Новые правила ведения, хранения и заполнения трудовых книжек с 1 сентября 2021 года

Где хранить трудовые книжки работников

Законодательное регулирование

Вопрос о хранении трудовых книжек рассмотрен в правовых актах. В их положениях определено их отношение к документации, подлежащей строгому учету и контролю. Исходя из этого, можно сделать вывод, что место хранения подобных бумаг должно быть оборудовано для обеспечения максимальной защиты. К нему не должны иметь доступ лица, не имеющие отношения к кадровой службе. Такие условия можно обеспечить в сейфе или в несгораемом шкафу.

Стоит отметить, что сведения, отображенные в трудовой книжке, имеют отношение к категории персональных данных, поэтому работодатель должен владеть информацией о том, как хранить трудовые книжки. Недопустимо их складирование на открытых полках, к которым многие сотрудники имеют доступ. Правовыми последствиями может обернуться не только утеря документов, но и завладение личными данными каким-либо человеком по причине ненадлежащего хранения бумаг.

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

ФОРМА КНИГИ

УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ

----T----------------T---------T--------T---------T---------T----------T--------T------T--------T--------¬

¦No.¦Дата приема на  ¦Фамилия, ¦Серия и ¦Долж-    ¦Наиме-   ¦Дата и No.¦Расписка¦Полу- ¦Дата вы-¦Расписка¦

¦п/п¦работу, заполне-¦  имя и  ¦ номер  ¦ность,   ¦нование  ¦приказа   ¦ответ-  ¦чено  ¦дачи на ¦работни-¦

¦   ¦ния трудовой    ¦отчество ¦трудовой¦профес-  ¦места    ¦(распо-   ¦ственно-¦за за-¦руки    ¦ка в по-¦

¦   ¦книжки или      ¦владельца¦ книжки ¦сия, спе-¦работы   ¦ряжения)  ¦го лица,¦полне-¦трудовой¦лучении ¦

¦   ¦вкладыша в нее  ¦трудовой ¦  или   ¦циаль-   ¦(с указа-¦или ино-  ¦приняв- ¦нные  ¦книжки  ¦трудовой¦

¦   +-----T----T-----+ книжки  ¦вкладыша¦ность ра-¦нием     ¦го реше-  ¦шего или¦тру-  ¦при     ¦книжки  ¦

¦   ¦число¦ме- ¦ год ¦         ¦ в нее  ¦ботника, ¦струк-   ¦ния ра-   ¦запол-  ¦довые ¦увольне-¦        ¦

¦   ¦     ¦сяц ¦     ¦         ¦        ¦который  ¦турного  ¦ботода-   ¦нившего ¦книжки¦нии     ¦        ¦

¦   ¦     ¦    ¦     ¦         ¦        ¦сдал тру-¦подраз-  ¦теля, на  ¦трудовую¦или   ¦(пре-   ¦        ¦

¦   ¦     ¦    ¦     ¦         ¦        ¦довую    ¦деления),¦основа-   ¦книжку  ¦вкла- ¦краще-  ¦        ¦

¦   ¦     ¦    ¦     ¦         ¦        ¦книжку   ¦куда     ¦нии       ¦        ¦дыши  ¦нии тру-¦        ¦

¦   ¦     ¦    ¦     ¦         ¦        ¦или на   ¦принят   ¦которого  ¦        ¦в них ¦дового  ¦        ¦

¦   ¦     ¦    ¦     ¦         ¦        ¦которого ¦работник ¦произве-  ¦        ¦(руб.)¦догово- ¦        ¦

¦   ¦     ¦    ¦     ¦         ¦        ¦заполнена¦         ¦ден при-  ¦        ¦      ¦ра)     ¦        ¦

¦   ¦     ¦    ¦     ¦         ¦        ¦трудовая ¦         ¦ем ра-    ¦        ¦      ¦        ¦        ¦

¦   ¦     ¦    ¦     ¦         ¦        ¦книжка   ¦         ¦ботника   ¦        ¦      ¦        ¦        ¦

¦   ¦     ¦    ¦     ¦         ¦        ¦или вкла-¦         ¦          ¦        ¦      ¦        ¦        ¦

¦   ¦     ¦    ¦     ¦         ¦        ¦дыш в нее¦         ¦          ¦        ¦      ¦        ¦        ¦

+---+-----+----+-----+---------+--------+---------+---------+----------+--------+------+--------+--------+

¦ 1 ¦  2  ¦ 3  ¦  4  ¦    5    ¦   6    ¦    7    ¦    8    ¦   9      ¦   10   ¦  11  ¦   12   ¦   13   ¦

L---+-----+----+-----+---------+--------+---------+---------+----------+--------+------+--------+---------

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

• Книга: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Книга» по всему сайту
• «Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Форма книги учета движения документов государственного фонда данных
• Форма книги учета предоставленных сведений из государственного реестра уставов муниципальных образований
• Форма книги учета движения бланков разовых пропусков за каждый день на промышленных предприятиях и других объектах Министерства морского флота СССР
• Форма книги учета работы с документами государственного фонда данных территориального органа Роснедвижимости
• Форма книги учета товаров, хранящихся на таможенном складе
• Форма книги учета движения документов государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства, страховых копий
• Форма книги учета поступлений документов при организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма книги учета утвержденных документов в области стандартизации

Получение впервые

Получить документ впервые можно тремя способами:

1. При оформлении на работу. По закону при приеме на работу нового сотрудника, не имеющего трудовой книжки, кадровая служба организации должна завести ему документ (ст. 65 ТК). Для этих целей организации закупают у поставщиков, с которыми заключены договоры, специальные бланки. Эти бланки должны всегда быть в наличии. При оформлении сотрудника используется чистый бланк, в который вносятся его личные данные и запись о приеме на работу. По трудовому законодательству работодатель имеет право удержать из первой заработной платы специалиста стоимость бланка документа (п. 47 Правил ведения трудовых книжек). Подобное удержание может производиться только на основании соответствующего приказа. Без приказа удержание денежных средств за бланк считается незаконным.
2. После окончания учебного заведения. Некоторые учебные заведения высшего, среднего профессионального образования выдают своим выпускникам вместе с дипломами бланки трудовых книжек. Это позволяет молодым специалистам при первом трудоустройстве сэкономить денежные средства, равные стоимости бланка документа.
3. Приобрести самостоятельно. При желании работник может самостоятельно купить бланк и принести его в кадровую службу. Этот вариант актуален в двух случаях: в организации на данный момент нет чистых бланков, стоимость приобретенного самостоятельно документа меньше стоимости бланка в организации. При самостоятельной покупке существует риск приобретения подделки. Нередко продавцы реализуют документы, не соответствующие стандартам. АО «Гознак» — единственный на территории РФ официальный производитель бланков трудовых книжек. При самостоятельном приобретении документа необходимо убедиться, что он изготовлен данной печатной фабрикой. На последнем листе трудовой книжки должна присутствовать подтверждающая запись – «МПФ Гознак». Также на титульном листе оригинального документа изображается герб, а на всех страницах присутствуют водяные знаки.

Следует отметить, что требование кадровой службы о самостоятельном приобретении бланка является нарушением трудовых прав работника. Организация обязана предоставить документ, если гражданин не желает приобретать его самостоятельно.

Внесение записей в трудовую книжку

Согласно Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69, записи в трудовую книжку можно вносить чернилами черного, синего или фиолетового цвета перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Не допускаются сокращенные записи типа «пр.» вместо «приказ», «ст.» вместо «статья», «ТК» вместо «Трудовой кодекс» и т.д. Даты указывают арабскими цифрами в формате: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными.

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» недопустимо зачеркивать неточные, неправильные или недействительные записи. При такой необходимости после последней в книжке записи вписывают «Запись за номером таким-то недействительна», а затем делают правильную запись. Если была признана недействительной запись в трудовой книжке об увольнении или переводе на другую постоянную работу, то по письменному заявлению работника ему выдают дубликат трудовой книжки без внесения в нее такой записи.

Когда человек, с которым заключили трудовой договор, уже работал раньше, он приносит трудовую книжку, титульный лист в которой заполнен. В случае, когда трудовая книжка заполняется впервые, ее нужно оформить в течение недели.

Сведения о работнике в титульном листе вносятся по правилам:

• фамилия, имя и отчество прописывают полностью, без инициалов, так, как указано в документе, удостоверяющем личность;
• сведения об образовании: общем, среднем профессиональном, высшем, послевузовском вносятся на основании документов об образовании (аттестат, удостоверение, диплом и др.);
• если работник еще учится, то запись о незаконченном образовании вносят на основании справки образовательного учреждения, зачетной книжки, студенческого билета.

После внесения этих данных и указания даты заполнения трудовой книжки работник должен своей подписью удостоверить на титульном листе достоверность информации о нем, затем титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек и проставляется печать организации или кадровой службы. Трудовая книжка без печати на титульном листе будет признана недействительной.

Дальнейшие изменения основных сведений о работнике производятся на основании документов (паспорта, свидетельства о браке или его расторжении, изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на их номер и дату. Прежние фамилия, имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на документы, на основании которых были внесены изменения, вписывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью организации (кадровой службы). При дополнении на титульном листе записей об образовании, профессии, специальности прежние записи не вычеркивают, а только дополняются новыми. Ссылки на новые документы об образовании делать на внутренней странице не надо, правилами это не предусмотрено.

При внесении сведений о работе указывают полное и сокращенное наименование организации. Далее производится запись о принятии на работу в структурное подразделение работодателя, должность (профессия, специальность), а также дата и номер приказа или другого решения, по которому работник принят на работу.

Наименование должности, специальности, профессии должно соответствовать штатному расписанию работодателя. Если условия работы предполагают льготы или ограничения, то это наименование надо записывать так, как указано в квалификационных справочниках. В трудовую книжку работника, который в период работы получил новый разряд (класс, категорию) или вторую профессию (специальность, квалификацию) вносят соответствующую запись.

При увольнении работника в трудовой книжке записывают дату увольнения, его причину и наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя, его дата и номер). Если увольнение происходит в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю, то нужно записать, по какому основанию производится перевод: по просьбе работника или с его согласия. Тогда следующая запись при приеме на новую работу будет сделана с указанием того, что работник принят или назначен в порядке перевода.

Как уведомить сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки в 2021 году?

Законодательством был отпущен срок до конца октября 2020 для уведомления работников по данному вопросу. Они должны были сделать выбор между способами ведения документации о трудовой деятельности.

Уведомление имело произвольную форму. Однако обязательно указываются следующие факты:

• Этапы трудовой деятельности заносятся в электронную базу ПФР.
• Запрос на получение сведений из базы оформляется через работодателя, ПФР, МФЦ или портал Госуслуги.
• Предоставление выбора метода оформления документации.

На что обратить внимание работодателю касаемо электронной трудовой в 2021 году? 

Руководителю или кадровику предстоит выполнить следующие действия при переходе на современный образец трудовой книжки 2021:

• Откорректировать во внутренней документации существующие записи о трудовых книжках. Внесенные отметки должны отображать, что при приеме на работу соискатель может предъявлять как бумажный, так и электронный образец. Обозначается порядок получения и хранения данных в обновленном виде.
• Проверить бумажные образцы на предмет ошибок. Только после этого можно приступать к преобразованию сведений в электронный вид.
• Создать или обозначить корпоративную почту. Она пригодится для получения запросов от сотрудников, которые желают получить сведения о своей трудовой деятельности.
• Подготовить отчеты по единой форме СЗВ-ТД. Документация отправляется в ПФР. Процедуру передачи можно осуществлять посредством оператора электронного документооборота, клиентской службы или личного кабинета страхователя. Сдача бумажного варианта отчетности допускается исключительно для компаний, штат которых не превышает 25 человек.

Как вести отчетность с электронной трудовой книжкой в 2021 году? 

Не стоит полагать, что для каждого гражданина ведется отдельный электронный файл о его трудовой деятельности. Усилиями Пенсионного Фонда создана специальная база, куда регулярно вносятся сведения, подаваемые работодателями. С помощью программы можно сформировать выписку на любого трудоустроенного гражданина. Именно эта выписка и называется электронной трудовой книжкой.

Информационное наполнение бумажного образца и электронного аналога ничем не отличаются:

• Личные сведения.
• Место работы.
• Занимаемая должность.
• Дата оформления и увольнения.
• Факт перевода.
• Причина прекращения ТД.

Правила сдачи отчетной документации в Пенсионный фонд:

• Первичный отчет сдается не позже 15.02.2021. Документация отображает информацию о работнике по состоянию дел на 01.01.2021. Нет необходимости вносить все данные из бумажного экземпляра.
• Если происходит оформление или увольнение работника, то отчет предоставляется в Пенсионный фонд не позже следующего дня от даты оформления внутреннего приказа.
• Дальнейшая сдача отчетности необходима только в том случае, когда происходят кадровые движения. Сообщить об этом нужно до 15 числа следующего месяца. При отсутствии подобных фактов сдача пустой отчетности не предусмотрена.

Что делать с бумажной трудовой книжкой в 2021 году? 

Выбрасывать бумажную трудовую книжку нельзя

До окончания прошлого года трудящимся предстояло обозначить вариант ведения трудовой книжки 2021. Свое решение необходимо было выразить в виде заявления. Однако назван ряд граждан, которые имеют право написать заявление и позже обозначенного срока. Исключения распространились на тех, кто:

• был на больничном;
• находился в отпуске;
• отстранен от работы;
• не работал, но имеет трудовой стаж.

Следовательно, работодатель продолжит вести привычный экземпляр для тех, кто пожелал его оставить или совсем не писал заявления. Однако каждый, написавший ранее заявление, может в любой момент поменять свое мнение в пользу нового образца. Подкрепить свое решение придется письменным заявлением.

В момент выдачи сотруднику документа необходимо выполнить несколько правил:

• Проставляется отметка о необходимости дальнейшего ведения записей в цифровом варианте.
• После получения документа увольняемый расписывается в журнале учета движения трудовых книжек. Поставленная подпись снимает с руководства обязательства по ведению и хранению документа.
• Необходимо сообщить бывшему сотруднику о необходимости сохранения бумажного образца. Ведь именно на его страницах отображены данные обо всех трудовых этапах в жизни.

Оформление трудовой книжки впервые

При заключении договора о сотрудничестве впервые, трудовая книжка оформляется непосредственным работодателем, согласно нормативным актам. Наниматель должен реализовать оформление удостоверения в присутствии сотрудника в течение недели с момента приема его на место службы.

Чтобы оформление рабочего удостоверения соответствовало стандартным правилам необходимо реализовать следующее:

• На титульном листе заполняется фамилия и имя работника;
• Указывается какую будет занимать должность;
• Вписывается дата рождения подчиненного;
• На следующей странице указываются сведения о приказе;
• Ставятся подписи и печати, которые закрепляют написанное.

При реализации данного процесса требуется предоставить паспорт гражданина и в некоторых случаях заявление.

Где оформить трудовую книжку впервые

Процедура оформления на новое место службы несложная. Для приема на место профессиональной активности достаточно предъявить рабочее удостоверение, которое можно приобрести в канцелярском магазине самостоятельно. Далее бухгалтеры из организации в которую устраиваетесь заполнят все необходимые поля. После чего сотрудник будет официально принят на работу и ему будет начисляться рабочий стаж. В случае перевода на другую должность или увольнения, данные сведения будут отмечаться в ней.

Также оформление трудовой книжки впервые возможно по месту работы, в том случае, если у организации есть свои официальные документы. В таком случае, надлежащим образом заполненная документация будет вам предоставлена.

Как заполнить трудовую книжку впервые

Заполнение трудовой книжки впервые по строго установленному образцу, утвержденным Правительством РФ. Все записи, которые вносятся в документ должны соответствовать законодательным нормам.

На работодателя возлагается прямая обязанность завести на работника документ при приеме на работу. За пять рабочих дней удостоверение должно быть оформлено по всем правилам и нормам, которые устанавливает российское законодательство.

Запись в трудовую книжку впервые при приеме на работу делается непосредственно при самом сотруднике. После заполнения в обязательном порядке проводится проверка внесенных данных, поскольку достоверность сведений имеет огромное значение.

В документе заполняется следующая информация:

• Личные данные работника;
• Вид выполняемой им деятельности;
• Сведения о переводах;
• Сведения об увольнении;
• Данные о заслугах.

Данные сведения указываются на титульном листе документа. В случаях, когда у человека имеется образование, пройдены специальные курсы или же пройдена обязательная военная служба, то можно указывать в записи и эти сведения.

Срок оформления трудовой книжки впервые

Трудовая книжка оформляется не позднее пяти рабочих дней, начиная с того дня, когда сотрудник был принят на место службы. Кадровый работник начинает оформление рабочего удостоверения с первого дня, вносит туда все необходимые сведения.

Сроки на перевод с одной должности на другую, награждения за заслуги, а также переквалификация работника не отличаются от сроков принятия на работу и составляют тот же пятидневный период времени. А вот при расторжении контракта, запись вносится в тот же день, после чего работодатель обязан отдать документ уволенному работнику.

Заполнение книжки

Помимо кадровиков и бухгалтеров, заполнить данный документ может директор, или сам работник. Это допускается в случаях, когда организация не имеет в своем штате предназначенных для этих целей служащих.

При заполнении, необходимо придерживаться строгого алгоритма действий.

Состав титульного листа

Первая страница располагает паспортными данными, и сведениями об образовании. А также указывает Ф.И.О, дату рождения, число заполнения.

Сотрудник, который занимался первичным созданием книжки, ставит на титульном листе свою подпись и печать организации.

Информация о работе

Далее идет основной раздел документа – в нем содержатся записи о том, где и когда проходила карьера гражданина. Каждая из них, имеет следующий вид:

1. Порядковый номер.
2. Дата, когда произошло зачисление в штат.
3. Должность.
4. Структура, к которой прикреплен работник.
5. Номер приказа о зачислении в штат.
6. Причина и дата увольнения.
7. Реквизиты сотрудника, производившего оформление, а так же, подпись и печать.

Раздел, указывающий о наличии поощрений.

Он имеет следующую структуру:

1. Номер записи.
2. Дата выхода приказа о получении поощрения.
3. Форма поощрения, от кого получена и за какие успехи.

Пункт 3 наиболее актуален для вооруженных сил, так как военнослужащему, по роду своей деятельности, они положены. Все поощрения, независимо от их вида, должны быть подкреплены соответствующим приказом по организации. В противном случае, они не будут иметь официального статуса.

Дополнительная информация, которая может присутствовать в книжке

По мере необходимости, могут быть записаны данные о работе по совместительству. Ее указание не является обязательным. Однако ее в отделе кадров обязаны прописать, по факту обращения.

Изменения в законодательстве

Переход на электронные трудовые книжки стал возможен со вступлением в силу закона № 439-ФЗ от 16.12.2019 года, который внес изменения ст. 66.1 ТК РФ. Новый документ не имеет физического носителя, вместо этого он выполнен в цифровом формате.

Организациям и ИП, официально использующим наемную рабочую силу, был отведен срок до 30 июня 2020 года уведомить персонал об изменениях в трудовом законодательстве, касающихся электронного учета трудовой деятельности служащих.

Вместе с тем работодателям предписывалось проинформировать сотрудников о том, что их перевод на электронную трудовую книжку является добровольным. Иными словами, законодатель оставил возможным сохранение бумажного варианта документа при желании работника.

При этом, согласно букве закона, работодатель извещает о переходе на ЭТК только основных работников. Физлиц, трудящихся на предприятии по совместительству оповещать не нужно. Тем не менее администрация предприятия все же обязана передавать информацию о трудовой деятельности физлиц, работающих по совместительству в ПФР по установленной форме СЗВ-ТД.

Когда выдается при увольнении

Записи об увольнении делаются в последний рабочий день, и в этот же день документ о стаже выдается на руки человеку. Он должен быть заполнен в соответствии со всеми установленными правилами его оформления и ведения. Если гражданин не явился, необходимо послать уведомление о том, где и когда получить трудовую. Гражданин имеет право дать согласие на отправление ее по почте на определенный адрес. Хранится трудовая книжка 75 лет.

Мичиганин Олег
2021-09-08 13:22:01
Новое положение о порядке ведения трудовых книжек облегчает положение работодателя в части обязательного ознакомления с записями, но в то же время накладывают новые требования. Например, обязательно постоянно иметь в наличии бланки трудовой книжки и вкладыши в нее.

Как заполнить трудовую книгу?

Вам также будет интересно:

— Запись в трудовой о переводе на другую должность
— Смена фамилии в трудовой книжке: образец 2021 года

Перед тем, как сделать запись, необходимо получить письменное заявление нанятого субъекта с личной подписью последнего и датой составления документа. После получения прошения кадровый специалист приступает к заполнению бумажной трудовой книги:

• в графе 1 — необходимо указать номер записи по порядку;
• в графе 2 — обозначается дата передачи документа сотруднику;
• в графе 3 — отображается краткое описание события, ставшего основанием записи со ссылкой на ст. 66.1 ТК РФ, ч. 2 ст. 2 ФЗ №439;
• в графе 4 — указывается документальное основание (например, заявление от 04.11.2020).

Запись заверяется по стандартному механизму. Сначала свою подпись должен поставить работодатель или лицо, к должностным обязанностям которого относится ведение трудовых книг. Далее проставляется печать организации. Наконец подпись ставит и сам работник. Последний также должен подписаться в графе 13 книги учета движения трудовых книжек.

Важно! Согласно позиции Роструда отсутствие печати не является основанием для признания записи о переходе на сведения о трудовой деятельности недействительной.

Таблица №1. Образец записи в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку.

№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число	месяц	год
1	2	3	4
21	15	06	2020	Подано письменное заявление Петрова Романа Олеговича о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ) Директор _________ Ю.Б. Лаврентьев Работник _________ Петров Р.О. Петров	Заявление от 15.06.2020
…	…	…	…	…	…

После того, как лицо получило трудовую книжку на руки, организация не несет ответственности за данный документ.

• Статья 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»
• ТК РФ Статья 66.1. Сведения о трудовой деятельности

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 — Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 — Санкт-Петербург и область
• позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 — По России, звонок бесплатный

Распечатать

Как заполнить и отправить СЗВ-ТД?

Следует отметить, что в настоящее время для заполнения СЗВ-ТД работодатель может использовать программу «1С Зарплата и управление персоналом 8». При работе с ЭТК сдавать отчетность в Пенсионный фонд можно также в СБИС.

Пример

Для того чтобы передать в ведомство отчет СЗВ-ТД в многофункциональной системе СБИС онлайн, необходимо:

• в разделе «Отчетность/Пенсионный» создать отчет «СЗВ-ТД»;
• если кадровый учет на предприятии ведется в системе СБИС, то необходимый отчет кадровик можно создать из документов «Прием на работу», а также «Увольнение»;
• в разделе «Реквизиты» необходимо удостовериться в правильности отчетного периода (месяц за который в ПФР передаются сведения, а также год) и регистрационного номера, который был присвоен страхователю по ОПС;
• перейти в раздел «Сотрудники» и нажать на «+Сотрудник» для добавления работников;
• далее нужно заполнить сведения о каждом добавленном работнике. Для этого кадровик должен нажать на соответствующую фамилию, а также о кадровых мероприятиях — приеме на работу, увольнении, переводе и так далее;
• в конце следует удостовериться в правильности заполнения отчета, а после отправить в ПФР.

Кроме того, в отчете СЗВ-ТД имеется пункт, которого нет в бумажной версии трудовой книжки — отметки о подаче сотрудником заявления, касающегося выбора подходящей формы учета сведений о его трудовой деятельности.

После отправления отчета работодатель в течение одного дня получит уведомление о его доставке в ПФР. Если отчет будет принят, то из Пенсионного фонда в течение 3 дней придет положительный протокол. При наличии ошибок работодатель получит уведомление об отказе. В данном случае ему придется в течение 5 дней исправить недочеты и направить СЗВ-ТД заново.

Помимо двух названных выше систем некоторые работодатели предпочитают заполнять форму СЗВ-ТД в Контуре — программе, которая подходит для сдачи отчетности, как и предыдущие два продукта.

Вам также будет интересно:

— Запись в трудовой книжке о восстановлении на работе
— Запись в трудовой о переводе на другую должность

Где взять бланк для трудовой книжки в 2021 году?

В наступившем году будет довольно сложно найти в магазине бумажный экземпляр документа. Ведь данный товар уже не реализуется. Ему на смену пришел новый образец трудовой книжки 2021, соответствующий форме СТД-Р. Сдача подобной формы носит обязательный характер для всех работодателей, у которых в штате имеются официально устроенные сотрудники.

Получить сведения по новой форме обязаны только те сотрудники, которые предпочли электронный вариант документа. Претендовать на получение подобной информации можно в следующих ситуациях:

• При написании заявления на увольнение.
• При подаче запроса на выдачу сведений. На подготовку отчета отводится не более трех дней с момента подачи запроса.

Выдача подобной формы не потребуется только тем работникам, которые не подавали заявление об отказе ведения трудовой на бумаге или попросили о ее сохранении. В данном случае при увольнении должна быть отдана бумажная книжка.

Существует ряд обстоятельств, по которым заявление о переходе на электронную трудовую книжку 2021 может быть написано в наступившем году:

• Не было официального трудоустройства.
• Нахождение на больничном.
• Пребывание в отпуске.

Как хранить трудовые книжки и личные дела сотрудников?

Трудовые книжки

Трудовые книжки работников, а также чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в сейфе или в специальном помещении организации, позволяющем обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 6.2 Положения о документообороте). Для быстрого и безошибочного нахождения трудовых книжек в организации можно составлять картотеку трудовых книжек работников. За хранение трудовых книжек отвечает работник, назначенный приказом руководителя организации. См. образец составления приказа. Если за ведение трудовых книжек отвечает другой работник, то он получает чистые бланки трудовых книжек от работника, ответственного за их хранение, по письменной заявке (п. п. 42, Правил ведения трудовых книжек). См. образец составления заявки. Для учета трудовых книжек работодатель должен вести две книги (п. 40 Правил ведения трудовых книжек): • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее — приходно-расходная книга); • книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — книга учета движения трудовых книжек).

Все имеющиеся в организации чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них указываются в приходно-расходной книге. В ней же делается отметка о выдаче бланка для оформления (п. 41 Правил ведения трудовых книжек): • трудовой книжки или вкладыша в нее новому работнику; • вкладыша в трудовую книжку действующему работнику; • дубликата трудовой книжки действующему или уволенному работнику.

См. образец приходно-расходной книги. Если бланк трудовой книжки был испорчен, то его надо уничтожить, о чем составляется акт (п. 42 Правил ведения трудовых книжек). См. образец составления акта. Сведения о трудовых книжках и дубликатах трудовых книжек работников, в том числе оформленных в вашей организации, записываются в книгу учета движения трудовых книжек (п. 41 Правил ведения трудовых книжек). См. образец заполнения книги учета. Работник, получающий трудовую книжку при увольнении, должен расписаться в графе 13 книги учета движения трудовых книжек. Если уволенный работник не забрал трудовую книжку, она хранится в организации до востребования (п. 43 Правил ведения трудовых книжек). Подробнее читайте в Статье: Хранение невостребованных трудовых книжек по правилам (Кожанова Е.) («Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2020, N 2) Личные карточки и личные дела Личная карточка работника, в отличие от личного дела, обязательна для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения трудовых книжек). Тот факт, что организация ведет личные дела работников, не избавляет ее от необходимости вести личные карточки. Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника. Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования. Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек (и дел) заводится специальный, запирающийся на ключ, шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, имеют только работники отдела кадров, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их на столе, тем более на ночь или на время отпуска или другого временного отсутствия кадровика. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы. Наличие журнала учета личных карточек и (или) журнала личных дел работников не обязательно для коммерческих организаций. О передаче этих документов в архив организации и дальнейшее хранение читайте в Статье: Хранение личных карточек и личных дел (Кожанова Е.) («Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2020, N 9). за нарушение правил хранения трудовых книжек и личных дел возможно привлечение к ответственности за нарушения трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ) и законодательства о защите персональных данных (ст. 13.11, ст. 13.14 КоАП РФ).

Полный текст документа смотрите в СПС КонсультантПлюс

Ссылки на документы доступны только пользователям КонсультантПлюс — клиентам . Дополнительную информацию по приобретению СПС КонсультантПлюс Вы можете получить ЗДЕСЬ.

Штрафы за несоблюдение правил отчетности в 2021 году

Наказание за неисполнение данного положения может грозить в нескольких случаях:

• за несоблюдение сроков в сдаче отчетов по форме СЗВ-ТД;
• при наличии ошибок.

Положение вступает в силу с 1 января 2021 года. Должностным лицам может грозить:

• устное или письменное предупреждение;
• штрафное взыскание от 300 до 500 руб. за каждый факт нарушения.

Работодателю за несоблюдение положений трудового законодательства предусмотрены следующие виды наказаний:

• Руководящее лицо может отделаться предупреждением или оформлением штрафа в размере от 1000 до 5000 руб.
• Организация наказывается штрафным взысканием от 30000 до 50000 руб.

Трудовая книжка 2021 является одним из важнейших документов гражданина России, поэтому рекомендуется внимательно следить за принятыми законопроектами в данной сфере.

Вам также будет интересно:

Оформление трудовой книжки в 2021 году для нового сотрудника

Трудовая книжка 2021

Ранее гражданин самостоятельно определялся, какого вида будет его трудовая книжка. Выбор стоял между бумажным и электронным образцом. Это положение было актуально до окончания прошлого года. 2021 год принес запрет на создание бумажной трудовой книжки. Это коснется и тех, кто потерял бумажный образец и будет восстанавливать документ.

Помимо этого, принят еще целый ряд нововведений относительно трудовой книжки 2021:

• Для начала стоит упомянуть о тех работниках, кто воспользовался правом сохранения бумажного образца документа. На подачу подобного заявления был отпущен срок до окончания 2020 года. При наличии заявления это право останется за трудящимся и в наступившем году.
• Несколько иначе обстоят дела с теми, кто не успел написать подобное заявление в обозначенные законом сроки. Работодатель по умолчанию продолжит вести для него бумажный образец. Однако при увольнении и дальнейшем принятии на работу в 2021 году руководство может отказаться от ведения старого образца документа. Ведь гражданин не реализовал предоставленное право выбора. Следовательно, новый руководитель вправе вести исключительно электронные трудовые книжки.
• Все сведения о трудовой деятельности населения теперь участвуют в электронном документообороте. Формирование базы происходит на основе отчетности, подаваемой организациями в ПФР и ФНС.
• Трудящиеся должны быть своевременно извещены о возможных вариантах ведения трудовой книжки 2021. Каждый из них может выбрать: иметь одновременно электронный и бумажный вариант или только электронный образец.