателей стр. (3) и (4) информацией об ИНН, КПП грузоотправителя и ИНН, КПП грузополучателя. Показатели, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни, отражают в стр. (2а), (2б), (3), (4), (5), (6), (6а), (6б), графах (4), (5), (6) и др.
строка	Товар (груз) передал/ услуги, результаты работ, права сдал	В инструкции сказано, как правильно подписывать УПД, — указывают должность лица, совершившего отгрузку, и (или) того, кто уполномочен действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ. Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки). Если этим лицом является тот, кто уполномочен на подписание счетов-фактур и подписал документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки ), то в ней заполняются только сведения о его должности и ФИО без повторения подписи.
Строка	Ответственный за правильное оформление сделки, операции	Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Показатель, позволяющий определить ответственного за оформление операции. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является тот, кто совершил отгрузку и (или) уполномочен действовать по сделке от имени экономического субъекта (стр. ), то при наличии подписи в строке в ней заполняются только сведения о должности и ФИО без повторения подписи. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является уполномоченный на подписание счетов-фактур и подписавший документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки ), то в ней заполняются только сведения о его должности и ФИО без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо вводить дополнительную строку, например, для указания должности, ФИО и подписи второго ответственного.
Строка	Товар (груз) получил/ услуги, результаты работ, права принял	Допустимо указать должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав), которые ставят обязательные подписи в УПД со стороны покупателя с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ. Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки).
Строка	Ответственный за правильное оформление сделки, операции	Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то в ней заполняются только сведения о должности и ФИО без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо вводить дополнительную строку — например, для указания должности, ФИО и подписи второго ответственного лица.
	М.П.	Печати экономических субъектов-составителей документа. Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Отсутствие печати при наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Закона № 402-ФЗ, не является основанием для отказа в принятии документа к налоговому учету.

Понять, как заполнять форму, нам поможет образец заполнения. Рассмотрим 2 примера: первый — при выполнении работ и оказании услуг.

Образец заполнения универсального передаточного документа

Верхняя левая часть бланка содержит в себе «окно», в которое нужно вписать статус документа, т.е. то значение, которое он принимает в том или ином случае. Варианта здесь два:

1. единичка ставится, если передаточный документ заменяет налоговый счет-фактуру и бухгалтерский передаточный акт,
2. а двойка — если бланк используется только в качестве первичного передаточного акта.

Стоит отметить, что эти два варианта обозначают, что документ могут использовать компании, применяющие НДС в своей деятельности и освобожденные от этой обязанности.

Заполнение следующей части документа зависит от того, какой именно символ был поставлен в первом «окошке». Мы рассматриваем пример, в котором стоит единица (т.е. организация применяет НДС).

Сначала в документ вносятся:

• его номер (согласно внутреннему документообороту фирмы),
• дата (соответствующая реальному текущему времени).

Строку, стоящую ниже (об исправлении) пока заполнять не нужно – сведения в нее вносятся в дальнейшем при необходимости.

Далее в бланк следует внести следующие данные, касающиеся продавца и покупателя:

• полное наименование,
• его адрес,
• ИНН,
• КПП (данные должны быть идентичны учредительным документам компании).

Если речь идет об ИП, то сюда надо включить его ФИО и адрес регистрации по месту жительства.

Ниже нужно вписать номер и дату платежно-расчетного документа, название и код (в соответствии с принятой классификацией) валюты, в которой происходят расчеты.

Вторая часть бланка включает в себя оформленную в виде таблицы информацию о товарно-материальных ценностях, работах, услугах, подтверждением которых является документ.

Здесь нужно указать:

• их наименование,
• данные о единице измерения (штуки, литры, километры)
• ее код по ОКЕИ (Общероссийский классификатор единиц измерения).

Затем по порядку в таблицу вписываются следующие показатели:

• общее количество,
• стоимость за одну единицу без НДС,
• общая стоимость по наименованию также без НДС,
• величина акциза (при необходимости),
• ставка НДС.

Далее в столбиках указываются:

• сумма налога по каждому наименованию
• и общая стоимость с учетом налога,
• название страны происхождения,
• ее код по ОКСМ (Общероссийский классификатор стран мира),
• номер таможенной декларации (только для импортных товаров).

В строке «Основание для приема-передачи» указываются:

• ссылка на номер договора или соглашения (с указанием его номера и даты),
• данные о транспортировке и грузе – здесь аналогичным образом дается ссылка на транспортную накладную или иной подтверждающий документ.

Если же никакой бумаги нет, сюда можно внести параметры груза (объем, вес, упаковка и т.п.).

Завершающим этапом оформления документа является его подпись всеми заинтересованным сторонами. В бланке в соответствующих ячейках должны расписаться:

• кладовщики организаций, или иные лица, осуществляющие отгрузку и прием товарно-материальных ценностей,
• сотрудники отделов бухгалтерии, ответственные за оформление документа и прием его к учету.

Здесь же в строке «Иные сведения» получатель товарно-материальных ценностей, работ или услуг должен отметить тот факт, что нареканий к ним у него нет.

Указание дат со стороны покупателя

В следующих строках отражаются даты получения товаров и прочие подробности сделки.

1. В строку 16 вносится дата приемки. Она не может быть раньше даты составления УПД или даты отгрузки, указанной продавцом в строке 11. Фиксирует фактический момент принятия товаров или результатов работы покупателем. Хотя по законодательству заполнять данный раздел необязательно, все же внесение этих сведений рекомендовано. Наличие информации о принятии позволит избежать споров и исключит произвольную постановку даты.
2. Строка 17 содержит прочие подробности сделки со стороны покупателя, законом заполнение этого раздела не требуется. Сюда вносится информация о возникших претензиях или их отсутствии, а также реквизиты договоров и иных бланков, подготовленных ответственным лицом при получении товаров.

Строки 16 и 17 содержат дополнительные уточнения с позиции покупателя. Наличие полной информации позволит впоследствии избежать споров.