Построение отдела продаж: от базовых понятий до тонкой настройки

Функции отдела продаж

Основная функция отдела продаж – это организация сбыта продукции клиентам как новым, так и существующим. Для обеспечения своих функций отдел продаж должен решать несколько задач:

• Как ваша компания будет позиционировать на рынке;
• Какие потребности клиента удовлетворяет продукт, продаваемый компанией;
• Как выглядит профиль потенциального клиента компании;
• Где проще предлагать ваш продукт потенциальному клиенту;
• Как предлагать продукт;

Поиск ответов на эти вопросы это задача маркетинга и отдела продаж

Не важно, как называется отдел, который в вашей компании решит эти задачи, но в конце концов ответы на них позволят организовать полноценный отдел продаж. Помните, что создание отдела продаж с нуля — это инвестиции и часто очень серьёзные

Чтобы не выбросить ваш бюджет в трубу продумайте как лучше организовать продажи, погрузитесь в этот процесс по максимуму.

Что такое отдел продаж

Далеко не все понимают, что такое отдел продаж и как он работает. Большинство даже не понимают какие действия необходимо выполнять чтобы обеспечить сбыт продукции. Часто предприниматель придумает хороший продукт, доведет его до совершенства, и ждёт клиентов, а они всё не идут и не идут. Другие предприниматели, наймут руководителя отдела продаж (РОПа) и манагеров и требуют от них результата, а его по-прежнему нет. На самом деле, вопросом организации продаж вы должны озадачится ещё до того, как начали выпускать или закупить товар.

Отдел продаж – это организованная система сбыта продукции, которая позволяет обеспечить прогнозируемые продажи. Отделом продаж можно назвать и одного руководителя отдела, и торговую точку и целый департамент состоящий из десятка отделов, продающих товар различными способами

Не важно, как выгляди ваш отдел продаж, важно чтобы это была управляемая вами система

К примеру, если вы смогли продать товар на авито, вас нельзя назвать отделом продаж. Так как ваша продажа носила случайный характер, но если вы поставите продажи на поток, то вы сможете называться отделом продаж.

CRM – система

Это программа, помогающая управлять бизнесом, увеличить его производительность, снизить издержки, повысить лояльность клиентов.

Существуют разные виды CRM – систем.

По назначению:

• Управление продажами. Они анализируют продажи, прибыль, убытки, управляют контактами.
• Управление маркетингом. Проводят анализ маркетинговых мероприятий.
• Управление обслуживания клиентов, call-центров. Обрабатывают обращения клиентов и фиксируют их.

По степени обработки информации:

• Операционные CRM. Созданы для упрощения взаимодействия с клиентами, систематизации данных о сделках и заявках, они выставляют счета, отправляют sms-уведомления, записывают звонки и т.д.
• Аналитические CRM. Фиксируют историю взаимодействия с клиентом и помогают проследить закономерность в продажах. Их основное назначение – это накопление информации о сделках и клиентах, формирование дальнейшей эффективной стратегии.
• Коллаборативные – формируют тесное общение с клиентом. Такие системы помогают клиенту влиять на внутренние процессы компании с помощью проведения опросов для изменения качеств товара или уровня обслуживания, представление web-страницы для отслеживания потребителями их заказов, рассылка sms-уведомлений, возможность клиенту самому сделать заказ в режиме реального времени.

По типу организации:

• Облачные CRM. В данном случае вся информация хранится в облаке, Вам не нужно устанавливать программу, Вы получаете к ней онлайн-доступ. Такая программа не требует дополнительных затрат на персонал, оборудование, она проста в использовании. Подойдет для организаций малого и среднего бизнеса.
• Коробочные CRM. Вся информация хранится на сервере у Вас. Вам нужно установить эту программу на компьютер и пользоваться ей.

По характеру индивидуальности:

• Индивидуальные CRM. В данном случае не используются готовые шаблонные программы, у Вас есть возможность приобрести CRM, разработанную специально под нужды и цели Вашей компании.
• Коробочные CRM. Это универсальные программы, которые могут использоваться почти всеми предприятиями.

1. Анализ клиентской базы. Программа ведет клиентскую базу, где отображается вся необходимая информация о клиентах: реквизиты, история общения, каналы связи, покупки. Вы можете управлять этой информацией, структурировать и фильтровать ее.
2. Управление продажами. Программа содержит информацию о возможных и реальных сделках, частично автоматизирует и контролирует их.
3. Аналитические возможности. Программа позволяет в реальном времени отслеживать важные показатели, сделки, новых клиентов, оценивать возможности рекламных каналов, работы персонала.
4. Автоматизация бизнес-процессов. Эта функция позволяет программе взять на себя часть рутинных обязанностей сотрудников отдела продаж, тем самым свести к минимуму человеческий фактор, взять под контроль всех клиентов, ускорить бизнес-процессы.
5. IP- телефония во взаимодействии с CRM. Это удобный инструмент контроля. Автоматически соединяет клиента с менеджером, предупреждает менеджера о том, кто ему звонит, сохраняет историю звонков с дальнейшей возможностью прослушивания. Позволяет ускорить обработку телефонных звонков, улучшить дисциплину коллектива, увеличить показатели телефонных продаж.
6. Программирование API – так называемый интерфейс, позволяющий управлять данными, создавать и редактировать их в CRM через приложение. Система имеет возможность самостоятельно синхронизироваться, поэтому Вам больше не потребуется переносить информацию вручную.

3 этапа создания продуктивного отдела продаж

Пора ответить на главный вопрос о том, как построить работу отдела продаж, который будет удовлетворять план предприятия по объему торговли. Независимо от того, что надо сделать – сформировать подразделение «с нуля», или оптимизировать работу уже существующего отдела – от главной цели руководителя отделяют три этапа:

Оценка результативности работы службы продаж. Чтобы понять, на решение каких проблем надо выделить максимум сил и средств, надо произвести аудит службы продаж. В течение этого этапа осуществляется диагностика бизнес-процессов, которые так или иначе завязаны на реализации товаров и услуг. Для существующего отдела проводится оценка его структуры и взаимодействия с иными отделами.

Разработка инструкций и правил для работников. Невозможно построить результативное подразделение продаж, в котором работники не знают, чем конкретно им надо заниматься. Задача руководства на этом этапе – разработка форм отчетности, должностных инструкций, организация комфортных рабочих мест. Также сюда входит разработка мотивационной системы, KPI, внедрение программ обучения работников.

Внедрение разработок в работу конкретного отдела. Когда инструкции, схемы и формы отчетности уже готовы в теории, остается только реализовать их на практике. Этим занимается руководство компании. Однако на этом развитие маркетингового подразделения не оканчивается. После внедрения разработок регулярно выполняется мониторинг эффективности работы отдела, вводятся требуемые корректировки.

Надо понимать, что на создании маркетингового подразделении работа не заканчивается. Напротив, впереди у руководителя множество задач, среди которых разработка кадровой политики, мониторинг эффективности и т. д.

Навыки тайм-менеджмента руководителя отдела продаж

Создать обстановку, в которой коллектив менеджеров продаж будет работать наиболее эффективно, – очень важное умение, но им обладает не каждый РОП. Руководитель должен быть хорошим организатором, чтобы это стало возможным

Даже если у вас будут лучшие специалисты по продажам, их необходимо не только мотивировать, но и контролировать, стимулировать, проводить работу над ошибками и давать важные подсказки.

Поэтому каждый руководитель отдела продаж должен обладать навыками тайм-менеджмента. Важнейший из них – способность расставлять приоритеты. Персонал может проводить переговоры с партнерами, создавать КП, проводить согласование спецификаций, оформлять договоры, получать платежи. В то время как РОП будет нанимать или увольнять сотрудников, включаться в работу с клиентами. Рабочих процессов огромное количество, проблемные ситуации так или иначе будут возникать. Чтобы правильно расставить приоритеты, можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра. Расскажем о ней подробнее.

Рассортируйте свои дела по степени важности, условно поместив их в одну из четвертей квадрата.

I квадрат — срочные важные дела, от которых зависит эффективность работы, если их не выполнить, все усилия станут бессмысленными. Сюда относятся неотложные задачи, для большей наглядности рассмотрим некоторые из них:

• возникла проблема либо появилась новая возможность у ключевых клиентов;
• система работы дает сбой;
• нововведения, актуальность которых относится к сегодняшнему дню.

II квадрат — несрочные важные задачи, от которых также зависит результативность труда, однако их решение можно перенести на другое время.

Выполняя такие дела сейчас, вы инвестируете в будущее, чтобы повысить доходы компании.

Например:

• создание, внесение корректировок и реализация формулы продаж;
• обучение сотрудников;
• работа с ключевыми клиентами;
• анализ рынка, устранение проблемных ситуаций, долгосрочное планирование.

III квадрат — срочные неважные дела, которые практически не оказывают влияние на эффективность труда, однако, если их не выполнить сегодня, завтра будет уже поздно.

Несложные задачи, на решение которых требуется не много времени, например:

• устранение проблемных ситуаций, возникших у персонала;
• проведение совещаний, создание писем, документации, совершение звонков, прием посетителей.

IV квадрат — несрочные неважные дела, которые не оказывают большого влияния на результат труда, выполнение таких задач можно перенести на другое время.

Чаще всего несрочные неважные дела лишь отвлекают РОПа, к примеру:

задачи исполнительского уровня;
дела, которые отвлекают от важной работы.

Прежде всего РОП должен выполнить задачи из первого квадрата, являющиеся неотложными. Например, отправить КП ключевому клиенту, провести переговоры, устранить конфликт, произошедший с покупателем.

Сергей Азимов убойные фишки в продажах!

Такие задачи сильнее всего влияют на результат работы, причем выполнить их нужно срочно, не допуская ошибок. В случае, когда на решение такой проблемы тратятся все ресурсы, при этом работа выполняется некачественно, эффективность управления снижается. Когда подобных ситуаций накапливается много, как РОП, так и менеджеры продаж испытывают сильный стресс.

Чтобы не оказаться в такой ситуации, следует заранее позаботиться о соответствующих мерах и не допускать ее возникновения – улучшать систему, нивелировать риски. Но не каждый руководитель успевает проводить профилактические мероприятия.

На что РОП тратит свое время? Чаще всего, когда наиболее важные задачи решены, начальник не может выбрать, что делать дальше:

• вводить профилактические меры, чтобы форс-мажоры больше не происходили, вносить коррективы в работу системы, проводить обучение персонала, чтобы сотрудники знали, как себя вести в рискованных ситуациях. Все эти действия относятся ко второму квадрату;
• либо заняться рутинными, но неотложными делами, к примеру выполнить просьбу сотрудников, оформить документацию, ответить на письмо или созвониться с клиентом. Такие задачи, на которые руководитель тратит меньше энергии, относятся к третьему квадрату.

Ключевой навык руководителя отдела продаж – умение расставлять приоритеты в своей работе, способность выделять наиболее важные дела, которые следует выполнить прежде всего. Затем находить менее срочные рутинные задачи. С таким подходом можно исключить возникновение авралов из первого квадрата и повысить результативность труда.

Описание корпоративных продаж

Под корпоративными продажами (corporate sales) принято понимать реализацию сложных товаров или услуг для дальнейшей переработки покупателями в ходе их профессиональной деятельности. В концепцию также включен сбыт продукта в больших объемах с целью последующей перепродажи.

Субъекты подобных сделок – юридические лица любой формы собственности, в том числе частные предприниматели (ПБОЮЛ), ООО, ПАО, правительственные службы или государственные компании.

Но на рынке есть строительные компании, для которых дрели – расходный материал. Организация готова покупать их часто и в большом количестве. И не только дрели, но и другой инструмент: сверла, станки, бетономешалки, спецодежду и т. д.

Особенности, характерные для корпоративных продаж:

• клиентом поставщика становится не менеджер в одном лице, а разные сотрудники, отделы или компания в целом;
• длительный период заключения сделки и срок продажи;
• необходимость учитывать и планировать заранее работу с постоянными заказчиками;
• большое количество сопроводительных документов;
• активный поиск корпоративных клиентов;
• необходимость участия в торгах, тендерных закупках из-за специфики выбора поставщиков;
• наличие постпродажного сервиса и корпоративной поддержки.

Корпоративные продажи отличаются от розничных объемами поставок и прибыли. А главное – их можно прогнозировать. Нет необходимости думать, выберут ли вас в следующем месяце в качестве поставщика. При соблюдении определенных условий – выберут точно.

Не удивительно, что все хотели бы так работать. А если представить, что корпоративных клиентов у вас несколько? Но, чтобы все сложилось как надо, необходимо приложить усилия.

3 вида структуры отдела продаж

Территориальная структура отдела продаж

Данный вид структуры обладает лаконичной простотой, он подходит в том случае, когда у фирмы небольшая товарная линейка и не планируется продавать продукцию по всему миру. Главный плюс такого типа организации отдела продаж – ответственность строго распределяется между менеджерами на закрепленной за каждым из них территории (в границе города либо области, края). Это разделение можно реализовать в более крупном масштабе, когда организация является транснациональной, тогда ответственность между продавцами разделяется по странам и континентам.

Еще одно достоинство территориальной структуры отдела продаж – можно оперативно руководить менеджерами на всех этапах работы. Например, проводить требуемый мониторинг выбранной территории, искать новых покупателей, а также получать отчеты по совершенным сделкам

Важно отметить, что территориальные представители наделяются дополнительными обязанностями. Так, они должны реализовывать комплекс маркетинговых мероприятий, а также стимулировать продажи.

Товарная структура отдела продаж

Этот вариант подходит, когда у организации широкая товарная линейка, отличающаяся по функциональному применению, а также если товар технически сложный

Без товарно-ориентированного типа организации отдела продаж не обойтись, поскольку менеджеры фирмы должны работать только с одним видом товара.

Главный плюс такого подхода заключается в том, что сотрудник досконально разберется в особенностях реализуемой продукции, поэтому сможет более эффективно проводить сделки.

Минус товарной структуры отдела продаж – покупателям приходится обращаться в фирму несколько раз в зависимости от того, какой товар им требуется, при этом общаться они будут с разными менеджерами. Кроме того, продавцы будут вынуждены постоянно коммуницировать друг с другом во время работы с клиентами, а также при совершении телефонного обзвона.

В подобной ситуации не обойтись без опытного руководителя отдела продаж, который будет контролировать деятельность продавцов, работающих с базой клиентов.

Потребительская структура отдела продаж

Потребительская структура отдела продаж ориентирована на клиентов. Это значит, что деятельность менеджеров строится таким образом, чтобы учитывать особенности и местонахождение покупателей.

В компании каждый менеджер продает строго определенную продукцию, которая предназначена для конкретной целевой аудитории. Основное достоинство такой структуры заключается в том, что сотрудники превращаются в своего рода экспертов в каком-то одном виде товара, они знают потребности клиентов и понимают, как правильно преподнести продукцию для выбранной ЦА.

Такой подход позволяет совершать большое количество сделок, соответственно, доходы компании возрастают, бизнес нормально функционирует.

Несмотря на то что данную структуру отдела продаж используют многие организации, у нее есть существенный недостаток. Он заключается в том, что возникают конфликтные ситуации между разными группами покупателей и менеджерами.

Зачастую происходит пересечение интересов на одних географических территориях, это приводит к тому, что увеличиваются издержки, а эффективность работы организации падает.

Обучение сотрудников

Очень важный процесс. Нужно понимать, что это не единоразово, обучение должно проводиться систематически. К сожалению, текучка среди менеджеров отдела продаж сильная, нужно просто смириться с тем, что обучать сотрудников придется постоянно.

Основная цель обучения — это повысить продуктивность работы сотрудников, тем самым увеличить прибыль всей компании.

Перед тем, как проводить обучение, руководителю необходимо:

• Предварительно протестировать сотрудников, выявить их сильные и слабые стороны;
• Изучить целевую аудиторию клиентов, с которой придется работать персоналу;
• Разобрать с менеджерами основные навыки и умения, которые пригодятся им в работе;
• Постоянно контролировать использование менеджером в работе необходимых навыков;
• Корректировать работу менеджеров в целом, направляя их в нужное русло.

Организовать обучение менеджеров возможно следующими способами:

1. Пригласить тренера на постоянную работы. Преимущества в том, что такой тренер будет всегда под рукой, можно проводить обучение часто и в любое удобное время. Но один человек зачастую быстро изживает себя, да и затраты на постоянного тренера в штате не всегда оправданы.
2. Пользоваться услугами разных тренеров и разными тренингами. Можно приглашать хороших тренеров в компанию и периодически проводить обучение для всего отдела или отдельных сотрудников не только в своем городе, но выезжать за его пределы. Плюсы состоят в возможности выбирать очень сильных тренеров и продуктивные тренинги. Знания, полученные таким образом зачастую очень результативны.
3. Есть вариант проведения тренингов самому руководителю. Плюс в том, что руководитель сможет еще больше сблизиться с коллективом, показать им свой профессионализм, передать свой опыт, свои «фишки». Недостаток в том, что руководитель потратит свое рабочее время, сам при этом ничего нового для себя не откроет.

В наше время все быстро меняется. Если компания хочет быть жизнеспособной, нужно чтобы ее сотрудники двигались в ногу со временем, оставались на гребне, были конкурентоспособными. Поэтому задумываться об обучении сотрудников и знать важные нюансы в этом деле просто необходимо.

Структура плана продаж

Формируя документ, желательно делить его на разделы:

• Рынки. Где именно и какой объём будет реализован;
• Продажники. Сколько продаст каждый;
• Продукты. Конкретные объёмы продаж отдельных позиций;
• Сроки. В какие периоды времени и на какие суммы будет продано;
• Каналы реализации. Кому будут осуществлены продажи и в каких объёмах;
• Факты и прогнозы. Гарантированные продажи и запланированные.

При оформлении можно включать следующие блоки:

• Шапка;
• Мотивационная информация и благодарности;
• Ключевые статистические данные и их визуализация — таблицы, графики;
• Корреляция плана прошлого периода с фактическими показателями — по компании и отдельным сотрудникам;
• План на предстоящий период — цели, имеющиеся наработки для их достижения, гарантированные продажи, объёмы продаж, доли рынков, прибыль;
• Команда — набор, увольнение, обучение;
• Задачи с детализацией;
• Дата и подписи согласовавших, утвердивших, ответственных за выполнение и контроль.

Должностные обязанности администратора отдела продаж

Главная задача администратора отдела продаж состоит в поддержке эффективной деятельности отдела и качественной коммуникации с клиентами. Для этого администратору поручается выполнение трех важных функций:

1. Контроль выполнения договоров.
2. Поддержка деловых отношений с клиентами.
3. Информирование клиентов.

Крупным торговым организациям нужен администратор отдела сбыта для решения организационных вопросов, которые являются неотъемлемой частью эффективных продаж. Эта должность может иметь альтернативные названия, например:

•  ассистент менеджера по продажам;
•  секретарь отдела сбыта;
•  помощник менеджера по работе с клиентами.

В рамках должностной инструкции в обязанности администратора отдела продаж входят:

1.  Ведение документооборота:

• регистрировать договора с клиентами;
• составлять протоколы совещаний;
• следить за соблюдением сроков оплаты и наличием документов согласно договорам;
• оформлять справки, доклады, визы, дополнительные соглашения, финансовые счета и другие документы по поручению             руководства.

2.  Контроль процесса отгрузки товаров клиентам.
3.  Прием и переадресация входящих звонков.
4.  Прием претензий и заявок от клиентов.

При выборе сотрудников на вакантную должность администратора отдела продаж, работодатели используют стандартные требования к кандидату. К ним можно отнести:

1. Образование (не ниже средне — специального).
2. Стаж работы на аналогичной должности (желательно от одного до трех лет).
3. Позитивные личные качества:

• ответственность;
• коммуникабельность;
• грамотность;
• доброжелательность;

Соискатель, претендующий на вакансию администратора отдела продаж должен сам правильно соизмерять свои возможности и иметь определенные знания в этой сфере.

Администратор отдела продаж должен знать:

1. Организационные правила работы в офисе.
2. Этику деловых взаимоотношений.
3. Основные стандарты документального оформления и делопроизводства на предприятии.
4. Программы, необходимые для введения базы данных и обработки информации.

Навыки, которыми должен обладать администратор отдела продаж

Вступив в должность, администратору необходимо постоянно работать над совершенствованием своих умений и навыков, к которым относиться:

• умение свободно общаться с клиентами и устанавливать позитивный настрой;
• способность адекватно воспринимать и использовать конструктивную критику в свой адрес;
• умение работать в ритме многозадачности.

Факторы, влияющие на тип организации отдела продаж

Чтобы компания непрерывно развивалась, необходимо правильно организовать систему продаж. Только в этом случае количество сделок будет постоянно увеличиваться, так же как и доходы предприятия. Главная задача подразделения сбыта – находить новых покупателей, осуществлять первые и повторные продажи, чтобы сбыт продукции происходил по наибольшей стоимости, а издержки были минимальными. Для нормального функционирования бизнеса объем проданных товаров должен быстро увеличиваться.

Чтобы правильно выбрать тип организации отдела продаж, следует учитывать следующие факторы:

размер целевой аудитории, поэтому прежде всего придется рассчитать количество покупателей реализуемого товара;
месторасположение ваших потребителей, важно определить, на какой территории сосредоточена ЦА;
объем документооборота при заключении сделки, какая документация потребуется, чтобы оформить продажу товара клиенту, сколько времени менеджер потратит на то, чтобы подготовить бумаги;
требуемая квалификация сотрудников. Здесь следует учитывать бизнес-процессы продажи, например, для реализации ряда этапов во время продажи у специалиста должно быть определенное образование, опыт, навыки;
особенности сегментов целевой аудитории – важно учитывать специфику вашего сегмента, поскольку в нем для заключения сделок продавец должен иметь узкую специализацию, только в этом случае покупатели будут относиться к компании лояльно;
характеристика реализуемого товара, ведь в зависимости от того, какую продукцию вы продаете, потребуется тот или иной тип организации отдела продаж;
особенности потребления товара или услуги, следует учитывать характеристики продукции, чтобы правильно организовать процесс продаж, к примеру, в некоторых случаях требуется объединить производство и потребление, также процесс потребления может быть ступенчатым, нужно учитывать его продолжительность.. Не забывайте о том, что повысить продажи не получится без системного подхода к созданию подразделения и управления им

Выбранный тип организации отдела продаж должен быть ориентирован на клиента и поддерживаться комплексом маркетинга.

Не забывайте о том, что повысить продажи не получится без системного подхода к созданию подразделения и управления им. Выбранный тип организации отдела продаж должен быть ориентирован на клиента и поддерживаться комплексом маркетинга.

Резюмируем

Для системной работы над сделками важно снабдить отдел удобными инструментами. Это CRM, постановщик задач, облачная АТС и программы для связи, сервисы для персонализированных рассылок и отслеживания открытий писем

Также советуем использовать программы для быстрого поиска контактов и лидов.

Контролируйте пропущенные звонки. Лучше интегрировать телефонию и CRM, чтобы в последней автоматически создавались сделки по факту упущенных вызовов. Будет полезно настроить чатбот, который будет сбрасывать в чат отдела сообщения о таких звонках.

Выявляйте потребности клиентов. Нам в этом помогает собственный софт, который ещё до ответа на звонок показывает, по какому запросу пришёл клиент и чем он интересовался на сайте. При отсутствии такого инструмента задавайте наводящие вопросы, чтобы точно попадать в потребности заказчиков.

Составьте стандарты работы со сделками. Как минимум пропишите несколько стандартных сценариев разговора, и сформулируйте, как отвечать на популярные возражения клиентов. Так менеджерам не придётся импровизировать и, возможно, упускать клиентов. Да и обучать новичков на основе регламентов гораздо удобнее.

Периодически оценивайте работу менеджеров. Например, послушайте, как менеджер общался с клиентом. Спросите его мнение — какие плюсы и минусы он заметил сам у себя, что можно было бы улучшить. После этого составьте краткий план действий сотрудника по отработке недочётов.

Отслеживайте ведение CRM. Иначе менеджеры не будут заполнять и половины важных полей в системе. Лучше создать отдельный регламент по работе с CRM и контролировать, не допускают ли сотрудники ошибок. Это можно делать вручную или настроить систему фильтров и автоматически выгружать статистику по недочётам.

Какие бывают отделы продаж

Типов и разновидностей продаж очень много, вам важно выбрать те инструменты, которые работают. Отсеять те, которые слишком затратные и не так эффективны

Отделов продаж существует великое множество – активные продажи, телефонные продажи, пассивные продажи, продажи в интернете, ритейл, сетевой маркетинг и прямые продажи, продажи через партнёров (рефералов или дилеров). Всё перечислить очень трудно. В каждой технологии продаж есть свои особенности и подводные камни и, если вы не являетесь специалистом рекомендую пробовать продавать самому, это очень пригодиться в жизни. На мой взгляд предприниматель, который не знает, как продавать обречён на провал.

Создание, построение, инструкции

В практике компаний, есть несколько способов построения отдела с нуля.

Онлайн продажа

Конкретная структура выбирается в зависимости от таких факторов:

• количество работников в департаменте;
• основные функции;
• сфера работы компании;
• сложность производства продукции и их параметры;
• местонахождение магазинов;
• степень дифференциации работы.

Функционально-линейная структура

Когда производимая продукция имеет малое количество ассортиментных видов, продажа происходит только в одном регионе и процесс расширения присутствия не предвидится, то представленная структура подойдет максимально. Линейная структура продаж и руководства состоит из трех уровней.

На первом уровне располагается начальник отдела, который имеет такие функции:

• создание стратегических задач и целей департамента и выполнение контроля за соблюдением;
• обучение подчиненных;
• сбор и передача данных о продажах для других подразделений;
• контроль за соблюдением дисциплины;
• повышение мотивации;
• оптимизация процессов сбыта;
• предоставление техники и оборудования;
• налаживание коммуникации в подразделении и с другими отделами.

Второй иерархический уровень состоит из руководителей подразделений всего департамента продаж.

Важно! Функции руководителей подразделений зависят от конкретной сферы и специфики работы компании. Обычно устанавливаются управляющие по работу с потребителями, маркетингу и менеджер по документации

Применяется практика внедрения специалистов по маркетингу в отдел продаж. Возможно применение деления руководителей по пассивному и активному сбыту

Обычно устанавливаются управляющие по работу с потребителями, маркетингу и менеджер по документации. Применяется практика внедрения специалистов по маркетингу в отдел продаж. Возможно применение деления руководителей по пассивному и активному сбыту.

Построение сервиса

Третий уровень характеризуется специалистами, которые подчиняются руководителям функциональных подразделений. Каждый сотрудник, в зависимости от конкретной функции, имеет свои задачи и цели.

Матричная структура

Если продажа продукции происходит одновременно в нескольких регионах, которые расположены далеко между собой, то подойдет регионально-матричная структура.

Здесь применяется перекрестная система подчинения, когда один работник имеет регионального и функционального руководителя. Такой вид руководства может стать причиной конфликтов, однако может помочь в разгрузке ведущих специалистов.

Пример построения

Если региональный спрос находится на невысоком уровне, рекомендуется объединить несколько регионов в подчинение одного отдела или сотрудника. Но, случается такое, что рынок имеет специфически качества, например, спрос есть только на некоторые категории товаров, покупатели не принимают обычные способы продвижения. Тогда желательно оставить одного ответственного сотрудника по конкретному региону.

Отдел продаж Обязанности

Обязанности отдела продаж варьируются в зависимости от бизнеса и размера команды. Тем не менее, первая обязанность отдела продаж, как правило, заключается в поиске и идентификации потенциальных клиентов. Следующей обязанностью отдела продаж является установление контактов с этими потенциальными клиентами и установление контактов, когда начинается серьезное построение отношений. Торговый представитель определит потребности клиента и выяснит любую соответствующую информацию для совершения продажи.

Далее, отдел продаж отвечает за доставку презентаций и предложений, которые превратят клиента. Например, предположим, что потенциальный клиент говорит вашему торговому представителю, что он ищет нового поставщика для офиса, но что ему нужно, чего нет у других, так это выбор специальных чернил. Ваш отдел продаж теперь готовит для клиента презентацию, иллюстрирующую ваш широкий выбор чернил. Обычно член команды также составляет предложение для бизнеса. Этот индивидуальный подход к клиентам может помочь превратить клиентов в постоянных клиентов, поэтому важно правильно понять эту часть. Если потенциальный клиент доволен обслуживанием клиентов торгового персонала и суть предложения, пришло время закрыть сделку. Успешное закрытие продаж — еще одна обязанность торгового персонала: обработка транзакций и обеспечение бесперебойной работы платежей. Наконец, отдел продаж отвечает за управление отношениями с клиентами и за долгое время остается довольным. Как отмечалось ранее, удержание клиентов имеет решающее значение для прибыльности бизнеса, что часто ложится на отдел продаж, поскольку они продолжают следить за потребностями клиентов и удовлетворять их потребности. Отдел продаж должен поддерживать отношения с клиентами и управлять удовлетворением всех клиентов

Если потенциальный клиент доволен обслуживанием клиентов торгового персонала и суть предложения, пришло время закрыть сделку. Успешное закрытие продаж — еще одна обязанность торгового персонала: обработка транзакций и обеспечение бесперебойной работы платежей. Наконец, отдел продаж отвечает за управление отношениями с клиентами и за долгое время остается довольным. Как отмечалось ранее, удержание клиентов имеет решающее значение для прибыльности бизнеса, что часто ложится на отдел продаж, поскольку они продолжают следить за потребностями клиентов и удовлетворять их потребности. Отдел продаж должен поддерживать отношения с клиентами и управлять удовлетворением всех клиентов.

Ошибки при анализе

Во время проведения анализа можно допустить ряд ошибок, которые не позволят объективно оценить работу компании. 

Наиболее вероятная проблема – это использование только одного метода при анализе уровня продаж. Этого не будет достаточно, чтобы сделать правильные выводы из ситуации. 

Еще одна ошибка – неправильный выбор временного периода для анализа. Нужно брать маленькие промежутки времени, лучше всего 3-4 месяца, потому что на это время рассчитан один сезон. То же касается и анализа большого количества исходных, в которых можно запутаться и которые дают усредненный результат. 

Неподробный анализ может привести к потере прибыли. Компания проводит анализ эффективности продаж один раз и считает, что этого достаточно, чтобы увидеть картину целиком. Это неправильный подход, так как рынок предложений постоянно пополняется и спрос клиентов подвержен сезонности. Игнорирование регулярного анализа приведет к снижению продуктивности компании. 

Заключение

Надеюсь, у меня получилось достаточно подробно рассказать, что значит быть менеджером по продажам, что делает такой специалист, какими навыками и умениями должен обладать, какие плюсы и минусы есть в профессии.

Теперь ваша очередь. Расскажите, почему заинтересовались продажами и что думаете сейчас о такой работе, готовы ли нырнуть в этот новый дивный мир. Если есть вопросы, их тоже пишите.

Статью сохраняйте и делитесь с друзьями в соцсетях. Возможно, вы вместе освоите новую специальность и станете настоящими профи. Я желаю вам удачи!

Увидимся на страницах блога iklife.ru. До новой встречи.

Заключение

В своей статье я попыталась осветить все значимые нюансы при построении отдела. Мы разобрались со всеми необходимыми понятиями, ознакомились с основными целями и задачами данного структурного подразделения

Теперь мы представляем какие затраты нас ждут, на что нужно обратить особое внимание, каким образом осуществлять полноценный контроль над отделом

Я познакомила Вас с основным звеном в отделе, его руководителем, где подробно описала его задачи, цели и обязанности. Мы детально проработали тему сотрудников, как их отбирать, как организовать продуктивную работу отдела. Способы мотивации сотрудников и контроля за ними.

В итоге у нас получилось сформировать картину идеального отдела продаж. Возможно, в жизни не существует ничего идеального, но стремиться к этому необходимо. Дерзайте, у Вас обязательно все получится!

Автор статьи: Инна Су-фудэ