Как легко и быстро сделать подпись в электронной почте в различных сервисах?

Как написать информационное письмо

Информационные письма в корпоративной переписке — обычные деловые сообщения, написанные в свободной форме. Однако оформлять послания лучше по правилам деловой переписки. 

Например, для информационных писем часто используют такую структуру: 

1. В левом верхнем углу листа либо по центру укажите реквизиты компании — наименование, юридический адрес, контактные данные. Укажите дату составления документа и его исходящий номер, если регистрируете корреспонденцию. Если отвечаете на чьё-то письмо, то обозначьте дату и номер входящего документа. 
2. В правом верхнем углу пропишите сведения об адресате — Ф.И.О., должность, название и адрес компании. 
3. По центру письма при необходимости напишите тему, отражающую содержание. Ниже темы добавьте обращение в уважительной форме или начните с вежливого приветствия — «Добрый день, …», «Уважаемая … (имя-отчество)». 
4. Ниже обращения напишите вступление — кратко изложите суть послания. «Прошу Вас…», «Наша компания предлагает…»
5. В основной части после вступления изложите содержание сообщения. Пишите кратко и последовательно — только факты и самая необходимая информация. Деловое письмо должно чётко отвечать на вопросы: «Кому», «Зачем» и «Почему». Убедитесь, что стиль изложения и содержание будут понятны адресату. Если ваша цель состоит в сотрудничестве — постарайтесь описать выгоду для адресата. 
6. В заключение письма подведите итог написанного и при необходимости кратко сформулируйте своё предложение или просьбу.
7. Если к письму прилагаются какие-либо материалы, перечислите их. Для каждого приложения напишите краткое пояснение — что это, о чём и для чего нужно адресату. 
8. Завершите письмо стандартной фразой «С уважением…» (или что-то аналогичное). Укажите должность и имя отправителя. Если послание персональное — поставьте подпись. Ниже можно прописать контактные данные дополнительного контактного лица.

Образец информационного письма:

В корпоративной среде для деловой переписки обычно применяют бланки с водяными знаками и логотипом компании. При отсутствии утверждённого бланка можно использовать обычную бумагу формата A4. 

В деловой переписке также важно правильно форматировать текст. Проверьте, чтобы сообщение соответствовало

• Предусмотрите наличие полей. 10 мм —  по правому краю. 20 мм —  по левому краю. сверху и снизу. 
• Выровняйте содержание письма по ширине страницы. 
• Проставьте в тексте абзацный отступ на отметке 1,25 см.
• Наименования разделов (при наличии) печатате с отступом абзаца либо центрируйте по ширине. 
• Печатайте текст с 1-1,5 межстрочным интервалом. 
• Проставьте нумерацию страниц со второго листа, если письмо включает несколько страниц. Номер проставляют посередине верхнего поля документа, отступая минимум 10 мм от верха листа. 
• Приоритетные шрифты — Times New Roman № 13/14 либо Arial №12/13. 
• В таблицах допустим мелкий шрифт — 9/10. 

Готовое информационное письмо проверьте на орфографические и пунктуационные ошибки. Также ещё раз проверьте читабельность и логическую последовательность текста — всё ли понятно, не возникает ли разночтений. 

Нужна ли подпись в личных посланиях

С развитием социальных сетей дружеские имейл-письма стали редкостью. И все же бывают ситуации, когда диалоги о личном ведутся по электронной почте. Кому-то удобнее таким образом общаться с родителями, живущими в другом городе, кому-то – с любимым человеком, «встреченным» на сайте знакомств.

Подпись в электронном письме личного характера на первый взгляд необязательна. Достаточно написать в конце текста свое имя.

И все-таки письмо, завершенное элегантным «автографом», становится более интересным и может сообщить много нового об авторе.

В подписи, как и в тексте сообщения, уместно сообщить о таких чувствах и мыслях, о которых трудно и непривычно говорить вслух. «Автограф» выражает настроение автора письма, его отношение к жизни, стиль общения. Недаром наши прадеды часто прибегали к эпистолярному жанру, чтобы признаваться в любви.

Добавление подписей к письмам

В рамках данной статьи мы уделим внимание исключительно процедуре добавления подписи путем ее включения через соответствующий раздел настроек. При этом правила и методы оформления, равно как и этап создания, полностью зависят от ваших требований и будут нами пропущены

Gmail

После регистрации нового аккаунта на почтовом сервисе Google подпись к письмам не добавляется автоматически, но ее можно создать и включить вручную. За счет активации данной функции нужная информация будет прикрепляться к любым исходящим сообщениям.

1. Откройте ваш почтовый ящик Gmail и в правом верхнем углу разверните меню, кликнув по иконке с изображением шестерни. Из данного списка необходимо выбрать пункт «Настройки».

Пролистайте страницу дальше вниз и нажмите кнопку «Сохранить изменения».

Для проверки результата без отправки письма достаточно перейти к окну «Написать». В данном случае информация будет расположена в основной текстовой области без разделений.

У подписей в рамках Gmail нет каких-то существенных ограничений по части объема, из-за чего ее можно сделать больше самого письма. Старайтесь не допускать подобного, составляя карточку максимально кратким образом.

Mail.ru

Процедура создания подписи для писем на данном почтовом сервисе почти не отличается от показанного нами выше. Однако в отличие от Gmail, Mail.ru позволяет создавать одновременно до трех различных шаблонов подписей, каждая из которых может быть выбрана на этапе отправки.

Отсюда необходимо перейти к разделу «Имя отправителя и подпись».

В текстовое поле «Имя отправителя» укажите имя, которое будет отображаться у получателей всех ваших писем.

С помощью блока «Подпись» укажите информацию, автоматически добавляемую к исходящей почте.

Воспользуйтесь кнопкой «Добавить имя и подпись», чтобы указать до двух (не считая основного) дополнительных шаблонов.

Для завершения редактирования нажмите кнопку «Сохранить» внизу страницы.

Чтобы оценить внешний вид, откройте редактор новых писем. С помощью пункта «От кого» можно будет переключаться между всеми созданными подписями.

За счет предоставляемого редактора и отсутствия ограничений на размеры, можно создать множество красивых вариантов подписей.

Яндекс.Почта

Средство создания подписей на сайте почтового сервиса Яндекс аналогично обоим вышерассмотренным вариантам — здесь есть точно такой же в плане функциональности редактор и нет ограничений по объему указываемой информации. Настроить нужный блок можно в специальном разделе параметров. Более подробно об этом мы рассказали в отдельной статье на нашем сайте.

Rambler/почта

Последним ресурсом, который мы рассмотрим в рамках данной статьи, является Rambler/почта. Как и в случае с GMail здесь подпись у писем изначально отсутствует. Кроме того, в сравнении с любым другим сайтом, встроенный в Rambler/почту редактор весьма ограничен.

1. Откройте почтовый ящик на сайте данного сервиса и на верхней панели нажмите кнопку «Настройки».

В поле «Имя отправителя» введите имя или никнейм, который будет отображен у получателя.

С помощью ниже представленного поля вы можете настроить подпись.

Из-за отсутствия каких-либо инструментов создание красивой подписи становится затруднительным. Выйти из положения можно, переключившись к основному редактору писем на сайте.

Здесь имеются все функции, которые вы могли встретить на других ресурсах. В рамках письма создайте шаблон для вашей подписи, выделите содержимое и нажмите «CTRL+C».

Вернитесь к окну создания подписи для писем и вставьте ранее скопированные элементы оформления с помощью сочетания клавиш «CTRL+V». Содержимое будет добавлено не со всеми особенностями разметки, но все же это лучше, чем обычный текст.

Надеемся, вы смогли добиться требуемого результата, несмотря на ограниченное количество функций.

Междугородний конверт

Оформляется также как и обычный, только поля «Кому» и «Куда» заполняются на языке той страны, в которую будет отправлено письмо.

В левом, верхнем углу конверта необходимо написать индекс отправителя вручную, адрес, подробный, а так же от кого. Желательно фамилию имя, отчество. Внизу слева есть прямоугольнички из точек, здесь пишем индекс адресата, при чем так, как надо, образец можно посмотреть на почтамте. В правом нижнем углу пишем те же данные, что и в левом верхнем, только не отправителя, а адресата. Это отечественный конверт, по поводу международного, я не в курсе.

При заполнении конверта следует знать где именно и чии данные нужно написать. В верхнем левом углу конверта, должны быть написаны данные отправителя, а именно: фамилия, имя, отчество, адрес (отправителя; в том числе и город) и индекс. В свою очередь в нижнем правом углу конверта должны быть написаны данные получателя конверта, последовательность та же что и у отправителя.

А я вот не понимаю, почему изменился наш «советский» порядок, на иностранный. Раньше адрес писали по нисходящей: страна, область, город, улица, дом. По моему это логично. А теперь на международный манер все наоборот: улица, город, область, страна. Хорошо, что хоть дом и квартиру не нужно перед улицей писать! :)) Интересно, а самим почтовым работникам это удобно?

Хочу добавить, что в Украине при отправке заказных писем почта спокойно относится к отсутствию отчества отправителя или получателя. А недавно я отправлял письмо по России, так на конверте в адресе получателя мне дописали «отчество неизвестно» и впечатали эту фразу в чек.

Кроме вышесказанного, от себя хочу добавить, что конверты совсем не обязательно приобретать в почтовых отделениях. Почтовый конверт можно изготовить самостоятельно следуя инструкция на изображении ниже:

Шаблоны готовых конвертов различных форматов, так же можно скачать и распечатать на принтере, например с этого сайта.

Прежде всего стоит знать, что реквизиты получателя следует заполнять справа внизу, если нет специальных строк то писать на голой бумаге. А вот реквизиты отправителя стоит заполнять слева вверху. Так-же чтоит помнить, что сначала пишется ФИО, потом улица и дом, следующая строчка город,район и область и в конце страна.

Структура деловой подписи

В официальном электронном письме «автограф», как правило, имеет такой вид:

«—- (формула вежливости),

ФИО автора письма,

Должность

Контактные сведения».

Как выглядит правильная подпись в электронном письме? Примеры представлены ниже.

1). С надеждой на будущее взаимовыгодное сотрудничество,

Сергеев Иван Иванович,

Начальник отдела продаж

ООО «Вендетта».

Тел. (847)789-89-89 доб. 78-78

2). В ожидании Вашего скорого визита,

Иванова Дарина,

Ведущий стилист салона Bellena.

Адрес: 400111, г. Кузнецовск, ул. Тулайкова, д. 4

Тел. 8-999-000-99-99

Skype: idarina.

Группа «ВКонтакте»: «Прически» (ссылка).

3). С наилучшими пожеланиями,

Ваш персональный бизнес-консультант

Андреева Людмила.

Приглашаю Вас на бесплатную видеоконференцию

«Управление личными и корпоративными финансами»

25 июля 2016 г. 15-00 (ссылка).

Мои электронные книги:

«Жизнь и кошелек» (ссылка)

«Дамы с приданым» (ссылка)

«Финансовый гений» (ссылка).

Приведем образец электронного письма с подписью:

«Владимир Иванович, добрый день.

Благодарю Вас за Ваше письмо от 20 июня 2016 г.

К сожалению, не имею возможности сегодня связаться с Вами по телефону, так как нахожусь в другом городе.

Будьте добры, сообщите, пожалуйста, будет ли Вам удобно встретиться со мной в офисе ООО «Компания Н» завтра в 11-00?

С надеждой на понимание,

Исаев Денис,

Старший менеджер

Отдела по работе с клиентами

АО «Электроника».

Тел. 8-900-000-00-00

Как сделать подпись в электронной почте

Ещё на заре появления почты как средства основной коммуникации появилась неукоснительная традиция подписывать письма. Авторы бумажных посланий считали своим долгом в обязательном порядке завершать текст финальным росчерком пера — от кого. В зависимости от содержания текста и, конечно же, адресата (его получателя) внизу почтовой весточки размещались подписи типа «С уважением…», «Твоя любимая… «, «Крепко обнимаю и целую, твой… «, «С превеликим почтением…. » и т.д.

Всех вариантов и не перечесть, как было, а как сейчас, так и подавно. И это всё к тому, уважаемый читатель, что обычай подписываться под письмом имеет силу и в электронной почте. Знаете ли, для солидности, интеллигентности, осведомлённости, да и просто для красоты, так сказать, внешнего вида сообщений некоторые пользователи ставят онлайн в них подписи.

Не игнорируйте и вы эту возможность. Поверьте, она вам очень даже может пригодиться. В особенности, если бизнесом каким занимаетесь или решили с кем-то познакомиться. Тем более, чтобы научиться ею пользоваться, потратите всего-то минуту-две. В этой статье рассматриваются руководства по тому, как сделать подпись в электронной почте на популярных сервисах — Gmail, Яндекс, Mail.ru и др.

Зачем нужна подпись в электронном письме

Подпись в письме не только логически завершает сообщение, она выполняет еще несколько задач.

1. Сообщает дополнительные контакты. Благодаря этому, клиенты или партнеры могут выбрать удобные для них способы того, как с вами связаться.

Подпись с дополнительными контактами: телефоном и Skype

2. Повышает узнаваемость компании и продвигает бренд. Согласно статистике, один сотрудник отправляет до 175 электронных писем в неделю. Логотип компании и оформление подписи в корпоративном стиле напоминают людям о бренде и поддерживают его образ.

Подпись с логотипом компании

3. Дополняет впечатление о человеке и задает тон общению. Оформление подписи, тон, способ обращения к собеседнику — эти детали настраивают на формальное или неформальное общение, как, например, эти две подписи:

Неформальная подпись в рассылке обучающих курсовФормальная подпись в рассылке психолога

4. Привлекает новых подписчиков на корпоративные аккаунты через кнопки соцсетей.

Подписчики сразу из письма смогут перейти в ваши соцсети и узнать больше о бренде и его новостях. Это поможет добавить еще один канал связи и наладить более тесную коммуникацию с клиентами.

Кнопки соцсетей в подписи

Что включать в подпись

В подписи должно быть указано достаточно каналов обратной связи. Кроме них, нужно добавить и другие элементы, которые будут работать на узнаваемость и поддержание имиджа компании.

При этом важно выдержать баланс и не запихивать в подпись лишнее, чтобы та не превратилась в отдельное письмо. Давайте разберемся, что же стоит в ней писать

Имя, должность, название компании

Имя автора говорит читателю, от кого письмо и как к нему обращаться в ответе. Если вы работаете в компании, принято указывать свою должность. Так читателю будет понятно, по поводу каких вопросов вам можно писать.

Контактные данные

Физический адрес указывают, чтобы обозначить, куда ехать, если клиент хочет пообщаться лично или куда присылать документы.

Ссылки на соцсети

В деловой подписи принято давать ссылки на соцсети — LinkedIn, Facebook, Instagram и так далее. Будьте готовы, что вам могут написать там сообщение. Поэтому указывайте аккаунты, которые часто проверяете. Если даете ссылки на личные профили в соцсетях, просмотрите ленту: насколько профессионально она выглядит, нет ли постов, которые сыграют не лучшую роль для вашего имиджа.

Настроить триггерные рассылки

Фотография

Фото помогает сопоставить собеседника по переписке с реальным образом человека. Так общение воспринимается более личным.

Призыв к действию, цитата, важная новость

В одной-двух строках внизу подписи вы можете анонсировать вебинар, новую статью на блоге или какое-нибудь мероприятие.

Как написать идеальный email на английском языке

Вкратце, структура электронного письма на английском выглядит следующим образом:

• Приветствие
• Small talk (необязательно)
• Вступление
• Основная часть
• Заключение

Приветствие

В рамках неформального общения, когда ты хорошо знаешь человека, письмо может начинаться простым «Hey » или «Hi » (Привет, …).

В формальных или деловых письмах на английском языке нужно использовать приветствие «Dear » (Уважаемый …) или «Hello » (Здравствуйте, …). Например, «Dear Mr. Smith» (Уважаемый г-н Смит).

Важно: Сразу после имени или фамилии получателя в таких приветствиях нужна запятая

Если ты не знаешь имени адресата, используй «To Whom It May Concern:» (буквально «тем, кого это касается»)

Обрати внимание, что все слова в этой фразе пишутся с заглавной буквы и в конце ставится двоеточие

Small talk

Small talk — это короткий разговор на общие темы. Обычно он уместен в переписке с хорошим знакомым, особенно в неформальном общении. Эта часть выстаивается сразу после приветствия либо перед заключением. В качестве примеров можем привести вопросы о семье, общем друге или хобби, которое вас объединяет.

Вступление

Если пишешь кому-то впервые, лучше четко указать причину. Она должна соответствовать теме письма. Сначала можно кратко представиться, а затем воспользоваться, например, одной из следующих фраз: «I am writing with regard to…» (Я пишу по поводу…), «I am writing to let you know…» (Я пишу, чтобы вам сообщить о…), «I am writing in response to…» (Я пишу в ответ на…).

Основная часть

Не существует единой формулы для основной части, потому что ее содержание целиком зависит от обстоятельств

Здесь важно не растягивать предложения, понятно доносить содержание и делить текст на абзацы

Заключение

Правильное заключение основано на том, какое действие, по-твоему, должен предпринять получатель письма. Это может быть «I look forward to hearing from you soon» (Я нетерпением жду вашего ответа), «Thank you in advance» (Заранее спасибо) или «For further information, please do not hesitate to contact me» (Не стесняйтесь обращаться ко мне за подробностями). Затем на отдельной строке следует написать «Best regards», «Kind regards» (С наилучшими пожеланиями) или «Yours sincerely» (Искренне ваш), и еще ниже — свои имя и фамилию.

Для неформальных писем правил поменьше. В этом случае подходят фразы «Thanks» (Спасибо), «See you soon!» (До скорого!) или даже короткое предложение, вроде «I’m really looking forward to meeting you in person» (Мне не терпится познакомиться вживую). Подписаться можно просто именем, без фамилии.

Вот и все секреты идеального электронного письма на английском языке. И еще раз напомним: внимательно проверяй текст перед отправкой!

Приложения для создания email-подписи

Wise Stamp

У сайта понятный, несложный интерфейс. Слева заполняем графы с информацией, справа настраиваем оформление. Даже редактор дизайна базовой версии тут позволяет менять практически все, вплоть до размера и цвета иконок соцсетей.

New Old Stamp

У New Old Stamp две версии: бесплатная и Premium, в которой цена за одну подпись составляет 2 доллара. В Premium-версии расширены возможности редактора, доступно изменение размеров логотипов или фотографий, добавлено больше цветовых схем и иконок соцсетей.

В списке клиентов сервиса значатся Apple, Nestle, Opel и другие известные бренды.

Интерфейс приложения очень простой: в столбце слева заполняем графы с информацией, справа выбираем тему оформления. Нажимаем Save, выбираем почтовый клиент.

HTMLsig

Редактор разбит на вкладки от основной информации до добавления ссылок на ваши приложения (последний пункт доступен только платно).

Первая вкладка, Main, предназначена для указания личной информации, а Social – для страниц в соцсетях. Disclaimer – по умолчанию это текст, объясняющий, что «в письме содержится информация личного характера и ее распространение запрещено» и так далее. Сам сайт называет такой дисклеймер «не только раздражающим, но и юридически бесполезным», но позволяет его добавить. Текст дисклеймера можно заменить на любой другой и использовать его в качестве подписи к Banner – следующей вкладке. Баннер – это кликабельная картинка. Загрузите картинку, укажите ссылку и готово.

Следующей идет вкладка Style, она отвечает за изменение дизайна. Последняя вкладка Apps позволяет добавить ссылки на ваши приложения.

Hubspot Signature Generator

Готово!

После завершения создания подписи в любом из перечисленных сервисов, появляется окошко с готовой подписью, которую вам остается только поместить в ваш почтовый клиент.

Письмо: как правильно прощаться?

Что такое почтовый ящик в XXI веке? Это личное пространство, и, если вас «пустили» к себе, значит, есть потенциал для общения. Ваша задача – быть такими же открытыми и искренними в ответ. Это значит, что подпись может быть какой угодно, но всегда должна «стоять на 3 китах»:

1. Информативность.

2. Доброжелательность.

3. Краткость.

Может показаться, что это сложно, но понимание приходит, когда выделяются основные цели любой (!) подписи:

• Персонализация продаж и отстройка от конкурентов.

• Логическое и естественное завершение письма, чтобы оно не выглядело «обрубленным»!

• Предоставление контактных данных и другой прикладной информации.

• Это немного психологический аспект, чтобы расположить получателя к продолжению общения.

Ставьте правильно цели и проверяйте, насколько им соответствует ваша подпись, которую в нашем сервисе можно прописать для всех отправлений или каких-то отдельных групп получателей. Помните о том, что она:

1. Поможет вам запомниться и выделиться из миллиона других отправителей.

2. Общение перестанет быть чисто формальным. В нем появится больше доверия.

3. При корректном подходе будет нативная стимуляция к действию.

В этой публикации вас ждут только прикладные и проверенные на практике советы. Читайте и внедряйте и обязательно делитесь с нами своими достижениями.

Какие подписи «приняты» в электронных сообщениях личного характера?

Например:

— Продаю детскую коляску-трансформер всего за 3 тыс. руб.

или

— Собираю детские вещи б/у для передачи в Дом малютки.

Эффектно смотрится оригинальная подпись в электронном письме. Примеры:

— Всего доброго. Администрация.

— Целую. Пух.

— Обнимаю, целую. Выпиваю и закусываю.

Сделать личную подпись интереснее поможет также включенная в нее необычная фраза: личный девиз, любимая пословица или понравившийся статус для соцсетей. Примеры:

— «У нас в семье двое Саш. Поэтому зовите меня Александр Первый».

— «Мне не нужно пить 50 г для смелости. Наливайте сразу литр, и я пойду на подвиги».

— «В отношениях с любимым мужчинами для меня важно, чтобы было одинаковое отношение к религии. Они должны признавать, что я богиня…». — «Хороша собой, стильная, решительная, образованная… Ладно, поговорим теперь о Вас»

— «Хороша собой, стильная, решительная, образованная… Ладно, поговорим теперь о Вас».

Составляем крутую подпись

Что можно включить в подпись:

• логотип компании;

• фото отправителя;

• должность (если письмо отправляется от имени конкретного человека);

• иконки соцсетей;

• дополнительную контактную информацию — телефон и адрес сайта.

Красивая подпись для Plain text сообщений

Если оформить все сведения об отправителе в единый блок с помощью специальных сервисов и создать подпись в стиле сайта — так вы точно заставите своих адресатов обратить внимание на ваше послание и запомнить вас!

Такой подход к составлению подписи подойдет, когда мы говорим о рассылке писем из почтовика или так называемых Plain-text сообщений.

Программа минимум — просто не забыть добавить подпись в свое письмо. В Gmail это можно сделать в разделе “Настройки”:

Как сделать подпись в почте с помощью сервиса wisestamp.com

В Gmail и других почтовиках (Outlook, Yandex и т.д) можно вставить красивую подпись, сделанную с помощью специального сервиса, например, wisestamp.com:

Этот сервис позволяет создать как индивидуальную подпись, так и серию подписей в одном стиле для группы сотрудников. Последняя опция доступна в бизнес версии этого приложения. Есть бесплатный двухнедельный тестовый период, на протяжении которого можно испытать все функциональные возможности данного сервиса.

Личную же подпись здесь можно сделать бесплатно, чем мы сейчас и займемся:

 На первом шаге пользователю предлагается указать сферу своей деятельности, от этого будет зависеть стиль подписи:

Далее открывается форма для заполнения полей и загрузки фото пользователя или логотипа компании. Не обязательно вписывать данные во все поля: указывайте только ту информацию, которую вы хотите донести до своих адресатов.

 

Заполнив контактную информацию и добавив ссылки на аккаунты соцсетей, получаем подпись выбранного формата:

В платной версии есть возможность редактирования размера и цвета шрифта, а также параметры иконок соцсетей.

Полученную подпись можем использовать для своего почтовика (ее можно просто скопировать и вставить в настройках своего почтовика):

А можно процедуру сохранения и синхронизации до конца и она появится автоматически в шаблоне письма.

На этапе сохранения подписи нужно выбрать свой почтовик, для некоторых из них или для получения ее HTML-версии нужен PRO аккаунт:

Подпись почти готова, осталось войти в свой аккаунт:

После этого подпись будет добавлена в ваши письма:

Вид подписи можно менять. Для этого нужно выбрать из предлагаемых тот вариант шаблона подписи, который вам больше по душе:

Сохраняем изменения и получаем подпись в выбранном формате:

Как сделать подпись для email-рассылок в eSputnik

Создать подпись для HTML письма не составит труда в нашем редакторе.

Вариант 1: подпись в 2 колонки

Если нужно дополнить футер письма, может подойти подпись такого вида:

Чтобы ее сделать, мы подготовили картинку для подписи (в данном случае — фото сотрудника компании):

1. Добавили в шаблон письма структуру с двумя блоками.

2.  

   Вставили в один блок фото, в другой — текст.

3. Затем отредактировали шрифты для подписи, чтобы они соответствовали дизайну электронного письма

Вариант 2: подпись в 3 колонки

Этот вариант отличается только использованием структуры с тремя блоками. Получим следующую подпись электронного письма:

Креативные идеи для подписи

Можно немного покреативить и сделать разные варианты подписи в конце письма. Для этого может быть достаточно добавить тематические элементы к фото представителя компании. Вот как эту идею реализовали наши клиенты, сделав подписи на все случаи жизни: стандартную, новогоднюю, к 8 марта и Дню святого Патрика

Креативные подписи в новом редакторе

Попробовать

Тело письма – цели и задачи изречений

Напишите тело письма сначала на черновике. Оно должно быть не более трех абзацев. Если вы не можете сказать о своих мыслях в рамках этого размера, то вы, вероятно, недостаточно лаконичны. Одиночное пространство нужно выравнивать так же, как и сам текст – по левой стороне:

1. Не используйте выравнивание посередине, так как это говорит об информационном стиле, а не деловой этике письма, где важна суть, а не интерпретация новости или обзора нового продукта. Зная, как писать официальное письмо в организацию, вы сможете не только верно изложить мысли, сжав их до конкретики, но и получить такой же четкий ответ в ближайшие сроки.
2. Во втором абзаце используйте примеры, чтобы подчеркнуть вашу мысль, если это возможно. Конкретные, реальные примеры всегда лучше, чем гипотетические. Допустим, вы купили товар, но поставки еще не было. Не нужно говорить о знакомых или других клиентах, которым компания отправила груз быстрее, чем вам. Только по делу и существу: если есть претензия, скажите об этом.
3. В заключительном абзаце кратко изложите свою цель в письменной форме и предложите, как исправить ситуацию. Допустим, вы недовольны качеством товара, так как коробка бракована. Укажите свои варианты решения проблемы и предложите наиболее удачный для вас способ, если вы, конечно, в выигрышной позиции. В ответном письме вам предложат либо несколько вариантов, либо спросят условия воплощения в реальность вашего варианта.

Подпишите свое письмо с соответствующим словом, например, «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», если это уместно. Оставьте место под вашим именем для подписи. Если вы пишете в стиле Modified Block, не забудьте проставить дату и время, как полагается в случае оформления официального письма для компаний не через интернет-обращения.

Добавьте слово «Приложение» ниже подписи. Делайте это только в том случае, если вы прилагаете другие материалы, такие как резюме или расписание, вместе с письмом. Если имеется более одного дополнительного элемента, было бы неплохо перечислить названия вложенных элементов. Это говорит о структурированности письма, и получателю будет легче разобраться, что и где находится по списку, какое это имеет отношение к нему и письму в целом.

Правильная подпись в электронном письме – какой она должна быть

Электронное послание для контрагента или бизнес-партнера должно быть подписано отправителем. Отсутствие такого атрибута свидетельствует о низком уровне профессионализма и незнании стандартных норм делового этикета. На подпись возлагается ряд важных функций:

• доведение информации (подпись выступает в качестве визитной карточки);
• ненавязчивая реклама (бесплатное создание определенного имиджа и напоминание о себе);
• экономия временных затрат при автоматизации процедуры визирования сообщений.

Как правильно оформить подпись в электронном письме:

Надо указать основные сведения об организации и отправителе с их контактными данными.
Подпись должна отображать род деятельности фирмы.
Лаконичность – обязательное требование. Для завершающего элемента послания достаточно 3-4 строчек

Если в подписи будет более 5 строк, она станет отталкивающим фактором.
Важное условие – грамотность написания.
Эстетичность проявляется в органичном сочетании выбранной цветовой гаммы с размером и типом шрифта. Не надо делать блок с подписью слишком ярким, он должен дополнять текст сообщения, а не отвлекать от него.

Оригинальная подпись в электронном письме не всегда производит ожидаемый положительный эффект. Излишняя угловатость выбранного шрифта свидетельствует о непреклонности и безликости. Их рекомендуется применять для автоматических рассылок. Рукописный стиль оформления уместен для случаев, когда надо установить доверительные отношения с получателем информации при условии, что уже имелись личные контакты, произведшие на клиента положительное впечатление. Выбор декоративного стиля написания букв делается при желании подчеркнуть новизну, оригинальность, творческую жилку у отправителя.

Зачем нужно подписывать документы ЭЦП?

Использование ЭЦП физическими лицами и организациями позволяет организовать электронный документооборот для тех компаний, которые переводят сотрудников на удаленную работу, а также обмен документами с клиентами. Многие договоры можно подписать с помощью ЭЦП, включая банковские соглашения и кредитные договоры. ЭЦП позволяет удаленно сдавать отчетные документы в государственные организации. При этом сокращается время на обработку документов. Если изначально проверка подписей и их сбор могут занимать от нескольких часов до нескольких недель, то ЭЦП позволяет сократить срок сбора всех подписей до часа, или даже меньше.

Так как использование ЭЦП получает все большее распространение по всему миру, многие разработчики программного обеспечения создают программы, которые позволяют подписать различные файлы в цифровом формате. При этом выбрать удобную и хорошую программу довольно сложно: среди них есть платные и бесплатные версии, разные программы поддерживают различные форматы файлов, что вынуждает пользователей продумывать и анализировать то, какой именно документ и в каком формате требуется подписать

Кроме того, нужно обращать внимание на то, подходит ли программа к ПО вашего устройства. Если ПОне подходит, необходимо будет искать другую, потому что выбранная вами программа вряд ли запустится и будет работать без ошибок

С помощью ViPNet CryptoFile

Программа часто используется для оформления цифровой подписи используется часто и подходит для документов в различных форматах и на различных устройствах. Среди форматов, которые можно подписать благодаря этому ПО, следующие:

• Doc;
• Xls;
• Jpg;
• Xtml;
• Txt;
• Архивы;
• Декларации.

После подписания программа сохраняет файл в формате sig.

Основным плюсом программы является то, что она полностью бесплатная. Вам не нужно тратить деньги для ее скачивания и установки. Для получения ее полной версии необходимо только зарегистрироваться на сайте разработчика, после чего вы получите код активации. Подпись может размещаться как непосредственно в документе, так и в собственном связанном с документом файле.

Минусом является то, что к каждому файлу можно прикрепить одну подпись, при этом пользование программой очень простое. Чтобы подписать файл, нужно нажать в нем правой кнопкой мыши и выбрать ViPNet CryptoFile, после чего нажать «подписать».

С помощью КриптоАРМ

Программа КриптоАРМ в сравнении с предыдущей имеет отдельный минус. Она платная, а значит, скачать ее для того, чтобы подписать пару документов, и потом удалить – не лучшая идея. В то же время она позволяет добавить много электронных подписей к одному документу и поддерживает работу в большинстве стандартных форматов.

Подписание документа также проходит очень просто. В меню правой кнопкой мыши нужно выбрать название программы, КриптоАРМ, и нажать кнопку «подписать».