Что такое коммерческое предложение и как его составить

Правила написания продающего коммерческого предложения

Как правильно написать коммерческое предложение — один из самых распространенных вопросов. Ведь от того заинтересует ли оно будущего партнера или покупателя будет зависеть дальнейшее развитие вашей компании.

Давайте рассмотрим основные правила составления данного документа.

В самом начале, перед тем как написать КП, нужно четко определить целевую аудиторию и целевого (конечного) потребителя. Часто две эти категории могут разниться.

Также нужно рассмотреть имеющиеся и возможные потребности будущего клиента. Коммерческое предложение обязательно должно быть клиентоориентированным.

После того, как информация будет собрана и структурирована, нужно составить примерный план. Мы уже с вами говорили, что КП состоит из 4-х разделов:

1. Шапка с логотипом компании;
2. Заголовок;
3. Основная часть;
4. Контактные данные.

Вот как раз план основной части вы должны составить. Он может состоять из следующих разделов:

• Проблема;
• Варианты решения данной проблемы;
• Аргументы в пользу вашей компании (почему именно ваша компания сможет разрешить данную проблему);
• Описание акций, предложений;
• Побуждение к действию.

В заголовок стоит включить упоминание  проблемы. Не стоит писать длинных текстов, рассказывать о достижениях вашей компании, а также включать какие-либо сложные технические или научные термины, если потенциальный потребитель, так скажем, не “в теме”.

Давайте еще рассмотрим несколько правил, которые помогут увеличить читаемость коммерческого предложения:

Разбейте информацию на абзацы. Текст в виде полотна сложен для зрительного восприятия и клиент уже заранее не захочет читать, увидев сплошняком один текст;

Используйте подзаголовки, так будет проще клиенту перейти к той информации, которую он захочет сразу видеть;

Применяйте наглядные рисунки, графики, маркированные списки — это уменьшит долю текста и украсит ваше КП;

Выделяйте важную информацию другим шрифтом (жирным, курсивом или цветом).

Заголовок — важнейшая часть коммерческого предложения. Именно от него зависит заинтересованность потенциального партнера, поэтому стоит очень внимательно продумать именно наименование заголовка. Внимательно отнеситесь к таким словам как “бесплатный” и “новый”, так как в некоторых случаях они могут оттолкнуть будущего клиента.

Не стоит растягивать и основную часть. Пусть она будет содержать всего лишь один абзац. Лучше больше внимания уделите деталям предлагаемого продукта или услуги.

Теперь давайте перейдем к пошаговой инструкции, как правильно составить коммерческое предложение.

Подготовка

Подготовка может быть решающим при составлении коммерческого предложения. Правильная подготовка гарантирует, что документ не просто рассказывает о вас, но и убеждает заказчика, что вы предлагаете лучшее решение.

Аудитория

Аудитория коммерческого предложения является наиболее важным фактором, который нужно правильно понять при подготовке предложения. Автор документа должен правильно понимать своих читателей.

Рассмотрите следующие вопросы:

• Какова их роль?
• Кто принимает решения?
• Какие их основные проблемы?
• Какие ресурсы у них уже есть?
• Какое решение обеспечит наибольшую ценность?
• Каков их отраслевой бэкграунд?

Распространенная ошибка — написать общее предложение. Деловое предложение, написанное для описания услуг для любой аудитории, не окажет сильного влияния. Заказчик не хочет думать о том, как ваши предложения решат его проблемы — это задача автора. Общие предложения не убеждают потенциальных клиентов.

Чтобы коммерческое предложение убеждало, подготовьте, спланируйте, напишите и проанализируйте его с учетом аудитории. Время, потраченное на понимание читателя, сэкономит время на последующих этапах написания.

Обсуждение результатов

Успешное деловое предложение обычное начинается с углубленного обсуждения результатов. Автор собирает информацию о текущей проблеме клиента, его целях и возможных решениях.

Раздел содержит информацию от ключевых заинтересованных сторон в компании. В их число могут входить торговый представитель в качестве прямого контакта, бизнес-менеджер с анализом конкурентов, R&D или любой другой, кто может предоставить информацию о потребностях клиента.

Коммерческое предложение является ответом на их проблему. Поэтому автор или ваша команда должны иметь глубокое понимание их проблем, потребностей и желаний.

С глубоким пониманием проблемы можно предложить решение. Это сердце документа. Компания должна сделать предложение, от которого невозможно отказаться которое лучше соответствует требованиям заказчика, чем любой из конкурентов.

Предлагаемое решение должно быть эффективным, действенным и ценным, и каждое из этих качество должно быть разъяснено в документе. Какова общая стратегия? Какие особенности делают ее более экономичной? Как ваше решение сделает работу клиента проще и лучше?

Обсуждение результатов гарантирует, что автор действительно понимает клиента и решение.

Спросите «почему?»

Коммерческое предложение не о том, насколько хороша ваша компания. Она о том, насколько хорошим вы можете сделать бизнес клиента.

Простой, но важный вопрос, чтобы понять эту мысль: «Почему?». Почему клиент должен выбрать вас?

На этапе анализа аудитории и составления результатов необходимо критически проанализировать предлагаемое решение. Где ценность для клиента? Как предложенное решение увеличит его долгосрочный успех? Какие у решения уникальные стороны? Какие аспекты подтверждают вашу надежность? Какое влияние окажет решение на бизнес заказчика?

Вы уже сотрудничали ранее и успели проявить себя? Если так, это позволяет сделать предложение более привлекательным, в то время как новому клиенту требуется более подробная информация о вашей способности решить их проблему.

Конкуренция

Коммерческое предложение, скорее всего, будет рассмотрено вместе с рядом конкурентных предложений. Следовательно, понимание того, что предлагают конкуренты, может повысить шансы на успех.

В некоторых запросах представлен список всех компаний, которые отправили свое предложение. В других случаях на вероятных конкурентов, которые также борются за заказ, укажет ваше собственное понимание отрасли.

Если возможно, просмотрите предыдущую работу конкурента, чтобы получить представление о решении, стратегии и ценах, которые они предложат. Уточните свое предложение, чтобы оно было привлекательнее, чем у конкурентов.

Mindmap

Рекомендации, которые предоставили к этому моменту, могут показаться наполненными вопросами и идеями. Их нужно организовать, чтобы подготовить последовательный и эффективный документ.

Мы рекомендует использовать инструмент Mind Map. Он позволяет собрать и структурировать все идеи и связи между ними, которые должны быть объединены в один визуальный макет. Вы можете попробовать mindmeister.com — это платный сервис, но есть бесплатная версия, которая позволит создать 3 карты.

Использование Mind Map позволит собрать все важные идеи, чтобы затем организовать их и использовать при составлении коммерческого предложения.

Что такое коммерческое предложение

Несомненно, что намного больше людей получали коммерческое предложение, чем составляли. При этом их авторы далеко не всегда задумывались о том, какие правила действуют в отношении этих текстов, в совокупности образующих некий литературно-деловой жанр. Получив задание руководства, назначенный работник принимается сочинять текст коммерческого предложения, обычно исходя из собственных представлений о том, какое оно должно быть: красивое, грамотное, увлекательное по форме, полезное по содержанию.

Обычная технология составления письма предполагает, что в придуманный кем-то шаблон (Word-формат на фирменном бланке) вносится адресат (возможный клиент), если необходимо, добавляются особые условия, после чего документ считается готовым. Также может быть приобщён прайс в Excel на отдельной странице или прямо в тексте. В крайнем случае есть ещё один вариант – скачать образец бесплатно и адаптировать его.

Все эти способы вполне применимы, в их использовании нет ничего зазорного. Однако лучшее коммерческое предложение получается тогда, когда автор не просто заимствует типовое деловое письмо, а зная все правила составления, сочиняет его самостоятельно.

Смотреть пример полностью

Цели коммерческого предложения

По своей сути содержание коммерческого предложения мало отличается от продающего рекламного текста. Разница, однако, есть, и состоит она в большей степени конкретности, возможной адресности (для «горячего» варианта) и меньшем упоре на эмоциональность.

После прочтения письма получатель, в идеальном случае, должен прийти к следующим выводам:

• предлагаемый коммерческий продукт ему крайне необходим, даже если до сих пор он никогда им не пользовался;
• после приобретения указанного товара (продукта) его владелец получает значительные преимущества;
• покупать нужно прямо сейчас или в ближайшей перспективе.

Предложение можно считать удачным, если эти три (или хотя бы две) мысли возникают в голове человека, его прочитавшего.

Где создать коммерческое предложение: конструкторы и редакторы

Качественное и визуально привлекательное коммерческое предложение всегда будет выигрывать перед текстовым файлом из Google Docs или Word.

Сервисы, где можно самому создать КП с красивым дизайном:

Canva. В приложении большой выбор шаблонов для разных типов коммерческих предложений. Например, можно создать КП в виде презентации, в формате короткого письма или PDF. Все, что нужно пользователю — заменить текст и подставить свой логотип. Кроме того, большинство шаблонов доступны в бесплатной версии.

КП10. Онлайн-конструктор, разработанный специально для создания коммерческих предложений. Удобно, что сервис предлагает готовые шаблоны для разных типов бизнеса. Например, для строительной компании, юридических услуг, логистики, кейтеринга и многих других отраслей. На бесплатном тарифе можно создать 5 КП.

Tilda. Создать целый лендинг для одного клиента? Это целесообразно, если у вас сложный и дорогой продукт. На Tilda можно выбрать готовые шаблоны, а если хотите заморочиться, можно сверстать свой одностраничник по блокам с нуля. На бесплатном тарифе — 1 сайт.

Отличительные признаки хорошего письма о сотрудничестве

Как правильно написать письмо с предложением о сотрудничестве? Составитель должен понимать, что это визитная карточка компании. Оно показывает, насколько организация продвинута, в курсе ли современных тенденций делового общения и заинтересована ли по-настоящему в совместной работе.

Всё это можно определить даже после поверхностного просмотра письма. Хорошими признаками являются:

1. Ясно сформулированная тема письма, без общих фраз и тем более без обмана.
2. Вежливое приветствие, указание на персональный характер обращения (имя руководителя, наименование компании.
3. Информативность. Содержание письма формулируется в виде 2-3 абзацев, полностью раскрывающий суть обращения. Предложения короткие, легко читаются вслух. При работе над текстом проверяйте и исключайте не только орфографические и пунктуационные ошибки, но и:
   • повторяющиеся мысли;
   • страдательные залоги;
   • многосоставные предложения (лучше разбить на несколько простых);
   • сравнительные обороты (если они не работают на раскрытие предложения).
4. Письмо занимает только 1 страницу (особенно это касается бумажных вариантов). Такой объём покажет, что компания ценит время своих потенциальных партнёров.
5. Бумажные предложения оформлены на фирменном бланке, напечатаны качественно и в цвете. Тусклая краска, полосы и пятна при печати недопустимы, так как показывают, что компания не способна даже наладить принтер и перспективы сотрудничества с ней туманны.
6. Вся дополнительная информация отправлена как приложение или вложения. В электронном варианте все файлы названы правильно (например, не «картинка 1», а «прейскурант цен на строительные материалы»). В тексте письма есть ссылка на дополнительные материалы.

Структура коммерческого предложения

Так как мы провели аналогию КП и рекламы, то соответственно и структура должна быть похожа на рекламное объявление.

Важно заметить, что объем коммерческого предложения не должен превышать 1-го листа формата А4. Иногда допускается 2 листа, но не более

Также к КП можно сделать приложения. Если ваш потенциальный партнер заинтересуется первичной информацией, он обязательно перейдет к приложению. Часто к физической версии КП прикладывают  образцы материалов, снимки объектов и так далее.

Итак, из чего же должно состоять хорошее коммерческое предложение:

1. Шапка с логотипом компании;
2. Заголовок;
3. Основная часть;
4. Контактные данные.

В шапке КП может быть или логотип вашей компании или рисунок продукта/услуги, который вы предлагаете.

Многие бизнесмены часто задаются вопросом: стоит ли делать коммерческое предложение на яркой бумаге или в каком-либо другом нестандартном виде. На данный вопрос нет четкого ответа, все зависит от специфики ваших потенциальных партнеров и репутации вашей компании.

Если у вас репутация креативной компании с нестандартными подходами, тогда, естественно, обычный формат с черно-белым фоном и текстом не ваш вариант.

Но все зависит от ситуации и опять-таки от партнеров, которым вы рассылаете КП.

Грамотный и корректный ответ

Не менее важным навыком, чем составлять коммерческие предложения, является умение на них отвечать. Партнер, направивший вам коммерческое предложение, в любом случае изучает вашу реакцию. Даже в случае отсутствия ответа он сможет составить о вас определенное представление, – какого рода информация вам не интересна. А если вы должны составить ответ, положительный или отрицательный, партнер получает в свои руки образец вашего мышления, который может стать в дальнейшем мощным информационным инструментом.

Положительным или отрицательным будет ваш ответ, он обязательно должен включать такие позиции:

• обращение: к фирме или непосредственно к контактному лицу (информацию берем из текста КП);
• ссылка на само КП: организации рассылают много предложений, поэтому не лишним будет напомнить, на какое именно вы отвечаете;
• фраза, дающая надежду на дальнейшее сотрудничество: ведь именно эта перспектива явилась целью составления письменного ответа;
• подпись руководителя или уполномоченного лица.

Оформляем вежливый отказ на коммерческое предложение

Если вы совсем не заинтересованы в дальнейшем сотрудничестве с фирмой, предоставившей коммерческое предложение, его можно проигнорировать, что чаще всего и происходит. Но если вас не устраивает именно данное предложение, а в дальнейшем вы планируете взаимодействовать, лучше проявить такт и корректность, ответив на обращенное к вам предложение.

Отказ лучше формулировать мягко, но непреклонно

Начинать сразу с негативной для автора КП новости не стоит, лучше привести какую-либо нейтральную фразу – например, благодарность за оказанное внимание и уделенное время. Далее стоит корректно объяснить причины отказа, привести понятные собеседнику аргументы

В завершение стоит выразить надежду на сотрудничество в будущем.

ВАЖНО! Получив ваш отказ, предприниматель, отправивший вам КП, должен быть уверен, что его предложение было рассмотрено и осмыслено, а отказ обусловлен объективными причинами

Ответ-согласие

С таким ответом лучше не торопиться, ибо он сразу же накладывает и на вас, и на партнера определенные обязательства. Сначала убедитесь, что вы правильно поняли все аспекты предложения, при необходимости задайте уточняющие вопросы. Не возбраняется внести встречное предложение, согласившись по устраивающим пунктам и предложив альтернативу спорным.

Оформляя текст письма-согласия, допустимо сразу же перейти к сути дела: ведь для получателя это будет приятной новостью, и к тому же сэкономит его время. Далее разъясните необходимые нюансы, уточните детали.

Грамотное составление текстов коммерческих предложений и ответов на них значительно повысит бизнес-эффективность любого предпринимателя или организации.

Как составить коммерческое предложение для клиента

Коммерческое предложение (далее КП) — это инструмент для взаимодействия продавца и клиента. С его помощью можно:

• установить быстрый и эффективный контакт;
• продать товары/ услуги;
• обзавестись постоянными заказчиками.

КП — это реклама, в которой нужно кратко раскрыть суть своего предложения с явными выгодами для клиента. Да, именно для клиента. Вы же хотите, чтобы выбрали вас? Научитесь продавать свои услуги

И неважно, вы предприятие по продаже сахарной ваты или строительных материалов

Итак, что нужно включить в коммерческое предложение?

1. Контакты и реквизиты. Разместить их можно и сверху, и снизу страницы. Но мы рекомендуем сделать это сверху, чтобы информация все время была перед глазами. В реквизитах, например, строительной фирмы, укажите юридический адрес учреждения, номер регистрации и другие важные сведения, которые посчитаете нужными.
2. Обращайтесь по имени. Если вы предлагаете услуги по строительству конкретному человеку, обратитесь к нему по имени. Если такого человека нет, просто поздоровайтесь, используйте название должности и т. д.
3. Название. Не забудьте в названии указать, что документ является коммерческим предложением. Это избавит вас от лишних вопросов со стороны получателей и привлечет заинтересованных клиентов.
4. Дата составления. Обязательно укажите дату, когда составлялся документ.
5. Сроки действия. Не забудьте указать период актуальности предложения. В этом пункте можно говорить о срочности, ограниченном количестве. В общем, ограничьте время так, чтобы адресат чувствовал, что если не использует эту возможность сейчас, он упустит классный шанс решить свой вопрос быстро и качественно.
6. Суть. Кратко раскройте суть предложения. Используйте маркированные или нумерованные списки. Несколькими словами расскажите, что вы в строительстве лучшие и подкрепите эти слова фактами.
7. Доставка. Если вы доставляете физический товар в регионы, опишите этот процесс. Расскажите, какими способами вы делаете.
8. Используйте инфографику. Фотографии товара или выполненной работы, картинки, схемы и таблицы. Но будьте осторожны – инфографика должна отвечать теме, и быть уникальной. Не стоит использовать чужой материал для достижения своей цели.
9. Печать. Позаботьтесь о том, чтобы на документе была печать и подпись ответственного за предложение.
10. Акции. Рассказывайте о возможностях, которые получит клиент. Если они, конечно, есть.

Важно понять, что коммерческое предложение должно быть коротким, но при этом информативным. «Якать» в нем не следует, делайте упор на выгоды, которые получит клиент, но при этом не забывайте о себе

Используйте цифры. Учитесь использовать их для своего блага.

Давайте посмотрим на эти примеры:

Не самый удачный вариант рекламы. Вероятность того, что оно сработает небольшая. Почему? Нет конкретики. Нет цифр. Просто перечень предоставляемых услуг. Больше похоже на объявление в газету.

Пример неплохой. Он продает. Но не так много, как хотелось бы. Не хватает цифр и портфолио. Согласны? Если вы составляете предложение в первый раз, рекомендуем воспользоваться типовым бланком.

А выглядит он вот так:

Коммерческое предложение в два клика: используем CRM

Чтобы каждый раз не думать, что написать в письме с коммерческим предложением, автоматизируйте этот процесс. CRM-системы позволяют генерировать готовое коммерческие предложения по шаблону буквально за несколько кликов. А как показывает статистика, скорость в этом деле важна: от нее может зависеть решение клиента.

Например, в программе SalesapCRM можно при помощи удобного редактора создать документ и добавить в него метки, куда программа сама автоматически вставит переменные данные — имя клиента, название товара, стоимость, сроки изготовления и так далее. Вам останется лишь зайти в карточку клиента, в один клик создать нужный документ, и система сама сформирует готовое коммерческое предложение. Прямо из CRM-системы его можно отправить клиенту на почту.

Бесплатно зарегистрируйтесь в CRM-программе SalesapCRM, чтобы протестировать конструктор документов и автоматизированную рассылку коммерческих предложений. Работа с клиентами еще никогда не была такой удобной!

Читать по темеДля чего нужна CRM-система: что она дает и как это работает?

Теперь вы знаете, как написать лучшее коммерческое предложение за 4 шага: определитесь, с какой целью и кому писать, проверьте КП по чек-листу, добавьте сопроводительное письмо и ждите положительный ответ. Мы уверены, что просьба «Вышлите нам свое КП» больше не заставит вас врасплох.

Помогаем эффективнее управлять бизнесом

В S2 есть:

• checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
• checkавтоматизация процессов и аналитика;
• checkкалендарь для записи клиентов;
• checkкалькулятор стоимости услуг;
• checkшаблоны документов и писем;
• checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
• checkбесплатный тестовый период 7 дней.

Попробовать S2

Преимущества использования профессионального шаблона коммерческого предложения

Основные характеристики правильного шаблона коммерческого предложения

• Хороший шаблон коммерческого предложения должен быть настраиваемым специально под вас и содержать название вашего бренда или логотип. Таким образом, потенциальный клиент сможет с легкостью распознать ваше предложение.

• Шаблон коммерческого предложения должен также содержать колонку, в которой можно подробно перечислить предлагаемые товары или услуги. Вы также должны указать количество товаров и цены за одну единицу.

• Это еще одна важная особенность коммерческого предложения. Ваш клиент сможет быстро определить стоимость ваших услуг, просмотрев общую оценочную стоимость.

Преимущества использования профессионального бланка коммерческого предложения

Отправка отлично подготовленного коммерческого предложения показывает ваш профессионализм. Это производит хорошее первое впечатление на покупателей, ведь намного приятнее иметь дело с хорошо организованным бизнесом.

Профессиональный шаблон коммерческого предложения обеспечивает ясность, поскольку раскрывает все о бюджете проекта. Использование профессионального бланка коммерческого предложения — отличный способ завоевать доверие клиента и превратить его в постоянного заказчика.

Вероятность заключения сделки выше, когда вы отправляете вашим клиентам профессионально составленное коммерческое предложение, использующее отличный шаблон.

Клиент получает достаточно информации, представленной в вашем коммерческом предложении, чтобы принять быстрое решение

Благодаря этому заказчик может легко определить, является ли бюджет приемлемым, и утвердить его.

Пожалуйста, обратите внимание, что контракт на выполнение работ действителен только в том случае, если ваш клиент одобрит предложение. В случае одобрения, высланное вами коммерческое предложение становится частью договора.

Вы можете избежать высоких расходов на оплату юридических услуг при заключении договора, используя профессиональный шаблон коммерческого предложения

Данный документ позволяет вам самостоятельно отправлять оценочные затраты на проект. Предложение становится юридически действительным, когда ваш клиент утверждает его.

1. PDF образцы коммерческих предложений2. HTML образцы коммерческих предложений3. Word образцы коммерческих предложений (.dotx, .doc)4. Excel образцы коммерческих предложений (.xls)

Коммерческое предложение – это…

Коммерческое предложение (КП) – это документ, в котором подробно рассказывается о предлагаемом товаре или услуге. Его главная задача: заинтересовать и побудить потенциального клиента, покупателя к конкретному действию.

Цель составления и рассылки коммерческого предложения – расширение клиентской базы и увеличение продаж. Его главная особенность в том, что такой документ не может быть статичным. То есть КП нельзя написать один раз и рассылать разной целевой аудитории. Оно составляется для конкретной задачи, товара, услуги и ЦА.

Хоть коммерческое предложение определяют как документ, не стоит понимать это буквально. Ведь здесь не нужны подписи и печати руководителя. Это послание своей целевой аудитории.

Коммерческое предложение подходит для компаний и предпринимателей, предоставляющих услуги, реализующих товары, ищущих партнёров или инвесторов.

КП бывает двух видов: «холодное» (базовое) и «горячее». О них подробно далее.