Табель учета рабочего времени

Назначение унифицированной формы

Учитывая специфику различных производств Государственный комитет статистики России разработал две унифицированные формы, предназначенные для учета рабочего времени. Представленные бланки утверждены Постановлением №1 от 05 января 2004 года.

Оба документа имеют предназначение для фиксации времени, отработанного сотрудниками предприятия (организации), однако имеют некоторые отличия.

Бланк по форме Т-13 утверждается компанией с целью:

• Фиксации фактического времени, на протяжении которого работник выполнят свои производственные обязанности;
• Контролирования соблюдения сотрудниками требований, закрепленными Правилами внутреннего трудового распорядка предприятия;
• Расчета заработной платы гражданам, с которыми у организации заключен трудовой договор;
• Сбора данных о времени, отработанном работниками;
• Ведения статистических подсчетов и группирование полученных данных в соответствующие отчеты.

Для работодателя табель является документом, удостоверяющим присутствие сотрудника в месте работы и выполнение последним производственных заданий.

Бухгалтерия компании использует данные из формы Т-13 для верного расчета оплаты труда нанятых работников.

Чем отличается от Т-12?

Основная разница представленных форм является в предназначении использования:

• На предприятиях (в организациях) с ручным учетом данных (Т-13);
• В компаниях, на которых используется специальное программное обеспечение для ведения учета отработанного времени.

Оба бланка представлены в виде таблиц, однако внешне значительно отличаются.

Форма Т-12 заполняется весь месяц, в то время, как бланк Т-13 закрывается каждые 15 дней месяца. На предприятиях с ручным учетом назначается лицо, ответственное заведение табеля. Такой работник проставляет отметки вручную или путем внесения сведений через компьютерные программы Word и Excel.

Также представленные табели отличаются количеством граф, Т-12 имеет 55, а Т-13 всего 13 граф. Первый из приведенных выше бланков содержит более детальную информацию о выходах и отсутствии на работе каждого сотрудника (отмечаются дни отпуска, выходные, командировки, сверхурочные и ночные работы, а также часы, в случае неполного отработанного дня).

Т-12 состоит из двух блоков, первый из которых обязательный к заполнению всеми предприятиями (организациями) – информация о рабочем времени, а второй для удобства расчета заработной платы может быть использован бухгалтерией при отсутствии иной расчетной документации (бланк Т-13 соответствующих граф не имеет, что обусловлено автоматизированным учетом рабочего времени сотрудников, не предусматривающим произведение вычисление по оплате труда работников).

Т.е. законодатель не обязывает работодателей вести учет на представленных унифицированных бланках, а предоставляет возможность утверждения собственных форм, учитывающих особенности производства.

Как правильно заполнить?

Табель учета рабочего времени по унифицированной форме Т-13 может быть заполнен следующими способами:

• Путем ежедневного внесения сведений о выходах на работу и отклонений от соблюдения работником внутреннего трудового распорядка;
• Внося в таблицу исключительно информацию о неявках и неполных отработанных днях.

На каждого сотрудника в таблице табеля отведена отдельная строка с количеством клеток, соответствующим количеству граф-обозначений вносимых сведений.

В начале строки следует вписать фамилию, имя и отчество работника, а также его должность и номер в соответствии с табелем.

После этого, при использовании первого из двух выше представленных способов, проставляются отметки о всех выходах трудящегося на работу, после этого все отклонения с использованием специальных условных обозначений для каждого из них:

• Полностью отработанное время – Я;
• Наличие листка нетрудоспособности за пропущенный день – Б;
• Пребывание трудящего на служебном задании (в командировке) – К;
• Выходные дни (включая праздничные и отгулы) – В;
• Отпуск – От.

При часовом учете в нижней строке прописывается общее количество отработанных за рабочий день часов.

В конце каждого календарного месяца следует производить подсчет отработанных дней (часов и минут) за первую половину месяца и общее количество за 30 (31) день.

Если на предприятии используется один вид оплаты и корреспондирующий счет, графа 9, предназначенная для смешанного расчета заработной платы, не заполняется.

Для бюджетных организаций разработана отдельная форма по ОКУД 0504421.

Пошаговая инструкция по оформлению

Шаг 1. Оформляем шапку

В шапке обязательно указывается наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой в организации нумерацией. Дата составления и отчетный период указываются обязательно как реквизиты первичного документа.

Шаг 2. Заполняем графы 1–3

Графа 1, содержащая порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения о каждом работнике: Ф. И. О., должность и табельный номер.

Шаг 3. Заполняем графы 4–6

Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2021 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).

В верхней строке каждой половины месяца ставятся буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлено на титульном листе формы Т-12) — это коды явок и неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.

Отметки, объясняющие причины неявок на работу, отметки о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и другие делаются на основании документов: листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и др.

Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных каждым сотрудником часов и минут.

Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного каждым сотрудником времени за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.

Шаг 4. Заполняем графы 7–9

Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при использовании автоматизированной системы учета

Необходимо принимать во внимание следующие особенности:

• если всем работникам организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счет» можно ставить над графами 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• если начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то графы 7 и 8 заполняются соответствующими данными, а в 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.

Шаг 5. Заполняем графы 10–13

Приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.

Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель можно вести одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:

• сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
• способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).

По окончании месяца табель подписывают ответственные лица, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передают в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.

Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, табель разрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.

В каких случаях оформляется рабочий график

Если же по графику работника видно, что в некоторых месяцах он отрабатывает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, будет справедливым, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В этом случае продолжительность учетного периода целесообразно установить более одного месяца. Количество же месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по учетному документу совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов производится не помесячно, а один раз за весь учетный период в целом.

Сменный

В шапке обязательно заполняется наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой нумерацией в организации. Дата составления и отчетный период заполняются обязательно, как реквизиты первичного документа.

• за первые 2 часа — минимум в полуторном размере, а если эта работа уже оплачена в одинарном размере при выплате зарплаты, то нужно доплатить минимум до полуторного размера;
• последующие часы — минимум в двойном размере, а если они уже оплачены в одинарном размере, следует доплатить минимум до двойного размера.

Фактически отработанное время рассчитывается исходя из продолжительности смены (24 часа) и количества смен за месяц. Например, при восьми сменах в месяц это время составит 192 часа (24 часа х 8 смен), а переработка равна 16 час. (192 час. – 176 час.).

Суммированный учет рабочего времени при суточном графике работы

Понятие «суточная работа» в ТК РФ не расшифровано. Однако на практике работодателям часто приходится организовывать. такую работу. По суточным графикам могут работать сотрудники МЧС, медики, охранники, работники иных профессий.

График производства работ чаще всего оформляется в виде приложения к договору подряда. Этот документ необходимо составлять, когда субъект хозяйствования берет на себя обязательства по выполнению большого объема различных работ в строительной сфере, машиностроении и других видах деятельности. В графике подробно расписывают перечень работ, в какой последовательности и за какой период они должны быть выполнены подрядчиком. Основное назначение документа – планирование сроков, расчет затрат времени, количества работников. На график будет опираться персонал, выполняющий задание, и на его основании подрядчики отчитываются перед заказчиками.

Рекомендуем прочесть: 3 ндфл фото

Заполняем табель рабочего времени по шагам:

Каждая организация вправе вести табель одним из способов, который выбирается независимо от применяемого режима работы:

• сплошным порядком с регистрацией явок и неявок на рабочее место;
• фиксацией только отклонений в виде сверхурочных рабочих часов, неявок и т.д.

Использовать метод учета сплошной регистрацией необходимо при сменном графике работы, когда необходимо суммировать отработанные часы за различные дни. Так можно выявить случаи сверхурочного пребывания на работе. А затем проанализировать их и скорректировать таким образом, чтобы впоследствии минимизировать привлечения работников за рамками установленной продолжительности труда.

Второй способ наиболее оптимален для организаций, где рабочий день составляет постоянное количество часов. Тогда в табеле указываются лишь отклонения.

При заполнении документа следует применять нормы, прописанные в Указаниях, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Им подчиняется ведение всех документов, связанных с учетом трудового времени и его оплаты.

Для фиксации рабочего времени применяется унифицированная форма Т-13. Заполняется она в единственном экземпляре. С наступлением месяца открывается новый табель и в конце закрывается, поэтому порядковый номер табеля будет соответствовать порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Табель включает в себя все дни периода. Допустимо подводить промежуточные итоги.

Заполняется документ ответственным лицом в следующем порядке:

1. В верхней части формы указываются реквизиты работодателя с указанием структурного подразделения, если по каждому ведется отдельно.
2. Табличная часть состоит из сетки, в которую вносится информация по каждому работнику отдельно:

• ФИО с должностью в соответствии с штатным расписанием;
• табельный номер, который присваивается работнику при оформлении его на работу;
• количество фактически отработанных часов и дней, при этом в верхней части ячейки проставляется признак явки или неявки на работу, в нижней – количество часов работы в день.

1. В графах 5 и 6 подводятся итоги по отработанным часам и дням за половину месяца и за целый.
2. Следующие графы с 7 по 9 относятся к бухгалтерскому учету, они могут остаться пустыми при использовании одного кода оплаты труда для всех сотрудников (его следует указать в шапке соответствующих граф). Например в 7 столбце:

• 2000 — обычный рабочий день,
• 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
• 2012 — отпуск.

1. Последние столбцы предназначены для итогов, отражающих неявку сотрудника на рабочее место с кодировкой причины и указания часов и дней.

Табель учета рабочего времени после заполнения заверяется подписью руководителя структурного подразделения и лицом, ответственным за его ведение. Затем документ передается в бухгалтерию расчетчику заработной платы.

Ведение табеля возможно одним из способов:

• вручную на бланке;
• с использованием технических средств, в том числе программ по кадровому и бухгалтерскому учету.

Для чего нужен табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени представляет собой поименный список сотрудников организации, в котором проставляются сведения о фактической выработке
за каждый день календарного месяца.

Вести табель на штатных работников государство обязывает все организации, кроме бюджетных. Для этого разработаны рекомендованные формы с кодами
Т-12 и Т-13 (отличие последней — в отсутствии листа с финансовой информацией по окладам, используемой бухгалтерией для выполнения фактических
начислений по заработной плате). Однако предприятия не обязаны использовать именно эти формы — их допускается модифицировать под собственные
нужды, либо и вовсе разработать собственный, более удобный бланк, отвечающий специфике компании, и заполнять именно его.

Табель учета рабочего времени анализируется сразу на нескольких уровнях:

• Работники кадровой службы контролируют по нему соблюдение установленных режимов работы,
  ведут учет больничных, отпусков и командировок.
• Бухгалтеры используют табель для производства выплат и удержаний.
• Руководители отделов проверяют по нему добросовестность и исполнительность подчиненных
  в плане соблюдения установленного распорядка труда.
• Представители ФНС могут запросить табель для сверки исходных данных по выполненным
  начислениям, а также для проверки корректности формирования налоговой базы.
• Сотрудники фонда социального страхования вправе анализировать табель для подсчета
  отработанного времени, влияющего на начисление социальных пособий.
• Трудовая инспекция заинтересуется табелем, если получит сведения о нарушении прав
  сотрудников.
• Наконец, Росстат учтет данные табеля для ведения статистических подсчетов, в частности,
  при заполнении единой формы П-4 “Сведения о численности и заработной плате работников”.

Таким образом, любой внебюджетной организации следует внимательно и ответственно подойти к вопросу заполнения табеля учета рабочего времени
подробными и точными сведениями. Занимается этим либо тот сотрудник, за которым данная обязанность закреплена Трудовым договором, либо тот,
кому она вменена дополнительным распоряжением руководства.

Небольшие компании могут предпочесть сквозное ведение табеля по всем сотрудникам, а крупным предприятиям предпочтительней выбрать формирование
внутри каждого подразделения, с последующей передачей в кадровую службу для объединения данных по всему предприятию.

Независимо от способа заполнения (автоматически или вручную), табель учета рабочего времени в конце учетного периода распечатывается, передается
ответственным лицам для проверки и простановки заверяющей подписи, после чего подшивается к бумажному документообороту компании сроком не менее
чем на 1 год (для возможности последующего анализа).

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени. Пошаговая инструкция

Табель учета рабочего времени – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Табель учета рабочего времени открывается первого числа каждого месяца и передается в бухгалтерию два раза в месяц для: корректировки расчетов за первую половину месяца (аванс) и расчета заработной платы за месяц.

При заполнении табеля учета рабочего времени применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция».

Берутся во внимание только те сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.

Не учитываются данные по таким работникам:

• трудящимся неофициально;

• внешним совместителям;

• работающим на основании гражданско-правового договора.

Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.

Формирование табеля учета рабочего времени автоматически: в чем преимущества?

С развитием компьютерных технологий и компьютерной оснащенности предприятий меняется и подход к ведению табеля учета рабочего времени.

Во-первых, появляется возможность автоматизировать все большее количество участков
учета, который ранее велся вручную и занимал много времени у уполномоченных на это сотрудников. Ведение табеля учета рабочего времени является
тому примером. Это объемный и подробный документ, который включает в себя сведения о количестве отработанного времени по каждому сотруднику
предприятия за каждый день месяца, что в условиях крупной организации превращается в трудоемкий процесс по отслеживанию и внесению статистических
данных (а если вспомнить, что помарки и корректировки, за исключением исправлений по установленной форме, в табеле не допускаются, то легко
понять, какую нервозность может вызвать ручное заполнение табеля у ответственных за него специалистов).

Во-вторых, автоматическое заполнение исключает человеческий фактор, когда сведения
могут быть намеренно или ненамеренно искажены.

В-третьих, меняется взгляд на тех сотрудников, данные о которых попадают в табель.
Теперь это в основном специалисты, работающие на компьютере. Для выявления добросовестных и недобросовестных работников, выполнения корректных
начислений становится недостаточно знать только время прихода на работу и время ухода с работы. Эти сведения устанавливают только факт посещения
сотрудником своего рабочего места, однако ничего не говорят о качестве его работы в течение дня. Теоретически, он может значительную часть дня
уклоняться от выполнения служебных обязанностей, однако руководитель подразделения или кадровик никак не смогут отследить эти факты, и в табеле
учета рабочего времени будет стоять отметка о явке сотрудника с указанием выработки стандартного времени (например, 8 часов), что означает,
что организация оплатит ему время, превышающее то, которое он отработал в действительности

Таким образом, важность отслеживания действий сотрудников за ПК выходит на первое место в вопросе сокращения лишних затрат предприятия.

На помощь приходят автоматизированные системы контроля персонала, которые ведут подсчет точного количества рабочего времени, не акцентируя на
этом внимание самого сотрудника и экономя значительный объем времени и усилий специалистов, ответственных за заполнение табеля.,

Так, система Bitcop позволяет задать индивидуальные настройки графика работы каждого сотрудника. Программа фиксирует время начала и окончания
работы за компьютером, при этом возникшую переработку можно проанализировать с точки зрения ее обоснованности (проконтролировать, что сотрудник
действительно составлял срочный отчет сверх выполнения остальных служебных обязанностей в течение дня, а не потому, что днем «играл в танчики»,
и напротив — не задержался лишь для того, чтоб потратить время на интернет-серфинг).

С применением Bitcop решается проблема прерывания рабочего времени. Система отслеживает все простои сотрудника, строго подсчитывая их временные
рамки. Таким образом, в табеле будет учтено только реальное фактически отработанное время.,

При этом для сотрудников, работающих удаленно, можно задать только те интервалы суток, в которые должен осуществляться контроль. Все остальное
время агент Bitcop не будет расценивать как рабочее, приостанавливая мониторинг и ведение статистики.,

По итогам месяца в программе Bitcop будет сформирован встроенный отчет по использованию рабочего времени, который в точности отразит количество
эффективного времени по каждому сотруднику. Впоследствии эту форму можно выгрузить в удобный формат (PDF или Excel), распечатать и подшить к
бумажному документообороту организации.,

Табель учета рабочего времени — это только один из ряда наглядных и информативных отчетов по продуктивности сотрудников, которые формирует Bitcop
на основе собранных данных. Эти отчеты позволяют не только учесть количество отработанного времени, но и судить об его качестве. Чтобы ознакомиться
с полным функционалом Bitcop, программу можно попробовать бесплатно.

Как заполнить табель учета рабочего времени

На государственном уровне разработано несколько форм данного документа:

• Т-13 используется в организациях, где явка работников регистрируется автоматически при прохождении через турникет.
• Т-12 – универсальная форма, которая также отличается наличием раздела №2, в котором прописывается заработная плата сотрудников. Сейчас она редко используется на практике.
• Специальная форма, разработанная для бюджетных организаций, которые обязаны использовать только ее.

Форма Т-12 позволяет зафиксировать время прихода и ухода с рабочего места и рассчитать количество отработанных часов.

Заполнять документ нужно согласно определенным правилам:

Документ составляется в единственном экземпляре.

Форму нужно начать готовить еще в начале месяца.
Перед сдачей табеля в бухгалтерию нужно указать дату конца ведения табеля.
Информация о сотрудниках должна быть достоверной и актуальной.
Данные о праздниках и выходных обозначаются в табеле особыми отметками.
За каждым сотрудником закрепляется специальный номер, под которым он зарегистрирован в табеле.
Дата начала ведения документа также должна присутствовать в документе.
На первой странице должно присутствовать название организации и всех имеющихся в ней подразделений и филиалов.
Без подписи руководителя подразделения документ не будет считаться действительным.
Работник, занимающийся ведением табеля, несет ответственность за обнаруженные в документе ошибки.
При заполнении документа можно увеличивать количество граф с информацией.
Сотрудники, числящиеся сразу на двух должностях, должны быть записаны под двумя номерами.
При увольнении сотрудника из компании его номер не вносится на следующий месяц.
При отсутствии сотрудника на рабочем месте в табеле должна быть отметка о причине неявки.

Форма Т-12 — образец заполнения

В этой форме можно указать размер заработной платы сотрудника, но делать это не обязательно, если есть другие документы, с помощью которых его можно подтвердить.

В основной таблице Т-12 содержится около 55 граф для внесения информации ручным способом.

Мнение эксперта
Семенов Александр Владимирович
Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.

Табель, заполняемый по форме Т-12, состоит из нескольких частей. Первая – это титульный лист. В нем должны быть прописаны:

• Полное название компании.
• Коды организации.
• Номер.
• Период ведения отчетности.
• Дата составления.

В следующей части содержатся данные о сотрудниках, о посещаемости рабочего места, о причинах неявки, об общем количестве рабочих дней за указанный период и т.д.

Форма Т-13 — заполнение и особенности бланка

Эта форма является унифицированной. Ее основное отличие от Т-12 состоит в том, что в ней не отражается информация о зарплате.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени?

Дни очередного оплачиваемого отпуска кодируются в табеле обозначением «ОТ». Поскольку эти дни не являются для работника рабочими, под кодом не проставляются часы.

В случае попадания в период отпуска праздничных выходных дней табельщик проставляет с соответствующую ячейку код «В». Такие дни не являются отпускными.

Если сотрудник заболел во время нахождения в отпуске, то это необходимо подтвердить больничным листом. Тогда он продлится на время болезни. В табеле отмечаются болезни – кодом «Б». Как только больничный будет закрыт, снова ставится ОТ на те дни, которые служат продолжением отдыха.

Обозначения и коды в таблице

• 2000 – трудовые выплаты (зарплаты, вознаграждения);
• 2010 – выплаты по гражданско-правовым договорам;
• 2012 – отпускные;
• 2300 – больничное пособие;
• 2530 – оплаты в натуральной форме;
• 2760 – материальная помощь при увольнении / выходе на пенсию;
• 3020 – проценты по вкладам.