Как повысить свою эффективность в работе: топ 50 способов

Что такое эффективность работы

Эффективность (на лат. efficientia) происходит от слова «effectus» и означает «делать» или «изготовлять». Это способность выполнять рабочие задачи и достигать поставленных целей с минимальными затратами ресурсов, например, времени и денег. Часто эффективность работы сотрудников измеряют только в количественных показателях — например, сколько изделий изготовил мастер за определенное время. Но это только один из критериев. Работоспособность следует рассматривать комплексно

Что важно учитывать:

РезультативностьРабота человека имеет определенный результат. Например, результат менеджера по продажам — это заключенная сделка. И даже если он готовит красивые презентации товара, но не выполняет 10 сделок за месяц, он не эффективен.

ПродуктивностьСотрудник выполняет рабочие задачи за минимальное время, не нарушая дедлайны. При этом качество работы остается высоким. Например, продуктивный секретарь готовит нужное количество отчетов за 1 день, а не за неделю.

ЭкономичностьРаботник достигает цели с минимальными материальными и кадровыми ресурсами. Например, офис-менеджер без помощи коллег организовал интересный корпоративный праздник с минимальным бюджетом.

ОрганизованностьУ сотрудника налажены все рабочие процессы, он заранее планирует свои задачи. Например, организованный контент-менеджер готовит посты не в день публикации, а заранее на неделю вперед.

РациональностьПри решении рабочих задач человек использует проверенные и оптимальные способы для достижения нужных результатов. Например, рациональный маркетолог в магазине одежды не тратит весь рекламный бюджет на продвижение одного товара, а грамотно распределяет финансы на все позиции в каталоге.

ФункциональностьВсе действия работника четко соответствуют целям и задачам компании. Он выполняет свою часть функций в рамках общей стратегии. Консультант в магазине не ведет переговоры с поставщиками, он выполняет свои обязанности — обслуживает клиентов.

Как работоспособность сотрудников влияет на результаты бизнеса

Исследования Gallup показали, что у компаний с продуктивной командой ключевые показатели выше, чем у конкурентов: производительность — на 17%, рентабельность — на 21%, продажи — на 20%.

От работоспособности персонала напрямую зависит прибыль и успех бизнеса.

• Эффективный сотрудник берет на себя больше задач и ответственности, чем прописано в его должностной инструкции. А значит, компания получает результат выше ожидаемого
• Человек со стабильными показателями работоспособности мотивирует коллег. Они берут с него пример и стремятся расти профессионально. Появляется здоровая конкуренция в коллективе
• Человеку с высокой продуктивностью можно доверять и делегировать важные задачи. Это снимает часть нагрузки с топ-менеджеров и руководителей
• Эффективный работник оптимизирует рутинные процессы. Он делает больше задач за меньший промежуток времени, быстрее достигает результатов. И делится улучшенными алгоритмами работы с коллегами
• Продуктивный сотрудник интересуется сферой, в которой работает, он развивается, предлагает новые идеи и двигает бизнес вперед

Чем больше в компании эффективных людей, тем быстрее она развивается.

3 этапа повышения эффективности сотрудников

Как повысить работоспособность, чтобы сотрудники приносили больше ценности компании и бизнес рос? Важно непрерывно работать над этим. Какие шаги предпринять:

Какие шаги предпринять:

1 — Оценить эффективность сотрудников

Чтобы понимать, куда двигаться и с чего начать, нужно оценить текущую эффективность персонала. Существуют количественные (KPI, рейтинги, баллы) и качественные (оценка «360 градусов», тестирование, деловые игры) методы оценки. Количественные показывают конкретные результаты на рабочем месте, а качественные — компетенции сотрудника. Например, линейных работников чаще оценивают по результатам, а управленцев — по компетенциям. Проведите оценку и проанализируйте ее результаты — какие работники или отделы неэффективны? В чем могут быть причины?

2 — Внедрить новые методы повышения работоспособности

Опираясь на оценку работоспособности, выберите методы ее повышения. Например, если сотрудники не знают как выполнять задачи — обучите их. Если у них нет мотивации — добавьте новые стимулы. Если есть проблемы с организацией работы, внесите коррективы. Например, введите четкий график, автоматизируйте рутинные процессы и перераспределите задачи. А если подчиненные не воспринимают руководителя как лидера, измените свое отношение к работе и коллективу.

3 — Проанализировать изменения эффективности

Повторно оцените продуктивность сотрудников, например, через месяц. Сравните результаты с предыдущим периодом. Если ничего не изменилось, возможно вы неправильно определили причины низкой трудоспособности. Попробуйте другие методы. Повышение эффективности сотрудников организации — непрерывный процесс, требующий постоянной оценки, корректировки и контроля.

Вывод. Продуктивная команда – это двигатель бизнеса

А эффективный сотрудник — важное звено продуктивной команды и успешной компании

Необычные способы повышения работоспособности коллектива

Интересно внедрить несколько нестандартных способов повышения эффективности, и оценить их влияние на коллектив. Например, в компании Airbnb (онлайн-сервис съема жилья) сотрудники могут брать в офис своих домашних животных. А на заводах Peugeot (автоконцерн «Пежо») сверхурочные часы добавляются работника к отпуску.

Собеседования у конкурентов

Компания «РосПром Персонал» разрешает своим менеджерам по персоналу активно искать работу и проходить собеседования у конкурентов в рабочее время. Пробуя себя в роли соискателя, они находят новые способы рекрутинга. Кроме того, могут оценить плюсы и минусы текущего места работы, имея для сравнения другие предложения. А также увидеть свои точка роста — какие навыки нужно приобрести, чтобы попасть в команду лидеров рынка.

Хобби-клубы 

На основе хобби сотрудников можно делать мастер-классы для всего коллектива. Например, каждый четверг один из работников преподает своим коллегам йогу. А за уроки получает баллы или поощрения. Или по пятницам собирается весь коллектив, смотрит и обсуждает сериал. 

Обеденный сон

Исследования Гарвардского университета показали, что после получасового обеденного сна происходит повышение качества и продуктивности работы на 30%. Поэтому, например, в крупных американских компаниях есть специальные капсулы для сна. Сотрудник может в них отдохнуть во время рабочего дня.

Домашние любимцы

Наличие домашних питомцев на рабочем месте снижает стресс и улучшает атмосферу. Люди становятся более открытыми и общительными. Японская фирма Ferray Corporation разрешила своим сотрудникам брать на работу кошек. А тем, у кого нет любимца, выдает бонусы на его приобретение.

Зеленые зоны

Австралийские ученые выяснили, что наличие цветов и растений на рабочем месте повышает производительность труда. Зелень создает благоприятную обстановку. Например, бизнес-школа «Сколково» в Москве создала живую стену из растений внутри офиса. 

Удаленная работа: повышаем продуктивность сотрудников

Существует такой стереотип, что удаленная работа снижает работоспособность сотрудников. На самом деле, если при организации работы учитывать особенности и преимущества дистанционного формата, результаты будут выше, чем в офисе.

Планируйте работу. Основная сложность дистанционной работы в том, что руководитель не может физически контролировать сотрудников и процесс выполнения работы. Но по-прежнему можно контролировать результат. Ставьте задачи и сроки их выполнения. Для этого удобно использовать специальные сервисы, например, планировщик задач Trello или Jira.
Создайте общее информационное пространство

Важно организовать среду для общения команды. Это могут быть общие чаты для свободного общения или регулярные видеовстречи для синхронизации по задачам, их приоритетам и результатам.
Встречайтесь лично

По возможности устраивайте личные встречи сотрудников. Такая «развиртуализация» влияет на вовлеченность коллектива в работу.
Проверяйте внутреннюю мотивацию соискателей на этапе найма. Хочет ли человек работать именно в вашей компании? Именно на этой должности? Именно в дистанционном формате? Если у человека нет твердого внутреннего намерения развиваться в рамках вашей компании, будет сложно мотивировать его только внешними стимулами.

Осознание своих намерений и целей.

Большинство людей совершают ошибку, считая, чем больше они работают, тем они эффективнее.
Если вы работаете на кого-то, результат вашего труда скажется на эффективности бизнеса этих людей, но не на вашей личной эффективности. Даже если вы классный специалист, и отлично выполняете доверенную вам работу, ваша личная эффективность равна нулю. Вы эффективны только для других.

Без личных целей нет личной эффективности. Как написал Брайан Трейси в своей книге “21 секрет миллионеров”, только 3% американцев знают свои цели.  Цитаты  известных людей о личной эффективности;

Кто работает целый день, тому некогда зарабатывать деньги.  Джон Рокфеллер.

Бессмысленно продолжать делать то же самое и ждать других результатов. Альберт Эйнштейн.

Измени мышление, и ты изменишь свою жизнь. Брайан Трейси.

Много делать, еще не значит – много сделать. Эдуард Севрус.

Для начала  осознайте свои истинные намерения и цели. Личная эффективность обозначает эффективное достижение собственных целей. Если человек не определил свои цели, то личная эффективность не имеет для него никакого значения. Можно продолжать учить языки, осваивать новую профессию, но без осознания своей цели человек не станет эффективным для самого себя.  Только тот  человек, который  определился со своими целями,  сумеет придать значение этим достижениям.

 Достижение – это стремление сделать что-то более совершенным, более эффективным, затрачивая при этом меньше усилий. Дэвид Маклеланд.
Без персональных целей не бывает личной эффективности. Не понимая своих целей, человек работает впустую, проявляет активность сразу во всех отраслях жизнедеятельности и  в то же время топчется на одном  месте. Еще несколько цитат:

Человек с ясной целью будет продвигаться даже по самой тяжкой дороге. Человек безо всякой цели не продвинется и по самой гладкой дороге. Томас Карлейль

Никто не лучше Вас. Никто не умнее Вас. Просто они начали раньше. Брайан Трейси

Ваш самый главный актив – это вы сами. Вложите свое время, свои усилия и деньги в обучение, подготовку и поддержку вашего самого главного актива. Том Хопкинс

Что это такое

Говоря кратко, это словосочетание означает успехи в достижении поставленных целей. Эффективность включает 3 составляющие:

• Полное понимание собственных устремлений и целей.
• Правильное управление своими средствами (временем, здоровьем, финансами).
• Необходимый круг людей и способность общаться с ними.

Большое количество людей уверено, что, увеличивая объемы проделанной работы, они повышают свою личную эффективность. Но это верно лишь в том случае, если человек работает только на себя, то есть имеет свое дело. Когда человек работает на себя, то вся его деятельность направлена на достижение своих целей. Если же человек работает на кого-то, он улучшает показатели эффективности чужого дела или бизнеса. Это никакого отношения к личной эффективности не имеет. Работник результативен для работодателя, но не для себя.

Если же человек работает на кого-то, он улучшает показатели эффективности чужого дела или бизнеса.

Если развивать все составляющие, повышение личной эффективности не заставит себя ждать. Но что же включает каждая из составляющих? Рассмотрим их детальнее.

Понимание целей и стремлений

Понимание себя, своих желаний и стремлений формирует цель. А достижение ее является смыслом личной эффективности. С осознанием своей цели у человека появляется мотивация для повышения результативности.

Чтобы определиться со своими желаниями, надо провести анализ своей жизни

При этом важно не лукавить, а отвечать честно. Все-таки это делается для самого себя, а не для кого-то

Оценка должна быть дана абсолютно всем областям своей жизни: от привычек и личной жизни до работы. Оценивая сферы жизни, ставьте оценки по десятибалльной шкале. Там, где получились 10, ничего менять не надо. Во всех остальных случаях оценку меняйте на 1. Это покажет настоящую картину дел.

Распределение личных ресурсов

Правильное распределение своих средств позволяет их сэкономить, тем самым повышая результативность. Каждый день всех нас ждет своя система задач

Выполнение дел в порядке важности и срочности экономит время и силы

Тайм-менеджмент в классическом виде дает описание 3-м типам результативности:

• Технологии. Определяется, каким образом достигается желаемое (как делать, как сотворить).
• План. Что нужно сделать для создания, для достижения цели.
• Философия. Здесь дается ответ, для чего это делать и хочется ли это делать.

Правильное формирование окружения

Окружающие человека люди и общение с ними оказывают немалое влияние на личную продуктивность. Доверяя друг другу, люди помогают своим членам быстрее достигать собственных целей. А общение людей позволяет каждому из них почерпнуть что-то новое, расширяет их кругозор, предлагает какие-либо новые способы взаимодействия.

Например, предприниматели, работающие в смежных областях, могут обсуждать методы развития бизнеса, корректировать направления деятельности друг друга, стремиться к расширению. Новички могут черпать полезную информацию от более опытных предпринимателей, в компетенции которых нет сомнений, в виде изучения их стратегий и поведения в той или иной ситуации. Примеров может быть масса.

Для высокой эффектности нужна самодисциплина. Она, в свою очередь, создается благодаря введению новых полезных привычек в свою жизнь (ранний подъем, чтение профессиональной литературы). Новые правила подготовят основу для дальнейшего преобразования результативности, выводя ее на качественно новый уровень.

Полезные привычки стоит вводить не только для поддержания своего здоровья или интеллектуального развития, но и для собственного дела. Вводя различные техники развития бизнеса в свою жизнь, человек увеличивает свою ценность как предпринимателя, что позволит со временем расшириться или параллельно заняться смежным делом. Например, выполнять до полного завершения дело. Происходит концентрация выполняемой задачи, без отвлечения на посторонние вещи. Введение новшеств в свою работу принесет со временем свои плоды.

Управление личными ресурсами (время, здоровье, деньги)

 «Чем меньше ресурсов (времени, денег, сил, нервов) вы тратите на достижение цели – тем выше ваша личная эффективность»

Ежедневно каждого из нас ожидает масса дел

Чтобы эффективно справляться с ними, придется подумать о важности и срочности каждого из дел.  Спросите себя: “Ничего не  случится, если я перенесу это дело на другое время?” Убедитесь, что вы отобрали действительно важные дела и сосредоточьте все усилия для их выполнения

Так вы сможете экономить время и силы.

Часто люди откладывают на завтра самые важные дела.

Одна законченная результативная задача стоит полусотни полузаконченных задач. Малкольм Форбс

В вашем списке дел на завтра надо выделить самое важное, неприятное и громоздкое дело или самое трудное, записать  его  под номером 1. Иногда цитаты  говорят больше, чем целая статья:. «Печально, что люди бедны, потому что ещё не решили быть богатыми

Они страдают избыточным весом и находятся в плохой физической форме, потому что не решили ещё быть здоровыми и спортивными. Люди неэффективно растрачивают своё время, потому что ещё не решили производительно тратить своё время, чем бы они не занимались». Брайан Трейси

«Печально, что люди бедны, потому что ещё не решили быть богатыми. Они страдают избыточным весом и находятся в плохой физической форме, потому что не решили ещё быть здоровыми и спортивными. Люди неэффективно растрачивают своё время, потому что ещё не решили производительно тратить своё время, чем бы они не занимались». Брайан Трейси

Много не спите. Если вы будете спать на 3 часа меньше каждую ночь года, то у вас будет дополнительно полтора месяца для того, чтобы преуспеть. Аристотель Онассис.

Классический тайм-менеджмент описывает три уровня эффективности человека:

1.Технология.Отвечает на вопрос “как”. Как работать, как создать, как достичь.

2.Стратегия. Отвечает на вопрос “что”. Что надо делать, чтобы создать, чтобы достичь.

Целью стратегии является отыскание такого пути, который требует наименьшего расхода времени и энергии и дает возможность достичь наибольшего успеха. Брайан Трейси

Личный стратегический план работы — важнейшее условие достижения поставленной цели. Брайан Трейси.3.Философия.
Отвечает на вопрос “зачем”.  Зачем  мне нужно все это делать?  Или я хочу заниматься чем-то другим?

Настоящий тайм-менеджмент начинается с головы, и личная эффективность – с разумного отношения к жизни. Стратегия и технология становятся лишь его следствием.

3.Нужное окружение и умение общаться  с людьми.

Ваша личная эффективность неразрывно связана с окружающими людьми. Стивен Кови в книге  «7 навыков высокоэффективных людей» одним из необходимых навыков называет “взаимозависимость” между людьми. «Я успешно достигаю своих целей, когда мне помогают другие люди. А они помогают мне, если это помогает достижению их целей. Другими словами это симбиоз, где эффективность совместной работы всегда повышается, если принуждение заменяется взаимным доверием.

Кроме взаимозависимости, на личную эффективность влияют навыки общения и наличие этого общения. Когда я начал встречаться с новыми людьми хотя бы пару раз в месяц, мой кругозор стал заметно расширяться, и я стал часто находить бесценные идеи и ресурсы для своих дел». И еще  цитаты:

Люди с высоким самоуважением ладят почти со всеми.  Брайан   Трейси.

Существует причина того, почему успех прямо не вытекает из интеллекта. Чем умнее человек, тем больше он полагается на самого себя. Менее интеллектуальные люди знают, что они не так умны. Следовательно, они чаще ищут других, которые смогут помочь им взобраться по лестнице. Джек Траут.

Чтоб летать с орлами, не паситесь с индюками!  Брайан Трейси.

Смысл личной эффективности  заключается в достижении целей и в скорости этих достижений

Есть всего одна вещь, которой человек может полностью управлять, — это его собственное отношение к жизни. Наполеон Хилл

Успех приходит только с установлением привычки. Человек создаёт привычки, а привычки создают будущее. Если вы не будете сознательно создавать хорошие привычки, тогда плохие возникнут бессознательно. Альберт Грей

Чтобы определить личную эффективность, ответьте на вопрос:  хорошо ли я знаю свои цели, и насколько результативно я их достигаю. Дайте ответ  в десятибалльной системе.

Уверена, у каждого из нас есть к чему стремиться!  Желаю успеха!

На эту тему можно почитать:

Определите свои мечты

Правильная постановка цели-залог успеха