Нюансы документального оформления кассовых операций

Правила ведения кассовых операций в 2019 году

Установлены обязательные требования к порядку организации наличного денежного оборота, а также вопросы, которые бюджетная организация устанавливает самостоятельно.

ВАЖНО!

Законодательством определено, что кассиром может быть только работник учреждения. Сотрудника обязательно следует ознакомить с действующим порядком и должностными обязанностями под подпись. Также функции кассира может осуществлять сам руководитель. А если в крупной организации работают несколько кассиров, следует назначить старшего.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

За соблюдением кассовой дисциплины тщательно следит налоговая инспекция. Если в ходе проверки будут выявлены нарушения, то организацию могут оштрафовать на сумму от 40 до 50 тысяч рублей, а ИП или подотчетное лицо фирмы — на сумму от 4 до 5 тысяч рублей. Все нарушения дисциплины и ответственность можно свести в один список:

1. Расчеты свыше лимита по одному договору.
2. Хранение в кассе сверхлимитной выручки.
3. Нецелевое расходование наличности.
4. Неоприходование наличности или несвоевременность создания кассовых ордеров.
5. Неправильная организация хранения наличности.

Если чек контрольно-кассовой машины не был выдан покупателю, то штраф составит 10 тысяч рублей для юридических лиц и 2 тысячи для должностных лиц. Если не используется в работе онлайн-касса или контрольно-кассовая машина, то штраф составит от 75 до 100% полученной суммы, но не менее 30 000 руб. — для организаций; от 25 до 50% полученной суммы, но не менее 10 000 руб. — для должностных лиц.

Компания сама принимает решение по сохранности наличных денег в кассе, по хранению наличности, а также по внутренним проверкам. В целом, порядок дисциплины устанавливается Центробанком РФ. На текущий момент он отражен в Указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Главным контролирующим органом кассовой дисциплины внутри фирмы признается главный бухгалтер.

Кому можно не пользоваться ККТ

Позднее 1 июля 2021 года не пользоваться ККТ в ряде случаев можно физлицам и некоторым организациям и ИП. Постоянное освобождение от онлайн-касс имеют:

Физические лица

Любые физические лица, не являющиеся ИП, в том числе – действующие как страховые агенты , согласно п. 1 ст. 1.2 и п. 11 ст. 2 закона № 54-ФЗ.

ИП на патенте

Они могут не пользоваться ККТ, если выполняют деятельность, указанную в подпунктах 1, 2, 4, 5, 7, 8, 12-17, 19-27, 29-31, 34-36, 39, 41-44, 49-52, 54, 55, 57-62, 64 и 66-80 пункта 2 статьи 346.43 НК РФ (п. 2.1 ст. 2 закона № 54-ФЗ). ИП подобного рода обязаны оформлять и давать клиентам документацию, которая верифицирует расчёт и содержит реквизиты, утверждённые в пункте 1 статьи 4.7 закона № 54-ФЗ для чековых квитанций, исключая реквизиты самого аппарата.

Самозанятые

Физические лица и ИП в отношении деятельности, которая была переведена на уплату налога на профессиональный доход согласно п. 2.2 ст. 2 закона № 54-ФЗ.

Юридические лица и ИП

Предприятия и предприниматели могут не пользоваться ККТ, если:

• Плата происходит с помощью расчётных счетов с юридическими лицами или ИП, согласно п.9 ст.2 закона № 54-ФЗ;
• Работа осуществляется в отдалённых или труднодоступных областях, которые описываются в п.3 ст.2 закона № 54-ФЗ, при этом, как указано в п.8 ст.2 закона № 54-ФЗ, в таких местах должен быть кассовый аппарат для реализации подакцизного продукта или при расчётах с помощью торгового аппарата без человеческого вмешательства;
• Осуществляется деятельность, освобождённая от онлайн-касс, список которой представлен в пп. 1.1, 2, 5, 6 12-15 ст.2 закона № 54-ФЗ.

В таблице приведён полный перечень указанных видов деятельности:

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЛИМИТА ОСТАТКА НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ

I. Для определения лимита остатка наличных денег юридическое лицо, индивидуальный предприниматель учитывают объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданное юридическое лицо, индивидуальный предприниматель — ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги).

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

где:

L — лимит остатка наличных денег в рублях;

V — объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, определяет объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги с учетом наличных денег, принятых за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги обособленными подразделениями, за исключением случая, установленного в абзаце втором пункта 1.2 настоящего Положения);

Р — расчетный период, определяемый юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица, индивидуального предпринимателя);

N_c — период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, — четырнадцати рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы N_c определяется после прекращения действия непреодолимой силы.

Например, при сдаче наличных денег в банк один раз в три дня N_c равен трем рабочим дням. При определении N_c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя (например, сезонность работы, режим рабочего времени).

II. При отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги юридическое лицо, индивидуальный предприниматель учитывают объем выдач наличных денег (вновь созданное юридическое лицо, индивидуальный предприниматель — ожидаемый объем выдач наличных денег), за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам.

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

где:

L — лимит остатка наличных денег в рублях;

R — объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях (юридическим лицом, в состав которого входят обособленные подразделения, при определении объема выдач наличных денег учитываются наличные деньги, хранящиеся в этих обособленных подразделениях, за исключением случая, установленного в абзаце втором пункта 1.2 настоящего Положения);

Р — расчетный период, определяемый юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов выдач наличных денег, а также динамика объемов выдач наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица, индивидуального предпринимателя);

N_n — период времени между днями получения по денежному чеку в банке юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, — четырнадцати рабочих дней.

Штрафы за нарушения при использовании ККТ увеличат с 2021 года

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно на основании заявления от сотрудника или приказа директора

(другого распорядительного документа). Приказ или распоряжение составляется в произвольной форме, но в нем должны быть такие данные:

• Фамилия, имя и отчество подотчетного лица;
• номер документа;
• сумма к выдаче;
• срок;
• назначение (опционально);
• дата, подпись.

Если составляется заявление, в нем сотрудник должен указать практически те же данные: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

В течение 3-х рабочих дней

после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю)авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККТ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придется удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Примечание

: до 19 августа 2021 года запрещалось выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам. Но теперь это правило отменено.

Еще одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора

суммойне более 100 тыс. рублей .

При расчетах с физическими лицами данное ограничение не действует. Также не нужно соблюдать этот лимит при выдаче работникам из кассы зарплаты, социальных выплат и подотчетных сумм (за исключением случаев, когда подотчетное лицо совершает сделку от имени организации на основании доверенности).

Обратите внимание

: из наличной выручки нельзя погашать займы, выплачивать дивиденды и оплачивать аренду недвижимости.

До 2012 года контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины возлагался на банки. Теперь эту функцию выполняют работники Федеральной Налоговой службы.

Осуществляя выездную проверку, они могут проверить:

• учет наличных денежных средств в кассе;
• распечатку отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;
• все документы, оформляющие кассовые операции (ПКО и РКО, кассовая книга, отчетность по ККМ и т.д.);
• выдаются ли кассовые чеки (БСО) клиентам (визуальное наблюдение, с применением видео- и аудио-фиксации).

Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.

Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.

О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.

Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.

После расчета лимита остатка, организации надо издать приказ об утверждении его суммы. При желании, в приказе можно указать срок действия лимита, но закон этого не требует. Поэтому, если срок не прописан, утвержденная сумма лимита будет действовать до того момента, пока не будет издан другой приказ.

Установление лимита кассы – дело серьезное. Неустановленный лимит приравнивается к нулю, поэтому любое количество налички в кассе в конце смены будет превышать лимит. А это уже нарушение кассовой дисциплины, за которую привлекают к административной ответственности и штрафу.

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2021 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

R – объем выдачи наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдачи наличных денег;

Согласно Указанию Центробанка от 07.10.13 № 3073-У (далее — Указание № 3073-У) организации и предприниматели не вправе расходовать свою наличную выручку на погашение и выдачу займов. Данные выплаты разрешено делать только за счет денег, поступивших в кассу с банковского счета (подробнее см. «Центробанк изменил порядок расходования наличной выручки и соблюдения лимита наличных расчетов»).

Для кого оформление кассовой книги обязательно?

Главный правовой акт, регламентирующий ведение кассовых книг российскими организациями, — указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 (далее — Указание).ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 в кассовый порядок внесены изменения. Так например, обособленные подразделения, которые сдают наличность в главную кассу организации, освободили от обязанности вести кассовую книгу

Подробнее о нововведениях рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

А об изменениях, действующих с 2021 года, читайте в статьях:

• «Изменения в порядке ведения кассовых операций»;
• «Новые правила работы с подотчетниками».

Основная часть его положений (включая те, что непосредственно касаются ведения кассовых книг) вступила в силу с 01.06.2014. В соответствии с ними оформление кассовых книг обязательно для всех предприятий, осуществляющих те или иные операции с наличными средствами, вне зависимости от применяемой формы налогообложения.

Не снимает обязанность по ведению кассовой книги и использование онлайн-касс.

Что это такое и для чего ввели онлайн-кассы, читайте здесь.

Да, с переходом на онлайн-ККТ необходимость ведения некоторой кассовой первички отпала. Ее теперь заменяют фискальные документы, которые формируются и хранятся в электронном виде. Но кассовой книги это не касается. Она ведется по так называемой «главной кассе», в которой происходят не только расчеты с покупателями, но и другой наличный оборот. Поэтому вести кассовую книгу нужно, как и прежде.

Подробнее об этом читайте в статье «Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы?».

Кассовая книга может на законном основании не заполняться индивидуальными предпринимателями, которые ведут в установленном порядке учет доходов, расходов, физических показателей и иных объектов налогообложения, характеризующих тот или иной вид коммерческой деятельности (п. 4.1. Указания). Поскольку ИП практически всегда обязаны вести учет доходов и расходов (как при ОСН, так и при ЕСХН, УСН, ПСН) либо физических показателей (при ЕНВД), то данную норму правомерно трактовать как распространяющуюся на всех ИП.

Подробнее о ведении учета доходов и расходов индивидуальными предпринимателями читайте в статье «Как вести книгу доходов и расходов при УСН (образец)?».

Эксперты КонсультантПлюс разъяснили правила работы с кассовой книгой в различых ситуациях. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Наша задача в данной статье — исследовать, как заполнить кассовую книгу, рассмотреть образец алгоритма внесения в нее данных, порядок обращения с соответствующим документом.

Основные проводки для отражения кассовых операций

Представим основные операции с наличными деньгами бюджетного учреждения в виде таблицы.

Операции проведены в рублях. Одновременно следует сделать записи по забалансовым счетам: по счету 17 при поступлении, по счету 18 при выбытии из кассы.

Ответы на актуальные вопросы по нарушению кассовой дисциплины

Приведем список наиболее актуальных вопросов по кассовой дисциплине.

Вопрос №1. Как поступить, если налоговая наложила административный штраф по несвоевременно оприходованной выручке, сумма которого не отразилась в Z-отчете из-за сбоя в работе ККМ?

Факт отсутствия поступления в кассу выручки имеется и причины нарушения не имеют значения. Руководитель должен был принять меры по проведению обучения кассиров. При сбое в работе необходимо вызвать мастеров сервисной службы для снятия фискального отчета и получения точных данных.

Вопрос №2. Могут ли органы контроля не налагать административное наказание за нарушение правил ведения кассы, например, при добровольном устранении недостатка?

Применение административного наказания имеет субъективную природу. Если инспектор посчитает, что нарушение имеет малозначительный характер, лицо или предприятие может быть освобождено от ответственности. Оцениваются обстоятельства и ущерб, возникший в результате действия. Добровольное устранение недостатка не снижает значимости нарушения.

Вопрос №3. ИФНС наложило административный штраф в связи с отсутствием оборудованного места для кассы. Имеет ли значение срок давности 2 месяца, если проверка длилась 3 месяца?

Факт наличия длительного нарушения (как в случае оборудования кассового места) не влияет на дату обнаружения недостатка. В данном случае подсчет срока для наложения административного штрафа ведется от даты издания акта.

Вопрос №4. Необходимо ли соблюдать установленный предел расчетов, если через кассу производится оплата за товар между ИП и ИП?

Нарушение кассовой дисциплины возникает при оформлении РКО с указанием оплаты по договору (или накладной) ИП в сумме свыше 100 тысяч рублей. Если платеж производится самим предпринимателем без ссылки на основание платежа, нарушение отсутствует.

Вопрос №5. При проверке кассы была обнаружена операция, при которой был превышен лимит в 100 тысяч рублей по расчетам с другой организацией. Оплата была произведена по накладной. Договор на поставку не заключался. Правомочны ли действия налоговой?

В случае оплаты за поставку товара через кассу без оформления договора лимит ограничивается в рамках накладной и не может превышать 100 тысяч рублей. Обойти предел можно путем выдачи средств под отчет на оплату по накладной. При прямой выдаче суммы штраф неминуем.

Расходование наличной выручки ИП в 2021-2021 году

• плательщикам ЕНВД, оказывающим бытовые услуги населению;
• плательщикам ПСН, оказывающим бытовые услуги населению;
• организациям и ИП, которые выполняют работы по заказам населения или оказывают услуги населению (за исключением услуг общепита с привлечением наемных работников).

3. ИП, осуществляющие специфичные виды деятельности

Отметим, что в действующем законодательстве ничего не упоминается о том, какие документы нужно выдавать покупателям предпринимателю, который занимается специфическими видами деятельности. Получается, что в данной ситуации покупателю никакие документы не выдаются.

Также не лимитируются размеры выплат по заработной плате, социальным платежам и подотчетным суммам (послабление не применяется, если подотчетник оплачивает договорные обязательства компании по доверенности).

1. Проводят мониторинг и анализ данных (в том числе с помощью автоматизированных систем) с целью контроля учета выручки (резкое снижение уровня выручки у налогоплательщика – повод для пристального внимания проверяющих органов);
2. Проводят проверки использования ККТ, а также удаленные проверки операторов фискальных данных;
3. Проверяют выдачу покупателям чеков ККТ (БСО), в том числе и путем проведения контрольной покупки;
4. Запрашивают дополнительные сведения у налогоплательщика, в том числе через личный кабинет ККТ;
5. Получают полный доступ к фискальным данным в базе оператора ОФД;
6. Получают полный доступ к ККТ налогоплательщика для снятия информации с фискального накопителя.

Контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Обязанность по проведению операций по кассе возлагается на кассового работника. Руководитель организации или ИП могут выполнять функции кассира самостоятельно при отсутствии в штате уполномоченного сотрудника.

• если ККМ не применили, когда ее применение обязательно, штраф будет зависеть от суммы, принятой кассиром без ККТ – от 25% до 50% от суммы расчета, но минимум 10 тыс. руб., для должностных лиц и ИП, и от 75% до 100% от суммы расчета, но 30 тыс. руб. минимально, для организации (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ);
• за повтор подобного нарушения, если общая сумма расчетов без ККТ составит от 1 млн. руб., должностное лицо дисквалифицируют на 1-2 года, а деятельность организации могут приостановить на внушительный срок – до 90 суток (ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ);
• за применение устаревшей кассовой техники, или не соответствующей требованиям закона, нарушение порядка применения ККТ, а также сроков и условий ее регистрации/перерегистрации, должностное лицо/ИП ждет предупреждение или штраф – 1,5-3 тыс. руб., а фирму — предупреждение или штраф размером 5-10 тыс. руб. (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ);
• аналогичное предыдущему наказание последует за непредставление или представление невовремя ККТ-документов по запросам налоговиков (ч. 5 ст. 14.5 КоАП РФ);
• за игнорирование требования покупателя о передаче ему бумажного или электронного кассового чека, должностное лицо/ИП будут оштрафованы на 2 тыс. руб., а организация на 10 тыс. руб., либо для фирмы все обойдется предупреждением (ч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ).

• Указание Центробанка от 11.03.2021 № 3210-У о порядке ведения операций по кассе юрлицами, а также об упрощенном порядке ведения кассы предпринимателями и малыми предприятиями;
• Указание ЦБ РФ от 07.10.2021 № 3073-У, устанавливающее порядок наличных расчетов в рублях и инвалюте между организациями и предпринимателями;
• Закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ, регламентирующий порядок применения ККТ;
• Закон от 03.07.2021 № 290-ФЗ, изменивший положения закона № 54-ФЗ о применении онлайн-касс;
• с 01.07.2021 г. отменено Постановление Правительства РФ от 23.07.2007 № 470, теперь в вопросах регистрации и применения ККТ следует ориентироваться на Закон № 54-ФЗ и переходные положения ст. 7 Закона № 29

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

Под кассовой дисциплиной для юрлиц и ИП понимается соблюдение целого ряда правил, касающихся ведения кассовых операций, расходования наличных, порядка работы с ККМ, хранения наличных денег. Об ответственности, предусмотренной законодательством за неправильное ведение кассовой дисциплины, расскажем в нашем материале.

СпасибоНе нашел ничего нового

24 Апр 2021     
uristgd    
   
246      

Лимит остатка наличных денег в кассе предприятия: как его соблюсти?

Лимит кассы — это максимальная сумма наличных денежных средств, которую разрешено держать в кассе (технически — в сейфе, денежном ящике) предприятия. Сумма наличных денежных средств, превышающая лимит, подлежит передаче в банк (если только нет необходимости выплатить за счет нее заработную плату либо выполнить иные обязательства перед работниками). «Сальдо» считается по Кассовой книге (либо заменяющему ее документу — например, КУДИР).

Расчет лимита кассы регламентируется Указанием Банка России № 3210-У. Подсчет лимита может быть основан на величине сумм, соответствующих приходным или расходным операциям. Конкретный способ расчета должен быть закреплен в приказе руководителя организации.

Согласно п. 2 Указания Банка России № 3210-У лимит кассы вправе не устанавливать ИП и субъекты малого предпринимательства (СМП). На официальном сайте Налоговой службы можно проверить — относится ли ваше предприятие к СМП — ССЫЛКА.

Но если он все же установлен, несмотря на то, что это не требовалось, то его нужно обязательно соблюдать. Иначе при проверке ФНС будет штраф — до 50 000 рублей по статье 15.1 КоАП РФ (для ИП меньше — до 5000 рублей). Отметим, что по статье 15.1 КоАП РФ применяется ряд иных видов санкций за нарушение правил учета кассовых операций — мы ознакомимся с такими санкциями чуть позже.

Важный нюанс: законный отказ от использования лимита кассы также должен быть закреплен в локальных нормативах хозяйствующего субъекта (в случае, разумеется, если касса применяется на практике).

Как мы уже отметили выше, ИП документируют кассовые операции по схемам, отличающимся о тех, что характеризуют обязанности юридических лиц. Ознакомимся подробнее с особенностями такого документирования подробнее.