Оформление приходных кассовых ордеров

Особенности заполнения

РКО не всегда оформляется для выдачи наличных денег. Регистр формируют и в иных случаях, например, при получении денежных средств по доверенности или выдаче заработной платы.

РКО по зарплате может быть выдан отдельно на каждого сотрудника или на группу лиц. Если в организации не много сотрудников, то регистр составляется на каждого по отдельности. Если же работников много, то формируется единый РКО. К регистру составляется перечень сотрудников с указанием сумм заработной платы к выдаче на каждого служащего.

Порядок оформления документа таков. По окончании срока действия расчетно-платежной или расчетной ведомости кассир ее проверяет, указывает суммы, подлежащие депонированию, ставит свою подпись и направляет в бухгалтерию. Бухгалтер также сверяет все данные и подписывает документ. Затем формируется РКО на общую сумму выданных денежных средств. Дата его составления — последний день выдачи зарплаты. В ведомости проставляются реквизиты регистра на расход — его номер и дата.

Если работник получает наличность по доверенности, это необходимо отобразить в регистре на расход. Бухгалтер не должен делать дубликатов, такие РКО формируются в одном экземпляре. В остальном первичный документ на расход по доверенности заполняется аналогичным образом, что и в общих случаях.

Как заполнить РКО

Инструкция по заполнению бланка расходного кассового ордера

В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»).

В строке «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В поле «Номер документа» указывается порядковый номер РКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново).

В поле «Дата составления» указывается дата выдачи денег из кассы в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2021). РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому дата выдачи денег и день формирования ордера совпадают.

Блок «Дебет»:

В графе «Код структурного подразделения» указывается код подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денег из кассы в соответствии с планом счетов бухучета:

• 51 – сдача денег в банк для зачисления на расчетный счет;
• 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками;
• 70 – расчеты с работниками по оплате труда;
• 71 – расчеты с подотчётными лицами;
• 73 – расчеты с работниками по прочим операциям;
• 75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов.

Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов.

В графе «Кредит» указывается номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денег из кассы (как правило, это счет 50.1 – «касса»).

В графе «Сумма» указывается цифрами сумма денежных средств, выдаваемая из кассы.

Графа «Код целевого назначения» заполняется, если организация использует в своей деятельности соответствующую систему кодирования. В этом случае указывается код назначения использования выбывших средств.

В строке «Выдать» указывается ФИО физического лица (в дательном падеже, например Иванову Ивану Ивановичу) или наименование организации, которому(ой) необходимо выдать денежные средства.

В строке «Основание» необходимо указать основание для выдачи денег из кассы, например: «Выдача материальной помощи» или «Сдача денег в банк» и т.д.

В строке «Сумма» прописью указывается сумма денег, выдаваемая из кассы. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки цифрами. В незаполненных полях необходимо поставить прочерк.

В строке «Приложение» отражаются прилагаемые первичные документы с указанием их номеров и дат, на основании которых выдаются деньги из кассы (доверенности, квитанции, приказы, заявления и т.д.).

Далее заполняются данные руководителя организации (должность, подпись и расшифровка подписи) и главного бухгалтера (подпись и расшифровка подписи).

Примечание: руководителю необязательно расписываться на РКО, если он сделает разрешительную надпись на прилагаемых документах к расходному кассовому ордеру.

Строку «Получил» заполняет лицо, которому выдаются деньги из кассы. В ней он указывает получаемую денежную сумму (при этом рубли ему необходимо писать прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами). Далее ставится его подпись и дата получения денег.

При выдаче денег по РКО кассир должен проверить документ, удостоверяющий личность получателя (паспорт или иной документ). Кассир указывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа в соответствующей строке РКО.

Строка «Выдал кассир» заполняется кассиром только после выдачи денег по РКО. В ней он ставит свою подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы).

Полностью заполненный ордер остается в кассе предприятия (а не выдается на руки получателю денег) и служит подтверждением того, что денежные средства были выданы на законных основаниях.

Обратите внимание, в расходном кассовом ордере запрещено делать исправления

Приходный кассовый ордер

Приходный ордер представляет собой первичку, создаваемую для целей учета. На его основании осуществляется прием наличных в кассовый аппарат предприятия. Выписывается он при наличии факта выполнения операции (основание – часть 3 статьи 9 ФЗ №402 «О бухучете» от 6.12.11). То есть, формировать документ нужно при поступлении денег. Создается он в момент направления наличных в кассу.

Приходный ордер актуален для этих случаев:

• Оприходование выручки.
• Возврат неиспользованных средств, ранее выданных под отчет.
• Получение средств с р/с компании.
• Возврат средств, которые ранее выдавались дебиторам.
• Деньги заносятся в уставной капитал.

Документ составляется по форме №КО-1, установленной Постановлением №88 от 18.08.1998 года. Он подразделяется на 2 части:

• Сам ордер.
• Квитанция к нему.

Квитанция предоставляется сотруднику, который сдал деньги в кассу. Ее нужно заверить печатью компании. Ордер, в свою очередь, остается в кассе. Документ обычно составляется главбухом, бухгалтером, руководителем. Он может составляться при помощи ПК. Но, если текст формируется в электронной форме, его необходимо распечатать. В ордер запрещается вносить исправления.

К СВЕДЕНИЮ! Перед внесением ордера в кассу необходимо зарегистрировать его в специальном журнале, составляемом по форме №КО-3.

ВНИМАНИЕ! Срок хранения бумаги составляет 5 лет

Наказание за отсутствие приходно-кассового ордера

Кассовый ордер относится к первичной документации. То есть, оформляется он в обязательном порядке. Если бумага отсутствует или же она заполнена ненадлежащим образом, на компанию накладывается штраф на основании статьи 120 НК. Размер его составляет 10 000 рублей.

Зачем нужен расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер относится к документам первичного учета кассовых операций. По нему оформляется выдача наличных денежных средств из кассы. Кассовый ордер — это расчетный регистр, он формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем бюджетной организации, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства. Печать в этом случае не является обязательной и используется только при наличии в организации.

Расходный кассовый ордер не должен содержать исправлений, иначе он признается недействительным. Если ошибка допущена, кассовый ордер необходимо сделать заново в правильном варианте.

Обязанность применения формы КО-2 определяется Указаниями Банка России № 3210-У от 11.03.2014. Для организаций государственного сектора такое требование закреплено Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н. Ведение бизнеса также подразумевает формирование кассового ордера для взаимного расчета подотчетного лица и кассира компании.

Приложение 1. Форма КО-1. Приходный кассовый ордер

Приложение 1к приказу Министра финансовРеспублики Казахстанот 21 июня 2007 года N 216

Форма КО-1

Организация (индивидуальныйпредприниматель)____________              ____________________________                           ———¬     организация (индивидуальный)                           ¦  Коды  ¦            предприниматель                      ОКПО ¦________¦                      РНН  ¦________¦              КВИТАНЦИЯ             ————T———-¬       к приходному кассовому             ¦ Номер     ¦ Дата     ¦           ордеру N _______             ¦составления¦ документа¦             +————+———-+      Принято от ________________             L————————      ___________________________

    ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР           л ________________________________      и   Основание: ________________¦      ¦  Кредит   ¦Сум- ¦ Код   ¦     н   ___________________________¦ Дебет¦___________¦ма, в¦ целе- ¦     и¦      ¦ корреспон-¦тенге¦ вого  ¦     я   Сумма _______________ тенге¦      ¦ дирующий  ¦     ¦ назна-¦                 прописью¦      ¦ счет      ¦     ¦ чения ¦         «___» ____________ 20__года¦______¦___________¦_____¦_______¦¦______¦___________¦_____¦___¦___¦Принято от __________________________  о    М.П.Основание: __________________________  тСумма __________________________тенге  р   Главный бухгалтер _________               прописью                е                      подписьГлавный бухгалтер ___________________  з   Кассир ____________________                       подпись         а                 подпись_____________________________________         расшифровка подписиПолучил кассир ______________________                      подпись_____________________________________         расшифровка подписи

Применяется для оформления поступления наличности в кассу организации (индивидуального предпринимателя) как при ручной обработке, так и при обработке информации на компьютере. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным, и кассиром, и заверяется печатью организации (индивидуального предпринимателя), регистрируется в журнале регистрации приходных (расходных) кассовых документов и выдается на руки сдавшему деньги, а ордер остается в кассе. Печать организации (индивидуального предпринимателя) ставится по середине отрывной линии, так чтобы печать охватила часть приходного ордера и часть квитанции.

 
Основные источники публикуемых текстов нормативных правовых актов: газета «Казахстанская правда», база данных справочно-правовой системы Adviser, Интернет-ресурсы online.zakon.kz, adilet.zan.kz, другие средства массовой информации в Сети.
Хотя информация получена из источников, которые мы считаем надежными и наши специалисты применили максимум сил для выверки правильности полученных версий текстов приведенных нормативных актов, мы не можем дать каких-либо подтверждений или гарантий (как явных, так и неявных) относительно их точности.
Компания «КАМАЛ-Консалтинг» не несет ответственности за любые последствия какого-либо применения формулировок и положений, содержащихся в данных версиях текстов нормативных правовых актов, за использование данных версий текстов нормативных правовых актов в качестве основы или за какие-либо упущения в текстах публикуемых здесь нормативных правовых актов.

Порядок применения

Инструкция ЦБ РФ определяет единый порядок ведения операций по кассе, который должны соблюдать субъекты хозяйствования. ПКО подготавливается бухгалтером, кассиром или иным ответственным лицом в момент поступления наличности.

Эту обязанность могут взять на себя главный бухгалтер или руководитель компании. Подготовкой ПКО может заниматься лицо, которое привлекается к выполнению данной работы со стороны на основании договора.

Важно: нужно помнить, что не допускается проставления подписи на документе лица, не являющегося сотрудником компании.

Субъекты хозяйствования могут применять стандартизированную его форму, или же на основе ее разрабатывать собственные бланки, учитывающие особенности осуществляемой деятельности.

Допускается оформлять бланк приходника вручную чернилами или путем использования специализированных программ.

Запрещается при возникновении ошибок, допущенных при внесении в документ данных, производить их исправление. Заметив ошибку, ответственное лицо документ должно заново переоформить.

После составления бланк направляется в кассу, где ответственное лицо перед получением денег, проверяет правильность отраженных в документе сведений, наличие всех подписей, а также производит фиксацию ПКО в журнале регистрации.

После этого кассир может провести оприходование денежных средств от плательщика. Сумма внесенных средств должна точно соответствовать указанной в документе сумме поступления.

Когда происходит оприходование выручки или прочего дохода, кассир должен обязательно зафиксировать полученные суммы на ККМ.

Внимание: вместе с деньгами в кассу могут поступать документы, на основании которых выписывается ПКО. Они являются приложением к приходнику и должны отражаться в качестве таковых в этом документе.. Как только кассир проверил соответствие вносимой суммы данным отраженным в ПКО, он должен отделить квитанцию от приходника, поставить свою подпись в подтверждения получения денег и печать и передать данную часть плательщику

Как только кассир проверил соответствие вносимой суммы данным отраженным в ПКО, он должен отделить квитанцию от приходника, поставить свою подпись в подтверждения получения денег и печать и передать данную часть плательщику.

В конце рабочего дня или смены, ПКО подшиваются к отчету кассира, которые направляется в бухгалтерию для проверки правильности отражения данных и фиксации их в журнале хозяйственных операций.

Как должны нумероваться ПКО и РКО

Многие организации начинают нумеровать ПКО и РКО с начала года заново. Однако ни в одном законодательном или разъяснительном документе контролирующих органов не содержится такого правила. Оно продиктовано лишь удобством отражения в учете данных первичных кассовых документов. Строго говоря, начинать в январе с единицы необязательно, можно продолжать сплошную нумерация кассовых ордеров с прошлого года.

ООО «Ленточка» в период с 12.02.2014 по 25.06.2014 на основании заявок ООО «Торговая группа «Альянс» поставляло в адрес ООО «Торговая группа «Альянс» товар, передача которого оформлялась товарными накладными, подписанными представителями продавца и покупателя.
Ссылаясь на наличие у ООО «Торговая группа «Альянс» 1 570 755 руб. 50 коп. задолженности за поставленный товар, ООО «Ленточка» обратилось в арбитражный суд с настоящим иском.
Подтверждают ли приходные кассовые ордеры в совокупности с кассовыми чеками факт оплаты товара?Посмотреть решение суда

Крупные организации с большим кассовым документооборотом нередко закрепляют в учетной политике поквартальную нумерацию ПКО и РКО, т.е. каждый квартал начинают нумеровать документы заново.

При любом избранном способе нумерации должны соблюдаться два правила:

• нумерация должна быть сквозной;
• нумерация должна быть хронологической.

Подтверждает ли квитанция к приходному кассовому ордеру расходование подотчетных сумм?

Это означает, что приходные и расходные ордеры должны быть пронумерованы в том порядке, как они оформлялись, с учетом календарных дат кассовых операций.

На заметку!
Номер, в отличие от даты, сам по себе не является обязательным реквизитом бухгалтерского документа (см. ФЗ №402 «О бухучете» от 6-12-11 г., ст. 9 ч. 2).

Статья 15 КоАП РФ посвящена нарушениям порядка ведения операций по кассе. В ней напрямую не прописана ответственность за нарушение нумерации приходных и расходных кассовых ордеров, а лишь за нарушение порядка работы с наличными деньгами в кассе. Вместе с тем, если порядок нумерации не соблюдается, для контролирующих органов это может стать сигналом, свидетельствующим о серьезных нарушениях законодательства.

Вопрос: Покупатель наличными денежными средствами внес предоплату за товар. Через несколько дней выяснилось, что товар поставлен не будет, в связи с чем необходимо вернуть предоплату. Должна ли организация оформлять расходный кассовый ордер при возврате аванса и выдавать чек ККТ?Посмотреть ответ

Порядок заполнения ордера

Теперь рассмотрим, как заполнять расходный кассовый ордер, пошагово:

1. По строке «Организация» указывается наименование юрлица в соответствии с данными ЕГРЮЛ. При наличии у организации филиалов, представительств или иных обособленных подразделений иногда им присваиваются коды. В этом случае в строке «структурное подразделение» указывается наименование такого подразделения в соответствии с учредительными документами, а в графе «Код структурного подразделения» указывается код такого подразделения.
2. Обязательная нумерация расходного ордера законодательно не установлена. При принятии решения о нумерации порядок ее следует установить локальным актом.
3. Дата составления ордера — дата выдачи наличных денег из кассы.
4. В графе «Дебет» указываются счета бухучета, на которых подлежат отражению операции по выдаче наличных. Примеры операций приведены в таблице ниже.
5. В графе «Кредит» указывается счет движения денежных средств в кассе по бухсчету 50.01 «Касса организации».
6. Сумма полученных денежных средств указывается цифрами в графе «Сумма, руб. коп.» и прописью в соответствующих строках ордера. Запись делается с начала строки с заглавной буквы.
7. Графа «Код целевого назначения» заполняется только в том случае, если в кассу поступили средства целевого финансирования.
8. В строке «Выдать» заполняется Ф.И.О. получателя денег.
9. В строке «Основание» — содержание хозяйственной операции (например, для зачисления на р/счет ООО «ВИД» в банке ПАО «Свет»).
10. В строке «Приложение» — название и реквизиты первичных документов (товарной накладной, акта приема-передачи, решения о выплате дивидендов, приказа о выплате матпомощи и т. д.).
11. В строке «По» — паспортные данные получателя и реквизиты доверенности (при ее наличии).

После выдачи денег кассир подписывает расходный кассовый ордер и оставляет его себе вместе с оригиналом или копией доверенности (если получатель действует на ее основании).

Как заполнить

Категорически запрещается допускать какие-либо помарки и исправления. Если они все-таки имели место быть, документ подлежит переоформлению.

Нередко вопросом переоформления должен заниматься главный бухгалтер, однако есть возможность возложить эту обязанность и на иного сотрудника. В случае их отсутствия новый ордер формирует непосредственный руководитель.

Бланк приходного кассового ордера разделяется линией отрыва на несколько частей. Одна из них (левая) должна оставаться в компании, а сама квитанция подлежит возврату отправителю денежных средств.

В процессе составления приходного кассового ордера следует отображать:

Обязательное указание полного (без каких-либо сокращений) юридического названия компании, включая и само структурное подразделение, при наличии у последнего собственной кассы, которая принимает денежные средства.
Обязательно следует отображать кода ОКПО и ОКУД, присвоенные в процессе регистрации.
Номер обязательно должен соответствовать порядковому номеру по имеющемуся журналу регистрации (составленный по форме КО-3). Сведения отображаются последовательно, причем с начала календарного года.
Период совпадения должен совпадать с тем днем, когда были переданы денежные средства, и отображаться в формате 00.00.0000, причем арабскими цифрами (к примеру, 01.06.2017).
Код непосредственного структурного подразделения отображается исключительно при его наличии. Если речь идет о коде целевого использования, то он отображается при поступлении финансовых средств на конкретные нужды.
В соответствующих графах «Дебет» и «Кредит» следует указать счета для отображения проводимой той или иной операции.
В поле «Принято» необходимо отображать полные инициалы в родительном падеже

Если же финансовые средства поступили с расчетного счета, нужно указывать наименование финансовой компании и полные сведения о самом кассире либо же иной фирме.
Важно учитывать, что в поле «Основания» принято считать хозяйственные операции. Реквизиты документации (название, номер и так далее) в этом поле отображаются в обязательном порядке

Если же они подлежат прикладыванию к «приходной» и находятся на сохранности совместно с ним, то все сведения заносятся в графу «Приложение». В обязательном порядке фиксируется все штампом «Получено» с отображением конкретной даты.
Сумма денежных средств должна прописываться исключительно прописью, причем стоит помнить о наличии кассовой дисциплины. Иными словами, размер не должен превышать 100000 рублей. Если же будет факт принятия одновременно нескольких ордеров на суммарный размер свыше установленного максимума, то это считается нарушением со всеми вытекающими последствиями.
Графа «В том числе» – размер НДС, который отображается цифрами, помимо тех случаев, когда денежные средства поступили с банковского расчетного счета либо из подотчета. Компании, которые не являются плательщиками данного налога, либо же в случае, если услуги/продукция не подлежит налогообложению, необходимо занести «Без НДС».

Все без исключения оставшиеся свободные поля по строкам должны быть дополнены прочерками. В процессе приема денежных средств, как уже отмечалось ранее, кассир должен провести сверку с имеющимися образцами по факту.

Если имеются какие-либо опечатки, ошибки либо же сумма не совпадает, необходимо возвратить документ в бухгалтерию для дальнейших разбирательств.

Законодательством РФ допускается возможность формирования одного ПКО на суммарный размер дневной прибыли по завершению каждого рабочего дня на основании бланков строгой отчетности и контрольно-кассовой ленты, при условии, если компания осуществляет свою трудовую деятельность с применением ККТ.

В основание поступления финансовых средств могут быть занесены такие основные причины, как:

• получение оплаты за отгруженный товар согласно имеющейся накладной;
• получение оплаты за выполненные какие-либо работы согласно акту;
• получение возмещения за нанесенный материальный ущерб по решению судебного органа;
• осуществление авансового платежа по составленному соглашению;
• возврат неиспользуемых финансовых средств, которые были предоставлены в подотчет;
• получение компенсации по выявленной недостаче по завершению ревизии либо сформированному приказу.

Указанные причины принято считать наиболее распространенными в отечественных компаниях.

Наличие ошибок и ответственность

Изначально необходимо обращать внимание на тот факт, что соблюдение всех необходимых требований находится под четким контролем представителей налоговой инспекции, включая также и полноту оприходования прибыли

В случае нарушения порядка нарушителям грозит административный штраф в размере:

• для индивидуальных предпринимателей – не больше 5000 рублей;
• для компаний – не больше 50000 рублей.

Важно помнить об одном немаловажном нюансе: любые недочеты в порядке документооборота не являются финансовыми правонарушениями, поскольку они будут рассмотрены по правилам статьи 120 Налогового кодекса РФ. Исходя из этого, наказание может последовать исключительно за грубое пренебрежение правилами учета прибыли и финансовых затрат (не больше 30000 рублей штрафа).. В свою очередь, к грубым нарушениям относят:

В свою очередь, к грубым нарушениям относят:

• отсутствие первичной документации, в том числе ордера и фактуры;
• недостоверное отображение различных хозяйственных операций по счетам.

Различные огрехи в процессе составления, если они при этом не повлекли за собой, к примеру, оприходования в неполном объеме либо же накопления сверхустановленного остатка на кассе, к грубым нарушениям не относятся.

Рассмотрим пример из судебной практики (Дело №А50 – 2346/2017, Постановление ФАС от февраля 2017 года).

В процессе осуществления проверки представителями ФНС было выявлено недостоверно оформленные приходные ордеры: отсутствие подписи главного бухгалтера, кассира, с соответствующими квитанциями. По этой причине на компанию был наложен административный штраф в размере 40000 рублей на основании статьи 15.1 КоАП РФ.

В процессе оспаривания штрафа в Арбитражном судебном органе было выявлено, что недостоверно было составлено ПКО, что в данной ситуации не смогло привести к каким-либо нарушениям в финансовом учете. На основании этого был аннулирован ранее выписанный штраф.

Основные требования Банка РФ

Необходимо распорядительным документом (приказом) установить лимит остатка денежных средств в кассе, который рассчитывается по формуле в соответствии с указанием Банка России.

ВАЖНО!

Все операции с наличностью оформляются кассовыми документами и отражаются в кассовой книге. Операции по приходу, расходу наличных оформляются приходными или расходными кассовыми ордерами (можно составлять один приходный и один расходный ордер после закрытия смены).

Поступление и выдача наличных денежных средств отражаются в кассовой книге, записи в ней делаются по каждому приходному и расходному ордеру. В конце рабочего дня кассир сверяет наличные деньги в кассе с суммой остатка по кассовой книге, заверяет записи в ней подписью. При отсутствии в течение дня движения денег по кассе запись в книге не делается.

Порядок оформления операций

Как выписать расходный кассовый ордер

• приказ руководителя о выделении средств для нужд организации;
• заявление сотрудника о выдаче подотчет денежных средств;
• выдача наличных на командировочные расходы;
• выдача денег на материальную помощь сотруднику.

Расходный кассовый ордер станет основанием для выдачи наличности из кассы. Получив расходный кассовый ордер, кассир проверяет правильность заполнения (п. 6.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя);
• соответствие сумм, написанных цифрами и прописью, а также соответствие подтверждающим документам.

Перед выдачей наличных денег кассир должен запросить у получателя документ, удостоверяющий личность. После сверки с ним он вписывает в соответствующие графы реквизиты паспорта или другого документа. Затем передает денежные средства получателю. Тот должен их пересчитать и расписаться в расходном кассовом ордере.

ВАЖНО!

В Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У были внесены изменения Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 № 4416-У, где сказано, что заявление работника может быть заменено распоряжением руководителя. А расходный кассовый ордер может оформляться в электронном виде с использованием электронной подписи.